1. project date 25/03/2012
Budget/Group 01

2. Budget
• Explain useful of Budget
• Show set up steps for
- How to create Budget
- How to create Budget Organization
- How to enter Budget Amounts
- How to review and correct Budget Amounts
- How to change status of Budgets

3. Budget ?
• Budget คือ
– การประมาณการในเรืองรายได้ ค่าใช้จ่าย เพื่อ
่
เป็นเป้าหมายในการดำาเนินธุรกิจ ว่าปีถัดไปจะมี
กำาไรเพียงพอในการดำาเนินธุรกิจหรือไม่
– สามารถวางแผนการทำางาน ว่ารายได้ปีหน้าควร
เป็นเท่าไร และต้องคุมค่าใช้จ่ายอย่างไร
– เพื่อใช้ในการวัดผลการทำางานว่าเป็นไปตาม
เป้าทีตั้งไว้หรือไม่
่
• ซึ่งต้องทำาใน Module GL เพราะ GL เก็บ
ค่า Actual อยู่แล้วจึงรวม Budget ไว้ด้วย
เพือง่ายในการออกรายงานเปรียบเทียบ
่
หาค่า Variance (FSG)

4. Explain useful of Budget (1/3)
• การทำา Budgets สามารถช่วยให้ทราบถึงการประมาณการรายได้และค่าใช้
จ่ายทั้งหมดที่เกิดขึนจากการดำาเนินงานของบริษัท โดยสามารถดูได้ตาม
้
period time ของแต่ละแผนกในบริษัท
• ช่วยให้ผู้บริหารได้ตระหนักถึงการดำาเนินงานต่อเนื่องในวันข้างหน้า และ
สามารถประเมินประสิทธิภาพของแผนกลยุทธ์และแผนปฏิบัติการที่วางไว้
โดยดูได้จากแผนงบประมาณที่ได้จัดทำาขึนเพือวางแผนและพยากรณ์ขอมูล
้ ่ ้
ทางการเงินของบริษทล่วงหน้า
ั

5. Explain useful of Budget (2/3)
• การเปรียบเทียบ budget กับผลประกอบการที่เกิดขึ้นจริง จะเป็นตัววัดผลการ
ดำาเนินการของธุรกิจว่า ประสบความสำาเร็จตามเป้าหมายที่วางไว้หรือไม่
• ช่วยในการควบคุมการดำาเนินงาน ผลการดำาเนินงานที่เกิดขึนจริงจะนำามา
้
เปรียบเทียบกับแผนงบประมาณที่วางไว้ ทำาให้ทราบว่าประสบผลสำาเร็จ
มากน้อยเพียงใด บรรลุเป้าหมายของกิจการหรือไม่ หากไม่เป็นไปตามเป้า
หมายเกิดจากแผนกใดก็สามารถแก้ไขได้อย่างถูกต้อง

6. Explain useful of Budget (3/3)
• ทำาให้เกิดแรงกระตุ้นในการทำางาน มีการเปรียบเทียบระหว่างผลการปฏิบัติ
งานกับแผนงานที่วางไว้ ทำาให้การประเมินผลเป็นไปอย่างทั่วถึงทุกฝ่าย
ทำาให้เกิดการกระตุ้นให้บคลากรมีการแข่งขันการปฏิบัติงานให้เป็นไปตามเป้า
ุ
หมาย เพือจะได้รับผลตอบแทนจากการประเมินผลการปฏิบัติงานให้อยู่ใน
่
เกณฑ์ที่ดีตลอดเวลา
• ช่วยในการแบ่งสรรงบประมาณ (Allocating Budget) เนื่องจากบางบริษัทมี
งบประมาณจำากัดและจะต้องถูกนำาไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด กระบวนการ
จัดทำางบประมาณจึงช่วยให้แต่ละฝ่ายได้รับการจัดสรรงบประมาณอย่าง
เหมาะสม

7. Budget Component
• Budget ประกอบด้วย 3 Component
• Period คือ ระยะเวลาที่กำาหนดว่า budget มีผลครอบคลุม ระยะเวลาตั้งแต่
เมื่อไหร่ถึงเมื่อไหร่
• Account คือ Account ที่เราต้องการตั้งงบประมาณ เช่น สินทรัพย์ รายได้
ค่าใช้จ่าย
• Amount คือ จำานวนเงินที่ตั้งงบประมาณการให้ Account นั้น ๆ

8. Budgeting Accounting Cycle
Step 1
•Define
budgets and
budget
organization
Step 5 Step 2
• Report on • Enter budget
budgets amount
Step 4 Step 3
• Freeze • Review and
budgets correct
budgets

9. How to create Budget
Define Budget
• ใส่ชื่อและ Description - Budget ควรใส่ชื่อปีระบุไว้ด้วยเพือง่ายในการ
่
ค้นหาแก้ไข
ระบุ Status
• Open พร้อมใช้งาน สามารถกรอกตัวเลขได้
• Current พร้อมใช้งาน และ เป็น Default ของระบบ คือ จะทำาการกรอก
Budget นั้นจะแสดงขึนมา โดย Budget มีได้หลาย status แต่ Status
้
Current จะมีได้อันเดียวเพราะเป็น Default
• Frozen ไม่ให้แก้ไขในระดับ Budget

10. How to create Budget
• ปุ่ม Require Budget Journal (JE = Journal Entry)
ถ้า Enable จะแปลว่า การกรอกค่า Budget นั้นจะได้มาจากการ Create
Journal เท่านั้น
• ระบุ Period ว่าให้เป็นแผนตั้งแต่ไหนถึงไหน ซึ่งมีสูงสุดได้ 60 Period
(5ปี)
• คลิกปุ่ม Open Next Year เพือเปิดใช้งาน
่

11. How to create Budget
Budgets Define Budget

12. How to create Budget

13. How to create Budget
• (M) View > Requests to ensure the concurrent process completes
successfully.

14. How to create Budget
• Budget Using FSG Reports
เมื่อมีขอมูลอยู่แล้วเราสามารถนำามาออกรายงานได้ โดย GL จะใช้ Tools
้
FSG ในการออกรายงาน
• Multiple Versions of Budget
โดยเราสามารถมี Budget เพื่อประมาณการได้หลายๆเวอร์ชัน เช่น ถ้า
เศรษฐกิจดีดึงแผน A มาใช้ หรือถ้าเศรษฐกิจไม่ดีดึงแผน B มาใช้ โดยไม่
สามารถลบ Budget ที่สร้างไว้ได้ (อาจทำาการ Freeze แทนได้)

15. How to create Budget Organization
• บอกถึงเรื่อง Account ว่าจะควบคุม Budget ด้วยอะไร
เช่น Cost center คือ cost center A ให้งบประมาณนึงและ Cost center B
ให้อีกงบประมาณนึง

16. How to create Budget Organization

17. Features of Budget Organization

18. Budget organization window

19. How to create Budget Organization

20. How to create Budget Organization
Account Range

21. How to create Budget Amounts
Budget Entry Method Journal Entry Created?
Budget Amounts No
Budget Journals  Yes
Budget Formulas No
MassBudget Journals  Yes
Transferred Budget Amounts  Yes
Budget Wizard No
Journal Wizard Yes
Upload Budgets No

22. How to enter Budget Amounts

23. How to enter Budget Amounts

24. How to enter Budget Amounts

25. How to enter Budget Amounts

26. How to enter Budget Amounts

27. How to enter Budget Amounts
• Budget Rule ตัวช่วยในการหยอดค่า Amount จะมีให้เลือกหลายวิธี
ดังนี้

28. How to enter Budget Amounts

29. How to enter Budget Amounts

30. How to enter Budget Amounts

31. How to enter Budget Amounts
Enter Budget Amount แบบ 4/4/5
Budget Amount of next year = 520,000 THB
4/4/5 = 13 = No. of week in each quarter
No. of Week in 1 year = 52 weeks
520,000/52 = 10,000 = Budget of each week
Enter amount
 Period 1 (4) = 10,000 x 4 = 40,000 THB
 Period 2 (4) = 10,000 x 4 = 40,000 THB
 Period 3 (5) = 10,000 x 5 = 50,000 THB

32. How to review and correct Budget Amounts
วิธีการดูค่าที่ Generate
Budget Amount ดูที่ Budgets>Enter>Amount แล้วก็สามารถเลือกดูได้เลย
แต่ถ้าเป็นการ
Calculate จะต้องทำาการเข้าไปที่ Inquiry > Account จากนั้นเลือกตรง
Primary Balance Type เป็น Budget แล้วต้องระบุด้วยว่า Budget ไหนเพราะเรา
มีได้หลาย Budget และทำาการกำาหนด Account ด้วย

33. How to review and correct Budget Amounts

34. How to review and correct Budget Amounts

35. How to review and correct Budget Amounts

36. How to review and correct Budget Amounts
Transfer Budget
• Transfer budget amounts between accounts:
• In different budget organizations
• Within the same budget organization
Transfer by:
• Budget Amounts
• Percentages

37. How to review and correct Budget Amounts
Transfer Budget
01 200 5800
01 400 5800
Journal Import Post Journal

38. How to review and correct Budget Amounts
Transfer Budget
01 200 5800
$500 01 400 5800
Before: 01.200.5800 $1500
01.400.5800 $700
After: 01.200.5800 $1000
01.400.5800 $1200

39. How to review and correct Budget Amounts
Transfer Budget
01 200 5800
10% 01 400 5800
Before: 01.200.5800 $1500
01.400.5800 $700
After: 01.200.5800 $1350
01.400.5800 $850

40. How to review and correct Budget Amounts
Transfer Budget

41. How to review and correct Budget Amounts
Transfer Budget

42. How to change status of Budgets
Use the Freeze Budget window
To Freeze a budget
• Budget organization
• Budget formula batch
• Range of budget of account

43. How to change status of Budgets
 วิธีการ Freeze Budget
1. (N)Budget > Define > Budget เปลี่ยน Status ให้เป็น Frozen

44. How to change status of Budgets
• 2. (N)Budget > Freeze
User สามารถเข้าไป Freeze ในระดับ Formula และ Budget Org. โดยการ
ติ๊กถูกที่ Frozen

45. Summary

46. QUESTION?