TUGAS
SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL
Dosen : Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Dibuat Oleh :
SASI NGATININGRUM
55517120031
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN MAGISTER AKUNTANSI
JAKARTA
2018

SIKLUS UPAH DAN SUMBER DAYA MANUSIA, SISTEM INFORMASI SIKLUS
UPAH DAN SDM.
Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan
operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja.
3 fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian adalah:
1. Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan
2. Menjaga aset organisasi
3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan
Tugas-tugas siklus manajemen SDM/Penggajian :
a. Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru
b. Melatih
c. Memberikan tugas pekerjaan
d. Memberikan kompensasi (penggajian)
e. Mengevaluasi kinerja
f. Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat
Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian
internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan
penggajian serta MSDM telah dipenuhi.

6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.
Aktivitas-Aktivitas Dasar Yang Dilakukan Dalam Siklus Penggajian
1. Perbarui File Induk Penggajian
Contoh: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam
pengurangan diskresi.
Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan
tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam
tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.
Skema pembayaran:
a. Kartu waktu digunakan untuk membayar pegawai yang berdasar per jam.
b. Laporan tersendiri bagi profesional
c. Komisi langsung atau komisi gaji plus
d. Insentif dan bonus
Prosedur:
a. Departemen penggajian bertanggungjawab validasi catatan waktu pegawai.
b. Bagi para pegawai pabrik, validasi melibatkan perbandingan jumlah waktu kerja dengan waktu yang
digunakan pada setiap kerja.
c. Petugas penggajian menghitung total dan memasukkannya bersama-sama dengan data waktu.
d. Total nilai akan dihitung ulang oleh komputer setelah langkah-langkah proses berikutnya.
e. Data transaksi penggajian dimasukkan melalui terminal online.
f. Pengecekan dilakukan pada setiap catatan waktu dan kehadiran.
Peluang untuk menggunakan teknologi informasi :
a. Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti dokumen kertas.
b. Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan data waktu kerja.
c. Penggunaan jam waktu elektronis
4. Mempersiapkan Penggajian
a. Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
b. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.
c. Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

Prosedur:
a. Pemrosesan penggajian dilakukan dalam departemen operasi komputer.
b. File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.
c. File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai.
d. Semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk
mendapatkan gaji bersih. Potongan penggajian terdiri dari:
• Potongan pajak penghasilan
• Potongan sukarela
e. Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.
Peluang untuk menggunakan teknologi informasi :
a. Menghasilkan dan menyalurkan laporan penggajian elektronis daripada laporan kertas.
b. Terminal online
c. Intranet perusahaan
5. Membayar Gaji
Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji
bersih ke rekening bank pribadi mereka.
Prosedur :
a. Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan), daftar penggajian dikirim ke bagian hutang usaha untuk ditinjau
dan disetujui.
b. Voucher pengeluaran kemudian dibuat.
c. Voucher pengeluaran dan penggajian kemudian dikirim ke kasir.
Peluang pemakaian teknologi informasi :
a. Penyimpanan langsung
b. Outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian danorganisasi tenaga
kerja

6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
a. Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
b. Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi
dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk
dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
c. Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi
asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
d. Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel.
e. Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua.
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain
a. Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis
untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
b. Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.
c. Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana
tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Struktur Organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang bertanggung jawab atas
banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Istilah Personalia awalnya diberukan
pada unit ini, tetapi sekarang dinamakan Sumber Daya Manusia (SDM), dan bisa dipimpin oleh Wakil
Direktur Utama atau bahkan Dirangkap Direktur Utama. Sistem konseptual yang digunakan dalam
mengelola personil SDM disebut Sistem Informasi Sumber Daya Manusia / Human Resource Information
System / HRIS.

Fungsi Sumber Daya Manusia
Fungsi Sumber Daya Manusia Kegiatan utama SDM
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and hiring).
SDM membantu pegawai baru ke dalam perusahaan dengan melihat file pelamar, memasang
iklan lowongan kerja di media, memberutahukan posisi yang diminta, melakukan wawancara di
kampus dan di fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai. SDM selalu mengikuti
perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah dan menasehati manajemen untuk
menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan pelatihan Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program
pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja
pegawai. Contohnya : anggota staf SDM dapat membantu analisis sistem dalam melatih
pemakai selama tahap penerapan siklus hidup sistem.
3. Manajemen data SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan
memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4. Penghentian dan Administrasi pegawai Selama seseorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka
menerima paket tunjangan seperti : Asuransi, kesehatan dan pembagian keuntungan (Jasa
produksi). Ketika pegawai berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja dan melakukan
wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini adalah untuk belajar bagaimana perusahaan

dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya di masa datang. Setelah
penghentian , SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
Subsistem Input SDM
1. Sistem Informasi Akuntansi
a. Elemen data personil Merupakan data non keuangan dari SDM yang berkaitan dengan identitas
karyawan , contohnya : - nama pegawai, alamat, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan dan jumlah
tanggungan. Data pegawai ini disimpan dalam file karyawan dan senantiasa diperbaharui.
b. Elemen data Akuntansi. data ini bersifat keuangan, contohnya : Upah perjam, Gaji bulanan,
Pendapatan kotor saat ini dan pajak penghasilan tahun berjalan.
Database HRIS
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya
personil yang bersifat keuangan dan non keuangan. Dulu gaji merupakan tanggung jawab SDM, namun
sekarang ini diserahkan pada SIA. Keterlibatan SDM dalam aplikasi penggajian berbentuk penyediaan
proses dan data pendukung bagi SIA.
2. Subsistem Penelitian SDM
Berfungsi mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, misalnya: a. Penelitian suksesi
(sucession studies)
b. Analisis evaluasi jabatan

c. Penelitian keluhan.
3. Subsistem Intelijen SDM
Mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan / luar
perusahaan, meliputi :
a. Pemerintah
b. Pemasok
c. Serikat pekerja
d. Masyarakat global
e. Masyarakat keuangan, dan
f. Pesaing.
Aktivitas-aktivitas siklus SDM
1. Perencanaan dan Analisis SD
Aktivitas perencanaan ini dilakukan untuk mengantisipasi kekuatan yang akan
mempengaruhi pasokan dan permintaan akan tenaga kerja. Sedangkan, aktivitas analisis dan
penilaian selektivitas SDM juga penting dilakukan sebagai bagian dari menjaga daya saing
organisasi. Dukungan informasi akurat dan tepat waktu yang didapatkan dari Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) sangat dibutuhkan untuk menunjang aktivitas ini.
2. Kesetaraan Kesempatan Bekerja
Kepatuhan pda hukum dan peraturan Kesetaraan Kesempatan Bekerja (Equal Employment
Opportunity - EEO) mempengaruhi aktifitas SDM lainnya dan menjadi bagian yang tidak
terpisahkan dari manajemen SDM. Contohnya, perencanaan SDM harus memastikan sumber
tenaga kerja yang bervariasi untuk memenuhi jumlah tenaga kerja yang ditetapkan oleh
hukum dan peraturan. Selain itu, pada saat perekrutan, seleksi dan pelatihan, semua manajer
harus mengerti peraturan ini.

3. Perekrutan/Staffing
Sasaran perekrutan adalah untuk menyediakan pasokan tenaga kerja yang cukup untuk
memenuhi kebutuhan organisasi. Dengan mengerti apa yang dilakukan oleh tenaga kerja,
analisis perkerjaan (job analysis) adalah dasar dari fungsi perekrutan. Dari sini, uraian
pekerjaan (job description) dan spesifikasi pekerjaan (job spesification), dapat dipersiapkan
untuk proses perekrutan. Proses seleksi sangatlak menekankan pada pemilihan orang yang
memenuhi kriteria persyaratan (qualified) untuk mengisi lowongan pekerjaan.
4. Pengembangan SDM
Pekerjaan pasti akan berevolusi dan berubah, karena itu diperlukan pelatihan yang
berkesinambungan untuk tanggap pada perubahan teknologi. Pengembangan semua tenaga
kerja, termasuk pengawas (supervisor) dan manajer, diperlukan iuntuk menyiapkan
organisasi menghadap tantangan ke depan. Perencanaan Karir (Career Planning)
mengidentifikasi jalur dan aktivitas setiap individu yang berkembang di suatu organisasi.
5. Kompensasi dan Keuntungan
Kompensasi diberikan pada tenaga kerja yang melakukan kerja organisasi seperti
pembayaran (pay), insentif (incentive), dan keuntungan (benefits). Perusahaan harus
mengembangkan dan selalu memperbaiki sistem upah dan gaji. Program insentif seperti
pembagian keuntungan dan penghargaan atas produktivitas semakin banyak dilakukan.
Peningkatan biaya pada keuntungan, contohnya pada keuntungan pemeliharaan kesehatan,
selalu menjadi isu penting.
6. Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan Kerja

Kesehatan dan keselamatan fisik serta mental tenaga kerja adalah hal yang utama.
Occupational Safety and Health Act (OSHA) atau Undang-Undang Keselamatan dan Kesehatan Kerja
telah membuat organisasi lebih tanggap atas isu kesehatan dan keselamatan. Pertimbangan tradisional
atas keselamatan kerja terfokus pada mengurangi atau menghapuskan kecelakaan kerja. Pertimbangan
lain adalah pada isu kesehatan yang timbul pada lingkungan kerja yang berbahaya seperti resiko terkena
bahan kimia atau teknologi baru. Keamanan tempat kerja juga semakin penting karena kekerasasn tidak
jarang terjadi di sini.
7. Hubungan Tenaga Kerja dan Buruh / Manajemen Hak-hak tenaga kerja harus diperhatikan, tidak
peduli apakah ada atau tidak ada serikat tenaga kerja. Komunikasi dan pembaharuan kebijakan dan
peraturan SDM sangat penting untuk dikembangkan sehingga manajer dan tenaga kerja tahu apa yang
diharapkan dari mereka.
ANALISIS DAN PEMBAHASAN
Gambaran Umum Obyek Penelitian
Perusahaan yang menjadi obyek penelitian adalah perusahaan berbentuk CV, di mana CV MIK ini bergerak
di bidang plastik injection yang memproduksi barang-barang kebutuhan rumah tangga sehari-hari. Perusahaan CV
MIK ini memproduksi peralatan rumah tangga yang terbuat dari plastic seperti rantang, piring, baskom, timba,
hanger, gayung, water jug, toples, dan lain-lain. Perusahaan ini seiring berjalannya waktu menjadi semakin maju
dan memiliki 15 mesin plastic injection dan kurang lebih 80 pekerja. CV MIK juga menerima order berupa barang-
barang yang terbuat dari plastik berdasarkan perjanjian mengenai minimum order dan biaya produksi. Hasil
produksi dari CV MIK dijual melalui distributor yang mendistribusikan ke seluruh Jawa Timur, ada juga di daerah
Jawa Tengah, Bali, Maluku, Banjarmasin, Balikpapan, Makasar, dan Menado.

Sistem Dan Prosedur Penggajian
(1) Prosedur Penerimaan dan Penempatan Karyawan: Prosedur ini berhubungan dengan karyawan baik dari
awal pencarian karyawan baru, penerimaan karyawan, sampai penempatan karyawan.
(2) Prosedur Pencatatan Waktu: Prosedur ini bertujuan untuk mencatat kehadiran setiap karyawan, yang
diperlukan untuk menentukan apakah karyawan bisa menerima gaji secara penuh atau harus menerima
potongan akibat ketidakhadiran mereka. Karyawan menggunakan checkclock setiap harinya.
(3) Prosedur Penghitungan Gaji: Prosedur penghitungan gaji dilakukan oleh bagian keuangan yang berpedoman
pada keputusan gaji karyawan yang telah disepakati karyawan dan bagian personalia pada awal saat penerimaan
dan penempatan karyawan.
(4) Prosedur Pembayaran Gaji: Gaji karyawan diserahkan dalam bentuk tunai. Daftar gaji dan rekap gaji
ditandatangi terlebih dahulu oleh kepala bagian keuangan dan pimpinan perusahaan pada tempat yang telah
tersedia. Kemudian daftar gaji dan rekap gaji yang telah dibuat oleh bagian keuangan dan ditandatangani
didistribusikan pada pihak yang berkepentingan. Daftar gaji yang diterima oleh bagian kasir kemudian
dijadikan pedoman oleh bagian kasir untuk menghitung gaji masing-masing karyawan. Pada hari pengajian,
karyawan mengambil gaji masing-masing pada bagian kasir dan menandatangani daftar penerimaan gaji
karyawan yang berarti menyatakan bahwa karyawan tersebut sudah mengambil gajinya. Kemudian daftar
penerimaan gaji akan diberikan pada bagian akuntansi untuk sebagai bukti bahwa gaji telah didistribusikan
Perbaikan Prosedur Penggajian
(1) Prosedur Penerimaan dan Penempatan Karyawan: Ada beberapa hal yang masih harus ditambahkan.
Bagian personalia, dalam mencari karyawan baru, harus terlebih dahulu menerima surat permintaan karyawan
baru dari departemen yang memerlukan karyawan baru. Dalam hal penerimaan karyawan, perusahaan masih
harus membuat surat keputusan pengangkatan karyawan baru, surat perubahan divisi karyawan, dan surat
perubahan tingkat dan struktur gaji sesuai yang diperlukan agar penerimaan karyawan bisa diproses dengan
baik ada legalitas yang jelas dalam mempekerjakan karyawan baru.
(2) Prosedur Pencatatan Waktu: Digunakan sistem terkomputerisasi untuk jam hadir. Karyawan memasukkan
username dan password setiap datang dan pulang setiap harinya.
(3) Prosedur Penghitungan Gaji: Dengan dipisahnya bagian administrasi dengan bagian keuangan maka
kemungkinan terjadinya kecurangan dalam penghitungan gaji akan lebih diminimalisasi. Proses penghitungan

gaji akan menjadi lebih mudah karena penghitungan tidak perlu dilakukan secara manual semua. Dengan sistem
penggajian terkomputerisasi, gaji karyawan lebih mudah dihitung, tinggal menginputkan jumlah jam kerja,
disertai jumlah jam lembur serta potongan-potongan yang ada berdasarkan input jam kerja yang sudah
dilakukan masing-masing karyawan setiap harinya kemudian dicocokkan dengan rekap daftar absensi yang
sudah dibuat oleh bagian administrasi sebelumnya.
(4) Prosedur Pembayaran Gaji: Prosedur pembayaran gaji sudah cukup baik namun perlu menambahkan
pembuatan bukti kas keluar oleh bagian kasir untuk diserahkan pada bagian akuntansi dan slip gaji untuk
karyawan. Dengan adanya slip gaji untuk karyawan, maka semakin meminimalkan kesalahan pada penggajian
karena karyawan bisa mengecek gaji yang diterima.
(5) Prosedur Pencatatan dan Pelaporan: Pencatatan dan pelaporan sudah cukup dilakukan dengan baik. Semua
transaksi sudah bisa dilakukan pencatatannya, dan dibuat pelaporannya.
Evaluasi Dokumen
Dokumen-dokumen untuk penggajian pada perusahaan ini sudah cukup baik. Hal ini disebabkan dokumen
tersebut sudah mencakup informasi-informasi dan data yang bisa digunakan untuk menghasilkan keputusan bagi
pemilik maupun pimpinan departemen yang bersangkutan. Namun masih perlu disempurnakan lagi karena tidak
setiap dokumen mencantumkan pembuat dan pengesah dokumen tersebut. Dan untuk setiap dokumen yang memiliki
rangkapan, tidak ada keterangan pada dokumen bahwa rangkapan akan didistribusikan ke bagian mana saja dan ke
siapa saja. Serta masih perlunya menambah beberapa dokumen yang diperlukan untuk kegiatan penggajian
perusahaan seperti surat permintaan karyawan baru, surat keputusan pengangkatan karyawan, surat perubahan
divisi, surat perubahan tingkat dan struktur gaji, serta daftar absensi karyawan.
Evaluasi Pengendalian Internal
(1) Lingkungan Pengendalian: Lingkungan pengendalian belum cukup baik, karena masih ada beberapa hal yang
belum dilakukan di perusahaan. Untuk peraturan karyawan, belum ada aturan tertulis mengenai jam masuk dan
jam pulang kerja, hukuman kedisiplinan bagi pelanggaran yang dilakukan karyawan, dan lain sebagainya.
Sementara itu untuk penghitungan gaji karyawan, jarang dilakukan pengecekan langsung oleh pemilik terhadap
hasil penghitungan gaji dan kondisi karyawan secara riil.

(2) Penilaian Risiko: Penilaian risiko yang belum cukup baik dari perusahaan mengenai sistem penggajian, dan
masih dipakainya cara penghitungan secara manual yang masih mengandung banyak kesalahan dalam
penghitungan gaji karyawan dan menyebabkan keterlambatan pembayaran gaji karyawan.
(3) Aktivitas Kontrol: Pelaksanaan tugas dan tanggung jawab masih belum dijalankan dengan baik karena dapat
dilihat masih adanya pelaksanaan tugas yang tidak sesuai dengan tugas dan tanggung jawab masing-masing. .
Prosedur otorisasi sudah cukup baik, dapat dilihat pada adanya dokumen rangkap yang dibuat untuk
menghindari kehilangan maupun manipulasi. Selain itu di dokumen sudah terdapat tempat untuk tanda tangan
bagi pemilik atau pihak yang berwenang.
(4) Informasi dan Komunikasi: Sistem informasi dan komunikasi belum cukup baik sehingga manajemen tidak
bisa mendapatkan informasi yang cepat dan tepat bagi sistem penggajian perusahaan.
(5) Pemantauan: Pemantauan juga belum dilakukan dengan cukup baik karena masih belum adanya pihak audit
internal sehingga belum bisa dilakukan evaluasi secara berkala mengenai sistem penggajian yang dilakukan
oleh perusahaan. Dengan adanya masalah diatas maka dibuat sistem terkomputerisasi yang memiliki data base
yang dapat menyimpan serta menghasilkan informasi secara tepat dan cepat apabila dibutuhkan dengan segera
oleh pemilik maupun pihak-pihak yang membutuhkan.
Database Perusahaan
(1) Data Karyawan: Data karyawan merupakan file master yang bertujuan untuk menyimpan semua informasi
mengenai karyawan. File master ini juga digunakan untuk mengolah data karyawan dari awal karyawan masuk
sampai keluar dari perusahaan.
(2) Data Jabatan: Data jabatan bertujuan untuk mengolah data jabatan untuk setiap jabatan yang ada di
perusahaan.
(3) Data Shift: Untuk mengatur shift karyawan sehingga dapat otomatis muncul saat karyawan log-in.
(4) Data Jam Kerja: Data jam kerja digunakan untuk mengetahui kehadiran karyawan setiap harinya dan nantinya
akan digunakan sebagai dasar untuk menghitung gaji karyawan yang disesuaikan dengan jumlah bonus dan
potongan yang diperoleh.
(5) Data Pinjaman Karyawan: Data pinjaman karyawan bertujuan untuk mengetahui pinjaman yang dilakukan
setiap karyawan dan waktu pelunasannya.
(6) Data Proses Gaji: Data proses gaji bertujuan untuk mengelola proses penggajian karyawan dan menghitung
gaji karyawan sesuai dengan tingkat jabatan masing-masing.

(7) Data Pengeluaran Kas: Data pengeluaran kas bertujuan untuk mengetahui pengeluaran kas yang sudah
dilakukan oleh perusahaan dan dilakukan untuk apa saja.