Présentation de la fête de la musique à Saint-Saturnin le 14 juin prochain et appel aux bévévoles

1. Fête de la musique
Saint-Saturnin sur Loire
le 14 juin 2014

3. Organisation de la soirée
1. Présentation générale de la fête de la musique
 L’association, les lieux, la programmation…
 Les besoin en bénévoles
2. Renseignements et inscription sur les différents « stands »
3. Échanges autour d’un verre

4. Les Satur’Zik
 Association créée en janvier 2013 pour organiser la fête de la musique
 Un CA composé de 12 personnes
 Fonctionnement par commissions (programmation, restauration,
circulation, finances, communication…)

5. Brocante musicale

6. Le financement
Budget prévisionnel : environ 15 000 €
 Subventions :
• CCLA : 3 000 €
• Mairie de Saint-Saturnin : 1 500 €
 Sponsors
• environ 3 000 €
 Vente sur les bars et la restauration
• Assurer 7 500 € de marge sur les recettes

7. Une manifestation
éco-responsable
 Location de toilettes sèches
 Tri sélectif
 Utilisation de gobelets consignés pour la bière
 Achat de fourniture en local de préférence
 Vaisselle non jetable
 Décoration du site à partir de matériaux de récupération

8. Plan des lieux

9. La scène « Église »

10. La scène de « l’Impasse »

11. La scène « Prieuré »

12. La scène « Mairie »

13. La scène « Loire »

14. Une scène « ouverte »

15. La restauration
Les grandes tablées
Restauration rapide

16. Les buvettes

18. Participer
-
 Le jour J
par roulement sur des créneaux de 2 heures
à la restauration, à la gestion des scènes,
à l’accueil des artistes, aux parkings, aux caisses…
 Avant et après
la veille, l’avant-veille pour installer le matériel,
préparer le site
le lendemain pour ranger, ramener le matériel
 S’engager
remplir un fiche individuelle
donner ses coordonnées et signer
être identifié par un badge

19. La signature
permet de
couvrir les
bénévoles
Les
coordonnées
personnelles ne
seront pas
conservées

20. Stand « Restauration & bars »
 Besoins = 70 bénévoles
• Fabrication du plat chaud pour 300 personnes.
• Cueillette des fraises + préparation.
• Installation des stands (la veille, la jour-même, le lendemain).
• Approvisionnement des stands.
• Service aux buvettes + Point restauration - Cuisson frites -
Fabrication sandwichs , crêpes...
• Vaisselle
 Besoins en matériel :
• Rice cooker (auto cuiseur riz)
• Grandes gamelles
• Trépieds + Bouteilles de gaz

21. Stand « animation & déco »
 Aménagement et décoration du site
Plusieurs idées :
• Décoration du site avec des objets de récupération
• Création d’un jardin sonore
• Animation lumineuse de la tour
 Flash mob musical

22. Stand « caisses »
 8 bénévoles sur le créneau 18h 30- 22 h 30 : 2x2 personnes
par caisse sur 2 créneaux de 2 heures
 2 bénévoles de 22h 30 à 0 h 30 (fermeture d'une des 2
caisses)
Soit au total 10 bénévoles (à moduler en fonction de la
longueur des créneaux proposés par les bénévoles)
Vente de tickets

23. Stand « Artistes & Scènes »
Besoins :
Installer le matériel sur les scènes la samedi après-midi
Installer des panneaux avec la programmation musicale
Gérer les besoins des groupes pendant la fête
Accueillir les artistes et les installer dans la salle des fêtes,
donner des badges, donner des tickets repas

24. Stand « Circulation & Parkings »
21 bénévoles sur 3 tours = 63 bénévoles
 Au rond point pour diriger les gens
 Aux accès barrés pour les riverains
 Sur les parkings pour aider à se garer
 Communication par talkie walkie pour suivre le
remplissage des 3 parkings

25. Stand « régie »
Réception, installation, montage et
démontage du matériel, rangement
 100 ganivelles
 6 barnums
 2 bars
 Tables, chaises
 Installation de la restauration
• Aller chercher le matériel la veille à Vauchrétien, Brissac et Chemellier.
• Monter, installer la veille.
• Démonter le lendemain.
• Rapporter le matériel le lundi.

26. Stand « Les Satur ’Zik »
Questions diverses
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