Viagem para Bento Goncalves

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Titulo: Viagem para Bento Goncalves
Alunos:Ana Carolina Ferreira,Ana Maria Antunes coelho,ANDRE MARTINS DE ARAUJO,CINTIA,Johnny Norio Hirai,POLIANA MACHIDA MONTEIRO,priscila hirota,Thiago Pazzetto Real,
Cidade: Paulista
Disciplina: Aquisicoes
Turma: GEEP41
Data:06-12-2015
Hora:22:14
Comentarios:Projeto Viagem para Bento Gonçalves
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Viagem para Bento Goncalves

  1. 1. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Ana Carolina Ferreira Ana Maria Antunes Coelho André Martins de Araujo Cintia Witt Johnny Norio Hirai Poliana Machida Monteiro Priscila Hirota Thiago Pazzetto Real São Paulo, MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Projetos GEEP41 (FGV) Novembro 2015
  2. 2. Apresentação Promover uma viagem de premiação ao vencedor (01 ganhador) do concurso realizado pelo Cliente (Google), às vinícolas de Bento Gonçalves (Rio Grande do Sul), por um período de 05 dias, com disponibilidade financeira máxima (valor de venda para o Google) de R$ 5.000,00 por pessoa, cumprindo o roteiro estabelecido neste projeto. Projeto A Giramundo Viagens e Turismo tem atuado no setor de turismo, visando oferecer aos seus clientes oportunidades únicas de diversão e bem-estar, além da experiência com novas culturas nos diversos destinos. No Planejamento Estratégico, elaborado em 2014, a empresa identificou a necessidade de focar nos clientes corporativos, tendo em vista o seu potencial de aquisição de serviços de viagem e turismo. Para satisfazer esta demanda, a empresa vem realizando reuniões periódicas com o cliente GOOGLE. Neste momento surgiu uma oportunidade para a nossa empresa. Empresa A empresa GOOGLE, pensando em novas formas de reter talentos e estimular a criatividade e competitividade entre as equipes, ofereceu um concurso "cultural", com a premiação de uma viagem para "Amantes do Vinho". A Empresa Giramundo Turismo foi a agência contratada pela Google para executar o projeto da premiação. Conforme as características da viagem exigidas pelo Cliente, a cidade de Bento Gonçalves foi a escolhida. Justificativa
  3. 3. Equipe de Trabalho Ana Carolina Ferreira Thiago Pazzetto Real Ana Maria Antunes Coelho André Martins de Araujo Cintia Witt Johnny Norio Hirai Poliana Machida Monteiro Priscila Hirota
  4. 4. WBS Viagem para Bento Gonçalves 5. Encerramento do Projeto 5.1. Termo de Aceite 5.2. Lições Aprendidas 5.3. Formalização do Encerramento do Projeto 4. Pós-Viagem 4.1. Pesquisa de Satisfação do Cliente (Sorteado) 4.2. Pesquisa de Satisfação do Cliente (Google) 3. Viagem 3.1. Viagem do Ganhador 3.2. Acompanhamento da Viagem 2. Pré-Viagem 2.1. Roteiro de Viagem 2.2. Fechamento do Pacote 1. Gerenciamento do Projeto Pacote de trabalho MAKE Pacote de trabalho MAKE e BUY
  5. 5. WBS 2. Pré-Viagem 2.1. Roteiro de Viagem 2.1.1. Definição do roteiro 2.1.2. Pesquisa de Parceiros / Fornecedores Locais 2.1.3. Aprovação de roteiro 2.2. Fechamento do Pacote 2.2.1. Identificação do Ganhador 2.2.2. Aquisição de Passagens Aéreas 2.2.3. Reservas em Hotel 2.2.4. Reservas dos Passeios e Translados 2.2.5. Aquisição de Seguros de Viagem 2.2.6. Formalização das Parcerias 2.2.7. Entrega de Documentos ao Ganhador Pacote de trabalho MAKE Pacote de trabalho BUY
  6. 6. WBS 3. Viagem 3.1. Viagem do Ganhador 3.2. Acompanhamento da Viagem 3.2.1. Avaliação do Andamento da Viagem 3.2.2. Avaliação do Cumprimento Contratual dos Fornecedores Pacote de trabalho MAKE Pacote de trabalho BUY
  7. 7. Critérios: Make e Buy • Financeiramente, os serviços específicos de pacotes de viagem (hotelaria, guia, passagens, etc.) são mais vantajosos se forem contratados. 1. Custo • As empresas contratadas apresenta know-how superior a empresa, favorecendo na execução em tempo menor. 2. Prazo • A empresa é pequena e não possui funcionários com capacidade e habilidade para desempenhar todas os pacotes de trabalho. 3. Capacidade da equipe • O mercado dispõe de empresas especializadas no fornecimento de serviços especificados nos pacotes de trabalho selecionados, cuja avaliação é regulamenta por órgãos oficiais, e/ou sites com depoimentos de consumidores. 4. Avaliação de parcerias confiáveis • Os maiores riscos se encontram na execução da viagem e as empresas especializadas nos serviços selecionados possuem maiores capacidades para prevenir e remediá-los. 5. Compartilhamento de riscos • A diretoria da empresa enxerga como uma oportunidade para selecionar fornecedores locais, haja vista que a empresa não possui parceiros na região de Bento Gonçalves . 6. Possibilidade de parcerias locais • Por envolver serviços fortemente relacionados aos aspectos locais, é mais interessante a contratação de empresas e mão-de-obra local. 7. Necessidade de fornecimento especializado
  8. 8. Mapa de Aquisições Concorrência Item a Ser Contratado Ref. Na wbs Vendor list Cronograma Orçamento Critérios Make Or Buy CC.001 Aquisição de Passagens Aéreas 2.2.2 Empresas previamente selecionadas 30/06/2016 R$ 600,00 1, 2, 3, 4, 5 CC.002 Reserva em Hotel 2.2.3 Empresas previamente selecionadas 30/06/2016 R$ 1.000,00 1, 2, 3, 4, 5, 6 e 7 CC.003 Reservas dos Passeios 2.2.4 Empresas previamente selecionadas 30/06/2016 R$ 1.000,00 1, 2, 3, 4, 5, 6 e 7 CC.004 Reservas do Translado 2.2.4 Empresas previamente selecionadas 30/06/2016 R$ 950,00 1, 2, 3, 4, 5, 6 e 7 CC.005 Aquisição de Seguros de Viagem 2.2.5 Empresas previamente selecionadas 30/06/2016 R$ 71,25 1, 4 e 5
  9. 9. WBS Revisada 2. Pré-Viagem 2.1. Roteiro de Viagem 2.1.1. Definição do roteiro 2.1.2. Pesquisa de Parceiros / Fornecedores Locais 2.1.3. Aprovação de roteiro 2.2. Fechamento do Pacote 2.2.1. Identificação do Ganhador 2.2.2. Aquisição de Passagens Aéreas 2.2.3. Reservas em Hotel 2.2.4. Reservas dos Passeios 2.2.5. Reservas dos Translados 2.2.6. Aquisição de Seguros de Viagem 2.2.7. Formalização das Parcerias 2.2.8. Entrega de Documentos ao Ganhador Pacote de trabalho MAKE Pacote de trabalho BUY
  10. 10. WBS Revisada 2.2.2. Aquisição de Passagens Aéreas 2.2.2.1. Planejamento da Aquisição 2.2.2.1.1. Especificação da Passagem (horários, locais, escala, etc.) 2.2.2.1.2. Definição de Critérios de Eliminação 2.2.2.1.3. Definição de Critérios de Classificação 2.2.2.2. Aprovação dos Critérios Adotados junto ao Cliente 2.2.2.3. Consulta e Seleção da Passagem
  11. 11. WBS Revisada 2.2.3. Reservas em Hotel 2.2.3.1. Planejamento da Aquisição 2.2.3.1.1. Especificação da Reserva 2.2.3.1.2. Definição de Critérios de Eliminação 2.2.3.1.3. Definição de Critérios de Classificação 2.2.3.2. Aprovação dos Critérios Adotados junto ao Cliente 2.2.3.3. Solicitação e Escolha da Reserva
  12. 12. WBS Revisada 2.2.4. Reservas dos Passeios 2.2.4.1. Planejamento da Aquisição 2.2.4.1.1. Especificação das Expectativas e Serviços Presentes no Passeio 2.2.4.1.2. Definição de Critérios de Eliminação 2.2.4.1.3. Definição de Critérios de Classificação 2.2.4.2. Aprovação dos Critérios Adotados junto ao Cliente 2.2.4.3. Solicitação e Escolha das Reservas
  13. 13. WBS Revisada 2.2.5. Reservas do Translado 2.2.5.1. Planejamento da Aquisição 2.2.5.1.1. Especificação das Condições de Prestação do Serviço de Translado 2.2.5.1.2. Definição de Critérios de Eliminação 2.2.5.1.3. Definição de Critérios de Classificação 2.2.5.2. Aprovação dos Critérios Adotados junto ao Cliente 2.2.5.3. Solicitação e Escolha da Reserva
  14. 14. WBS Revisada 2.2.6. Aquisição de Seguros de Viagem 2.2.6.1. Planejamento da Aquisição 2.2.6.1.1. Especificação da viagem a ser segurada (local da viagem, perfil do viajante, etc.) 2.2.6.1.2. Definição de Critérios de Eliminação 2.2.6.1.3. Definição de Critérios de Classificação 2.2.6.2. Aprovação dos Critérios Adotados junto ao Cliente 2.2.6.3. Solicitação e Escolha da Apólice de Seguro
  15. 15. WBS Revisada 2.2.7. Formalização das Parcerias 2.2.7.1. Passagem Aérea 2.2.7.1.1. Definição das Condições e Clausulas Mínimas Presentes no Contrato 2.2.7.1.2. Aprovação e Assinatura do Contrato 2.2.7.2. Reserva de Hotel 2.2.7.2.1. Definição das Condições e Clausulas Mínimas Presentes no Contrato 2.2.7.2.2. Aprovação e Assinatura do Contrato 2.2.7.3. Reservas dos Passeios 2.2.7.3.1. Definição das Condições e Clausulas Mínimas Presentes no Contrato 2.2.7.3.2. Aprovação e Assinatura do Contrato 2.2.7.4. Reservas do Translado 2.2.7.4.1. Definição das Condições e Clausulas Mínimas Presentes no Contrato 2.2.7.4.2. Aprovação e Assinatura do Contrato 2.2.7.5. Aquisição de Seguros de Viagem 2.2.7.4.1. Definição das Condições e Clausulas Mínimas Presentes no Contrato 2.2.7.4.2. Aprovação e Assinatura do Contrato
  16. 16. Registro de Riscos Evento de Risco Respostas ao Risco Momento da Resposta ao Risco Cancelamento ou indisponibilidade da reserva do hotel no dia da viagem • Pesquisar e verificar o histórico dos fornecedores • Prever a disponibilização de outra reserva com serviços iguais ou superiores ao solicitados no momento da aquisição • Caso não haja mais reservas disponíveis no hotel contratado, buscar outro fornecedor mais adequado ou o segundo colocado. A diferença eventual de valores será custeada pelo hotel contratado • Durante a seleção dos fornecedores • Nas clausulas do contrato • No momento da administração (execução do contrato), isto é, durante a viagem Descumprimento das especificações estipuladas do quarto do hotel • Pesquisar e verificar o histórico dos fornecedores • Realizar a vistoria dos hotéis dos fornecedores selecionados • Prever prazo para o contratado se adequar em caso de descumprimento • Prever a troca de quarto ou mesmo de hotel, com o custeio por conta do contratado, sendo a seleção feita pela empresa Giramundo • Durante a seleção dos fornecedores • Nas clausulas do contrato • No momento da administração (execução do contrato), isto é, durante a viagem Atraso do vôo por questões operacionais • Verificar junto a companhia aérea o tempo de atraso provocado, devendo ser oferecido todo amparo ao ganhador, conforme estabelecido pela legislação. • Caso o tempo de atraso venha intervir nas reservas sequentes, a companhia aérea deverá custear qualquer diferença de valor que venha incorrer • Nas clausulas do contrato • No momento da administração (execução do contrato), isto é, durante a viagem
  17. 17. Registro de Riscos Evento de Risco Respostas ao Risco Momento da Resposta ao Risco Ausência do guia turístico no momento da viagem • Pesquisar e verificar o histórico dos fornecedores • Prever a disponibilização de uma outro guia com as mesmas atribuições especificadas para estas situações. Caso haja qualquer diferença de valor em relação ao contratado, será de responsabilidade do fornecedor • Caso não haja outro guia disponível, buscar outro fornecedor mais adequado ou o segundo colocado. A diferença eventual de valores será custeada pelo contratado inicialmente escolhido • Durante a seleção dos fornecedores • Nas clausulas do contrato • No momento da administração (execução do contrato), isto é, durante a viagem Atraso da chegada do passeio nos locais programados em virtude de problemas de lógicas da empresa contratada • Pesquisar e verificar o histórico dos fornecedores • Prever a disponibilização de outro meio de transporte, caso o atraso supere o valor estipulado de tolerância de atraso • Utilizar outro meio de transporte a ser selecionada pela própria Giramundo e custo repassado ao fornecedor • Durante a seleção dos fornecedores • Nas clausulas do contrato • No momento da administração (execução do contrato), isto é, durante a viagem
  18. 18. DT – Declaração de Trabalho Reserva de quarto de hotel com suíte single, serviço completo, para um período de 5 dias corridos, abrangendo o período de 18/07/2016 a 22/07/2016. 1. Objeto O quarto de hotel deverá ser unissex, isto é, o local não poderá conter nada que possa constranger o hóspede, incluindo qualquer conteúdo que possa ofender o hóspede. O quarto deverá apresentar: • Suíte, contendo banheiro, box, barra de apoio, lavabo, iluminação adequada, sistema elétrico em perfeitas condições de operação e segurança; • Uma cama, com dimensão mínima, casal comum, com travesseiro e manta e cobertor; • Iluminação no teto, bem como abajur na lateral da cama; • Uma mesa com dimensão mínima de 1,20m por 1,20m; • Tomadas na lateral da cama e da mesa para a ligação de equipamento eletrônico. O padrão de tomada deverá ser descrito na documentação de reserva; • TV com canais a cabo no quarto; • Tamanho mínimo da TV de 22 polegadas; • Porta trava eletrônica a base de cartão magnético; • Frigobar individual; • Lareira ou climatizador. O hotel deverá oferecer os seguintes serviços: • WIFI em todo o quarto com funcionamento por 24h/dia, velocidade mínima 2Mbps; • Café da manhã, tipo colonial; • Serviço de Atendimento ao hóspede 24h/dia; • Serviço de quarto diário. 2. Requisitos de Qualidade
  19. 19. DT – Declaração de Trabalho Somente participam os hotéis que apresentam unidades dentro do perímetro urbano da cidade de Bento Gonçalves. Qualquer unidade fora deste perímetro, mesmo com o oferecimento de transporte, serão automaticamente desclassificados. 3. Localização do Hotel Os hotéis que estejam inseridos nas seguintes condições estarão impedidos de participar: • Respondendo qualquer ação administrativa, civil e penal; • Em processo de obtenção do alvará de funcionamento; • Sem o licença de corpo de bombeiros ou em processo de obtenção ou de renovação; • Classificação inferior a 3 estrelas, de acordo com o Sistema Brasileiro de Classificação de Meios de Hospedagem, SBclass, do Ministério do Turismo. 4. Condições para Participação O check in, preferencialmente, deverá estar disponível a partir das 12h. A disponibilização de serviço de guarda volume será considerado um diferencial. 5. Check In e Check Out O pagamento da reserva será realizado em duas partes: • A primeira parte será realizada logo após a assinatura do contrato; • A segunda parte após a saída e retorno do hóspede. 6. Condições de Pagamento
  20. 20. DT – Declaração de Trabalho A empresa deverá oferecer a opção de cancelamento da reserva com, no mínimo, 24h antes do check in com a devolução total do valor pago (primeira parcela). Não será a aceita a opção única de mudança de reserva para outra data. 7. Condições de Cancelamento A contratada deverá durante a vigência do contrato, oferecer as condições para a realização de visita ao quarto ofertado, bem como os serviços para a confirmação dos itens apresentados na proposta. A visita, a ser realizada por um colaborador da empresa Giramundo, devidamente identificado, será agendada previamente em uma data oportuna para ambas as partes, devendo a contratada disponibilizar uma pessoa para acompanhamento da visita. Esta pessoa deverá ter o domínio completo para sanar qualquer dúvida que surja durante a visita. Durante a hospedagem, a contratante deverá disponibilizar um canal de contato para empresa Giramundo averiguar o cumprimento do contrato. No caso de descumprimento deverá ser nomeada pela contratada um contato para a tomada de medidas de adequação. 8. Acompanhamento do Serviço e das Infraestrutura Ofertadas O fornecedor deverá respeitar todas normas relativas aos meios de hospedagem estabelecidas na legislação federal, estadual (RS) e municipal (Bento Gonçalves) vigente. Também deverá estar de acordo com as portaria e regulamentações estabelecidas pela Embratur e pelo Ministério do Turismo. 9. Normas e Legislação Aplicada
  21. 21. DT – Declaração de Trabalho O hotel será responsável pela disponibilidade da reserva de quarto com atendimento dos requisitos supracitados na data informada. 10. Garantia O descumprimento dos requisitos estabelecidos e do contrato firmado, por parte da contratada, implicará na solicitação, por parte da Giramundo, de adequação, onde todos os ônus serão de responsabilidade da contratada. Caso as ações de remediação adotadas não sejam suficientes, a Giramundo cancelará o contrato de forma unilateral, aplicando uma multa a Contratada no valor total da proposta acrescido de 20% deste valor, além do custeio da nova reserva que, poderá ser em um outro hotel a ser escolhida pela Giramundo. 11. Descumprimentos dos Requisitos
  22. 22. WBS do Contrato 1. Reserva de Hotel 1.1. Confirmação do Atendimento das Especificações Estipuladas no Contrato 1.2. Pagamento da Primeira Parcela 1.3. Emissão da Reserva 1.4. Confirmação da Disponibilidade da Reserva, Dias Antes da sua execução 1.5. Execução 1.5.1. Check in do Ganhador 1.5.2. Execução Check out do Ganhador 1.5. Verificação das Condições de Execução do serviço 1.6. Pagamento da Segunda Parcela 1.7. Encerramento do Contrato
  23. 23. Critérios Eliminatórios Critério Descrição E1 Possui serviço de atendimento ao hóspede 24 horas E2 A Localização do hotel está dentro do perímetro urbano da cidade de Bento Gonçalves? E3 Qualificação do hotel acima de 3 estrelas pelo Sistema Brasileiro de Classificação de Meios de Hospedagem do Ministério do Turismo E4 A empresa não está respondendo processos administrativos, civis e penais E5 A empresa possui alvará de funcionamento E6 Possui licença do corpo de bombeiros em vigor E7 Aceitação da Condição de cancelamento E8 Disposição do hotel para a verificação dos serviços e infraestrutura
  24. 24. Critérios Classificatórios e de Pontuação Critério Peso Descrição Classificação Codificação Nota C1 1,7 Atendimento dos itens de Requisitos de Qualidade em termos do Quarto Não atende todos os itens descritos C 0,00 Atende aos itens descritos B 5,00 Atende além dos itens descritos A 10,00 C2 1,7 Atendimento dos itens de Requisitos de Qualidade em termos do Serviço de Hotel Não atende todos os itens descritos C 0,00 Atende aos itens descritos B 5,00 Atende além dos itens descritos A 10,00 C3 1,65 Condições do Check in Atende somente depois das 12hrs sem guarda volume D 0,00 Atende depois das 12hrs, e possui guarda volume C 5,00 Atende antes das 12hrs, e possui guarda volume B 7,50 Atende em qualquer horário A 10,00 C4 2 Preço C5 1,2 Percentual de pagamento na Primeira Parcela Acima de 80% G 0,00 Entre 80% e 70% F 2,50 Entre 70% e 60% E 3,00 50% D 5,00 Entre 50% e 40% C 6,00 Entre 40% e 30% B 7,00 Inferior a 30% A 10,00 C6 1,75 Multa por Descumprimento de Contrato Não aceita devolver o valor, requerendo o acionamento judicial D 0,00 Aceita apenas devolver o valor pago até o momento C 2,50 Aceita apenas devolver o valor integral indepentemente do valor pago B 5,00 Aceita as condições estipuladas no DT A 10,00 10 × 1 − PP − PA PA PP: Preço apresentado pelo fornecedor na proposta PA: Preço considerado no Mapa de Aquisição
  25. 25. Divulgação dos Critérios Classificatórios e de Pontuação 1. Os critérios de classificação e pontuação serão disponibilizados aos concorrentes quando da solicitação da apresentação da proposta. 2. O orçamento final, juntamente com a pontuação dos três primeiros colocados alcançados segundo os critérios de pontuação serão encaminhados por e-mail a todos os participantes do certame licitatório e ficará disponível no website da Giramundo por um período de 3 meses. Justificativa: A fim de dar maior transparência ao processo licitatório foi acordado entre a Giramundo e o Google a disponibilidade de todos os critérios de julgamento das propostas.
  26. 26. Matriz de Eliminação Fornecedores E1 E2 E3 E4 E5 E6 E7 E8 Receberá a DT? HOTEL & SPA DO VINHO AUTOGRAPH COLLECTION NÃO NÃO SIM SIM SIM SIM SIM SIM NÂO DALL'ONDER VITTORIA HOTEL SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM DALL'ONDER GRANDE HOTEL SIM NÃO SIM SIM SIM SIM SIM SIM NÂO HOTEL LAGHETTO VIVERONE BENTO GONÇALVES SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM HOTEL VINOCAP SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM SIM
  27. 27. Matriz de Classificação Critério DALL'ONDER VITTORIA HOTEL HOTEL LAGHETTO VIVERONE BENTO GONÇALVES HOTEL VINOCAP C1 B B A C2 C B A C3 A B C C4 R$ 1.515,00 R$ 1.060,00 R$ 1.495,00 C5 D C D C6 B B A
  28. 28. Matriz de Pontuação Critério Peso DALL'ONDER VITTORIA HOTEL HOTEL LAGHETTO VIVERONE BENTO GONÇALVES HOTEL VINOCAP C1 1,70 5,00 5,00 10,00 C2 1,70 0,00 5,00 10,00 C3 1,75 10,00 7,50 5,00 C4 2,00 4,85 9,40 5,05 C5 1,20 5,00 6,00 5,00 C6 1,65 5,00 5,00 10,00 Nota Final 10,00 5,00 6,44 7,54 Considerar como vencedor o fornecedor com maior nota sobre os critérios de maior peso. Em Caso de Empate HOTEL VINOCAP Fornecedor Escolhido
  29. 29. Documentação 1. Documentos de Aquisição: A documentação enviada para os concorrentes foi: • Carta introdutória; • Declaração de Trabalho; • Modelo do contrato. Justificativa: definiu-se que para este contrato era importante encaminhar a carta introdutória ao fornecedor de maneira que o mesmo fosse informado da importância estratégica deste contrato para a Giramundo. Enviou-se também a Declaração de Trabalho com a definição dos requisitos da Giramundo e da Google em relação do serviço fornecido. Por se tratar de um fornecimento simples e bem definido, não efetuou-se o envio da declaração de escopo, uma vez que o mesmo já está devidamente definido na Declaração de Trabalho. Conjuntamente, enviou-se o modelo do contrato para que os fornecedores o avaliem previamente.
  30. 30. Documentação 2. Envio do Convite: A documentação de aquisição foi enviada através de e-mail com confirmação de recebimento. Justificativa: adotou-se este canal de comunicação por ser mais rápido e eficiente, além de permitir a inclusão de ferramenta de confirmação de leitura e recebimento por meio do Outlook. 3. Tipo de Contrato Escolheu-se para este contrato o tipo denominado como Preço Fixo, uma vez que o escopo está bem definido podendo ser facilmente detalhado, eventuais ampliações do escopo, tais como ampliações das diárias poderão ser negociadas em caso de necessidade. 4. Tipo de Concorrência A aquisição será do tipo privada, uma vez que ambas as partes interessadas atuam no setor privado.
  31. 31. Processo de Planejamento Plano de Gerenciamento do Projeto Concluído Iniciar Processo de Planejamento de Aquisições (Reserva de Hotel) Analisar WBS Definir Critérios Make or Buy Elaborar o Mapa de Aquisição Analisar / Documentar Riscos Elaborar Declaração de Trabalho Definir e Aprovar os Critérios de Avaliação Classificatórios de Fornecedores Avaliar o Vendor List Definir os critérios de Avaliação Eliminatório de Fornecedores Iniciar o processo de Execução da Aquisição (Reserva de Hotel) WBS do Projeto Revisar WBS do Projeto Elaborar Matriz de Eliminação Elaborar Modelo do Contrato Registro de Riscos
  32. 32. Processo de Execução da Aquisição Enviar Carta Convite para Fornecedores do Vendor List Carta Introdutória Declaração de Trabalho Modelo do Contrato Iniciar o processo de Execução da Aquisição (Reserva de Hotel) Sanar Dúvidas dos Fornecedores Recebimento de Propostas (e-mail) Avaliar as propostas conforme Requisitos da DT e Classificá- las Comunicar Aprovação ao Fornecedor Selecionado (e-mail) Preparar Minuta do Contrato e encaminhar ao Fornecedor Selecionado Alinhar com o Fornecedor todos os dados do projeto Contrato Ok? Assinar o Contrato (Reserva do Hotel) Sinalizar o Kickoff do Projeto Confirmar a reserva com Antecedência Programar Contato com o Cliente Validar e Programar Medição Parcial (50%) Sim Não Iniciar o processo de Controle da Aquisição (Reserva de Hotel) Comunicação / Stakeholder
  33. 33. Atitudes e Fiscalização Item Respostas ao Risco 1 EFETUAR A CONFIRMAÇÃO PRÉVIA DA RESERVA DO HOTEL ANTES DA VIAGEM 2 VERIFICAR CONDIÇÕES DE ATENDIMENTO PELO HOTEL DURANTE A EXECUÇÃO DA VIAGEM VIA TELEFONE 3 ELABORAR QUESTIONÁRIO DE SATISFAÇÃO DO CLIENTE 4 NEGOCIAR PAGAMENTO DE SINAL DE 50% NO INÍCIO E 50% NO TÉRMINO DO SERVIÇO 5 INSERÇÃO DE MULTA INFORMADA EM CLÁUSULA CONTRATUAL EM CASO DE NÃO CUMPRIMENTO DOS ITENS DESCRITOS NO ESCOPO DO PROJETO
  34. 34. Relatórios de Controle de Aquisição Para controlar este contrato, deverá ser elaborado um relatório durante o andamento do projeto sendo o mesmo devidamente aprovado no fim do projeto. As mínimas informações contidas neste documento são apresentadas na imagem e no template a seguir. CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE CONTRATO DATA DE EMISSÃO: DADOS DO DOCUMENTO TIPO DE CONTRATO Preencher qual o tipo do contrato: preço fixo, tempo e material ou reembolsável. VIGÊNCIA Preencher com o período de validade do contrato Nº DO CONTRATO CONTRATADA/ PARTES ENVOLVIDAS Preencher com os dados do fornecedor: nome, CNPJ, localização. OBJETO Breve descritivo do objeto do contrato e incluir o número da declaração de trabalho ou declaração de escopo associada. PROJETO (preencher se aplicável) Preencher com os dados do projeto que a aquisição está relacionada, quando aplicável. VALOR FORMA DE PAGAMENTO RESCISÃO Descrever as condições específicas de rescisão do contrato, relacionar com o Registro de Riscos. PENALIDADES Descrever as penalidades específicas decorrentes do não atendimento às cláusulas do contrato, relacionar com o Registro de Riscos MECANISMOS DE CONTROLE Descrever os mecanismos de controle adotados para garantir a qualidade da aquisição, o responsável pela execução, a periodicidade, a maneira como o mesmo será documentado e o responsável pelo acompanhamento e aprovação. RESPONSÁVEIS COMPRADOR (NEGOCIAÇÃO COML) ÁREA/RAMAL VISTO EMITENTE DO CONTRATO/APRECIADOR ÁREA/RAMAL VISTO SOLICITANTE ÁREA/RAMAL VISTO GM ou MANAGER DEPTº. ÁREA/RAMAL VISTO
  35. 35. Processo de Controle das Aquisições Iniciar o processo de Controle da Aquisição (Reserva de Hotel) Iniciar o Projeto – Kick off Confirmar reserva com antecedência Contato periódico com o Ganhador Validar e Programar Medição Final (50%) Pesquisa de Satisfação Atualizar Relatórios de Desempenho / Acompanhamento Documentar Lições Aprendidas / Solicitações de Mudanças Efetuar Pagamentos Confirmar Pagamento junto ao Fornecedor Encaminhar Nota de avaliação para futuras parcerias Iniciar o processo de Encerramento da Aquisição (Reserva de Hotel) Esta tudo bem? Sim Gerenciar Riscos Não
  36. 36. Processo de Encerramento das Aquisições Verificar o retorno do Ganhador da Viagem Iniciar o processo de Encerramento da Aquisição (Reserva de Hotel) Agendar Reunião com o Sponsor, GP e Fornecedor (e-mail) Realizar reunião de Encerramento via Videoconferência Avaliar o Cumprimento do Contrato por todas as partes Apresentar oportunidades de melhorias para novos trabalhos em conjunto Encerramento da Aquisição (Reserva de Hotel) Comunicação / Stakeholder
  37. 37. Sumário (PGA) 1. Objetivo do Plano de Gerenciamento de Aquisições 2. Método de Gerenciamento das aquisições 2.1 Processos de Aquisições 2.2 Decisões de comprar 2.3 Documentos padronizados de aquisição 2.4 Responsabilidades das aquisições da equipe do projeto 2.5 Fornecedores Pré-qualificados 3. Conduzir as aquisições 3.1 Tipos de contrato 3.2 Critérios de avaliação das cotações e propostas 4. Controlar as aquisições 4.1 Avaliação dos fornecedores 5. Encerrar as aquisições
  38. 38. Documento somente para uso interno CONTROLE E ACOMPANHAMENTO DE CONTRATO DATA DE EMISSÃO: DADOS DO DOCUMENTO TIPO DE CONTRATO Preencher qual o tipo do contrato: preço fixo, tempo e material ou reembolsável. VIGÊNCIA Preencher com o período de validade do contrato Nº DO CONTRATO CONTRATADA/ PARTES ENVOLVIDAS Preencher com os dados do fornecedor: nome, CNPJ, localização. OBJETO Breve descritivo do objeto do contrato e incluir o número da declaração de trabalho ou declaração de escopo associada. PROJETO (preencher se aplicável) Preencher com os dados do projeto que a aquisição está relacionada, quando aplicável. VALOR FORMA DE PAGAMENTO RESCISÃO Descrever as condições específicas de rescisão do contrato, relacionar com o Registro de Riscos. PENALIDADES Descrever as penalidades específicas decorrentes do não atendimento às cláusulas do contrato, relacionar com o Registro de Riscos MECANISMOS DE CONTROLE Descrever os mecanismos de controle adotados para garantir a qualidade da aquisição, o responsável pela execução, a periodicidade, a maneira como o mesmo será documentado e o responsável pelo acompanhamento e aprovação. RESPONSÁVEIS COMPRADOR (NEGOCIAÇÃO COML) ÁREA/RAMAL VISTO EMITENTE DO CONTRATO/APRECIADOR ÁREA/RAMAL VISTO SOLICITANTE ÁREA/RAMAL VISTO GM ou MANAGER DEPTº. ÁREA/RAMAL VISTO Rev.: Nov/2015

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