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Planejar as Aquisições:Contrato Contrato Formal ou Tácito? O contrato será Formal, pois apesar de termos contato com as em...
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Administrar as Aquisições:Relatórios para Controlar Aquisição           RAQ (Relatório de Acompanhamento Quinzenal):      ...
Administrar as Aquisições:Controlar o Contrato                Início                                     Realizar reunião ...
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ArcDec

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Publicada em

Titulo: ArcDec
Alunos:Rodrigo Zanin,
Cidade: Berrini
Disciplina: Aquisições
Turma: GEEP 11
Data:22-04-2013
Hora:11:03
Comentarios:
Publico até ápos a correção

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  • Comentários
    Introdução: ok;
    Objetivo: ok;
    WBS: ok;
    Análise Make or Buy: sugere-se justificar cada critério adotado;
    Mapa das Aquisições: sugere-se preencher todo o mapa das aquisições;
    WBS revisada: ok;
    Registro de Riscos: ok;
    Processo Escolhido: ok;
    Declaração de Trabalho: sugere-se que a DT contemple 10 itens;
    Critérios Eliminatórios: ok;
    Critérios Classificatórios: ok;
    Explicitar critérios: ok;
    Sistema de Pontuação: sugere-se identificar os fornecedores conforme o mapa das aquisições; sugere-se destacar o fornecedor vencedor da concorrência;
    Documentos de Aquisições: ok;
    Meio: ok;
    Contrato: ok;
    Espécie do Contrato: ok;
    Tipo de Contrato: ok;
    Licitação ou Concorrência: ok;
    Fiscalização: ok;
    Relatórios: ok;
    Passo a passo controlar contratos: ok;
    Passo a passo encerrar contratos: ok;
    PGA: ok;
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  1. 1. Gerenciamento de Aquisição em Projetos Gestão Estratégica e Econômica de Projetos São Paulo – SP Turma GEEP11 – Berrini • Ana Amélia S L Henriques • Daniela Felisbino • Karin Elise Loescher • Milena Massuda
  2. 2. Management Consulting
  3. 3. Empresa Management Consulting A Management Consulting nasceu da necessidade dos sócios fundadores em identificar novas oportunidades de negócios, estruturá-los e operacionalizá-los. A operacionalização efetuada pela empresa será através da execução de projetos para seus clientes. Neste caso, executaremos um projeto para empresa de arquitetura ArcDec.
  4. 4. Diretores Daniela Milena Ana Amélia Karin * Da esquerda para direita
  5. 5. Projeto para empresa ArcDec O projeto Arcdec consiste na abertura de uma empresa de arquitetura e decoração especializada em clientes estrangeiros, que migram para o Brasil a procura de novas oportunidades de trabalho, mas que querem manter o conforto e o vínculo com o país de origem em suas residências ou estabelecimentos comerciais/industriais. Tais projetos necessitam de suporte especializado, que atendam às expectativas culturais, bem como, estejam de acordo com a legislação nacional, eliminando a necessidade de contato direto com fornecedores locais. Este nicho de mercado mostra-se em expansão e estima-se permanecer estável por 5 anos. Após este período, se houver necessidade, a empresa poderá facilmente ser adaptada para atender clientes nacionais.
  6. 6. Objetivo do Trabalho Apresentar um modelo de gerenciamento de aquisições em projeto, mostrando o processo de abertura de uma empresa de arquitetura e decoração.
  7. 7. Planejar as Aquisições:Análise Make-OR-Buy – WBS Completa 1 - ARCDEC 1.2 – Empresa 1.4 – 1.5 - 1.1 - GP Legalmente 1.3 - Imóvel Funcionários Encerramento Aberta Contratados 1.1.1 –Escopo 1.2.1 - Serviço 1.3.1 - Locação 1.4.1 - Plano de 1.5.1 - Lições (M) Contábil (B) do Imóvel (B) RH (M) Aprendidas (M) 1.2.2 - 1.5.2 - 1.1.2 – Tempo Levantamento de 1.3.2 - Reforma 1.4.2 – Documentação (M) Documentação do Imóvel (B) Contratação (B) da Empresa (M) (B) 1.2.3 - 1.3.3 - Mobília e 1.1.3 – Custo Preparação da 1.4.3 – Decoração do (M) Documentação Integração (B) Imóvel (B) (M) 1.2.4 - Abertura de CNPJ (B) 1.2.5 - Registro na Junta Comercial (B)
  8. 8. Planejar as Aquisições:Análise Make-OR-Buy MAKE BUY • Escopo • Serviço Contábil • Tempo • Levantamento de Documentação • Custo • Registro na Junta Comercial • Preparação da Documentação • Locação do Imóvel • Plano de RH • Reforma do Imóvel • Lições Aprendidas • Mobília e Decoração do Imóvel • Documentação da Empresa • Abertura de CNPJ • Contratação • Integração
  9. 9. Planejar as Aquisições:Análise Make-OR-Buy O critério utilizado para a análise Make-OR-Buy foi a área de atuação da empresa Management Consulting, onde seu foco é na execução de projetos, e não na realização de Serviços Contábeis ou Locação e Reforma de Imóvel, e dessa forma, a mesma optou pela contratação de serviço especializado. Sendo assim, os critérios adotados foram: 1. Capacidade (quantidade e qualidade da equipe) . 2. Necessidade de fornecimento especializado. 3. Restrições de Custo. 4. Restrições de Prazo . 5. Existência de fornecedores confiáveis. 6. O core business da empresa. 7. Restrições de subcontratações.
  10. 10. Planejar as Aquisições:Mapa de Aquisições do Projeto RISCO ITEM A SER REF. WBS VENDOR LIST ORÇAMENTO PRAZO CONTRATADO 1 Serviço Contábil 1.2.1 1. Affinity Contabil R$ 500,00 180 dias 2. Lafs Contabilidade (contempla 3. Contlight o prazo 4. Mizuho Corporate do Brasil Ltda para s itens 5. Montagna Assessoria Contábil 2 e 3) 2 Abertura de CNPJ 1.2.4 1. Affinity Contabil R$ 900,00 2. Lafs Contabilidade 3. Contlight 4. Mizuho Corporate do Brasil Ltda 5. Montagna Assessoria Contábil 3 Registro na Junta 1.2.5 1. Affinity Contabil Comercial 2. Lafs Contabilidade 3. Contlight 4. Mizuho Corporate do Brasil Ltda 5. Montagna Assessoria Contábil 4 Locação do Imóvel 1.3.1 1. Imobiliária Viva Real R$ 3.000,00 / 60 dias 2. Imobiliária Tique Imóveis mês 3. Imobiliária SP Centro Imóveis 5 Reforma do Imóvel 1.3.2 1. JL Empreiteira e Construções R$ 100.000,00 120 dias 2. Empreiteira Transmontana 3. JEPlan Empreiteira
  11. 11. Planejar as Aquisições:WBS Revisada 1 - ARCDEC 1.2 – Empresa 1.4 – 1.5 - 1.1 - GP Legalmente 1.3 - Imóvel Funcionários Encerramento Aberta Contratados 1.2.1 - Serviço 1.3.1 - Locação do 1.4.1 - Plano de 1.5.1 - Lições 1.1.1 – Escopo (M) Contábil (B) Imóvel (B) RH (M) Aprendidas (M) 1.2.2 - 1.5.2 - 1.3.2 - Reforma do 1.4.2 – Contratação 1.1.2 – Tempo (M) Levantamento de Documentação da Imóvel (B) (B) Documentação (B) Empresa (M) 1.5.3 – 1.2.3 - Preparação 1.3.3 - Mobília e Encerramento do 1.4.3 – Integração 1.1.3 – Custo (M) da Documentação Decoração do Contrato (B) (M) Imóvel (B) (M) 1.1.4 – Plano de Aquisições 1.2.4 - Abertura de CNPJ (B) (M) 1.2.5 - Registro na Junta Comercial (B) Pacotes inseridos
  12. 12. Planejar as Aquisições:Registros de Riscos RISCO PROBABILIDADE IMPACTO RESPOSTA AO RISCO MOMENTO DA RESPOSTA • Escolha de fornecedor com histórico de sucesso. • Solicitação da identificação de todas as Atraso na PLAN, ESP, PQ, atividades referentes a este pacote de entrega dos Pequena Grande SEL, CONT, ADM trabalho bem como o seu prazo mínimo resultados e máximo de execução • Reuniões de acompanhamento • Cláusulas contratuais com penalidades • Agilidade em todos os processos Greve nos preparatórios e independentes da PLAN, ESP órgãos públicos Pequena Grande agilidade dos órgãos públicos, já que o competentes evento da greve é incontrolável • Definição de critérios de seleção e Qualificação do Pequena Grande avaliação das empresas bem como dos PLAN, ESP, SEL corpo técnico profissionais responsáveis Falta de fornecedores • Buscar fornecedores em outras Pequena Grande SEL, PQ no mercado localidades (São Paulo)
  13. 13. Planejar as Aquisições:DT – Declaração de Trabalho Fase Empresa Legalmente Aberta 1) Especificação Técnica Contratar serviço contábil de empresa idônea para executar os serviços contábeis (abertura de empresa, rotinas mensais e anuais). Identificar os documentos legais, fiscais e tributários necessários e procedimentos para abertura da empresa. De acordo com a lista de documentos levantados, identificar documentos já existentes e providenciar os não existentes. Efetuar os procedimentos necessários para registro da empresa conforme levantamento de documentação necessária. Identificar se há alguma outra empresa registrada com o nome pretendido e registrar a empresa na JUCESP. 2) Qualidade Requerida Empresa contábil com experiência comprovada de no mínimo 10 anos. A empresa deve estar com todos os registros junto ao governo efetuados, conforme descrito em lei e de acordo com escopo do produto e do projeto. 3) Quantidade Os levantamentos quantitativos serão de responsabilidade da contratada e validados pela contratante. 4) Prazo Deverão ser atendidos todos os marcos contratuais, conforme cronograma do projeto. 5) Reuniões de Acompanhamento Serão realizadas reuniões semanais para acompanhamento das atividades, conforme cronograma do projeto.
  14. 14. Planejar as Aquisições:Critérios de Avaliação de Fornecedores Critérios Eliminatórios 1. 5 Anos de experiência no mercado. 2. Regularidade Fiscal Federal, Estadual e Municipal. 3. Quadro de Pessoal com pelo menos 60% do headcount. 4. Atestado de Capacidade fornecida por 3 clientes confirmando SLA e prazo de entrega satisfatório. 5. Instalação dentro da cidade de São Paulo capital. 6. Contador(es) com registro no Conselho Regional de Contabilidade. 7. Existência/alta incidência de reclamações no Procon e sites como “Reclame Aqui”. Os critérios eliminatórios serão apresentados aos participantes, para que somente as empresas que atendam aos requisitos necessários participem da concorrência e que o processo seja mais rápido e objetivo.
  15. 15. Planejar as Aquisições:Critérios de Avaliação de Fornecedores Critérios Classificatórios 1. Qualificação Técnica. 2. Preços e Condições de Pagamento. 3. Prazo. 4. Garantia acima do mínimo especificado. 5. Oferta acima dos requisitos. Os critérios classificatórios serão apresentados aos participantes, para que somente as empresas que atendam aos requisitos necessários participem da concorrência e que o processo seja mais rápido e objetivo.
  16. 16. Planejar as Aquisições:Divulgar critérios de avaliação? Estará explícito na Declaração de Trabalho os critérios de avaliação do convidado fornecedor. Justificativa: Ao fazer a proposta o proponente que quiser ganhar o processo, deverá fazer a melhor proposta, tentando incluir todos os itens dos nossos critérios, para conseguir assim a melhor pontuação.
  17. 17. Planejar as Aquisições:Sistema de Pontuação CRITÉRIO PESO FORNECEDOR A FORNECEDOR B FORNECEDOR C (%) Nota Média Nota Média Nota Média Qualificação Técnica 35 10 350 8 280 7 245 Preços e Condições de 35 8 280 9 315 7 245 Pagamento Prazos 10 9 90 7 70 6 60 Garantia acima do 10 9 90 8 80 7 70 mínimo especificado Oferta acima dos 10 9 90 7 70 7 70 requisitos Somatória 100 900 815 690
  18. 18. Planejar as Aquisições:Documentos de Aquisição Adotados RFP (Request for Proposal): • Será utilizada a RFP porque a decisão não será tomada somente em relação ao preço, será considerado também a experiência da empresa a ser contratada no assunto. CARTA CONVITE: • Será enviada via e-mail já que é a forma de comunicação mais utilizada nos dias de hoje. As respostas serão recebidas também via e-mail. MODELO DE CONTRATO: • Será realizado um contrato formal, já que o não cumprimento poderá acarretar em multas contratuais, principalmente ao que se refere ao cumprimento dos prazos.
  19. 19. Planejar as Aquisições:Meio Adotado para envio do convite O meio adotado será inicialmente telefônico para identificação do contato para recebimento da RFP e posterior envio de email contendo a carta-convite. Desta forma estabeleceremos uma proximidade maior com os potenciais fornecedores e consequentemente aumentaremos o comprometimento com os prazos e condições da RFP. Este procedimento será feito para as três empresas mais conhecidas no mercado.
  20. 20. Planejar as Aquisições:Contrato Contrato Formal ou Tácito? O contrato será Formal, pois apesar de termos contato com as empresas do ramo, esse nos resguarda de futuras inconveniências. Espécie A espécie de contrato adotada será a de Empreitada, pois se trata de um trabalho fechado. Tipo de Contrato O contrato adotado será o Acordo, porém como demora um período relativamente grande para ser analisado entre ambas as partes, enquanto este não fica pronto, adotaremos simultaneamente a Carta Contrato.
  21. 21. Conduzir as Aquisições:Concorrência Privada Definir Critérios Definir Critérios Definir Critérios Avaliação das Início Receber Eliminatórios Classificatórios de Pontuação Propostas Propostas Não Proposta Definir paleativo Formal Qual Aprovada Acordo? Forma? Sim Tipo do Atípico Tácito Definir Espécie Contrato Definir Assinar Proposta Contrato Típico Contrato/ Aprovada Fim Atípico Concluído Típico
  22. 22. Administrar as Aquisições:Atitudes e Fiscalização Atitudes • Kick off do contrato. • Exigir o fiel cumprimento do contrato. • Aplicar multas no descumprimento do contrato. Fiscalização • Realizar reunião quinzenal para acompanhamento do cronograma. • Realizar visitas na contratada para verificação do cumprimento do contrato. • Realizar gestão de mudanças para escopo, tempo e custo.
  23. 23. Administrar as Aquisições:Relatórios para Controlar Aquisição RAQ (Relatório de Acompanhamento Quinzenal): • Este relatório será utilizado para que seja possível acompanhar o desenvolvimento das atividades da contratada. FORMULÁRIO DE SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA: • Este formulário deverá ser preenchido sempre que for verificada a necessidade de realizar mudanças relacionadas a escopo, tempo e custo.
  24. 24. Administrar as Aquisições:Controlar o Contrato Início Realizar reunião entre Alterar contrato Assinar contrato contratante e contratada Sim Realizar reunião Alteração Entregas Sim de kick off no Não previstas contrato? realizadas? Não Receber relatório de Tomar acompanhamen Emitir parecer providências to quinzenal sobre mudança previstas em contrato Registrar Necessida Autorizar Sim solicitação de de de pagamento mudança no mudança? formulário Não Fim
  25. 25. Encerrar as Aquisições:Encerrar o Contrato Início Verificar Fim entregas finalizadas Tomar Entregas Não providências aceitas? previstas em contrato Sim Arquivar documentação referente às entregas Assinar termo de Enviar carta de encerramento agradecimento do contrato Fim
  26. 26. PGA – Plano de Gerenciamento de Aquisições 1 Planejar as aquisições 1.1 analise M/B 1.2 mapa das aquisições 1.3 plano de gerenciamento das aquisições 1.4 planejamento de cada aquisição 1.4.1 Registro de Riscos 1.4.2 Declaração de Trabalho 1.4.3 Identificação/mapeamento de critérios eliminatórios/classificatórios/pontuação/restrições e premissas 1.4.4 Elaboração de documentos e contratos 1.4.5 Elaboração de vendor list 1.4.6 Elaboração da política de gerenciamento de fornecedores 2 Conduzir as aquisições 2.1 preparo de RFP 2.2 envio de RFP 2.3 recebimento das propostas 2.4 análise das propostas 2.5 contratação de fornecedor 3 Administrar as aquisições 3.1 Medir/acompanhar/controlar desempenho/administrar faturamento/pagamento 3.2 Documentar relatórios de progresso/comunicações importantes e difundir 3.3 Acompanhar/controlar ações corretivas 4 Encerrar as aquisições 4.1 Confirmação/aceite de entregas 4.2 Atualização dos registros para refletir resultado s finais 4.3 Arquivamento de documentos

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