Effective Meeting

1. Effective
Meeting
2021

2. Topics
❑ What is Effective Meeting?
❑ How to communicate others?
❑ Types of meeting
❑ Characteristics of meeting
❑ Need action for meeting
❑ Roles of Meeting Leader
❑ Tips of Effective meeting
❑ Effective Meeting Time Frame
❑ Do & Don’t

3. What is Effective Meetings?
▪ ထိေရာက္ေသာ ေဆြးေႏြးပြဲ (သိို႕) အစည္ြးအေ၀ြး တစ္ခို ဆိိုတာ အခ်င္ြးခ်င္ြး ေကာင္ြးမန္ေသာ
ဆက္ဆံေရြး ျဖင့္ အတူတူ ပူြးေပါင္ြးေဆာင္ရက္ ေစျပြး ေအာင္ျမင္မူ ရလဒ္မ်ာြးကိို
ေဖာ္ေဆာင္နိိုင္ျခင္ြး ကိို ဆိိုလိိုသည္။
▪ ထိေရာက္ေသာ ေဆြးေႏြးပြဲ တစ္ခိုမွ ရရွိနိိုင္မည္႕ အက်ိြးရလဒ္မ်ာြး -
1. သာလန္ ေကာင္ြးမန္ေသာ အခ်င္ြးခ်င္ြး ဆက္ဆံေရြး ျဖစ္ရမည္။
2. ျပသာနာမ်ာြးကိို အေကာင္ြးဆံိုြး ေျဖရွင္ြးနိိုင္ရမည္။
3. ေကာင္ြးမန္ေသာ အဖြဲ႕အစည္ြး စိတ္ဓါတ္ တိိုြးတက္ျဖစ္ထန္ြး ရမည္။
4. တစ္္ြးခ်င္ြး (သိို႕) အမ်ာြး ၏လိုပ္နိိုင္စမ္ြးအာြး ျမွင့္တင္ နိိုင္ရမည္။

4. Meeting
▪ အစည္ြးအေ၀ြး လိို႕ ေျပာလိိုက္ရင္ သင့္ စိတ္ခံစာြးခ်က္က
ဘယ္လိိုလြဲ?
▪ သင္ ေတ႔ႀကံခြဲ့ဖူြးေသာ အစည္ြးအေ၀ြး ေဆြးေႏြးပြဲေတ က
ဘယ္လိို ပံိုစံ မ်ိြးလြဲ?
▪ ထိေရာက္ေသာ အစည္ြးအေ၀ြး ေဆြးေႏြးပြဲ ဆိိုတာ သင္ဘာလိို
ထင္သလြဲ?

5. How to communicate others?
▪ Memo
o ရံိုြးစာျဖင့္ သိရိွရန္မ်ာြးကိို အသိေပြး၊ အေႀကာင္ြးႀကာြး ဆက္သယ္နိိုင္သည္။
▪ Phone / Mail / Social media
o ဖိုန္ြး၊ mail ၊ social media မ်ာြးကိို အသံိုြးျပျပြး အသိေပြး အေႀကာင္ြးႀကာြး
ဆက္သယ္နိိုင္သည္။
▪ One by One discussion
o တစ္္ြးခ်င္ြး ေဆြးေႏြးျခင္ြးအာြးျဖင့္ အသိေပြး၊ အေႀကာင္ြးႀကာြး ဆက္သယ္နိိုင္သည္။
▪ Stand by talks
o အခိိုက္အတန္႕ ေတ႕ဆံိုခ်ိန္တင္လြဲ အသိေပြး၊ အေႀကာင္ြးႀကာြး ဆက္သယ္ နိိုင္သည္။
▪ Meeting
o အစည္ြးအေ၀ြး ျပလိုပ္ျခင္ြးအာြးျဖင့္လည္ြး အသိေပြး၊ အေႀကာင္ြးႀကာြး ဆက္သယ္
နိိုင္သည္။

6. Types of Meeting
▪ Information Sharing
o အမ်ာြးသိရွိေစရန္ လိိုအပ္ေသာ အခါ၊ အခ်င္ြးခ်င္ြး အေႀကာင္ြးအခ်က္မ်ာြးကိို မ်ွေ၀ေပြးရန္အတက္
လိိုအပ္ေသာ အခါ အစည္ြးအေ၀ြး ျပလိုပ္ႀကသည္။
▪ Decision Making
o ဆံိုြးျဖတ္ခ်က္မ်ာြး ခ်မွတ္နိိုင္ရန္အတက္လည္ြး အစည္ြးအေ၀ြးမ်ာြး ျပလိုပ္ႀကသည္။
▪ Problem Solving
o ျပသာနာမ်ာြး ေပၚေပါက္သည္႕အခါမ်ာြးတင္ ေျပလည္ေအာင္ ေျဖရွင္ြးနိိုင္ရန္အတက္
အစည္ြးအေ၀ြးမ်ာြး ျပလိုပ္ႀကသည္။
▪ Strategic Planning
o ေရရွည္ဖြဲ႕ျဖိြးတိိုြးတက္ရန္အတက္ ရည္ရယ္ေသာ မဟာဗ််ဴဟာမ်ာြး ေရြးဆြဲရန္အတက္
အစည္ြးအေ၀ြးမ်ာြး ျပလိုပ္ႀကသည္။
▪ Monthly Meeting or Review
o လစ္္ လိုပ္ငန္ြးအေျခအေနမ်ာြး၊ လိုပ္ေဆာင္ခ်က္မ်ာြး၏ အေျခအေနမ်ာြးကိို ျပန္လည္သံိုြးသပ္ရန္
အတက္လြဲ အစည္ြးအေ၀ြးမ်ာြး ျပလိုပ္ႀကသည္။

7. Characteristics of Meeting
▪ Positive Meeting
o 88% {အစည္ြးအေ၀ြးကိို ၈၈% တက္ေရာက္ ပါ၀င္ႀကသည္}
o 66% {အစည္ြးအေ၀ြး တက္ေရာက္သူ ၆၆% က အစည္ြးအေ၀ြး၏ ရည္ရယ္ခ်က္ ကိို နာြးလည္သည္}
o 62% {အစည္ြးအေ၀ြးရွိ ေခါင္ြးစ္္ တစ္ခိုခ်င္ြးစကိို သေဘာေပါက္ နာြးလည္ႀကသည္}
o 59% {ေပြးအပ္ထာြးေသာ တာ၀န္မ်ာြးကိို အေကာင္ြးဆံိုြး ေဆြးေႏြး ႀကသည္}
o 47% {ေသခ်ာစာ မွတ္သာြးျပြး၊ အခ်င္ြးခ်င္ြး အျပသေဘာေဆာင္ ေဆြးေႏြး ႀကသည္}
o 46% {တ္ြးတစ္ေယာက္ အျမင္ထက္၊ အမ်ာြး၏ အျမင္၊ ထင္ျမင္ယူဆခ်က္မ်ာြးကိို ္ြးစာြးေပြး
ႀကသည္၊ ေဆြးေႏြးႀကသည္}
o 36% {တိက်ေသာ ေဆြးေႏြးပြဲ အခ်ိန္ထာြးတက္ႀကျပြး၊ ေသခ်ာစာ မွတ္တမ္ြးျပစို ႀကသည္}

8. Characteristics of Meeting
▪ Negative Meeting
o 83% {အစည္ြးအေ၀ြးႏွင့္ မသက္ဆိိုင္ေသာ အေႀကာင္ြးအရာမ်ာြးကိို ေဆြးေႏြးတက္ႀကသည္}
o 77% {ရွင္ြးရွင္ြးလင္ြးလင္ြး ေျပာဆိိုိုျခင္ြး မရွိဘြဲ၊ တင္ျပခ်က္မ်ာြးသည္ ရွပ္ေထြးေနတက္သည္}
o 74% {ေမြးခန္ြး ေမြးျမန္ြးျခင္ြး၊ ေျပာဆိိုေဆြးေႏြးျခင္ြး မရွိႀကပါ}
o 68% {တက္ေရာက္သူ ၆၈% က ေသခ်ာစာ နာြးေထာင္ျခင္ြး မရွိႀကပါ}
o 62% {ေဆြးေႏြးသည္႕အခါတင္လြဲ မလိိုအပ္ဘြဲ ေလေႀကာရွည္ျပြး၊ မဆိိုင္တာေတ
ေျပာဆိိုတက္ႀကသည္}
o 60% {ေဆြးေႏြးခ်ိန္ကိို မႀကည္႕ဘြဲ အႀကာႀကြး ေဆြးေႏြးတက္ႀကသည္}
o 51% {ေဆြးေႏြးတက္ေရာက္သူ အမ်ာြးစိုက ေဆြးေႏြးျခင္ြး၊ ေျပာဆိိုျခင္ြး၊ ပါ၀င္ျခင္ြး မရွိဘြဲ
တာ၀န္ကင္ြးမြဲ့စာ ျပမူတက္ႀကသည္}

9. Need Action
For Meeting
အစည္ြးအေ၀ြး မျပလိုပ္ခင္ လိိုအပ္ေသာ လိုပ္ေဆာင္ရန္
အခ်က္မ်ာြး
▪ အစည္ြးအေ၀ြး (သိုိ႕) ေဆြးေႏြးပြဲ ျပလိုပ္ရန္ အမွန္တကယ္ လိိုအပ္လာြး၊
မလိုိအပ္ဘူြးလာြး ဆိိုတာကိို စ္္ြးစာြးပါ။
▪ အမွန္တကယ္ လိိုအပ္မွ အစည္ြးအေ၀ြးကိို ျပလိုပ္ပါ။
▪ မည္႔သည္႕ အေႀကာင္ြးအရာကိို ေဆြးေႏြးမည္ ဆိိုတာကိို တိတိက်က်
သတ္မွတ္ပါ။
▪ မိမိရခ်င္ေသာ ရလဒ္ ၊ လိိုခ်င္ေသာ ရလဒ္ကိို ရွင္ြးရွင္ြးလင္ြးလင္ြး သိပါေစ။
▪ ပါ၀င္ေဆြးေႏြးမည္႕ လူစာရင္ြး၊ ပါ၀င္သင့္ေသာ လူစာရင္ြး ကိိုသာ ဖိတ္ေခၚပါ။
▪ မည္သည္႕ေနရာ၊ အခ်ိန္၊ ႀကာခ်ိန္၊ အစာြးအေသာက္၊ အျခာြး လိိုအပ္ေသာ
စာရက္စာတမ္ြး၊ ပစၥည္ြးကရိယာမ်ာြးကိို ႀကိတင္ျပင္ဆင္ပါ။
▪ ္ြးေဆာင္မူ သူ၊ မွတ္တမ္ြးျပစိုသူ ႏွင့္ ဆံိုြးျဖတ္ခ်က္ ခ်မည္႕ လူစာရင္ြးမ်ာြးကိို
ႀကိတင္ျပင္ဆင္ထာြးပါ။

10. Need Action for Meeting
▪ အစည္ြးအေ၀ြး တစ္ခို မျပလိုပ္ခင္ Meeting objective ကိို လိိုအပ္ပါက
Meeting attendances မ်ာြးကိို ႀကိတင္ျပင္ဆင္နိိုင္ရန္ ပိို႕ထာြးပါ။
▪ Meeting ျပလိုပ္မည္႕ အခန္ြး အက်ယ္အ၀န္ြး၊ လူ္ြးေရ ႏွင့္
ခံိုေနရာမ်ာြးကိို အေကာင္ြးဆံိုြး ျဖစ္ေအာင္ ျပင္ဆင္ထာြးပါ။
▪ Meeting ျပလိုပ္ရာတင္ လိိုအပ္မည္႕ စာရက္စာတမ္ြး၊ Projector ၊
Whiteboard ၊ Computer ၊ Powerpoint မ်ာြးကိို
ႀကိတင္ျပင္ဆင္ထာြးပါ။ ခ်ိတ္ဆက္ထာြးပါ။
▪ Balance ျဖစ္မည္႕ လူစာရင္ြး၊ ဆံိုြးျဖတ္ခ်က္ မ်ာြးကိို အတည္ျပနိို္င္မည္႕
လူစာရင္ြး၊ Meeting Leader သတ္မွတ္ထာြးပါ။
▪ Meeting တင္ ေဆာင္ရန္၊ ေရွာင္ႀက္္ရန္မ်ာြးကိို သတ္မွတ္ထာြးပါ။

11. Roles of Meeting Leader
▪ Meeting Leader
o Meeting အတက္ Clear Objective ကိို ခ်မွတ္ထာြးေပြးပါ။
o ပါ၀င္သင့္ေသာ လူ္ြးေရ၊ အမည္ စာရင္ြးမ်ာြးကိို သတ္မွတ္ေပြးပါ။
o က်င္ြးပမည္႕ အခ်ိန္၊ ေနရာ ႏွင့္ အစအစ္္မ်ာြးကိို ေရြးခ်ယ္ သတ္မွတ္ေပြးပါ။
o Meeting အတက္ လိိုအပ္ေသာ စည္ြးမ်္္ြး စည္ြးကမ္ြးမ်ာြးကိို သတ္မွတ္ေပြးပါ။
o လိိုအပ္ေသာ ေမြးခန္ြးမ်ာြး ေမြးရန္၊ ေျဖရွင္ြးေျပာဆိိုနိိုင္ရန္ ႀကိတင္ ျပင္ဆင္ထာြးပါ။
o ျပသာနာ ျဖစ္ေစနိိုင္ေသာ အေႀကာင္ြးအရာ၊ ေဆြးေႏြးမူမ်ာြးကိို ေဘြးမေရာက္၊ ေဘာင္မေက်ာ္ ေစရန္
တည္႕မတ္ေပြးပါ။
o Meeting Minutes မွတ္တမ္ြး မ်ာြး ႏွင့္ အေသြးစိတ္ ေဆြးေႏြးခ်က္မ်ာြးကိို ျပစို မွတ္တမ္ြးတင္နိိုင္ရန္
ျပင္ဆင္ သတ္မွတ္ေပြးထာြးပါ။
o မိမိမွ ္ြးေဆာင္ျပြး ထိေရာက္ေသာ အစည္ြးအေ၀ြး တစ္ခို ျပလိုပ္နိိုင္ရန္ မိမိကိိုယ္တိိုင္ ႀကိတင္
ျပင္ဆင္ပါ။

12. Tips of
Effective
Meeting
▪ An Objective
▪ Be Prepare
▪ Clear Record
▪ Decision & Follow up
▪ Effective Time

13. Tips of Effective Meeting
❑ တိက်ေသာ ရည္ရယ္ခ်က္၊ ္ြးတည္ခ်က္ ရွိပါေစ။
❑ Meeting အတက္ လိိုအပ္ေသာ ႀကိတင္ျပင္ဆင္မူမ်ာြးကိို လိုပ္ေဆာင္ထာြးပါ။
❑ Meeting Minutes & Action Plan မ်ာြးကိို ေသခ်ာစာ မွတ္တမ္ြး ျပပါ၊ တင္ျပပါ။
❑ ဆံိုြးျဖတ္ခ်က္မ်ာြးကိို တာ၀န္ယူ၊ တာ၀န္ခံ လိုပ္ေဆာင္နိိုင္ရန္ႏွင့္ ေနာက္ဆက္တြဲ လိုပ္ငန္ြး အေျခအေန
မ်ာြးကိို လိုပ္ေဆာင္နိိုင္ရန္ ျပင္ဆင္ပါ။
❑ ထိေရာက္ေသာ အစည္ြးအေ၀ြးတိိုင္ြးသည္ အခ်ိန္ကိို စနစ္တက် ကိိုင္တယ္နိိုင္ႀကသည္။

14. Effective Meeting Time Frame
Prepare
Meeting
30%
Contact
Meeting
40%
Evalute
Meeting
30%
EFFECTIVE MEETING TIME FRAME ▪ Meeting အမ်ာြးစိုတင္ ႀကိတင္
ျပင္ဆင္သည္႕ အခ်ိန္ ႏွင့္ Meeting
ျပြးေနာက္ meeting ႏွင့္
ပတ္သက္ေသာ အေႀကာင္ြးအရာ
မ်ာြးႏွင့္ ပတ္သက္ျပြး Follow up
လိုပ္ေပြးေသာ အခ်ိန္ အရမ္ြး
အာြးနည္ြးႀကပါသည္။
▪ Meeting ျပလိုပ္စ္္ အတင္ြး
ေဆြးေႏြးျပြး၊ အတည္ျပျပြး၊
တက္ေရာက္ျပြး သည္႕ႏွင့္ ထိေရာက္
အစည္ြးအေ၀ြး တစ္ခို ျဖစ္မလာနိိုင္ပါ။
▪ ထိေရာက္ေသာ အစည္ြးအေ၀ြး
တစ္ခိုတင္ တိက်ေသာ
အခ်ိန္ခြဲေ၀မူသည္ အလန္
အေရြးပါပါသည္။

15. Do & Don’t
DO
▪ အျပသေဘာ ေဆာင္ေသာ ေဆြးေႏြးမူ အႀကံေပြးမူသာ
ျပလိုပ္ပါ။
▪ တစ္ပါြးသူ၏ ထင္ျမင္ယူဆခ်က္ မ်ာြးကိို အေလြးေပြးပါ။
▪ ရွင္ြးလင္ြး တင္ျပနိိုင္ေသာ အခ်က္အလက္မ်ာြး၊
အေထာက္အကူျပ စာတမ္ြးမ်ာြး ျပင္ဆင္ သံိုြးႏွိုန္ြးပါ။
▪ မိမိဖိုန္ြး၊ အေရြးႀကြး ကိစၥမ်ာြးအတက္ ႀကိတင္ျပင္ဆင္
ဆက္သယ္ထာြးေပြးပါ။
▪ အျခာြးသူ ေဆြးေႏြးစ္္ ေသခ်ာစာ နာြးေထာင္ျပြး၊
သိလိိုသည္႕မ်ာြးကိို ေမြးျမန္ြးပါ။
▪ မိမိ၏ သေဘာထာြး အျမင္မ်ာြးကိို အျပသေဘာေဆာင္
ေမြးျမန္ြး ေဆြးေႏြးျခင္ြးျဖင့္ ေကာင္ြးမန္ေသာ
ဆက္ဆံေရြးကိို ေဖာ္ေဆာင္ပါ။
DON’T
▪ အျပသေဘာ မေဆာင္ေသာ ေဆြးေႏြးမူ၊ အႀကံေပြးမူမ်ာြး
မျပလိုပ္ပါႏွင့္။
▪ တစ္ပါြးသူ၏ ယူဆခ်က္မ်ာြးကိို မထိမြဲ့ျမင္ မျပပါႏွင့္။
▪ အမ်ာြး နာြးမလည္ေသာ ဘင္ြးစကာြးမ်ာြး၊ ရွပ္ေထြးေစသာ
အသံိုြးအႏွိုန္ြးမ်ာြး မသံိုြးပါႏွင့္။
▪ အစည္ြးအေ၀ြး ျပလိုပ္စ္္ ဖိုန္ြးသံိုြးျခင္ြး၊ အစာစာြးျခင္ြး၊
စကာြးေျပာဆိိုျခင္ြးမ်ာြး မျပလိုပ္သင့္ပါ။
▪ အျခာြးသူ ေဆြးေႏြးမူ မျပြးဆံိုြးခင္ ႀကာြးျဖတ္
ေျပာဆိိုျခင္ြးမ်ာြး မျပလိုပ္သင့္ပါ။
▪ အစည္ြးအေ၀ြးအတင္ြး ေျပာဆိိုေဆြးေႏြးျခင္ြးမ်ာြး
မျပလိုပ္ဘြဲ၊ အျပင္ေရာက္မွ ေျပာဆိို ေ၀ဖန္ျခင္ြးမ်ာြး
မျပ်ဴလိုပ္သင့္ပါ။

16. Action for Meeting Attendances
အစည္ြးအေ၀ြး တက္ေရာက္သူမ်ာြး ျပလိုပ္သင့္ေသာ အခ်က္မ်ာြး -
❖မိမိတက္ေရာက္ရမည္႕ အစည္ြးအေ၀ြးအတက္ လိိုအပ္ေသာ အေႀကာင္ြးအရာမ်ာြး၊ စာရက္စာတမ္ြးမ်ာြး၊
ေဆြးေႏြးတင္ျပရန္ အခ်က္မ်ာြး၊ အေရြးတႀကြး ေျပာဆိို တိိုင္ပင္ ညိွႏွိုိင္ြးရန္ အခ်က္မ်ာြးကိို ေသခ်ာစာ
ႀကိတင္ျပင္ဆင္ရန္ သင့္သည္။
❖မိမိတက္ေရာက္ရမည္႕ အစည္ြးအေ၀ြး၏ level၊ ေဆြးေႏြးရမည္႕ အပိိုင္ြးမ်ာြးကိို နာြးလည္
သေဘာက္ေပါက္ရန္ လိိုအပ္သည္။
❖အစည္ြးအေ၀ြး၏ ဆိိုလိိုရင္ြးႏွင့္ အႏွစ္သာရ ရလဒ္ ေဖာ္ေဆာင္နိင္ရန္ မိမိဘက္မွ အေကာင္ြးဆံိုြး ပါ၀င္
ေဆြးေႏြး အႀကံျပ ေပြးနိိုင္ရမည္။
❖အစည္ြးအေ၀ြး မွ ေဆြးေႏြးခ်က္မ်ာြးကိို ေသခ်ာစာ နာြးေထာင္ မွတ္သာြးျပြး ၊ အစည္ြးအေ၀ြးျပြးေနာက္
မိမိ၏ တာ၀န္မ်ာြးကိို သတ္မွတ္အခ်ိန္အတင္ြး ရလဒ္ေကာင္ြးမ်ာြး ရရွိရန္ လိုပ္ေဆာင္ေပြးနိိုင္ရမည္။
❖ေနာက္ထပ္ အလာြးတူ အစည္ြးအေ၀ြးမ်ာြးတင္ မိမိ၏ အေတ႕အႀကံႏွင့္ ပိိုမိိုေကာင္ြးမန္ေသာ
လိုပ္ေဆာင္ခ်က္မ်ာြး ေဖာ္ေဆာင္နိိုင္ရန္ အေကာင္ြးဆံိုြး ပါ၀င္ ေဆြးေႏြးေပြးနိိုင္ရမည္။

17. Sample of Meeting Minutes

18. Aspirations

19. THANK YOU
Nyan Lin Thein
BA(Myan),DBM,DM,DLP,DDM,DLM