1. INTRODUCCIÓN
Con el presente trabajo se da a conocer la problemática observada en la
dependencia de secretaría segundo piso, del colegio Técnico Menorah ubicado
en la localidad de los mártires en la ciudad de Bogotá D.C., dicha problemática
trata sobre la falta o inadecuada distribución de espacio en la oficina de la
dependencia nombrada anteriormente.
Mediante este trabajo se darán a conocer algunas normas por medio de las
cuales se rigen los espacios adecuados para una oficina, algunos conceptos
como los de distribución de espacios, sus objetivos y algunas guías que nos
indiquen como se realiza una distribución eficaz del mismo.
También se darán a conocer 11 normas que se deben tener en cuenta para
tener una oficina que respalde la salud de los trabajadores como lo son el
suelo, el agua, la luz ambiente, el ambiente, la postura, entre otras. Planteando
de esta manera diversas posibles soluciones a la situación problema.
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2. 1. PROBLEMÁTICA
La situación problema que se observa en la dependencia de secretaría
del colegio Técnico Menorah es la inadecuada distribución del espacio, a
pesar de la existencia de varios escritorios y sillas, no todos cumplen
con las normas y las medidas para que el trabajador se pueda sentir a
gusto en su sitio de trabajo y cómodo para realizar todas y cada una de
sus labores diarias. En algunos de los escritorios en donde las
estudiantes realizan su practica comercial y algunas su practica
empresarial son demasiado estrechos, de tal manera que quien este
realizando su practica no puede adquirir una buena posición a la hora de
realizar su trabajo.
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3. 2. DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
2.1 DEFINICIÓN
La distribución del espacio hace referencia a la disposición de los
puestos de trabajo en su aspecto físico, de sus componentes materiales
y de la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto
para el personal como para los clientes.
2.2 OBJETIVOS
El objetivo de la distribución del espacio es contribuir en el incremento
de la eficiencia de las actividades que realizan las unidades que
conforman una organización, también busca proporcionar tanto a
directivos como a empleados el espacio suficiente para poder desarrollar
todas sus labores de manera eficaz y eficiente y de la misma manera
brindar a los clientes un servicio en las mejores condiciones.
Figura 1
Figura 1
9

4. 2.3. GUIAS PARA UNA DISTRIBUCIÓN EFICAZ
Podemos hacer uso de algunas guías para obtener una distribución eficaz del
espacio y de esta manera poder alcanzar los objetivos establecidos. Dichas
guías son:
Concentrar al personal en amplios locales de trabajo, con o sin
divisiones interiores, con una buena iluminación, ventilación,
comunicación y adaptabilidad al cambio.
Evitar superficies en que trabaje un número excesivo de
personas.
Proporcionar cierto aislamiento a algunos pues, solo cuando sea
necesario.
Lograr que el trabajo fluya hacia delante formando una línea
recta.
Colocar las unidades orgánicas que tengan funciones similares y
estén relacionadas entre si adyacentemente.
Utilizar escritorios de estilo uniforme y de dimensiones acordes
con las necesidades propias del trabajo.
Ubicar los escritorios de manera que permitan que la luz natural
pase sobre el hombro izquierdo de cada persona.
Los archiveros u otros gabinetes que se encuentren en el área de
trabajo deben tener una altura uniforme.
Las previsiones deben realizarse con respecto a las cargas
máximas de trabajo para poder hacer frente al incremento del
volumen de las operaciones.
Aislar en áreas a prueba de sonidos las unidades que utilizan
maquinas y equipos ruidosos.
Aquellas unidades que estén en contacto frecuente con los
clientes deben estar ubicadas en áreas accesibles, cerca de las
entradas, ascensores y zonas de recepción.
Al personal cuyo trabajo requiere de máxima concentración, se le
deberá situar dentro de divisiones parciales o completas.
Usar preferentemente paneles o divisiones como paredes y
divisiones parciales con vidrio plano u opaco que permitan buena
luz y ventilación.
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5. 3. ESTIMACIÓN DE LA SUPERFICIE REQUERIDA
Figura 2
La estimación de la superficie es obtenida mediante una operación, una
multiplicación entre el número de puestos de un mismo nivel por la cantidad de
espacio que se le destina.
Debe realizarse un inventario del personal actual y necesidades de espacio, el
cual puede hacerse anotando para cada unidad los datos relativos a los
puestos, como: listas de puestos, numero total de personal actual en servicio y
el aprobado para sumarse a el, categoría de los puestos y numero de puestos
por categorías, numero de puestos a los cuales les serán asignados despachos
privados y numero total de puestos contemplado.
La fundamentación de la asignación de espacio debe hacerse en función del
tipo de escritorio y equipo auxiliar necesario para la realización del trabajo,
una descripción de cada articulo del mobiliario y equipo aparte del incluido por
cada individuo, requerimientos departamentales para servicios especiales
como almacenes y salones de conferencias, resumen por departamentos del
personal actual y categorías, superficie neta requerida para despachos
individuales según las categorías, para despachos colectivos y para equipo
especial y servicio, y superficie neta total requerida para el personal actual y el
equipo.
La suma de espacio resumido en el inventario representa la superficie
requerida. A este debe añadírsele el espacio previsto en caso de incremento
del volumen de las operaciones.
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6. 4. METODOS PARA EL PLAN DE DISTRIBUCIÓN
Presentar el proyecto de reacomodo de las oficinas en forma de un nuevo
esquema o plano de distribución de espacio, para ello es necesario, reunir los
instrumentos para la distribución del espacio como planos, modelos, maquetas,
diskettes, y configurar los modelos por área tomando en cuenta los principios y
guías fundamentales para una distribución eficiente. Revisar el arreglo tentativo
y ajustes menores y todo el diseño en conjunto Para asegurarse de que ofrece
la posibilidad de satisfacer los requerimientos específicos del tipo de trabajo de
la organización, preparar la distribución final indicando con marcas apropiadas
los flujos principales de trabajo, el nombre de las personas que habrán de
ubicarse en cada unidad física, numero de identificación para el mobiliario y
equipo, canceles, mostradores, gabinetes, alambrado telefónico y eléctrico,
sistemas de intercomunicación para obtener una integración completa del
espacio. La distribución final debe estar revisada y aprobada por los
responsables de su preparación, tomando en cuenta la opinión de todos los
niveles jerárquicos de la organización y las sugerencias de clientes
y proveedores.
4.1 AMBIENTE FÍSICO
Iluminación
Se aconseja la luz difusa con preferencia a la iluminación directa, con
ella se tienden a evitar los contrastes entre las zonas de sombra y las
iluminadas intensamente. Los sistemas de luz indirecta son los mas
apropiados para lograr una iluminación difusa, pero resultan mucho mas
costosos que el alumbrado directo. Cuando utilizamos tubos
fluorescentes, no se aconseja su instalación al descubierto, mas bien se
recomienda la colocación de pantallas de acrílico traslucido.
Figura 3
12

7. Luz natural
Se considera que la orientación mas adecuado para conseguir una
iluminación difusa consiste en disponer hacia el o los huecos que habrán
de recibir la luz, esta debe llegar por el lado izquierdo de los puestos de
trabajo.
Figura 4
Colores de área
No es recomendable emplear el color blanco en superficies o muros que
hayan de recibir luz directa, ni utilizar tonos con tendencia violeta o gris
intenso porque se deprimentes, al igual que los tonos con tendencia al
rojo intenso producen irritabilidad y excitación. Los colores con tendencia
a verde claro o azul se consideran psicológicamente fríos y sedantes,
por lo que se recomienda su uso en locales orientados al sur o zonas
calurosas, los colores con tendencia a ocre claro, crema o beige
producen sensación de calor, por lo que es preferible utilizarlo en locales
orientados al norte o zonas donde predomina el frió.
Figura 5
13

8. Temperatura ambiente
Los márgenes recomendables para el desarrollo de actividades
administrativas se establecen entre 18 y 22 °C. Además del empleo de
instalaciones capaces de mantener la temperatura adecuada, el empleo
de colores convenientes, puede contrarrestar psicológicamente, dentro
de ciertos límites, el exceso o defecto de la temperatura dominante. El
aire debe ser renovado totalmente unas tres veces por hora, empleando
aparatos de extracción de aire o instalaciones de acondicionamiento
para conseguir una velocidad de renovación considerablemente superior
de hasta diez veces por hora.
Figura 6
Insonorización
El problema del ruido adquiere su mayor importancia cuando el trabajo
se desarrolla en locales comunes, agravándose si se utilizan
concentraciones de equipos o maquinas. El volumen de ruido se mide
en decibeles, unidad que de modo aproximado corresponde a una
mínima variación de intensidad perceptible por el oído humano. Un local
destinado a actividades administrativas, se considera ruidoso cuando en
el se alcanzas unidades de orden de los 55 a 58 decibeles. Cifra que en
la práctica se rebasa ampliamente en muchas ocasiones hasta llegar a
70 decibeles, y más cuando intervienen equipos y maquinas. En lugares
de tráfico intenso, suelen utilizarse vidrios dobles, formados por láminas
separadas por una cámara de aire y montados sobre juntas elásticas. La
difusión del ruido se reduce por cualquier clase de procedimientos que
impida la reflexión del sonido como paneles de fieltro y cartón perforado
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9. en muros y techo, revestimiento de escayola o materiales porosos,
pavimentos de materiales amortiguadores del ruido, formación de
compartimientos mediante separaciones en locales comunes.
Figura 7
5. INADECUADA DISTRIBUCIÓN DEL ESPACIO
Teniendo en cuenta la información anterior, la inadecuada distribución del
espacio se da a partir del incumplimiento de los diversos parámetros y normas
expuestos.
5.1. CAUSAS
Se considera que la causa principal a la cual se le atribuye la inadecuada
distribución del espacio es el hecho de que tanto empleados como
empleadores no tienen conocimiento de las normas y parámetros que rigen
dicha distribución, y quienes conocen acerca del tema no muestran alguna
clase de interés en mejorar este aspecto en su área de trabajo ni en la de los
demás.
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10. 5.2 ENCUESTAS
Para conocer la opinión de las personas que laboran o han laborado en la
dependencia de secretaría del colegio Técnico Menorah respecto a la
problemática de la inadecuada distribución del espacio en dicho sitio, se realizó
una encuesta conformada por 5 preguntas. La encuesta se le realizó a 10
personas entre las cuales se encuentran las secretarias, auxiliares y un
pequeño número de estudiantes que realizaron su práctica comercial en dicha
dependencia.
PREGUNTAS
Responda las siguientes preguntas:
1. ¿Cree usted que el espacio de la dependencia de secretaría está
distribuido adecuadamente?
2. ¿Considera usted que hay espacio suficiente en los escritorios para
realizar las labores?
3. ¿Cree usted que el número de sillas y de escritorios es apropiado para
las personas que laboran en dicha dependencia?
4. En el momento de realizar sus labores en esta dependencia, ¿ha notado
temperaturas no apropiadas para el ambiente de trabajo?
5. ¿Siente usted que hace falta un lugar específico para atención al
público?
5.2.1 TABULACIÓN
PREGUNTA SI % NO % TOTAL %
1 3 30 7 70 10 100
2 1 10 9 90 10 100
3 6 60 4 40 10 100
4 8 80 2 20 10 100
5 5 50 5 50 10 100
Gráfica 1
16

11. 5.2.2 GRÁFICAS
PREGUNTA 1
¿Cree usted que el espacio de la dependencia de secretaría está distribuido
adecuadamente?
PREGUNTA 1
30 %
70 % NO
SI
Gráfica 2
PREGUNTA 2
¿Considera usted que hay espacio suficiente en los escritorios para realizar las
labores?
10
5
0
SI
SI
NO Gráfica 3
PREGUNTA 3
¿Cree usted que el número de sillas y de escritorios es apropiado para las
personas que laboran en dicha dependencia?
17

12. PREGUNTA 3
40 % 60 %
Gráfica 4
SI
NO
PREGUNTA 4
En el momento de realizar sus labores en esta dependencia, ¿ha notado
temperaturas no apropiadas para el ambiente de trabajo?
9
8
7
6
5 Gráfica 5
4 80%
3 20%
2
1
0
SI NO
PREGUNTA 5
¿Siente usted que hace falta un lugar específico para atención al público?
PREGUNTA 5
6
5
4
3
2 PREGUNTA 5 Gráfica 6
1
0
SI NO
18

13. 5.3 SOLUCIONES
Teniendo en cuenta la encuesta mostrada anteriormente,
observamos que el personal que trabaja o ha trabajado en la
dependencia de secretaria del colegio Técnico Menorah, ha sentido
y esta de acuerdo con los aspectos relacionados a la inadecuada
distribución del espacio por tanto a continuación se planteará
algunas posibles soluciones.
- Ampliar la dependencia de secretaría, ya sea buscando un lugar
más apropiado o remodelando el lugar actual.
- Utilizar un escritorio apropiado para las estudiantes que realicen
su práctica comercial, acorde a las necesidades y al espacio
requerido para el computador y la impresora.
- Hacer uso de escritorios modulares, de manera que se gane
espacio quitando los escritorios actuales ya que estos están en la
mitad de la secretaría ocupando bastante espacio por ser
individuales.
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14. 6. CONCLUSIONES
Las temperaturas inadecuadas que se sienten al trabajar en la
dependencia de secretaría se deben al espacio reducido.
Una consecuencia a largo plazo es la falta de productividad y de eficacia
en las personas que allí laboren, debido al calor, al poco espacio para
moverse y para realizar todos los trabajos.
Se debe hacer uso de los escritorios modulares en forma de “L” para
ganar espacio para la movilidad en la dependencia.
Se debe tener en cuenta el lugar adecuado para la atención al público.
Se debe tener presente que el número de personas que laboran en la
dependencia debe ser el mismo de sillas y escritorios.
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15. BIBLIOGRAFÍA
http://www.monografias.com/trabajos24/distribucion-espacio/distribucion-
espacio.shtml
http://es.scribd.com/doc/2234656/Distribucion-de-areas-de-trabajo
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