Agnese Lešinska, juriste Prezentācija nodarbību cikla "Projektu vadība" ietvaros projektā "Daudzpusīgi risinājumi sabiedrības izglītošanai un integrācijai – 3" aktivitātē "Mentoringa programma"

1. Prezentācija sagatavota mentoringa programmas ietvaros projektā „Daudzpusīgi risinājumi sabiedrības izglītošanai un integrācijai – 3” ietvaros
(līg.Nr.IF/2013/1.a/1), ko īsteno biedrība „Patvērums „Drošā māja”’ sadarbībā ar biedrību „Sabiedriskās politikas centrs PROVIDUS”. Projektu (līdz)finansē
Eiropas Savienība. Projekta īstenošana tiek līdzfinansēta 75% apmērā no Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fonda un 25% apmērā no valsts
budžeta līdzekļiem. Prezentācija ir veidota ar Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fonda atbalstu. Par mentoru programmas saturu atbild
biedrība „Sabiedriskās politikas centrs PROVIDUS”.
Mentoringa programma.
Projektu vadība. 3.daļa
Agnese Lešinska, juriste

2. Nodarbības mērķis/aim of the
workshop
Uzzināt (find out):
1. Kā plānot nepieciešamos cilvēkresursus (how
to plan human resources)
2. Kā sagatavot laika grafiku (how to prepare
time schedule)
3. Kā sagatavot budžetu (how to plan expenses)

3. Problēmas koks/Problem tree
Consequences
Main
problem
Causes

4. Projekta mērķu izstrāde/Aim of the
project
• Projekta mērķis ir POZITĪVS rezultāts, kuru
vēlamies sasniegt/What we would like to
achieve?
• Atrisinot problēmu
Problēma
Problem
MĒRĶIS
Aim

5. Lielā plānošanas matrica
Problēma
Problem
Mērķis
Aim
Uzdevums
Activity
Uzdevums
Activity
Mērķis
Aim
Uzdevums
Activity

6. Uzdevumu saskaldīšana
•Darbi/tasks
•Darbi/tasks
Uzdevums
Activity
•Darbi/tasks
•Darbi/tasks
Uzdevums
Activity

7. Tātad/so..
Mums ir (we have):
• projekta mērķis (aim of the project)
• Uzdevumu saraksts (list of activities)
• Darbu sarakts (list of tasks)
• Mums ir apzinātas iesaistītās personas (we
have stakeholders)

8. Nepieciešamie cilvēkresursi (human
resources)
- Laba projekta komanda ir «lielā veiksmes
atslēga» (good project team is a guarantee of
the success)
- Katrs dara to ko prot vislabāk (everyone does
what he/she can and knows how to do it)
- Ja trūkst prasmju –piesaistām papildus (if
some skills are missing – outsource them)

9. Projekta komanda (Project team)
• Projekta vadītājs (Project director)
• Grāmatvedis (Accountant)
• Aktivitāšu veicēji (others)

10. Plānojot aktivitātes (when you are
planning your activities)
• Projekta rakstīšanas procesa noteikt, kurš
veiks konkrēto aktivitāti (you have to be sure
who will do what)
• Aktivitāte = persona (Activity =responsible
person)

11. Piemērs (example)
• Atbildīgie (responsible
persons)Uzdevums
• Agnese (main person)
• Ieva (administrative
assistent)
Sagatavot un
novadīt semināru
To organize seminar

12. Riski (risks)
• Slikta plānošana = haoss projektā
• Slikta plānošana = neprecīzs budžets
• Slikta plānošana = grūti sasniegt mērķus
Weak planning = chaoss in the project

13. Uzdevums (Task)
• Sagatavojam pienākumu sarakstu uzdevumam
- noorganizēt konferenci un norādīt
iesaistāmo personu loku
Activity – organize conference (split in tasks +
identify key persons to be involved (per role))

14. Uzdevums (Task)
• Sagatavojam pienākumu sarakstu uzdevumam
- projekta komandas tikšanās un norādīt
iesaistāmo personu loku
Activity – organize meeting of project team (split
in tasks + identify key persons to be involved
(per role))

15. Projekta komanda (project team)
1) Darbinieki (employees)
2) Partneri (partner organizations)
3) Ārpakalpojumi (outsourced staff)

16. Iesaistāmo personu kategorijas
(Personas we should involve)
• Administratīvais personāls (administrative
staff) – grāmatvedis, jurists (accountant, legal
advisor, etc)
• Atbalsta personāls (support staff) – asistents,
tulks (assistent, interpreter, etc)
• Satura veidotāji (key persons)
• Citi (others)

17. Partnerības (Partnership)
• Partneri – organizācijas, kuras strādā ar
līdzīgiem jautājumiem (Partnership
organizations – works with similar issues)
• Partneri – gan valsts institūcijas, gan NVO
(NGO or state institutions)

18. Partneru pienākumi (Partners tasks)
• Līdzvērtīgi pienākumi (similar tasks)
• Līdzfinansējuma pienākumi (co-financing
responsibility)
• Līdzatbildība par projekta rezultātiem (co-
responsibilty to reach the goals)

19. Partnerības (Partnership)
• Kopā strādājot labāki rezultāti (together -
better results)
• Obligāti jāizvērtē Partneru kapacitāte/spējas
(evaluate capability of Partner to implement
the project)

20. Ārpakalpojumi (outsourced staff)
• Tulks
• Moderators
• Eksperti
- jo vairāk ārpakalpojumi, jo mazāks finansiāls
labums organizācijai
(more outsourced staff less budget for
organization)

21. Lai sāktu budžeta veidošanu (to plan
budget)
• Jums jāzina (you should know):
1) Aktivitātes - Activities
2) Uzdevumus - Tasks
3) Iesaistītās personas + Partneri – Staff +
Partners
4) Laika grafiku! – Time line

22. Laika grafika plānošana
1. Katra aktivitāte seko nākošai (each activity
followed by next activity)
2. Katra aktivitāte sākas un beidzas noteiktā laikā
(activity begins and ends in planned time)
3. Jāplāno ir katra galvenā aktivitāte (you have to
put on a time line each main activity)

23. Laika grafika plānošana
• Katrai aktivitātei savs laiks (each activity on
specific time)
• Sākam ar plānošanu (starts with planning
process)
• Beidzam ar izvērtēšanu (ends with evaluation
of results)

24. Piemērs (example)
Activity Jan Febr March Apr
Planning
Training
Evaluation
Reports

25. Ņemiet vērā
• Katras aktivitātes uzdevumi jāplāno atsevišķi!
(prepare time line for each activity)
• Bet to parasti neliek pie projekta (it is not a
part of project proposal)
• Info ir iekšējai lietošanai (it is to help you
organize activities)

26. Example
Organize conference
Month 1 Month 2
wk1 wk2 wk3 wk4 wk1 wk2 wk3 wk4
Meeting with project
team x
Meeting with speakers x
Find place,
moderators x
Prepare materials x x

27. Uzdevums (task)
• Sagatavot laika grafiku aktivitātei – izveidot
organizācijas web lapu
(prepare time line for activity – establish web
page for your organization)
• Jānorāda – veicamie uzdevumi, laika grafiku
(split in tasks + show time line)
• Pārrunājam

28. Budžeta plānošana (planning of the
budget)
Kas jāņem vērā (keep in mind):
1. Cik aktivitātes (how many activities)
2. Cik ilgas/lielas (how big/long)
3. Kādi cilvēki jāiesaista (staff to be involved)
4. Kāda noslodze (workloud)
5. Partneri? (partners?)
6. Ārpakalpojumi (tehniskā palīdzība +
cilvēkresursi) (outsourced staff + technical
equipment)

29. Budžeta sastāvdaļas
• Noteikumi jāmeklē finansētāja noteikumos
(rules search in call for proposal)
• Nereti diezgan atšķirīgas (may vary)
• Katrs izdevums, lai īstenotu aktivitāti (budget
is to cover project expenses)

30. Budžeta sastāvdaļas
• Esiet taupīgi!!! (do not waste $)
• Ikvienā projektā vajag līdzfinansējumu (you
should have funding to co-finance)

31. Budžeta sastāvdaļas
• Personālizmaksas (Staff costs):
1) Administratīvais personāls (admin personal)
2) Eksperti (exsperts)
• Transporta izdevumi (travel costs) :
1) Sabiedriskais transports (local transport)
2) Avio izdevumi (avio expenses)

32. Budžeta sastāvdaļas
• Biroja izdevumi (office expenses):
1) Papīrs, toneris (paper, toner)
2) Tēja, kafija (tea, cofee)
• Aktivitāšu izdevumi (activity costs):
1) Ēdināšana, pasākumu telpu noma (rent of
place, catering)
2) Tulks, moderators (interpeter, moderator)

33. Budžeta sastāvdaļas
• Pozīcija + vienības + skaits + vienības izmaksas
= kopā
(description of expenses +units+ number of
units+ unit costs, = total)
• Vienības? (Units?) – gabali, dalībnieki, dienas
utt (persons, days, pieces, etc)
Pētnieks – diena – 10 – EUR 50 = EUR 500

34. Budžeta matrica
Pozīcija Vienība
Vienību
skaits
Vienības
izmaksa KOPĀ
1. Kancelejas preces 0,00
1.1. 0,00
1.2. 0,00
2. Ēdināšana 0,00
2.1. 0,00
2.2. 0,00
3. Transporta izdevumi 0,00
3.1. 0,00
3.2. 0,00
KOPĀ: EUR 0,00

35. Risku analīze (risks)
Risks ir jebkāds notikums vai apstāklis, kas rada
nenoteiktību par rezultātu sasniegšanu. (risk i
1) Jāapzina riski (identify risks)
2) Jāizvērtē risku iestāšanās iespējamība
(evaluate)
3) Jāpiedāvā risku mazināšanas pasākumi
(propose solutions)

36. Riski (clasification of risks)
• Iekšējie riska faktori (inside):
- Darbinieku maiņa (staff changes)
- $ pārtēriņš (over-expenditure)
• Ārējie riska faktori (outside)
- Telpas nav pieejamas (lack of place)
- Nepiesakās dalībnieki (lack of participants)

37. Iestāšanās iespējamība
• Augsta – vairāk kā <70%> no iespējas, ka
iestāsies (High -more than 70%)
• Vidēja – starp <30%> un <70%> no iespējas, ka
iestāsies (middle – between 30% un 70%)
• Zema– zem <30%> no iespējas, ka iestāsies
(low – less than 30%)

38. PALDIES PAR UZMANĪBU!
@providuslv
@agneselesinska
facebook.com/providuslv
agnese.lesinska@providus.lv
providus@providus.lv
+37167039251
PROVIDUS.LV
cietusajiem.lv
socialauznemejdarbiba.lv
democracyoneday.com
dzivotlatvija.lv
korupcijas-c.wikidot.com