Day Care

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Titulo: Day Care
Alunos:Alexandre,Bruno Pereira Rezende,LUCIENE APARECIDA SANTANA,Mauro,Silvia Sato,
Cidade: Paulista
Disciplina: Aquisições
Turma: GEEP42
Data:10-07-2015
Hora:11:24
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Day Care

  1. 1. Gerenciamento de Aquisições em Projetos Turma Paulista – GEEP – T42 01
  2. 2. ROYAL DOG Empresa especialista em hospedagem, atividades, socialização, adestramento e comportamento canino. Socialização Creche Serviços Veterinários Adestramento Hotel 02
  3. 3. Projeto: Montagem do Day Care Objetivos do Projeto: Endereçar atividades para início do funcionamento do Day Care, relacionados a aquisição e montagem do mobiliário conforme projeto arquitetônico; aquisição dos equipamentos necessários para operação num prazo de 1 mes e com orçamento de R$109.000 03
  4. 4. Equipe do Projeto Alexandre Basile Chazoglou Bruno Pereira Rezende Luciene Aparecida Santana Mauro Simões Alves 04 Silvia Sato
  5. 5. 1. Mobiliário para Day Care 1.1 Pla nejamento 1.1.1 Escopo 1.1.2 Cronograma 1.1.3 Custos 1.1.4 Stakeholders 1.2 Levantamento de Equipamentos 1.2.1 Análise 1.2.2 Definição 1.2.3 Cotação 1.2.4 Seleção 1.3 Fornecedores 1.3.1 Análise dos fornecedores 1.3.2 Análise de Mercado 1.3.3 Seleção 1.3.4 Negociação 1.4 Contrato 1.4.1 Elaboração 1.4.2 Alinhamento 1.4.3 Condução 1.4.5 Assinatura 1.5 Layout 1.5.1 Recebimento dos Equipamentos 1.5.2 Avaliação 1.5.3 Organização 1.5.4 Mobilização Make Buy WBS Projeto 05
  6. 6. Critérios Make or Buy JUSTIFICATIVACRITÉRIOS MAKE OR BUY ADOTADOS G) Compartilhamento de Riscos Repassar riscos de encontrar fornecedores de alta qualidade e com confiança nos prazos de entrega Mercado possui fornecedores com experiência e conhecimento nesse segmento Necessidade de agilizar algumas entregas para abertura mais rápida das atividades de daycare A) Capacidade da Equipe (quantidade e qualidade) B) Necessidade de fornecimento especializado C) Core Business da Empresa D) Problemas legais E) Existência de Fornecedores Confiáveis F) Restrições de prazo Questões legais devem estar bem formalizadas para o contrato da compra dos equipamentos A empresa é um hotel para cães e deseja expandir para day- care. Necessidade de conhecimentos em advocacia (elaboração de contrato) ou especializados em equipamentos de adestramento e agility Equipe do projeto é reduzida em número 06
  7. 7. Mapa de Aquisições Concorrência Item a ser Contratado Referência WBS Vendor List Data Orçamento Critério Make / Buy 1 Escolha dos Equipamentos 1.2 Cão Cidadão, Adestradores de Agility 27/jul/15 R$ 3.000,00 A, B, E, F, G 2 Análise de Mercado 2.2 Cão Cidadão, Adestradores de Agility 03/ago/15 R$ 3.000,00 A, B, E, F, G 3 Elaboração dos Contratos 3.1 Escritórios de Advocacia 10/ago/15 R$ 5.000,00 A, B, C, D, E 4 Condução dos Contratos 3.3 Escritórios de Advocacia 17/ago/15 R$ 5.000,00 A, B, C, D, E 07
  8. 8. 1. Mobiliário para Day Care 1.1 Pla nejamento 1.1.1 Escopo 1.1.2 Cronograma 1.1.3 Custos 1.1.4 Stakeholders 1.1.5 Aquisições 1.2 Levantamento de Equipamentos 1.2.1 Análise 1.2.2 Definição 1.2.3 Cotação 1.2.4 Seleção 1.2.5 Condução Aquisições 1.3 Fornecedores 1.3.1 Análise dos fornecedores 1.3.2 Análise de Mercado 1.3.3 Seleção 1.3.4 Negociação 1.4 Contrato 1.4.1 Elaboração 1.4.2 Alinhamento 1.4.3 Condução 1.4.5 Assinatura 1.4.6 Controle Aquisições 1.5 Layout 1.5.1 Recebimento dos Equipamentos 1.5.2 Avaliação 1.5.3 Organização 1.5.4 Mobilização 1.5.5 Encerramento Aquisições Make Buy WBS Projeto Revisada 08
  9. 9. Análise de Riscos nas Aquisições Causa Raiz Efeito Prob. Impacto Resposta ao Risco Estratégia Momento de Resposta ao Risco Surgimento de novas legislações para transporte de animais Poderá acarretar num aumento de R$3.000,00 para adequações no veículo 10% R$3.000 Sem resposta Aceitar Planejament o A escassez de equipamentos no mercado Pode impactar em aumento de 30% no custo dos equipamentos, por razão de oferta/demanda 30% R$11.200 Cotar opções com mais fornecedores (podem restar opções mais caras) Mitigar Análise de fornecedores Não aprovação do projeto pela vizinhança Pode impactar no atraso ou inviabilidade do projeto 5% R$11.000 Realizar reuniões informais para alinhamento do projeto Mitigar Stakeholders Troca de fornecedor, neste caso os equipamentos tem dimensões diferentes. Será necessário adaptação do local onde ele será instalado. Causando um custo de R$1500 10% R$1.500 Adaptar o espaço para o equipamento de maior dimensão. Eliminar Negociação 09
  10. 10. Declaração de Trabalho 1. Especificação Funcional • Serviço de arquitetura e fornecimento de equipamentos Day Care 2. Qualidade • Lista deve conter todos os equipamentos com características técnicas / marcos / modelos / fabricantes e dentro do limite do orçamento para o projeto 3. Prazo • 15 dias a partir da assinatura do contrato 4. Suporte • Lista de materiais de materiais deve se restringir ao projeto anexos a este documento 5. Local de Entrega • Os equipamentos deverão ser entregues no local, na data e horário pré agendados 10
  11. 11. Declaração de Trabalho 6. Treinamento • Não aplicável 7. Garantia • 6 meses após entrega dos equipamentos 8. Critérios de Medição • 40% Qualidade do serviço • 40% experiência em projetos similares • 5% Inovações • 10% Preço e Condições de Pagamento • 5% Garantia 9. Condições de Pagamento • Preço fixo de acordo com os critérios de medição 10. Manutenção • Checagem anual 11
  12. 12. Critérios Eliminatórios • Falta de Experiência comprovada no segmento; • Proposta entregue fora do escopo proposto • Entrega de proposta fora do prazo determinado; • Acidentes em projetos anteriores implantados; • Problemas financeiros; 12
  13. 13. Critérios Classificatórios • Qualidade no serviço; • Experiência em projetos similares anteriores; • Inovações; • Preço e Condições de Pagamento; • Garantia 13
  14. 14. Critérios de Avaliação Critérios Peso Qualidade no serviço 40% Experiência em projetos similares anteriores 40% Inovações 5% Preço e Condições de Pagamento 10% Garantia 5% Sistema de Pontuação Critérios de avaliação na DT Os critérios de avaliação serão divulgados no momento de envio da DT para os fornecedores, porém sem divulgar os pesos. As vantagens que justificam esse procedimento são: - Assertividade nas propostas recebidas – diminui-se o tempo de revisão das propostas; - Engajam fornecedores para os itens de real importância para o projeto, uma vez que os serviços prestados pelos fornecedores impactam diretamente no resultado do projeto. 14
  15. 15. Documentos de Aquisição Tipos de Documentos de Aquisição adotados: Concorrência Item a ser Contratado Referência WBS Vendor List Data Orçamento Crit. M/B Doc de Aquisição 1 Escolha dos Equipamentos 1.2 Cão Cidadão 27/07/2015 3000 A,B,E,F,G RFP Adestradores Agility 2 Análise de Mercado 2.2 Cão Cidadão 03/08/2015 3000 A,B,E,F,G RFP Adestradores Agility 3 Elaboraçãod de Contratos 3.1 Escritórios de Advocacia 10/08/2015 5000 A,B,C,D,E RFP 4 Condução dos Contratos 3.3 Escritórios de Advocacia 17/08/2015 5000 A,B,C,D,E RFQ Justificativa: Documentos de Aquisições Justificativa RFP Necessidade de Análise de nossa Declaração do Trabalho Necessitamos analisar a Declaração de Escopo do Projeto do Fornecedor Decisão não somente por preço Necessidade de critérios claros de controle e pagamento RFQ Decisão somente por preço A expertise da condução total da contratada Tipo de contrato de baixo risco 15
  16. 16. Comunicação e Contratos Meio de Comunicação Adotada: • E-mail com Carta Convite e primeiras necessidades; • Para questões mais simples utilizaremos E-mail; • Para validação das propostas e dúvidas mais complexas serão marcadas reuniões com os fornecedores; • Abrangeremos assim de uma maneira eficaz segura para nosso projeto já que e-mail nos poupa tempo e as reuniões presenciais engajam todos os envolvidos. Tipo de Contrato: Concorrência Item a ser Contratado Doc de Aquisição Tipo de Contrato Justificativa 1 Escolha dos Equipamentos RFP Custo por Administração / Desempenho por entrega Incentivo ao fornecedor 2 Análise de Mercado RFP Riscos compartilhados 3 Elaboraçãod de Contratos RFP Benefícios ao custos do projeto e cronograma Possibilidade de maiores controles e acompanhamento 4 Condução dos Contratos RFQ Preço Fixo Necessidade de entrega apenas do resultado Transferência total do risco 16
  17. 17. Condução das Aquisições 17 PGP aprovado Divulgar DT Solicitar RFP Comunicar critérios de eliminação Receber Propostas Analisar Propostas Critérios Eliminatóri os RGQ Comunicar Fornecedor es Eliminados Diculgação aos Sócios Convocar Selecionad os Solicitar Revisão das Propostas Convocar os Selecionad os Aplicar critérios Classificatóri os Comunicar Fornecedor Selecionad o Comunicar Fornecedor es não escolhidos Assinar Contrato GESH Ata de Reunião Kick off Cronogram a WBS do contrato RGQ Validação das Fases Alinhamen to do Contrato
  18. 18. Atitudes e Fiscalização • Toda aquisição será por Concorrência Privada; Concorrência Item a ser Contratado Doc de Aquisição Tipo de Contrato Atitudes e Fiscalizações 1 Escolha dos Equipamentos RFP Custo por Administração / Desempenho por entrega Reunião Semanal de Acompanhamento Entrega e discussão dos status e Avanço Físico 2 Análise de Mercado RFP Verificação dos itens entregues, qualidade, custo Solicitar alterações cabíveis 3 Elaboraçãod de Contratos RFP Auditoria completa na entrega final 4 Condução dos Contratos RFQ Preço Fixo Abrir para reclamações e proposta de alteração Encerrar reclamações e verificar as alterações quando cabível 18
  19. 19. Relatórios de Controle das Aquisições O controle do contrato das aquisições foi feito por meio de reuniões semanais, registrando todas as ocorrências, pendências e obrigações futuras em atas de reuniões. As atas não podiam ser modificadas posteriormente a sua aprovação, e continham a assinatura de todos os participantes da reunião. Foi elaborado um relatório de resumo da ata de reunião contendo as tarefas, status, responsáveis e data de revisão para cada item de relevante importância da ata. O status indica se a tarefa foi concluída ou se ela ainda está pendente. São registrados os responsáveis por cada tarefa, para que se tenha o controle de pendências e revisão das aprovações. A data de revisão é mais um controle para que caso a tarefa tenha ficado pendente, a conclusão seja avaliada no dia alinhado na reunião. Todos os relatórios resumos foram avaliados ao final do projeto, mitigando o risco de que alguma pendência tenha ficado sem conclusão. 19
  20. 20. Relatórios de Controle das Aquisições 20
  21. 21. Fluxograma de Controle das Aquisições Validação de Custos Controle de Cronograma Validação de Escopo Controle de Mudança Controle de Engajamento dos Stakeholders Reunião de Acompanhamento Semanal Ata de Reunião Controle de Qualidade Validção de Entregas Ata de Reunião Kick off 21
  22. 22. Fluxograma Encerramento dos Contratos 22 Reunião de Encerramento do Contrato "De acordo" dos Sócios "De acordo" dos Fornecedores Escopo Completado Obrigações Cumpridas Pagamentos Efetuados TRD GEC Gerenciamento Eletronico do Contrato Documentações Técnicas Solicitações de mudanças aprovadas Cronogramas Contrato e seu aditivos Atas de reuniões Faturas / Pagamentos Fiscalizações Fichas de Aceitação Lições Aprendidas Ata de reuniçao de encerramento
  23. 23. Sumário - PGA 23 O Plano de Gerenciamento das Aquisições está organizado conforme segue: 1. Analisar os pacotes de trabalho da WBS e seguindo os pré estabelecidos, classifica-los como pacotes Make ou Buy; 2. Elaborar o mapa de aquisições dos pacotes Buy; 3. Revisar a WBS inserindo as tarefas para aquisições; 4. Fazer a análise de Risco das Aquisições; 5. Elaborar as DTs e DEs dos pacotes Buy; 6. Definir documentação para as Aquisições; 7. Definir a Comunição; 8. Definir os critérios Eliminatórios; 9. Definir os critérios Classificatórios e Pesos para avaliação; 10. Definir os critérios de Controle dos Contratos; 11. Encerrar os Contratos.
  24. 24. 24 ROYAL DOG

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