Die Bedeutung der Schlüsselqualifikationen – oft auch Soft Skills genannt – für eine positive Entwicklung im beruflichen Umfeld wächst ständig. Mit dem vorliegenden eBooklet erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen auszubauen.

1. Soft Skills Basic I

2. Soft Skills Basic I
In halt
Vorwort 3
Einleitung
Soft Skills: Weiche Fähigkeiten für harte Jobs 4
Teil A: Kommunikationsfähigkeiten
Rhetorik: Besser reden, mehr wirken! 9
Schlagfertigkeit lässt sich lernen 14
Präsentationstechniken 0
Körpersprache: Der Körper spricht mit 5
Smalltalk – Die große Kunst des kleinen Gesprächs 9
Kritikfähigkeit: Feedback als Chance 3
Teil B: Selbstorganisation
So werden Sie zum Organisationstalent! 35
Tipps für ein besseres Zeitmanagement 41
Life / Work-Planning –
die kreative Methode der Karriereplanung 46
Motivation ist die Basis für erhöhte Leistungsbereitschaft 51
Steigern Sie Ihre Belastbarkeit durch Stressmanagement 54
Kreativ im Job: Durch Kreativitätstechniken
Lösungen schnell erarbeiten 57
Impressum 60
Was ist die CoachAcademy? 61

3. Soft Skills Basic I 3
Vorwort
Liebe Leserin, lieber Leser,
Die Bedeutung der Schlüsselqualifikationen – oft Mit dem vorliegenden eBooklet geben wir Ihnen
auch Soft Skills genannt – für eine positive Entwick- die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen gemäß dieser
lung im beruflichen Umfeld wächst ständig. Wa- Entwicklung zu erweitern. Sie werden an die wich-
ren es bisher eher die Fachkompetenzen, auf die tigsten Themen herangeführt und erhalten erste Ein-
besonders viel Wert gelegt wurde, sind die Unter- blicke in spannende Kompetenzfelder. Wir möch-
nehmen inzwischen nun darauf ausgerichtet, Mit- ten Sie ermutigen, dies zum Anlass zu nehmen,
arbeiter mit Kompetenzen in der Teamarbeit, in der sich vertiefend mit den Themen zu beschäftigen,
Führung, im persönlichen Auftreten und im sozialen die Sie besonders interessieren oder bei denen
Miteinander einzustellen bzw. mit größerer Verant- Sie bei sich Defizite entdecken. Gerne auch mit
wortung zu betrauen. unseren Publikationen aus der Reihe „eBooklets
der CoachAcademy“.
Viel Spaß bei der Lektüre dieses eBooklets
wünschen Ihnen
Carolin Lüdemann, Heiko Lüdemann
und das Team der www.coachacademy.de

4. Soft Skills Basic I 4
Einleit ung
Soft Skills:
Weiche Fähigkeiten
für harte Jobs
Der Begriff „Soft Skills“ gehört inzwischen zum un-
erlässlichen und unvermeidlichen Businessvoka-
bular. Jeder nimmt sie für sich in Anspruch, aber
nur einige haben sie wirklich. Alternativ zum Begriff
Soft-Skills wird auch von Schlüsselqualifikationen
gesprochen. Bezeichnend für Schlüsselqualifikati-
onen: In der Hochschulausbildung haben sie noch
einen geringen Stellenwert. Aber Schlüsselqualifika-
tionen sind erlernbar.
In der New Economy stehen Schlüsselqualifikati-
onen hoch im Kurs. Im Spezialmagazin des Stern
„Campus Karriere“ vom Oktober 000 beziehen
die befragten New-Economy-Unternehmen klar
Stellung: 83% fordern von ihren Mitarbeitern Team-
fähigkeit, eine der vielen weichen Begabungen.
Aus einer Umfrage des Staufenbiel-Instituts geht
hervor, dass auch Mobilität, Kommunikationsfähig-
keit, Flexibilität und Sozialkompetenz Schlüsselqua-
lifikationen mit wachsender Bedeutung sind.

5. Soft Skills Basic I 5
Was sind Schlüsselqualifikationen? Ein Chemiker kennt sich in der Struktur von Ver-
bindungen aus und kann daraus Stoffeigenschaften
Schlüsselqualifikationen repräsentieren Eigen- ableiten, ein Mathematiker kann Modellrechnungen
schaften, die teilweise im persönlichen Bereich ausführen, ein Sportwissenschaftler einen Bewe-
eines Menschen liegen und gelten als überfachliche gungsablauf in biomechanische Komponenten zer-
Qualifikation. Sie zeichnen sich dadurch aus, dass legen. Alles Fähigkeiten, die aufgrund der Ausbil-
sie nicht Bestandteil der Ausbildung oder des Stu- dung erlangt wurden.
diums sind, in der Berufswelt dennoch eine hohe
Bedeutung besitzen.
Welche Bedeutung haben Schlüssel-
Neue Entwicklungen erfordern neue Fähigkeiten. qualifikationen?
Verständlich, dass die Liste der Schlüsselqualifi-
kationen immer länger wird. Wer die Stellenanzei- Schlüsselqualifikationen sind immer dann von Be-
gen in einer beliebigen Tageszeitung studiert, be- deutung, wenn viele Menschen an einem Prozess
kommt einen Eindruck, was Unternehmen heute an beteiligt sind. Gleichgültig, ob Ergebnisse präsen-
Schlüsselqualifikationen fordern: Kontaktfähigkeit, tiert, Konflikte gelöst, Strategien erarbeitet oder
Sensibilität, Kooperationsfähigkeit, Informationsbe- Entscheidungen für ein Unternehmen getroffen und
reitschaft, Offenheit, Eigeninitiative, Medienkompe- vertreten werden sollen: Stets sind, meist unbe-
tenz, Flexibilität... merkt, Schlüsselqualifikationen im Spiel.
Schlüsselqualifikationen sind auch notwendig, wenn
Hart und weich: Was sind „Hard Skills“? der Erwerb und das Management von Fach- sowie
fachübergreifendem Wissen, Organisation, Sozial-
Den „Soft-Skills“ lassen sich die so genannten verhalten und verantwortliches Handeln gefordert
„Hard-Skills“ gegenüber stellen. „Hard-Skills“ be- sind.
schreiben berufstypische Qualifikationen, die zum
Beispiel durch ein Studium vermittelt werden.

6. Soft Skills Basic I 6
Nur wenn ein Biologe und ein Ingenieur in der Lage Mario Theissen, Technikdirektor im Formel-1-Team
sind, Aspekte ihrer Fachdisziplinen gegenseitig ver- von BMW setzt bei der Entwicklung des BMW For-
ständlich darzulegen, werden sie gemeinsam einen mel-1-Boliden auf Teamfähigkeit. Schließlich gilt
funktionierenden Bioreaktor bauen können. Die es, aus einem Spezialistenensemble eine schlag-
Kommunikationsfähigkeit der Beteiligten entschei- kräftige, handlungsfähige Truppe zu machen: „Wir
det über den Erfolg der Zusammenarbeit. haben auf jeder Position den besten Mann. Dieser
muss absolut teamfähig sein“, so Theissens Vorga-
Wenn zwei Mitglieder einer Arbeitsgruppe aus per- be in Sachen Schlüsselqualifikation.
sönlichen Gründen nicht harmonieren, ist soziale
Kompetenz gefordert, um die Aufgaben des Teams
dennoch umzusetzen. Systematik der Schlüsselqualifikation
Es gibt verschiedene Systematiken, die den Ver-
Schlüsselqualifikationen auch im such unternehmen, Schlüsselqualifikationen Über-
Leistungssport begriffen zuzuordnen. Eine geläufige Systematik
unterteilt Schlüsselqualifikationen in die Bereiche
Auch im Leistungssport haben Schlüsselqualifikati-
onen bereits Einzug gehalten. Der Ex-Nationalspieler } Handlungskompetenz
und Göppinger Handballtrainer Christian Fitzek er-
} Soziale Kompetenz
klärte seine Einschätzung zur Schlüsselqualifikation
„Sozialkompetenz“ in einem Interview mit „Sonntag } Methodenkompetenz
Aktuell“ wie folgt: „Christian Fitzek legt großen Wert
} Personale Kompetenz
auf Sozialkompetenz. ‘Ich sehe eine Mannschaft
nicht als Ansammlung von Muskelgruppen und
Herz-Kreislaufsystemen‘.“ Nach Fitzeks Auffassung Eine andere Systematik differenziert lediglich
kann nur der erfolgreich mit Menschen arbeiten, der zwischen der
in der Lage ist, sie mit allen Eigenarten und Schwä-
chen zu akzeptieren. } Allgemeinen Fachkompetenz
} Methodenkompetenz
} Sozialkompetenz

7. Soft Skills Basic I 7
In einer Publikation der „Kölner Initiative für Qualifi- Wissen ist nicht nur in der Arbeitswelt ein
zierungstransfer“, Uni Köln, wird von folgenden vier elementares Gut.
Qualifizierungsfeldern ausgegangen:
„Wissen ist Macht“, sagt der Volksmund. Wer in der
} Management von Wissen und Lernen Lage ist, mit Wissen, oder allgemein mit Informa-
tion umzugehen, der hat einen erheblichen Wettbe-
} Methoden der Organisation
werbsvorteil. Wissen vermitteln, Wissen zugänglich
} Persönlichkeit und Sozialverhalten machen, Wissen umsetzen sind für ein Unterneh-
men, aber auch für eine Einzelperson, unerlässliche
} Fachübergreifende berufliche Basiskenntnisse
Vorgänge, um erfolgreich zu sein.
In den bisherigen Systematiken zur Schlüsselquali-
Wo liegen die Unterschiede....? fikation wird alles um den Bereich „Wissen“ in Ein-
zelkompetenzen wie „interdisziplinäres Wissen“,
Zwischen der Kölner und den anderen genannten „Bereitschaft zu lebenslangem Lernen“ oder „Fä-
Systematiken bestehen erhebliche Unterschiede. higkeiten im Umgang mit Information“ aufgeführt
Die Kategorie „Methoden der Organisation“ taucht und der „Methodenkompetenz“ zugewiesen.
in anderen Systematiken nicht auf. Ihre Einzelkom-
petenzen wie Zeitmanagement, Zielorientierung Dies ist jedoch zu wenig und wird der Bedeutung
oder Planung werden meist der „Methodenkompe- des Komplexes „Wissen und Information“ nicht ge-
tenz“ zugeordnet. Die Kölner Autoren verstehen un- recht. Es ist daher sinnvoll, Wissensmanagement
ter „Methoden der Organisation“ die „Organisation als eine eigene Kategorie einzuführen.
von Arbeit“.
Ein weiterer Unterschied liegt in der Kategorie „Ma- ... und wo die Gemeinsamkeiten?
nagement von Wissen und Lernen“. Sie wird nur in
der Systematik der Kölner Initiative aufgeführt. Egal, wie man den Begriff „Schlüsselqualifikationen“
systematisiert: Entscheidend sind letztlich die Ein-
zelkompetenzen wie Kommunikationsfähigkeit,
Teamfähigkeit, Menschenkenntnis oder interkultu-
relle Kompetenz. Und diese weisen eine wichtige
Gemeinsamkeit auf. Es handelt sich um Kompe-
tenzen, und für diese gilt:

8. Soft Skills Basic I 8
Kompetenz ist erlernbar Fazit
Viele der so genannten Schlüsselqualifikationen hat Die Einführung und Systematisierung des zeitwei-
man früher unter der Rubrik „gesunder Menschen- se stark belasteten Begriffs „Schlüsselqualifikation“
verstand“ abgelegt. Menschenkenntnis hatte man hat einen Fortschritt bewirkt. Die damit assoziierten
oder eben nicht. Gesunder Menschenverstand galt Fähigkeiten oder Kompetenzen gelten nicht mehr
als etwas Gegebenes, etwas durch Kultur und Er- als eine reine Begabung, so wie es der ursprüng-
ziehung Erworbenes, aber nicht als etwas gezielt liche Begriff „Soft Skills“ vermittelt, sondern sie sind
Erlerntes. erlernbar.
Diese Sichtweise ist nach wie vor aktuell, aber sie Inzwischen stehen geeignete Lernmethoden für ver-
muss erweitert werden. Der Umgang mit Menschen schiedene Einzelkompetenzen bereit. Jeder kann
kann erlernt und geübt werden. Jeder kann Krea- „schlüsselkompetent“ werden und sich als Schlüs-
tivität, Wissensmanagement oder die Fähigkeit zur seldienst seiner eigenen beruflichen Entwicklung
Präsentation anhand der Vermittlung von Techniken neue Türen öffnen.
und mittels praktischer Übungen erlernen und ein-
setzen.

9. Soft Skills Basic I 9
T e i l A : Kommunika tionsfähigkeiten
Rhetorik: Besser
reden, mehr bewirk e n .
Müssen Sie eine Rede oder einen Vortrag hal-
ten? Möchten Sie wissen, wovon es abhängt,
ob Ihre Zuhörer Ihnen interessiert folgen oder
sich langweilen? In diesem Artikel erfahren
Sie praktische Tipps, wie Sie Ihre Rede leben-
dig gestalten.
Der erste Eindruck ist entscheidend, und der
letzte Eindruck bleibt...
... das „Dazwischen“ sollte allerdings auch im Ge-
dächtnis der Zuhörer haften bleiben! Nicht jeder ist
der geborene Redner und kann das „Dazwischen“
vortrefflich gestalten, aber jeder kann die eige-
nen Möglichkeiten nutzen, seine Zuhörerschaft zu
fesseln. Hierbei sollten Sie bestimmte Grundsätze
beherzigen.

10. Soft Skills Basic I Rhetorik: Besser reden, mehr bewirken 10
Grundsätze guter Rhetorik Wer sich intensiv mit der eigenen Stimme ausein-
andersetzen will, sollte im praktischen Tun Erfah-
Bei einer Rede sind die Zuhörenden immer Dialog- rungen sammeln und sich mit Hilfe von professio-
partner, auch wenn sie nicht das Wort ergreifen. nellem Feedback kontinuierlich verbessern.
Zustimmung, Aufmerksamkeit und Konzentration
„liegen in der Luft“, sind spürbar und lassen den
Redner über sich selbst hinauswachsen. Welche Faktoren beeinflussen neben der
Stimme die Wirkung auf das Publikum?
In erster Linie müssen Sie hinter dem, was Sie sa-
gen, auch stehen können. „Das gesprochene Wort Wenn wir vor Publikum reden, wollen wir meist nicht
ist leer, das empfundene wahr.“ (Mór Jókai) Sie bloß informieren, sondern motivieren und überzeu-
überzeugen nur dann, wenn Sie selbst überzeugt gen. Dies gelingt uns nur, wenn wir das Gesagte
sind! ansprechend und verständlich aufbereiten.
Es ist nicht nur entscheidend WAS Sie sagen, Sprechen Sie so konkret, dass andere das Ge-
sondern WIE Sie es sagen! Und das WIE ist eng hörte vor Augen haben, sich ein Bild von der Sa-
geknüpft an die Stimme und deren bewussten che machen können! Sie erreichen dies, indem Sie
Einsatz. Die eigene Stimme ist für unser Ohr kein mit farbigen Vergleichen und konkreten Beispielen
angenehmer Klang. Wenn wir zum Beispiel die An- arbeiten – je anschaulicher und spannender, desto
sage auf unseren Anrufbeantworter sprechen und besser!
uns das Ergebnis anhören, so erkennen wir uns oft Verabschieden Sie sich von ermüdenden, nicht
nicht wieder. Uns stören häufig Klang, Modulati- mehr nachvollziehbaren Endlossätzen. Formulieren
on, Tempo, Lautstärke und auch Aussprache und Sie kurz und knapp.
Wortwahl. Keine Füllworte! Füllworte wie „tja“, „nun“, „also“,
„eigentlich“, „dann“ strapazieren die Geduld der
Häufig schleicht sich das Gefühl ein, mit einer sol- Zuhörenden. Diese Worte schleichen sich leicht
chen Stimme ein Publikum eher zu erschrecken als ein, wenn die eigenen Gedanken beim Reden ins
es zu fesseln. Aber bereits die bewusste Wahrneh- Stocken geraten. Besser ist es, hier eine kurze
mung dieser Aspekte ist ein erster Schritt hin zu Än- Sprech- und Denkpause zu machen – das entla-
derungen. stet Sie selbst, und die Zuhörenden können einen
Augenblick verschnaufen und das bereits Gehörte
verdauen.

11. Soft Skills Basic I Rhetorik: Besser reden, mehr bewirken 11
Quälen Sie Ihr Publikum nicht mit Fremdwörtern. Grundsätzlich unterscheidet man
Denn wer nicht versteht, der hält Sie für arrogant, zwei Fragearten:
schaltet ab und ist nur schwer wieder zurückzuge-
winnen. } Die offene Frage
Bei der offenen Frage steht das Fragewort am An-
Arbeiten Sie mit rhetorischen Fragen. Das mensch- fang. Die Antwort kann nicht „Ja“ oder „Nein“ lau-
liche Gehirn ist so angelegt, dass es bei Fragen au- ten; meist muss in einem ganzen Satz geantwortet
tomatisch anfängt zu arbeiten. Und was wünscht werden. Beispiel: „Wo gehen wir heute Morgen
sich ein Vortragender mehr, als dass das Publikum frühstücken?“ oder „Wie hat dir der Kinofilm ge-
mitdenkt und neugierig den Ausführungen lauscht. fallen?“
Das Publikum wird es Ihnen hoch anrechnen, wenn } Die geschlossene Frage
Sie sich auf das Wesentliche beschränken und nicht Bei der geschlossenen Frage steht das Verb (oder
abschweifen. Denn nichts ist so nervtötend wie ei- Hilfsverb) am Satzanfang. Die Antwort kann nur aus
ner, der sich selbst gerne reden hört und nicht zum einem „Ja“, „Nein“ oder „Vielleicht“ bestehen. Bei-
Punkt kommt. spiel: „Möchtest du ein Eis?“ oder „Gefällt dir der
Kinofilm?“
Fragetechnik – wer fragt, der führt
Meist ist es sinnvoller, eine offene Frage zu stellen,
Nicht umsonst sind viele Frage-Berufe – wie der um eine genauere Antwort zu erhalten. Lediglich am
des Arztes, des Juristen oder des Uni-Professors Ende eines Verkaufsgespräches, gegenüber Non-
– nach wie vor sehr angesehen. Gerade in diesen Stop-Rednern und gegenüber Unentschlossenen
Berufen ist es sehr wichtig, die richtigen Fragen zu ist es besser, eine geschlossene Frage zu wählen.
stellen und dadurch die wichtigsten Antworten zu
bekommen. Grundsätzlich hilft eine gute Frage-
technik beruflich und privat schwierige Situationen
erfolgreich zu meistern.

12. Soft Skills Basic I Rhetorik: Besser reden, mehr bewirken 1
Zehn Fragearten } 4. Ja-Fragen-Straße
Diese Fragetechnik verwenden Sie, wenn Sie ein
} 1. Informationsfrage „Ja“ als Antwort erreichen möchten. Dies schaffen
Wie der Name schon sagt, holen Sie mit dieser Fra- Sie, indem Sie mehrere Ja-Fragen hintereinander
geart leicht Informationen ein. Eine solche Frage stellen, bis Sie am Schluss eine suggestive Fest-
beginnt immer mit „wie“, „wann“, „wo“, „“wer“ oder stellung anbringen. Diese Technik ist besonders am
„wie viel“. Beispiel: „Wann ist Ihr Einfamilienhaus Ende eines Gespräches empfehlenswert.
fertig?“
} 5. Rhetorische Frage
} 2. Alternativfrage Bei einer rhetorischen Frage stellen Sie selbst eine
Mit einer Alternativfrage geben Sie Ihrem Ge- Frage und beantworten diese auch gleich selbst.
sprächspartner die Wahl zwischen zwei positiven (!) Diese Fragetechnik wird gerne bei Vorträgen ange-
Möglichkeiten. Beispiel: „Soll ich dich um 18 Uhr wandt, weil sie die Zuhörer zum Mitdenken zwingt.
oder um 19 Uhr abholen?“, Ihr Zuhörer kann nämlich gar nicht anders, als sich
„Möchtest du deinen Kaffee mit Milch oder mit Sah- innerlich mit Ihrer Frage zu beschäftigen!
ne trinken?“
} 6. Gegenfrage
} 3. Suggestivfrage Mit einer Gegenfrage reagieren Sie auf eine Frage
Bei der Suggestivfrage versuchen Sie als Fragender Ihres Gesprächspartners. Der Vorteil dieser Tech-
Ihren Gesprächspartner in Ihrem Sinne zu beein- nik liegt darin, dass Sie durch die Gegenfrage Zeit
flussen. Typisch für diese Frageart sind Wörter wie gewinnen können. Dies ist besonders empfehlens-
„doch“, „wohl“, „auch“, „bestimmt“ oder „sicher- wert, wenn Sie die Antwort spontan nicht wissen
lich“. Beispiel: „Denkst du nicht auch, dass ..?“ oder eine provokative Frage zurückgeben möchten.
Dadurch erreichen Sie, dass das Problem zumin-
dest vorübergehend bei Ihrem Gesprächspartner
und nicht bei Ihnen liegt.

13. Soft Skills Basic I Rhetorik: Besser reden, mehr bewirken 13
} 7. Motivierungsfrage } 10. Fangfrage
Mit einer Motivierungsfrage bringen Sie Ihren Ge- Durch eine Fangfrage erfahren Sie Dinge, die Sie
sprächspartner dazu, aus sich heraus zu gehen. direkt nicht fragen können, weil es unverschämt
Beispiel: „Wie hast du es geschafft, in deinem Exa- wäre oder weil Ihnen Ihr Gegenüber nicht antwor-
men so gute Ergebnisse zu schreiben?“ ten würde.
Beispiel: „Wann haben Sie Abitur gemacht?“
(So können Sie dezent herausfinden, wie alt
} 8. Provozierende Frage jemand ist).
Vorsicht! Mit der provozierenden Frage greifen Sie
Ihren Gesprächspartner an. Sie sollten diese Fragen
nur gezielt in Ausnahmesituationen stellen. Eines } Zu guter Letzt
sollte Ihnen dabei klar sein: Mit dieser Fragetechnik Legen Sie nach jeder Frage eine Pause ein, damit
machen Sie sich keine Freunde! Ihr Gesprächspartner antworten kann. Und: Lassen
Sie sich nicht dazu hinreißen, nach Ihrer eigentlichen
Frage noch eine Erklärung nachzuschieben – auch
} 9. Kontrollfrage nicht, wenn Ihr Gegenüber sich mit seiner Antwort
Wenn Sie eine Kontrollfrage stellen, können Sie Zeit lässt. Wenn Sie Ihre Frage gestellt haben,
überprüfen, ob Sie und Ihr Gesprächspartner noch müssen Sie nur geduldig sein, aufmerksam zuhö-
miteinander übereinstimmen. Diese Fragetechnik ren und gegebenenfalls noch einmal zurückfragen.
ist sehr wichtig; je früher sich herausstellt, dass eine Keine Angst, auch hier gilt: Nur Übung macht den
Sache noch nicht abschließend geklärt ist, um so Meister!
besser. Ansonsten würden die Ergebnisse nur un-
befriedigend ausfallen.
Beispiel: „Sind hierzu noch Fragen offen?“

14. Soft Skills Basic I 14
S c h l a g f ertigkeit lässt sich lernen
Schlagfertigkeitstechniken gibt es viele. Für
viele Politiker und Personen des öffentlichen
Lebens sind diese Techniken nichts Neues.
Wir stellen sie Ihnen vor und verraten wirk-
same Tricks, die in jeder Situation helfen!
Stellen Sie sich vor, es ist Montag. Sie erscheinen
mit neuer Frisur und neuem Outfit im Büro. Ihre
Kolleginnen haben Ihnen bereits Komplimente ge-
macht. Dann taucht ein besonders unangenehmer
Zeitgenosse aus dem Büro gegenüber auf und wirft
Ihnen vor: „Wer hat Sie denn so zugerichtet?“ und
grinst hinterhältig. Alle sind entweder schockiert
oder grinsen. Ihnen verschlägt es die Sprache und
der Kollege verlässt triumphierend den Raum. Erst
einige Minuten später fällt Ihnen eine Art „Musterlö-
sung“ von schlagfertiger Antwort ein...

15. Soft Skills Basic I Schlagfertigkeit lässt sich lernen 15
Viele Schlagfertigkeits-Techniken überlegt. Im Ernstfall hätte man dann sofort eine
passende Antwort parat. Politiker und Prominente,
Es gibt einige Techniken, mit denen sich Muster die sich auf Fernsehinterviews vorbereiten, verfah-
der schlagfertigen Replik bilden lassen. Man spricht ren oft ebenfalls nach dieser Methode.
von „Rückfrage-Technik“, „Gerade-weil-Technik“,
„Besser-als-Technik“, „Abgrenzungs-Technik“, Im obigen Beispiel könnte diese eventuell lauten:
„Komplimente-Technik“, „Ja-ganz-genau-Technik“, „Vielen Dank für das Kompliment, schließlich sind
„Zugeständnis-Technik“, „Ach-was-Technik“, „Hör- Sie im ganzen Unternehmen für Ihren schlechten
fehler-Technik“, „Umkehr-Technik“ und viele andere Geschmack bekannt!“, was nichts anderes bedeu-
mehr. Die Aufzählung ließe sich nämlich noch end- tet, als dass das, was ihm gefällt nach allgemeiner
los fortsetzten, denn ständig tauchen neue „Tech- Auffassung hässlich ist. Was er aber hässlich findet,
nik-Wortschöpfungen“ auf. das ist nach allgemeiner Ansicht schön.
Zum Glück brauchen Sie nicht alle zu beherrschen.
Es genügt, wenn Sie ein paar davon ausprobieren Nicht beleidigend werden
und sich jene antrainieren, die Ihnen persönlich am
ehesten liegen. Auf diese Art gewinnen Sie mehr Selbst die schlagfertigste Antwort darf den „Pro-
Routine, Souveränität und Selbstbewusstsein. Ihren vokateur“ jedoch nicht beleidigen. Mit Kraftaus-
„Angreifern“ hingegen fällt dann so schnell nichts drücken sollte man sich daher zurückhalten. Doch
mehr ein. wie hätte man in obiger Situation noch vorgehen
können? Natürlich gibt es, vom obigen Vorschlag
abgesehen, auch hier verschiedene Möglichkeiten.
Doch wie könnte eine Antwort lauten? Diese wiederum ließen sich mittels verschiedener
Techniken durchführen.
Es gibt keine Musterlösung für schlagfertige Ant-
worten. Jeder muss die Technik herausfinden, die
ihm am besten liegt und diese üben. Üben kann
man Antworten, indem man sich selbst regelmä-
ßig (täglich oder wöchentlich) Fragen oder Bemer-
kungen ausdenkt und sich schlagfertige Antworten

16. Soft Skills Basic I Schlagfertigkeit lässt sich lernen 16
„Ach-was-Technik“ man diesen Trick nicht zu oft anwenden, sonst fällt
auf, dass es ein Trick ist. Sollte der „Angreifer“ die
„Ach was?“ Diese Frage stammt aus der so genann- ursprüngliche Behauptung (gemeinerweise) noch-
ten „Ach-was-Technik“. Man gewinnt zumindest ei- mals wiederholen, dann empfiehlt sich, von der
nige Sekunden Zeit, in der man sich eine bessere Durchzug-Technik abgesehen, die zusätzliche An-
Antwort ausdenken kann. Abgesehen davon ist der wendung einer der anderen Techniken.
verbale „Angreifer“ wieder am Zug.
„Rückfrage-Technik“
„Durchzug-Technik“
Die Rückfragetechnik basiert auf einem einfachen
Die Durchzug-Technik ist zwar einfach, aber sie Prinzip. Es lautet: Frage und Antwort und Gegen-
durchzuführen erfordert ein starkes Selbstbewusst- frage und Gegenantwort. Mit dieser Technik lässt
sein, das vor allem durch nonverbale Signale be- sich immerhin Zeit gewinnen für eine schlagfertigere
tont werden muss. Ein Hauch Arroganz darf nicht Antwort. Manchmal fällt dem „Angreifer“ auch gar
fehlen. Man überhört derartige Angriffe hoch erho- keine passende Antwort ein. Dann hat der „Ange-
benen Hauptes. So signalisiert man zugleich, dass griffene“ immerhin ein „Unentschieden“ erreicht.
man den Äußerungen des Angreifers grundsätzlich
keinerlei Bedeutung zumisst.
„Gerade-weil-Technik“
„Hörfehler-Technik“ Besonders „logisch“ klingt die „Gerade-weil-Tech-
nik“. Oft reagiert der Angreifer perplex auf diese Ar-
Diese Technik beruht auf dem Vorspielen einer aku- gumentationsstruktur. Sie eignet sich insbesondere
stischen Fehlübermittlung. Man wiederholt den ver- auf Vorwürfe, die mit Leistung und Kompetenzen zu
balen Affront leicht abgewandelt und der ergibt nun tun haben. „Gerade weil ich die Pressemeldungen
keinen Sinn mehr. Das bringt den Angreifer even- so kurz formuliere, werden sie von Tageszeitungs-
tuell in die peinliche Situation, seine Verbal-Attacke Redaktionen übernommen. Denen steht nämlich
wiederholen zu müssen... „Was ich denn verrichtet nur sehr wenig Platz zur Verfügung und Berge
haben soll? Im Gegensatz zu Ihnen habe ich bereits von eingehenden Texten, die zudem viel zu lang
zehn Firmen akquiriert und Sie erst eine!“, könne sind und unnötige Zeit in Anspruch nehmen, sie zu
eine eventuelle Konterstrategie sein. Allerdings sollte kürzen!“

17. Soft Skills Basic I Schlagfertigkeit lässt sich lernen 17
Oft entspricht diese „Gerade-weil-Technik“ übri- „Kompliment-Technik“
gens der Wahrheit. Der Angegriffene ist sich aber
manchmal selbst nicht darüber im Klaren, weshalb Komplimente schmeicheln, aber oft blenden sie
etwas so ist. auch den Komplimentempfänger. Im obigen Fall
könnte die Antwort der Angegriffenen lauten: „Ihre
Frisur bewundere ich schon seit längerer Zeit. Es
„Besser-als-Technik“ wird aber noch sehr viele Jahre dauern, bis ich so
wenige Haare wie Sie auf dem Kopf habe, um so ein
Die „Besser-als-Technik“ ähnelt Satzkonstruktionen durchsichtiges Styling zu realisieren!“ Meist verste-
mit „zwar aber“. Man gibt dem Angreifer nur be- hen Außenstehende derartige Anspielungen noch
dingt Recht. Das Ganze soll aber so wirken, als ob vor dem Betroffenen und lachen. Oft wird dem An-
der eigentliche Fehler beim Angreifer liegt und der greifer dann erst bewusst, dass er „verloren“ hat.
Angegriffene das Opfer ist, dem man dafür dank-
bar sein sollte, dass er die Firma vor schlimmerem
Schaden bewahrt hat. „Ja-ganz-genau-Technik“
„Besser-als“ ist gemeinhin eher bekannt in der Form Die „Ja-ganz-genau-Technik“ passt ebenfalls nur
von „Besser jetzt als nie“. Der Angegriffene erhält in speziellen, individuellen Situationen. Man stimmt
ein „Lob“, das sofort von einem „Tadel“ erstickt dem „Angreifer“ zu und steht zu der Situation, in-
wird. „Gut dass Sie dieses Problem erkannt haben, dem man beispielsweise behauptet, dass man ge-
aber warum weisen Sie uns erst jetzt darauf hin? nau dieses Resultat angestrebt habe. Im obigen
Die Firma hätte weniger Verluste gemacht. Na ja, Beispiel würde dieses wiederum weniger passen.
besser jetzt als nie.“ Auf diese Art wird der Angreifer Oftmals passt diese Technik im Zusammenhang
so dargestellt, als sei er allein schuld an den firmen- mit Vorwürfen hinsichtlich Werten und Systemen.
internen Schwierigkeiten. Für das Eingangsbeispiel Im Endeffekt zählt das Ergebnis.
eignet sie sich aber weniger.

18. Soft Skills Basic I Schlagfertigkeit lässt sich lernen 18
Wer also von einem vermeintlich chaotischen „Abgrenzungs-Technik“
Schreibtisch aus effektiver arbeitet, als von einem
penibel aufgeräumten Arbeitsplatz aus, der darf Die „Abgrenzungs-Technik“ sollte nur in jenen Fäl-
sich ruhig auf diese Technik berufen. Insbesondere len eingesetzt werden, in denen der „Angreifer“ das
dann, wenn er – getreu dem Motto: „ Das Genie Maß der tolerierbaren Verbal-Attacken überschrit-
beherrscht das Chaos“ - sogar noch schneller und ten hat. Ein Beispiel hierfür könnte lauten: „Ihr Ton
effektiver arbeitet, als der Kollege, der ihm Vorwürfe missfällt mir – auf dieser Ebene führe ich keine Ge-
macht. spräche!“ oder etwas in dieser Richtung.
„Zugeständnis-Technik“ „Umkehr-Technik“
Manchmal sind schlagfertige Antworten aber auch Die Umkehr-Technik ist oft mit einer „Wenn-dann-
unangebracht, insbesondere dann, wenn man ganz Konstruktion“ verknüpft. „Wenn ich Sie wäre, würde
offensichtlich im Unrecht ist. Wer zum Beispiel ei- ich aufgeben!“ So oder ähnlich könnte ein verbaler
nen wichtigen Geschäftstermin verpasst hat, der Angriff des „Gegners“ lauten. Als Kontra könnten
sollte sich ehrlich entschuldigen und versprechen, Sie ihm mit „Wenn ich Sie wäre, würde ich es tun!“
dass dies nicht mehr vorkommt. antworten.
Diese Technik eignet sich vor allem bei Vorwürfen,
„Metaebene-Technik“ die mit „wenn, dann...“ anfangen. Schließlich be-
steht der „Urgrund alles Schönen in einem gewis-
Angriffe erfolgen meist von einer tieferen Ebene sen Einklang von Gegensätzen“, wie der italienische
aus. Man kann auch auf eine höhere Ebene aus- Theologe Thomas von Aquin (11-174) bereits
weichen, wie ein Boxer, der einem Schlag zuerst vor langer Zeit feststellte.
ausweicht, und dann zum Gegenschlag ausholt.
Ein derartiger Gegenangriff könnte sinngemäß lau-
ten, dass die Witze des Angreifers offensichtlich
nur ihn selbst zum Lachen bringen. Anschließend
unterstreicht man mit einem „und nun zurück zur
Sache“ die unterstellte (persönliche, berufliche oder
allgemeine) Unwichtigkeit des Angreifers (und sei-
ner Argumente).

19. Soft Skills Basic I Schlagfertigkeit lässt sich lernen 19
Allzweckmittel Weitere Beispiele:
Die Liste der Techniken ließe sich noch fortsetzen. } „Nein, das bilden Sie sich nur ein!“
Ständig werden neue Techniken entworfen. Wichtig } „Bringen Sie die Lösung oder sind Sie das
jedoch ist, dass man in entsprechenden Situationen Problem?“
effektiv reagiert. Manche Sprüche passen im Prin-
} „Bleiben Sie ruhig bei Ihrer Meinung, für Sie ist
zip immer. Es empfiehlt sich, einige dieser Sprüche
die gerade gut genug!“
parat zu haben, um zumindest für „Notfälle“ gerü-
} „Ich mag Ihre Witze!“, ist ebenfalls eine Ant-
stet zu sein. Es macht auch selbstsichererer. Diese
wort, die man sich leicht merken kann und die
Taktik wenden übrigens auch Politiker an.
fast immer passt. Allerdings muss man „echt“
wirken, also kurz zurückgrinsen und zurück
Herbert Wehner war für seine Schlagfertigkeiten
zur Sache.
berühmt und berüchtigt, aber Franz Josef Strauß
ebenso. Man sagt ihm nach, dass er sich vor je-
dem öffentlichen Auftritt verschiedene Störungsva- Ein Kompliment kann auch gemein sein. Als Con-
rianten ausgedacht habe. Wer ihn beispielsweise tra gegen unfaire Kommentare könnte sich auch
auslachte, der bekam ein „Indem Sie dieses ernste ein „Ihre Argumente sind mehr als flüssig. Sie sind
Thema lächerlich machen, qualifizieren Sie sich überflüssig!“ anbieten. Der individuellen Kreativität
selbst!“ zu hören. sind keine Grenzen gesetzt!

20. Soft Skills Basic I 0
P rä s e n t ationstechniken
Präsentationen aller Art gehören heute zum
Alltag vieler Mitarbeiter. Oft hängt die Zukunft
eines neuen Projekts, einer Kampagne oder
einer guten Idee von der überzeugenden Prä-
sentation vor Kollegen, Kunden und Vorge-
setzten ab.
Entsprechend wichtig ist es, sich professionell
vorzubereiten und den eigenen Auftritt souve-
rän zu meistern.
Dabei sind es nur einige wenige Dinge, die es zu
beachten gilt:
} Bereiten Sie sich gut vor!
} Arbeiten Sie mit Medien!
} Stellen Sie den Kontakt zum Publikum her!

21. Soft Skills Basic I Präsentationstechniken 1
Was genau sollte bei einer Präsentationsvor- Damit das Menü auch gelingt, benötigen Sie als
bereitung beachtet werden? Koch eine gute Rezeptvorlage, in der Schritt für
Schritt alle Anweisungen und Empfehlungen be-
Vergleichen Sie die Präsentation einfach mit der Vor- schrieben sind. Auch dies hat eine Entsprechung
bereitung zu einem Abendessen für gute Freunde: im Bereich Präsentation: Arbeiten Sie immer mit
Stichwortkarten, auf denen die einzelnen Ideen
} Wer kommt? und „Gewürze“ (Witze/ Anekdoten/ anschauliche
Beispiele) vermerkt sind. Aber Achtung: Zu viel des
} Was erwarten die Gäste überhaupt
Guten verursacht „Übersättigung“ und in manchen
} Gibt es zur Begrüßung Sekt oder Selters? Fällen sogar Übelkeit!
} Mit welchen Appetithäppchen (Einleitung)
wecke ich Hunger auf mehr?
Ist bei solch einem gelungenen Menü der Ein-
} Was wird zum Hauptgang (Hauptteil) gereicht? satz von Medien notwendig?
} Welches Dessert rundet das Menü ab
(Schluss)? Der Mensch ist ein Augentier! Bei vielen Vorträgen
wird leider wenig Rücksicht auf diese Tatsache ge-
} Soll eine Speisekarte (Handout/ Skript) ausge- nommen. Es mag daran liegen, dass eine Folien-
legt werden? vorbereitung zu viel Zeit in Anspruch nimmt, zu viel
} Gibt es eine bunte Dekoration (Medieneinsatz)? Mühe macht oder daran, dass der Referent nicht
sicher im Umgang mit dem Medium ist - klar ist nur:
Ohne die Aktivierung der Augen bleibt viel weniger
„hängen“ und die Spannung sinkt. Dabei stehen an
fast allen Vortragsorten Tafel, Overhead-Projektor,
Flipchart oder Pin-Wand zur Verfügung.
Das am häufigsten genutzte Medium ist immer
noch der Overhead-Projektor. Leider kann man
hierbei die entzückendsten Unachtsamkeiten
beobachten.

22. Soft Skills Basic I Präsentationstechniken
Die Folien sind meist ... Nur wer sein Publikum wahrnimmt,
wird selbst wahrgenommen
} ... zu voll!
Präsentationen sind keine Monologe, keine Ein-
} ... zu unübersichtlich!
bahnstraßen. Vielmehr sind es ernst zu nehmende
} ... ohne klare Titel! „Plaudereien“, die der Wissensvermittlung, Motiva-
tion und Überzeugung dienen. Je amüsanter und
} ... zu bunt oder ohne jeglichen Farbtupfer!
anschaulicher Sie Ihren Vortrag aufbauen, desto
} ... zu klein geschrieben! mehr überzeugen Sie als Redner die Menschen, die
} ... ohne Bezug zum Inhalt! vor Ihnen sitzen.
Hierbei dürfen Sie den folgenden Grundsatz nie au-
ßer Acht lassen: In erster Linie wirken Sie mit Ihrer
Wer gute Folien souverän einsetzt (und er tut allen Person!
Anwesenden einen Gefallen damit) kann sein Pu-
blikum Schritt für Schritt durch den Vortrag führen. Sobald Sie die „Bühne“ betreten, entscheiden die
Das Publikum wird ihm für diese Orientierungshilfe Anwesenden bereits unbewusst zwischen „sym-
und Gedächtnisstütze danken! pathisch“ und „unsympathisch“. Sie können das
Publikum nur für Ihr Thema begeistern, wenn Sie
Traurige Tatsache ist, dass dies nicht jeden Red- selbst begeistert sind.
ner kümmert. Froh, sich dem Ende des eigenen
Vortrags unaufhaltsam zu nähern, wird mancher
immer schneller in seinem Reden und wirft keinen Sprechen Sie den Verstand und die Gefühle an
Blick mehr auf das Publikum ... und erkennt nicht,
dass die Aufmerksamkeit so gut wie nicht mehr vor- Versuchen Sie nie, die Zuhörer zu überreden. Son-
handen ist. dern überzeugen Sie durch Ihr Wissen und Ihre per-
sönliche Ausstrahlung.
Denken Sie immer daran: „Beredsamkeit ist die
Kunst, die Dinge so auszudrücken, dass die, zu
denen wir sprechen, mit Vergnügen zuhören.“
(Blaise Pascal)

23. Soft Skills Basic I Präsentationstechniken 3
11 Tipps für die erfolgreiche Präsentation mit
einer Flip-Chart
Wenn Sie sich für die Nutzung des Flip-Charts
entschieden haben, achten Sie auf die folgenden
11 Tipps:
} 1. Versehen Sie jedes Chart } 7. Beachten Sie die Schriftgröße – Kleinbuch-
mit einer Überschrift. staben mind. ein Karo, Großbuchstaben
mind. zwei Karos.
} . Überfrachten Sie das Chart nicht
mit zu vielen Details } 8. Nutzen Sie bis zu 3 Farben pro Chart
(höchstens sieben Zeilen pro Chart). - dadurch heben Sie Wichtiges hervor.
} 3. Lassen Sie genügend Rand für eine } 9. Arbeiten Sie mit Bildern und Symbolen
bessere Übersichtlichkeit. - diese prägen sich viel besser ein
} 4. Nutzen Sie eine klare Gliederung } 10. Vermeiden Sie zu häufiges Blättern.
mit Spiegelstrichen.
} 11. Überprüfen Sie die Stifte,
} 5. Notieren Sie Satzfragmente bevor Sie in Aktion treten.
oder Schlüsselbegriffe.
} 6. Verwenden Sie Druckschrift und arbeiten
Sie mit Groß- und Kleinbuchstaben.

24. Soft Skills Basic I Präsentationstechniken 4
Tipps zur Präsentation mit einer Pinnwannd
} 1. Sie können mit Hilfe der Pinnwand mit Ihrem } 4. Sie können in einer Diskussion entwickelte Lö-
Publikum in einen direkten Dialog treten. sungen direkt zu den gesammelten Fragen heften
Notieren Sie Fragen, die aus dem Publikum kom- und so den Stand des Arbeitsprozesses dokumen-
men, auf jeweils einer Karte und heften Sie diese tieren.
an. Wenn sich nun im Laufe Ihres Vortrags diese Heben Sie Fragen und Lösungen voneinander ab,
Frage beantwortet hat, können Sie die Karte zur indem sie durchgehend zwei verschiedene Farben
Seite hängen. oder Formen verwenden.
} . Sie können auf Karten niedergeschrieben Ideen } 5. Die Pinnwand gehört zu den sogenannten
beliebig anordnen. Dauermedien, die es dem Vortragenden/ Mode-
Ihre so gewonnene Struktur können Sie immer wie- rator ermöglichen, den roten Faden unterstützend
der verändern, ohne dass Sie die Ideen erneut auf- zum gesprochenen Wort allmählich vor den Augen
schreiben müssen. des Publikums zu entwickeln.
Besonders gut eignet sich die Pinnwand im Vor-
} 3. Sie können in Gruppendiskussionen Redebei- trag bei einer Gruppengröße bis zu 0 Teilnehmern.
träge der Gruppenmitglieder festhalten und thema- Achten Sie darauf, dass diese im Halbkreis vor der
tisch ordnen. Pinnwand sitzen. Bei größeren Gruppen ist nicht
Hierzu notieren Sie jeden Beitrag als Stichwort auf gewährleistet, dass alle einen freien Blick auf die
eine Karte und clustern die Karten dann zu Grup- ganze Wand haben.
pen. Es entwickeln sich dadurch allmählich die
Positionen innerhalb der Gruppe heraus. Wieder-
holungen oder Aspekte, die nicht zielführend sind,
werden schnell erkannt. Dadurch wird verhindert,
dass die Diskussion versandet.

25. Soft Skills Basic I 5
K ö r p e r s prache: Der Körper spricht mit
Menschen haben viele Möglichkeiten sich
anderen mitzuteilen. Die häufigste und inte-
ressanteste Form der Kommunikation ist die
Sprache. Doch wer gedacht hat, dass die Spra-
che ein rein verbaler Akt ist, der täuscht sich ganz
gewaltig...
Sprache wirkt erst dann, wenn sie durch Bewe-
gungen und Ausdrucksformen des Körpers ab-
gerundet wird. Selbst wenn wir am Telefon mit
jemanden sprechen, können wir uns anhand der
Stimmvariation unseres Gesprächspartners seine
Körperreaktionen vorstellen. Die Körpersprache ist
ein wesentlicher - manchmal sogar entscheidender
- Bestandteil unserer Kommunikation.
Die Hälfte der Kommunikation ist nonverbal
Um Körpersprache zu verstehen und sie sinnvoll
einzusetzen, müssen wir sie im Ganzen betrachten
und vor allem den sprachlichen Kontext sehen. Zur
richtigen Deutung von Körpersprache gehört immer
ein sprachlicher Zusammenhang: Es heißt ja auch
Körper-Sprache! Diese muss richtig eingesetzt
auch in Harmonie mit dem Gesagten stehen, sonst
wird sie leicht entlarvt.

26. Soft Skills Basic I Körpersprache: Der Körper spricht mit 6
Wie schnell erkennen wir an der Disharmonie von Fangen Sie damit an, dass Sie sich so klei-
Körper und Sprache „falsche Freundlichkeit“? Oder den, dass es dem Event angemessen ist und
wie verheerend kann ein Lächeln zum falschen Zeit- Sie sich in Ihrer Kleidung wohl fühlen. Fühlen Sie
punkt wirken? Körpersprache ist aber auch etwas, sich nicht wohl, sind Sie „verkleidet“ und werden
was uns angeboren ist und wir aus der Natur über- auch so wirken.
nommen haben. Denken Sie nur einmal an einen
Gorilla, der zwar nicht sprechen kann, Ihnen aber
unmissverständlich seine Absicht, Sie anzugreifen, Die Begrüßung kann schon entscheiden
durch heftiges Trommeln auf der Brust mit beiden
Fäusten vermittelt! Der erste Eindruck ist entscheidend, deshalb fängt
das positive Bild mit einer freundlichen und rich-
tigen Begrüßung an. So ist im deutschen Raum
Ein positives Bild vermitteln das Begrüßungsritual fast eine Konfrontation, wir
stehen uns gegenüber mit festem Händedruck
Jeder Gedanke, der in unserem Gehirn gefasst schauen wir dem Anderen in die Augen. Eine et-
wird, ist ein Auftrag und der wird dann auch in Kör- was geöffnete Körperhaltung kombiniert mit einem
persprache übersetzt. Nehmen Sie sich vor, heute freundlichen aber bestimmten Lächeln wird sofort
in einer Verhandlung einmal besonders hart zu blei- zu einer freundlichen Atmosphäre führen, wenn
ben, dann wird Ihre Körpersprache entsprechend die Stimme dies durch ehrliche Freundlichkeit
starr und unbeweglich sein. Es ist aber in vielen Fäl- untermalt.
len einfach vorteilhafter, ein positives Bild abzuge-
ben. Dieses positive Bild können Sie nur durch eine An einigen Besonderheiten im Begrüßungsverhal-
entsprechende Synchronisation von Gedanken, ten können Sie auch schon viel über die Person
Sprache und Körperreaktionen geben. erfahren, mit der Sie reden wollen. Zieht jemand
einen anderen zu sich heran, dann ist das immer
ein Dominanzverhalten, zeigt aber auch, dass
der Heranziehende seinen Standpunkt nicht so
schnell aufgeben wird (andere müssen auf ihn
zukommen).

27. Soft Skills Basic I Körpersprache: Der Körper spricht mit 7
Versuchen Sie zu deuten, Um zu ergründen, welchen Einfluss die Kopfneigung
aber achten Sie auf den Kontext auf Sympathie oder Antipathie hat, kamen Forscher
auf die Idee, einen Kopf computergestützt vom Be-
Es gibt eine Menge an körpersprachlichen Reakti- trachter aus nach links zu neigen und dieses neue
onen und Gesten, die es richtig zu deuten gilt. Viele Bild weiteren Probanden zu zeigen. Das Ergebnis
Reaktionen und Ausdrücke nehmen wir unterbe- hier war vollkommen anders als im ersten Fall. Die
wusst zur Kenntnis und verändern unsere eigene Testpersonen hier empfanden die Astronomia als
Körpersprache entsprechend. Achten Sie also auf nachdenklich, verträumt, freundlich, weich und ge-
verbale und nonverbale Signale und versuchen fühlvoll.
Sie diese in den richtigen Zusammenhang zu
bringen. Dafür brauchen Sie nur etwas Gespür und Erstaunlich, dass alleine die Kopfneigung diese voll-
Erfahrung. kommen anderen Empfindungen ausgelöst hatte
– eine Änderung an Mimik, Gestik oder dem Bild-
Es ist nicht schwer, Körpersprache zu deuten. Sie ausschnitt wurden nämlich nicht vorgenommen!
können dann leicht die Richtung Ihrer verbalen
Kommunikation verändern und sich besser auf Ih-
ren Gesprächspartner einstellen. Vielleicht erkennen Der Andere „spiegelt“ Ihre Körpersprache
Sie dann ganz schnell eine positive Veränderung in
seiner Körpersprache? Ein Phänomen, das sehr häufig in Gesprächen
oder Verhandlungen zu erkennen ist: Einer der
Gesprächspartner beginnt die Kommunikation mit
Kopfneigung entscheidet mit einer offenen und freundlichen Körpersprache und
über Sympathie oder Antipathie sein Gegenüber macht unbewusst mit. Es entwi-
ckelt sich eine entspannte Atmosphäre und das
In einer Studie wurde Testpersonen das Gemälde Gespräch verläuft reibungslos.
„Kopf der Astronomia“ von Botticelli gezeigt und
danach gefragt, welchen Eindruck diese Frau auf
dem Bild auf sie machen würde. Das Spektrum der
Antworten reichte von stolz, distanziert, streng, hart
bis unnahbar – alles in allem also ein eher negatives
Ergebnis.

28. Soft Skills Basic I Körpersprache: Der Körper spricht mit 8
Anders dagegen das Vorstellungsgespräch: Der Körpersprache im Detail
Bewerber ist nervös und unsicher, seine Körper-
sprache ist verschlossen. Die Beine übereinander Was bedeutet es, wenn...
geschlagen, die Hände ineinander gefaltet und der
Gesichtsausdruck angespannt. Direkt angespro- } ...jemand die Füße um die Stuhlbeine legt?
chen verstärkt sich diese Haltung, das Gespräch Symbol für „Halt suchen“.
verkrampft. Sehr häufig sind diese Reaktionen zu
} ...sich jemand die Hände reibt? Zeichen für
beobachten, wenn das Gespräch auf unangenehme
Selbstgefälligkeit oder (Vor-) Freude.
Themen - wie Gehaltsvorstellungen - gelenkt wird.
Ein Tipp: Klären Sie alle möglichen unangenehmen } ...das Kinn streichelt?
Fragen vorher. Spielen Sie diese Situation mit ei- Nachdenklichkeit, Intellektualität.
ner/m Bekannten durch und achten Sie dabei auf
} ...sitzend mit dem Oberkörper weit nach vorne
eine sichere aber entspannte Körpersprache. Bitten
kommt? Interesse, auf Einwurf wartend.
Sie Ihren „Testpartner“ überraschende und unan-
genehme Fragen zu stellen und auf Ihre Körper- } ...häufig wegsieht? Verlegenheit.
sprachereaktionen zu achten. Denken Sie daran: } ...mit den Füßen im Stehen wippt?
Je übertriebener und verstärkter diese Simulation Sich „größer machen“.
ausfällt um so besser für das reale Gespräch.
} ...die Oberlippe hochzieht?
Ekel, Verachtung.
Bewusstsein zahlt sich aus } ...die Unterlippe hochzieht?
Zweifel, Enttäuschung.
Machen Sie den Test: Beobachten Sie sich und an-
dere im Gespräch! Versuchen Sie die Körperspra-
che der anderen zu deuten, einfache Signale sind
nicht so schwer zu erkennen. Mit etwas Routine
verbessern Sie nicht nur Ihre Auffassungsgabe son-
dern auch Ihre eigene Körpersprache. Sie werden
sehen: Eine positive Körpersprache wird sich aus-
zahlen, vor allem in unangenehmen oder schwie-
rigen Situationen.

29. Soft Skills Basic I 9
S m a l l t a l k: Die große Kunst des kleinen
G e s p r ä chs
Wem es gelingt, mit Vorgesetzten, Kollegen,
Geschäftspartnern oder Unbekannten auf un-
gezwungene Weise ins Gespräch zu kommen,
hat viel gewonnen. Wer gekonnt „smalltalkt“
hat mehr Karrierechancen. Die „Kunst des
Smalltalk“ lässt sich sogar lernen.
Nicht jeder ist ein Naturtalent darin, mit den richtigen
Worten den ersten Kontakt zu anderen herzustel-
len. Während in manchen Epochen der Geschichte
die „Kunst des kleinen Gesprächs“ geradezu zele-
briert wurde, neigt man in einer schnelllebigen Zeit
eher dazu, ohne Umschweife sofort zur Sache zu
kommen.
Im Geschäftsleben zählt Effektivität. Belangloses
Plaudern galt als Zeitkiller. Mittlerweile hat man
erkannt, dass ein unverfängliches Plaudern eine
gemeinsame Ebene herstellen kann, die effektives
Arbeiten beschleunigt. Im Alltag bringt dieses „ice
breaking“ ebenfalls enorme Vorteile.

30. Soft Skills Basic I Smalltalk: Die große Kunst des kleinen Gesprächs 30
Die „Smalltalk-Kompetenz“ Typische Smalltalk-Themen
Es gibt Naturtalente des Smalltalks, aber vielen ist Es gibt einige Themen, die sich für Smalltalks be-
diese Kommunikation ein Graus. Selbst im Alltag sonders eigenen. Eines davon ist so unverbindlich
kostet es Überwindung, ohne ersichtlichen Grund wie kaum in anderes: Das Wetter! Bereits in der
mit Anderen zu kommunizieren. Dies kann ver- Steinzeit galt es vermutlich als Gesprächsthema
schiedene Ursachen haben. Soziale und emotio- Nummer 1. Für den ARD Fernsehmoderator Ul-
nale Kompetenzen zeichnen Smalltalker aus. rich Wickert sind die kleinen „Trost- und Spottge-
schichten“, mit denen er allabendlich die Tagesthe-
men mit den Worten „Das Wetter...“ beschließt
Soziale und emotionale Kompetenz längst zum Markenzeichen geworden.
Grundlagen für emotionale Kompetenz ist eine
gesunde Portion Selbstbewusstsein. Wer humor- Unverbindlicher Gesprächseinstieg
voll und aktiv ist, über ein breites Allgemeinwissen
verfügt und auch schwierige Situationen meistert, Über „verbreitet Niederschläge“ durch „heftige
gilt als emotional kompetent. Soziale Kompetenz Turbulenzen“, „frischer Kaltluft“ und „örtlichen Ge-
zeichnet sich dadurch aus, dass man eine „Anten- wittern in einzelnen Hoch- und Tiefdruckgebieten“
ne“ für die Stimmung des anderen hat. Dazu muss gibt es natürlich auch „weitere Aussichten“ für un-
man sich in ihn hineinversetzen können und seine verfängliche Gesprächsteinstiege. Mit der Bitte um
Gefühlslage erahnen. Kontaktfreudigkeit und Kom- Feuer findet sich für Raucher schnell ein Grund für
munikationsvermögen runden dieses Talent ab. ein Ansprechen. Es gibt aber auch „gesündere“
Hierfür sollte man offen sein und Interesse an ande- Themen. Zum Beispiel: „Wissen Sie, in welchem
ren Sichtweisen zeigen. Wer darüber hinaus aktiv Raum der Vortrag zum Thema Projektmanagement
zuhören kann, und die Sprache bewusst einsetzt, stattfindet?“, „Könnten Sie mir vielleicht sagen, wie
rundet das Bild der sozialen Kompetenz ab. spät es ist?“ oder „Wissen Sie, ob der Zug Verspä-
tung hatte?“

31. Soft Skills Basic I Smalltalk: Die große Kunst des kleinen Gesprächs 31
Tabu-Themen Ein Tipp...
Manche Themen sind für Smalltalks absolut Tabu. Vermeiden Sie neben diesen Tabuthemen alles,
Dazu zählen in erster Linie: was persönliche Probleme anbelangt. Neben dem
„Allroundthema Wetter“ gibt es immer noch viele
} Geld und Gehalt: Wie viel verdienen Sie? Was unverbindliche Themen wie zum Beispiel die An-
hat Ihr Anzug gekostet? Welchen Tagessatz fahrt („Wie war der Flug?“; „Gab es Glatteis auf der
rechnen Sie ab? Was hat ihr Haus gekostet? Autobahn?“); Kunst und Kultur („Waren Sie auch
Werden Sie finanziell unterstützt? schon in der Miro-Ausstellung?“; „Kennen sie das
neue Werk von dem Künstler K?“) oder allgemein
} Gesundheit und Krankheit: Sind Sie auch all- Geschäftliches („Arbeiten Sie auch mit Windows
ergisch gegen Roggenpollen? Haben Sie Ihren NT?“ oder „Welche Neuigkeiten gibt es in Ihrer Fir-
Blinddarm noch? Für derartige Fragen sollte ma?“) et cetera.
man sich besser „an seinen Arzt oder Apothe-
ker“ wenden.
} Religion: Sind Sie (auch/aus steuerlichen
Gründen) aus der Kirche ausgetreten? Gehen
Sie in die Kirche? Gehören Sie einer Sekte an?
Sind Sie Atheist? Was halten Sie vom Islam?
} Politik: Wie finden Sie das Verhalten der
israelischen Regierung gegenüber den Palä-
stinensern? Welche Partei wählen Sie? Sind
sie dort Mitglied? Was halten Sie vom Einsatz
deutscher Truppen in Mazedonien?

32. Soft Skills Basic I 3
K r i t i k f ä h igkeit: Feedback als Chance
Einen Rüffel vom Chef, Schwierigkeiten
mit den Kollegen oder Kommilitonen - das
ist niemals angenehm. Dennoch lässt sich
mehr Gutes daraus machen, als Sie ahnen!
Fassen Sie sich an die eigene Nase
Sehen Sie es positiv: Auf den Gebieten, in denen
Sie selbst Fehler machen, kennen Sie sich am be-
sten aus. Der beste Trainer zum Thema „Schreib-
tisch aufräumen“ ist nicht ein Ordnungsfanatiker,
sondern ein Chaot, der an sich gearbeitet hat.
Die Falle: Was Sie an sich selbst nicht mögen (bei-
spielsweise Unpünktlichkeit), kritisieren Sie gern
auch an anderen. Das erschwert den Kontakt und
die Zusammenarbeit.
Besser: Als Spezialist für Unpünktlichkeit müssten
Sie doch auch den einen oder anderen Trick da-
gegen entwickelt haben. Den können Sie weiterge-
ben. Trumpfen Sie mit der eigenen Kritik nicht auf,
sondern solidarisieren Sie sich: „Das Problem ken-
ne ich, das ist mir auch schon passiert. Dann bin ich
auf folgende Lösung gekommen ...“

33. Soft Skills Basic I Kritikfähigkeit: Feedback als Chance 33
Wenn Sie selbst kritisiert werden: Nehmen Sie das Wenn Sie selbst kritisiert werden: Stellen Sie sich
Sprichwort wörtlich, und fassen Sie sich tatsächlich vor, Sie hätten einen Mantel mit einem hässlichen
an Ihre eigene Nase, während Sie getadelt werden. Fleck an, und Ihre Kritiker sprächen nur von Ihrem
Es ist eine uralte Demutsgeste, die der andere un- Mantel. Ziehen Sie in Gedanken den schmutzigen
bewusst versteht. Außerdem erinnern Sie sich da- Mantel aus, und versprechen Sie, ihn reinigen zu
durch selbst daran, nicht gleich Kontra zu geben, lassen. So vermeiden Sie, dass die Kritik der ande-
sondern kurz „in sich zu gehen“. ren Ihre Persönlichkeit verletzt.
Übersehen Sie das Gute nicht Selber machen oder Platz machen für den,
der es besser kann?
Kritik ist kein Wert an sich, sondern sollte dazu die-
nen, die Spreu vom Weizen zu trennen. Trennen Grundregel, wenn Sie jemanden kritisieren: Geben
Sie „Werk und Person“ (kommt aus der Theolo- Sie ihm (oder ihr) die Chance, den Fehler selbst
gie). Jemand, der sich nicht ausreichend wäscht, wieder gut zu machen. Dazu braucht er (sie) Ihre
ist deswegen kein schlechter Mensch. Außerdem Geduld, Ihr Vertrauen und Ihre Unterstützung. Tref-
hat jede schlechte Eigenschaft eine gute Kehrsei- fen Sie über alle drei Punkte klare Absprachen. Erst
te. Vielleicht ist der, der immer zu spät kommt, ein wenn der Betroffene es auch dann nicht schafft,
sehr engagierter und hilfsbereiter Mensch, der nur sollte er Platz machen für jemanden, der es kann.
schlecht nein sagen kann?
Wenn Sie selbst kritisiert werden: Vermeiden Sie
Wenn Sie andere kritisieren: Fragen Sie sich: Was einen Problemstau. Bitten Sie um Hilfe, wenn Sie
lohnt sich zu behalten? Beenden Sie jede Kritik mit sich überfordert fühlen. Schauen Sie dem Helfer
einem kleinen Lob. dann beim Helfen zu, um Ihre Lernbereitschaft zu
demonstrieren.

34. Soft Skills Basic I Kritikfähigkeit: Feedback als Chance 34
Machen Sie‘s mit Humor Die Zwei-Minuten-Regel
Kritik muss weder todernst noch verletzend sein. Kritik ist eine punktuelle Sache, keine Dauereinrich-
Kritik, die mit einem ehrlichen Lächeln, einem hei- tung. Optimal ist die Zwei-Minuten-Kritik: So lange
teren Ton und einem Schuss Selbstironie gewürzt kann man gut sachlich bleiben und inhaltlich alles
ist, wird besser aufgenommen. klar auf den Tisch bringen. Danach sollte Schluss
sein. Wer länger kritisiert, wird meistens unsachlich
Wenn Sie jemanden kritisieren: Bringen Sie Ihr und färbt sein Urteil zu stark emotional ein.
Gegenüber wenigstens einmal zum Lachen. Das
klappt nur, wenn der Witz nicht auf Kosten des Kri- Wenn Sie jemanden kritisieren: Stellen Sie sich
tisierten geht, sondern wenn Sie eine kleine eigene innerlich die Uhr. Spätestens nach zwei Minuten
Schwäche karikieren. sollte der andere zu Wort kommen. Legen Sie die
Messlatte nicht zu hoch. Akzeptieren Sie, dass Irren
Wenn Sie selbst kritisiert werden, gilt eigentlich das eine Eigenschaft des Menschen ist und kein Ver-
Gleiche: Bringen Sie Ihren Kritiker zum Lachen, in- brechen.
dem Sie einen Witz auf eigene Kosten machen. Sie
müssen sich dabei nicht demütigen, aber der ande- Wenn Sie selbst kritisiert werden: Verteidigen Sie
re sollte erkennen, dass Sie eine gesunde Distanz sich mindestens zwei Minuten lang nicht, sondern
zu sich selbst haben und lernfähig sind. erlauben Sie Ihrem Kritiker, Dampf abzulassen.
Holen Sie nach den zwei Minuten nicht zum Ge-
genschlag aus, sondern überzeugen Sie durch Ihre
Standfestigkeit.

35. Soft Skills Basic I 35
T e i l B : Selbstorganisation
So werden Sie zum
Organisationstalent !
Arbeitsorganisation ist Selbstorganisation.
Wer in der Lage ist, sich und seinen Berufsall-
tag optimal zu organisieren, wird seinen Job
entspannter machen und erfolgreicher und
zufriedener sein. Das können auch Sie errei-
chen, denn eine gute Organisation ist keine
angeborene Fähigkeit entsprechender Ta-
lente, also etwas, dass man hat oder nicht.
Vielmehr ist eine gute Selbstorganisation die
Summe verschiedener Techniken, die man er-
lernen kann, wie das Autofahren. Ein Prinzip
muss man allerdings beherzigen, um ein Or-
ganisationstalent zu werden: Erlernte Tech-
niken konsequent anwenden!
Organisation ist Ordnung
Für viele Menschen bedeutet Ordnung halten, Din-
gen einen festen Platz zuzuweisen, um sie bei Bedarf
schnell wiederzufinden. Im Arbeitsalltag wird Ord-
nung oft reduziert auf Rechnungen, Bestellungen
oder andere Dokumente in Ordner zu verbannen
und ein virtuoses Ablage- und Terminsystem zu
führen. Ordnung halten, heißt Papier verwalten.

36. Soft Skills Basic I So werden Sie zum Organisationstalent! 36
Doch Ordnung im Arbeitsalltag ist mehr als heften, Wichtig oder dringend?
lochen, nummerieren, denn nicht nur Papier lässt
sich verwalten, auch Aufgaben und Tätigkeiten Für den deutschen Zeit- und Selbstmanagement-
können strukturiert, organisiert und gruppiert wer- Experten Lothar J. Seiwert reichen zwei Kriterien
den. Die Vielzahl an parallelen Abläufen, ineinander aus, um sinnvoll Prioritäten zu setzen: wichtig und
greifenden Aktivitäten und voneinander abhängigen dringend. Allein anhand dieser Merkmale entschei-
Vorgängen macht Ordnung unverzichtbar. Wer den den Sie, ob etwas vorrangig behandelt wird, ob es
Überblick verliert, arbeitet unter verschärften Bedin- warten kann oder verworfen wird. Mittels „wichtig“
gungen - die Aufgaben wachsen über den Kopf. und „dringend“ erkennen Sie, ob die aktuelle Tätig-
keit fortgesetzt werden muss, oder durch eine neue,
unerwartete Aufgabe unterbrochen werden darf.
Prioritäten setzen! Wichtige Aufgaben wirken unmittelbar auf das Er-
reichen von Zielen. Wichtige Aufgaben umgehend
Um Ihren Aufgabenberg zu ordnen, müssen Sie be- zu erledigen, bedeutet den Erfolg sichern. Das
stimmen, was wann erledigt wird. Andernfalls droht entscheidende Merkmal von wichtigen Aufgaben
Gefahr, Tag für Tag nur Stückwerk zu verrichten. ist, dass sie Initiative erfordern, wir also agieren
Ständig kommen andere Dinge dazwischen, von müssen.
denen man sich ablenken lässt und die einen da- Dringend sind Aufgaben dann, wenn ein Termin
ran hindern, die entscheidenden Angelegenheiten dahinter steht, der eingehalten werden muss. In
zu erledigen. Bestimmen Sie deshalb, welche Auf- diesem Fall müssen wir zwar oft selbst handeln,
gaben welche Bedeutung für Ihren Erfolg haben. aber wir reagieren - auf den näher rückenden Ter-
Setzen Sie Prioritäten. Mit Prioritäten entscheiden min. Dringende Aufgaben können Stress auslösen,
Sie, was Vorrang hat, was warten kann und was da sie mit Zeitdruck einhergehen. Der Beitrag zum
gar nicht erledigt werden muss, weil es ohne Be- Erfolg ist oft gering. Dringende Aufgaben sind eher
lang ist. ein lästiges Übel, wie zum Beispiel Steuererklä-
rung ausfüllen, Überweisungen erledigen oder Fra-
gebögen beantworten.
Aber was tun, wenn zwei Aufgaben erledigt werden
müssen, und die eine dringend, die andere hinge-
gen wichtig ist? Welcher gibt man den Vorzug?

37. Soft Skills Basic I So werden Sie zum Organisationstalent! 37
Wichtig vor dringend! Gut ist besser als perfekt: das GSP-Prinzip
Lothar J. Seiwert hat vier Prioritätsstufen entwickelt, Perfekt zu sein, ist für viele ein hohes Ziel. Aber ist
die auf den genannten Kriterien beruhen. Perfektionismus wirklich erstrebenswert? Ist ein
perfektes Ergebnis überhaupt erreichbar? Perfekt
} Priorität A: Aufgaben, die wichtig und drin- im Sinne der Qualität meint, dass etwas vollkom-
gend sind. men ist, also Ergänzungen und Verbesserungen
eines Resultats, einer Lösung oder einer Fähigkeit
} Priorität B: Wichtige Aufgaben
gar nicht möglich sind. Das Perfekte als Modell
} Priorität C: Dringende Aufgaben eines Idealzustandes mag berechtigt sein, in der
täglichen Berufspraxis ist es aber nicht sinnvoll, weil
} Priorität P*: Aufgaben, die weder wichtig
nicht erforderlich. Perfektionismus ist nicht effizient,
noch dringend sind.
er benötigt viel mehr Einsatz, als das „gute“ Ergeb-
*Priorität P?: „P“ steht hier für „Papierkorb, weil nis, ohne den Nutzen im Verhältnis zum Aufwand
Aufgaben, die unwichtig und nicht dringend sind, angemessen zu steigern. „Gut“ ist vernünftig, „per-
meistens in die „Rundablage“ gehören... fekt“ einfach nur unnötig.
Wichtig ist es, seine Arbeit auf „gute“ Ergebnisse
Orientierung durch Prioritätenlisten auszurichten. „Gute“ Ergebnisse sind dadurch cha-
rakterisiert, dass sie gesetzten Vorgaben entspre-
Ordnen Sie Ihre Aufgaben in diese vier Gruppen chen. „Gut“ ist ökonomisch im Verhältnis von Auf-
und bearbeiten Sie sie der Reihe nach. Stoppen wand zu Nutzen – sowohl hinsichtlich der Kosten,
Sie Störungen. Eine Störung hat nur Vorrang, wenn als auch im Hinblick auf die eingesetzte Zeit und der
ihre Priorität höher als die der bearbeiteten Aufgabe verwendeten Ressourcen.
ist. Prüfen Sie, ob Sie Vorgänge aus der C-Gruppe
delegieren können, so verschaffen Sie sich Zeit, um
A- oder B-Aufgaben zu erledigen. Nehmen Sie die So wird Perfektes endlich gut
Wichtigkeit und Dringlichkeit neuer Arbeitspakete
unter die Lupe und weisen Sie ihnen die angemes- Treten Sie nicht in eine der vielen Perfektionismus-
sene Priorität zu. fallen, die Ihnen Kraft und Zeit rauben. Machen Sie
Ihre Sache gut. Seien Sie pünktlich, aber trommeln
Sie nicht mit den Fingern auf die Tischplatte, wenn
eine Besprechung nicht perfekt auf die Sekunde

38. Soft Skills Basic I So werden Sie zum Organisationstalent! 38
genau beginnt. Vergessen Sie den Drang nach dem Eine schriftliche Zeitplanung hingegen entlastet
klinisch reinen Arbeitsplatz. Ordnung ist wichtig - das Gedächtnis, spornt an und hat den psycho-
aber nicht um der Ordnung willen. logischen Effekt der Selbstmotivation. Darüber hi-
naus werden die Aktivitäten bei der Bewältigung
des Tagesgeschäfts zielorientierter. Man lässt sich
Weitere Perfektionismusfallen sind: weniger ablenken und arbeitet konzentrierter an
den vorgenommenen Aufgaben. Und die Kontrolle
} Pflichtbewusstsein: Erfinden Sie keine Pflichten, der Tagesergebnisse verhindert, dass unerledigte
die es nicht wirklich gibt. Aufgaben verloren gehen. Der Tag ist die kleinste
und überschaubarste Einheit einer systematischen
} Überforderung: Die gestellten Anforderungen
Zeitplanung. Wer seinen Tagesablauf schlecht
übersteigen die eigenen Fähigkeiten bei wei-
plant, wird auch Schwierigkeiten mit der Einhaltung
tem. Die Flucht in den Perfektionismus soll das
längerer Planungsperioden haben. Ein realistischer
Ergebnis nur verzögern
Tagesplan sollte grundsätzlich nur das enthalten,
} Überprüfungszwang: Ergebnisse werden immer was an diesem Tag erledigen werden soll, muss
wieder überprüft. Folge: Der Vorgang wird nicht und kann.
abgeschlossen.
} Ergebnisunsicherheit: Es ist unklar, welche Ei-
Delegieren muss sein
genschaften das Ergebnis haben muss, damit
ein Vorgang abgeschlossen werden kann.
Delegation ist ein Schlüssel zu erfolgreicher Ar-
} Fehlerangst: Fehler werden als Makel angesehen. beitstechnik und erhöhtem Zeitgewinn. Wer nicht
} Leistungszwang: Hoher Aufwand wird fälschli- delegieren kann, betreibt kein effektives Zeitma-
cherweise mit hoher Leistung gleichgesetzt.
nagement. Das Prinzip „Führen durch Delegieren“
gilt außerdem nicht nur für Führungskräfte. Alle Ar-
beiten, die man nicht zwingend höchstpersönlich
Besser organisieren ausführen muss, sollten abgegeben werden. Wer in
mit schriftlicher Zeitplanung der Lage ist zu delegieren, der kann sich selbst ent-
lasten und gewinnt mehr Zeit für wirklich wichtige
Zeitpläne, die nur „im Kopf“ existieren, verlieren Aufgaben mit A-Priorität.
an Übersichtlichkeit und werden schnell verwor-
fen. Das Motto „Aus den Augen – aus dem Sinn!“
bewahrheitet sich gerade dann besonders häufig.

39. Soft Skills Basic I So werden Sie zum Organisationstalent! 39
Reservieren: Zeit optimal nutzen Der Sägeblatt-Effekt
Jeder ist in seiner Leistungsfähigkeit während eines Natürlich lässt sich ein Tag nicht immer perfekt pla-
Arbeitstages bestimmten Schwankungen unter- nen, sondern unvorhersehbare Ereignisse müssen
worfen, die sich in einem natürlichen Rhythmus integriert werden. Aber Achtung: Durch Störungen
vollziehen. Die statistische durchschnittliche täg- oder Unterbrechungen der Arbeit kommt der „Sä-
liche Leistungsbereitschaft und ihre Schwankungen geblatt-Effekt“ zum Zug. Nach diesen Ablenkungen
zeigen, dass der Leistungshöhepunkt am Vormittag – so kurz sie auch immer sein mögen – ist eine zu-
liegt. Dieses Niveau wird während des ganzen Ta- sätzliche Anlauf- und Einarbeitungszeit notwendig.
ges nicht mehr erreicht. Natürlich gibt es eine Reihe Addiert man diese Leistungsverluste, dann ergibt
individueller Unterschiede. Dennoch entsteht am sich ein Verlust von bis zu 5 Prozent. Daher ist
Nachmittag meist das allgemein bekannte „Nach- es sinnvoll, besonders bei sehr wichtigen Aufgaben
mittagstief“. Nach einem erneuten Zwischenhoch möglichst störungsfrei zu arbeiten. Hier bietet sich
am frühen Abend fällt die Leistungskurve kontinu- an, täglich eine „Stille Stunde“ einzurichten, in der
ierlich ab und erreicht dann einige Stunden nach man möglichst störungsfrei arbeiten kann.
Mitternacht ihren Tiefpunkt.
Allerdings gibt es viele individuelle Abweichungen Fazit
von diesem Durchschnitt, den Sie berücksichtigen
sollten. Es empfiehlt sich also, seinen persönlichen Zeitmanagement erfordert, insbesondere in der
Tagesrhythmus herauszufinden, und sich, soweit Startphase, eine gewisse Selbstdisziplin. Selbst
möglich, den eigenen Leistungsschwankungen an- ausgefeilte Methoden und Techniken können den
zupassen. Reservieren Sie die leistungsstarken Pha- Eigenantrieb nicht ersetzten. Diesen Anteil muss
sen für komplexe Tätigkeiten, während Sie in den jeder selbst einbringen. Ganz wichtig: Erledigen
Zeiten mit flacher Kurve eher einfachere Aufgaben Sie Dinge immer sofort oder wenn Sie sie einge-
erledigen sollten. Noch ein Tipp: Kurze Pausen (fünf plant haben. Aufschieberitis macht sich nicht be-
bis zehn Minuten) sind keine Zeitverschwendung, zahlt! Hier gilt in gewissem Sinne auch das Motto
sondern sinnvoll, da sie ein erholsames Auftan- von Erich Kästner: „Es gibt nichts Gutes, außer:
ken ermöglichen. Auf diese Art gewinnt man mehr Man tut es!“
Leistungsfähigkeit.

40. Soft Skills Basic I 40
Ti p p s f ür ein besser es Zeitmanagement
Wir haben nie genug Zeit, um alles zu erledi-
gen, was wir erledigen müssen. Wir werden
von Arbeit überschwemmt, von persönlicher
Verantwortung, von Zeitschriftenstapeln und
Büchern, die wir lesen wollen – sobald wir
dazu kommen! Eine gute Tagesplanung, ein
gutes Zeitmanagement eröffnet Ihnen ganz
andere Möglichkeiten!
Tatsächlich gibt es nur eine einzige Chance, die
Kontrolle über Ihre Zeit und Ihr Leben zu gewinnen:
Ändern Sie die Art, wie Sie denken, arbeiten und
mit dem niemals endenden Fluss von Verantwort-
lichkeiten umgehen, der jeden Tag über Sie hin-
wegströmt. Um Ihnen dabei zu helfen, finden Sie
im Folgenden einige Tipps, wie Sie Ihr Zeitmanage-
ment entscheidend verbessern können.

41. Soft Skills Basic I Tipps für ein besseres Zeitmanagement 41
Schreiben Sie Ihr eigenes Drehbuch! Planen Sie Ihren Tag realistisch!
Wie viele Ihrer Freunde oder Freundinnen haben ir- Stellen Sie alle Aufgaben zusammen, die Sie mor-
gendwann einmal ein Tagebuch geführt? Vielleicht gen erledigen wollen. Schätzen Sie hierfür grob -
haben Sie selbst einmal Tagebuch geführt? Auch aber realistisch - den Zeitbedarf der Aufgaben ab.
wenn dies eine nette Angewohnheit ist – der ge-
schilderte Tag ist vorbei, nichts kann ihn mehr zu- Dadurch kommen Sie schnell in den Genuss...
rückholen. Man kann zwar aus der Vergangenheit
lernen, sie aber nicht mehr ändern. Wie viel faszi- } ... alle Aufgaben erledigen zu können, die Sie
nierender und abenteuerlicher müsste es wohl sein, sich vorgenommen haben (Erfolgsgefühl!!!)
das Drehbuch eines zukünftigen Tages zu schrei-
} ... erheblich konsequenter auf Störungen zu
ben und diesen Tag damit fremden Einflüssen und
reagieren („Hättest du mal 5 Minuten Zeit...“),
dem Zufall zu entreißen?
da Sie viel bewusster versuchen, die selbst
Nehmen Sie sich am Vorabend 10 Minuten Zeit, um
gesetzte Vorgabezeit einzuhalten.
den nächsten Tag schriftlich vorzubereiten! Denken
Sie auf Papier! Durch jede Minute, die Sie für die
Planung aufwenden, können Sie fünf bis zehn Mi-
nuten bei der Ausführung sparen! Und eins ist si- Planen Sie Pufferzeiten ein!
cher - der nächste Tag vergeht auf jeden Fall; ob
Sie sich mit ihm bewusst auseinander setzen oder Denn: Erstens kommt es anders und zweitens als
ihn einfach an sich vorbeiziehen lassen. man denkt! Derjenige, der glaubt, Zeitplanung hie-
ße, seinen Tag minutiös zu verplanen, büßt nur sei-
ne Flexibilität ein. Verplanen Sie deshalb maximal
60% Ihrer Arbeitszeit und reservieren Sie 0% für
unerwartete Aktivitäten. Die restlichen 0% sollten
Sie für plötzlich auftretende Probleme reservieren.

42. Soft Skills Basic I Tipps für ein besseres Zeitmanagement 4
Setzen Sie eindeutige Prioritäten! Planen Sie eine „Stille Stunde“ ein!
Es ist besser die richtige Arbeit zu tun (=Effektivität), Wenn Sie nur für einen kurzen Augenblick von Ih-
als eine Arbeit richtig zu tun (=Effizienz). rer momentanen Aufgabe abgelenkt werden, ist ein
zusätzlicher Energie- und Zeitaufwand nötig, bis Sie
Kennen Sie das Pareto-Prinzip? 0% unserer Auf- an der gleichen Stelle weiterarbeiten können. Ad-
gaben bringen 80% des Erfolges. 80% unserer Auf- diert man diese Leistungsverluste, so kann bis zu
gaben bringen nur noch 0% des Erfolges. Kon- 8% Ihrer Zeit verloren gehen. Im Laufe der Jahre
zentrieren Sie sich immer nur auf die obersten 0%. lernt man, ganz gut mit solchen Unterbrechungen
Dies heißt für Sie, dass Sie darüber entscheiden zu leben. Daher sind wir auch in relativ ruhigen
müssen, welche Aufgaben erstrangig und welche Zeiten auf eventuelle Störungen vorbereitet und
zweitrangig sind. Versehen Sie darum jede Aufgabe sind selten ganz bei der Sache.
(auch ein Telefongespräch) mit einer Priorität!
Wenn Sie ehrlich zu sich selbst sind, brauchen Sie
nicht rund um die Uhr erreichbar sein.
Beispiel für Kategorien: Planen Sie für sich selbst eine Stille Stunde ein! Dies
soll eine Stunde während der offiziellen Arbeitszeit
} A = Diese Aufgabe muss ich heute unbedingt sein, in der Sie nicht gestört werden und auch wis-
erledigen. Sie ist für meinen persönlichen und sen, dass Sie von Niemandem gestört werden!
beruflichen Erfolg äußerst wichtig. Tragen Sie Ihre Stille Stunde wie ein wichtiges Mee-
ting in den Tagesplan Ihres Kalenders ein! Wählen
} B = Ich sollte nach Möglichkeit diese Aufgabe
Sie dafür eine von Natur aus störarme Stunde.
heute erledigen.
Schirmen Sie sich für diese Stunde völlig ab. Bit-
} C = Ich kann diese Aufgabe noch erledigen, ten Sie einen Kollegen oder Ihre Sekretärin ankom-
falls es meine Zeit erlaubt. mende Gespräche für Sie entgegenzunehmen und
alle wichtigen Informationen zu notieren. Schließen
Denken Sie daran: Viele wichtige Aufgaben sind Sie für diese Zeit Ihr Büro zu oder hängen Sie ein
zunächst nicht dringend. Die meisten dringenden eindeutiges Schild vor die Tür.
Aufgaben sind oft nicht wichtig. Die Wichtigkeit er- Konzentrieren Sie sich während Ihrer Stillen Stunde
gibt sich aus der Bedeutung der Aufgabe für Ihren ausschließlich auf wenige und wirklich wichtige A-
beruflichen Erfolg und aus der Bedeutung für die Aufgaben.
Unternehmensziele.

43. Soft Skills Basic I Tipps für ein besseres Zeitmanagement 43
Bereiten Sie sich mental auf den Tag vor! Geben Sie jedem Tag einen Höhepunkt
(privat oder beruflich)!
Das Geheimnis wirklich erfolgreicher Sportler ist
nicht nur die physische Fitness, sondern den Wett- Antworten Sie jetzt auf folgende Fragen
kampf auch mental im Griff zu haben. Programmie- ganz spontan:
ren Sie sich ebenso gezielt auf Erfolg! Folgende Fra-
gen werden Ihnen dabei hilfreich sein: } An welche Tage des letzten Monats können
Sie sich noch gut erinnern?
} Was kann ich tun, um morgen möglichst viel
} An welche Tage im vergangenen Jahr?
Spaß und Freude zu haben?
} An welche Tage in den letzten fünf Jahren?
} Wie kann mich dieser Tag meinen Zielen näher
bringen?
Erfahrungsgemäß sind dies MERKwürdige Tage;
} Mit wem werde ich morgen zusammenkom- Tage an denen etwas AUSSERgewöhnliches pas-
men? siert ist - in negativer als auch in positiver Hinsicht.
MERKwürdigerweise können die meisten Menschen
} Wie stehe ich zu ihm/zu ihr?
auf diese Fragen keine zehn bestimmten Tage an-
} Wem könnte ich morgen eine Freude berei- führen. Wundern Sie sich also nicht, falls es Ihnen
ten? Auch mir selbst? Wie? ähnlich ergeht! Das ist völlig normal - aber vielleicht
} Welche Probleme oder Schwierigkeiten möchten Sie ja aufhören, normal zu sein? Denn be-
könnten auf mich zukommen? Und wie könnte ginnen Sie von heute an damit, jedem Tag in Ihrem
ich diese lösen? Leben einen besonderen Wert zu geben!
Beginnen Sie Ihren Tag in guter Stimmung!
Wecker nicht gehört - verschlafen - beim Rasieren
geschnitten - „Schwarzes Frühstück“ (Kaffee + Zi-
garette) - Rotphase bei allen Ampeln - Stau - halbe
Stunde zu spät im Büro ... - eine Garantie für einen
tollen Start in den Tag, oder?