Dokumen tersebut merupakan ringkasan mengenai rapat bisnis yang mencakup pengertian, tujuan, jenis, dan prinsip-prinsip penyelenggaraan rapat bisnis. Dokumen tersebut juga memaparkan kelompok yang akan mengadakan rapat bisnis yang terdiri dari 7 anggota untuk mata kuliah Komunikasi Bisnis.

1. RAPAT
BISNIS
Kelompok : 4
Anggota Kelompok :
- Adam Ismail (10216083)
- Dilah Susanti (12216016)
- Lulu Alfiyah (14216113)
- Muhammad Zaqi (15216152)
- Rensy Nilasari (16216200)
- Reren Anggun Wulandari (16216203)
- Tajdidatul Khiyaroh (17216283)
Kelas : 4EA21
Mata Kuliah : Komunikasi Bisnis

2. `
RAPAT dan
RAPAT BISNIS
Rapat (conference atau meeting) merupakan bentuk
komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk
membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu,
dimana melalui rapat berbagai masalah dapat dipecahkan
dan kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.
Rapat bisnis (business meeting) merupakan bentuk
pertemuan dua orang atau lebih di suatu tempat, baik di
dalam maupun di luar kantor untuk membahas hal-hal
yang berkaitan dengan kegiatan bisnis.
PENGERTIAN

3.  Dalam dunia bisnis, rapat bisnis dapat diselenggarakan di dalam atau di luar
kantor perusahaan.
 Rapat di dalam perusahaan membahas hal-hal yang bersifat rutin, misalnya
membahas perkembangan penjualan harian atau mingguan dan menyiapkan
pendistribusian barang ke suatu daerah.
 Rapat di luar perusahaan biasanya diselenggarakan oleh pimpinan perusahaan
membahas hal-hal yang bersifat khusus dan strategis serta jumlah pesertanya
cukup banyak, misalnya perusahaan sedang ekspor, merencanakan visi misi
perusahaan baru, dan melakukan perluasan daerah pemasaran ke daerah lain
 Dengan kata lain, pemilihan tempat penyelenggaraan sebuah pertemuan dapat
dilakukan berdasarkan tingkat kepentingannya, jumlah peserta, dan
ketersediaan faktor finansial (dana) pendukungnya.
LANJUTAN

4.  Orientasi dan tujuannya adalah bisnis yaitu
dengan memperoleh keuntungan (laba).
 Bersifat resmi atau formal.
 Cenderung protokoler seremonial.
Rapat
Bisnis
• Orientasi dan tujuannya adalah bukan bisnis yaitu
untuk tujuan sosial kemasyarakatan, peningkatan
layanan kesehatan, pendidikan.
• Rapat non bisnis sifatnya adalah formal (formal
meeting) dan tidak formal (informal meeting).
• Bersifat informal, santai, luwes, dan mengalir saja.
• Cenderung tidak protokoler seremonial.
Rapat
Non
Bisnis
PERBEDAAN

5. Berbagi informasi
Rapat bisnis bisa hanya untuk menginformasikan
berbagai informasi penting yang harus diketahui
oleh peserta rapat, diikuti sesi Tanya jawab.
Penjajakan ide/gagasan
Tujuan penjajakan ide/gagasan biasanya berjalan
dengan memperkenalkan ide-ide baru yang akan
dikerjakan oleh perusahaan yang akan datang.
Evaluasi ide/gagasan
Karyawan diperbolehkan mengeluarkan pendapat
ide baru yang akan dikerjakan untuk kemajuan
perusahaan pada waktu akan mendatang.
TUJUAN RAPAT
Menurut Locker dalam bukunya Business Communication: Building Critical Skills menyatakan bahwa sebuah rapat pada
umumnya mempunyai enam tujuan, yaitu:
Pengambilan keputusan
Kepala atasan yang menjalankan rapat untuk
membahas ide baru apakah ide dapat dijalankan
dengan baik atau merugikan perusahaan.
Membuat dokumen
Karyawan harus membuat dokumen yang dibahas
didalam rapat bisnis untuk mempelancar
kemajuan perusahaan berjalan lancar.
Memotivasi peserta
Bos perusahaan mengumpulkan karyawan untuk
memberikan motivasi agar mereka lebih
meningkatkan kinerja untuk kemajuan perusahaan.

6.  Penyelenggaraan rapat harus didasarkan pada perlu atau tidak persoalan untuk dirapatkan.
 Fungsi rapat adalah mengikuti informasi yang berkembang dengan cepat. Manajer
menerima informasi melalui sistem komunikasi yang sangat cepat dari berbagai perusahaan
dan individu dari berbagai penjuru. Pengambilan keputusan yang didasarkan pada
informasi berpengaruh pada setiap aspek perusahaan: penjualan, pemasaran, manufaktur,
keuangan dan perencanaan.
 Informasi yang diperoleh disampaikan kepada staf dan manajer sebagai dasar pengambilan
keputusan, pengembangan produk, pengembangan perusahaan, perubahan atau
penyempurnaan kebijakan. Antisipasi arus masuk informasi yang cepat menuntut
diselenggarakannya rapat yang efektif.
FUNGSI RAPAT

7. WHY
Mengapa rapat
perlu
diselenggarakan.
Hal ini untuk
menentukan
pentingnya rapat.
PRINSIP – PRINSIP RAPAT
WHAT
Apa masalah yang
dibicarakan dalam
rapat. Hal ini
penting untuk
menyediakan
agenda rapat.
WHO
Siapa yang akan
diundang dalam rapat.
Peserta yang
diundang sesuai
dengan masalah yang
akan dibicarakan.
WHEN
Kapan rapat
diselenggarakan.
Hari dan waktu
yang dianggap
paling sesuai untuk
calon peserta rapat.
HOW
Bagaimana rapat akan
diselenggarakan.
Apakah berkala/satu
kali, tertutup/terbuka,
bahan rapat dibagi
terlebih dahulu/tidak

8. SIAPA YANG HARUS HADIR DALAM RAPAT?
 Suatu pendapat mengatakan bahwa rapat yang ideal sebaiknya diikuti tujuh orang
peserta.
 Semakin banyak peserta dalam suatu rapat, akan semakin banyak pula komentar
dan pendapat yang disampaikan sehingga rapat tidak efisien.
 Untuk memudahkan mengundang orang dalam rapat, maka ingatlah aturan ini, 8-
18-1800:
1. 8 orang peserta. Jika harus memecahkan sebuah masalah undanglah tak lebih
dari 8 orang untuk rapat. Lebih dari 8 orang dalam suatu ruangan selalu
menyebabkan lebih banyak masalah daripada yang diselesaikan.
2. 18 orang peserta. Jika ingin melakukan sesi sumbang saran (brain storming)
maka bisa mengundang hingga 18 orang untuk rapat. Hanya saja, jangan
mencari konsensus dari jumlah peserta yang sedemikian besar.
3. Jika ingin menyebarluaskan informasi, kirimkanlah sebuah memo. Maka jika
ingin mengobarkan antusiasme tim dengan memperkenalkan sebuah produk
baru, maka semakin ramai jumlah peserta rapat, suasana semakin baik.
Undanglah 1800 orang atau lebih untuk rapat.

9. Dipimpin oleh
seorang pimpinan
yang baik
Selalu mendapat
bimbingan dan
pengawasan
Suasana rapat
terbuka
Hindari
perdebatan
Tiap peserta rapat
berpartisipasi aktif
dan hindari
terjadinya monopoli
pembicaraan
Pertanyaan
singkat dan jelas
RAPAT YANG BAIK

10. Acara rapat
Acara rapat harus disusun secara sitematisberurutan
secara logis.
Media rapat
Tempat dan sarana untuk rapat harus memadai.
Disiplin waktu
Membiasakan pelaksanaan rapat sesuai dengan waktu
yang telah ditentukan.
SYARAT SUKSES SUATU RAPAT
Adanya notulen
Seseorang yang bertugas untuk mencatatnya dalam
jalannya rapat secara singkat.
Terdapat keputusan dana kesimpulan rapat
Rapat dikatakan berhasil bila terjadi keputusan dan
kesimpulan rapat dan disetujui seluruh peserta rapat.
Dipimpin oleh seorang pimpinan yang baik
Seseorang yang aktif, berwawasan luas, cakap, dapat
memberikan bimbingan dan pengarahan pada saat rapat.
Suasana rapat yang terbuka
Setiap anggota rapat harus berbicara secara terbuka, agar
tidak terjadi prasangka yang buruk kepada anggota lain.
Berpartisipasi dan aktif
Seluruh anggota rapat berpartisipasi dan aktif pada rapat
berlangsung serta tidak terjadi monopoli pembicaraan.
Selalu mendapatkan bimbingan dan pengawasan
Pemimpin harus dapat membimbing dan mengawasi
jalannya rapat, pengawasan terhadap peserta rapat.
Tidak terjadi perdebatan
Rapat tidak akan efektif apabila dalam rapat terjadi
perdebatan.

11. Untuk mencapai
kesamaan pemikiran,
program, atau
keputusan.
Untuk mencapai
keputusan
bersama.
Untuk menganalisis
atau memecahkan
permasalahan.
Untuk menerima
laporan dari
peserta rapat.
Untuk memastikan
audiens sependapat
tentang informasi
yang mereka peroleh.
Untuk
menyatukan
pandangan yang
berbeda.
Untuk
menyampaikan
informasi penting
kepada audiensi.
Untuk mencapai
tujuan pelatihan.
ALASAN PENYELENGGARAAN RAPAT

12. Adalah rapat yang digunakan untuk membantu peserta rapat dalam mengatasi suatu masalah yang terjadi di
suatu perusahaan. Dan untuk mendengarkan ide, gagasan atau pandangan dari para peserta rapat.
Adalah pertemuan sekolompok orang yang memiliki latar belakang profesi atau pekerjaan yang
berbeda-beda untuk memutuskan suatu masalah tertentu berdasarkan keputusan terbanyak (voting).
Adalah pertemuan yang terdiri dari sekelompok orang dengan latar belakang minat berbeda-beda untuk
memutuskan masalah dengan cara mencari konsesus bersama diantara mereka. Proses pengambilan
keputusan dilakukan dengan cara konsensus dan menghindari pengambilan keputusan melalui voting.
Pada dasarnya, proses negosiasi terdapat sekelompok orang yang memiliki kepetingan, maksud dan
tujuan yang berbeda-beda. Melalui proses negosiasi diantara mereka diharapkan dapat diperoleh
kesepakatan dengan cara-cara yang paling menguntungkan semua pihak.
Rapat Pengarahan
(Briefing)
Rapat Konsultasi
(Advisory Meeting)
Rapat Komite
(Committee Meeting)
Rapat Dewan
(Council Meeting)
Negosiasi
(Negotiaton)
JENIS RAPAT
Menurut Oliver Serrat dalam Conducing Effective Meetings, rapat dikelompokkan dalam lima jenis, yaitu:
Adalah pemimpin rapat hanya menyampaikan informasi atau memberikan arahan, perintah kepada
karyawan. Untuk menyelesaikan tugas. Untuk mengingatkan kembali karyawan tentang peran, tugas,
dan tanggung jawab dalam menjaga dan mengembangkan perusahaan ke depan.

13. CIRCLE
DIAGRA
M
LOREM IPSUM
LOREM IPSUM
38%
71%
44%
Rapat Informasional (Informational Meeting)
Adalah pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat yang
dimaksudkan untuk menyampaikan informasi kepada peserta rapat bisnis.
Rapat Partisipatif (Participatory Meeting)
Adalah pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat untuk
menigkatkan tingkat partisipasi dalam rapat bisnis.
Rapat Motivasi (Motivational Meeting)
Adalah pertemuan antara dua orang atau lebih di suatu tempat
untuk memotivasi para peserta rapat dalam melakukan sesuatu.
Menurut Streibel dalam The Manager’s Guide to Effective Meeting, rapat
dikelompokkan ke dalam tiga jenis, yaitu:
JENIS
RAPAT

14. Rapat pemecahan masalah adalah
rapat yang diselenggarakan untuk
menemukan pemecahan tentang
suatu masalah yang sedang
terjadi atau dihadapi.
Rapat penjelasan adalah rapat
yang diselenggarakan untuk
tujuan menyampaikan
penjelasan kepada para peserta
rapat dari pimpinan.
Rapat perundingan adalah
rapat yang diselenggarakan
dengan tujuan menghindari
perselisihan, mencari jalan
tengah agar tidak merugikan
kedua belah pihak.
Rapat Penjelasan
(Teaching Conference)
Rapat Pemecahan Masalah
(Problem Sulfing
Conference)
Rapat Perundingan
(Negotiation Conference)
JENIS RAPAT BERDASARKAN TUJUAN

15. Rapat Formal
Rapat formal adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, sesuai
dengan aturan yang berlaku dan semua peserta rapat memperoleh undangan.
Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dapat dihadiri oleh seluruh anggota organisasi. Materi rapat yang
dibahas merupakan masalah yang tidak bersifat rahasia.
Rapat Informal
Rapat informal adalah rapat yang dilaksanakan secara tidak resmi dan tidak berdasarkan
suatu rencana yang bersifat resmi.
Rapat Tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang diselenggarakan untuk kalangan tertentu dalam suatu
organisasi, biasanya yang dibahas hal-hal yang menyangkut masalah yang sifatnya rahasia.
JENIS RAPAT BERDASARKAN SIFAT

16. Rapat
Mingguan
Rapat
Bulanan
Rapat
Semester
Rapat
Tahunan
Rapat mingguan adalah
rapat yang
diselenggarakan secara
rutin setiap minggu, guna
membahas masalah
yang bersifat biasa yang
dihadapi oleh setiap seksi
atau subseksi.
Rapat bulanan adalah
rapat yang
diselenggarakan setiap
bulan dengan rutin, guna
membahas masalah yang
bersifat biasa yang
dihadapi oleh setiap
seksi atau subseksi.
Rapat semester adalah
rapat yang diselenggarakan
setiap enam bulan sekali,
guna mengadakan evaluasi
hasil kerja selama setengah
tahun dan mencari serta
menentukan rencana
selanjutnya untuk waktu
enam bulan berikutnya.
Rapat tahunan adalah
rapat yang diadakan
sekali setahun, guna
untuk mengevaluasi
pelaksanaan dan hasil
dari rencana jangka
pendek dan jangka
panjang.
JENIS RAPAT BERDASARKAN JANGKA WAKTU

17. Rapat Rutin Rapat Insidental
Rapat rutin adalah rapat
yang waktunya sudah
tertentu atau biasa, misal
mingguan, bulanan, dll.
Rapat insidental adalah
rapat yang terjadi tanpa
direncanakan terlebih
dahulu, karena adanya
masalah yang memerlukan
penanganan dengan segera.
JENIS RAPAT BERDASARKAN FREKUENSI

18. Rapat kerja adalah rapat atau pertemuan para karyawan dan
pimpinan guna membahas hal-hal yang berhubungan dengan
pelaksanaan tugas suatu instansi.
Rapat Kerja
Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah
kedinasan atau pekerjaan (biasanya dilakukan oleh orang-
orang yang bertugas di instansi pemerintah).
Rapat Dinas
Musyawarah kerja merupakan kata lain dari rapat kerja.
Musyawarah Kerja
JENIS RAPAT BERDASARKAN NAMA

19. JENIS RAPAT BERDASARKAN JENIS
Yaitu rapat yang diselengggarakan
untuk membahas masalah yang
sangat penting. Peserta rapat
sebelumnya mendapat
pemberitahuan terlebih dahulu
melalui surat undangan.
Rapat
Resmi
Yaitu rapat yang diselenggarakan oleh
pemimpin dengan stafnya serta
diadakan di ruang kantor pimpinan
atau ruang rapat untuk membahas
masalah yang mendesak
atau terjadi tiba-tiba.
Rapat
Tidak Resmi

20. 01 02
03
0405
06
Cantumkan tanggal, tempat,
waktu mulai, dan waktu
selesai.
Cantumkan rumusan tujuan
atau maksud rapat dan
Cantumkan siapa saja
yang hadir.
Daftar topik yang
akan dibahas
Alokasi waktu untuk
setiap topik yang dibahas.
Bahan-bahan bagi peserta
yang harus diselesaikan
sebelum rapat dimulai.
Bahan-bahan rapat dibagikan
kepada setiap peserta rapat bisnis
maksimal seminggu sebelum
rapat bisnis diadakan.
PERENCANAAN RAPAT BISNIS
Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agenda rapat bisnis yang baik yaitu :

21. No Waktu Acara Keterangan
1. 08.00 – 08.30 Registrasi Peserta Rapat Penerima Tamu
2. 08.30 – 09.15 Pembukaan Pembawa Acara
3. 09.15 – 09.30 Sambutan oleh Direktur Utama Direktur Utama
4. 09.30 – 09.45 Sambutan oleh Manajer Pemasaran Manajer Pemasaran
5. 09.45 – 12.00 Presentasi dari Masing-Masing Kepala Bagian Kepala Bagian
6. 12.00 – 13.00 Makan Siang/Sholat
7. 13.00 – 14.30 Laporan Hasil Penjualan Manajer Marketing
8. 14.30 – 16.00 Laporan Hasil Strategi Pemasaran Sebelumnya Manajer Pemasaran
9. 16.00 – 16.15 Coffee Break
10. 16.15 – 18.00 Workshop Tentang Strategi Pemasaran yang akan diluncurkan Manajer Pemasaran
11. 18.00 – 19.00 Makan Malam/Sholat
12. 19.00 – 19.30 Sesi Tanya Jawab Pembawa Acara
13. 19.30 – 19.55 Kesimpulan Pembawa Acara
14. 19.55 – 20.00 Doa, Penutup Pembawa Acara
PT “BERLIAN COMPUTER” DIVISI PEMASARAN
JALAN TEBET UTARA NO. 86 JAKARTA SELATAN
TANGGAL, SENIN 16 NOVEMBER 2019 – AULA KANTOR PT BERLIAN COMPUTER
CONTOH AGENDA RAPAT BISNIS

22. Undangan
Undanga rapat bisnis bagi peserta
sebaiknya diedarkan beberapa hari
sebelum rapat bisnis berlangsung.
Waktu dan tempat
Waktu dan tempat rapat bisnis
dipastikan terlebih dahulu sebelum
undangan diedarkan ke peserta rapat.
Berapa lama waktu rapat bisnis
Dalam hal ini menujuk pada waktu
mulai dan berakhirnya rapat bisnis.
Pembawa acara
pembawa acara (MC) diperlukan untuk
memandu rapat bisnis agar berjalan
dengan lancar,
PERSIAPAN RAPAT BISNIS
Ketua panitia penyelenggaraan
ketua panitia memberikan laporan atas
pelaksanaan rapat bisnis.
Jumlah peserta
jumlah peserta berkaitan dengan jumlah
kursi yang harus disiapkan, bahan rapat
bisnis, kamar penginapan dan konsumsi
yang harus disediakan.
Peserta yang diundang
Peserta rapat bisnis bisa berasal dari
berbagai devisi, departemen, atau
bagian dalam dan luar perusahaan.
Orang yang membuka atau menutup
rapat bisnis
Hal ini sangat tergantung pada kondisi
yang terjadi pada saat itu,
Narasumber
Penunjukan siapa narasumber dalam
rapat bisnis sangat tergantung pada
keputusan pihak manajemen internal
perusahaan,
Alokasi waktu untuk narasumber
Sudah dicantumkan berapa waktu untuk
masing-masing narasumber yang akan
menyampaikan materinya dan tanya
jawab.
Waktu istirahat
Waktu istirahat peserta untuk
menyegarkan kembali energi yang
terkuras selama berjam-jam didalam
ruang rapat bisnis.
Presensi peserta
Petugas presensi (kehadiran)
menpersiapkan semua daftar peserta
dengan benar, baik jumlah maupun
penulisan nama nya.
Akomodasi
Bidang akomosdasi mencankup
kesiapan penginapan dan konsumsi
bagi peserta rapat bisnis.
Sound system
Pastikan semua komponen sound
system berfungsi dengan baik dan tidak
ada yang bermasalah.
Computer portable, LCD projector
dan flip charts
ketersediaan computer portable, LCD
projector, dan flip charts untuk
mempermudah narasumber.
Fasilitas pendukung lainnya
seperti ketersediaan kamar kecil (toilet)
dan mushola.

23. Pintu
Masuk
dan
Keluar
Akustik
Ukuran
Ruangan
Gangguan Ventilasi
Luas ruangan
harus sesuai
dengan
jumlah
peserta rapat.
Akustik ruangan perlu
diperhatikan karena
setiap peserta rapat
harus dapat mendengar
segala sesuatu yang
diucapkan tanpa
gangguan.
Ruang tempat rapat
memerlukan
penyekat yang
mampu mengurangi
intensitas suara dari
luar yang
mengganggu
ketenangan suasana.
Meletakkan podium
berlawanan arah
dengan pintu yang
merupakan jalan
keluar dan masuknya
peserta rapat. Kursi
tempat duduk disusun
membelakangi pintu.
Perlu dipastikan
terlebih dahulu
bahwa ruangan
berventilasi cukup,
baik secara mekanis
maupun melalui
jendela.
MEMILIH TEMPAT RAPAT

24. Efektivitas sebuah rapat bisnis sangat
ditentukan oleh tiga komponen
penting, yaitu:
1. Kesiapan panitia penyelenggara dalam
mempersiapkan segala sesuatunya.
2. Kesiapan narasumber dalam
mempersiapkan materi yang akan
disampaikan.
3. Kehadiran dan keaktifan peserta
dalam mengikuti kegiatan rapat bisnis.
Setelah penitia penyelenggara
melakukan berbagai persiapan rapat
bisnis, langkah berikutnya adalah
bagaimana malaksanakan rapat
bisnis agar berjalan dengan lancar
dan efektif.
PELAKSANAAN RAPAT BISNIS

25. PERAN RAPAT BISNIS
Panitia
Penyelenggara
(Organizer)
Ruangan, dekorasi dan sound system siap digunakan
untuk rapat bisnis.
Semua fasilitas (meja, kusi, laptop, LCD projector,
flip charts, konsumsi) tersedia cukup dan dalam.
Semua panitia siap melakukan tugas dan hadir lebih awal Acuan agenda rapat bisnis yang sudah disiapkan.
Melakukan registrasi peserta. Moderator siap memandu rapat bisnis
Penyambutan peserta dengan ramah, sopan, dan santun. Siapkan petugas notulen yang cekatan dan terampil.
Pembawa acara memulai rapat dan selesai tepat waktu. Siapkan dokumentasi audio-visual.
Kondisi siap digunakan dengan baik. Dokumentasi hasil rapat bisnis.
Narasumber
(Presenter)
Hadir lebih awal dari waktu yang telah ditentukan. Penampilannya menarik dan menyenangkan.
Perkenalan identitas diri. Terbuka atas masukan dan kritik peserta.
Siap melakukan presentasi. Manfaatkan media audio-visual.
Peserta
(Participants)
Berpakaian rapih dan sopan. Mamakai kartu identitas peserta.
Semua peserta hadir tepat waktu dan melakukan
registrasi peserta
Membawa kelengkapan bahan-bahan untuk rapat.
Respek (menghargai) terhadap pandangan peserta lain. Menjadi peserta yang aktif dan penuh inisiatif.
Bertanya sesuai dengan topik yang dibahas dan poin yang
di tuju.
Menjaga kelancaran, ketenangan keterampilan
selama rapat.
Mengikuti kegiatan sesuai agenda rapat yang disediakan.

26. Gaya Persegi Empat
(Boardroom Style)
• Digunakan untuk rapat bisnis dengan
jumlah peserta rapat bisnis yang terbatas.
• Interaksi lebih baik antar peserta.
• Penempatan audio visual sangat terbatas.
Gaya Bentuk Huruf “U”
(“U” Shape Style)
• Digunakan untuk jumlah peserta yang lebih
banyak dari bentuk persegi empat.
• Narasumber leluasa dan mudah melakukan
pendekatan tatap muka setiap peserta.
• Penempatan audio visual di depan.
Gaya Ruang Kelas
(Classroom Style)
• Digunakan untuk rapat bisnis dengan
jumlah peserta mencapai ratusan orang.
• Penempatan audio visual sangat penting.
• Langkah gerak narasumber terbatas dan
tidak dapat berkomunikasi lebih dekat
dengan peserta rapat.
Gaya Melingkar
(Circular Style)
• Digunakan untuk melakukan penjajakan
ide/gagasan yang bermanfaat bagi
pengembangan perusahaan kedepan.
• Interaksi antar peserta menjadi lebih
baik dan dalam jumlah relatif sedikit.
GAYA DALAM RAPAT BISNIS
Menurut Dobson, ada beberapa peraturan tempat duduk yang dapat digunakan untuk rapat bisnis, antara lain:

27. Gaya Chevron
(Chevron Style)
Gaya Modifikasi
(Modified Style)
Gaya Setengah Melingkar
(Semi-circular Style)
Gaya Kelompok
(Cluster Style)
 Memberikan keleluasaan bagi
audiens untuk dapat lebih
memuaskan perhatian pada
pembicara yang berada
didepan.
 Susunan tempat duduk
berbentuk huruf “V”.
 Sama dengan gaya chevron,
perbedaannya menempatkan
barisan tempat duduk di sisi
tengah antara sisi sebelah kiri
dan sisi sebelah kanan
 Susunan tempat duduk
berbentuk huruf “V”.
 Memberikan keleluasaan
bagi pembicara untuk bisa
berinteraksi dengan
audiensnya lebih dekat.
 Memberikan ruang gerak
yang cukup bagi audiens
jika pembicara menyajikan
permainan dalam ruang
 Disusun berdasarkan
kelompok-kelompok kecil
dimana audiens duduk
dikursi yang telah disusun
secara melingkar.
 Digunakan pada kegiatan
pelatihan untuk belajar
kekompakan kelompok.
GAYA DALAM RAPAT BISNIS
Selain itu, susunan (layout) tempat duduk juga dapat disusun dalam berbagai gaya (bentuk) lain yaitu

28. Pemimpin yang suka
memaksakan kehendaknya,
merasa saling berkuasa dan
merasa paling mengetahui segala
hal, sehingga kurang memberikan
kesempatan kepada para peserta
rapat untuk mengemukakan
pendapatnya.
Pemimpin yang bersifat terbuka,
menerima kritik dan saran peserta
rapat, memberikan kesempatan
peserta rapat untuk
mengemukakan pendapat,
berperan sebagai pembimbing,
pengarah, pemberi petunjuk dan
terlibat langsung dalam interaksi
kelompok.
Pemimpin yang memberikan
kebebasan peserta rapat untuk
mengendalikan jalannya rapat.
Bersifat pasif dan cenderung masa
bodoh, tidak terlibat langsung
dalam kegiatan kelompok, tidak
punya inisiatif dan cenderung
bersikap sebagai penonton saja.
Tipe Otoriter Tipe Demokratis Tipe Laizess-Faire
TIPE-TIPE PEMIMPIN RAPAT

29. Pemimpin rapat harus dapat bertindak
sebagai penengah jika terjadi
pertentangan atau perbedaan pendapat
di antara para peserta rapat.
Sebagai Penengah
Seorang pemimpin rapat harus dapat
mengarahkan para peserta rapat, agar
tujuan rapat yang telah ditentukan
tercapai
Sebagai Pengarah
FUNGSI
Seorang pemimpin rapat harus mampu
menggerakkan para peserta rapat untuk
dapat berperan aktif dalam penyelesaian
masalah yang dibicarakan
Sebagai Penggerak
Seorang pemimpin rapat harus dapat
bertindak sebagai pencari solusi jika
rapat mengalami kemacetan atau
kebuntuan.
Sebagai Pencari Solusi
FUNGSI PEMIMPIN RAPAT

30. TEKNIK MENGAJUKAN PENDAPAT
 Pimpinan harus menguasai teknik bertanya dimana teknik ini akan berhasil bila pertanyaan dari peserta
rapat mempunyai nilai tambah dan berisi ide-ide yang berguna.
 Pada dasarnya ada 4 teknik bertanya :
1. Pertanyaan langsung ( direct question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan langsung pada seorang peserta rapat. Pertanyaan ini dapat diajukan
bila pimpinan mengetahui bahwa orang yang ditunjuk dapat menjawab pertanyaan tersebut.
2. Pertanyaan tidak langsung ( overhead question )
Yaitu pertanyaan yang ditujukan kepada semua peserta, dimana pimpinan menebar pandangannya ke
segala penjuru.
3. Pertanyaan mengembalikan ( reverse question )
Yaitu pertanyaan yang diajukan kepada seorang peserta yang mengajukan pertanyaan tersebut.
4. Pertanyaan dilemparkan ( Relay question )
Yaitu pertanyaan yang diajukan kepada seseorang atau sekelompok orang dimana pimpinan
mengharapkan jawaban dari pertanyaan yang telah diajukan sebelumnya.

31. Mengetahui apa dan
siapa yang hadir
sebagai peserta rapat.
Berbicara
menggunakan bahasa
yang dapat dengan
mudah dipahami oleh
peserta rapat.
Membangkitkan minat
peserta rapat.
Mengetahui dengan
tepat yang perlu
diutarakan dan hasil
dari rapat pendahuluan.
Menyajikan materi
secara sederhana dan
ringkas. Bila perlu,
dapat digunakan alat
bantu visual.
Menjaga ketenangan sikap
dan rasa percaya diri.
Berbicara dengan suara
yang jelas, dapat
didengar oleh setiap
peserta rapat.
Hindari tingkah laku yang
dapat mengganggu
suasana.
Memperhatikan dan
mempertimbangkan
saran dan pendapat
setiap peserta rapat.
Mengikuti agenda rapat
langkah demi langkah.
Menjaga arah rapat
agar tidak menyimpang
dari tujuan.
KRITERIA PIMPINAN RAPAT YANG BAIK

32. Tipe peserta rapat yang memiliki
kemauan dan kemampuan kinerja yang
tinggi, sehingga mampu menggerakkan
orang lain
Tipe Pemberi Semangat
02
03
01
Tipe peserta rapat yang selalu menetang
pendapat atau tidak setuju dengan
pendapat peserta lain
Tipe Penyerang
Tipe peserta rapat
yang hanya berperan
sebagai pendengar
yang baik dan hanya
mendengarkan
informasi yang
disampaikan oleh
pemimpin rapat atau
peserta rapat lainnya
Tipe Pendengar
TIPE PESERTA RAPAT

33. Penyumbang
Pendapat
Peserta rapat harus
menyumbang
pendapat agar
masalah yang
dihadapi dapat
diselesaikan secara
bersama-sama.
Penyumbang
Data
Perumus
Kesimpulan
Pembantu
Pimpinan
Peranan peserta dalam
membantu pimpinan
rapat untuk
menentukan langkah
yang diambil dalam
menyelesaikan
masalah dalam rapat.
Semua saran,
pendapat, ide dan
gagasan dari seluruh
peserta rapat perlu
dipertimbangkan dan
didiskusikan bersama-
sama,
Peserta rapat dapat
memberikan informasi
sebanyak-banyaknya
yang dapat membantu
pimpinan rapat
dalam pengambilan
keputusan.
FUNGSI PESERTA RAPAT
Penerima Hasil
Keputusan
Diharapkan dapat dicapai
kesimpulan/keputusan yang
merupakan hasil
kesepakatan bersama dari
peserta rapat, terhadap
suatu permasalahan yang
dihadapi.

34. Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan
sebagai bahan pembuktian di pengadilan
Alat Bukti01 Untuk peserta rapat yang tidak hadir atau berhalangan
hadir, sebaiknya peserta tetap mengetahui materi rapat
yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
Sumber Informasi
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut,
direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga
notula dapat dijadikan pedoman.
Pedoman Rapat Berikutnya
02 Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula
hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan
para peserta rapat.
Alat Pengingat Peserta Rapat
FUNGSI NOTULEN RAPAT
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun
dengan rapi menurut kronologis dan dijilid
secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai
dengan sistem pengarsipan.
Dokumen
03 Rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan
atau rapat fiktif. Pada saat menyusun notula biasanya
dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum.
Alat Untuk Rapat Semu
04
05
06

35. Sekretaris
mencatat siapa-
siapa yang setuju
dan yang tidak
setuju dan
mencatat hasil
kesepakatan.
01
Membuat
catatan
Membuat
notulen
Pengiriman
notulen
Ucapan
terima
kasih
Notulen yang
sudah disetujui
pimpinan, dikirim
kepada peserta
rapat, karena
sangat penting
untuk tindak lanjut.
03
Sekretaris yang
akan memimpin
rapat dapat
menentukan siapa
yang bertugas
sebagai notulen.
02
Ucapan terima kasih
sangat diperlukan,
terutama bagi pejabat
yang dirasa terhormat
telah hadir untuk
mensukseskan rapat.
04
TUGAS NOTULEN RAPAT

36.  Sediakan alat tulis dan kertas, tapi sekarang sudah umum digunakan Personal Computer
ataupun Note BookLaptop untuk penyusunan notula. atau
 Sediakan kaset rekaman bila ada pembicaraan yang tidak dapat ditulis.
 Memahami prosedur rapat sebelum rapat dimulai
 Sediakan buku-buku referensi yang menunjang materi rapat
 Isi Notula Rapat
 Judul notula beserta nama organisasi atau unit organisasi yang menyelenggarakan rapat.
 Hari, tanggal, tempat serta waktu dimulai dan berakhirnya rapat.
 Sifat rapat.
 Nama peserta baik peserta yang hadir maupun yang tidak hadir.
 Penyempurnaan notula rapat sebelumnya dan pengesahannya.
 Susunan acara rapat.
 Ringkasan jalannya rapat.
 Hasil rapat.
 Hal-hal yang dibicarakan dalam rapat.
 Catatan khusus.
 Nama dan tandatangan pimpinan dan notulis rapat dibagian akhir.
NOTULA
TEKNIK MENYUSUN NOTULA

37. Tidak ada peserta yang
terlalu dominan selama
pertemuan.
Tepat waktu dalam
memulai rapat.
Setiap peserta saling
menghargai pendapat.
Adanya partisipasi dari
peserta rapat.
Bersifat terbuka, artinya bersedia
menerima kritik saran peserta lain.
Kesimpulan dapat diambil berdasarkan
argumen yang disetujui bersama.
Pemimpin rapat
mengendalikan rapat.
Setiap pertanyaan disampaikan
secara singkat, jelas, dan lugas.
Perdebatan bisa terjadi tanpa harus
menjatuhkan peserta lain.
Agenda rapat disusun
dengan baik.
Setiap peserta mau mendengar
pendapat orang lain.
TATA TERTIB RAPAT BISNIS

38. Datang Terlambat
Tiba lah beberapa menit lebih awal tidak hanya
menunjukkan anda sangat menghargai waktu,.
Tidak Punya Persiapan
Buatlah beberapa pertanyaan/kontribusi apa yang bisa
anda berikan sebagai bahan rapat untuk didiskusikan.
Memonopoli Pembicaraan
Saat rapat dimulai, alangkah baiknya memberikan pada
karyawan senior dahulu untuk memberikan pendapat.
HAL YANG PERLU DIHINDARI SAAT RAPAT BISNIS
Membuat Pernyataan Seperti Pertanyaan
Ungkapan pernyataan seperti pertanyaan mengundang
orang lain untuk berkata tidak, berdebat, mengambil
ide anda, akan sangat merugikan anda.
Salah Membaca Sinyal
Coba untuk mengukur suasana hati orang dalam
ruangan. Dengarkan dengan seksama yang dikatakan.
Terintimidasi
Rekan anda menganggap rapat adalah arena pertarungan
lisan dan berperan sebagai gladiator.
Mengunyah Permen Karet
Hal ini sepenuhnya tidak sopan dan tidak profesional.
Tidak ada yang perlu kita jelaskan lagi.
Membiarkan Handphone Menyala
Non aktifkanlah saat sedang rapat. dering handphone
sangat mengganggu seluruh peserta rapat. Dan jangan
pernah menerima telepon saat rapat.
Keluar Dari Topik
Tetap fokus pada apa yang ingin dicapai. Jika anda
harus keluar dari topik, bicarakan dahulu dengan yang
lain sedini mungkin.
Melewatkannya
Jika pertemuan rapat dihadiri oleh seseorang yang
memiliki jabatan organisasi, anda akan kehilangan
kesempatan untuk membuat diri anda dikenal.

39. Lakukan perencanaan dengan menentukan siapa saja yang akan
diundang untuk mengikuti rapat dan apa tujuan rapat itu.
Tentukan tujuan rapat, sehingga saat memulai rapat bisa
langsung mengajak peserta untuk fokus kepada tujuan itu.
Susun daftar pembicaraan yang akan dilakukan dalam rapat
kemudian bagikan kepada setiap peserta rapat.
Langsung mulai rapat setelah para peserta hadir dan bila
pembicaraan mulai menjauh dari topik rapat, maka sebagai
pemimpin harus bisa membawanya kembali ke topik semula.
Catat isi rapat, opini, dan pertanyaan yang diajukan dalam rapat.
LANGKAH-LANGKAH RAPAT BERJALAN SECARA EFEKTIF
Buat rangkuman saat rapat telah selesai untuk memastikan
bahwa pemahaman setiap orang yang hadir sudah sama.

40. Menyiapkan agenda rapat memuat peserta rapat yang hadir, daftar
terperinci, waktu dan tempat penyelenggaraan dan berakhirnya rapat.
Membagikan agenda rapat sebelum rapat dimulai sehingga peserta
rapat dapat mempersiapkan diri untuk mengikuti rapat dengan baik.
Menghubungi peserta rapat sebelum rapat dilaksanakan untuk
memastikan bahwa peserta rapat benar-benar siap mengikuti rapat.
Meminta kepada para peserta rapat untuk meneliti agenda rapat karena
mungkin ada tambahan agenda dari peserta rapat.
Menegakkan parameter waktu yang specifik.Rapat hendaknya dimulai
tepat waktu.
Menjaga bahasan terfokus pada masalah pokok, minimalkan penyelaan
atau interupsi, gangguan, dan komentar.
LANGKAH-LANGKAH RAPAT BERJALAN SECARA EFESIEN

41.  Pimpinan rapat yang efektif membuka
rapat dengan pernyataan ringkas tentang
tujuan penyelenggaraan rapat.
 Kata-kata dalam pernyataan pembuka
rapat harus singkat dan to the point.
 Pendapat pribadi tentang rapat yang
diselenggarakan tidak perlu diutarakan
di depan forum peserta.
 Uraian mengenai perihal topik bahasan
rapat disampaikan secara rinci.
MEMBUKA RAPAT
 Jika dalam kata-kata pembukaan
pimpinan rapat menyatakan opini
pribadi tentang subyek rapat, peserta
rapat akan menduga bahwa rapat akan
diarahkan untuk mewujudkan gagasan
pimpinan, tidak mencapai keputusan
bersama, dan pada akhirnya dengan
cepat akan menurunkan minat peserta
rapat.

42.  Setelah peserta rapat berkumpul, maka rapat dibuka oleh pembawa acara rapat ( MC ) dengan ucapan
terima kasih atas kehadiran peserta rapat dan sekaligus membacakan susunan acara rapat dan tata
tertib selama rapat berlangsung. Setelah itu pembawa acara menyerahkan rapat pada pimpinan rapat.
 Menjadi pimpinan rapat tidak semudah yang dibayangkan, dimana pimpinan harus mampu
mendorong dan menciptakan partisipasi aktif anggota, bertanggung jawab atas rapat yang diadakan
dan pimpinan tidak boleh mendominasi pembicaraan dalam rapat demi tercapainya tujuan rapat.
 Pemimpin rapat harus bisa menciptakan rasa aman, suasana persaudaraan, saling membuka diri dan
tidak ada kesan sikap otoriter, mempunyai keterampilan berkomunikasi untuk mendukung peserta
yang pasif, dan mendorong kelompok untuk mengambil keputusan bersama.
 Pimpinan rapat yang baik adalah pimpinan yang dapat memberikan keleluasaan peserta untuk
Berbicara spontan, dengan suasana yang santai membuat peserta tidak ragu- ragu untuk
mengeluarkan pendapatnya. Menemukan gagasan yang cemerlang.
TEKNIK MEMBUKA RAPAT

43.  Rapat dapat selesai lebih cepat apabila peserta rapat menyetujui topik agenda.
 Meskipun demikian, apabila terdapat peserta rapat yang menghendaki klarifikasi
dan kemudian terjadi diskusi, sepanjang hal itu tidak melampaui waktu yang telah
ditetapkan untuk penyelenggaraan rapat, harus diberikan toleransi.
 Pada akhir rapat, pimpinan harus dapat menutup rapat pada saat yang tepat.
 Apabila semua pokok bahasan telah tercakup dalam rapat, ada kecenderungan
peserta untuk mulai membuat rekapitulasi.
 Mereka kembali ke butir bahasan yang telah dibahas, memulai diskusi baru, dan
mengulangi pokok pembicaraan yang telah dibahas dalam rapat.
 Apabila kecenderungan ini tidak dicek kembali, waktu rapat menjadi lebih lama.
MENUTUP RAPAT

44. Hasil kesepakatan rapat bisnis hendaknya di dokumentasikan, terutama hasil
kesepakatan selama pembahasan topik, sesuai dengan agenda rapat yang telah
disetujui bersama. Semua dokumentasi, perlu ditinjau ulang.
Tim perumus dalam pelaksanaan rapat bisnis perlu menindaklanjuti apapun yang telah
dirumuskan sementara selama rapat bisnis tersebut hingga menjelang usai.
Pihak yang bertanggung jawab membubuhkan tanda tangan dan menyerahkan ke
pimpinan untuk menjadi dokumentasi penting yang ditindak lanjuti dikemudian hari.
TINDAK LANJUT RAPAT BISNIS
Setelah rapat bisnis selesai, tim pengurus melakukan kompilasi semua bahan selama
rapat bisnis berlangsung, termasuk dokumentasi audio-visual.
Apabila rapat bisnis tersebut melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain, sudah
selayaknya mitra bisnis tersebut memperoleh laporan hasil akhir rapat bisnis.

45. Purwanto, DJoko. 2011. Komunikasi Bisnis Edisi Keempat. Jakarta: Erlangga.
http://hadijahaja46.blogspot.com/2014/04/makalah-rapat-bisnis.html (14 November 2019)
REFRENSI

46. THANK
YOU