O slideshow foi denunciado.
Utilizamos seu perfil e dados de atividades no LinkedIn para personalizar e exibir anúncios mais relevantes. Altere suas preferências de anúncios quando desejar.

Mentoringa programma. Projektu vadība. 3.daļa

797 visualizações

Publicada em

Agnese Lešinska, juriste

Prezentācija nodarbību cikla "Projektu vadība" ietvaros projektā "Daudzpusīgi risinājumi sabiedrības izglītošanai un integrācijai – 3" aktivitātē "Mentoringa programma"

Publicada em: Governo e ONGs
  • Seja o primeiro a comentar

  • Seja a primeira pessoa a gostar disto

Mentoringa programma. Projektu vadība. 3.daļa

  1. 1. Prezentācija sagatavota mentoringa programmas ietvaros projektā „Daudzpusīgi risinājumi sabiedrības izglītošanai un integrācijai – 3” ietvaros (līg.Nr.IF/2013/1.a/1), ko īsteno biedrība „Patvērums „Drošā māja”’ sadarbībā ar biedrību „Sabiedriskās politikas centrs PROVIDUS”. Projektu (līdz)finansē Eiropas Savienība. Projekta īstenošana tiek līdzfinansēta 75% apmērā no Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fonda un 25% apmērā no valsts budžeta līdzekļiem. Prezentācija ir veidota ar Eiropas Trešo valstu valstspiederīgo integrācijas fonda atbalstu. Par mentoru programmas saturu atbild biedrība „Sabiedriskās politikas centrs PROVIDUS”. Mentoringa programma. Projektu vadība. 3.daļa Agnese Lešinska, juriste
  2. 2. Nodarbības mērķis/aim of the workshop Uzzināt (find out): 1. Kā plānot nepieciešamos cilvēkresursus (how to plan human resources) 2. Kā sagatavot laika grafiku (how to prepare time schedule) 3. Kā sagatavot budžetu (how to plan expenses)
  3. 3. Problēmas koks/Problem tree Consequences Main problem Causes
  4. 4. Projekta mērķu izstrāde/Aim of the project • Projekta mērķis ir POZITĪVS rezultāts, kuru vēlamies sasniegt/What we would like to achieve? • Atrisinot problēmu Problēma Problem MĒRĶIS Aim
  5. 5. Lielā plānošanas matrica Problēma Problem Mērķis Aim Uzdevums Activity Uzdevums Activity Mērķis Aim Uzdevums Activity
  6. 6. Uzdevumu saskaldīšana •Darbi/tasks •Darbi/tasks Uzdevums Activity •Darbi/tasks •Darbi/tasks Uzdevums Activity
  7. 7. Tātad/so.. Mums ir (we have): • projekta mērķis (aim of the project) • Uzdevumu saraksts (list of activities) • Darbu sarakts (list of tasks) • Mums ir apzinātas iesaistītās personas (we have stakeholders)
  8. 8. Nepieciešamie cilvēkresursi (human resources) - Laba projekta komanda ir «lielā veiksmes atslēga» (good project team is a guarantee of the success) - Katrs dara to ko prot vislabāk (everyone does what he/she can and knows how to do it) - Ja trūkst prasmju –piesaistām papildus (if some skills are missing – outsource them)
  9. 9. Projekta komanda (Project team) • Projekta vadītājs (Project director) • Grāmatvedis (Accountant) • Aktivitāšu veicēji (others)
  10. 10. Plānojot aktivitātes (when you are planning your activities) • Projekta rakstīšanas procesa noteikt, kurš veiks konkrēto aktivitāti (you have to be sure who will do what) • Aktivitāte = persona (Activity =responsible person)
  11. 11. Piemērs (example) • Atbildīgie (responsible persons)Uzdevums • Agnese (main person) • Ieva (administrative assistent) Sagatavot un novadīt semināru To organize seminar
  12. 12. Riski (risks) • Slikta plānošana = haoss projektā • Slikta plānošana = neprecīzs budžets • Slikta plānošana = grūti sasniegt mērķus Weak planning = chaoss in the project
  13. 13. Uzdevums (Task) • Sagatavojam pienākumu sarakstu uzdevumam - noorganizēt konferenci un norādīt iesaistāmo personu loku Activity – organize conference (split in tasks + identify key persons to be involved (per role))
  14. 14. Uzdevums (Task) • Sagatavojam pienākumu sarakstu uzdevumam - projekta komandas tikšanās un norādīt iesaistāmo personu loku Activity – organize meeting of project team (split in tasks + identify key persons to be involved (per role))
  15. 15. Projekta komanda (project team) 1) Darbinieki (employees) 2) Partneri (partner organizations) 3) Ārpakalpojumi (outsourced staff)
  16. 16. Iesaistāmo personu kategorijas (Personas we should involve) • Administratīvais personāls (administrative staff) – grāmatvedis, jurists (accountant, legal advisor, etc) • Atbalsta personāls (support staff) – asistents, tulks (assistent, interpreter, etc) • Satura veidotāji (key persons) • Citi (others)
  17. 17. Partnerības (Partnership) • Partneri – organizācijas, kuras strādā ar līdzīgiem jautājumiem (Partnership organizations – works with similar issues) • Partneri – gan valsts institūcijas, gan NVO (NGO or state institutions)
  18. 18. Partneru pienākumi (Partners tasks) • Līdzvērtīgi pienākumi (similar tasks) • Līdzfinansējuma pienākumi (co-financing responsibility) • Līdzatbildība par projekta rezultātiem (co- responsibilty to reach the goals)
  19. 19. Partnerības (Partnership) • Kopā strādājot labāki rezultāti (together - better results) • Obligāti jāizvērtē Partneru kapacitāte/spējas (evaluate capability of Partner to implement the project)
  20. 20. Ārpakalpojumi (outsourced staff) • Tulks • Moderators • Eksperti - jo vairāk ārpakalpojumi, jo mazāks finansiāls labums organizācijai (more outsourced staff less budget for organization)
  21. 21. Lai sāktu budžeta veidošanu (to plan budget) • Jums jāzina (you should know): 1) Aktivitātes - Activities 2) Uzdevumus - Tasks 3) Iesaistītās personas + Partneri – Staff + Partners 4) Laika grafiku! – Time line
  22. 22. Laika grafika plānošana 1. Katra aktivitāte seko nākošai (each activity followed by next activity) 2. Katra aktivitāte sākas un beidzas noteiktā laikā (activity begins and ends in planned time) 3. Jāplāno ir katra galvenā aktivitāte (you have to put on a time line each main activity)
  23. 23. Laika grafika plānošana • Katrai aktivitātei savs laiks (each activity on specific time) • Sākam ar plānošanu (starts with planning process) • Beidzam ar izvērtēšanu (ends with evaluation of results)
  24. 24. Piemērs (example) Activity Jan Febr March Apr Planning Training Evaluation Reports
  25. 25. Ņemiet vērā • Katras aktivitātes uzdevumi jāplāno atsevišķi! (prepare time line for each activity) • Bet to parasti neliek pie projekta (it is not a part of project proposal) • Info ir iekšējai lietošanai (it is to help you organize activities)
  26. 26. Example Organize conference Month 1 Month 2 wk1 wk2 wk3 wk4 wk1 wk2 wk3 wk4 Meeting with project team x Meeting with speakers x Find place, moderators x Prepare materials x x
  27. 27. Uzdevums (task) • Sagatavot laika grafiku aktivitātei – izveidot organizācijas web lapu (prepare time line for activity – establish web page for your organization) • Jānorāda – veicamie uzdevumi, laika grafiku (split in tasks + show time line) • Pārrunājam
  28. 28. Budžeta plānošana (planning of the budget) Kas jāņem vērā (keep in mind): 1. Cik aktivitātes (how many activities) 2. Cik ilgas/lielas (how big/long) 3. Kādi cilvēki jāiesaista (staff to be involved) 4. Kāda noslodze (workloud) 5. Partneri? (partners?) 6. Ārpakalpojumi (tehniskā palīdzība + cilvēkresursi) (outsourced staff + technical equipment)
  29. 29. Budžeta sastāvdaļas • Noteikumi jāmeklē finansētāja noteikumos (rules search in call for proposal) • Nereti diezgan atšķirīgas (may vary) • Katrs izdevums, lai īstenotu aktivitāti (budget is to cover project expenses)
  30. 30. Budžeta sastāvdaļas • Esiet taupīgi!!! (do not waste $) • Ikvienā projektā vajag līdzfinansējumu (you should have funding to co-finance)
  31. 31. Budžeta sastāvdaļas • Personālizmaksas (Staff costs): 1) Administratīvais personāls (admin personal) 2) Eksperti (exsperts) • Transporta izdevumi (travel costs) : 1) Sabiedriskais transports (local transport) 2) Avio izdevumi (avio expenses)
  32. 32. Budžeta sastāvdaļas • Biroja izdevumi (office expenses): 1) Papīrs, toneris (paper, toner) 2) Tēja, kafija (tea, cofee) • Aktivitāšu izdevumi (activity costs): 1) Ēdināšana, pasākumu telpu noma (rent of place, catering) 2) Tulks, moderators (interpeter, moderator)
  33. 33. Budžeta sastāvdaļas • Pozīcija + vienības + skaits + vienības izmaksas = kopā (description of expenses +units+ number of units+ unit costs, = total) • Vienības? (Units?) – gabali, dalībnieki, dienas utt (persons, days, pieces, etc) Pētnieks – diena – 10 – EUR 50 = EUR 500
  34. 34. Budžeta matrica Pozīcija Vienība Vienību skaits Vienības izmaksa KOPĀ 1. Kancelejas preces 0,00 1.1. 0,00 1.2. 0,00 2. Ēdināšana 0,00 2.1. 0,00 2.2. 0,00 3. Transporta izdevumi 0,00 3.1. 0,00 3.2. 0,00 KOPĀ: EUR 0,00
  35. 35. Risku analīze (risks) Risks ir jebkāds notikums vai apstāklis, kas rada nenoteiktību par rezultātu sasniegšanu. (risk i 1) Jāapzina riski (identify risks) 2) Jāizvērtē risku iestāšanās iespējamība (evaluate) 3) Jāpiedāvā risku mazināšanas pasākumi (propose solutions)
  36. 36. Riski (clasification of risks) • Iekšējie riska faktori (inside): - Darbinieku maiņa (staff changes) - $ pārtēriņš (over-expenditure) • Ārējie riska faktori (outside) - Telpas nav pieejamas (lack of place) - Nepiesakās dalībnieki (lack of participants)
  37. 37. Iestāšanās iespējamība • Augsta – vairāk kā <70%> no iespējas, ka iestāsies (High -more than 70%) • Vidēja – starp <30%> un <70%> no iespējas, ka iestāsies (middle – between 30% un 70%) • Zema– zem <30%> no iespējas, ka iestāsies (low – less than 30%)
  38. 38. PALDIES PAR UZMANĪBU! @providuslv @agneselesinska facebook.com/providuslv agnese.lesinska@providus.lv providus@providus.lv +37167039251 PROVIDUS.LV cietusajiem.lv socialauznemejdarbiba.lv democracyoneday.com dzivotlatvija.lv korupcijas-c.wikidot.com

×