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Planejamento Estratégico na gestão pública: Uma experiência participativa

Marcos Lael Alexandre

O planejamento de ações ...
O diagnóstico é o melhor meio para conhecer a realidade institucional. Na SEARH representou uma
inovação entre os servidor...
Principais definições do planejamento estratégico 2005/2007 da SEARH

O perfil estratégico da SEARH é composto de três ele...
A missão representa a expressão direta e objetiva do propósito essencial da SEARH. Como tal, deve
ser considerada como nor...
PROJETOS ESTRUTURANTES PRIORITÁRIOS

  * Projeto Qualidade de Vida
  * Escola de Governo
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Planejamento EstratéGico Na GestãO PúBlica Case Rn

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Planejamento EstratéGico Na GestãO PúBlica Case Rn

  1. 1. Planejamento Estratégico na gestão pública: Uma experiência participativa Marcos Lael Alexandre O planejamento de ações tem o sentido de uma firme decisão gerencial que se opõe à improvisação e busca uma definição pactuada para alcançar melhores resultados organizacionais. A premissa básica que vê guiar todo processo de planejamento estratégico está fora do escopo da metodologia de planejar. Embora tratar-se de um processo de planejamento, na verdade estar-se tratando de lidar com pessoas, e esta é a atividade mais desafiante do administrador público. Porque isto? Há um risco inerente ao ato de planejar que é a volatilidade do planejamento estratégico, quando na prática se perde na ineficácia. Quando isto ocorre gera como conseqüência desconforto, desmotivação e descrédito justamente ente as pessoas integrantes do ambiente interno das organizações, que na verdade são quem faz tudo acontecer. Assim, a variável pessoas tem que ser considerada para asseguar a implementação e efetividade do processo. No entanto, a prática mostra que esta é justamente a variável não considerada. Primeiro, planeja-se para depois dispender muita energia para promover o devido entendimento e sobretudo, comprometimento das pessoas envolvidas. Para eliminar isto, a experiência do planejamento estratégico da Secretaria da Administração e dos Recursos Humanos -SEARH do governo do Estado do Rio Grande do Norte, iniciou o processo pela mobilização indistinta de todos os servidores, na busca de gerar um alto nível de comprometimento desde ponto de partida. A idéia era fazê-los ver que o processo só teria consistência se considerasse a opinião deles. Além do mais, essa iniciativa está adequadamente relacionada ao propósito da Secretaria que possui como atribuição, atuar também na gestão dos recursos humanos. A experiência da SEARH no planejamento em 2005: o processo Destaque-se que a implantação do processo de planejamento da SEARH contou com uma “solução caseira”, pois foi desenvolvido pela equipe interna que contava com especialista experiente e administradores conhecedores desta atividade. Assim, partimos do conceito de que planejamento estratégico é uma ferramenta de gestão, que possibilita desencadear mecanismos de participação em diversos níveis de decisão e direcionam, com racionalidade, a aplicação dos recursos disponíveis, visando atingir determinados objetivos, metas e ações a curto, médio e longo prazo, por meio das pessoas. É isto que permite estabelecer uma rota comum para superar com conhecimento do cenário das dificuldades e das potencialidades do ambiente. O processo de planejamento estratégico da SEARH foi estruturado em dez etapas principais, organizadas numa seqüência lógica, abrangendo todo o período definido de tr6es anos, 2005 a 2007. Apesar do término do governo dar-se ao final do ano de 2006, a iniciativa da SEARH foi planejar o ano de 2007, na perspectiva de oferecer uma contribuição efetiva na transição para uma nova etapa de governo. O ponto de partida de todo o processo de planejamento estratégico, foi realizar um diagnóstico participativo, amplo e detalhado do órgão. Desde o princípio entendemos que o planejamento estratégico exige a participação direta de todos os atores envolvidos na atividade funcional, pois consiste em uma ferramenta de gestão por natureza interativa.
  2. 2. O diagnóstico é o melhor meio para conhecer a realidade institucional. Na SEARH representou uma inovação entre os servidores da Secretaria, visto que pela primeira vez foi dada oportunidade para que todos os servidores participassem efetivamente com suas contribuições. Para isto, foram mobilizados todos os servidores de todos os setores da SEARH, de acordo com agenda que especificava dia e hora das reuniões iniciais com eles. As reuniões, por grupos de setores da SEARH, foram realizadas no auditório, que após breve exposição sobre o processo de planejamento, foram convidados a diagnosticar a SEARH com base em quatro questões a serem respondidas por escrito e de forma anônima. A primeira questão foi saber o que está funcionando bem? As maiores freqüências de resposta foi: a política de gestão da SEARH; o sistema de gestão da folha de pagamento. Depois, procurou-se saber o que não está funcionando? A maior freqüência de resposta foram os padrões salariais dos cargos de carreira dos servidores; as instalações físicas. Questionou-se ainda o que precisa acabar?. A maior freqüência de resposta foi a ausência de valorização dos servidores em cargos e atividades. E por último, foi questionado o que é impossível fazer, mas que se fosse feito mudaria radicalmente para melhor os nossos serviços? A maior freqüência de resposta foi a implantação de um Plano de Cargos e Salários. Após as reuniões, todas as respostas foram colhidas e condensadas por tema e por freqüência em relatório específico. O compilamento das respostas foi utilizado no primeiro seminário de planejamento como matéria-prima para perceber qual era a visão das pessoas sobre o ambiente interno da SEARH. A segunda faze do processo de planejamento estratégico participativo da SEARH, contou, em ordem, com uma a análise do ambiente; uma redefinição da missão; a escolha da macro estratégia e um desdobramento nas principais áreas de atuação da SEARH em políticas, objetivos, metas e ações. Além disto, procurou-se estabelecer um conjunto de indicadores institucionais, necessários para verificar o grau de eficácia do plano, nas fase de acompanhamento. Etapas do processo de planejamento estratégico: 1ª Etapa: DIAGNÓSTICO PARTICIPATIVO 2ª Etapa: ANÁLISE DO AMBIENTE INTERNO E EXTERNO 3ª Etapa: MISSÃO E VISÃO 4ª Etapa: ESTRATÉGIA 5ª Etapa: POLÍTICAS 6ª Etapa: OBJETIVOS 7ª Etapa: METAS 8ª Etapa: PLANO DE AÇÃO 9ª Etapa: INDICADORES DE DESEMPENHO INSTITUCIONAL 10ª Etapa: GERENCIAMENTO: ACOMPANHAMENTO E MONITORAMENTO O gerenciamento foi uma inovação e foi definida para asseguar uma efetiva gestão estratégica do planejamento. Esta é uma atividade fundamental para o sucesso de qualquer processo de planejamento estratégico, porque é a única que assegura correções de rumo, aporte de recursos e meios para que o planejamento seja efetivo. Na SEARH é relizada pelo Gabinete por meio de reuniões sistemáticas com os gestores do órgão. Além disto, cria oportunidade para redefinir o próprio planejamento, buscando novas estratégias para alcançar, em conjunto, um futuro desejado.
  3. 3. Principais definições do planejamento estratégico 2005/2007 da SEARH O perfil estratégico da SEARH é composto de três elementos balizilares, a missão, a visão e a estratégia institucional. Missão da SEARH Primeiramente, percebeu-se a necessidade de revisar a missão, porque o órgão ganhou novas atribuições e a missão não mais refletia a nova realidade. Uma missão não deve ser modificada a cada processo de planejamento, salvo situação imperiosa que assim determine. Na SEARH houve necessidade de que a missão fosse revisada neste processo de planejamento, por meio de uma discussão ampla e participativa que envolveu todos os integrantes do Gabinete e os Coordenadores, Sub-coordenadores e representantes dos segmentos funcionais da Secretaria. A missão: FORMULAR E IMPLEMENTAR POLÍTICAS DE ADMINISTRAÇÃO DOS RECURSOS HUMANOS, MATERIAIS, PATRIMONIAIS E DA TECNOLOGIA PARA DOTAR O GOVERNO DO RN DOS MEIOS PARA FAZER UMA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS PÚBLICOS DE MODO EFETIVO, ÉTICO E DE ALTA QUALIDADE, PARA OS SEUS CIDADÃOS”.
  4. 4. A missão representa a expressão direta e objetiva do propósito essencial da SEARH. Como tal, deve ser considerada como norteadora de todo o processo decisório e motivo principal de projetos e demais atividades desenvolvidas na Secretaria. Visão da SEARH: Houve também a necessidade de se estabelcer uma visão para a SEARH, que projetesse a expectativa institucional e de todos os servidores. A visão, traduz também a auto-estima do órgão que ao seu futuro. A visão: SER RECONHECIDA COMO ORGANISMO ESTRUTURANTE DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DIRETA DO ESTADO DO RIO GRANDE DO NORTE. Estratégia institucional da SEARH: A estratégia representa o caminho escolhido no processo de planejamento a ser trilhado pelo órgão por meio da execução das diretrizes definidas neste documento. A SEARH optou por adotar uma macro estratégia global que é de desenvolvimento, a ser considerada em todo o período de 2005 a 2007, nos seguintes aspectos: A Estratégia de desenvolvimento: ASSEGURAR CONDIÇÕES DE DESENVOLVIMENTO PARA TODAS AS ÁREAS DE ATUAÇÃO DA SEARH, OTIMIZANDO OS RECURSOS E BUSCANDO A SATISFAÇÃO DOS USUÁRIOS E CIDADÃOS, VISANDO UM ATENDIMENTO DE EXCELÊNCIA. Depois da definição do perfil estratégico, foram definidas as diretrizes. O conjunto das diretrizes estabelece o norte das atividades desenvolvidas no órgão. As diretrizes desse planejamento estratégico foram as politicas, objetivos, metas e ações a serem realizadas dentro de um período de tempo que, neste caso, é de 2005 a 2007. Na SEARH as diretrizes foram distribuídas em três principais áreas de atuação, ou seja, a aréa de recursos humanos, recursos materiais e patrimoniais e de tecnologia da informação e comunicação. Assim, para cada uma dessas áreas, constam políticas espefícas e, vinculadas a estas, os objetivos, por sua vez, desdobados em metas e ações. Este é o alinhamento do processo de planejamento estratégico da SEARH que possibilita fazer a coerência das ações. Projetos Estratégicos Os projetos institucionais são estabelecidos para que a organização seja bem sucedida em seus propósitos, envolvendo e comprometendo seus colaboradores. Os principais desdobramentos do processo de planejamento SEARH são os projetos institucionais, eleitos como as prioridades estratégicas para a realização das políticas e dos objetivos da Secretaria. Os projetos estratégicos foram divididos em estruturantes e específicos. Os estruturantes envolvem várias áreas da Secretaria, delas dependendo para o desenvolvimento das ações e o alcance dos resultados. Para a execução os projetos estruturantes são organizados em estrutura matricial, que implica a integração de diversas áreas e especialistas, para em conjunto conceberem as soluções esperadas. Os projetos específicos são quase que exclusivamente afetos a uma área de atuação da SEARH.
  5. 5. PROJETOS ESTRUTURANTES PRIORITÁRIOS * Projeto Qualidade de Vida * Escola de Governo * Plano de Cargos, Carreiras e Salários com avaliação individual de desempenho * Reestruturação física da SEARH * Inclusão Digital de Servidores * Software Livre * Projeto de Padronização e Automação de Processos Administrativos Inovações no processo de Planejamento SEARH Destacam-se duas inovações adotadas neste processo de planejamento. Em primeiro lugar foi realizado de modo participativo, quando envolveu indistintamente todos os servidores em sua construção. Em segundo lugar, foram criados indicadores de desempenho, a serem implantados no desenvolvimento do processo de planejamento com o fim de definir parâmetros para orientar o gerenciamento como balizador do processo decisório e para prover uma alocação racional dos recursos. Gerenciamento estratégico Se gerenciar é resolver problemas e planejar é buscar soluções, gerência e planejamento são atividades indissociáveis. O gerenciamento é essencial para asseguar a eficácia do planejamento estratégico. A realização das diretrizes do plano está condicionada uma espécie de contrato de gestão, firmado por todos os Servidores do órgão. A liderança institucional desse processo é competência do Gabinete devido a possibilidade de tomar as decisões de maior complexidade para viabilizar os meios e recursos necessários à plena efetivação do plano. O gerenciamento tomará como base os indicadores de desempenho institucional com a finalidade de assegurar se a operacionalização das estratégias, políticas, objetivos e metas com vistas ao cumprimento da Missão, estão no caminho adequado para as políticas da Secretaria. Conclusão Administração se faz por meio das funções de planejar, organizar, dirigir e controlar que são os pilares para a sustentação de qualquer organização. Um fato é irrefutável, planejar sempre vem em primeiro lugar ao conjunto das ações e a tomada de decisões coerentes. Concluímos nessa experiência que o planejamento está na raiz do sucesso de todos os empreendimentos desse órgão, porém, a manutenção da perspectiva de sucesso está condicionada a forma como o gerenciamento irá mobilizar o interesse dos servidores e sua satisfação diante dos resultados concretos atestados pelos diversos indicadores de desempenho. Natal, setembro de 2005 Marcos Lael Alexandre Secretário Adjunto e Coordenador do Planejamento Estratégico da SEARH http://www.searh.rn.gov.br/contentproducao/aplicacao/searh/artigos/gerados/artigo_03.asp

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