Costeo por Actividades (Activity Based Costing) para empresas de impresión.

Ricardo Yepes Gallego
Ricardo Yepes GallegoConsultor Especializado en Costos em Planea Consultoría Especializada
Sistema de Costeo por Actividades (ACTIVITY BASED COSTING)
                para empresas de impresión
PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA




          ¿Qué es el Activity Based Costing o Sistema ABC de Costos?



Es una eficaz herramienta que permite identificar y asignar los costos y gastos que intervienen en
la cadena de valor. La principal fortaleza de este sistema está en los criterios que implementa
para la distribución de los Costos Indirectos de Fabricación (CIF), conocidos también como la
Carga Fabril, entre los diferentes centros de costo que intervienen en la secuencia de producción.


De esta manera se le asigna un mayor costo a aquellas actividades que demandan más recursos
por parte de la empresa, eliminando las distorsiones propias de los sistemas tradicionales que
basan sus cálculos en promedios como medida de asignación de costos; el ABC Costing
permite, por tanto, resultados más exactos en el costeo de los productos y servicios.
PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA




          ¿Cómo se distribuyen los Costos Indirectos de Fabricación?



Las diferentes actividades que intervienen en el proceso se conectan con sus propios costos
indirectos y con los costos indirectos generales para toda la compañía mediante Cost
Drivers, también llamados Direccionadores, Medidas de Actividad o Factores de Participación o
de Distribución y que vienen a ser criterios o reglas de decisión objetivas, susceptibles de ser
debatidas y validadas en cada uno de los procesos en donde serán aplicados.


Estos factores de distribución se analizan con base en las características de cada imprenta
más, durante la implementación del sistema, la Consultoría PLANEA recomienda una serie de
criterios que ha venido consolidando como resultado de la experiencia adquirida entre las
empresas del sector, 26 compañías de diferente tamaño y tipo de mercado, y sobre los que ha
venido unificando conceptos en cuanto a su conveniencia y practicidad.
PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA




                        Justificación de un sistema de costos



La asignación de costos a los diferentes productos y servicios debería ser, sin lugar a dudas, el
tema más importante para una imprenta moderna. En el entorno económico y la competencia
feroz encontramos dos argumentos, entre los varios que existen, para que las Gerencias tomen
acciones que las dirijan a tener información confiable, oportuna y lo más exacta posible sobre el
costo de sus productos y servicios; no hay otro camino en el propósito de mantener un mercado
y eventualmente lograr un crecimiento. Sin embargo, la experiencia muestra que las empresas
prefieren asignar recursos en otro tipo de sistemas en lugar de hacerlo en una gestión en costos
y gastos; deberían hacer aquello pero sin dejar este tema en un segundo plano.
PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA




                 Principales objetivos del Costeo por Actividades



1.   Costear con más exactitud.
2.   Mejorar el cálculo y predicción sobre los márgenes de rentabilidad esperados.
3.   Detectar procesos ineficientes y/o mal costeados.
4.   Detectar oportunidades para reducir costos.
5.   Formular estrategias que permitan ampliar o mantener la participación en el mercado.
6.   Levantar información para el control de los procesos en planta.
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 Aspectos principales de la metodología de
Costeo por Actividades implementada por la
           Consultoría PLANEA
PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA




     Costos Indirectos de Fabricación, ¿cuáles se deben tener en cuenta?


1.   Administración de la Producción: es el staff de personal directivo y auxiliar que interviene en
     las actividades propias de la planeación, programación, ejecución y control de la Producción.
     Pueden formar parte de este grupo procesos tales como Mantenimiento, Almacén de
     Materia Prima y Despachos, entre otros, así como el personal de planta cuyas funciones
     están asignadas a varios procesos.
2.   Gastos de Administración: incluye el staff de personal administrativo y, en un sentido más
     amplio, los Gastos Operativos de Administración y los Gastos No Operacionales.
3.   Gastos de Ventas: incluye el staff de personal de ventas y, en un sentido más amplio, los
     Gastos Operativos de Ventas.
4.   Costos Indirectos de Producción: se trasladan al Costo de Producción de cada actividad.
5.   Insumos Indirectos de Producción: se asignan a este grupo todos aquellos elementos de
     consumo permanente en cada proceso tales como mantillas, limpiadores y trapos en
     impresión, afilado de cuchillas y listones en corte, etc. y se trasladan al Costo de Producción
     de cada actividad.
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Una vez distribuidos mediante los Cost Drivers, los indirectos se integran al costo de cada actividad así:
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                   ¿Cuáles elementos conforman el Costo de Producción?



1.   Mano de Obra Directa: corresponde a los salarios de operarios y auxiliares de cada proceso o actividad
     con todas las condiciones legales.
2.   Mano de Obra Indirecta: corresponde a los salarios de quienes forman parte de la Administración de la
     Producción más el personal auxiliar y de supervisión y control.
3.   Insumos Indirectos de Producción: de cada actividad.
4.   Depreciación, arrendamiento financiero o valor de reposición de la maquinaria y el equipo.
5.   Costos Indirectos de Producción: de cada actividad.
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Una vez distribuidos los indirectos mediante los Cost Drivers, así queda conformado el costo producción:
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                            Trazabilidad en un Sistema ABC de Costos



Varias características hacen del Costeo por Actividades una herramienta consistente para el análisis de costos.
De cada actividad o proceso así como de cada grupo de gastos y costos, bien sea directos o indirectos, el
sistema debe estar en condiciones de ofrecer al analista información precisa a interrogantes frecuentes como
los siguientes: ¿cuáles son los costos y gastos de un determinado centro de costo? ¿cómo está conformada su
planta de personal? ¿cuánto le cuesta cada proceso a la compañía al mes o al año? ¿cuánto cuesta la nómina
administrativa? ¿cuánto cuestan los gastos financieros?, etc.
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Ciertamente las empresas disponen de esta información pero usualmente de manera fragmentada y
consolidarla puede tomar tiempo además del riesgo de omitir alguna fuente de datos y se llegue a resultados
incorrectos. Un Sistema ABC de Costos es mucho más que un modelo de costos, es un modelo gerencial de
gestión que permite analizar información financiera y no financiera de los gastos y costos que son consumidos
por las actividades; ofrece una visión de los puntos críticos, de las oportunidades de mejora y permite que las
actividades puedan ser valoradas por separado o mostrar a la empresa como un conjunto.


Como en cualquier sistema de gestión, la TRAZABILIDAD surge como un requerimiento de alto valor dentro del
objetivo de documentar la correcta identificación y asignación de los costos y gastos. La metodología
implementada por la Consultoría PLANEA concede especial importancia a los soportes de la información
procesada de la manera como se ilustra con algunos ejemplos a continuación:
PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA




Gastos de Administración




   Gastos Operativos
PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA




                  Insumos Indirectos de Producción




Depreciación, Arrendamiento Financiero o Reposición de la Maquinaria
                            y el Equipo
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                                         ¿Qué viene después?

Esta información se consolida en una hoja de cálculo en Excel que ofrece información detallada de cada
actividad, como a manera de ejemplo se ilustró anteriormente para el proceso de impresión litográfica, de sus
costos y de los Cost Drivers empleados. El resultado de este sistema de costeo se conoce también como mapeo
de costos o Mapa de Costos, un modelo sencillo en su concepto para el usuario a cargo de los costos en la
empresa y de fácil actualización.

Los objetivos del Sistema ABC de Costos ya fueron mencionados previamente pero es a partir de este punto
que se recomienda a las Gerencias extender el alcance práctico de esta metodología con acciones como las
siguientes:

1.    Formular estrategias para aprovechar la capacidad instalada.
2.   Tomar decisiones sobre clientes y productos o servicios no rentables.
3.   Analizar el comportamiento del Punto de Equilibrio.
4.   Analizar el comportamiento de las ventas.
5.   Analizar el comportamiento de los costos y gastos durante un periodo amplio de tiempo, identificar si ha
     habido mejoría o deterioro y controlar aquellos a los que se les debe prestar una mayor atención.
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                                 ¿Por qué PLANEA CONSULTORÍA?


El Sistema ABC de Costos es tan solo uno de los servicios que conforman el portafolio de este modelo de
Consultoría que es el resultado de 21 años de experiencia profesional en costos, producción y gestión
comercial en empresas de impresión.

Desde el año 2,007 la Consultoría PLANEA ha implementado sus servicios en imprentas con diferentes sistemas
de impresión (Rotativa, Plana, Digital y Screen) y tipo de mercado (Publicomercial, Editorial y Cajas
Plegadizas), contando a la fecha con 41 clientes.

Para el caso de imprentas ubicadas fuera de la ciudad de Bogotá D.C. o en el exterior, se ha diseñado una
metodología de trabajo que permite implementar este sistema de costeo, con toda efectividad, por vía remota.

La experiencia de este programa de Consultoría está dirigida a ofrecerle a las empresas soluciones prácticas y
eficaces que las ayuden en el manejo de temas centrales, con la objetividad que solo un Consultor externo
puede ofrecer y con una visión principal: que su imprenta cotice con eficacia.
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 Nuestros Clientes
Amado González & Cía.. Ltda.
    Arte Litográfico Ltda.
   Beta Impresores Ltda.
       Cartongraf Ltda.
      Centro Don Bosco
  Chalver S.A. Zona Franca
   Contacto Gráfico Ltda.
    Corcas Editores Ltda.
   Dígitos & Diseños Ltda.
  Ediciones Versalles Ltda.
 Editora Surcolombiana S.A.
    Editorial Edeco Ltda.
   Editorial Kimpres Ltda.
  Editorial Servioffset Ltda.
  Enlace Publicitario Ltda.
          Escala S.A.
 Excelsior Impresores Ltda.
   Gráficas Colorama S.A.
    Gráficas Gilpor Ltda.
     Gráficas Jaiber Ltda.
   Gráficas Mundial Ltda.
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   Nuestros Clientes
    Grafiprint Impresores Ltda.
     Grafivisión Editores Ltda.
        Imageprinting Ltda.
   Impresores Paper Print Ltda.
       Impresos El Éxito S.A.
              Legis S.A.
Líder Productos Publicitarios Ltda.
      Linotipia Martínez Ltda.
         Litoservicios Ltda.
     Mecars Impresores Ltda.
        Montes S.A. Editores
        Multi-impresos Ltda.
     Ofimax de Venezuela S.A.
            Ofiprint Ltda.
      Printer Colombiana S.A.
      Pro-Offset Editorial S.A.
    Ramos López Editorial Ltda.
        TC Impresores Ltda.
    Todo Impresos (Venezuela)
           To Print S. A. S.
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                 Información y Contacto


                    Ubicación: Bogotá D.C., Colombia
                    Consultor: Ricardo Yepes Gallego
                       Teléfono Fijo: +57 1 6924011
                   Teléfono Celular: +57 312 5448602
                        Skype: ricardoyepesgallego
             Correo Electrónico: soporteplanea@gmail.com
Linkedin: http://co.linkedin.com/pub/ricardo-yepes-gallego/1a/8a4/b5b
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Costeo por Actividades (Activity Based Costing) para empresas de impresión.

  • 1. Sistema de Costeo por Actividades (ACTIVITY BASED COSTING) para empresas de impresión
  • 2. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA ¿Qué es el Activity Based Costing o Sistema ABC de Costos? Es una eficaz herramienta que permite identificar y asignar los costos y gastos que intervienen en la cadena de valor. La principal fortaleza de este sistema está en los criterios que implementa para la distribución de los Costos Indirectos de Fabricación (CIF), conocidos también como la Carga Fabril, entre los diferentes centros de costo que intervienen en la secuencia de producción. De esta manera se le asigna un mayor costo a aquellas actividades que demandan más recursos por parte de la empresa, eliminando las distorsiones propias de los sistemas tradicionales que basan sus cálculos en promedios como medida de asignación de costos; el ABC Costing permite, por tanto, resultados más exactos en el costeo de los productos y servicios.
  • 3. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA ¿Cómo se distribuyen los Costos Indirectos de Fabricación? Las diferentes actividades que intervienen en el proceso se conectan con sus propios costos indirectos y con los costos indirectos generales para toda la compañía mediante Cost Drivers, también llamados Direccionadores, Medidas de Actividad o Factores de Participación o de Distribución y que vienen a ser criterios o reglas de decisión objetivas, susceptibles de ser debatidas y validadas en cada uno de los procesos en donde serán aplicados. Estos factores de distribución se analizan con base en las características de cada imprenta más, durante la implementación del sistema, la Consultoría PLANEA recomienda una serie de criterios que ha venido consolidando como resultado de la experiencia adquirida entre las empresas del sector, 26 compañías de diferente tamaño y tipo de mercado, y sobre los que ha venido unificando conceptos en cuanto a su conveniencia y practicidad.
  • 4. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA Justificación de un sistema de costos La asignación de costos a los diferentes productos y servicios debería ser, sin lugar a dudas, el tema más importante para una imprenta moderna. En el entorno económico y la competencia feroz encontramos dos argumentos, entre los varios que existen, para que las Gerencias tomen acciones que las dirijan a tener información confiable, oportuna y lo más exacta posible sobre el costo de sus productos y servicios; no hay otro camino en el propósito de mantener un mercado y eventualmente lograr un crecimiento. Sin embargo, la experiencia muestra que las empresas prefieren asignar recursos en otro tipo de sistemas en lugar de hacerlo en una gestión en costos y gastos; deberían hacer aquello pero sin dejar este tema en un segundo plano.
  • 5. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA Principales objetivos del Costeo por Actividades 1. Costear con más exactitud. 2. Mejorar el cálculo y predicción sobre los márgenes de rentabilidad esperados. 3. Detectar procesos ineficientes y/o mal costeados. 4. Detectar oportunidades para reducir costos. 5. Formular estrategias que permitan ampliar o mantener la participación en el mercado. 6. Levantar información para el control de los procesos en planta.
  • 6. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA Aspectos principales de la metodología de Costeo por Actividades implementada por la Consultoría PLANEA
  • 7. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA Costos Indirectos de Fabricación, ¿cuáles se deben tener en cuenta? 1. Administración de la Producción: es el staff de personal directivo y auxiliar que interviene en las actividades propias de la planeación, programación, ejecución y control de la Producción. Pueden formar parte de este grupo procesos tales como Mantenimiento, Almacén de Materia Prima y Despachos, entre otros, así como el personal de planta cuyas funciones están asignadas a varios procesos. 2. Gastos de Administración: incluye el staff de personal administrativo y, en un sentido más amplio, los Gastos Operativos de Administración y los Gastos No Operacionales. 3. Gastos de Ventas: incluye el staff de personal de ventas y, en un sentido más amplio, los Gastos Operativos de Ventas. 4. Costos Indirectos de Producción: se trasladan al Costo de Producción de cada actividad. 5. Insumos Indirectos de Producción: se asignan a este grupo todos aquellos elementos de consumo permanente en cada proceso tales como mantillas, limpiadores y trapos en impresión, afilado de cuchillas y listones en corte, etc. y se trasladan al Costo de Producción de cada actividad.
  • 8. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA Una vez distribuidos mediante los Cost Drivers, los indirectos se integran al costo de cada actividad así:
  • 9. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA ¿Cuáles elementos conforman el Costo de Producción? 1. Mano de Obra Directa: corresponde a los salarios de operarios y auxiliares de cada proceso o actividad con todas las condiciones legales. 2. Mano de Obra Indirecta: corresponde a los salarios de quienes forman parte de la Administración de la Producción más el personal auxiliar y de supervisión y control. 3. Insumos Indirectos de Producción: de cada actividad. 4. Depreciación, arrendamiento financiero o valor de reposición de la maquinaria y el equipo. 5. Costos Indirectos de Producción: de cada actividad.
  • 10. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA Una vez distribuidos los indirectos mediante los Cost Drivers, así queda conformado el costo producción:
  • 11. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA Trazabilidad en un Sistema ABC de Costos Varias características hacen del Costeo por Actividades una herramienta consistente para el análisis de costos. De cada actividad o proceso así como de cada grupo de gastos y costos, bien sea directos o indirectos, el sistema debe estar en condiciones de ofrecer al analista información precisa a interrogantes frecuentes como los siguientes: ¿cuáles son los costos y gastos de un determinado centro de costo? ¿cómo está conformada su planta de personal? ¿cuánto le cuesta cada proceso a la compañía al mes o al año? ¿cuánto cuesta la nómina administrativa? ¿cuánto cuestan los gastos financieros?, etc.
  • 12. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA Ciertamente las empresas disponen de esta información pero usualmente de manera fragmentada y consolidarla puede tomar tiempo además del riesgo de omitir alguna fuente de datos y se llegue a resultados incorrectos. Un Sistema ABC de Costos es mucho más que un modelo de costos, es un modelo gerencial de gestión que permite analizar información financiera y no financiera de los gastos y costos que son consumidos por las actividades; ofrece una visión de los puntos críticos, de las oportunidades de mejora y permite que las actividades puedan ser valoradas por separado o mostrar a la empresa como un conjunto. Como en cualquier sistema de gestión, la TRAZABILIDAD surge como un requerimiento de alto valor dentro del objetivo de documentar la correcta identificación y asignación de los costos y gastos. La metodología implementada por la Consultoría PLANEA concede especial importancia a los soportes de la información procesada de la manera como se ilustra con algunos ejemplos a continuación:
  • 13. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA Gastos de Administración Gastos Operativos
  • 14. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA Insumos Indirectos de Producción Depreciación, Arrendamiento Financiero o Reposición de la Maquinaria y el Equipo
  • 15. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA ¿Qué viene después? Esta información se consolida en una hoja de cálculo en Excel que ofrece información detallada de cada actividad, como a manera de ejemplo se ilustró anteriormente para el proceso de impresión litográfica, de sus costos y de los Cost Drivers empleados. El resultado de este sistema de costeo se conoce también como mapeo de costos o Mapa de Costos, un modelo sencillo en su concepto para el usuario a cargo de los costos en la empresa y de fácil actualización. Los objetivos del Sistema ABC de Costos ya fueron mencionados previamente pero es a partir de este punto que se recomienda a las Gerencias extender el alcance práctico de esta metodología con acciones como las siguientes: 1. Formular estrategias para aprovechar la capacidad instalada. 2. Tomar decisiones sobre clientes y productos o servicios no rentables. 3. Analizar el comportamiento del Punto de Equilibrio. 4. Analizar el comportamiento de las ventas. 5. Analizar el comportamiento de los costos y gastos durante un periodo amplio de tiempo, identificar si ha habido mejoría o deterioro y controlar aquellos a los que se les debe prestar una mayor atención.
  • 16. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA ¿Por qué PLANEA CONSULTORÍA? El Sistema ABC de Costos es tan solo uno de los servicios que conforman el portafolio de este modelo de Consultoría que es el resultado de 21 años de experiencia profesional en costos, producción y gestión comercial en empresas de impresión. Desde el año 2,007 la Consultoría PLANEA ha implementado sus servicios en imprentas con diferentes sistemas de impresión (Rotativa, Plana, Digital y Screen) y tipo de mercado (Publicomercial, Editorial y Cajas Plegadizas), contando a la fecha con 41 clientes. Para el caso de imprentas ubicadas fuera de la ciudad de Bogotá D.C. o en el exterior, se ha diseñado una metodología de trabajo que permite implementar este sistema de costeo, con toda efectividad, por vía remota. La experiencia de este programa de Consultoría está dirigida a ofrecerle a las empresas soluciones prácticas y eficaces que las ayuden en el manejo de temas centrales, con la objetividad que solo un Consultor externo puede ofrecer y con una visión principal: que su imprenta cotice con eficacia.
  • 17. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA Nuestros Clientes Amado González & Cía.. Ltda. Arte Litográfico Ltda. Beta Impresores Ltda. Cartongraf Ltda. Centro Don Bosco Chalver S.A. Zona Franca Contacto Gráfico Ltda. Corcas Editores Ltda. Dígitos & Diseños Ltda. Ediciones Versalles Ltda. Editora Surcolombiana S.A. Editorial Edeco Ltda. Editorial Kimpres Ltda. Editorial Servioffset Ltda. Enlace Publicitario Ltda. Escala S.A. Excelsior Impresores Ltda. Gráficas Colorama S.A. Gráficas Gilpor Ltda. Gráficas Jaiber Ltda. Gráficas Mundial Ltda.
  • 18. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA Nuestros Clientes Grafiprint Impresores Ltda. Grafivisión Editores Ltda. Imageprinting Ltda. Impresores Paper Print Ltda. Impresos El Éxito S.A. Legis S.A. Líder Productos Publicitarios Ltda. Linotipia Martínez Ltda. Litoservicios Ltda. Mecars Impresores Ltda. Montes S.A. Editores Multi-impresos Ltda. Ofimax de Venezuela S.A. Ofiprint Ltda. Printer Colombiana S.A. Pro-Offset Editorial S.A. Ramos López Editorial Ltda. TC Impresores Ltda. Todo Impresos (Venezuela) To Print S. A. S.
  • 19. PARA QUE SU IMPRENTA COTICE CON EFICACIA Información y Contacto Ubicación: Bogotá D.C., Colombia Consultor: Ricardo Yepes Gallego Teléfono Fijo: +57 1 6924011 Teléfono Celular: +57 312 5448602 Skype: ricardoyepesgallego Correo Electrónico: soporteplanea@gmail.com Linkedin: http://co.linkedin.com/pub/ricardo-yepes-gallego/1a/8a4/b5b