Palestra gestão do tempo set 2012

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Palestra gestão do tempo set 2012

  1. 1. GESTÃO DO TEMPO
  2. 2. Metas simples, mas fundamentais • Estabelecer prioridades • Saber o que é importante • Focar no planejamento • Preparação e prevenção
  3. 3. As tecnologias e ferramentas são úteis e poderosas quando elas são seus servos, e não seus mestres
  4. 4. Papéis
  5. 5. Preciso de mais tempo!Preciso aproveitar mais a vida. Estou sempre correndo de um lado para outro. Nunca sobra tempo para mim!Minha família e meus amigos acham que não participo da vida deles. Como posso satisfazê-los?
  6. 6. Vivo eternamente em crise porque estou sempre adiando as coisas, mas estou sempre adiando as coisas porque vivo eternamente em crise.• Não consigo encontrar um ponto de equilíbrio entre minha vida pessoal e profissional. É como se estivesse sempre sacrificando, um desses lados em função do outro, o que só faz piorar as coisas.
  7. 7. É tanto desgaste!• Tenho tanta coisa para fazer – cada uma mais interessante que a outra. Como fazer a escolha certa?
  8. 8. Princípios• Nós não controlamos nossas vidas , os princípios é que as controlam.• Mais importante que a velocidade com que está se locomovendo, é a direção que você está tomando.• Trata-se do que se faz e de por que se faz, e não da rapidez com que se a obtém.
  9. 9. Necessidades humanas • Bússola• Viver = físico • Do urgente para o importante• Amar = social• Aprender =mental• legado =espiritual
  10. 10. Como?• Como detectar sua missão e criar uma visão de futuro energizante, capaz de lhe dar significado e propósito – o DNA de sua vida?• Como criar um equilíbrio e sinergia entre os diversos papéis que desempenha?• Como definir e alcançar metas baseadas em princípios capazes de produzir qualidade de vida?
  11. 11. Como?• Como manter uma perspectiva que o habilite a colocar as coisas mais importantes em primeiro lugar?• Como agir com integridade na hora de tomar uma decisão e ser capaz de fazer o que decidir com tranquilidade e segurança?• Como transformar suas semanas em uma espiral ascendente de vida e aprendizado?
  12. 12. Sinergia Interações transacionais x interações transformacionais
  13. 13. Princípios da paz• Aprofundar o trabalho - o tempo ganhará uma nova dimensão
  14. 14. O PODER ESTÁ NOS PRINCÍPIOSPRINCÍPIOS PRODUZEM PAZ INTERIOR E RESULTADOS SIGNIFICATIVOS
  15. 15. BÚSSOLA VIVER , AMAR, APRENDER E DEIXAR UM LEGADO IMPORTANTE E DURADOURO , COM ALEGRIA.
  16. 16. LIDERANÇA PESSOAL•Mais do que fazer as coisas certas, é fazer as coisas de uma forma certa.
  17. 17. Minha vida é umaroda viva!Estou sempre a mil – reuniões, telefonemas, documentos, entrevistas. Dou tudo que posso, caio na cama exausto e levando cedo no dia seguinte, para começar tudo de novo. Minha produção é fantástica; consigo fazer muitas coisas. Mas às vezes tenho a impressão de que todas essas coisas não tem a menor importância. E daí? Pergunto-me. “Todo esse esforço está valendo a pena?”Tenho que admitir que não sei.
  18. 18. O que é melhor para você? O que o impede de se dedicar a esse melhor, o tempo e a energia que gostaria?
  19. 19. • Relógio • Bússola –Compromissos – visão –Reuniões –Valores –Horários –Princípios –Metas –Missão –atividades –Consciência –Direção
  20. 20. Culpa• Sentimos tanta culpa pelo que não fazemos que não conseguimos sentir prazer pelo que fazemos.• Não conseguimos conciliar o que acreditamos dever fazer, o que queremos fazer, e o que na verdade estamos fazendo.
  21. 21. Despertar• Morte de um ente querido• O filho adolescente envolvido com drogas• Empresa enxugando quadros e demitindo pessoas• Médicos dizendo que temos poucos meses de vida• Casamento ameaçado pelo divórcio
  22. 22. Três gerações gerenciamento do tempo
  23. 23. Primeira• lembretes e checklists – as prioridades são as coisas que estão ao alcance das mãos. – Capacidade de se adaptar a situações novas – flexibilidade
  24. 24. Segunda planejamento e preparaçãocalendários e agendas –Ditadura da agenda
  25. 25. Terceira planejamento, definição de prioridades e controle –Nós não temos esse controle, são os princípios que o tem.
  26. 26. I. II. CRISE DEFINIÇÃOPROBLEMAS DE VALORES URGENTES PLANEJAMENTO IIIInterrupções IV. Ligações TRABALHO SEM telefônicas IMPORTÂNCIA
  27. 27. SEGUNDO QUADRANTE• Melhorar a comunicação com as pessoas• Melhorar a preparação• Melhor planejamento e organização• Mais cuidado consigo mesmo• Procura de novas oportunidades• Desenvolvimento pessoal• Empoderamento
  28. 28. Controle• Podemos controlar nossas opções, mas não as consequências delas.• Toda ação corresponde a uma reação• Pensar que temos o controle de tudo não passa de uma ilusão• Não podemos controlar as outras pessoas
  29. 29. No meiode tantas coisas urgentes e importantes, como podemos saber o que devemos fazer?
  30. 30. Eficiência• Eficiência x eficácia• Podemos ser eficiente com as coisas, mas não com as pessoas. –“desculpe, não dá para você expressar seus sentimentos, só temos 10 minutos.”
  31. 31. Valores• Dar valor a uma coisa é achá-la merecedora de sua estima. Nossos valores conduzem nossas escolhas e ações.
  32. 32. Força transformacional• As pessoas se transformam pela própria interação. Não se trata de eficiência, mas de troca de informações, de descobertas, novos aprendizados, estímulo provocado por novos aprendizados.
  33. 33. Cronologia• O tempo cronológico é linear e sequencial.• Kairos = tempo de qualidade, tempo adequado, tempo vivenciado. É exponencial, existencial. – a essencia do tempo kairos é valor que voce tira dele e não a quantidade de tempo “Você aproveitou bem o seu dia?
  34. 34. Competência• Desenvolvimento do caráter para se ter competência para promover qualidade de vida.
  35. 35. Gerenciamento • É fundamental que a liderança preceda o gerenciamento. • estou fazendo as coisas certas? X • estou fazendo as coisas de maneira certa?
  36. 36. Mais importante que aperfeiçoaras atitudes e os comportamentos é examinar os paradigmas de que essas atitudes e comportamentos se originaram
  37. 37. Viver, amar, aprender, deixar um legado Fazer as coisas com mais rapidez não quer dizer que estamos fazendo as coisas certas
  38. 38. Necessidadesfundamentais do ser humano• Saúde, segurança econômica, relacionamentos enriquecedores e prazerosos, desenvolvimento pessoal e profissional permanentes e um profundo sentimento de propósito, contribuição e coerência pessoal criam qualidade de vida.• Se elas não estão sendo atendidas ou percebidas, cairemos na Síndrome de Urgência.
  39. 39. EQUILÍBRIO Espiritual Físico Mental Social
  40. 40. Ilusão• “Serei feliz e satisfeito quando eu tiver mais dinheiro, quando meu talento for reconhecido, quando comprar uma casa de luxo ou um carro novo , quando me formar.”
  41. 41. O que eu quero de verdade para minha vida?• Que sonhos eu gostaria de realizar?• O que preciso mudar?
  42. 42. Interdependência Vivemos em uma realidade interdependente de abundância e potencialidades que só pode ser percebida quando interagimos com os outros de uma forma autêntica , sinérgica
  43. 43. Lei da colheita• Colhemos o que plantamos
  44. 44. Organização do SegundoQuadrante: O processo de colocaçãodas prioridades em primeiro lugar Onde não há jardineiros, não há jardim
  45. 45. O Poder da Visão Victor Frankl - Ghandi
  46. 46. Voz da consciência • O que você pode fazer para ser um melhor profissional? • O que você pode fazer para ser um melhor filho (a), marido(esposa), irmão, colega de trabalho? • O que você pode fazer para viver com melhor integridade?
  47. 47. Voz da consciência • Qual é o melhor uso que posso fazer do meu tempo neste momento? • O que é mais importante para este momento? • O que a vida está pedindo de mim? • Qual é a coisa certa a fazer agora?
  48. 48. Voz da consciência • Isso está no círculo de influência? • Isso está no meu Centro de foco? • Há alguma solução de terceira alternativa? • Quais são os princípios que se aplicam? • Qual é a melhor forma de aplicá-los?
  49. 49. O problema• Você está no final de uma reunião com um de seus empregados quando ele de repente começa a desabafar e revela algumas questões profundas que afetam seu trabalho. Você está preocupado com o empregado, mas além de ter uma importante reunião marcada para daí a dez minutos, sabe que as cinco pessoas que participarão dela organizaram seu tempo de modo a poderem se fazer presentes. O que fazer?
  50. 50. Dissonância interna • A tensão e as consequências da desarmonia interna - nos deixam mais cansados do que o trabalho duro e fatigante. • Grande parte do que se convencionou chamar de: as frustrações do gerenciamento do tempo – sensação de divisão, pressão e dilemas - são no fundo , problemas de dissonância interna.
  51. 51. Coragem para decidir
  52. 52. Educação • Declaração de missão • Organização semanal • Avaliação no final da semana • Afinação do instrumento nas 4qualidades humanas. (física, mental, espiritual e social)
  53. 53. 4 fatores• Físico – saúde física traz boa capacidade de decisão• Mental – literatura sobre: honestidade, integridade, humildade, fidelidade, justiça, paciência, coragem.• Espiritual – a vida é parte de um grande todo• Social – nosso relacionamento conosco influencia nossos relacionamentos com os outros.
  54. 54. ParadigmasO Paradigma baseado em Pessoas O Paradigma baseado em Coisas• Liderança • Gerenciamento• Eficácia • Eficiência• Espontaneidade/casualidade • Estrutura• Discernimento • Medida• Causas • Efeitos/Sintomas• Liberação/empowerment • Controle• Programador • Programa• Transformação • Transação• Investimento • Despesa• Serviço ao cliente • Eficiência administrativa• Princípios • Técnicas• Sinergia • Compromisso• abundância • Escassez
  55. 55. Dúvidas• Devo procurar soluções rápidas ou investir no relacionamento a longo prazo?• Falo dos pontos fracos do meu chefe no corredor ou cultivo relacionamentos de qualidade ao ser leal aos que não estão presentes e falar sobre as diferenças cara a cara?• Digo automaticamente sim quando meu chefe pede para trabalhar no final de semana ou procuro soluções como alternativas que atendam as necessidades dele e as minhas?
  56. 56. Equipes • Pense ganha- ganha• Procure entender primeiro para depois ser entendido • sinergia
  57. 57. Feedback 360º•Clientes, fornecedores, empregados, filiais, fabricantes,investidores, comunidade
  58. 58. Orgulho• O antídoto para o veneno do orgulho é a humildade – a humildade de perceber que não estamos em uma ilha, que a qualidade de nossas vidas está irremediavelmente atrelada à qualidade de vida dos outros, que o sentido não está em consumir, em competir. Nos não estamos acima das leis, e quanto mais cedo começarmos a valorizar os princípios e as pessoas maior será a nossa paz.
  59. 59. Orgulho• Quando trabalhamos para colocar as coisas mais importantes em primeiro lugar em nossa vida, talvez tenha chegado a hora de nos libertarmos da cruz que carregamos, que nos impedia de darmos a contribuição que poderíamos dar.
  60. 60. A percepção do problema é a primeira etapa da solução. Nãofique desesperado. Enfrente um obstáculo de cada vez. Decomponha o obstáculo econtinue trabalhando na solução
  61. 61. Obstáculos Mais Comuns Do Gerenciamento Do Tempo: 1. ambiente caótico, barulhento e estressante 2. espaço de trabalho mal organizado 3. tendência a procrastinar e adiar tarefas que precisam ser executadas de imediato4. reuniões ineficientes e viagens desnecessárias
  62. 62. DICAProgresso e não perfeição. Seu objetivonão é a perfeição, mas sim oaperfeiçoamento. Cada vez que melhoraum pouquinho, no gerenciamento de seutempo, você se aproxima dos seusobjetivos.
  63. 63. Desbagunçar as coisas ajuda você a desmaranhar a cabeça.
  64. 64. TEORIA DO MOSAICO Nunca se tem tudo na mão , mas o que se tenta é reunir peças suficientes para formar uma convicção. Eu anoto tudo o que digo ou ouço durante a conversa, porque não vou lembrar de todos os detalhes na semana ou no mês seguinte. O email ajuda todo mundo a fazer uso ideal do tempo, porque eles e eu sabemos sobre o que vamos conversar e não perdemos tempo brincando de esconde-esconde telefônico.
  65. 65. Reuniões individuais com os membros da equipe
  66. 66. Utilizando o email de forma eficiente• Referências-chave na linha Assunto para dar ao destinatário uma ideia imediata do conteúdo do email• Incluir sempre um telefone• Editar e simplificar os emails para que o destinatário tenha acesso rápido aos principais pontos.• Tentar fazer o email caber na tela de forma que o destinatário não seja obrigado a rolar o texto
  67. 67. Perguntas• Faz sentido adiar uma tarefa importante?• Como posso aprender a dizer não?• E se for impossível calcular quanto tempo algo irá exigir?• Estou sempre me esquecendo minhas prioridades iniciais porque me deixo envolver nas questões do dia a dia. Como posso evitar isso?• O que devo fazer se estiver perdendo tempo demais com alguma tarefa para a qual não estou suficientemente qualificado?
  68. 68. PROTOCOLO DE MANCHESTER
  69. 69. CASO EMPRESA X
  70. 70. Marketing• Procuro deixar claro os resultados• Observo uma postura descomprometida• Não ordena as tarefas• Sinto desânimo e raiva ao vê-lo tentando enganar e burlar as regras
  71. 71. RH• Internet bloqueada – deveria ter pra todo mundo• Nao há critério• Sinto raiva porque sou cobrada e não tem como fazer• Não vejo sentido• Faço explico as necessidades e não tenho resposta
  72. 72. Produção• Cultura que os problemas estão nos outros ninguém assume a culpa de nada• A ausência do pensamento coletivo• Não preocupa com o resultado final e equipe• Falhas de comunicação – falta de um elogio e cobrança – ele passa seco• A resistência à mudança de todo mundo• Falta de colaboração geral.
  73. 73. Produção• O principal que eu acho na empresa é a falta de foco em resultados, evitar responsabilidade e confiabilidade.• Falta estabelecer os limites claros• Criou-se a cultura da impunidade
  74. 74. Prioridades Diretoria • Restabelecer o volume de vendas - • Estruturar a produção – produtos novos e adaptações • Criar estrutura de apuração de custos eficiente e sistemática
  75. 75. Obrigado! www.about.me/pauloalmeida pauloalmeida@about.me @psipauloalmeida Facebook.com/psicologopauloalmeida http://tumblr.com/psicologopauloalmeida 31 86170253

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