manajemen waktu proyek

1IT Project Management, Third Edition Chapter 6
Chapter 6:
Project Time Management

Pentingnya Jadwal Proyek
• Para Manajer sering menyebut tantangan
terbesarnya adalah menyelesaikan proyek tepat
waktu
• Rata-rata waktu “molor” tahun 2005 adalah 222%,
dan pada tahun 2001 turun menjadi hanya 163 %
• Waktu mempunyai fleksibilitas paling kecil.
Bagaimanapun dia akan terlewati
• Isu mengenai jadwal adalah alasan utama
penyebab konflik dalam proyek, khususnya pada
paruh kedua proyek

Figure 6-1. Conflict Intensity
Over the Life of a Project
0.00
0.05
0.10
0.15
0.20
0.25
0.30
0.35
0.40
Project
Formation
Early Phases Middle Phases End Phases
ConflictIntensity
Schedules
Priorities
Manpower
Technical opinions
Procedures
Cost
Personality conflicts
Average
Total Conflict

Proses Manajemen Waktu Proyek
• Proses-proses :
– Definisi Aktivitas
– Pengurutan aktivitas
– Perkiraan lama aktivitas
– Pembuatan Jadwal
– Pengendalian Jadwal

Pendefinisian Aktivitas
• Jadwal proyek dibuat berdasarkan dokumen-dokumen
dasar pada tahap inisiasi proyek :
– Piagam Proyek : meliputi tanggal mulai dan tanggal
berakhir dan informasi budget
– Pernyataan Scope dan WBS
• Pendefinisian Aktivitas meliputi membuat WBS yang
lebih detil dan tambahan penjelasan untuk memahami
semua pekerjaan yang akan dikerjakan, sehingga kita
bisa membuat membuat estimasi durasi(lama) waktu
yang realistis

Pengurutan Aktivitas
• Mencakup review aktivitas dan menentukan
saling ketergantungan aktivitas-aktivitas
– Ketergantungan utama: aktivitas yang terkait
secara alami dalam pekerjaan; hard logic
– Discretionary dependencies: ditentukan oleh tim
proyek; soft logic
– External dependencies: mencakup hubungan
antara aktivitas proyek dan aktivita non-proyek
• Ketergantungan aktivitas harus ditentukan
untuk keperluan analisis jalur kritis (critical
path analysis)

Diagram jaringan proyek
• Teknik yang disukai untuk menujukkan urutan
aktivitas
• Diagram Jaringan Proyek : skema hubungan
logis atau urutan dari aktivitas-aktivitas proyek

Precedence Diagramming Method
(PDM)
• Aktivitas dilambangkan oleh kotak
• Panah-panah menunjukkan hubungan antar
aktivitas
• Digunakan oleh software manajemen proyek
• Lebih baik dalam menampilkan tipe
ketergantungan yang berbeda-beda

Figure 6-3. Task Dependency Types

Sample PDM Network Diagram

Estimasi Durasi(Lamanya Waktu)
Aktivitas
• Durasi mencakup jumlah waktu digunakan
untuk suatu aktivitas plus waktu yang sudah
dilewati
• Effort (usaha) adalah jumlah hari kerja atau
jam kerja diperlukan untuk menyelesaikan
suatu pekerjaan. Effort tidak sama dengan
Durasi
• Orang yang mengerjakan proyek harus
membantu melakukan estimasi, sementara
Ahlinya bertugas untuk mereview estimasi
tersebut

Pembuatan Jadwal
• Tujuan utama adalah untuk membuat jadwal
proyek yang realistis yang akan menjadi dasar
pengawasan berjalanya
• Alat dan teknik penting mencakup : Gantt
charts, PERT analysis, critical path analysis,
and critical chain scheduling

Gantt Charts
• Gantt charts memberikan format standar untuk
menampilkan informasi jadwal proyek berupa
daftar aktivitas-aktivitas proyek dan tanggal
mulai dan selesai terkait dalam format
kalender
• Simbol-simbol:
– Belah Ketupat Hitam: milestones or significant
events on a project with zero duration
– Batang Hitam Tebal: summary tasks
– Batang Horisontal Lebih Terang: tasks
– Panah: ketergantungan tasks

Figure 6-5. Gantt Chart for Project X

Gantt Chart for Software Launch Project

Milestones
• Milestones adalah kejadian signifikan dalam
proyek yang normalnya punya durasi 0
• Ikuti SMART criteria dalam membuat
milestones, yaitu:
– Specific
– Measurable
– Assignable
– Realistic
– Time-framed

Sample Tracking Gantt Chart

Critical Path Method (CPM)
• CPM is adalah teknik analisis jaringan proyek
untuk memprediksi durasi proyek total
• Jalur kritis untuk suatu proyek adalah
rangkaian aktivitas yang menghasilkan total
waktu paling awal agar proyek bisa selesai
• Jalur kritis adalah jalur paling panjang dalam
diagram jaringan dan mempunyai jumlah slack
yang paling kecil

Simple Example of Determining
the Critical Path
• Consider the following project network
diagram. Assume all times are in days.
2 3
4
5
A=2 B=5
C=2
D=7
1 6
F=2
E=1
start finish
a. How many paths are on this network diagram? 2
b. How long is each path? Jalur 1 = 10, jalur 2 = 16
c. Which is the critical path? 1-2-3-5-6
d. What is the shortest amount of time needed to
complete this project? 16

Figure 6-8. Menentukan Jalur
Kritis untuk Project X

Jalur Kritis (lanjutan)
• Jika satu atau lebih aktivitas dalam jalur kritis
memakan waktu lebih lama dari rencana,
keseluruhan jadwal proyek akan mundur jika
tidak dilakukan langkah perbaikan(koreksi)
• Notes:
– Jalur kritis bukanlah jalur dimana semua aktivitasnya
kritis, yang menjadi pertimbangan hanyalah lama
waktu.
– Jalur kritis bisa lebih dari satu jika panjang (lama) dari
dua atau lebih jalur sama
– Jalur kritis bisa berubah seiring dengan perkembangan
proyek

Menggunakan Jalur Kritis untuk
membuat kompromi Jadwal
• Mengetahui jalur kritis dapat membantu membuat
kompromi jadwal
• Free slack or free float adalah lama waktu suatu aktivitas
bisa ditunda tanpa menunda waktu dimulainya aktivitas
berikutnya
• Total slack or total float adalah lama waktu suatu
aktivitas bisa ditunda waktu mulainya tanpa menunda
tanggal penyelesaian proyek yang direncanakan
• A forward pass through the network diagram determines
the early start and finish dates
• A backward pass determines the late start and finish dates

Menghitung Early and Late Start
and Finish Dates

Project 2002 Schedule Table View
Showing Free and Total Slack

Techniques for Shortening a
Project Schedule
• Shorten durations of critical tasks by adding
more resources or changing their scope
• Crashing tasks by obtaining the greatest amount
of schedule compression for the least
incremental cost
• Fast tracking tasks by doing them in parallel or
overlapping them

Crashing and Fast Tracking
Overlapped
Tasks or fast
tracking
Shortened
duration thru
crashing
Original
schedule

Many Horror Stories Related to
Project Schedules
• Creating realistic schedules and sticking to them
is a key challenge of project management
• Crashing and fast tracking often cause more
problems, resulting in longer schedules
• Organizational issues often cause schedule
problems. See example of needing to take more
time to implement Customer Relationship
Management (CRM) software so users accept it

Importance of Updating Critical
Path Data
• It is important to update project schedule
information
• The critical path may change as you enter actual
start and finish dates
• If you know the project completion date will
slip, negotiate with the project sponsor

Critical Chain Scheduling
• Technique that addresses the challenge of meeting or
beating project finish dates and an application of the
Theory of Constraints (TOC)
• Developed by Eliyahu Goldratt in his books The Goal
and Critical Chain
• Critical chain scheduling is a method of scheduling that
takes limited resources into account when creating a
project schedule and includes buffers to protect the
project completion date
• Critical chain scheduling assumes resources do not
multitask because it often delays task completions and
increases total durations

Multitasking Example

Buffers and Critical Chain
• A buffer is additional time to complete a task
• Murphy’s Law states that if something can go wrong,
it will, and Parkinson’s Law states that work expands
to fill the time allowed. In traditional estimates, people
often add a buffer and use it if it’s needed or not
• Critical chain schedule removes buffers from
individual tasks and instead creates
– A project buffer, which is additional time added before the
project’s due date
– Feeding buffers, which are addition time added before tasks
on the critical path

Figure 6-11. Example of Critical
Chain Scheduling

Program Evaluation and Review
Technique (PERT)
• PERT adalah teknik analisis jaringan untuk
estimasi durasi proyek ketika ada tingkat
ketidakpastian yang tinggi mengenai estimasi
durasi masing-masing
• PERT menggunakan estimasi waktu
probabilistik : optimistic, most likely, and
pessimistic

PERT Formula and Example
• PERT weighted average formula:
optimistic time + 4X most likely time + pessimistic time
6
• Example:
PERT weighted average =
8 workdays + 4 X 10 workdays + 24 workdays = 12 days
6
where 8 = optimistic time, 10 = most likely time, and 24 =
pessimistic time

Pengawasan Perubahan Jadwal
Proyek
• Lakukan cek realisasi terhadap jadwal
• Siapkan kontinjensi (langkah antisipasi)
• Jangan merencanakan semua orang bisa kerja
100% kapasitas setiap waktu
• Lakukan meeting progres proyek dengan
stakeholder dan komunikasikan isu terkait
jadwal dengan jelas dan jujur

Isu Sumber Daya Manusia
• Kepemimpinan Yang Kuat lebih membantu
keberhasilan proyek dibanding PERT chart yang
bagus.
• Project managers should use
– empowerment
– incentives
– discipline
– negotiation

manajemen waktu proyek

manajemen waktu proyek

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados(20)

Destaque

Destaque(8)

Similar a manajemen waktu proyek

Similar a manajemen waktu proyek(20)

Último

Último(20)

manajemen waktu proyek