Gestão do Tempo e Organização do Trabalho

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Gestão do Tempo e Organização do Trabalho

  1. 1. Pedro Gestão do Tempo e Organização do Trabalho
  2. 2. Tempo: O que é? Chuva de
  3. 3. Temp o • Significa a duração sucessiva de qualquer fenómeno ou acontecimento; • Sucessão de dias, horas, momentos.
  4. 4. Temp o • Atividade – Fazer o cronograma de um dia na vossa vida.
  5. 5. Temp o • Refazer o cronograma desse dia tendo em conta: • Têm que ir ao supermercado, finanças, segurança social e almoçar com um amigo de longa data.
  6. 6. Temp o • Dimensão monetária • O valor/custo do tempo de trabalho de um colaborador
  7. 7. Temp o • Imaginem uma profissão que gostariam de desempenhar no futuro.
  8. 8. Temp o • O vosso patrão pergunta quanto acham que devem ganhar à hora. Qual a vossa resposta?
  9. 9. Temp o • Fazemos primeiro o que gostamos, e só depois o que não gostamos.
  10. 10. Temp o • Entre uma tarefa que exige menos tempo e uma que exige mais tempo qual escolhem primeiro?
  11. 11. Temp o • Fazemos o que exige menos tempo antes do que exige mais tempo.
  12. 12. Temp o • Se tiverem de fazer duas tarefas, sendo que uma é mais fácil, qual fazem primeiro?
  13. 13. Temp o • Fazemos antes o que é mais fácil, e depois o que é mais difícil
  14. 14. Temp o • Esperamos que o prazo se aproxime do fim para executarmos determinada tarefa.
  15. 15. Lei de Pareto ou Lei dos 20/80 • O essencial leva pouco tempo (20%) • O acessório leva muito tempo (80%). • Devemos concentrar-nos no essencial. • 80% dos resultados obtêm-se com 20% de esforço.
  16. 16. Lei de Pareto ou Lei dos 20/80
  17. 17. Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho • Todo o trabalho interrompido será menos eficaz e levará mais tempo do que se for executado de modo contínuo. • Evitar Interrupções!
  18. 18. Lei das Sequências Homogéneas de Trabalho • Evitar o Multitasking!
  19. 19. Lei de Parkinson • Muitas pessoas investem esforço num trabalho em função do tempo disponível (e não do que é necessário) • Devemos pensar em função do tempo necessário e não em função do tempo disponível.
  20. 20. Lei da Contra Produtividade • Para além de um certo limite horário, a produtividade do tempo investido decresce e torna-se negativa. • Princípio do equilíbrio: temos de saber quando parar.
  21. 21. Lei dos Ritmos Biológicos • Cada ser humano é atravessado por múltiplos ritmos biológicos. • Depende do nosso ritmo a distribuição que fazemos do tempo ao longo do dia.
  22. 22. Tempo Produtivo e Tempo Improdutivo • Façam uma lista de 3 exemplos de tarefas/atividades que vocês fazem e que consideram ser produtivas/improdutivas (3 de cada).
  23. 23. Eficaz VS Eficiente • Qual é a diferença?
  24. 24. Eficaz VS Eficiente • Ser eficaz é: conseguir os resultados pretendidos num determinado tempo • Ser eficiente é: conseguir os resultados com a máxima qualidade, com o mínimo de energia e com uma duração ótima
  25. 25. Eficiente • O objetivo é esforçarmo-nos por conseguir: • O melhor possível – Qualidade • O mais possível – Quantidade • O mínimo de energia – Economia de movimentos • O melhor tempo – Economia de tempo
  26. 26. Reparem na seguinte história: • Um consultor, especialista em « Gestão do Tempo », quis surpreender a plateia durante uma conferência. Tirou de baixo da mesa um frasco grande, de boca larga. Colocou-o sobre a mesa, ao lado de uma pilha de pedras do tamanho de um punho e perguntou:
  27. 27. • Quantas pedras vocês acham que cabem neste frasco? • Após algumas conjeturas dos presentes, o consultor começou a colocar as pedras, até encher o frasco.
  28. 28. • Perguntou então: « -Está cheio? » • Todos olharam para o frasco e disseram que sim. Em seguida, ele tirou um saco com pedrinhas bem pequenas de baixo da mesa. Colocou parte das pedrinhas dentro do frasco e agitou-o. As pedrinhas penetraram pelos espaços encontrados pelas pedras grandes.
  29. 29. • O consultor sorriu, com ironia, e repetiu: • « -Está cheio? » • « - Não! » - exclamaram os ouvintes.
  30. 30. • « -Muito bem ! » - exclamou o consultor, pousando sobre a mesa um saco com areia, que começou a despejar no frasco. • A areia filtrava-se nos pequenos buracos deixados pelas pedras e pelas pedrinhas. • « -Está cheio? » - perguntou de novo. • Dessa vez os ouvintes duvidaram: • « -Talvez não… »
  31. 31. • Pegou, então, um jarro e começou a jogar água dentro do frasco, que absorvia a água, sem transbordar. Deu por encerrada a experiência e perguntou: • « - Bom, o que acabamos de demonstrar? »
  32. 32. • Um participante respondeu: • « - Que não importa o quão cheia está a nossa agenda, se quisermos, sempre conseguiremos fazer com que caibam outros compromissos. »
  33. 33. • « -Não! O que esta lição nos ensina é que, se não colocarmos as pedras grandes primeiro, nunca seremos capazes de colocá-las depois. • E quais são as pedras grandes nas nossa vidas? • São a família, amigos, projetos mais importantes, saúde etc.
  34. 34. Desperdiçadores de Tempo Escrevam três exemplos do que consideram ser desperdiçadores de tempo. Coisas que vos impedem de ser mais produtivos.
  35. 35. Desperdiçadores de Tempo A imposição de coisas urgentes. A falta de um plano diário com objetivos e prioridades.
  36. 36. Desperdiçadores de Tempo Demasiadas tarefas ao mesmo tempo e cálculo irrealista do tempo. Adiamento. Incapacidade de dizer “Não”.
  37. 37. Adiar Evite Adiamentos! Identifique as áreas em que faz adiamentos e atue de imediato, para reduzir o « pânico » e o stress!
  38. 38. Adiar Reparta os grandes projetos em sectores menores de modo a ocupar-se deles aos poucos de cada vez
  39. 39. Adiar Uma das ferramentas usadas para a divisão de grandes projetos é o Diagrama de Gantt
  40. 40. Exemplificar com um projeto vosso.
  41. 41. Comunicação e Assertividade
  42. 42. Comunicação e Assertividade Comunicação - do latim comunicare, que significa “pôr em comum”, partilhar, entrar em relação com. Processo de troca de informações, sentimentos, experiências, opiniões, etc., entre duas ou mais pessoas.
  43. 43. Comunicação e Assertividade Porque é que a Comunicação é tão importante para a Gestão do Tempo e Organização do Trabalho?
  44. 44. Comunicação e Assertividade A maior parte da nossa vida ativa é passada a receber e a enviar informação, isto é, a comunicar.
  45. 45. Comunicação e Assertividade Código Canal Contexto Recetor Feedback MensagemEmissor
  46. 46. Comunicação e Assertividade Emissor – Aquele que transmite a mensagem; Recetor – Aquele que recebe a mensagem; Mensagem – A informação que é transmitida; Código – Aquilo que permite que a mensagem seja transmitida, por exemplo, a linguagem; Canal – Espaço onde a mensagem é transmitida, por exemplo, telefone, computador, papel.
  47. 47. Tipos de Comunicação Comunicação verbal: a comunicação realizada através de símbolos (sonora – fala / visual – escrita) ou palavras. Exemplos: cartas, rádio, telefone, palestras, televisão, telemóvel, diálogo, etc.
  48. 48. Tipos de Comunicação Comunicação não-verbal As pessoas não se comunicam apenas por palavras. - expressão facial e corporal; - entoação da voz; - aparência; - gestos;
  49. 49. Comunicação Não-verbal O que podem significar as seguintes ações? Olhar no vazio; Arquear as sobrancelhas; Desviar os olhos quando o outro fala; Roer as unhas; Mexer no cabelo; Fechar os olhos durante um concerto de música.
  50. 50. Comunicação Não-verbal De uma forma não verbal, vamos tentar transmitir os seguintes sentimentos e ações
  51. 51. Comunicação Não-verbal De uma forma não verbal, vamos tentar transmitir os seguintes sentimentos e ações: • Medo • Nojo • Amizade • Alegria • Espanto/surpresa • Desilusão • Vaidade • Tristeza • Ansiedade • Maldade • Coragem /Força
  52. 52. Comunicação Não-verbal De uma forma não verbal, vamos tentar transmitir os seguintes sentimentos e ações: • Pedir atenção; • Comunicar cansaço; • Manifestar afeto; • Comunicar impaciência; • Exprimir inteligência; • Comunicar fome; • Comunicar que se está apaixonado; • Desprezo; • Vergonha; • Sono; • Arrogância.
  53. 53. Barreiras da Comunicação: O Ruído Exemplos: Emissor – Palavras mal pronunciadas ou pronunciadas num tom de voz demasiado baixo, perturbações de fala, falar com uma caneta na boca, etc. Recetor – Distração, deficiência ou incapacidade.
  54. 54. Barreiras da Comunicação: O Ruído Exemplos: Código – Utilização de línguas diferentes; Canal – Interferência radiofónica, papel sujo, barulho no meio envolvente, ligação da internet que cai; Contexto - Linguagem demasiado elaborada para um auditório com poucos estudos.
  55. 55. Tipos de Perfis Comunicacionais Passivo Agressivo Manipulativ a Assertiva
  56. 56. Questionário Assertividade
  57. 57. Grupo Muitas vezes a organização do trabalho está dependente do trabalho em grupo.
  58. 58. Grupo Vocês são um grupo? Porquê?
  59. 59. Grupo É um conjunto limitado de pessoas, unidos por objetivos e características comuns e que desenvolvem múltiplas interações entre si.
  60. 60. Grupo Um grupo é muito mais do que a simples soma dos elementos que o compõem. Ao pensamento individual sobrepõem-se a consciência coletiva. Há influência recíproca dos seus elementos.
  61. 61. Vantagens do Trabalho em Grupo • Maior rapidez e eficácia na concretização dos objetivos; • Enriquecimento das decisões; • Divisão de tarefas; • Criação de laços de amizade; • Segurança.
  62. 62. Objetivos SMART
  63. 63. Tarefa Importante vs Tarefa Urgente Qual a diferença entre uma tarefa importante e uma tarefa urgente?
  64. 64. Tarefa Importante vs Tarefa Urgente Tarefa importante: a que conta diretamente para os objetivos Tarefa urgente: a que tem um prazo de finalização imediato
  65. 65. Delegar Uma das melhores técnicas de Gestão do Tempo é saber delegar tarefas.
  66. 66. Conflitos Saber lidar com os conflitos é outra forma de conseguir uma melhor organização no trabalho.
  67. 67. Conflitos • Podemos evitá-lo; • Podemos enfrentar o conflito: – Ganhar - Perder – Perder - Perder – Ganhar - Ganhar
  68. 68. Organização do Trabalho Tendo em conta a seguinte imagem: O que é a Organização do Trabalho?
  69. 69. Organização Processo de estabelecer relações entre as pessoas e os recursos disponíveis tendo em vista os objetivos que a empresa como um todo se propõe atingir.
  70. 70. Organização Imaginem que era pedido ao vosso grupo para pintarem esta sala. De que forma organizavam o trabalho?
  71. 71. Organização do Trabalho • Decidir a maneira mais simples de fazer a tarefa, evitando complicações. • Decidir o modo mais barato de fazer a tarefa. • Optar pelo meio menos cansativo para quem vai realizar a tarefa. • Escolher um procedimento que seja mais rápido. • Conseguir obter a melhor qualidade e o resultado mais confiável. • Escolher a maneira menos perigosa de fazer a tarefa. • Optar por uma forma de trabalho que não prejudique o meio ambiente.
  72. 72. Organização Considerando o pedido para pintar a sala, reparamos que eventualmente alguns de vocês não poderiam dar o seu contributo porque não sabem/conseguem pintar.
  73. 73. Organização Temos que ter os recursos humanos devidamente preparados e qualificados. Temos que considerar as capacidades dos trabalhadores e as características físicas e técnicas a desempenhar.
  74. 74. Organização do Trabalho Devemos evitar a monotonia no trabalho – risco de alheamento. •Riscos cardiovasculares; •Hipertensão; •Depressão; •Descontentamento por parte dos trabalhadores; •Redução do desempenho, da satisfação e da realização, com efeitos sobre a produtividade.
  75. 75. Organização do Trabalho Que elementos podem fazer com que nos sintamos motivados ao realizar determinado trabalho?
  76. 76. Motivação no Trabalho Físicas (como as condições de trabalho); Segurança (relacionadas com o tipo de vínculo com a empresa); Relacionamento (através do estabelecimento de relações interpessoais); Realização (que passam não só pelo desempenho mas pelo alcance de objetivos); Responsabilidade (relacionadas com a liderança e a delegação de funções); Desenvolvimento (associadas à informação/formação); Reconhecimento (recompensas, salários e prémios).
  77. 77. Organização do Trabalho A organização do tempo de trabalho tem efeitos sobre a saúde. Pode afetar a qualidade de vida tanto na atividade profissional como nas relações extra laborais. A organização do trabalho deve ter em conta os horários, o trabalho noturno e por turnos, o pluriemprego, o ritmo excessivo, as horas extraordinárias excessivas, a programação dos ciclos de trabalho.
  78. 78. Carga Mental Encontrar um equilíbrio adequado entre as capacidades individuais e a exigência na realização da tarefa (quantidade de informação a tratar, natureza dessa informação, sua complexidade, ritmo de execução da tarefa, etc.)
  79. 79. Carga Mental Pressão pela falta de tempo; Realização de tarefas complexas; Tarefas que obriguem a uma carga emocional elevada.
  80. 80. Riscos para a Organização do TrabalhoMonotonia Autonomia Ritmo de trabalho A comunicação Participação Identificação com a tarefa O tipo de liderança Estabilidade de emprego Relações interpessoais A organização do trabalho A tecnologia O próprio indivíduo O grupo A cultura da empresa, O ambiente físico
  81. 81. Organização do Trabalho • Promover a Rotação de Tarefas; • Dar polivalência aos trabalhadores; • Combater a desmotivação e o absentismo.
  82. 82. Organização do Trabalho
  83. 83. Organização do Trabalho • Ficha nº2
  84. 84. Procrastinação É a arte de adiar. Evitamos tarefas que nos parecem ser entediantes, desagradáveis mas que sabemos que têm de ser feitas.
  85. 85. Procrastinação Se a tarefa arrasta-se no tempo, coloque-lhe uma deadline/data limite. Ofereça-lhe uma recompensa: “se terminar esta tarefa irei fazer…” Diga a outras pessoas que irá realizar determinada tarefa, isso poderá servir de incentivo. Trate dessas tarefas de manhã, quanto mais cedo se livrar delas melhor.
  86. 86. Algumas ferramentas para a Gestão do Tempo Ativar voicemail para aquelas alturas que não pode atender o telemóvel. Instruir as pessoas para lhe enviarem emails, terá mais tempo para responder com calma.
  87. 87. Algumas ferramentas para a Gestão do Tempo • Mantenha-se contactável através das redes sociais (mensagens), mas evite os chats, estes obrigam a interrupções constantes.
  88. 88. Algumas ferramentas para a Gestão do Tempo • Escolha uma tarefa para fazer; • Marque 25 minutos, trabalhe até terminar esse tempo. • Faça um descanso. • Após quatro períodos de 25 minutos faça um descanso maior.
  89. 89. Algumas ferramentas para a Gestão do Tempo • Em relação ao Correio Eletrónico: – Quantos emails costuma receber por dia? – Quantas vezes costuma ir ver o email? – Quanto tempo gasta em média a responder a emails?
  90. 90. Algumas ferramentas para a Gestão do Tempo • Inbox Zero!
  91. 91. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Produzir no Trabalho – Pedir/dar Feedback; – Trazer ideias novas; – Melhorar processos existentes; – Reduzir custos; – Melhorar a organização; – Focar nos clientes. Robbins, Stephen, P.. Comportamento Organizacional. Rio de Janeiro: LTC, 1999
  92. 92. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Simular uma reunião! – Brainstorming sobre o tema a discutir (dois temas/dois grupos).
  93. 93. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Simular uma reunião! – Definição de Papeis na reunião – restantes formandos avaliam. – Tempo de preparação 5minutos; – Tempo de reunião 15minutos.
  94. 94. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Reuniões (estratégias): – Fazer a reunião de pé; – Utilize um tempo fixo e cronometrado para cada pessoa falar. Ferris, Timothy – 4 Horas por Semana. 2010, Casa das Letras
  95. 95. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Ficha 3 Ferris, Timothy – 4 Horas por Semana. 2010, Casa das Letras
  96. 96. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Marie Curie
  97. 97. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Primeira mulher a ganhar um prémio nobel. E a única a ganhar em duas áreas diferentes.
  98. 98. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Foi a primeira a falar em radioatividade. • Descobriu o elemento químico Rádio, da família dos metais, que supostamente foi o que acabou por a matar.
  99. 99. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Marie conseguiu desenvolver o seu trabalho mesmo numa época em que poucos a levavam a sério.
  100. 100. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Teve que ignorar todos aqueles que a descredibilizavam por ser mulher. • O seu mote para não desistir e ignorar os outros era: “Seja menos curioso sobre as pessoas e mais curioso sobre as ideias - Em ciência, temos de estar interessados nas coisas, não nas pessoas.”
  101. 101. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Se pensarmos num local de trabalho hoje, não podemos evitar críticas nem rumores, mas podemos aprender a comunicar melhor, não tentar agradar a toda a gente e aprender a exigir respeito.
  102. 102. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Marie mantinha registos escritos de quase tudo na sua vida. • Documentava as coisas de tal forma que alguns dos seus documentos ainda hoje se mantêm relevantes.
  103. 103. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Os seus registos iam para além do trabalho, chegou a documentar o seu luto após a morte do marido, a saúde e educação dos filhos, assim como os seus assuntos pessoais.
  104. 104. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Nos momentos em que nos sentimos mais pressionados com trabalho etc., devemos escrever, “aliviando” assim a nossa carga mental.
  105. 105. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Outro dos seus motes era que as pessoas não se preocupam com que já fizemos no passado, elas querem saber o que fazemos no presente e quais são os planos futuros.
  106. 106. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Seguindo esta linha de pensamento, quando abordamos alguém, em vez de perguntarmos: “o que tens feito?”, podemos dizer, “o que estás a fazer?”, ou “quais são os teus planos?”.
  107. 107. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho Stress O que é?
  108. 108. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Stress – Conjunto de respostas a nível: – Fisiológico (neuronal); – Psicológico (emocional); – Social (família, trabalho).
  109. 109. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Em que situações pode ocorrer o stress?
  110. 110. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Quando o nosso bem- estar fica ameaçado; • Quando nos pedem algo que não queremos ou não podemos dar.
  111. 111. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho
  112. 112. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Tipo de comportamento das pessoas que estão com stress: • Exigentes consigo mesmos e com os outros; • Apressados e Impacientes; • Fazem várias atividades ao mesmo tempo; • Pouco tolerantes.
  113. 113. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Estratégias a Adotar; • Tentar comunicar melhor; • Recorrer ao Humor; • Trabalhar Autoestima.
  114. 114. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho • Estratégias a Adotar; • Exercício Físico; • Alimentação; • Atividades de Prazer; • Dar sentido ao trabalho – Auto motivação.
  115. 115. Exercício A energia é vital para a produtividade e o exercício é vital para a energia. Qualquer tipo de exercício contribui para aliviar sintomas de stress e outras formas de pressão. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, David Allen. Penguin Books, 2002
  116. 116. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho «Se não tiveres rumo, nenhum vento te será favorável» Séneca
  117. 117. Gestão do Tempo e Organização do Trabalho Planeamento
  118. 118. A Regra dos Dois Minutos Sempre que ao longo do dia surgir uma nova tarefa, deve ser feita a seguinte pergunta: “Isto vai demorar dois minutos a fazer?”
  119. 119. A Regra dos Dois Minutos Se a resposta for sim, a tarefa deve ser feita imediatamente. Isto alivia o stress de ter de acumular várias pequenas tarefas que não sabemos quando vão ser realizadas.
  120. 120. Produtividade Quando estamos perante uma tarefa nova – temos a opção de a realizar imediatamente ou fazê-la mais tarde. No entanto quando adiamos, raramente o nosso cérebro deixa de pensar naquilo que temos de fazer.
  121. 121. Vídeo: Youtube – Administração do Tempo
  122. 122. Mapas Mentais Os mapas mentais são uma das formas de captar os nossos pensamentos e representa-los de forma visual.
  123. 123. Mapas Mentais Os mapas mentais ajudam a reter a informação com mais eficácia do que redigir determinado texto.
  124. 124. Mapas Mentais Escolham algum tema ou palavra a façam um mapa mental.
  125. 125. Mason Cooley “Arrependimento pelo tempo perdido é ainda mais tempo perdido.
  126. 126. As melhores ideias surgem durante o banho.
  127. 127. Um banho quente liberta dopamina, assim como o exercício e ouvir música. Tem um efeito relaxante e afasta-nos de distrações exteriores.
  128. 128. Trabalharmos a forma como comunicamos é uma das vias para sermos mais produtivos. – Ser mais convincente; – Evitar que outras pessoas interfiram negativamente no nosso dia; – Identificar quando nos mentem.
  129. 129. Como detetar um mentiroso?
  130. 130. Aprender algo novo. – Aprender coisas novas tem um impacto positivo no dia a dia e na forma como encaramos os problemas.
  131. 131. Mito: Se tiver mais tempo disponível irei conseguir trabalhar mais!
  132. 132. Mito: Se tiver mais tempo disponível irei conseguir trabalhar mais! Trabalhar durante longos períodos de tempo reduz a produtividade; Aumenta a infelicidade; Prejudica a saúde.
  133. 133. Pessoas que trabalham em horários mais flexíveis são mais felizes. A partir das 30 horas de trabalho a qualidade do mesmo e a vida pessoal começam a ser prejudicadas. Em média as pessoas trabalham cerca de 50horas por semana.
  134. 134. Estratégias para Gerir o Tempo Pagar as contas por débito direto. Negociar com empresas reduções de planos ou mudar para a concorrência.
  135. 135. Estratégias para Gerir o Tempo Tratar da roupa de forma mais rápida. •Ter dois recipientes para dividir a roupa escura da branca – dessa forma evitamos esse trabalho mais tarde.
  136. 136. Estratégias para Gerir o Tempo • Colocar alumínio na tábua de passar a ferro, dessa forma estaremos a passar dos dois lados ao mesmo tempo – o calor é refletido.
  137. 137. Estratégias para Gerir o Tempo • Pensar em todas as refeições da semana de uma só vez.
  138. 138. Estratégias para Gerir o Tempo • Quando estamos com muitas coisas para fazer a limpeza da casa acaba algumas vezes por ser negligenciada. • Experimentar arrumar/limpar todos os dias alguma parte da casa durante 15 minutos.
  139. 139. Criatividade? • Por vezes são-nos pedidas ações/exercícios/atividades que necessitam de criatividade. • Nesses momentos podemos “bloquear”. • Exemplo: mais um exercício que o Formador pediu.
  140. 140. Exercícios para despertar a criatividade • Desenhem 10 círculos numa folha de papel. • Em dois minutos convertam cada círculo num objeto diferente.

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