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Baixar para ler offline
Enterprise Content
     Management
als zentrale Informationsverwaltung
in einer klassischen Unternehmens-
              Umgebung


                                      © it-novum GmbH
              www.it-novum.com                   Seite 1
Agenda

                               Kurzvorstellung it-novum
                               OpenSource Diamant
     bearbeiten
                               Herausforderung ECM
                               Lösungsbeispiele mit
                               Alfresco & Ko
                                     Portal
                                     WCM
                                     DMS
                                     Archiv
                               Zusammenfassung

                                                © it-novum GmbH
                  www.it-novum.com                         Seite 2
it-novum: Ihr Partner für
Open Minded Business Lösungen
 >55 Mitarbeiter, ø 16% Wachstum pro Jahr
                                              Abdeckung der kompletten
 >50% externe Kunden, Kunden aus
 Mittelstand und Großkonzernen                    Wertschöpfungskette
 Niederlassungen in D-A-CH*
 Datacenter der KAP-Konzerngruppe (SAP Konzeption und             Projektmanagement
 CCC - CustomerCompetenceCenter, SAP         Architektur                 und Beratung
 BusinessPartner, Nagios Enterprise Partner)
 Synergieeffekte & Innovationen                           „Best-Source“
 durch Konzernzugehörigkeit            Einführung
                                          und Schulung
                                                                                                  Integration und
                                                                                                    Schnittstellen
                                                  Support und
                                                  Subscription
                                                                                    Hosting und
                                                                                 Managed Services




                                  * D seit 1960, seit 2000 als it-novum GmbH , AT seit 2008, CH in 2009 geplant



                                                                                                                  © it-novum GmbH
                                    www.it-novum.com                                                                         Seite 3
it-novum Lösungsportfolio
                                            Frontend & Portale
                                 Office-Anwendungen, Browser, mobile Geräte



                         Dashboards, Kennzahlen, Reporting und Analyse
Datenintegration
  und -transfer




                                                                                                Kunden
                   CRM             ECM                  ERP                 ITSM                 spez.




                                        Workflow & Prozessengine

                                                 Infrastruktur
                         Betriebssystem, Virtualisierung, Storage, Datenbanken, Backup, Mail…



                                                                                                         © it-novum GmbH
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Open Source Diamant:
   Mehr Wertbeitrag für IT-Projekte
                abhängigkeit
                                                  Abhängigkeit
                                                      Vom Hersteller/Lieferant
                                                      Von Releasezyklen
                                                  Sicherheit
                                                      Sicherheitslücken im Code
                                                      Stabilität des
                                                      „Intellectual Assets“
                                                  Flexibilität
                                                      Individuelle Anforderungen
                                                      Schnittstellen / Integration
                                                  Kosten
                                                      Lizenzen, Wartung
                                                      Implemetierung, Support
                                                  Innovation
                                                      Prozessunterstützung
                                                      „Kooperative
                                                      Individualentwicklungen“
Closed Source                       Open Source


                                                                      © it-novum GmbH
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Herausforderung ECM
„The technologies used to capture, manage, store, deliver and preserve
   information to support business processes“ – AIIM 2003


alle Dokumente und Informationen
   im Kontext
   frei von Typ, Quelle und Nutzung
   jederzeit
   überall


ein revisionssicheres Archiv,
d.h. leistungsfähiges ECM als Werkzeug für
effiziente Geschäftsprozesse


                                                                   © it-novum GmbH
                               www.it-novum.com                              Seite 6
Ziel: Informationsverfügbarkeit
                      Office-Applikationen                     Unternehmens-Applikationen




                                               TIFF/PDF                                              Scanner
                                               originär                                              MFG
                                       API
                                                           TIFF/PDF       API                        Fax
                                                                           TIFF/PDF                  Drucker
                                        TIFF/PDF
                                        originär
                    E-Mail                                                      TIFF/Spooldaten
Exchange, Lotus Notes, etc.
                                        MAPI/API

                                                             Alfresco
                                    TIFF/PDF
                                                    ODBC     Ordner
                                                             Strukturen                           Teamwork
                  Datenbanken                                Vorlagen
                       Reports                               Inhalte




                                                                                                  © it-novum GmbH
                                                   www.it-novum.com                                          Seite 7
Informationsaustausch am Beispiel E-Mail




  Ein geschäftsrelevanter E-Mail Prozess
    Wiederfindbarkeit
    Nachvollziehbarkeit
    Vermeidung Redundanzen

                                           © it-novum GmbH
                       www.it-novum.com               Seite 8
Prozess übergreifender
Informationsaustausch
                   Anwend. B                 Anwend. C
                    Prozess B                 Prozess C


                                                          Anwend. D
      Anwend. A                                            Prozess D
       Prozess A




                                                                       © it-novum GmbH
                                www.it-novum.com                                 Seite 9
Informations- und Versionsmanagement

                                              Anwend. A
                                               Prozess A


        Anwend. D
         Prozess D




                                                      Anwend. C
                                                       Prozess C

              Anwend. B
               Prozess B




                                                                   © it-novum GmbH
                           www.it-novum.com                                  Seite 10
Einsparpotentiale
       100                                           Bearbeitung
        90                                           Zugriff und Ablage
        80                                           Verteilung/Durchlauf
        70
                 70
        60

        50

        40

        30
                 10              8
        20                                    2      8
                                                               2
        10       20              20
                                                    15
        0

               Papier        ECM/DMS              ECM/DMS
                                                            (eigene Erfahrung)

        Quelle: Andersen Consulting, ITN
                                                                             © it-novum GmbH
                           www.it-novum.com                                            Seite 11
Die Open Source Alternative für ECM: Alfresco
   Unser Ziel ist es, mit Alfresco ein Open Source Enterprise Content Management
   anzubieten, das kommerzielle Produkte wie Documentum oder Microsoft®
   SharePoint® in Funktionsumfang und Nutzen übertrifft




                                                                       © it-novum GmbH
                                   www.it-novum.com                              Seite 12
Architektur Alfresco

           Alfresco Share                                                      Alfresco             Alfresco
                                                                              Document             Web Content
   Sites            People   Collaboration
                             Components
                                                     YUI                     Management            Management



                                   Alfresco Surf                                                   JavaServer
                                                                                                   Faces (JSF)
      Component                              Pages                           Templates
          s



                                             Alfresco Repository
     REST & Web                                             MS Office              CIFS, WebDAV,
     Services API              CMIS                                                  FTP & NFS          JAVA
                                                       SharePoint Protocol




                                                                                                         © it-novum GmbH
                                                           www.it-novum.com                                        Seite 13
Beispiele: DMS und CIFS Integration
   Das Alfresco-Repository entspricht einem freigegebenen Laufwerk. Sie können
   also einfach dieselben Anwendungen wie bisher weiterbenutzen
   z.B. Microsoft Office, Open Office, Dreamweaver oder AutoCAD




                                                                     © it-novum GmbH
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Dateisystem in Alfresco
   Alfresco verwandelt das einfache, freigegebene Laufwerk in ein virtuelles Datei-
   system, in dem Sie mithilfe einfacher Assistenten die von Ihnen benötigten
   Content-Anwendungen erstellen können




                                                                         © it-novum GmbH
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Integration in MS Office
   Alfresco lässt sich in Microsoft Office und Open Office integrieren. Sie können
   folglich wie gewohnt in Ihrer Office-Umgebung weiterarbeiten, ohne sich in ein
   neues Programm einarbeiten zu müssen




                                                                         © it-novum GmbH
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So sieht es aus: Alfresco Portal




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                   www.it-novum.com             Seite 17
Alfresco Simple Workflow




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                www.it-novum.com             Seite 18
Alfresco Advanced Workflow




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                  www.it-novum.com             Seite 19
SAP Archiv Link – Architektur allgemein
                        SAP                  Kommunikationsschnittstelle              ECM

                      SAP                     „KGS“        HTTP        ECM
                     Server                  Content                  Archiv
                                              Server                   Link
                      Module
                     FI, SD, PP,     HTTP                                      API
                     MM, HR,..
                                                              Indexdownload           ECM
                        BAPI
                                                                                     Server
                         FB
                                                                                     Indexwert
                      Tabellen
                                                                                      DOC id
Hard Coded (ABAP)   Index Download

                      Workitem              RFC          „KGS“
                      mit Index                         Activator


                                                       Indexupload

                     SAPGUI                                                           ECM
                                                                                     Client


                                                                                                 © it-novum GmbH
                                                       www.it-novum.com                                    Seite 20
SAP Archiv Link – Architektur ITN
       SAP                  Kommunikationsschnittstelle                 ECM
                   HTTP                                       HTTP
                   create                                     create
      SAP                            ITN Content
     Server                             Server
                   view                                       view
      Module
     FI, SD, PP,
                                                                        ECM
     MM, HR,..                                                         Server
       BAPI                                                             DOC id

         FB                                                            Indexwert
     Tabellen      RFC                                         RFC


                                     ITN Connector
                    API                                       API

                                                                        ECM
     SAPGUI                 Indexdownload       Indexupload
                                                                       Client
                                   ECM Funktionalitäten




                                                                                   © it-novum GmbH
                                      www.it-novum.com                                       Seite 21
Alfresco und revisionssichere Archivierung
   Für die revisionssicher Archivierung müssen Hardware, als auch Software sowie
   das Verfahren GDPdU konform funktionieren.
   Alfresco wird beim Abspeichern der zu archivierenden Datei das Flag
   „schreibgeschützt“ zusammen mit dem Flag “Letzer Zugriff“ (Haltedatum)
   setzen, um die Retention Times auf der Storage (NetApp) zu erzwingen




                                                                       © it-novum GmbH
                                   www.it-novum.com                              Seite 22
Anwendungsszenario 1: Versionierung,
Ver-teilung und Automatisierung von
Dokumenten

                          Freigabe-                 Ablage-       Publish-
         Beschreibungen   prozesse                  prozesse      prozesse
         QS-Dokumente


V1 ……. Vn

L1 ...    R1...
         Rechnungen
         Lieferscheine
         Packlisten

                                                                Autorisierter
                                                               Zugriff per WEB




                                                                         © it-novum GmbH
                                 www.it-novum.com                                  Seite 23
Anwendungsszenario 2:
Alfresco-Plattform im
Druckfreigabeprozess
                                                                    frei konfigurierbarer
                                               Kunde                Freigabeprozess



                   Kommentar-
                   protokollierung




                                                                                            (kaufmännische Prozesse)
                                                                mit
                   Datei-                                   Kommentar-




                                                                                                vertikale Prozesse
                   versionierung                              funktion
                                          Online-
                                       Auftragstasche                     automatisierte
                                                                          Darstellung




             JDF       Apogee         Power               PitStop        Druck
Produktion             Prepress
                        Server        Switch              Server         Dialog



                                        Horizontale Prozesse
                                  (produktionsorientierte Prozesse)


                                                                                                                 © it-novum GmbH
                                             www.it-novum.com                                                              Seite 24
Mehrwerte Alfresco vs. kommerziellen
Lösungen
                               Anforderung                                Kommerzielle SW               Alfresco
Lizenzkosten

Betriebskosten – Subscription & Support (Abhängig von Projekt)

Input-Management (Capturing, Indizierung, Delivery)

Output-Management (Ausgeben (senden, drucken, faxen) , COLD, PDF)

Integration eBusinessportale

Herstellerunabhängig

Eigenentwicklung von Plugins möglich (kundenspezifische Anwendungen)

Kurze Projektlaufzeiten

Dokument-, Web- und Collaboration Management (Web 2.0)

Workflow (Simple-, Advanced Workflow)

Eigenständige Erweiterung des Quellcodes

Geringer Schulungsaufwand

Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren)

Anwenderfreundlich




                                             nicht möglich bzw. hoch          Optional bzw. aufwendig          Standard bzw. einfach



                                                                                                                       © it-novum GmbH
                                                           www.it-novum.com                                                      Seite 25
Positionierung Alfresco
            als
   mächtiges Framework
   offen
   modern (Architektur)
   flexibel
   anpassbar
   preisgünstig
      Community
      Enterprise

 eben ein wirklicher Enterprise Content Manager




                                                  © it-novum GmbH
                          www.it-novum.com                  Seite 26
Unsere Mehrwerte
              als
   Best Source - Best Practice Anbieter
      Closed Source erfahren - Mircosoft Gold Partner
      Open Source minded - Alfresco Partner
   hohes SAP Know How - SAP CustomerCompetence Center
   hohe Projekterfahrung
      interner Dienstleister
      mehr als 400 Kunden
   ECM Erfahrung in vielen DMS und SAP Projekten
   Integration
 eben der ideale ECM Partner




                                                        © it-novum GmbH
                               www.it-novum.com                   Seite 27
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Dokumentenmanagement mit Alfresco

  • 1. Enterprise Content Management als zentrale Informationsverwaltung in einer klassischen Unternehmens- Umgebung © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 1
  • 2. Agenda Kurzvorstellung it-novum OpenSource Diamant bearbeiten Herausforderung ECM Lösungsbeispiele mit Alfresco & Ko Portal WCM DMS Archiv Zusammenfassung © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 2
  • 3. it-novum: Ihr Partner für Open Minded Business Lösungen >55 Mitarbeiter, ø 16% Wachstum pro Jahr Abdeckung der kompletten >50% externe Kunden, Kunden aus Mittelstand und Großkonzernen Wertschöpfungskette Niederlassungen in D-A-CH* Datacenter der KAP-Konzerngruppe (SAP Konzeption und Projektmanagement CCC - CustomerCompetenceCenter, SAP Architektur und Beratung BusinessPartner, Nagios Enterprise Partner) Synergieeffekte & Innovationen „Best-Source“ durch Konzernzugehörigkeit Einführung und Schulung Integration und Schnittstellen Support und Subscription Hosting und Managed Services * D seit 1960, seit 2000 als it-novum GmbH , AT seit 2008, CH in 2009 geplant © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 3
  • 4. it-novum Lösungsportfolio Frontend & Portale Office-Anwendungen, Browser, mobile Geräte Dashboards, Kennzahlen, Reporting und Analyse Datenintegration und -transfer Kunden CRM ECM ERP ITSM spez. Workflow & Prozessengine Infrastruktur Betriebssystem, Virtualisierung, Storage, Datenbanken, Backup, Mail… © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 4
  • 5. Open Source Diamant: Mehr Wertbeitrag für IT-Projekte abhängigkeit Abhängigkeit Vom Hersteller/Lieferant Von Releasezyklen Sicherheit Sicherheitslücken im Code Stabilität des „Intellectual Assets“ Flexibilität Individuelle Anforderungen Schnittstellen / Integration Kosten Lizenzen, Wartung Implemetierung, Support Innovation Prozessunterstützung „Kooperative Individualentwicklungen“ Closed Source Open Source © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 5
  • 6. Herausforderung ECM „The technologies used to capture, manage, store, deliver and preserve information to support business processes“ – AIIM 2003 alle Dokumente und Informationen im Kontext frei von Typ, Quelle und Nutzung jederzeit überall ein revisionssicheres Archiv, d.h. leistungsfähiges ECM als Werkzeug für effiziente Geschäftsprozesse © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 6
  • 7. Ziel: Informationsverfügbarkeit Office-Applikationen Unternehmens-Applikationen TIFF/PDF Scanner originär MFG API TIFF/PDF API Fax TIFF/PDF Drucker TIFF/PDF originär E-Mail TIFF/Spooldaten Exchange, Lotus Notes, etc. MAPI/API Alfresco TIFF/PDF ODBC Ordner Strukturen Teamwork Datenbanken Vorlagen Reports Inhalte © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 7
  • 8. Informationsaustausch am Beispiel E-Mail Ein geschäftsrelevanter E-Mail Prozess Wiederfindbarkeit Nachvollziehbarkeit Vermeidung Redundanzen © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 8
  • 9. Prozess übergreifender Informationsaustausch Anwend. B Anwend. C Prozess B Prozess C Anwend. D Anwend. A Prozess D Prozess A © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 9
  • 10. Informations- und Versionsmanagement Anwend. A Prozess A Anwend. D Prozess D Anwend. C Prozess C Anwend. B Prozess B © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 10
  • 11. Einsparpotentiale 100 Bearbeitung 90 Zugriff und Ablage 80 Verteilung/Durchlauf 70 70 60 50 40 30 10 8 20 2 8 2 10 20 20 15 0 Papier ECM/DMS ECM/DMS (eigene Erfahrung) Quelle: Andersen Consulting, ITN © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 11
  • 12. Die Open Source Alternative für ECM: Alfresco Unser Ziel ist es, mit Alfresco ein Open Source Enterprise Content Management anzubieten, das kommerzielle Produkte wie Documentum oder Microsoft® SharePoint® in Funktionsumfang und Nutzen übertrifft © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 12
  • 13. Architektur Alfresco Alfresco Share Alfresco Alfresco Document Web Content Sites People Collaboration Components YUI Management Management Alfresco Surf JavaServer Faces (JSF) Component Pages Templates s Alfresco Repository REST & Web MS Office CIFS, WebDAV, Services API CMIS FTP & NFS JAVA SharePoint Protocol © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 13
  • 14. Beispiele: DMS und CIFS Integration Das Alfresco-Repository entspricht einem freigegebenen Laufwerk. Sie können also einfach dieselben Anwendungen wie bisher weiterbenutzen z.B. Microsoft Office, Open Office, Dreamweaver oder AutoCAD © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 14
  • 15. Dateisystem in Alfresco Alfresco verwandelt das einfache, freigegebene Laufwerk in ein virtuelles Datei- system, in dem Sie mithilfe einfacher Assistenten die von Ihnen benötigten Content-Anwendungen erstellen können © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 15
  • 16. Integration in MS Office Alfresco lässt sich in Microsoft Office und Open Office integrieren. Sie können folglich wie gewohnt in Ihrer Office-Umgebung weiterarbeiten, ohne sich in ein neues Programm einarbeiten zu müssen © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 16
  • 17. So sieht es aus: Alfresco Portal © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 17
  • 18. Alfresco Simple Workflow © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 18
  • 19. Alfresco Advanced Workflow © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 19
  • 20. SAP Archiv Link – Architektur allgemein SAP Kommunikationsschnittstelle ECM SAP „KGS“ HTTP ECM Server Content Archiv Server Link Module FI, SD, PP, HTTP API MM, HR,.. Indexdownload ECM BAPI Server FB Indexwert Tabellen DOC id Hard Coded (ABAP) Index Download Workitem RFC „KGS“ mit Index Activator Indexupload SAPGUI ECM Client © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 20
  • 21. SAP Archiv Link – Architektur ITN SAP Kommunikationsschnittstelle ECM HTTP HTTP create create SAP ITN Content Server Server view view Module FI, SD, PP, ECM MM, HR,.. Server BAPI DOC id FB Indexwert Tabellen RFC RFC ITN Connector API API ECM SAPGUI Indexdownload Indexupload Client ECM Funktionalitäten © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 21
  • 22. Alfresco und revisionssichere Archivierung Für die revisionssicher Archivierung müssen Hardware, als auch Software sowie das Verfahren GDPdU konform funktionieren. Alfresco wird beim Abspeichern der zu archivierenden Datei das Flag „schreibgeschützt“ zusammen mit dem Flag “Letzer Zugriff“ (Haltedatum) setzen, um die Retention Times auf der Storage (NetApp) zu erzwingen © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 22
  • 23. Anwendungsszenario 1: Versionierung, Ver-teilung und Automatisierung von Dokumenten Freigabe- Ablage- Publish- Beschreibungen prozesse prozesse prozesse QS-Dokumente V1 ……. Vn L1 ... R1... Rechnungen Lieferscheine Packlisten Autorisierter Zugriff per WEB © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 23
  • 24. Anwendungsszenario 2: Alfresco-Plattform im Druckfreigabeprozess frei konfigurierbarer Kunde Freigabeprozess Kommentar- protokollierung (kaufmännische Prozesse) mit Datei- Kommentar- vertikale Prozesse versionierung funktion Online- Auftragstasche automatisierte Darstellung JDF Apogee Power PitStop Druck Produktion Prepress Server Switch Server Dialog Horizontale Prozesse (produktionsorientierte Prozesse) © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 24
  • 25. Mehrwerte Alfresco vs. kommerziellen Lösungen Anforderung Kommerzielle SW Alfresco Lizenzkosten Betriebskosten – Subscription & Support (Abhängig von Projekt) Input-Management (Capturing, Indizierung, Delivery) Output-Management (Ausgeben (senden, drucken, faxen) , COLD, PDF) Integration eBusinessportale Herstellerunabhängig Eigenentwicklung von Plugins möglich (kundenspezifische Anwendungen) Kurze Projektlaufzeiten Dokument-, Web- und Collaboration Management (Web 2.0) Workflow (Simple-, Advanced Workflow) Eigenständige Erweiterung des Quellcodes Geringer Schulungsaufwand Preserve (Erhalten, Bewahren, Archivieren) Anwenderfreundlich nicht möglich bzw. hoch Optional bzw. aufwendig Standard bzw. einfach © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 25
  • 26. Positionierung Alfresco als mächtiges Framework offen modern (Architektur) flexibel anpassbar preisgünstig Community Enterprise eben ein wirklicher Enterprise Content Manager © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 26
  • 27. Unsere Mehrwerte als Best Source - Best Practice Anbieter Closed Source erfahren - Mircosoft Gold Partner Open Source minded - Alfresco Partner hohes SAP Know How - SAP CustomerCompetence Center hohe Projekterfahrung interner Dienstleister mehr als 400 Kunden ECM Erfahrung in vielen DMS und SAP Projekten Integration eben der ideale ECM Partner © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 27
  • 28. Diese Slides können Sie laden unter: www.it-novum.com/downloadcenter_4661.html Vielen dank! © it-novum GmbH www.it-novum.com Seite 28