Minicollege over integrale samenwerking in de eerste lijn. Raedelijnadviseur Ad van Gorp laat u aan de hand van een praktijkvoorbeeld zien hoe u uw organisatie naar een hoger plan tilt. Daarnaast laat hij aan de hand van een evaluatie-instrument zien hoe u uw bedrijfsvoering zelf kunt toetsen.
2. Waarom zo’n instrument?
• GEZ samenwerkingsverbanden: voldoet het goed
presteren op indicatoren om klaar te zijn voor de
toekomst?
• Behoefte bij samenwerkingsverbanden om inzicht in
eigen functioneren
• Voorkomen dat anderen je zo’n instrument gaan
opleggen
• Professionele organisatie is beter in staat
vraagstukken als substitutie in te bedden.
2
• Wie heeft goed zicht op haar eigen bedrijfsvoering?
4. Is je bedrijfsvoering toe aan een
zelfevaluatie?
• Duidelijk waar je als samenwerkingsverband voor staat?
• Zijn afspraken (programma’s, prestaties, verwijzing,
kosten …) voldoende geborgd?
• Toelatingscriteria en sancties?
• Zeggenschap, betrokkenheid, communicatie,
overlegstructuur goed geregeld?
• Delen van ruimten, ondersteunende diensten?
• Aanspreekbaar waarvoor?
• Welke andere vragen zouden jullie willen stellen?
Antwoord: Ja, indien meerdere vragen niet voldoende
positief beantwoord kunnen worden.
4
5. Een zelfevaluatie instrument: wat is
het? Handreiking voor bestuurders, managers,
coördinatoren en professionals om het
samenwerkingsverband op het gebied van “organisatie
en bedrijfsvoering” te evalueren, te verbeteren en door
te ontwikkelen.
5
Vraagstelling
Welke kenmerken zijn relevant voor een verantwoorde
bedrijfsvoering? Ofwel: Welke elementen zijn
essentieel voor het realiseren, verbeteren, innoveren
en verduurzamen van een eerstelijns
samenwerkingsverband?
6. Doelstelling
Handreiking voor organisaties en professionals om
bedrijfsvoering:
•Te evalueren: Waar sta ik en waar denk ik te staan?
•Te verbeteren: Waar wil ik nu staan en hoe kom ik daar?
•Door te ontwikkelen: Waar wil ik naar toe?
6
8. Aandachtspunten
Doel moet helder zijn:
•
•
•
het moet je verder helpen in (verder) optimaliseren
van een professionele bedrijfsvoering
Profilering naar buiten toe
Geen verantwoording
Beeld krijgen van eigen ontwikkelingsfase
organisatie, specifiek: komt meerwaarde
geïntegreerde zorg wel voldoende aan bod?
8
9. Opzet model
•
•
•
•
Benoemen van de meest relevante kenmerken
Clustering van kenmerken
Niveaus van kenmerken
Analyse bijvoorbeeld in spinvorm
In de praktijk meerdere voorbeelden: Diabolo, Vilans,
O&K model, BDO Thuiszorg
Eigen voorbeelden? Dubbel op of niet?
9
10. Opbouw model en werkwijze
10
Intakegesprek: kerngegevens, eigen inschatting
status professionalisering, ambities, afstemming
interne aanpak;
Vragenlijst uit te zetten bij 3 tot 5 personen,
tijdsbesteding circa één uur: 10 clusters, 84 items;
Eventueel zelf weging aan te brengen;
Analyse zelfevaluatie: vergelijking met beeld huidige
situatie en met ambitie
Verbeterplan
Ondersteuning operationalisering verbeterplan
12. Items, uitwerking voorbeeld
1 Vragenlijst zelfevaluatie eerstelijns samenwerkingsverband*
Naam en functie
* Gelieve digitaal in te vullen en op te slaan o.v.v. voor en achternaam nee / niet**
**Indien u het niet weet dan aankruisen onder "nee/niet"
1
12
Ad 2 Borging doelstellingen/uitvoering afspraken
2.1 Zijn de doelstellingen van het samenwerkingsverband helder
vastgelegd in de statuten en eventueel huishoudelijk reglement?
2.2 Wordt het reglement periodiek geëvalueerd en zo nodig
bijgesteld?
2.3 Zijn de doelstellingen en de onderlinge afspraken van het
eerstelijns samenwerkingsverband vastgelegd in
samenwerkingsovereenkomsten?
2.4 Wordt de samenwerkingsovereenkomst periodiek geëvalueerd
en zo nodig bijgesteld?
2.5 Wordt er jaarlijks een werkplan en begroting opgesteld?
2.6 Wordt het werkplan en de begroting opgesteld en periodiek
geëvalueerd o.b.v. evaluatiecriteria (denk aan relevantie
doelstellingen, doelbereiking, efficiënte inzet van middelen)?
2.7 Zijn er toetredingscriteria voor nieuwe toetreders?
2.8 Zijn er toetredings/aansluitovereenkomsten?
2.9 Worden deze toetredingscriteria geëvalueerd?
2.10 Zijn er sancties bij het niet nakomen van de toetredingscriteria
en worden deze nageleefd?
2
deels / in
basis
3
4
ja /
volledig
5
x
x
x
x
x
x
x
x
x
x
13. gezondheidscentrum Achterveld
Wypke Zuidweg, Coördinator De Heelkom,
Achterveld
• Centrum met 3.400 patiënten
• Vragenlijst ingevuld door 3 personen
• Gezondheidscentrum sinds 1984
• Eerst subsidie, nu GEZ
• Diverse functies inclusief diagnostiek, thuiszorg, AMW,
diëtitiek, Wmo loket, logopedie, consultatie ..
• Zelfstandige disciplines
• Twee kerndisciplines zijn eigenaar en verhuren onder
13
14. Voorbeeld (1/7)
Schatting huidige status en ambitieniveau
Doelstelling eerstelijns
samenwerkingsverband
5
Tevredenheidsmeting
4,5
Borging doelstellingen/uitvoering
afspraken
4
3,5
3
2,5
2
Service- en patiëntgerichtheid
Organisatie
1,5
1
0,5
0
Cultuur en samenwerking
Facilitering
Communicatie
Financiering
Verantwoording
Huidige status
14
Ambitie
15. Voorbeeld (2/7)
Score Score
Ad 1
Ad 2
Ad 3
Ad 4
Ad 5
Ad 6
Ad 7
Ad 8
Ad 9
Ad 10
15
Doelstelling eerstelijns samenwerkingsverband
Borging doelstellingen/uitvoering afspraken
Organisatie
Facilitering
Financiering
Verantwoording
Communicatie
Cultuur en samenwerking
Service- en patiëntgerichtheid
Tevredenheidsmeting
Totaal
80%
70%
65%
46%
78%
96%
75%
84%
64%
59%
73%
4,00
3,50
3,24
2,32
3,92
4,79
3,73
4,18
3,21
2,93
3,64
16. Voorbeeld (3/7)
1. Variatie tussen
invulformulieren
2. Verschillen in scores (1-5)
3. Verschillen bij kenmerken
4. Helderheid vraagstelling
16
20. Voorbeeld (7/7)
Item
Actie
1 Borging doelstellingen (2.7- Beschrijven van de
2.10)
toetredingscriteria.
2 Facilitering (4)
3 Service- en patiëntgericht
heid (9.3 AW-spreekuur)
We werken vooral inhoudelijk
1) onderzoeken van de behoefte
bij de inwoners van Achterveld,
2) onderzoeken mogelijke
vormen van en 3) evt. Invoeren
4 Service- en patiëntgericht
1) onderzoeken van de behoefte
heid (9.6 Online afspraken) bij de inwoners van Achterveld,
2) onderzoeken mogelijke
vormen van, 3) besluit nemen
en 4) evt. Invoeren
5 Tevredenheidsmeting leden Bespreken of er draagvlak is en
samenwerkingsverband.
dan invoeren.
20
Toelichting op actie
We werken nu wel met toetredingscriteria
maar die zijn niet als zodanig beschreven of
voor iedereen duidelijk. Zo zeggen we wel
altijd tijdens bestuursvergadering bij de vraag
van een nieuwe toetreder in het pand dat het
een zorggerelateerde organisatie moet zijn.
Dat is dan eigenlijk wel een criterium.
Inventarisatie items.
21. Ervaringen en Vragen
Ervaringen
• Test bij Achterveld
• Input van derden
Vragen
• Zijn de hoofdlijnen helder?
• Kan dit behulpzaam zijn?
• Zouden jullie met zoiets aan de slag willen?
• Zien jullie ook alternatieven?
21
Doelstelling is kansen inzichtelijk maken om de bedrijfsvoering te professionaliseren teneinde:
- verbeteren efficiency en effectiviteit (doelmatigheid)
- verbeteren interne ondersteuning (medewerkers)
- verbeteren kwaliteit van dienstverlening (patiënten)
-- verbeteren positie als aanspreekbare partij naar derden (ziekenhuizen, gemeente)
Vergelijken met geambieerde niveau en verwachte niveau
In toelichting enkele onderwerpen vragen noemen om meer beeld te krijgen bij de clusters?
Variatie tussen invulformulieren, op basis van standaard variatie > 2,00:
Bijdrage doelen van de zorgverleners helder geformuleerd (1.4)
Evaluatie toelatingscriteria (2.9)
Eigenaarschap zorgprogramma’s (3.10)
Beleid op verbetering processen (3.12)
Doorbelasting gemeenschappelijke ruimten naar rato (4.5)
Heldere afspraken onderlinge verwijzing e.d. (8.8)
Zorginhoudelijke doelstellingen kwantitatief onderbouwd (8.12)
Actuele sociale kaart in werkgebied (8.17)
Patiënttevredenheidsonderzoek (10.2)
2. Verschillen in scores: Bij 48% van de vragen wordt maximaal gescoord en bij 22% minimaal.
3. Verschillen bij kenmerken: Lijkt bij nagenoeg alle kenmerken voldoende. Alleen scoren tevredenheidsmeting en vooral factilitering laag.
4. Helderheid vraagstelling
Vraagstelling is voor sommigen niet altijd helder (3.9 en 3.10), Algemene opmerking van Raf Hirsch. Bij Heelkom wel helder.
Vragen helder
Ambities ook meten bij alle invullers
Keuze zowel 1 als weet niet
Resultaten samen bespreken
Facilitering minder belangrijk.