Rapat merupakan sarana komunikasi penting dalam organisasi untuk bertukar informasi dan mengambil keputusan. Perencanaan rapat yang matang dengan menentukan tujuan, peserta, agenda dan tempatnya sangat diperlukan agar rapat berjalan efektif dan efisien. Pimpinan rapat memainkan peran kunci dalam memfasilitasi diskusi serta menutup rapat tepat waktu.

1. Rapat adalah berkumpulnya
sekelompok orang untuk
menyatukan pemikiran guna
melaksanakan urusan perusahaan.
Dalam bab ini membahas rapat
formal yang melibatkan empat orang
atau lebih, rapat organisasi
dimaksudkan untuk berkomunikasi,
perencanaan, penetapan
kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, atau pemberian motivasi
kepada . Agar berlangsung efektif

2. Rapat merupakan sarana komunikasi
dalam organisasi. Meskipun
demikian, rapat tidak selalu
menghasilkan keputusan yang
efektif. Oleh karena itu, rapat perlu
diselenggarakan dengan efisien
mengingat pentingnya arti waktu
bagi pelaku bisnis
Setiap hari suatu organisasi atau
perusahaan menerima informasi dari
berbagai organisasi lain. Kecepatan
arus informasi memerlukan
keputusan yang tepat. Keputusan
yang diambil berdasarkan informasi
akan berpengaruh pada aspek
perusahaan

3. Sebelum rapat diselenggarakan,
pimpinan rapat harus menentukan
tahapan-tahapan untuk
keberhasilannya.
Untuk itu, ia harus menetapkan
perlu tidaknya penyelenggaraan
rapat, menentukan :
•tujuan, memilih peserta,
• menyusun agenda,
• dan menyiapkan lokasi rapat
.

4. Rapat, pada umumnya dikategorikan
sebagai rapat informasional, atau
rapat pengambilan keputusan.
Tujuan rapat informasional adalah
berbagai informasi dan
mengoordinasikan suatu tindakan.
Rapat ini dapat meliputi “briefing”
per orang oleh setiap peserta atau
presentasi oleh pimpinan yang
diikuti dengan pertanyaan dari
peserta.
Rapat pengambilan keputusan
terutama berkenaan dengan
persuasi, analisis, dan pemecahan
masalah.

5. Meskipun peserta rapat yang diundang terbatas,
perlu dipastikan bahwa orang-orang yang dapat
memberikan sumbangan pikiran dan yang
menentukan dalam pengambilan keputusan dapat
hadir. Untuk memudahkan mengundang orang
dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-18-1800:
•8 orang peserta.
•18 orang peserta.
•jika ingin mengobarkan antusiasme tim dengan
memperkenalkan sebuah produk baru. Undanglah
1800 orang atau lebih untuk rapat

6. •Presens
•Persetujuan agenda
•Persetujuan durasi waktu rapat
•Laporan Pimpinan
•Laporan Manajer
•Pengembangan pasar
•Produk baru
•Keuangan
•Pekerjaan yang tertunda
•Pengembangan tugas
•Pengumuman
•Penundaan

7. Fungsi rapat adalah
mengikuti informasi yang
berkembang dengan cepat.
Manajer menerima
informasi melalui sistem
komunikasi yang sangat
cepat dari berbagai
perusahaan dan individu
dari berbagai penjuru.

8. Menurut sifatnya, rapat dibedakan dalam tiga
klasifikasi:
• rapat yang baik,
• rapat yang buruk,
•dan rapat yang tidak perlu.
Rapat yang baik mempunyai ciri-ciri sebagai
berikut:
•Tujuan rapat diketahui dan dipahami oleh semua
peserta rapat.
•Agenda disusun untuk mencapai tujuan rapat.
•Rapat diikuti oleh orang-orang yang berkompeten,
baik sebagai kontributor ataupun penerima
informasi dari rapat.
•Rapat berlangsung sesuai waktu yang ditetapkan,
sesuai agenda, dan memenuhi tujuan tanpa ada
waktu dan tindakan yang sia-sia.
•Alat bantu visual dengan gambar yang jelas dan
tajam digunakan pada saat yang memungkinkan.
•Peserta rapat memahami peran masing-masing,
hadir dengan persiapan yang direncanakan, dan
memberikan kontribusi.
•Pimpinan rapat membuat ringkasan materi rapat
yang telah dibahas secara tuntas.
•Langkah lanjut purnarapat disusun dengan baik

9. Perencanaan rapat perlu memperhatikan empat
unsur: tujuan, peserta, agenda, dan tempat
penyelenggaraan rapat
perlu dipertimbangkan dengan matang tentang
perlu atau tidaknya menyelenggarakan rapat.
 Menentukan tujuan
 Sebelum rapat diselenggarakan, perlu
ditetapkan bahwa rapat merupakan cara
terbaik untuk mencapai tujuan.
 Memilih peserta rapat
 Peserta rapat terdiri atas orang-orang yang di
pandang penting dan merupakan kunci bagi
pembahasan pokok pembicaraan rapat. Jumlah
peserta harus mencerminkan tujuan rapat.
 Menyusun agenda
 Meskipun sifat rapat kadang-kadang
menyulitkan penyusunan agenda yang baku,
setidaknya disiapkan daftar materi yang akan
dibahas dalam rapat.


10. Langkah-langkah penting yang perlu
diperhatikan untuk mempersiapakn
rapat adalah, sebagai berikut:
•Menyiapkan agenda rapat
•Penyampaian undangan rapat lebih
awal untuk memberikan waktu
yang cukup kepada peserta
•Memastikan semua yang diundang
dapat hadir
•Memastikan kesiapan fasilitas

11. . Suasana rapat mudah berubah menjadi
negatif oleh pengaruh kejadian-kejadian
kecil sebagai berikut:
 Pimpinan rapat datang terlambat
 Ruang rapat tidak dipersiapkan dengan
baik
 Pimpinan membuka rapat dengan
berkelakar
 Pimpinan kurang siap atau memulai rapat
dengan kata-kata yang bernada ragu
 Peserta rapat datang terlambat
 Rapat sering disela dengan pembicaraan
telepon
 Peserta menunjukkan ketidaksiapan

12.  Melakukan pengecekan untuk memastikan
bahwa agenda telah diterima oleh peserta
rapat.
 Rapat diselenggarakan tepat pada waktu
yang telah ditetapkan tanpa harus
menunggu kehadiran seluruh peserta
rapat.
 Memberikan indikasi bahwa agenda rapat
diikuti dan rapat akan selesai pada waktu
yang telah ditetapkan


13.  Presentasi
 Rapat Kerja

14.  Untuk presentasi, perlu dipertimbangkan
pemilihan peserta yang memerlukan
informasi.
 Untuk rapat pengambilan keputusan atau
pemecahan masalah, jumlah peserta
maksimum lima orang.
 Untuk rapat identifikasi permasalahan,
jumlah peserta maksimum sepuluh orang.
 Untuk rapat informasional, jumlah peserta
maksimum tiga puluh orang.
 Untuk rapat panitia, jumlah peserta
maksimum yang efektif tidak lebih dari
tujuh orang.

15.  Ukuran Ruangan
Luas ruangan harus sesuai dengan jumlah
peserta rapat
 Akustik
Ruang besar yang kosong seringkali
berakustik buruk
 Gangguan

16. Pimpinan rapat
adalah orang yang bertanggung jawab
atas keberlangsungan rapat. Seorang
pimpinan rapat yang baik tidak
mendominasi seluruh rapat sehingga
mengurangi kesempatan peserta untuk
memberikan saran atau masukan,
tetapi juga tidak bersikap pasif
sehingga kehilangan kendali atas rapat
yang dipimpinnya

17.  Mengetahui apa dan siapa yang hadir
sebagai peserta rapat.
 Berbicara menggunakan bahasa yang dapat
dengan mudah dipahami oleh peserta
rapat.
 Mengetahui dengan tepat yang perlu
diutarakan dan hasil dari rapat
pendahuluan..
 Berbicara dengan suara yang jelas, dapat
didengar oleh setiap peserta rapat..
 Memperhatikan dan mempertimbangkan
saran dan pendapat setiap peserta rapat.
 Mengikuti agenda rapat langkah demi
langkah.
 Menjaga arah rapat agar tidak menyimpang
dari tujuan.

18. Pemimpin rapat yang baik tidak
mendominasi kesempatan
berbicara dan mengutarakan
pendapatnya kepada forum
peserta rapat, melainkan
membawa forum ke dalam
diskusi untuk mendapatkan
masukan, opini dan pemikiran
peserta rapat. Diskusi
merupakan inti sebuah rapat
yang baik

19.  Mengajukan petanyaan terbuka, yakni
prtanyaan yang tidak cukup dijawab dengan
sekedar ucapan “ya” atau “tidak”
 Memberdayakan dan menguatkan pertanyaan
peserta rapat yang sesuai dengan tujuan rapat.
 Menyampaikan pertanyaan peserta yang
ditujukan kepada peserta lain melalui
pimpinan rapat.
 Mengabaikan pernyataan yang tidak relevan
dengan tujuan rapat.
 Menyatakan kembali butir-butir agenda ketika
diskusi menyimpang dari tujuan yang telah
ditetapkan. Bersikap tegas terhadap peserta
yang mendominasi diskusi.
 Menggunakan contoh yang relevan dengan
hati-hati untuk memberikan dorongan kepada
kelompok agar berpikir pada satu alur
pemikiran yang sama.
 Mengajukan pertanyaan

20. Menutup Rapat :Pada akhirnya
sebuah rapat, pimpinan harus dapat
menutup rapat pada saat yang tepat.
Apabila semua pokok bahasan yang
tersebut dalam agenda telah tercakup
dalam rapat, ada kecenderungan
peserta untuk mulai membuat
rekapitulasi