La gestione dell’«incarico professionale» fa parte delle attività inerenti l’Organizzazione degli studi professionali. Presentazione di una soluzione informatizzata per superare un limite operativo che troppo spesso non porta alla stesura di documenti di estrema rilevanza.

1. L’Incarico Professionale
Creazzo, 25 Marzo 2014
Buon pomeriggio da Andrea Dal Ponte

2. L’incarico Professionale
La gestione dell’«incarico professionale» fa parte
delle attività inerenti l’Organizzazione degli studi
professionali.
In materia di organizzazione degli studi professionali,
e quindi anche di incarico, TUTTO è stato detto,
POCO è stato fatto.
L’incontro di oggi vuole essere l’occasione
per superare un limite operativo che troppo
spesso vanifica il ritorno di altre attività.

3. L’incarico Professionale
L’«incarico professionale» non è prevalentemente uno
strumento giuridico «necessario» ma piuttosto:
• un veicolo di attenzione, trasparenza, interazione con il
cliente
• occasione di approfondimento del rapporto con il cliente
• occasione di formalizzazione del cambiamento nei
contenuti del rapporto (profilo tecnologico ed economico)
• occasione irripetibile per far aumentare la percezione del
servizio al cliente
• occasione irripetibile per avere una visione aggiornata e
unitaria dei servizi dello studio

4. Il primo passo
La stesura del preventivo e/o contratto professionale
è il primo passo che occorre fare per ottenere il
massimo del risultato: un processo di erogazione del
servizio efficiente, di elevata qualità e duraturo nel
tempo (lean office).

5. Il primo passo
Raccogliere gli INPUT informativi per la fase commerciale
I 9 passi per un
corretto approccio
al Lean Office

6. Il primo passo
Raccogliere gli INPUT informativi per la fase commerciale
La differenza tra un prodotto e un servizio ?
Nei servizi il cliente è parte integrante del
processo produttivo (fattore ad alta variabilità).
Quindi è indispensabile raccogliere gli input
informativi adeguati (provenienza del cliente, specifiche,
informazioni che devono essere elaborate, ecc.).
Esempio: settore dei servizi contabili e fiscali, potrebbe essere
necessario gestire i centri di costo oppure fare una particolare
distinzione tra i ricavi.

7. Il primo passo
Raccogliere gli INPUT informativi per la fase commerciale
Capire le caratteristiche e le esigenze del Cliente
Comprendere bene cosa andrà fatto e come il cliente
dovrà partecipare al processo può portare non solo a
migliorare il servizio erogato, ma anche a ridurre i
costi interni, permettendo quindi al fornitore di
servizi di proporre un pricing più competitivo.

8. Il primo passo
Raccogliere gli INPUT informativi per la fase commerciale
Utilizzare uno schema di raccolta predefinito
E’ opportuno limitare al massimo la variabilità nella
raccolta delle informazioni da cliente: idealmente, si
pensi ad una check-list che tenga conto delle
esigenze nell’erogazione del servizio.
Ad esempio, per la tenuta di una contabilità interna si dovrà
chiarire bene con il cliente sin dall’inizio come vengono gestite
le fatture clienti (a mano, excel, software, possibilità di import),
se esiste una prima nota cassa, ecc.

9. Il primo passo
Raccogliere gli INPUT informativi: 2 consigli
Ascoltare e raccogliere le esigenze
In questa fase evitare di dare già troppi suggerimenti
o comunque non contrastare i contenuti delle
richieste fatte dal potenziale cliente.
Valutare le competenze dell’interlocutore
La persona designata dal Cliente a intrattenere i
rapporti con lo Studio deve avere la giusta attitudine,
un minimo di formazione amministrativa e autonomia
operativa in termini di comunicazioni digitali.

10. La stesura dei preventivi
La Doppia Proposta Positiva (*) – 1 caso: A o B
Preventivo A (segue le richieste del Cliente)
Il preventivo prevede le competenze determinate
esattamente sulla base delle richieste del Cliente.
Preventivo B (segue l’interpretazione/valutazione
del professionista degli input informativi)
Il preventivo prevede le competenze determinate
sulla base dell’analisi fatta dal professionista.
(*) Strategia di comunicazione persuasiva secondo la quale la mente
umana, sottoposta ad una scelta tra due opzioni, tende a scegliere tra
queste invece di pensare ad alternative diverse.

11. La stesura dei preventivi
La Doppia Proposta Positiva – 2 caso: A + A1
Preventivo A (segue le richieste del Cliente)
Il preventivo prevede le competenze determinate
esattamente sulla base delle richieste del Cliente.
Appendice A1
Elenco degli optional che il Professionista prevede
che possano rendersi opportuni o addirittura
necessari.

12. La stesura dei preventivi
La Doppia Proposta Positiva – 3 caso: A + A x n
Preventivo A (segue le richieste del Cliente)
Il preventivo prevede le competenze determinate
esattamente sulla base delle richieste del Cliente.
Estensione A x n
Proposta di accordo di durata pluriennale con
progressione dei compensi fino ad arrivare al livello
finale di A.

13. La consegna dei preventivi
Tempi di redazione del preventivo
Per cogliere l'attimo di entusiasmo e decisione del cliente, il
preventivo andrebbe consegnato entro 48 ore dalla raccolta degli
INPUT informativi.
Consegna personale con spiegazione diretta da parte del
professionista
Consente di cogliere le reazioni del cliente e di valutare qualche
modifica o ulteriore negoziazione.
Consegna via mail
Da evitare o comunque prima ottenere appuntamento telefonico per
poter illustrare il documento inviato.

14. Il riscontro da parte del cliente
Se il cliente non fornisce nessun riscontro ?
Contattarlo telefonicamente tramite una collaboratrice di studio
che, dovendo archiviare la pratica, «chiede in modo
disinteressato» cosa deve scrivere come esito nel fascicolo.
(in realtà deve essere pronta con altre domande per cogliere il
reale motivo e quindi trarre indicazioni per evitare in futuro il
ripetersi di eventuali anomalie)

15. Calcoli e testi
Fino ad ora gli strumenti disponibili sono stati:
Network
professionale
Gestione preventivi e contratti professionali
Presentazione:
Il software
fogli di calcolo per
determinare gli importi
delle competenze sulla
base di parametri
modelli di testi contenenti
gli elementi giuridici
necessari con varie
formule alternative
Mediante l’utilizzo delle funzioni
database e testo di Excel +
programmazione VBA ora è tutto
in un unico strumento

16. Problema / oggetto
Predisposizione di preventivo e
successivo contratto di incarico
professionale per attività di consulenza
(con relativi allegati e fascicolo)
Network
professionale
Gestione preventivi e contratti professionali
Presentazione:
Il software

17. Destinatari del prodotto
Studi di commercialisti
Consulenti del Lavoro
Centri di elaborazione dati
(individuali, associati, società di servizi)
Gestione preventivi e contratti professionali
Presentazione:
Il software

18. Normativa di riferimento
Obbligo di rilascio al Cliente di un preventivo di massima
(art. 9 c.4 DL 24.01.2012 conv. Legge 24.03.2012 n.27)
Parametri per la liquidazione dei compensi per le
professioni regolamentate
(art. 1 c. 6 DM 20.07.2012 n.140)
(Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili artt. da 15 a 29)
…l’assenza del preventivo … costituisce elemento di valutazione negativa …
Gestione preventivi e contratti professionali
Presentazione:
Il software

19. Soluzione adottata
Strumento con il quale predisporre documenti
contenenti le descrizioni dei servizi offerti, le
clausole del rapporto
e relative condizioni economiche.
Il tutto mediante automatismi di calcolo e tabelle
descrittive di supporto.
(è richiesto Microsoft Excel 2010 o sup.)
Gestione preventivi e contratti professionali
Presentazione:
Il software

20. Clausole e allegati
Le clausole inserite tengono conto di:
1) indicazioni fornite dal CNDCEC (2012)
2) doc. 25 del 11/2013 IRDCEC
3) mandato commissione ODCEC Vicenza 02/2009
I testi possono essere personalizzati dall’utente.
Sono previsti degli allegati per specificare:
1) il dettaglio delle prestazioni incluse / escluse
2) il dettaglio degli obblighi del Cliente
Gestione preventivi e contratti professionali
Presentazione:
Il software

21. Calcolo dei compensi
Il calcolo dei compensi può avvenire:
1) mediante indicazione di valori liberi a forfait
2) in base ai parametri del DM 140/2012
3) in base agli Onorari consigliati per il 2013
dall’Associazione Nazionale Commercialisti
(è possibile l’indicazione di maggiorazioni e riduzioni per un periodo di tempo)
(è possibile l’indicazione del servizio senza totalizzazione nel documento)
Gestione preventivi e contratti professionali
Presentazione:
Il software

22. Tabelle
1. Archivio Clienti
2. Archivio Studi (posizioni IVA di professionisti, ced, ecc.)
3. Archivio testi clausole contrattuali
4. Calcolo compensi in base a «Tabella C» DM 140/2012 (consulenza, contabilità,
dichiarazioni, operazioni straordinarie, ecc.)
5. Calcolo compensi ANC 2013 (come sopra + assistenza paghe)
6. 3 Allegati (non obbligatori): 1) Prestazioni comprese 2) prestazioni escluse 3)
dettaglio obblighi del Cliente
7. Testi del DM 140/2012 e onorari consigliati ANC 2013
8. Compensi Sindaco di società DM 140/2012
Gestione preventivi e contratti professionali
Funzionalità:
Il software

23. Parametri
La compilazione prevede l’impostazione di quanto segue:
1. Tipo e numero di documento (preventivo, contratto o entrambi)
2. Filtro gruppo di servizi (per eventuale selezione attività da inserire)
3. Selezione della tariffa da calcolare (eventuale)
4. Scelta di Esposizione compenso per singola prestazione o solo totale
5. Selezione del Cliente
6. Selezione dello Studio (intestatario del contratto)
7. Intestazione del contratto (contratto, mandato, ecc.)
8. Indicazione di eventuali importi relativi a spese ed anticipazioni
Gestione preventivi e contratti professionali
Funzionalità:
Il software

24. Convenzioni di utilizzo
La compilazione prevede:
1. Link di accesso alle tabelle per la personalizzazione delle clausole
2. Caselle di spunta per definire se:
a. inserire ciascun clausola o prestazione nei documenti;
b. se applicare lo sconto a ciascuna prestazione;
c. se totalizzare il valore nel totale.
3. Inserimento dati mediante Caselle a discesa (sfondo giallo chiaro)
4. Inserimento dati mediante Celle di inserimento (sfondo giallo intenso)
Gestione preventivi e contratti professionali
Funzionalità:
Il software

25. Stampe pdf
1. Preventivo o Contratto
2. Allegati consulenza:
1. servizi compresi
2. servizi esclusi
3. obblighi cliente
3. Allegati paghe:
1. servizi compresi
2. servizi esclusi
3. obblighi cliente
4. Fascicolo della pratica
(formato A3)
Gestione preventivi e contratti professionali
Funzionalità:
I file pdf vengono collocati nella stessa
posizione di dove si trova il file di Excel e
vengono nominati utilizzando:
• descrizione del documento
• numero del documento
• data di creazione
Il software

26. Esempio di applicazione
Gestione preventivi e contratti professionali
… prima di credere ciecamente in un software
credete e puntate sulle vostre risorse umane e
quando saranno pronte utilizzate il software come
strumento e non come risorsa.
Per eventuali chiarimenti scrivete a:
andrea.dalponte@retestudi.com
Il software