PROJECT OFFICE E
NÍVEL DE MATURIDADE
Campinas / Turma Proj 36
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O Projeto “PMO em LISARB”
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Objetivo do trabalho
O objetivo do trabalho é auxiliar o governo de LISARB na
identificação de projetos a partir dos objet...
Objetivos do Planejamento Estratégico
I. Aliança por um Lisarb mais justo;
II. Política cidadã baseada em princípios e val...
Identificação dos projetos
Vai eVem PegadaVerde Debate jovem
Educando
para o mundo
Megafone
Observatório
cidadão
Democraci...
Categorização
Mobilidade Urbana
Considera-se essencial a melhoria da mobilidade urbana, a fim de
desonerar as vias pública...
Categorização
Educação
Prover educação, informação e contribuir para o desenvolvimento da
visão critica do jovem na socied...
Categorização
Segurança
Garantir a segurança aos cidadãos Lisarbeanos com projetos voltados
à qualificação da força polici...
Avaliação
◦ Prazo => Quanto menor o prazo de execução, melhor é a pontuação
◦ Custo => Quanto menor o orçamento necessário...
Avaliação
Critérios de avaliação e pesos
CRITÉRIO PESO (%)
Nota
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Prazo 20 ≥4 anos ≤2 anos
Custo 5 ≥R$20M ≤R$1M...
Avaliação
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Avaliação
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Avaliação
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Seleção
Os projetos selecionados foram aqueles que atingiram média 7 ou
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Priorização
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Balanceamento do portfólio
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Aliança por uma Lisarb
mais justa
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Politica cidadã
Educação para a sociedade
Economia sustentáve...
Balanceamento do portfólio
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Nível de maturidade
◦ Analisando-se o questionário de pesquisa de maturidade em
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Nível de maturidade
Aspectos específicos observados no questionário
◦ Há a necessidade de melhorar o controle e planejamen...
Benefícios
Benefícios identificados com a implantação de PMO
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Função adotada: Integração com o Negócio
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Modelo adotado:Torre de Controle (ControlTower)
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Profissionais envolvidos
Profissional Responsabilidades
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Profissionais envolvidos
Profissional Responsabilidades
Gerente de Projetos
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Etapas de implementação
Identificação do
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Diagnóstico das
vulnerabilidades
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nível de
maturidade
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Etapas de Implementação
FASE I: Avaliação
◦ Identificação do sponsor
◦ Diagnóstico das vulnerabilidades
◦ Avaliação do nív...
Métricas de sucesso
◦ Tempo: Análise de ciclo de vida de projetos com o PMO em
comparação com projetos anteriores, medindo...
Métricas de sucesso
◦ Gestão do conhecimento: economias obtidas pela reutilização
de processos padronizados de gerenciamen...
Métricas de sucesso
◦ Custo: análise de porcentagem de projetos entregues com o
orçamento previsto em comparação com perío...
Fatores críticos de sucesso
◦ Ter apoio da alta administração e sponsor a fim de se conseguir
respaldo durante a implement...
Fatores críticos de sucesso
◦ Trabalhar com foco, priorizando projetos e propondo metas;
◦ Utilizar um software de gerenci...
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PMO em LISARB

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Titulo: PMO em LISARB
Alunos:PAULA DA CUNHA FISCHER,Tatiana Sakuyama,Georges Peripato,Guilherme Kristensen,Ives Contar,evelin fagundes dos santos,
Cidade: Campinas
Disciplina: PMO
Turma: GP36
Data:17-03-2014
Hora:13:04
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PMO em LISARB

  1. 1. PROJECT OFFICE E NÍVEL DE MATURIDADE Campinas / Turma Proj 36
  2. 2. Apresentação da Oficina do Projeto A OFICINA DO PROJETO é uma empresa brasileira especializada em gerenciamento profissional de portifólio de projetos e implementação de PMO (Project Management Office); Com atuação no mer-cado desde 2008, conta com profissionais expe-rientes e multidiscipli-nares para garantir a melhor solução e de-sempenho para nossos clientes, seja no setor público ou privado.
  3. 3. O Projeto “PMO em LISARB”
  4. 4. TatianaTatianaTatianaTatiana SakuyamaSakuyamaSakuyamaSakuyama EQUIPE GuilhermeGuilhermeGuilhermeGuilherme KristensenKristensenKristensenKristensen Paula C. FischerPaula C. FischerPaula C. FischerPaula C. Fischer Georges PeripatoGeorges PeripatoGeorges PeripatoGeorges Peripato EvelinEvelinEvelinEvelin FagundesFagundesFagundesFagundes Ives ContarIves ContarIves ContarIves Contar
  5. 5. Objetivo do trabalho O objetivo do trabalho é auxiliar o governo de LISARB na identificação de projetos a partir dos objetivos do Planejamento estratégico, visando o desenvolvimento sustentável, crescimento do país e qualidade de vida aos cidadãos. Após identificados os projetos devem ser categorizados, avaliados, selecionados, priorizados e balanceados, indicando quais dos projetos ou programas propostos são mais indicados para implementação.
  6. 6. Objetivos do Planejamento Estratégico I. Aliança por um Lisarb mais justo; II. Política cidadã baseada em princípios e valores; III. Educação para a sociedade do conhecimento; IV. Economia para uma sociedade sustentável; V. Proteção social VI. ; Qualidade de vida e segurança para todos os Lisarbeanos; VII. Cultura e fortalecimento da diversidade; VIII. Política externa para o século 21; IX. Combate à corrupção;
  7. 7. Identificação dos projetos Vai eVem PegadaVerde Debate jovem Educando para o mundo Megafone Observatório cidadão Democracia global Justiça ágil Ratoeira Policial legal Pinte e borde Melhor idade Workland A partir dos objetivos do Planejamento estratégico descrito foram identificados os seguintes projetos:
  8. 8. Categorização Mobilidade Urbana Considera-se essencial a melhoria da mobilidade urbana, a fim de desonerar as vias públicas, diminuir os níveis de poluição e aumentar satisfação dos cidadãos. ◦ Projeto: Vai eVem Sustentabilidade Visando o crescimento da economia de maneira sustentável e com qualidade de vida para os cidadãos. ◦ Projeto: Pegada verde Os projetos identificados anteriormente foram categorizados nas áreas descritas a seguir:
  9. 9. Categorização Educação Prover educação, informação e contribuir para o desenvolvimento da visão critica do jovem na sociedade de LISARB ◦ Projetos: Debate jovem / Educando para o mundo Participação pública O empoderamento do cidadão contribui para o seu engajamento nas ações, reivindicação de direitos e cobrança de medidas públicas. ◦ Projetos: Megafone / Observatório cidadão Política externa Considera-se importante o estímulo a políticas externas de forma a promover relações internacionais com benefícios mútuos. ◦ Projeto: Democracia global
  10. 10. Categorização Segurança Garantir a segurança aos cidadãos Lisarbeanos com projetos voltados à qualificação da força policial e agilidade na justiça ◦ Projetos: Justiça Ágil / Ratoeira / Policial Legal Inclusão social Visando a inclusão de população marginalizada que corresponde a 22,4% da sociedade em LISARB, provendo uma atividade econômica, lazer e assistência aos envolvidos com drogas. ◦ Projetos: Pinte e borde / Melhor idade / Workland
  11. 11. Avaliação ◦ Prazo => Quanto menor o prazo de execução, melhor é a pontuação ◦ Custo => Quanto menor o orçamento necessário, melhor é a pontuação ◦ Aceitação => Quanto maior é a aceitação pela população, melhor é a pontuação ◦ Necessidade de Recursos Humanos / Parcerias => Quanto menor é a necessidade de contratar pessoas, melhor é a pontuação ◦ % população atingida => Quanto maior é a porcentagem de pessoas atingidas, melhor é a pontuação ◦ Impacto na solução do problema ou melhoria => Quanto maior é o impacto no problema alvo, melhor é a pontuação Critérios de avaliação
  12. 12. Avaliação Critérios de avaliação e pesos CRITÉRIO PESO (%) Nota 0,0 5,0 10,0 Prazo 20 ≥4 anos ≤2 anos Custo 5 ≥R$20M ≤R$1M Aceitação 30 <25% >50% Necessidade de Recursos Humanos/Parcerias 5 Necessário contratar + parcerias Necessário contratar Não é necessário contratar % população atingida 15 ≤25% ≥75% Impacto na solução do problema ou melhoria 25 ≤20% ≥60%
  13. 13. Avaliação CRITÉRIO P1 P2 P3 P4 P5 Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Prazo 0 0 10 2 10 2 10 2 5 1 Custo 0 0 10 0,5 10 0,5 10 0,5 10 0,5 Aceitação 10 3 5 1,5 5 1,5 5 1,5 10 3 Nec. de Rec. Hum /Parcerias 0 0 10 0,5 10 0,5 10 0,5 5 0,25 % população atingida 10 1,5 0 0 0 0 0 0 10 1,5 Impacto na solução do problema ou melhoria 10 2,5 5 1,25 0 0 0 0 5 1,25 Nota final 7 5,75 4,5 4,5 7,5
  14. 14. Avaliação CRITÉRIO P6 P7 P8 P9 P10 Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Nota Média Prazo 5 1 10 2 0 0 5 1 10 2 Custo 10 0,5 5 0,25 0 0 5 0,25 5 0,25 Aceitação 10 3 5 1,5 10 3 10 3 10 3 Nec. de Rec. Hum /Parcerias 5 0,25 5 0,25 0 0 5 0,25 5 0,25 % população atingida 10 1,5 0 0 10 1,5 10 1,5 5 0,75 Impacto na solução do problema ou melhoria 5 1,25 0 0 10 2,5 10 2,5 5 1,25 Nota final 7,5 4 7 8,5 7,5
  15. 15. Avaliação CRITÉRIO P11 P12 P13 Nota Média Nota Média Nota Média Prazo 10 2 5 1 10 2 Custo 10 0,5 5 0,25 10 0,5 Aceitação 0 0 0 0 0 0 Nec. de Rec. Hum /Parcerias 5 0,25 5 0,25 5 0,25 % população atingida 0 0 0 0 0 0 Impacto na solução do problema ou melhoria 5 1,25 5 1,25 5 1,25 Nota final 4 2,75 4
  16. 16. Seleção Os projetos selecionados foram aqueles que atingiram média 7 ou maior na pontuação total. Projeto PontuaçãoTotal P1 - ProjetoVai eVem 7 P2 - PegadaVerde 5,75 P3 - Debate Jovem 4,5 P4 - Educando para o Mundo 4,5 P5 - Megafone 7,5 P6 - Observatório Cidadão 7,5 P7 - Democracia Global 4 P8 - Justiça Ágil 7 P9 - Ratoeira 8,5 P10 - Polícia Legal 7,5 P11 - Melhor Idade 4 P12 -WorkLand 2,75 P13 - Pinte e Borde 4
  17. 17. Priorização Projetos Selecionados e priorizados Projeto PontuaçãoTotal P9 - Ratoeira 8,5 P5 - Megafone 7,5 P6 - Observatório Cidadão 7,5 P10 - Polícia Legal 7,5 P1 - ProjetoVai eVem 7 P8 - Justiça Ágil 7
  18. 18. Balanceamento do portfólio ◦ EixoY => Objetivos do planejamento estratégico ◦ Eixo X => Categorias ◦ Tamanho => Pontuação total do projeto ◦ Cor => Pontuação no critério “aceitação” Variáveis selecionadas para o gráfico de bolhas
  19. 19. Balanceamento do portfólio Aliança por uma Lisarb mais justa Politica cidadã Educação para a sociedade Economia sustentável Proteção Social Qualidade de vida Cultura Política Externa Combate à Corrupção Tamanho = Pontuação Total Cor = Pontuação de aceitação Mobilidade Urbana Sustentabilidade Educação e Cultura Participação Pública Política Externa Segurança Inclusão Social P1 P10 P2 P4 P13 P13 P5 P3 P6 P8 P7 P9 P11 P13 P12 P11 Pontuação no critério de aceitação 3 Pontos 1,5 Pontos 0 Pontos Eixo Y - Objetivos do planejamento estratégico Eixo x - Categoria do projeto *Todos os projetos
  20. 20. Balanceamento do portfólio Aliança por uma Lisarb mais justa Politica cidadã Educação para a sociedade Economia sustentável Proteção Social Qualidade de vida Cultura Política Externa Combate à Corrupção Tamanho = Pontuação Total Cor = Pontuação de aceitação Mobilidade Urbana Sustentabilidade Educação e Cultura Participação Pública Política Externa Segurança Inclusão Social P1 P10 P5 P6 P8 P9 Pontuação no critério de aceitação 3 Pontos 1,5 Pontos 0 Pontos Eixo Y - Objetivos do planejamento estratégico Eixo x - Categoria do projeto * Projetos priorizados
  21. 21. Balanceamento do portfólio Ações realizadas para balancear o portfólio: ◦ Na primeira rodada de criação do gráfico de balanceamento observamos uma grande concentração de projetos na categoria “Participação publica”. Na segunda iteração, alguns projetos desta categoria tiveram seu escopo alterado para a categoria sustentabilidade; ◦ À categoria “segurança” foi adicionado um projeto que estava anteriormente no categoria “Política externa”, através da alteração de escopo deste projeto na segunda iteração do gráfico de bolhas.
  22. 22. Nível de maturidade ◦ Analisando-se o questionário de pesquisa de maturidade em gerenciamento de projetos pode-se concluir que o PMO Lisarb encontra-se no nível de maturidade 02. ◦ Notam-se investimentos em treinamentos e softwares de gerenciamento de projetos e existem algumas iniciativas de padronização dos procedimentos, mas utilizadas de forma restrita. Percebe-se uma necessidade de melhorar a padronização de planejamento e controle.
  23. 23. Nível de maturidade Aspectos específicos observados no questionário ◦ Há a necessidade de melhorar o controle e planejamento dos projetos (ferramentas utilizadas em mais de 10% e menos de 50% dos projetos: WBS, Project Charter, controle de mudanças, softwares de planejamento, matriz de responsabilidades, reuniões de acompanhamento documentadas, procedimentos de identificação de riscos). ◦ De maneira mais significativa (50% das situações) utiliza-se um Plano de Contratações, realiza-se avaliação de fornecedores e ocorrem avaliações de desempenho dos GP’s por seus superiores.
  24. 24. Benefícios Benefícios identificados com a implantação de PMO ◦ Reduzir custos dos projetos; ◦ Antecipar possíveis problemas; ◦ Definir caminho a trilhar para atingir objetivos estratégicos; ◦ Possibilitar detecção das vulnerabilidades; ◦ Padronizar metodologias e procedimentos, com a possibilidade de medição de desempenho dos projetos; ◦ Gestão de comunicação dos projetos da empresa; ◦ Maior disponibilidade de informações para tomada de decisões; ◦ Possibilitar melhor gerenciamento de riscos; ◦ Registrar e manter histórico dos projetos anteriores.
  25. 25. Nível hierárquico Nível hierárquico adotado: PMO Nível 3 “Estratégico” Visando a organização como um todo, uma vez que o PMO ficou responsável pela seleção, priorização e autorização de projetos estratégicos. O PMO trabalhará diretamente para os Ministérios brasileiros, como por exemplo os da Educação, da Defesa e das Relações Exteriores nos projetos Polícia Legal, Ratoeira e Observatório Cidadão, respectivamente. A partir desta visão ‘global’, foi concedida a autoridade máxima sobre programas e projetos, onde ocorre o gerenciamento otimizado de recursos e o de infra-estrutura, bem como a definição de políticas e de metodologias de gerenciamento de projetos.
  26. 26. Foco Foco adotado: Reporting Matriz de reporting para os principais stakeholders e sponsor visando garantir que a equipe do projeto, a alta direção e os principais stakeholders estejam atualizados em relação à evolução do projeto. Todas as informações deverão ser encaminhadas de maneira periódica e sistêmica ao sponsor, aos principais stakeholders e à alta direção das empresas, a fim de mantê-los sempre alinhados com os indicadores e com o andamento dos entregáveis dos componentes do portfólio (projetos e programas).
  27. 27. Função Função adotada: Integração com o Negócio A integração com o negócio foi adotada justamente pela quantidade de projetos nas mais diversas áreas, que necessitam ser gerenciados de forma coesa, tendo um foco de atuação principal na gerência de portfólios. Isso irá norterar o plano com uma visão comum dos projetos perante o portfólio, e na politica, auxiliando na gerência de conflitos que poderão haver com o cliente final e/ou a população, em caso de implementação de uma unidade dos projetos em determinadas regiões da cidade.
  28. 28. Modelo Modelo adotado:Torre de Controle (ControlTower) O principal motivo pelo qual o modelo escolhido foi o de torre de controle, foi pela quantidade de projetos a serem gerenciados em paralelo. Esse modelo tem suas funções combinadas e controladas pela estação meteorológica, que estabelece padrões para a gerência de projetos, oferece suporte, reforça os padrões definidos e também promove a melhoria continua dos mesmos, ou seja, desempenha um papel de auditoria, o que é muito importante, principalmente em se tratando de projetos no setor público.
  29. 29. Profissionais envolvidos Profissional Responsabilidades Diretor do PMO Gerencia e lidera a equipe do PMO; participa das principais decisões do projeto; apresenta os relatórios de desempenho para o sponsor do projeto. Gerente de Relações Públicas Responsável por realizar a interface dos projetos junto aos Ministérios que irão implementar cada projeto. Gerente de Orçamento Realiza o levantamento dos custos dos projetos e analisa as fontes de recursos. Gerente de RH Define a necessidade, disponibilidade e realiza a contratação dos recursos humanos.
  30. 30. Profissionais envolvidos Profissional Responsabilidades Gerente de Projetos Realiza a “ponte” entre as equipes de projeto e o Diretor do PMO para definir os projetos prioritários e faz a análise técnica de viabilidade do projeto; participa do planejamento dos projetos e conduz e monitora a realização dos mesmos; consolida e apresenta informações de desempenho e andamento do projeto. Coordenador de riscos Atua junto à equipe do projeto para identificar os riscos e desenvolver respostas para mitigá-los ou eliminá-los. Coordenador de documentação Coordena e estrutura toda a documentação do PMO
  31. 31. Etapas de implementação Identificação do Sponsor Diagnóstico das vulnerabilidades Avaliação do nível de maturidade Definição de metas e objetivos do PMO Identificação de funções e pessoas Mapeamento (RH e materiais necessários) Elaboração de orçamento Venda do projeto Desenvolvimento do modelo de PMO Condução do piloto Partida
  32. 32. Etapas de Implementação FASE I: Avaliação ◦ Identificação do sponsor ◦ Diagnóstico das vulnerabilidades ◦ Avaliação do nível de maturidade da empresa FASE II: Planejamento ◦ Definição de metas e objetivos do PMO ◦ Identificação de Funções e pessoas ◦ Mapeamento de recursos humanos e materiais ◦ Elaboração do orçamento FASE III: Execução ◦ Desenvolvimento do modelo de PMO ◦ Condução do Piloto ◦ Partida
  33. 33. Métricas de sucesso ◦ Tempo: Análise de ciclo de vida de projetos com o PMO em comparação com projetos anteriores, medindo melhoria/otimização com o PMO e cumprimento de prazo; ◦ Escopo: Número de projetos que tiveram mudanças de escopo e, dentro desse quantitativo, economias obtidas pelas boas práticas de mudança de escopo com justificativas adequadas; ◦ Comunicação e tempo: Avaliação de satisfação dos participantes do projeto e stakeholders com foco em comunicação, permitindo a análise de gestão de tempo (em comparação com os projetos anteriores);
  34. 34. Métricas de sucesso ◦ Gestão do conhecimento: economias obtidas pela reutilização de processos padronizados de gerenciamento em diversos projetos, considerando nessa medição o número de acessos na intranet a registros de lições aprendidas; ◦ Pesquisa de satisfação sobre o PMO: verificação de forma geral sobrea percepção da equipe e stakeholders comparando com a situação anterior (antes da implementação do PMO). ◦ Gestão de problemas/conflitos: Número de falhas de projeto antes e depois do PMO, verificando economias obtidas com a resolução de problemas antes da sua ocorrência;
  35. 35. Métricas de sucesso ◦ Custo: análise de porcentagem de projetos entregues com o orçamento previsto em comparação com período histórico anterior à implementação do PMO; ◦ Qualidade: análise do índice de conformidade no gerenciamento da qualidade; ◦ Integração: quantidade de projetos em execução x sucesso do projeto, analisando o desempenho do PMO.
  36. 36. Fatores críticos de sucesso ◦ Ter apoio da alta administração e sponsor a fim de se conseguir respaldo durante a implementação do PMO e apoiando suas ações; ◦ Considerar o nível de maturidade de LISARB e trabalhar a partir deste; ◦ Estabelecer objetivos alinhados com as estratégias de negócios a fim de obter melhores resultados; ◦ Registrar e disseminar resultados e lições aprendidas aprimorando a padronização de métodos e utilização de boas práticas;
  37. 37. Fatores críticos de sucesso ◦ Trabalhar com foco, priorizando projetos e propondo metas; ◦ Utilizar um software de gerenciamento de projetos; ◦ Garantir a sustentabilidade e continuidade no processo; ◦ Manter um time com alta competência técnica e capacidade de comunicação, com responsabilidades e atribuições bem definidas; ◦ GP com alto conhecimento técnico e muita competência em gestão de pessoas

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