Saopaulo gp08-pmo-calf

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  • Introdução: ok;
    Objetivo do trabalho: ok;
    Identificação: ok;
    Categorização: ok;
    Avaliação: ok;
    Seleção: ok;
    Priorização: ok;
    Balanceamento: sugere-se utilizar 4 critérios para elaborar o gráfico de bolhas;
    Rebalanceamento: ok;
    Benefícios do PMO: ok;
    Foco de implementação: ok;
    Função do PMO: ok;
    Modelo de PMO: ok;
    Nível hierárquico: ok;
    Profissionais: ok;
    Etapas de implementação: ok;
    Métricas: ok;
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  1. 1. Project Office e Nível de MaturidadeCidade: São PauloTurma: GEEP T08 – FGV Berrini
  2. 2. Logotipo da Empresa “CALF”A CALF é uma empresa de consultoria que tem comoobjetivo principal atuar em grandes projetos deempresas/clientes através do desenvolvimento de umplano com base nos objetivos a serem atingidos até suaimplementação, controle e verificação de resultados. Osprojetos gerenciados pela CALF atuam diretamente emmelhorias relacionadas ao desempenho, lucratividade,competitividade e imagem social.Os serviços da CALF são prestados por uma equipe deprofissionais de alta qualificação profissional e comexperiência nos assuntos envolvidos, conhecimentotécnico e habilidade para desenvolver, atuar, orientar eestimular modificações necessárias durante odesenvolvimento e implementação dos projetos.Logotipo do projeto “PMO em LISARB”
  3. 3. Integrantes do Grupo: Lisete T. Utsunomiya, Fabricio Viveiros, Caroline G. Mendes, Andreia A. Ferrarezi, Natália Oliveira.
  4. 4. Objetivo do Trabalho• Atuar como empresa de consultoria no gerenciamento profissional de portfóliose projetos e implantação de PMO em seus clientes.• Atingir os objetivos do Planejamento Estratégico fornecido pelo cliente LISARB.• Após rodar os processos de gerenciamento de portfólio, apresentar aopresidente de LISARB os projetos e programas que o país deveria ter em suacarteira de investimentos (portfólio de projetos).
  5. 5. Identificação de Projetos CandidatosA partir dos objetivos do planejamento estratégico de Lisarb foram identificadosos seguintes projetos candidatos:- Lisarb Saúde - Corrupção Zero- Lisarb 100% Saudável - Lisarb Cuida- Lisarb Melhor Idade - Lisarb + Justa- Lisarb Sem Drogas - Sustenta Lisarb- Lisarb Cidadã - Lisarb Sustentável- Lisarb Segura - Lisarb Verde- Lisarb Informa - Protege Lisarb- Lisarb Escuta - Lisarb Suporta- Lisarb Cultura - Lisarb Qualivida- Lisarb Educa - Tecno Lisarb- Lisarb Diversifica - Lisarb Inova- Justiça On Line- Cadeia Já
  6. 6. Categorização de Projetos CandidatosForam definidas as categorias informadas a seguir e os projetos candidatosforam classificados de acordo com as categorias:
  7. 7. Critérios de Avaliação dos ProjetosForam identificados os seguintes critérios para avaliação dos projetos:Os critérios foram definidos considerando a urgência, duração, benefícios, riscose investimento com o objetivo de identificar projetos prioritários que poderãoser executados com baixo investimento e gerando benefícios no menor tempopossível.Os pesos de cada critério foram definidos considerando a importância de cadacritério para a execução dos projetos. O modelo de avaliação definido permiteidentificar e classificar a importância de cada critério por projeto.
  8. 8. Seleção dos ProjetosA partir dos critérios de avaliação definidos foram efetuados cálculosconsiderando os pesos de cada critério e o modelo de avaliação (Baixo, Médioou Alto) para cada critério em cada projeto e, dessa forma, chegamos a umavalor total de nota para cada um dos projetos.A partir de análises foi definida a nota de corte para definir se determinadoprojeto será aprovado ou reprovado. A nota de corte é um valor limite e caso oprojeto tenha obtido nota total inferior ou igual a esse valor seráautomaticamente reprovado.O valor da nota de corte foi definida em 600.
  9. 9. Seleção dos ProjetosA partir dos cálculos e análises efetuadas temos a seguinte relação de projetosaprovados e reprovados:
  10. 10. Priorização dos ProjetosA partir da identificação dos projetos aprovados foi definida a priorização. Paraa priorização dos projetos consideramos a nota total da categoria, que indica ascategorias prioritárias a partir dos critérios definidos.
  11. 11. Priorização dos ProjetosDessa forma, serão priorizados os projetos aprovados de cada uma dascategorias abaixo obedecendo a esta ordem de priorização:- Justiça- Saúde- Educação- Segurança- Sustentabilidade- Inovação
  12. 12. Balanceamento do Portfólio de ProjetosPara efetuar o balanceamento do portfólio de projetos utilizamos o método doDiagrama de Bolhas que permite analisar as relações entre projetos, categoriasde investimentos, custo dos projetos e quantidade de projetos.Para isso foram utilizadas as categorias, os projetos, os custos dos projetos equantidade de projetos aprovados em cada categoria.
  13. 13. Balanceamento do Portfólio de ProjetosO Diagrama de Bolhas representa as seguintes variáveis:- Eixo X: Apresenta a Categoria de Projetos- Eixo Y: Apresenta o custo dos Projetos da categoria- Tamanho da bolha: Apresenta a quantidade de projetos da Categoria
  14. 14. Balanceamento do Portfólio de ProjetosA partir de análises do Diagrama de Bolhas apresentado podemos observar:- As categorias 1 - Saúde, 3 - Educação e 4 - Justiça possuem muitos projetos emrelação as demais categorias.- As categorias 1- Saúde e 3 - Educação possuem projetos com alto custoenquanto as categorias 2 - Segurança e 6 - Inovação possuem projetos commédio custo e as categorias 4 - Justiça e 5 - Inovação possuem projetos de baixocusto.De acordo com as análises e observações realizadas podemos afirmar que oPortfólio de Projetos está desbalanceado.
  15. 15. Análise do Balanceamento do Portfólio de ProjetosComo o portfólio de projetos está desbalanceado podem ser tomadas medidaspara balanceamento ou uma análise da estratégia da empresa para avaliar seesta pode ser atendida mesmo com o portfólio desbalanceado.Lisarb pode utilizar como estratégia iniciar o desenvolvimento dos projetos dascategorias 4 - Justiça e 5 - Inovação pois são projetos que possuem custo baixo epodem trazer resultados a curto prazo e, dessa forma, com apresentação deresultados aos clientes, conseguir a aprovação de orçamento para a execução depróximos projetos.Lisarb também pode optar por revisar os critérios de cada projeto e com issofazer melhorias no balanceamento do portfólio, podendo reprovar projetos queforam aprovados e vice-versa.A análise do portfólio deve ser apresentada aos stakeholders-chave paradefinição da estratégia com o melhor potencial para proporcionar o alcance dasmetas estratégicas.
  16. 16. Análise do Balanceamento do Portfólio de ProjetosApós apresentação do portfólio de projetos desbalanceado aos stakeholders-chave foram efetuadas análises e discutidas as opções para melhor atender asestratégias de Lisarb.Os stakeholders fizeram a avaliação e decidiram por balancear o portfólio deprojetos de forma a desenvolver inicialmente um projeto de baixo custo de cadauma das categorias, de forma a utilizar o menos possível de recursos e obterresultados a curto prazo.Para fazer o balanceamento, foram reavaliados os critérios de cada projeto e,dessa forma, ocorreram alterações nos projetos aprovados, que sãoapresentados a seguir.
  17. 17. Projetos Aprovados Após Revisão de CritériosApós a reavaliação dos critérios de cada projeto, foram considerados aprovadosos seguintes projetos:
  18. 18. Priorização dos Projetos Após Revisão de CritériosDessa forma, serão priorizados os projetos aprovados de cada uma dascategorias abaixo obedecendo a esta ordem de priorização:- Saúde/Educação/Justiça- Segurança- Sustentabilidade/Inovação
  19. 19. Balanceamento do Portfólio Após Revisão de CritériosO Diagrama de Bolhas desenvolvido inicialmente foi revisado, considerando onovo portfólio de projetos aprovados.Novamente foram utilizadas as categorias, os projetos, os custos dos projetos equantidade de projetos aprovados em cada categoria.
  20. 20. Balanceamento do Portfólio Após Revisão de CritériosO Diagrama de Bolhas representa as seguintes variáveis:- Eixo X: Apresenta a Categoria de Projetos- Eixo Y: Apresenta o custo dos Projetos da categoria- Tamanho da bolha: Apresenta a quantidade de projetos da Categoria
  21. 21. Balanceamento do Portfólio Após Revisão de CritériosA partir de análises do novo Diagrama de Bolhas, após a revisão de critérios dosprojetos, podemos observar:- Todas as categorias possuem a mesma quantidade de projetos.- Todas as categorias apresentam projetos com uma mesma faixa de custo, queno caso é considerado baixo custo.- O portfólio possui projetos pequenos e de baixo custo que trarão resultados acurto prazo e, dessa forma, com apresentação de resultados aos interessados, épossível conseguir a aprovação de orçamento para a execução de próximosprojetos.De acordo com a revisão de critérios e a decisão estratégica definida por Lisarb,podemos afirmar que o Portfólio de Projetos está balanceado.
  22. 22. BenefíciosPesquisa conduzida pelo Dr. William Ibbs em 52 diversas empresas nos EUA:• Somente 16% dos projetos são entregues no tempo e custo previsto;• 94% dos projetos terão ao menos um reinício;• 188% de estouros em orçamentos;• 222% de estouros em prazo.
  23. 23. BenefíciosFonte: Relatório Benchmarking 2010
  24. 24. BenefíciosBenefícios para LISARB:• Maior comprometimento com objetivos e resultados;• Facilita a comunicação entre gerentes de projetos e stakeholders;• Efetivo acompanhamento de progresso e nas métricas;• Priorização das estratégias, programas e projetos;• Racionalização de recursos compartilhados;• Minimiza riscos e seu impacto;• Melhora a estimativa e cumprimento dos prazos;• Garantia de um melhor gerenciamento dos custos;• Melhora da performance dos projetos;• Melhoria da consolidação dos dados dos projetos;• Gerenciamento adequado: da complexidade e/ou volume de projetos, daescassez de recursos X pressão crescente sobre os Gerentes de Projeto, dasexpectativas dos stakeholders.
  25. 25. Foco adotadoFocos de implementação adotados: Comunicação e ReporteJustificativa: Reporting e Communication são de suma importância para aadministracao de LISARB que tem Nível 2 de maturidade uma vez quepermitem a disponibilização das informações dos projetos (Relatórios) à Altadireção e Stakeholders além da comunicação dentro da equipe do projeto.
  26. 26. Função adotadaFunção adotada: Integração com o NegócioJustificativa: Sendo a administracao de LISARB Nível 2 em maturidade afunção Integração com o Negócio é mais adequada ao gerenciamento doportfólio pois é a mais operacional, mais comumente aplicada e mais tangível,uma vez que permite o desenvolvimento, implementação, manutenção e aavaliação do uso da metotologia de gerência de projetos, a incoporação demelhores práticas e a proximidade com o presidente da organização.
  27. 27. Modelo adotadoModelo Estacão Meteorológica (Weather Station)Justificativa: Como o PMO vai se reportar diretamente ao presidente deLISARB, não exerce influência nos projetos analisados e deve fazer umacompanhamento simples, com a definição de parâmetros, frequência, formatoe ferramentas para o reporte do andamento dos projetos para altaadministração.Deve informar quais os principais riscos e problemas e fazer comparações eidentificação de melhores práticas.
  28. 28. Nível hierárquico adotadoPMO Nível 3Justificativa: O PMO estratégico deve cuidar da organização como um todo etratar de fornecer informações para a alta administracao de LISARB.Com a evolução, deve trabalhar de forma integrada com os PMO Nível 2 e Nível 1que cuidam dos processos e da otimização de recursos em projetos diferentes ede projetos e/ou programas individuais, respectivamente.
  29. 29. Profissionais envolvidosÉ necessário muito cuidado ao definir quantos e quais profissionais serãoenvolvidos neste projeto, pois o PMO a princípio não gera renda e pode gerarquestionamentos da necessidade da mudança da estrutura de poder.Como o portfólio possui muitos projetos e necessário um Diretor Executivo, umGerente para cada projeto/programa, profissionais responsáveis pelaComunicacao, QA-QC, Mudanças, Riscos e Especialistas em documentação eGestão do conhecimento.
  30. 30. Etapas de ImplementaçãoAs principais etapas de implementação de um PMO são:-Diagnóstico: esta etapa consiste na identificação do nível de maturidade que seencontra a empresa. Geralmente é aplicado um questionário com perguntas quepermitem diagnosticar a maturidade da empresa em relação ao gerenciamentode projetos.- Identificação de sponsor: o sponsor é uma figura imprescindível para a evoluçãodo projeto. É importante que seja uma pessoa de alto poder sobre a empresa.- Infra e pessoal: esta etapa consiste na avaliação de toda a infraestrutura erecursos humanos necessários para a implementação do PMO.- Preparação e comunicação: é importante se determinar como será realizada acomunicação dentro de equipe, como por exemplo, boletins semanais/mensais,e-mails informativos, reuniões mensais com a presença do sponsor, etc.- Plano e orçamento: esta etapa consiste na elaboração do plano deimplementação do PMO, bem como levantamento do orçamento necessário.- Obtenção de recursos humanos e financeiros: com os resultados da etapa deelaboração do plano e orçamento, inicia-se a fase de alocação de recursoshumanos e financeiros, nesta etapa, determina-se a equipe que irá fazer parte doPMO.
  31. 31. Etapas de Implementação- Execução de um piloto: após toda a estruturação do PMO, é recomendável quese escolha um projeto e se realiza uma implementação “piloto” para se verificarse o que foi planejado realmente atende as necessidades da empresa. Senecessário, devem ser feitas alterações para tornar o PMO o mais eficientepossível.- Implementação: após a realização do piloto e implementação dos ajustesnecessários, o PMO é implementado. É importante que acha constante controlepara se verificar a eficácia e a necessidade de implementação para tornar oprocesso o mais produtivo e eficiente possível.
  32. 32. Etapas de Implementação- Diagnóstico: no caso da Lisarb esta etapa foi realizada através da aplicação deum questionário e foi identificado que a empresa encontra-se em um nível 2 dematuridade.- Identificação do sponsor: Presidente de Lisarb.-Infra e pessoal: deverá ser realizada uma análise de todas as necessidades deinfra estrutura necessárias (espaço físico, sistemas...) e de recursos humanos(número de pessoas necessárias, habilidades, conhecimentos...).- Preparação e Comunicação: a comunicação do PMO será realizada através deum boletim online semanalmente distribuído e de uma reunião mensal com apresença do sponsor.- Plano e Orçamento: deverá ser determinado um cronograma de implementaçãoe uma planilha de recursos financeiros necessários.- Obtenção de recursos financeiros e humanos: com os resultados obtidos daetapa de infra e pessoal somado ao orçamento, serão alocados os recursosfinanceiros e humanos com a aprovação do sponsor.- Execução de um piloto: será executado um piloto com o projeto Lisarb Escuta.- Implantação: após a execução do piloto, o PMO será implementado para todosos projetos do portfólio.
  33. 33. Métricas a serem adotadasAs métricas devem possuir algumas características básicas, tais como:representatividade, complexidade de coleta, categorização e peso, medidasquantitativas e qualitativas, divulgação e devem sofrer revisão sistemática.Métricas a serem adotadas em Lisarb:Escopo:- Quantidade de alterações em relação ao escopo inicial do projeto.- Quantidade de entregáveis concluídos dentro do escopo esperado.Qualidade:- Quantidade de entregáveis concluídos dentro da qualidade esperada.Prazo:- Quantidade de entregáveis em atraso.- Quantidade de dias de atraso dos entregáveis.
  34. 34. Métricas a serem adotadasMétricas a serem adotadas em Lisarb:Orçamento:- SPI (Schedule Performance Index): é a razão entre o valor agregado e o valorplanejado.Riscos:- Quantidade de riscos não mapeados.Gerais:- Quantidade de projetos em andamento e concluídos com o acompanhamentodo PMO.- Avaliação da satisfação da população com os projetos implantados.- Avaliação da satisfação dos stakeholders com os projetos implantados.

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