Hướng dẫn quy trình lập báo cáo tài chính trên phần mềm excel

Ketoanxaydung.net Thái Sơn 0901686262

Xin Chào Anh Em Tôi là Thái Sơn đây sau đây tôi sẽ hướng
dẫn các bạn chi tiết những bước chúng ta lập BCTC trên
phần mềm excel mà tôi đã đúc kết ra sau nhiều năm kinh
nghiệm và những hàm chúng ta cần dùng trong excel để làm
báo cáo tài chính
I- Các hàm cần dùng trong Excel
Hàm VLOOKUP trong Excel
1. Công dụng của hàm VLOOKUP trong Excel kế toán:
- Tìm đơn giá Xuất kho từ bên Bảng Nhập Xuất Tồn về Phiếu
Xuất kho.
- Tìm Mã TK, Tên TK từ Danh mục tài khoản về bảng CĐPS,
về Sổ 131, 331…
- Tìm Mã hàng hoá, tên hàng hoá từ Danh mục hàng hoá về
Bảng Nhập Xuất Tồn
- TÌm số dư của đầu tháng N căn cứ vao cột số dư của tháng N-1
- Tìm số Khấu hao ( Phân bổ ) luỹ kế từ kỳ trước, căn cứ vào
Giá trị khấu hao( phân bổ) luỹ kế ( của bảng 142, 242, 214 )
- Và các bảng khác liên quan….
2. Tác dụng hàm VLOOKUP trong Excel:
- Hàm Vlookup là hàm tìm kiếm theo một điều kiện (giá trị) đã
có: ( Điều kiện đã có gọi là "Giá trị để tìm kiếm"

- Giá trị để tìm kiếm: Giá trị để tìm kiếm chỉ là một Ô và phải có
Tên trong Vùng dữ liệu tìm kiếm ( Là Ô mã hàng hoá, Mã tài
khoản, Mã tài sản, Mã Công Cụ dụng cụ….)
- Vùng dữ liệu tìm kiếm: “Vùng dữ liệu tìm kiếm” phải chứa tên
của “ Giá trị để tìm kiếm”. ( Cụ thể: là bảng dữ liệu của tháng
trước hoặc dữ liệu của Sheet khác )
- Cột trả về giá trị tìm kiếm: Là số thứ tự cột, tính từ bên trái
sang vủa vùng dữ liệu tìm kiếm ( Ví dụ: cột thứ 8 tính từ bên trái
sang )
- Tham số “ 0”: Không thực hiện sắp xếp theo thứ tự nào.
- Việc sử dụng phím F4 cũng tương tự như trên đã giới thiệu ở
phần trên.
Hàm SUBTOTAL trong Excel
1. Công dụng của hàm SUBTOTAL trong Excel đối với kế toán:
- Tính tổng dãy ô có điều kiện như:
- Tính tổng phát sinh trong kỳ.
- Tính tổng cho từng tài khoản cấp 1.
- Tính tổng tiền tồn cuối ngày.
2. Tác dụng hàm SUBTOTAL:

- Hàm Subtotal là hàm tính toán cho một nhóm con trong một
danh sách hoặc bảng dữ liệu tuỳ theo phép tính mà bạn chọn lựa
trong đối số thứ nhất.
Cú pháp: SUBTOTAL(function_num,ref1,ref2,...)
Các tham số:
- Function_num: là các con số từ 1 đến 11 (hay có thêm 101 đến
111 trong phiên bản Excel 2003, 2007) qui định hàm nào sẽ
được dùng để tính toán trong subtotal
- Ref1, ref2,... là các vùng địa chỉ tham chiếu mà bạn muốn thực
hiện phép tính trên đó.
- Đối số thứ nhất của hàm SUBTOTAL bắt buộc bạn phải nhớ
con số đại diện cho phép tính cần thực hiện trên tập số liệu. Đối
số đó được xác định hàm thực sự nào sẽ được sử dụng khi tính
toán trong danh sách bên dưới.
Lưu ý
- Nếu có hàm subtotal khác lồng đặt tại các đối số ref1, ref2,…
thì các hàm lồng này sẽ bị bỏ qua không được tính nhằm tránh
trường hợp tính toán 2 lần.

- Đối số function_num nếu từ 1 đến 11 thì hàm SUBTOTAL
tính toán bao gồm cả các giá trị ẩn trong tập số liệu (hàng ẩn).
Đối số function_num nếu từ 101 đến 111 thì hàm SUBTOTAL
chỉ tính toán cho các giá trị không ẩn trong tập số liệu (bỏ qua
các giá trị ẩn).
- Hàm SUBTOTAL sẽ bỏ qua không tính toán tất cả các hàng bị
ẩn bởi lệnh Filter (Auto Filter) không phụ thuộc vào đối số
function_num được dùng.
- Hàm SUBTOTAL được thiết kế để tính toán cho các cột số
liệu theo chiều dọc, nó không được thiết kế để tính theo chiều
ngang.
- Hàm này chỉ tính toán cho dữ liệu 2-D do vậy nếu dữ liệu tham
chiếu dạng 3-D (Ví dụ về tham chiếu 3-D:
=SUM(Sheet2:Sheet13!B5) thì hàm SUBTOTAL báo lỗi
#VALUE!. (Các loại tham chiếu xem bài sẽ đăng tiếp sau)
Hàm SUMIF trong Excel kế toán
1. Công dụng của hàm SUMIF trong Excel kế toán:

- Kết chuyển các bút toán cuối kỳ
- Tổng hợp số liệu từ NKC lên Phát sinh Nợ Phát sinh Có trên
Bảng cân đối số phát sinh tháng và năm
- Tổng hợp số liệu từ PNK, PXK lên “ Bảng NHập Xuất Tồn “
- Tổng hợp số liệu từ NKC lên cột PS Nợ, PS Có của “ Bảng
tổng hợp phải thu, phải trả khách hàng”
Và cá bảng tính có liên quan..
2. Tác dụng hàm SUmif: Hàm sumif là hàm tính tổng theo điều
kiện:
- Dãy ô điều kiện: Là dãy ô chưa điều kiện cần tính. Cụ thể
trong bài: Là dãy ô chứa tài khoản trong cột TK Nợ/TK Có trên
NKC, hoặc dãy ô chứa mã hàng trên Phiếu nhập kho, Xuất kho
…vv
- Điều kiện cần tính: Phải có “ Tên “ trong dãy ô điều kiện. CỤ
thể trong bài : Là Tài khoản cần tính trên NKC hoặc mã hàng
trên kho ( bảng Nhập Xuất Tồn ) hoặc TK cần tổng hợp trên
bảng Cân đối phát sinh…. ( Điều kiện cần tính chỉ là một ô )
- Dãy ô tính tổng: Là dãy ô chưa giá trị trong cột phát sinh Npj
hoặc phát sinh Có trên NKC, hoặc dãy ô chứa giá trị trong cột số

lượng hoặc thành tiền trên kho ( trên phiếu NK, XK ). Dãy ô
tính tổng và dãy ô điều kiện phải tương ứng nhau, tức điểm đầu
và điểm cuối phải tương ứng nhau.
- Hướng dẫn khi muốn tuyệt đối dòng hoặc cột ( việc tuyệt đối
dòng hoặc cột là tuỳ vào từng trường hợp ):
Bấn F4 ( 1 lần ): Để có gái trị tuyệt đối ( tuyệt đối được hiểu là
cố định cột và cố định dòng – ( $cột$dòng); Ví dụ: $E$12 – tức
là cố định cột E và cố định dòng 12
Bấm F4 ( 2lần): Để có giá trị tương đối cột và tuyệt đối dòng –
được hiểu là cố định dòng thay đổi cột – (cột$dòng) ; Ví dụ:
E$12 – tức là cố định Dòng 12, không cố định cột E
Bấm F4( 3lần): Để có giá trị tương đối dòng và tuyệt đối cột –
được hiểu là cố định cột thay đổi dòng – ($cột dòng) ; Ví dụ:
$E12 – tức là cố định Cột E, không cố định dòng 12.
Lưu ý: Với các bút toán kết chuyển cuối kỳ thì điều kiện cần
tính có thể bấm trực tiếp vào ô chứa nó hoặc gõ trực tiếp tài
khoản cần kết chuyển vào công thức.
II- Các bước , quy trình lập BCTC trên pm excel
Bước 1 . Khai báo và nhập số dư đầu năm:

– Những DN đã và đang hoạt động thì đầu năm các bạn phải
chuyển số dư cuối năm trước sang đầu năm nay, cụ thể như sau:
– Vào số dư đầu kỳ “Bảng cân đối phát sinh tháng”
– Vào số dư dầu kỳ các Sổ chi tiết tài khoản 142, 242, 211, 131,
– Vào Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, và các Sổ khác (nếu có)
– Chuyển lãi ( lỗ ) năm nay về năm trước ( Căn cứ vào số dư
đầu kỳ TK 4212 trên Bảng CĐTK để chuyển ). Việc thực hiện
này được định khoản trên Nhật ký chung và chỉ thực hiện 1 lần
trong năm, vào thời điểm đầu năm.
Bước 2. Nhập các nghiệp vụ phát sinh :
– Hiện nay đa phần Doanh Nghiệp lựa chọn ghi sổ theo hình
thức Nhật ký Chung, nên tôi xin hướng dẫn cách ghi sổ nhật ký
chung trên Excel.
Chú ý: Trong quá trình hạch toán ghi sổ bạn phải làm theo
nguyên tắc đó là: Đồng nhất về tài khoản và đồng nhất về mã
hàng hóa.
TH 1. Khi mua hàng:
+. Khi có phát sinh thêm Khách hàng hoặc nhà cung cấp mới:
– Thì các bạn khai báo chi tiết đối tượng KH hoặc NCC mới bên
bảng Danh mục tài khoản và đặt mã Tài khoản ( Mã khách
hàng) cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên NKC
theo mã TK mới khai báo.
VD: Phải thu của Công ty Quang Thành ( là khách hàng mơi ):

Bước 1 : Sang DMTK khai chi tiết khách hàng
– Công ty A với mã Khách hàng là: 1311 ( Khai báo phía dưới
Tk 131 ) ( Việc khai báo mã TK như thế nào là tuỳ vào yêu cầu
quản trị của bạn )
Bước 2 : Hạch toán bên NKC theo mã TK ( Mã KH ) đã khai
báo cho Công ty A là 1311
– Nếu không phát sinh Khách hàng mới thì khi gặp các nghiệp
vụ liên quan đến TK 131 và TK 331, ta quay lại Danh mục TK
để lấy Mã Khách hàng đã có và định khoản trên NKC.
+. Trường hợp phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ (tức
liên quan đến TK 142, 242, 214 )
– Sau khi định khoản trên NKC phải sang bảng phân bổ 142,
242, 214 để khai báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản này vào
bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu
hao trong kỳ.
Nếu bạn có bất cứ thắc mắc gì có thể nhắn tin cho tôi qua
trang web ketoanxaydung.net hoặc các bạn có thể nt qua zalo và
facebook số 0901686262
TH 2. Khi mua hàng hóa , NVL

Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt
hàng mua vào
- Chỉ hạch toán chung vào TK 156 – 152 tổng số tiền ở dòng “
Cồng tiền hàng “ trên hoá đơn mua vào
Bước 2: Đồng thời về Phiếu nhập kho, khia báo chi tiết từng mặt
hàng mua theo hoá đơn vào phiếu nhập kho:
– Nếu mặt hàng mua vào đã có tên trong Danh mục hàng háo thì
quay vê DM hàng hoá để lấy Mã hàng, tên hàng cho hàng hoá
đó và thực hiện kê nhập
– Nếu mặt hàng mùa vào là hàng mới thì phải đặt Mã hàng cho
từng mặt hàng trên DMHH sau đó thực hiện kê nhập trên PNK
theo mã hàng đã khai báo
Bước 3: Nếu phát sinh chi phí ( vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…)
cho việc mua hàng - Thì Đơn giá nhập kho là đơn giá đã bao
gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí mau hàng cho từng
mặt hàng như sau: ( Có thể lập bảng tính riêng cho việc phân bổ
chi phí) chúng ta vào bảng nhập kho để phân bổ chi phí
Chi phí
của NVL
=
Tổng chi phí
X
số lượng ( hoặc
thành tiền) NVLTổng số lượng ( hoặc tổng
thành tiền Của lô hàng )

Chi phí đơn vị NVL =
Tổng chi phí của NVL
Tổng số lượng của NVL
Đơn giá nhập
kho NVL
=
Đơn giá mua
của NVL
+
Chi phí đơn vị Của
NVL
TH 3 - Khi bán hàng hóa:
Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi iết từng mặt
hàng bán ra
- Chỉ hạch toán chung vào TK 5112 tổng số tiền ở dòng” CỘng
tiền hàng “ trên hoá đơn bán ra.
Bước 2: Đồng thời về Phiếu Xuất kho, khai báo chi tiết từng mặt
hàng bán ra theo Hoá đơn vào Phiếu XK. ( đối với nghiệm thu
công tình thi không cần bước này )
– Để lấy được Mã hàng xuất kho, ta quay về Danh mục hàng
hoá để lấy.
– Không hạch toán bút toán Giá vốn hàng bán: Vì CÔng ty áp
dụng phương pháp tính gái xuất kho là phương pháp “ Bình
quân cuối kỳ “ , nên cuối tháng mới thực hiện bút toán này để
tập hợp giá vốn hàng bán trong kỳ.
Chú ý:
– Khi vào bảng kê xuất kho thì chỉ vào số lượng, chưa có đơn gá
xuất kho vì đơn giá cuối kỳ mới tính được bên Bảng Nhập Xuất

Tồn kho
– Khi tính được Đơn giá bên bảng Nhập – Xuất – Tồn thì sử
dụng hàm VLOOKUP tìm đơn giá xuất kho từ bảng Nhập –
Xuất – Tồn về PXK.
TH 4 - Khi cần nhập kho hoặc xuất kho:
– Các bạn vào phiếu nhập kho, xuất kho
– Khi vào bảng kê xuất kho thì chỉ vào số lượng, chưa có đơn gá
xuất kho vì đơn giá cuối kỳ mới tính được bên Bảng Nhập Xuất
Tồn kho
– Khi tính được Đơn giá bên bảng Nhập – Xuất – Tồn thì sử
dụng hàm VLOOKUP tìm đơn giá xuất kho từ bảng Nhập –
Xuất – Tồn về PXK
Bước 3. Bút toán kết chuyển cuối tháng/quý
Bước 3.1: Các bút toán kết chuyển cuối kỳ kế toán
– Thực hiện các bút toán kết chuyển cuối tháng như: Kết chuyển
tiền lương, trích khấu hao TSCĐ, phân bổ chi phí, kết chuyển
thuế, kết chuyển doanh thu, chi phí…
1. Hạch toán các bút toán về tiền lương cuối tháng ( căn cứ vào
bảng lương)
+ Tính tiền lương phải trả CBCNV
Nợ TK 6421 Tổng lương của bộ phận bán hàng
Nợ TK 6422 Tổng lương của bộ phận quản lý
Có TK 334 Tổng lương phải trả cho CNV
+ Trích BHXH, BHYT, BHTN trong kỳ - tính vào chi
phí ( Trích BHTN với điều kiện doanh nghiệp có trên 10
lao động )

· Bộ phận bán hàng:
Nợ TK 6421 Tổng số trích cho bộ phận bán
hàng
Có TK 3383 Lương CB x 18%
Có TK 3389 Lương CN x 1%
· Bộ phận quản lý doanh nghiệp:
Nợ TK 6422 Tổng số trích cho bộ phận quản lý
+ Trích BHXH, BHYT, BHTN trong kỳ - tính vào lương
của cán bộ công nhân viên
Nợ TK 334 Tổng số trích cho bộ phận quản
lý
Có TK 3384 Lương CB x 1,5%
+ Tính thuế TNCN phải nộp ( nếu có)
Nợ TK 334 Tổng số thuế TNCN khấu trừ
Nợ TK 3335
+ Thanh toán lương cho CBCNV:
Nợ TK 334 Tổng tiền thnh toán cho CNV, sua khi đã
trừ đi các khoản giảm trừ
Có TK 1111 hoặc 1121
+ Thanh toán tiền bảo hiểm:
Nợ TK 3383 Số tiền đã trích BHXH
Nợ TK 3384 Số tiền đã trích BHYT
Nợ TK 3389 Số tiền đã trích BHTN
Có TK 1111 hoặc 1121 Tổng phải thanh toán
2. Trích khấu hao tài sản cố định:

Nợ TK 6421 Số khấu hao kỳ này của bộ phận bán
hàng
Nợ TK 6422 Số khấu hao kỳ này của bộ phận quản
lý
Có TK 2141 Tổng khấu hao đã trích trong kỳ
3. Phân bổ chi phí trả trướng dài hạn, ngắn hạn ( nếu có)
Nợ TK 6421 Số chi phí ngắn hạn/ dài hạn phân bổ kỳ này
cho bộ phận bán hàng
Nợ TK 6422 Số chi phí ngắn hạn/ dài hạn phân bổ kỳ này
cho bộ phận quản lý
Có TK 142, 242 Tổng số đã phân bổ trong kỳ
4. Kết chuyển thuế GTGT:
Là việc tính ra số thuế phải nộp hay còn được khấu trừ.
Kế toán thực hiện 1 bút toán kết chuyển chung như sau:
Nợ TK 3331
Có TK 1331 Số tiền là số nhỏ nhất của
1 trong 2 tài khoản
Giải thích: Khi kết chuyển theo số nhỏ, là số nhỏ nhất của 1
trong 2 TK 133 hoặc 3331, thì số tiền này sẽ bị triệt tiêu và có
được kết quả còn lại của 1 trong 2 tài khoản, khi đó sẽ biết được
phải nộp hay được khấu trừ:
+ Nếu số nhỏ nhất là số tiền của TK 133 thì TK 3331 sẽ còn số
dư và phải nôp
+ Nếu số nhỏ nhất là số tiền của TK 3331 thì TK 133 sẽ còn số
dư và còn được khấu trừ
+ Để biết được số tiền nhỏ nhât là của tài khoản nào thì phải
thực hiện lcọ trên NKC và kiểm tra số tiền phát sinh của TK
1331, 1332 và 3331 tiếp sau là kiểm tra số dư đầu kỳ của các TK
đó
Cách xác định số tiền từng tài khoản để biết được số nhỏ
nhất như sau:

+ Tổng TK 133 = Số dư đầu kỳ ( nếu có) - Tổng phát sinh Có
133 ( Lưu ý: Trong TK 133 có TK 1331 và 1332 )
+ Tổng TK 3331 = Tổng Phát sinh Có 3331 – Tổng Phát sinh
Nợ 3331
Cụ thể từng trường hợp như sau:
a. Trường hợp 1:
Số dư ĐK + Số PS Nợ - Số PS Có > Số PS
Có - Số PS Nợ
TK 1331 TK 1331 TK 1331 TK
3331 TK 3331
Thì số tiền thuế GTGT nhỏ nhất được kết chuyển là số tiền thuế
của TK 3331
Bút toán và công thức tính ra số thuế của TK 3331:
Nợ TK 3331 = Sumif Có TK 3331 – Sumif Nợ TK 3331
Có TK 1331
b. Trường hợp 2:
Số dư ĐK + Số PS Nợ - Số PS Có < Số PS
Có - Số PS Nợ
TK 1331 TK 1331 TK 1331 TK
1331 TK 3331
b1 : Nếu sau khi cộng thêm số tiền của TK 1332 mà làm
cho tổng số tiền cảu TK 1331 + TK 1332 lớn hơn TK 3331:
Thì số tiền thuế GTGT nhỏ nhất được kết chuyển là số
tiền thuế của TK 3331.
Bút toán thực hiện trong trường hợp này:
Nợ TK 3331 = Sumif Có TK 3331 – Sumif Nợ
TK 3331
Có TK 1331 = Sumif Nợ TK 1331 – Sumif
Có TK 1331 + Dư ĐK TK 1331
Có TK 1332 = Kết quả của TK 3331 – Kết
quả của TK 1331

b2: Nếu sau khi cộng thêm số tiền của TK 1332 mà làm cho
tổng số tiền của TK 1331 + TK 1332 nhỏ hơn TK 3331:
Thì số tiền thuế GTGT nhỏ nhất được kết chuyển là tổng số
tiền thuế của TK 1331 + TK 1332.
Bút toán thực hiện trong trường hợp này :
Nợ TK 3331 = Tổng cộng TK 1331 + TK
1332
Có TK 1331 = Sumif Nợ TK 1331 – Sumif
Có TK 1331 + Dư ĐK TK 1331
Có TK 1332 = Sumif Nợ TK 1332 – Sunif Có
TK 1332 + Dư ĐK TK 1332
Chú ý: Phải đối chiếu với tờ khai thuế tháng khớp với số dư
TK 133 hoặc TK 3331 trên bảng Cân Đối phát sinh tháng.
5. Tập hợp giá vốn hàng bán: ( Chú ý: Khi hạch toán đến bút
toán này. Kế toán phải tổng hợp được bảng “ Nhật xuất tồn kho”
cuối kỳ và tìm được được đơn giá xuất kho về Phiếu xuất kho).
Nợ TK 632
Có TK 156 = Dòng tổng cộng của Cột thành tiền giá
vốn xuất kho trên PXK.
6. Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu ( nếu có):
Nợ TK 5111
Có TK 521 = Sumif Nợ TK 521
7. Kết chuyển doanh thu thuần trong kỳ:
Nợ TK 5111
Có TK 911 = Sumif Có TK 5111 – Sumif Nợ TK 5111
8. Kết chuyển Doanh thu hoạt động tài chính ( nếu có ) trong
kỳ:
Nợ TK 515
Có TK 911 = Sumif Có TK 515
9 .Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính( nếu có ) trong kỳ;
Nợ TK 911

10. Kết chuyển giá vốn hàng xuất bán trong kỳ:
Nợ TK 911
Có TK 632 = Sumif Nợ TK 632 – Sumif Có
TK 632
11. Kết chuyển chi phí bán hàng trong kỳ:
Nợ TK 911
TK 6421
12. Kết chuyển chi phí quản lý trong kỳ:
Nợ TK 911
TK 6422
13. Kết chuyển thu nhập khác ( nếu có) trong kỳ:
Nợ TK 711
Có TK 911 = Sumif Có TK 711
14. Kết chuyển chi phí khác( nếu có ) trong kỳ:
Nợ TK 911
15. Tạm tính thuế TNDN phải nộp trong quý ( nếu có lãi )
Nợ TK 821
Có TK 333 = ( Sumif Có TK 911 – Sumif Nợ TK
911 ) x % thuế suất.
Công thức trên áp dụng trong trường hợp tập hợp Doanh thu,
chi phí theo quý. Trường hợp nếu tâp hợp Doanh thu, Chi phí
theo tháng thì thu nhập tính thuế phải căn cứ vào Lãi ( lỗ ) trước
thuế của tháng cuối quý và lãi ( lỗ ) trước thuế của số dư đầu
tháng cuối quý . ( Chú ý được chuyển lỗ )
16. Kết chuyển chi phí thuế TNDN ( nếu có) trong kỳ ( Chỉ
thực hiện ở cuối năm tài chính)

Nợ TK 911
17. Kết chuyển lãi ( lỗ) trong kỳ:
+ Nếu lãi:
Nợ TK 911
Có TK 4212 = Sumif Có TK 911 – Sumif
Nợ TK 911
+ Nếu lỗ:
Nợ TK 4212
Có TK 911 = - ( Sumif Có TK 911 – Sumif
Nợ TK 911 )
Bước 3.2. Lập các bảng biểu tháng:
– Lập bảng tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho.
– Lập bảng Phân bổ Chi phí trả trước ngắn hạn, dài hạn, khấu
hao TSCĐ.
– Lập bảng cân đối phát sinh tháng.
Bước 4. Kiểm tra số liệu trên Bảng cân đối phát sinh.
– Trên CĐPS thì tổng phát sinh bên Nợ phải bằng tổng phát sinh
bên Có
– Tổng PS Nợ trên CĐPS bằng tổng PS Nợ trên NKC
– Tổng PS Có trên CĐPS bằng Tổng PS Có trên NKC
– Các tài khoản loại 1 và loại 2 không có số dư bên Có. Trừ một

số tài khoản như 159, 131, 214,..
– Các tài khoản loại 3 và loại 4 không có số dư bên Nợ, trừ một
số tài khoản như 331, 3331, 421,..
– Các tài khoản loại 5 đến loại 9 cuối kỳ không có số dư.
– TK 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng,
– TK 133, 3331 phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai thuế
– TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bacó cáo NXT kho
– TK 142, 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ
142, 242
– TK 211 , 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu
hao 211
Bước 5. Lập các bảng biểu cuối kỳ
Bước 5.1. Lập bảng Tổng hợp phải thu khách hàng- TK 131:
–Dùng VLOOKUP tìm DMTK về
– Cột tên khách hàng IF và VLOOKUP
– Dư Nợ và Dư có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm ở CĐPS
tháng về.
– Cột Dư NỢ đầu kỳ: = VLOOKUP của CĐPS kỳ trc
– Cột Dư Có đầu kỳ: = VLOOKUP của CĐPS kỳ trc
– Cột số phát sinh Nợ và phát sinh Có, sử dụng hàm SUMIF tập
hợp từ NKC về.
– Cột số phát sinh Nợ = SUMIF trên NKC
– Cột số phát sinh Có = SUMIF trên NKC
– Cột dư Nợ và dư Có cuối kỳ, dùng hàm Max
– Cột dư Nợ cuối kỳ: = MAX ( Dư nợ Đk + PS nợ - Dư có ĐK
–PS có,0)

– Cột dư Có cuối kỳ: = MAX( Dư có ĐK + PS có – Dư nợ ĐK
– Ps nợ,0)
Bước 5.2. Lập Bảng tổng hợp Phải trả khách hàng – 331
Cách làm tương tự như bảng tổng hợp TK 131
Bước 5.3. Lập sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng;
– Riêng sổ quỹ tiền mặt và sổ Tiền gửi ngân hàng chúng ta
không thể chuyển sổ trên NKC mà phải tính riêng 2 sổ này, vì 2
loại sổ này có mẫu sổ khác so với các sổ chi tiết TK, sổ tổng hợp
TK khác
+. Cách lập sổ Quỹ tiền mặt: ( Dữ liệu lấy từ sổ Nhật Ký Chung)
– Cách lập công thức cho từng cột như sau: Trên sổ quỹ tiền
TM, xây dựng thêm 3 ô: Tháng báo cáo; Tài khoản báo cáo ( là
TK 1111); Nối tháng và TK cáo cáo.
– Ô nối tháng và TK báo cáo = K6&”;”&L6 ( dùng tính số dư
dầu kỳ theo từng tháng)
– Cột ngày tháng: = dùng hàm IF trên nhật ký chung
– Cột Diễn giải: = dùng hàm IF trên nhật ký chung
– Cột Tài khoản đối ứng: = dùng hàm IF trên nhật ký chung
– Cột thu: = dùng hàm IF trên nhật ký chung
– Cột Chi: = dùng hàm IF trên nhật ký chung
– Cột số phiếu thu: ="PT"&" "&IF(G14<=0,"
",COUNTIF($G$14:G14,">0"))
– Cột số phiếu chi: ="PC"&"
"&IF(H14<=0,"",COUNTIF($H$14:H14,">0"))
– Dòng số dư dầu kkỳ dùng hàm SUMIF lấy trên bảng CDPS
chi tiết của từng tháng.

Để tính được số dư đầu kỳ của từng tháng trên Sổ quỹ TM thì ta
phải xây dựng bên phải bảng “Cân đối phát sinh tháng” của các
tháng thêm 2 cột:
– Cột BC: Gõ số tháng tại dòng tương ứng với TK 111 của Bảng
CĐPS và coppy cho những dòng tiếp theo của tháng đó ( làm
cho tất cả các tháng).
– Cột “ Nối tháng và TK báo cáo” : =I9&”;”&A9 ( Là dãy điều
kiện cho hàm SUMIF)
Sau đó dùng hàm SUMIF để tính ra số dư đầu kỳ trên sổ Quỹ
TM;
= dùng hàm SUMIF trên bảng CĐPS
– Cột tồn tiền cuối ngày dùng hàm Subtotal:
Cú pháp hàm: = $J$9+Subtotal(9,E$11:E11)-
Subtotal(9,H$11:H11)
– Dòng cộng số phát sinh : Dùng hàm subtotal
– Dòng số dư cuối kỳ: Dùng công thức đơn giản như sau:
Dư cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Tổng thu – Tổng chi.
( Sổ quỹ TM được lập cho cả kỳ kế toán, Bạn muốn xem tháng
nào thì lọc tháng đó lên, Cụ thể có ở phần in sổ)
Bước 5.4.Lập sổ tiền gửi ngân hàng:
– Cách làm tương tự như sổ quỹ tiền mặt. Nhưng cột số hiệu và
Ngày tháng chứng từ thì công thức tương tự như cột Ngày tháng
ghi sổ.
Bước 5.5. Lập bảng Cân đối phát sinh năm:
– Có 2 dạng bảng cân đối phát sinh năm:

+/ Dạng bảng chi tiết: thì lập tương tự như Cân dối phát sinh
tháng, với danh mục tài khoản là danh mục chi tiết, số liệu tập
hợp từ NKC của cả năm.
+/ Dạng bảng tổng hợp:
– Bảng này là bảng tổng hợp, nên được lập cho tài khoản cấp 1 (
trừ 333)
– Số liệu được tập hợp từ NKC của cả năm
Cách làm:
– Trên Nhật Ký chung. Xây dựng thêm cột TK cấp 1.
– Sử dụng hàm LEFT cho cột TK cấp 1 để láy về TK cấp 1 từ
Cột TK Nợ/ TK Có trên NKC.
– Cột mã TK, tên TK: Dùng hàm VLOOKUP hoặc Coppy từ
DMTK về, sau đó xoá hết TK chi itết( trừ các TK chi tiết của
TK 333 )
– Cột dư Nợ và dư Có đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm ở
CĐPS tháng 1 về ( phần dư đầu kỳ)
– Cột phát sinh Nợ, Phát sinh có: Dùng SUMIF tổng hợp ở nhật
ký chung về ( dãy ô điều kiện vẫn là cột TK Nợ/TK có )
– Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ: Dùng hàm MAX
– Dòng tổng cộng dùng hàm SUBTOTAL (Lưu ý: Sử dụng hàm
SUBTOTAL cho TK 333)
Bước 5.6. Cách lập báo cáo tài chính cuối năm:
a. Bảng cân đối kế toán ( Bảng này lập theo thời điểm – 31/12/N
,)
( Để bảng cân đối kế toán đúng thì Tổng Tài Sản phải bằng tổng
Nguồn Vốn)

Cách làm:
– Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của “ Bảng Cân
Đối Kế toán “ Năm trước.
– Cột số năm nay: Chuyển số liệu của các TK từ loại 1 đến loại
4 ( phần số dư cuối kỳ ) trên bảng CĐPS năm và ghép vào từng
chỉ tiêu tương ứng trên Bảng CĐKT. Ví dụ : Chỉ tiêu [110]- “
Tiền và các khoản tương đương tiền “ bằng (=) Số dư Nợ cuối
kỳ của các tài khoản 111 + TK 112 + TK 121 ( đối với các
khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn dưới 3 tháng ).
– Riêng đối với các chỉ têu liên quan đến khách hàng và nhà
cung cấp ( người bán ) thì căn cứ vào Bảng Tổng Hợp TK 131,
331
b. Bảng báo cáo kết quả kinh doanh (Bảng này lập cho thời kỳ-
là tập hợp kết quả kinh doanh của một kỳ, thời kỳ ở đây có thể là
tháng, quý Năm tuỳ theo mục đích quản trị của Doanh Nghiệp
và là năm đối với cơ quan thuế )
Cách làm:
– Cột số năm trước: Căn cứ vào cột ngăm ngay của “ Báo cáo
kết quả kinh doanh “ năm ttrước
– Cột số năm nay : CHuyển số liệu từ Bảng CĐPS năm của các
TK từ loại 5 đến loại 8 ( phần số phát sinh ) và ghép vào từng
chỉ tiêu tương ứng trên Báo cáo KQKD.

Ví dụ: Chỉ tiêu [01] – “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch
vụ “ bằng (= ) Tổng số phát sinh Tk 511 trên bảng CĐPS năm.
c. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ ( Thể hiện dòng ra và dòng vào
của tiền trong Doanh Nghiệp , để BCLCTT đúng thì chỉ tiêu ( 70
) trên LCTT phải bằng chỉ tiêu ( 110 ) trên bảng CĐKT )
Cách làm:
– Cột số năm trước: Căn cứ vào Cột năm nay của “ Báo cáo lưu
chuyển tiền tệ “ năm trước.
– Cột Số năm nay : Căn cứ vào sổ Quỹ tiền mặt và Tiền gửi
Ngân hàng, hoặc căn cứ vào số phát sinh TK tiền mặt, TK tiền
gửi ngân hàgn trên NKC.
Nếu căn cứ vào Sổ Quỹ Tiền Mặt và Tiền gửi Ngân hàng :
– Trên sổ quỹ TM, tính tổng số phát sinh của cả kỳ kế toán tại
cột thu, chi bằng hàm subtotal
– Đặt lọc cho Sổ quỹ TM ( lưu ý không lọc cácc chỉ tiêu đè có
định )
– Trên cột TK đối ứng lọc lần lượt từng TK đối ứng vừa lọc và
bên cột Diễn giải sẽ xuất hiện nội dung của nghiệp vụ. Nội dung
này tương ứng với từng chỉ tiêu nào trên “ BC lưu chuyển tiền tệ
“ thì mang số tiền tổng cộng về đúng chỉ tiêu đó trên “ BC lưu
chuyển tiền tệ “. Nếu có nhiều nội dung chung cho một chỉ tiêu
thì thực hiện cộng nối tiếp vào sổ đã có. Nếu nội dung lọc lên
màk hông biết đưa vào chỉ tiêu nào thì đưa vào thu khác hoặc
chi khác.
( Thực hiện tương tự như sổ ngân hàng )

Nếu căn cứ từ Nhật Ký Chung:
– TÍnh tổng cộng phát sinh của cả kỳ kế toán trên NKC bằng
hàm subtotal
– Đặt lọc cho sổ NKC ( Lưu ý : không lọc các tiêu đề cố định )
– Trên NKC, ở Cột TK nợ/ TK Có các bạn lọc lên TK Tiền Mặt,
sau đó lọc tiếp lần lượt từng TK đối ứng bên Cột TK đối ứng.
Khi Đó hàm subtotal sẽ tính tổng số tiền của TK đối ứng vừa lọc
và bên cột Diễn giải sẽ xuất hiện nội dung của nghiệp vụ.. ( Làm
tương tự các phần tiếp theo như khi căn cứ vào sổ Quỹ tiền mặt )
d. Thuyết minh báo cáo tài chính :
– Là báo cáo giải thích thêm cho các biểu: bảng CĐKT, báo cáo
KQKD, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Các bạn căn cứ vào Bảng
Cân Đối Kế Toán, Báo cáo KQKD, Báo cáo LCTT, Bảng cân
đối số phát sinh năm, Bảng trích Khấu hao TSCĐ ( trường hợp
thuyết minh cho phần TSCĐ) và các sổ sách liên quan để lập

Hướng dẫn quy trình lập báo cáo tài chính trên phần mềm excel

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (19)

Semelhante a Hướng dẫn quy trình lập báo cáo tài chính trên phần mềm excel

Semelhante a Hướng dẫn quy trình lập báo cáo tài chính trên phần mềm excel (20)

Mais de Kiến Trúc KISATO

Mais de Kiến Trúc KISATO (20)

Último

Último (20)

Hướng dẫn quy trình lập báo cáo tài chính trên phần mềm excel