Makalah ini membahas tentang pengorganisasian pesan-pesan bisnis yang meliputi beberapa hal penting seperti pendefinisian subjek dan tujuan, pengelompokkan ide secara logis, serta penentuan urutan ide dengan menggunakan outline. Makalah ini juga menjelaskan berbagai jenis pesan bisnis dan cara penyusunannya sesuai dengan reaksi audiens, seperti permintaan langsung, pesan rutin, berita buruk, hingga pesan persu

1. MAKALAH KOMUNIKASI BISNIS
Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis
Disusun oleh Kelompok 5 :
Novaria Mahendri P. (105020107111010)
Adi Kharis M. (115020200111089)
Sansa Rizaldi Nur (115020200111100)
Lilik Choirotul Mafula (115020200111111)
Ridha Nurrahma Putri (115020200111114)
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
JURUSAN MANAJEMEN
MALANG
2013

2. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN BISNIS
Pengorganisasian pesan-pesan bisnis mencakup antar lain : Beberapa hal
yang menyebabkan pesan-pesan tak terorganisir dengan baik; Pentingya
pengorganisasian pesan-pesan dengan baik; Penorganisasian pesan-pesan melalui
outline. Pengorganisasian pesan-pesan yang baik mempermudah pencapaian
tujuan komunikasi.
HAL-HAL YANG MENYEBABKAN PESAN-PESAN TAK
TERORGANISASI DENGAN BAIK
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan
kepada bawahannya, kadangkala tak terorganisir dengan baik. Hal tersebut dapat
menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran, atau
hasilnya tidak sesuai dengan apa yang dikehendaki. Beberapa hal
yangmenyebabkan pesan-pesan tidak terorganisasi dengan baik :
1. Bertele-tele
Pesan yang bertele-tele membuat pembaca memerlukan waktu yang cukup
lama untuk memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan.
2. Memasukkan bahan-bahan yang tidak relevan
Adanya informasi yan tidak relevan, tidak penting dalam pesan-pesan yang
disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan selai membuang-buang
waktu, juga dapat membuat pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak
jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya informasi yang relevan
dan penting saja yang disampaikan kepada audiens.
3. Menyajikan ide-ide secara tidak logis
Penyebab selanjutnya yang menyebabkan pesan-pesan tidak terorganisir,
adalah adanya ide-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topic bahasan
yang disampaikan pada audiens. Hal tersebut menyebabkan ketidak lancaran
komunikasi, karena audiens sulit mengerti pesan-pesan yang disampaikan.
4. Informasi penting kadang kala tidak tercakup di dalam pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan dan pesan-pesan yang tidak
penting tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih dominan,
ada kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan dari topik
pembahasan. Karena sedang membahas poin-poin yang hanya bersifat pelengkap

3. atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan lebih
besar menjadi terabaikan.
PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada 4 hal yang
harus diperhatikan, yaitu :
1. Subjek dan tujuan haruslah jelas
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan
3. Ide-ide harus dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis
4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup
Manfaat menyusun pesan dengan baik :
1. Membantu audiens memahami suatu pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara jelas, menyusun ide-ide
secara logis dan runtut, dan memasukkan semua informasi yang relevan dalam
pesan, audiens akan mudah memahami maksud/tujuan pesan.
2. Membantu audiens menerima suatu pesan
Pengorganisasian pesan-pesan baik, disamping membantu audiens dalam
memahami maksud/tujuan pesan, sudah disusun secara logis, tapi audiens tidak
dapat menerima isi pesan tersebut. Hal tersbut kemungkinan karena gaya bahasa
yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to the point).
3. Menghemat waktu
Dengan menyampaikan informasi yang relevan, maka waktu audiens akan
dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan mudah mengikuti alur pemikiran
pesan yang disampaikan, tanpa harus memeras otak danmengerutkan dahi.
4. Mempermudah pekerjaan komunikator
Dengan mengetahui apa yang ingin disampaikan, dan mengetahui cara
menyampaikannya, rasa percaya komunikator akan meningkat, dan ini
menyebabkab semakin cepat dan efisien ia menyelesaikan pekerjaan.

4. PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yang baik diperlukan
dua proses tahapan, yaitu pendefinisian dan penggolongan ide-ide; dan penetapan
urutan ide-ide dengan perencanaan organisasional yang terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan dan mengelompokkan ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar yang
harus dipecahkan oleh setiap komunikator. Jikamateri yang disajikan lemah,
apalagi tidak memiliki suatu gaya yang menarik, fakta yang ada dapat menjadi
kabur. Cepat atau lambat, audience akan menyimpulkan bahwa yang disampaikan
benar-benar tidak bernilai sedikitpun. Semua kegiatan komunikasi, baik
menelpon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, harus
dimulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks
materi yang akan disampaikan, semakin penting tahap pertama ini.
Apabila pesan yang disusun panjang dan kompleks, pembuatan outline
sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Mengapa demikian? Sebuat
outline akan membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu
dengan bagian yang lain. Disamping itu, outline juga akan memberikan arahan
sehinga komunikator dapat menyampaikan ide-ide dengan cara yang sistematik,
efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik, outline akan membantu
komunikator mengekspresikan transisi antara ide-ide, sehingga audience akan
mengerti dan memehami pola piker komunikator.
Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga
golongan, yaitu :
a. Mulailah dengan ide pokok
Ide pokok (main idea) akan membantu menetapkan tujuan dan strategi
umum dari suatu pesan. Idde pokok tersebut dapat dirangkum ke dalam dua hal
yaitu: (a) hal-hal apa yang diinginkan agar dilakukan atau dipikirkan oleh
audience, (b) alasan yang mendasar, mengapa mereka harus melakukan atau
memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal untuk membuat outline.
b. Nyatakan poin-poin pendukung yang penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, tahap kedua
adalah menyusun poin-poin penting lainnya, sebagai pendukung ide pokok.

5. c. Ilustrasi dengan bukti-bukti
Tahapan ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan ilustrasi
dengan mengemukakan bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti
yang dapat disajikan, semakin baik outline yang dibuat.
2. Menentukan urutan dengan rencana organisional
Setelah selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide-ide, langkah
selanjutnya adalah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan
urutan penyampaian materi, ada dua pendekatan penting yang dapat digunakan,
Yaitu:
a. Pendekatan langsung
Pendekatan langsung sering disebut juga dengan istilah pendekatan
deduktif, di mana ide pokok muncul paling awal kemudian di ikuti bukti
pendukungnya.
b. Pendekatan tidak langsung
Sering disebut juga dengan istilah pendekatan induktif, di mana
bukti-bukti muncul terlebih dahulu kemudian diikuti dengan ide pokoknya.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik untuk pesan
singkat (memo dan surat) maupun pesan formal/panjang (laporan, usulan, dan
presentasi). Untuk menentukan pendekatan yang akan digunakan, reaksi audience
terhadap maksud/tujuan pesan dan tipe/jenis pesan yang akan disampaikan harus
dianalisis terlebih dahulu.
Secara umum, pendekatan langsung cocok digunakan manakala para
audience mempunyai hasrat, tertarik, senang, atau bersikap netral terhadap pesan
yang akan disampaikan. Tetapi jika mereka menolak, yang anda sampaikan, lebih
baik digunakan pendekatan tak langsung. Kesimpulanya, jika reaksi para audience
positif, gunakanlah pendekatan langsung; dan sebaliknya, jikareaksi audience
negatif, gunakanlah pendekatan tak langsung
Setelah menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu
pendekatan umum, langkah berikutnya adalah menentukan rencana organisasional
yang paling cocok diantara bebagai model berikut:

6. a. Direct request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling umum digunakan adalah penyampaian
yang langsung pada poin yang dituju. Direct Request dapat bebentuk surat
maupun memo. Misalnya, anda tertarik terhadap suatu produk baru dan anda
berkelilingan mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut, sepeti
karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka anda dapat membuat
surat permintaan langsung. Bila para audience akan menjadi tertarik atau memiliki
hasrat yang luar biasa, dapat digunakan Permintaan langsung (direct request).
Permintaan langsung menggunaka pendekatan langsung pada poin yang dituju.
b. Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
Jika memberikan informasi rutin adalah bagian dari bisnis tetap, para
audience mungkin akan menjadi netral sikapny ,m a terhadap pesan yang
diberikan. Tetapi pesan-pesan yang berisi berita baik (good news) atau berisi
goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau ucapan
selamat dari teman sejawat, akan diterima dengan senang hati oleh para audience.
Dari penjelasan tersebut dapat disimpulkan bahwa untuk menyampaikan pesan-
pesan jenis ini lebih cocok digunakan pendekatan langsung karena reaksi
audiencenya positif
c. Pesan-pesan bad news
Jika mareti yang diumumkan berisi berita buruk (bad news) seperti
penolakan suatu lamara, penolakan kredit, perampingan karyawan, penurunan
pangkat, audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya.
Oleh karena itu,pendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan tak
langsung. Jika harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan (bad
news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan surat, dan
gunakanlah bahasa yang halus.
d. Pesan-pesan persuasif
Bila audience benar-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang
disampaikan, maka pesan-pesan persuasi (persuasive messages) dengan
pendekatan tak langsung dapat digunakan. Untuk melakukan penagihan pinjaman
dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Komunikator
perlu membuka pikiran audience dengan melakukan persuasi, sehingga mereka
dapat memahami fakta yang ada

7. Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat memnggunakan salah satu dari
empat dasar rencana organisasional. Tetapi, untuk pesan-pesan yang lebih
panjang, seperti pembuatan laporan atau presentasi, diperlukan pola yang lebih
kompleks untuk menangani semakin banyaknyaimformasi yang disampaikan.
Pola-pola tersebut dapat dibedakan kategori Informasional dan kategori analitikan.
Pada umumnya laporan atau presentasi yang paling mudah adalah yang
bersifat informasional karena hanya sekedar menyajikan fakta-fakta yang berhasil
ditemukan. Yang termasuk kedalam kategori informasional antara lain instruksi
operasi, laporan status, deskripsi teknis dan penjabaran prosedur dalam suatu
perusahaan.
Pesan-pesan informasional yang panjang jelas memiliki suatu ide pokok,
yang selanjutnya dikembangkan kedalam subtopik-subtopik yang disusun secara
kronologis, geografis, atau berdasarkan tingkat kepentingannya.
Secara umum, lebih sulit untuk mengorganisasi laporan dan presentasi
anatikal (secara analitis) yang didesain ke arah suatu kesimpulan tertentu.
Manakala tujuan komunikator adalah untuk melakukan kolaborasi dengan
audience untuk memecahkan suatu masalah, atau melakukan persuasi untuk suatu
tindakan tertentu, komunikator harus memilih rencana organisasional yang dapat
mmberikan argumen yang logis.
Rangkuman penyusunan jenis-jenis pesan ialah setiap rencana
organisasional, pembuka, body, dan penutup, mempunyai peranan penting dalam
penyampaian pesan-pesan.
Tabel berikut ini merupakan rangkuman bagaimana masing-masing jenis
pesan disusun. Masing-masing rencana organisasional, pembuka, isi dan penutup,
semuanya mempunyai peran penting dalam penyampaian pesan-pesan Anda.
Reaksi
audiens
Rencana
organisasional
Pembuka Isi Penutup
Tertarik Direct Request Mulai dengan
permintaan atau
ide pokok
Rinci/detail Rasa hormat dan
adanya tindakan
khusus

8. Senang Pesan rutin,
good news,
goodwill
Mulai dengan
ide pokok atau
good news
Rinci/detail Rasa hormat,
referensi ke good
news
Tidak Senang Bad news,
pernyataan netral
sebagai transisi
ke bad news
Mulai dengan
pernyataan
netral, nyatakan
bad news, dan
beri saran
positif
Beri alasan yang
rasional dan
logis
Rasa hormat
Tidak
Tertarik
Pesan persuasif Mulai dengan
pernyataan yang
mengundang
perhatian
Tumbuhkan
hasrat audiens
Perlu tindakan