Notes de frais - une brève histoire de l'avenir

Notas do Editor

1. Les notes de frais sont un processus de gestion à l’aube d’une profonde mutation. Une série d’évolutions technologiques va déferler dans les 3 années à venir et entraîner la disparition des notes de frais telles qu’on les connaît en 2015. Cette présentation vous est proposée par Lucca, l’éditeur de la solution de gestion des notes de frais Cleemy.
2. La gestion des notes de frais est une problématique de gestion généralement très mal optimisée la plupart des entreprises. Ce flux de charges est très particulier : Il est habituellement traité selon un cycle mensuel et non au fil de l’eau Les dépenses sont initiées par les salariés, avec une très forte autonomie. Cela implique donc que le contrôle sur ces charges se fait essentiellement a posteriori. Le circuit d’approbation d’une note de frais fait intervenir de très nombreux acteurs : manager, comptables, RH, DAF… Les notes de frais représentent également un poste de coût important dans de nombreuses entreprises, avec une moyenne à 460€ par déclarant et par mois… Ces frais sont à près de 80% liés à des déplacements : les entreprises cherchent à améliorer leur contrôle sur ces dépenses en instaurant des postes de Travel Managers en charge de l’application d’une politique frais, orientée sur les réservations de voyages et d’hébergements. Cela reste très insuffisant : plus de la moitié du montant des déplacements d’une note de frais restent hors du périmètre d’action des Travel Managers : indemnités kilométriques, repas, parking, péages…
3. En somme, nous avons là un enjeu de contrôle de gestion à la fois important et structurellement difficile à maîtriser. Trois leviers permettent d’améliorer la situation : Fiabiliser les données collectées ou renseignées par les déclarants Accélérer le recueil et l’analyse de ces données afin de juguler rapidement les dérapages de coûts Optimiser le processus car il est extrêmement chronophage De nombreuses évolutions se profilent sur le marché, voyons comment elles vont apporter des réponses à ces enjeux.
4. Nous avons isolé des évolutions majeures en cours d’implémentation dans les solutions de gestions des notes de frais. Aucune des évolutions que nous vous présentons ci-après ne relèvent de la science-fiction : il s’agit d’améliorations et de démocratisation de fonctionnalités déjà présentes, de solutions déjà proposées sur le marché ou de technologies en passe de devenir matures.
5. La tendance la plus lourde est le passage aux applications mobiles. Le contexte métier s’y prête bien : Les collaborateurs font des dépenses au fil de l’eau, ils souhaitent les traiter instantanément Les dépenses se font principalement en situation de mobilité : pourquoi attendre d’être rentré au bureau pour s’en débarrasser ? Les notes de frais sont in fine de la comptabilité, complexe pour le commun des mortels. Les petits écrans des smartphones imposent aux éditeurs de travailler en profondeur l’ergonomie de leurs solutions en masquant la complexité comptable à l’utilisateur. Toutes les solutions qui font référence sur le marché sont dotées d’applications mobiles. Certains nouveaux entrants, ciblant les TPE, sont même exclusivement disponibles par ce canal, au prix d’une moins bonne adéquations aux problématiques complexes des notes de frais : comptabilité analytique, intégration aux ERP… Actuellement, toutes solutions C application mobile. Le smartphone est également une superbe infrastructure allant de pair avec les autres évolutions dont nous allons parler, grâce à leur appareil photo et le capacité de géolocaliser l’utilisateur. En 2018, plus personne ne fera ses notes de frais autrement qu’avec un device mobile.
6. Il devient désormais possible de capter une bonne part de l’information nécessaire à l’établissement d’une note de frais directement depuis les banques. Les cartes affaires sont une mine d’informations fiables : dates, montants, commissions de change, typologie du commerçant… Informations qui plus est mises à jour automatiquement, par exemple lors de l’annulation d’un billet de train. Il est ainsi possible de créer presqu’automatiquement sa note de frais, le salarié complétant simplement ses invités, le projet sur lequel il travaillait, etc. L’obstacle est technique : les banques sont peu enclines à laisser vos outils de gestion accéder aux données de vos transactions. Mais cela change ! Certaines banques commencent à proposer des connecteurs sécurisés utilisant les protocoles standard du web, mais la grande évolution passera à court terme par l’agrégation bancaire. Ces solutions s’appuient sur le site internet (Web Banking) de votre banque pour contourner les blocages techniques. Les interfaces traditionnelles de communication bancaire (EBICS / ETEBAC), datant de plus de vingt an, pénibles à déployer et coûteuses sont vouées à disparaître, pour le plus grand bonheur de l’utilisateur et de la DAF.
7. Des moyens de paiement alternatifs sont également en train de prendre leur essor. Au premier chef, les cartes bancaires prépayées. Ce marché se développe depuis quelques années en B2C (cartes cadeaux, argent de poche) mais commencent à arriver sur le créneau B2B : toutes les grandes banques travaillent sur des offres de ce type. Concrètement, ces cartes bancaires offrent de nombreux avantages pour la gestion des frais : Ce sont des cartes de débit, les dépenses sont donc limitées au solde chargé sur la carte par l’entreprise afin d’éviter tout dérapage. Elles n’ont pas besoin d’être adossées à des comptes bancaires et peuvent donc être déployées beaucoup plus rapidement que des cartes affaires traditionnelles. Elles sont reliées à des plateformes informatiques modernes en plus du réseau bancaire usuels, ce qui permet de les piloter aisément : désactivation en un clic, recharge automatique, commande en ligne. Les transactions remontent en temps réel, contrairement aux interfaces bancaires en J+1. Comptablement, on peut traiter les transactions sur des cartes comme des avances, qui seront soldées par la note de frais du titulaire de la carte. En somme, il s’agit d’une solution hybride entre une carte à débit collaborateur et une carte à débit société, avec les avantages des deux. Le couplage avec d’autres fonctionnalités, telles que les tickets repas dématérialisés et la possibilité d’adhérer à des programmes d’incentives (par exemple des réductions au cinéma financées par le comité d’entreprise) promettent de beaux jours aux cartes prépayées, au-delà de leur intérêt pour les notes de frais.
8. La dématérialisation des justificatifs de frais est une grande évolution, mais qui trouve tout son intérêt s’il est possible de lire informatiquement le justificatif afin d’en extraire les informations utiles. La dématérialisation des factures fournisseur prend son envol, mais les notes de frais ne bénéficient pas encore de toutes les promesses de la lecture automatique de documents. Pourquoi ? Le reçus de notes de frais sont beaucoup plus difficiles à analyser que des factures : multiples formats, nombreuses erreurs, papiers chiffonnés… Les dispositifs de capturent sont plus rustiques : on ne peut pas mettre un beau scanner de dématérialisation à la disposition de tous les salariés et le nombre de pièces, de l’ordre d’une soixantaine par salarié et par an, est trop élevé. On doit donc se contenter d’images prises avec l’appareil photo d’un smartphone. En Europe, la question des multiples taux de TVA complexifie également l’information à extraire. La technologie n’est tout simplement pas mature, avec un taux de succès inférieur à 50% en 2014, mais qui se rapproche des 75% en 2015. Actuellement, les solutions de notes de frais doivent recourir à des petites mains pour pallier aux manquements de la technologie : il suffit de déclarer un frais la nuit pour constater que la réponse ne vient que le lendemain matin pour s’en convaincre. Néanmoins, on peut parier sans trop de risque que la technologie sera au point en 2016, avec un taux de succès suffisant pour ne pas frustrer les utilisateurs. On pourra alors bénéficier de promesses de la lecture automatisée des reçus de notes de frais : Détection fiable de la TVA récupérable Possibilité de trouver le type de commerçant, le lieu de la dépense, ou du nombre d’invités à un repas afin de mettre en place des contrôles automatisés plus performants Fin du rapprochement manuel des reçus avec les relevés bancaires
9. Une politique frais consiste en un ensemble de règles de plafonnements, des seuils d’alertes, de contraintes sur le nombre de déclaration sur une période… Toutes les solutions de notes de frais du marché dignes de ce nom intègrent ce type de fonctionnalité. Il va toutefois devenir possible d’aller plus loin : La géolocalisation des dépenses va permettre de gérer des règles fines selon le lieu de la dépense : un hôtel à Paris est plus coûteux qu’à Nantes. Le croisement de plus en plus poussé des données historiques permettra de déceler facilement les dépenses potentiellement irrégulières. Le contrôle a posteriori va donc gagner en réactivité et en pertinence. Néanmoins, les gains resteront limités : les collaborateurs sont en général assez peu prodigues et le montant moyen des dépenses est sensiblement moins élevé que les plafonds autorisés.
10. La majorité des solutions de gestion des notes de frais sont proposées en mode SaaS / Cloud, c’est-à-dire hébergées hors de l’entreprise et distribuées sur internet. Le SaaS a pour précepte fort qu’une solution doit être ouverte, capable d’échanger des informations avec d’autres solutions. On constate une forte baisse des coûts d’untégration entre solutions. Dans 3 ans, votre solution de gestion des notes de frais sera une brique de votre système d’information bien connectée aux autres. On pourra donc très facilement bénéficier de fonctionnalités avec une réelle valeur ajoutée : Le lien avec votre solution de gestion de la relation client (CRM) permettra de connaître finement vos coûts de commerciaux. Un couplage avec la gestion des temps et activités (GTA) permettra d’imputer automatiquement les dépenses sur vos analytiques. On peut déverser automatiquement les écritures en comptabilité, au fil de l’eau. Vos outils de Business Intelligence iront directement interroger les notes de frais pour les intégrer à toutes vos analyses. Plus que jamais, il faut parier sur des solutions SaaS et dénigrent les offres en licence.
11. Les évolutions que nous avons présentées offrent toutes des gains substantiels, mais c’est dans leur combinaison que réside la réelle révolution qui va tuer la note de frais traditionnelle.
12. Nous avons vu qu’on s’orientait vers un suivi des dépenses fiable et presqu’instantané. Une note de frais, ce n’est rien d’autre qu’un regroupement ad hoc de charges : c’est inutile en soi. Dès lors qu’on peut suivre individuellement les dépenses, la logique veut donc que l’on supprime les notes de frais ! Naturellement, on ne peut pas les éliminer brutalement, il faut repenser en profondeur leur processus : On ne va pas notifier les approbateurs à chaque fois qu’une dépense est déclarée, il va falloir limiter leur intervention aux dépenses potentiellement irrégulières en rendant le workflow intellignet. Les tâches de contrôle par le service comptable deviennent caduques : on passe d’un contrôle systématique, épreuve de force brute, à un contrôle par échantillonnage guidé par des données historiques. Le flux de trésorerie change lui aussi : il faut arbitrer entre la satisfaction qu’apporte un remboursement rapide à l’utilisateur et le BFR que cela induit. Les solutions de gestion des notes de frais vont donc radicalement changer… Mais l’enjeu en vaut la peine, car vous vous affranchirez en chemin d’une tâche chronophage et à faible valeur ajoutée.
13. Le dernier point bloquant pour supprimer définitivement la note de frais est de s’affranchir de l’archivage des reçus. Il y a là un enjeu réglementaire. Une facture n’est aisément dématérialisable que si elle a été émise à l’origine au format électronique. Cela ne sera pas possible pour les reçus de notes de frais avant longtemps. Il faut donc tabler sur une évolution réglementaire ou s’appuyer sur les techniques de dématérialisation à valeur probante. Ces dernières sont pour le moment inadaptées aux notes de frais : trop de justificatifs doivent être traités par rapport au coût de dématérialisation, de plusieurs dizaines de centimes par pièce. Par ailleurs, il existe un flou sur le statut des reçus : sont-ils des factures fournisseur ou bien est-ce que la note de frais elle-même est la facture, plus précisément la refacturation qu’un tiers, le salarié, émet en direction de son employeur ? Le circuit papier, même limité aux justificatifs, est donc le dernier frein à lever, même si on peut le contourner. Parions que dans 3 ans la donne aura changé !
14. Le marché des notes de frais est plein d’innovation. Les évolutions que nous avons présentées, nous les intégrons ou avons prévu de le faire dans la solution que nous éditons, Cleemy. Cleemy est une solution SaaS, cela nous permet de faire des études statistiques anonymes afin d’étudier les processus qui fonctionnent le mieux chez nos clients. Nous en avons retiré une mine d’informations que nous avons compilée dans un livre blanc.
15. Ce livre blanc prend la forme de dix conseils que vous pouvez implémenter dès maintenant. Voici quelques exemples des thèmes abordés : Le montant de vos notes de frais est-il élevé pour votre secteur d’activité ? Vos règles de plafonnement sont-elles adaptées ? Statistiquement, 2,5% du montant des notes de frais correspond à de la TVA non récupérée. Suivez-vous bien la réglementation fiscale, qui est plus généreuse que vous ne le croyez ? Pensez-vous que le contrôle systématique des notes de frais est la bonne manière de procéder ? Contactez-nous, nous nous ferons une joie de vous faire parvenir une copie du livre blanc.