O slideshow foi denunciado.
Utilizamos seu perfil e dados de atividades no LinkedIn para personalizar e exibir anúncios mais relevantes. Altere suas preferências de anúncios quando desejar.

Makalah formulir

23.426 visualizações

Publicada em

  • Login to see the comments

Makalah formulir

  1. 1. MAKALAH FORMULIR KANTOR DISUSUN OLEH: 1. 2. 3. 4. MAHSA ANYA ANORA PUJI CAHYANINGRUM PUTRI SANURIA R. L VIVI KRISTIYANI (10) (17) (18) (26) POLITEKNIK NEGERI MALANG Jl. Soekarno Hatta No. 9 Malang 65145 Telp : 0341-404424,404425. Fax : 0341-404420 1
  2. 2. HALAMAN PENGESAHAN Makalah dengan judul “FORMULIR KANTOR” yang disusun oleh : Mahsa Anya A, Puji Cahyaningrum, Putri Sanuria R.L, dan Vivi Kristiyani sebagai tugas mata kuliah Kesekretariatan yang dibimbing oleh Ibu Diana Eka P selaku dosen mata kuliah di Politeknik Negeri Malang. Telah disahkan pada tanggal........ Oleh Diana Eka P Dosen Pembimbing 2
  3. 3. KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, karena atas rahmat, taufik dan hidayahNYA, kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan baik dan benar serta selesai tepat pada waktunya. Tidak lupa pula kami ucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada Ibu Diana Eka P selaku dosen pembimbing kesekretariatan yang telah membimbing kami dalam pengerjaan tugas makalah ini. Kami juga mengucapkan terima kasih kepada teman-teman kami yang selalu setia membantu kami dalam hal mengumpulkan data dalam pembuatan makalah ini. Dalam makalah ini kami menjelaskan tentang pengertian formulir, jenis formulir, ciri-ciri formulir yang baik (syarat), cara mendesain formulir, manfaat formulir, bagian-bagian formulir serta memberikan contoh formulir. Dan apabila dalam pembuatan makalah ini terdapat kesalahan yang belum kami ketahui. Maka dari itu kami mohon saran & kritik dari teman-teman maupun dosen demi tercapainya makalah yang sempurna dan perbaikan di masa yang akan datang. Malang, 17 Oktober 2013 Penyusun 3
  4. 4. DAFTAR ISI Halaman Judul ……………………………………………………………….……......1 Halaman Pengesahan ………………………………............................................ 2 Kata Pengantar ………………………………………………………………………. 3 Daftar Isi ……………………………………………………………….................... 4 Bab I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ………………………………………..…………………. 5 1.2 Rumusan Masalah ……………………………………..………………… 5 1.3 Tujuan Umum …………………………………………..……………….. 5 1.4 Manfaat …………………………………………………..……………… 5 Bab II ISI/PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Formulir............................................................................6 2.2 Jenis formulir..................................................................................................7 2.3 Ciri Formulir yang Baik .................................................................................7 2.4 Prinsip Perancangan formulir.........................................................................8 2.5 Manfaat Formulir..........................................................………......………..9 2.6 Bagian-Bagian Formulir ............................................................................10 2.7 Contoh Formulir ..........................................................................................11 Bab III PENUTUPAN ……………..…………………………………………..........12 Daftar Pustaka …………………………………………………………………...... ..13 4
  5. 5. BAB I PENDAHULUAN 1.1 LATAR BELAKANG Dalam ruang lingkup pekerjaan sebagai administrasi, formulir memiliki peranan yang penting karena mampu membantu mempermudah pekerjaan administrasi seperti pencatatan transaksi bisnis, memperlancar pelaksanaan prosedur, memberikan data untuk pengawas, serta memperlancar pencatatan transaksi bisnis. 1.2 RUMUSAN MASALAH Dalam kehidupan ini terdapat berbagai macam profesi yang digeluti oleh masyarakat untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Dan salah satunya adalah seorang administrasi. Dan untuk menjadi seorang administrasi harus memahami hal-hal yang ada dalam dunia administratif seperti formulir. Formulir memiliki peranan penting bagi perusahaan dan merupakan alat untuk mempermudah pekerjaan administratif. 1.3 TUJUAN UMUM a. Menjelaskan pengertian formulir. b. Menjelaskan jenis formulir. c. Menjelaskan ciri-ciri formulir yang baik. d. Menjelaskan cara mendesain formulir. e. Menjelaskan manfaat formulir. f. Menjelaskan bagian-bagian formulir g. Memberikan gambaran contoh dari formulir 1.4 MANFAAT a. Mengetahui dan memahami secara umum pengertian formulir. b. Mengetahui dan memahami jenis formulir. c. Mengetahui dan memahami ciri-ciri formulir yang baik. d. Mengetahui dan memahami cara mendesain formulir. e. Mengetahui dan memahami manfaat formulir. f. Mengetahui dan memahami bagian-bagian formulir g. Mengetahui dan memahami contoh formulir 5
  6. 6. BAB II ISI/PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Formulir Dalam arti sempit, formulir dapat diartikan sebagai bukti transaksi. Atau sering juga disebut dokumen. Dalam arti luas, formulir adalah secarik yang telah diatur formatnya sedemikian rupa untuk diisi sesuai dengan kebutuhan tertentu. Disamping itu formulir juga memiliki informasi yang tercetak, misalnya nomor urut dan nama formulir tsb. Contoh formulir : Faktur penjualan Berikut di bawah ini pengertian formulir menurut beberapa tokoh : 1. Winardi : sehelai kertas tercetak yang menyediakan ruangan untuk dimuat catatan-catatan, informasi atau intruksi-intruksi yang akan diteruskan kepada individu-individu, departemen-departemen, atau perusahaan-perusahaan lain. 2. Nuraida Ida : selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk mencatat kegiatan kantor yang repetitif/berulang-ulang dengan mencantumkan intruksi atau pertanyaan mengenai urutan data atau informasi yang harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya untuk kemudian diteruskan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam mengolah dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut. 3. Danang Leo Handoko : bentuk lembaran kartu atau kertas yang terlepas yang memiliki ukuran tertentu yang telah dicetak disertai uraian garis, ataupun ruang untuk menghimpun dan menyampaikan keterangan yang diperlukan. Dapat disimpulkan bahwa formulir adalah selembar kertas atau lebih yang menyediakan ruangan untuk memuat catatan, informasi atau intruksi yang akan diteruskan pada individu, departemen atau organisasi lain. 6
  7. 7. 2.2 Jenis Formulir 1. Menurut sumbernya : • Formulir yang dibuat dan disimpan dalam perusahaan. Contoh : surat permintaan pembelian, memo, kartu jam kerja, dll • Formulir yang dibuat dan dikirimkan kepihak luar perusahaan. Contoh : Faktur penjualan, surat order pembelian, dll • Formulir yang diterima dari pihak luar. Contoh : Faktur pembelian, rekening koran bank, dll. 2. Menurut tujuan penggunaannya : • Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu tindakan. Contoh : Faktur penjualan, faktur pembelian, dll • Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya suatu tindakan. Contoh : Bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat permintaan penawaran harga, dll. Jenis formulir ada dua macam, yaitu : 1. Formulir intern : formulir yang digunakan di dalam lingkungan sebuah kantor antara para pengawas, pegawai, dan wakil-wakil sebuah perkantoran. Contoh : tiket-tiket biaya, formulir pengeluaran, order-order pabrik, permohonan bahan-bahan, data mengenai penjualan, keterangan mengenai hasil pekerjaan pegawai. 2. Formulir ekstern : formulir yang digunakan dalam lingkungan kantor yang mana formulir tersebut dikirimkan kepada para langganan. Contoh : order pembelian, faktur, memo kredit. 2.3 Ciri-Ciri Formulir yang Baik 1. Mempunyai identitas yang jelas, terdiri dari : a. Judul/nama yang mudah dimengerti b. Nomor formulir 7
  8. 8. 2. Kandungan informasinya harus : a. Bermanfaat bagi organisasi yang memakainya b. Sesuai dengan sistem, prosedur dan metode yang digunakan c. Tidak informasi yang diulang 3. Unsur pengisian informasi a. Sesuai dengan metode pengisiannya, misal : manual/mesin b. Penyediaan dan pengaturan kolom-kolom dan kotak-kotak isian harus baik c. Pengelompokan informasi d. Pengaturan lay-out, baik secara vertikal maupun horisontal e. Ukuran dari formulir 4. Pengolahan informasi a. Memungkinkan untuk cara pengolahan yang dipergunakan 5. Dapat membantu pemakai formulir a. Mempunyai intruksi dan cara pengisian yang jelas b. Penggunaan garis pembantu c. Judul kolom yang jelas d. Metode pengisian yang mudah e. Penggunaan carbonless paper untuk formulir berganda 6. Biaya yang murah yang meliputi : a. Biaya pembuatan atau penggandaan b. Biaya produksi c. Penggunaan kertas dengan ukuran yang standart 7. Tindak lanjut yang mudah, seperti : a. Untuk keperluan penyimpanan formulir b. Untuk pengecekan, apakah tersedia sarananya c. pengiriman 2.4 Perancangan Formulir a. Prinsip 8
  9. 9. 1. Identitas perusahaan, ada nama dan alamat perusahaan untuk formulir ke pihak luar perusahaan 2. Identitas formulir, ada nama dan id formulir 3. Memiliki tembusan/copy 4. Hindari duplikasi dalam menghimpun data 5. Diotorisasi oleh pejabat yang berwenang 6. Memiliki nomor urut tercetak b. Desain Disebabkan karena formulir bagi semua pekerjaan kantor maka formulir perlu mempunyai desain yang efesien dan ekonomis. Desain formulir dapat dipertimbangkan dari sudut pertimbanganpertimbangan ; 1. Fungsional berhubungan dengan faktor-faktor seperti cara formulir digunakan,tujuan,keterangan yang diperiksa kepadanya, dan jumlah kopi yang diperlukan Pentingnya pertimbangan fungsional yaitu penghematan lebih besar melalui pertimbangan fungsional. 2. Pertimbangan fisik meliputi tindakan, jenis cetakan,kertas,ukuran,dan biaya cetak. 2.5 Bagian Pokok Formulir Bagian pokok, yaitu: 1. Pengenalan (introduction) Pengenalan disajikan pada bagian atas formulir dan harus memuat judul formulir dan nomor formulir. 2. Instruksi (Instruction) Instruksi terdiri dari dua jenis, yaitu bagaimana mengisi formulir dan apa yang harus dikerjakan terhadap formulir setelah selesai pengisian. 3. Isi Utama (main body) Informasi yang berhubung secara logis harus digolongkan bersama-sama pada formulir dengan memakai kolom dan tanda batas persegi (box)) yang digunakan sebanyak mungkin untuk menyediakan ruang (spasi) bagi data yang dicatat. 9
  10. 10. 4. Kesimpulan (conclusion) Kesimpulan disajikan pada bagian bawah formulir. Bagian ini harus memberikan ruang (spasi) yang cukup untuk menyangkut diposisi akhir dan atau persetujuan akhir transaksi yang dicatat pada formulir termasuk tanda tangan persetujuan dan tanggalnya. 2.6 Manfaat Formulir Berikut beberapa manfaat formulir, diantaranya : 1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis. Setiap transaksi terjadi karena adanya otorisasi dari pejabat yang memilki wewenang untuk melaksanakan transaksi tersebut. Contoh: Transaksi pembelian, harus ada tanda tangan dari Kepala Bagian Pembelian dengan membubuhkan tanda tangan diatas surat order pembelian. 2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan. Formulir berfungsi sebagai alat perekam data transaksi, ini sebagai bukti telah terjadi transaksi bisnis. Contoh: dalam transaksi penjualan tunai harus terekam di dalam formulir adalah; tanggal penjualan, nama wiraniaga yang melayani pembeli, nama barang ayng dijual, kuantitas, harg jual persatuan, total harga, tanda tangan wiraniaga, dll. 3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. Sering kita mendengar komentar “memang lidah tak bertulang” atau sulit dipercaya. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. Misal: order pembelian barang X sebanyak 100 ton disampaikan secara LISAN oleh Kepala Bagian Pembelian, kemungkinan order ini diterima salah oleh pemasok adlaah besar. Oleh karena itu, order pembelian yang disampaikan secara lisan, untuk mengurangi kemungkinan kesalahan, biasanya disusul kemudian dengan pengoiriman surat order pembelian kepada pemasok. 4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau organisasi lain. Formulir berfungsi pula untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antar organisasi. 10
  11. 11. 2.7 Contoh Formulir 11
  12. 12. BAB III 12
  13. 13. PENUTUPAN Kesimpulan Dalam dunia administrasi formulir sangatlah penting dalam mempermudah pekerjaan karena formulir adalah selembar kertas atau lebih yang menyediakan ruangan untuk memuat catatan, informasi atau intruksi yang akan diteruskan pada individu, departemen atau organisasi lain. Dalam hal ini, formulir juga memiliki beberapa ketentuan dalam pembuatannya serta memiliki banyak manfaat. Saran Dengan ini, diharapkan para administrasi dapat memahami dan mempraktekkanilmu pembuatan serta info mengenai formulir yang memang memiliki peranan yang penting dalam dunia administrasi. DAFTAR PUSTAKA 13
  14. 14. 1. Fotokopi modul kesekretariatan mengenai formulir kantor 2. http://www.batan.go.id/ppin/admin/UserFiles/upload/Contoh%20Prosedur %20Pengendalian%20Dokumen.doc 3. http://elearning.upnjatim.ac.id/courses/AKB4007fcad/document/PPT.SIA.6.p pt 4. http://www.bpadjogja.info/file/37871e441fffe26297e4799ed83ece02.pdf 5. http://vikingblack.files.wordpress.com/2009/04/sia03-formulir.ppt 6. file:///H:/FORM%20BAHAN.htm 14

×