Palestra Gerencia de Projetos

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Apresentação criada para uma capacitação interna na Videosoft, com o objetivo de instruir os líderes nos conceitos básicos de GP e gerar uma sensibilização quanto à importancia da utilização de técnicas de gestão de projetos.

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Palestra Gerencia de Projetos

  1. 1. Capacitação Gerencia de projetos.Romulo Nunes – Videosoft – 18-10-2010
  2. 2. Gerencia de projetosO que é:Planejar, organizar, proteger e gerenciar recursos para obter a realização dos objetivos de um projeto.
  3. 3. Como se faz normalmente Cada um faz do seu jeito.
  4. 4. Como se faz normalmente Temos a tendencia de pensar que todos podem gerenciar projetos com eficácia; Gerencia projetos apenas pela prática (no feeling) deixa de contemplar várias lacunas;
  5. 5. A falta de padrão A falta de padrão trás resultados inesperados; Não se gere o que não se mede; Se uma coisa pode dar errado, vai dar; Sentimos isso na nossa realidade como empresa;
  6. 6. A falta de padrão Para tudo que quebramos a cabeça agora, existem áreas de estudo onde muitas pessoas já quebraram a cabeça antes de nós, por muitos anos; Não queremos ser cientistas e pesquisadores com novas teses melhores que as já existentes – não no momento; Então deve haver algum conjunto de padrões (regras ou processos ou dicas) para fazer melhor também nos projetos;
  7. 7. A falta de padrão Reinventar a roda não é a solução; E sim, já existem padrões para a gerência de projetos;
  8. 8. Problemas dos projetos Projetos fora do prazo, fora do custo, fora da qualidade desejada, ou sem os recursos pretendidos; Projetos desorganizados, onde um (departamento, colaborador) faz a sua parte sem sincronia com o outro, e as dependências entre as atividades atrapalham a execução; Projetos eternos, ou projetos que nunca atingirão os objetivos; E sempre foi assim.
  9. 9. Problemas dos projetos
  10. 10. Primeira tentativa de padronizar PERT significa: Program Evaluation and Review Technique (técnica para a revisão e avaliação de programas); 1957 – Marinha americana – projeto do submarino nuclear Polaris; Necessidade de agendar um projeto que contém incerteza nas atividades – estimativa PERT; Necessidade de um padrão; Caminho crítico;
  11. 11. Caminho crítico
  12. 12. PDCA Plan, Do, Check, Act; Planejar, Executar, Verificar, Agir; Padrão PDCA é usado no PMI; Sem PDCA o projeto falha, em algum dos seus objetivos;
  13. 13. Projeto, operação, processo Projeto: Inicio meio e fim. Objetivos definidos. Prazo; Operação: Conjunto de ações realizadas no dia a dia, execução rotineira. Um projeto pode implantar uma nova operação, mas a operação em sí não faz parte do projeto; Processo: Conjunto de atividades para a execução de uma tarefa. A gerência de projetos possui processos definidos para se obter uma boa gerência;
  14. 14. Exemplos Projetos:  Construir uma nova fábrica;  Desenvolver novos procedimentos de fabricação;  Desenvolver um novo canal de vendas em outro país;  Implantar um sistema de automação; Operação:  Produção diária de uma fábrica;  Ministrar um treinamento periódicamente;  Dirigir uma empresa;  Efetuar vendas no novo canal em outro país;  Manter informações em um banco de dados de um sistema;
  15. 15. O que é um projeto Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo; Natureza temporária; Termina quando atinge os objetivos, ou quando se torna desnecessário, ou quando falha (não atingirá os objetivos); Esforço: pode envolver uma única pessoa, ou multiplos departamentos e empresas;
  16. 16. Gerenciar um projeto Aplicação de conhecimentos, habilidades ferramentas e técnicas às atividades de um projeto a fim de atender aos seus requisitos;  Identificar requisitos;  Estabelecer objetivos claros e tangíveis;  Ajustar as abordagens e planos para as diferentes expectativas das partes envolvidas;  Balancear restrições conflitantes (Escopo, qualidade, cronograma, orçamento, recursos e riscos;
  17. 17. PMI Project Management Institute – Instituto de gerenciamento de projetos; Fundada em 1969; Instituição com reconhecimento mundial sobre gerência de projetos; Define padrões e técnicas (framework) para um bom gerênciamento de projeto; Concorrente: PRINCE2 - Inglês;
  18. 18. PMP Project Management Professional; Certificação de reconhecimento mundial, fornecida pela PMI; Exigências para se fazer a prova:  40 horas de treinamento PMI oficial;  4.500 horas de gerência de projetos nos últimos 3 anos (com faculdade);  7.000 horas sem faculdade;
  19. 19. PMBOK Conjunto de conhecimentos em gerencia de projetos  Técnicas comprovadas e inovações;  Terminologia padrão;
  20. 20. Um projeto na organização Coexistente com outros projetos e atividades; Único em seus resultados; Temporário: Data de inicio e fim definidas antecipadamente; Realizado por pessoas; Recursos restritos: humanos, financeiros, etc; Planejado, executado, controlado: Gerenciado;
  21. 21. Sub-projeto Uma parte menor do projeto total, criada quando um projeto é subdividido em componentes ou partes mais facilmente gerenciaveis; Cenários típicos de criação de sub-projetos:  Execução por fases;  Por especialidade (elétrico, hidráulico, etc);  Necessidade de sub-contratação; Grandes projetos podem ser divididos em pequenos projetos!
  22. 22. O Gerente de Projetos
  23. 23. O Gerente de Projetos É quem manda no projeto; É quem decide; É o responsável por tudo; É quem leva a culpa; É quem faz o sucesso, ou o fracasso;
  24. 24. Framework O PMI fornece um conjunto de processos para o gerente de projeto executar, a fim de gerenciar um projeto com eficácia; Cada processo pertence a uma área de conhecimento, e a uma fase de projeto; Cada processo possui entradas, ferramentas e saídas;
  25. 25. Fases de projeto Processos de iniciação  Atividades de formalização do projeto; Processos de planejamento  Atividades de planejamento e estruturação do projeto; Processos de execução  Atividades de coordenaçao da equipe do projeto; Processos de controle  Atividades de monitoramento e controle do andamento do projeto; Processos de encerramento  Atividades de encerramento e aceitação final do projeto;
  26. 26. Áreas de conhecimento Tempo Escopo Qualidade Riscos Custo Aquisições RH Comunicação Integração
  27. 27. Fases de projeto
  28. 28. PMI Framework
  29. 29. ÁreasÁreas de conhecimento em GP.
  30. 30. Área: Integração
  31. 31. Área: Integração Inclui os processos e atividades necessárias para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os diversos processos de gerenciamento de projetos; Opções sobre alocação de recursos, balanceamento de objetivos, alternativas conflitantes, gerenciamento de dependencias múltiplas; Manter um projeto com diversas pessoas/deparatamentos integrados é importante, sem integração tudo fica solto;
  32. 32. Área: Integração Processos de exemplo:  Termo de abertura do projeto;  Escopo preliminar do projeto;  Plano de gerenciamento do projeto;  Orientar e gerenciar e execução;  Monitoramento e controle do trabalho;  Controle integrado de mudanças;  Término do projeto;
  33. 33. Área: Comunicação
  34. 34. Área: Comunicação Comunicar: compartilhar, tornar comum; O GP pode (deve) gastar tempo excessivo em comunicação (90%); Os envolvidos do projeto precisam compreender a importância da comunicação no projeto;
  35. 35. Área: Comunicação Na gerencia de projetos, uma alta porcentagem dos atritos, frustrações e ineficiências se dá por uma comunicação ineficiente; Projetos são atividades de pessoas em equipes; Exemplos de falhas de comunicação:  Interpretação errônea de um requisito do projeto;  Atraso em uma data compromissada;
  36. 36. Área: Escopo O que é  Latim: escopu;  Grego: skopós;  Significa: Alvo, mira, fim, propósito, intento, intuito;OBJETIVO!
  37. 37. Área: Escopo Inclui os processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso; Sem ”Gold plating”
  38. 38. Área: Escopo Dificuldades de definir  Envolvidos discordam sobre os objetivos;  Pressa na definição dos objetivos;  Objetivos mal quantificados;  Objetivos mal documentados;  Objetivos muito rígidos para acomodar mudanças de prioridade;
  39. 39. Área: Tempo
  40. 40. Área: Tempo Projetos atrasam por...  Planejamento insuficiente;  Plano não realista;  Escopo subestimado;  Alteração dos requisitos pelos clientes;  Incapacidade de acompanhar o progresso;  Incapacidade de identificar problemas com antecedência;  Mudança de prioridade;  Falta de comprometimento da equipe;  Pessoal não qualificado;
  41. 41. Área: Tempo Conjunto de processos necessários para que o projeto seja implementado no tempo previsto; O cronograma e as condições para que ele seja factível devem ser todas previstas e providenciadas ANTES do início da execução do projeto;
  42. 42. Área: Riscos
  43. 43. Área: Riscos O risco é uma condição incerta ou um evento que pode ocorrer, afetando ao menos um objetivo do projeto (positiva ou negativamente); Latim: risicu - significa: Ousar; Riscos positivos também são chamados de oportunidades; É inútel tentar eliminar (ou mitigar) todos; Algo sempre dá errado – soluções de contorno; Correr os riscos certos, minimizar os outros;
  44. 44. Área: Riscos Impacto; Probabilidade de ocorrer; Aversão ao risco; Tolerância ao risco; Área de riscos é: Planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas, monitoramento e controle dos riscos do projeto;
  45. 45. Área: Qualidade
  46. 46. Área: Qualidade Qualidade é o grau com que um projeto cumpre os seus requisitos; Não é gold-plating; Conformidade (prevenção e inspeção) é mais barato que defeito; Prevenção é mais barato do que inspeção; Melhoria contínua, sigmas, PDCA; Estatística, histograma, disperção; Paretto: 80-20;
  47. 47. Área: Qualidade
  48. 48. Área: RH
  49. 49. Área: RH Determinar equipe; Definição dos papéis e responsabilidades; Avaliação de desempenho da equipe; Facilitação e resolução de conflitos; Sistema de recompensas; Modos de atuação com gerentes funcionais:  Funcional;  Projetizada;  Matricial;
  50. 50. Área: RH Tipos de poder:  Especialista/experiência;  Recompensa;  Referência;  Penalidade; Estilo de liderança:  Diretivo, facilitador, instrutor, suporte, autocrático, consultivo, consensador;
  51. 51. Área: RH Principais conflitos em projetos:  Prazos;  Prioridades do projeto;  Recursos (mão de obra);  Questões técnicas;  Procedimentos administrativos;  Custos;  Personalidade;
  52. 52. Área: Custos
  53. 53. Área: Custos Custos dos recursos necessários para executar as tarefas do projeto; Fase mais cara de um produto: Operação; Fase mais cara de um projeto: Execução; É mais facil influenciar nos custos nas fases iniciais do projeto; Envolve: Avaliação de custos/valor dos recursos, estimativa, orçamentação;
  54. 54. Área: Aquisições
  55. 55. Área: Aquisições Gerencimanto de contratos e mudanças tanto como fornecedor quanto como comprador; Inclusive outsourcing; Inclui:  Planejar aquisições;  Realizar aquisições;  Administrar aquisições;  Encerrar aquisições;
  56. 56. FasesFases de um projeto.
  57. 57. Fase de iniciação A primeira coisa necessária em um projeto, é ser iniciado; Visão geral do projeto, objetivos, premissas, fundamentação; Formalização do projeto, de que ele vai ser executado;
  58. 58. Processos da fase de iniciação Processos:  Desenvolver o termo de abertura;  Área: Integração;  Identificar as partes interessadas;  Área: Comunicação;Cada outra fase tem o seu conjunto de atividades, a que tem mais atividades é a de planejamento – não é por acaso;
  59. 59. Processo: Termo de abertura Área: Integração; Fase: Iniciação; Documento que autoriza formalmente o início do projeto; Concede ao gerente de projeto a autoridade para aplicar recursos organizacionais nas atividades do projeto; Documenta a necessidade de negócio, justificativa do projeto, necessidade do cliente;
  60. 60. Processo: Termo de abertura Entradas:  Declaração do trabalho: Descrição dos serviços ou produtos que serão gerados;  Business case: Informações do ponto de vista do negócio, determina a justificativa do investimento, necessidades de negócio e análise preliminar de custos;  Fatores ambientais da empresa: Padrões, condições de mercado, infra-estrutura, recursos humanos, tolerância a riscos, etc;  Ativos organizacionais: Políticas, modelos, etc
  61. 61. Processo: Termo de abertura Ferramentas e técnicas  Opinião especializada Saídas  Termo de abertura do projeto
  62. 62. Processo: Termo de abertura
  63. 63. Processo: Identificar as partes interessadas Área: Comunicação – Fase: Iniciação; Um projeto de sucesso é aquele que consegue realizar as expectativas dos envolvidos; Envolvido: Todo aquele que tem alguma participação ou interesse no projeto (maior ou menor, não importa); Somente conhecendo todos os envolvidos e as suas expectativas, pode-se gerenciar as expectativas sobre o projeto; Gerenciar expectativas inclui julgamento de prioridades;
  64. 64. Processo: Identificar as partes interessadas
  65. 65. Processo: Identificar as partes interessadas Entradas:  Termo de abertura do projeto;  Documentos de aquisições (para projetos que são baseados em um contrato ou numa aquisição);  Fatores ambientais da empresa (cultura, estrutura organizacional);  Ativos de processos organizacionais;
  66. 66. Processo: Identificar as partes interessadas Ferramentas e técnicas:  Identificar potenciais partes interessadas;  Identificar impacto ou apoio de cada parte interessada;  Avaliar prováveis reações de partes interessadas, identificar maneiras de influencia-las para obter o seu apoio e diminuir impactos negativos; Saídas:  Registro de partes interessadas;  Estratégia para gerenciamento de partes interessadas;
  67. 67. Fase: Planejamento Planejar antes de agir; Definições detalhadas de tudo que ocorrerá no projeto; Base para o sucesso;
  68. 68. Fase: Planejamento Estimar os custos; Processos:   Determinar o orçamento;  Coletar requisitos;  Planejar a qualidade;  Definir escopo;  Criar EAP;  Plano de recursos humanos;  Definir as atividades;  Planejar as comunicações;  Sequenciar atividades;  Planejar aquisições;  Estimar os recursos das  Planejar o gerenciamento de atividades; riscos;  Estimar as durações das  Identificar os riscos; atividades;  Analise qualitativa de riscos;  Desenvolver o cronograma;  Analise quantitativa dos riscos;  Plano de respostas aos riscos;
  69. 69. Processo: Coletar requisitos Área: Comunicação – Fase: Planejamento; Paretto: 80-20; Processo que visa definir e documentar as funções e funcionalidades do projeto e do produto necessárias para atender às necessidades e expectativas das partes interessadas;  Influência direta no sucesso do projeto;  Definir e gerenciar as expectativas do cliente;  Base do projeto;
  70. 70. Processo: Coletar requisitos Entradas:  Termo de abertura do projeto;  Registro das partes interessadas; Ferramentas e técnicas:  Entrevistas (formais ou não);  Dinâmicas em grupo (brainstorm, mapa mental, Delphi, etc)  Questionários e pesquisas;  Observação do trabalho;  Protótipos;
  71. 71. Processo: Coletar requisitos Saídas:  Documentação dos requisitos: Descreve os requisitos e como eles atendem as necessidades de negócio;  Plano de gerenciamento dos requisitos: Descreve como eles serão avaliados e gerenciados durante o projeto;  Matriz de rastreabilidade: Liga cada requisito à sua origem, exemplos: Necessidade de negócio, objetivos do projeto, design do produto, entregas de escopo;
  72. 72. Processo: Definir atividades Área: Tempo Fase: Planejamento Definição das atividades (todas) que serão realizadas para a compleção do projeto; Essas atividades são pacotes de trabalho decompostos, e servem para a definição de cronograma, monitoramento e controle do trabalho de um projeto;
  73. 73. Processo: Definir atividades Entradas:  Escopo; Ferramentas e técnicas:  Decomposição (sub-dividir) em atividades de 8 até 80 horas cada;  Opinião especializada;
  74. 74. Processo: Definir atividades Saídas:  Lista de atividades: Todas as atividades necessárias no projeto;  Atributos das atividades: Nome, descrição, predecessoras, sucessodras, requisitos de recursos, datas impostas, restrições e premissas;  Lista dos marcos (Milestones): Pontos ou eventos significativos no projeto – pontos de checagem;
  75. 75. Processo: Análise qualitativa dos riscos Área: Riscos; Fase: Planejamento; Maneira rápida e econômica de estabelecer prioridades para o planejamento de respostas a riscos; Entradas:  Lista dos riscos;  Declaração de escopo;
  76. 76. Processo: Análise qualitativa dos riscos Ferramentas e técnicas:  Avaliação de probabilidade;  Matriz de probabilidade e impacto; Saídas:  Atualizaçao do registro dos riscos com novos dados: Categorizados, causas, tendências, etc;
  77. 77. Processo: Análise qualitativa dos riscos
  78. 78. Fase: Execução
  79. 79. Fase: Execução Processos realizados para concluir o trabalho; Coordenar pessoas e recursos; Integrar e executar atividades do projeto; Tudo em conformidade com o plano;
  80. 80. Fase: Execução Processos:  Conduzir as aquisições;  Mobilizar a equipe do projeto;  Desenvolver a equipe do projeto;  Gerenciar a equipe do Projeto;  Distribuir as informações;  Gerenciar expectativas das partes interessadas;  Realizar a garantia da qualidade;
  81. 81. Fase: Monitoramento e controle
  82. 82. Fase: Monitoramento e controle Acompanhar, revisar e regular o progresso e o desempenho; Identificar áreas onde serão necessárias mudanças; Principal foco dos processos: Desempenho do projeto;
  83. 83. Fase: Monitoramento e controle Processos:  Verificar escopo;  Controlar escopo;  Controlar o cronograma;  Administrar aquisições;  Monitorar e controlar riscos;  Controlar custos;  Realizar controle de qualidade;  Reportar o desempenho;
  84. 84. Fase: Encerramento
  85. 85. Fase: Encerramento Obter aceitação do cliente ou patrocinador; Revisão pós-projeto; Registrar impactos de adequações; Documentar lições aprendidas; Encerrar aquisições;
  86. 86. Fase: Encerramento Processos:  Encerrar as aquisições;  Encerrar o projeto;
  87. 87. Revisão
  88. 88. Framework O PMI fornece um conjunto de processos para o gerente de projeto executar, a fim de gerenciar um projeto com eficácia; Cada processo pertence a uma área de conhecimento, e a uma fase de projeto; Cada processo possui entradas, ferramentas e saídas;
  89. 89. Fases de projeto Processos de iniciação  Atividades de formalização do projeto; Processos de planejamento  Atividades de planejamento e estruturação do projeto; Processos de execução  Atividades de coordenaçao da equipe do projeto; Processos de controle  Atividades de monitoramento e controle do andamento do projeto; Processos de encerramento  Atividades de encerramento e aceitação final do projeto;
  90. 90. Fases de projeto
  91. 91. Áreas de conhecimento Tempo Escopo Qualidade Riscos Custo Aquisições RH Comunicação Integração
  92. 92. FimObrigado!

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