El documento describe las etapas para la creación de un sistema de archivo, incluyendo el análisis de la institución y sus documentos, el diseño del sistema, la identificación y valoración de las series documentales, y la clasificación, ordenación y control de los documentos. Se explican conceptos como cuadros de clasificación y se proveen ejemplos de clasificación orgánica y funcional.

1. Creación del Sistema de Archivo . Etapas Creación del Sistema de Archivo Análisis Por qué crearlo y funciones del archivista Fase preliminar Diseño

2. Creación del Sistema de Archivo . Etapas 2 Creación del Sistema de Archivo Identificación de la series documentales Valoración de la series documentales

3. Creación del Sistema de Archivo . Etapas 3 Creación del Sistema de Archivo Clasificación Control Ordenación Recuperación

4. Creación del Sistema de Archivo . Etapas 4 Instalación Transferencias Cuadros de expurgo Reglamento Creación del Sistema de Archivo

12. Análisis 2 Análisis 3. La cantidad y distribución de los documentos : para preveer las necesidades de espacio de almacenamiento y el orden de prioridades para la transferencia. 4. Las necesidades : expresadas por las distintas oficinas y servicios, distinguiendo las comunes de las particulares.

14. Diseño 2 Diseño 5. Manual de Procedimientos del archivo, descripción y recuperación de la información de acuerdo con las necesidas de documentación y de información detectadas. 6. Definición de las funciones de administrador de enlace en cada oficina, cuya responsabilidad será cumplir el Manual en la etapa de gestión. 7. Formar y capacitar al personal administrativo sobre el archivo.

15. Identificación y Valoración de las Series Creación de un Sistema de Archivo Identificación de la series documentales Valoración de la series documentales

16. Identificación. Qué es una serie Identificación de las series documentales Qué es una SERIE DOCUMENTAL ? Conjunto de documentos producidos por un sujeto en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma jurídica y procedimientos.

17. Serie documental FUNCIÓN ACTIVIDAD 1 ACTIVIDAD 2 ACTIVIDAD 3 Operación específica (trámite) Documento (tipo) Sin Soporte documental SERIE DOCUMENTAL Identificación de las series documentales

18. Tipo Documental y Serie Tipo Documental SERIE Es una unidad documental Es producido por una actividad concreta Producido por una misma norma Formato, contenido infor. Y soporte homogéneos Es un conjunto de documentos Se forma partiendo de una actividad administrativa Producido por una misma norma Ni Formato, ni contenido infor. Ni soporte son homogéneos Identificación de las series documentales

22. Ficheros Toda esta información queda consignada en un fichero de organismos , estructurado jerarquicamente, en el que se podrá seguir la evoluciór orgánica del ente y de cada una de sus unidades administrativas. Partiendo de estos datos se construyen los organigramas de cada unidad , lo que constituye la base para la defición de los tipos documentales producidos por cada unidad. Identificación de las series documentales

23. Ficheros 2 Posteriormente se deben estudiar las disposiciones que regulan cada trámite y la circulación interna que tiene la documentación dentro del ente. Así se identifican : los tipos documentales que conforman los expedientes, las oficinas que intervienen en el trámite, el número de duplicados que se producen, los que se conservan y dónde. Identificación de las series documentales

25. Valoración de las Series Valoración de las series documentales Esta etapa complementa a la anterior, su objetivo es investigar y análizar los testimonios administrativos, legales, jurídicos e informativos presentes en cada una de las series documentales AGRUPADAS. El análisis deberá centrarse en los valores primarios y periodos de prescripción, plazos de presentación de recursos, de resolución y los de reserva documental. Sobre el análisis de los valores secundarios, este se realiza en el Archivo Central y/o Intermedio.

28. El Manual de Normas Valoración de las series documentales Estos resultados constituiran el Manual de Normas , cuya finalidad será regular las dos primeras transferencias, la eliminación de duplicados, los plazos de reserva documental y el suministro de información básica sobre los posibles documentos con valor secundario.

29. Clasificación, Ordenación, Control y Recuperación Creación de un Sistema de Archivo Clasificación Control Ordenación Recuperación

30. Clasificación Clasificación La clasificación es la operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánica y/o funcional del fondo. Diccionario de Terminología Archivistica Siempre supone el establecimiento de clases, de familias, agrupadas estructural o jerarquicamente dentro de un conjunto. A. Heredia.

32. Criterios Orgánico y Funcional Clasificación Cuando las series documentales se estructuran de acuerdo con el organigrama de la institución. Cuando estructuramos un fondo de acuerdo con las actividades y funciones que se llevan a cabo en la institución. Estás actividades y funciones no tienen que coincidir con el organigrama institucional. Orgánico Funcional

33. Resultado de la etapa de Clasificación Cuadros de Clasificación El resultado de la tarea de clasificación es el: Cuadro de Clasificación , instrumento de consulta que refleja la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura. De acuerdo con el criterio de clasificación los cuadros pueden ser orgánicos o funcionales.

34. Cuadro de Clasificación Orgánico Cuadros de Clasificación Son muy sencillos de elaborar, pero se aconsejan sólo para entidades de poco crecimiento o pequeñas. Su principal desventaja, es que al darse un cambio cualquiera en la estructura organizacional de la institución, debe rehacerse el cuadro. Lo que afecta la codificación que se hace de cada oficina. Sin embargo son herramientas básicas para la identificación de las series documental de cada oficina. Orgánicos

35. Ejemplo Alcaldia de Medellín

36. Ejemplo Subdivisiones 1. Consejo 2. Alcaldia 3. Junta Directiva Especial 2.1. General 2.2. Privada 2.3. De Gobierno 2.5. De Hacienda 2.6. De Obras Públicas 2.7. De Bienestar Social 2.8. De Dllo. Comunitario 2.9. De Serv. Adtivos. 2.10. De Saluf 2.11. De Transp. Y Trans. 2.12. De Planeación 2.13. Tesoreria de Rentas 2.14. Dir. Gral de Informática 2.15. Control Interno 2.4. De Ed. Y Cultura 2.4.1. Despacho del Secretario 2.4.3. Div. Planeamiento Ed. 2.4.4. Div. Gral de Educación 2.4.5. Div. Cultural y Cient. 2.4.6 Unidad Soporte Informatico 2.4.2. División Admtiva

37. Ejemplo incorrecto 2.4.2.2.1. Exp. Laborales de Profesores 2.4.2.2.2. Exp. Laborales de Empleados 2.4.2. División Admtiva 2.4.2.1. Dpto. Recursos Financieros 2.4.2.3. Dpto. Recursos Físicos 2.4.2.2. Dpto. Recursos Humanos Forma incorrecta de hacer clasificación orgánica: muchas subdivisiones innecesarias

38. Ejemplo Alcaldia de Medellín

39. Ejemplo correcto 1. Consejo 2. Alcaldia 3. Junta Directiva Especial 2.1. General 2.2. Privada 2.3. De Gobierno 2.5. De Hacienda 2.6. De Obras Públicas 2.7. De Bienestar Social 2.8. De Dllo. Comunitario 2.9. De Serv. Adtivos. 2.10. De Saluf 2.11. De Transp. Y Trans. 2.12. De Planeación 2.13. Tesoreria de Rentas 2.14. Dir. Gral de Informática 2.15. Control Interno 2.4. De Ed. Y Cultura 2.4.1. Exp. Laborales de Profesores 2.4.2. Exp. Laborales de Empleados 2.4.3. Exp. De obras 2.4.4. Presupuestos 2.4.5. PEI 2.4.6. Resuluciones 2.4.7. Etc. Forma correcta de Clasificación.

40. Cuadro de Clasificación Funcional Cuadros de Clasificación Ofrecen la ventaja de que las funciones y actividades no son tan cambiantes. Lo que ofrece un criterio más estable para la clasificación del fondo, ya que la aparición o desaparición de una actividad no implica la modificación del cuadro, sino una inclusión o exclusión que resulta mucho más sencilla de aplicar. El problema es que identificar funciones y actividades no es una tarea sencilla. Funcionales

41. Ejemplo Biblioteca Pública Biblioteca Pública Municipal 3. Servicio de Información Local 3.1. Serie de Correspondencia 3.2. Registros de Solicitud de Información 3.3. Registros de Respuesta de Consultas 2. Gestión de Recursos 2.1. Exp. Laborales 2.2. Exp. Presupuestos 2.3. Exp. Compras 4. Extensión Cultural 4.1. Exp. De Eventos 1. Administración y Dirección 1.1. Serie actas de reunion 1.2. Serie resoluciones administrativas 1.3. Serie Correspondencia

42. Errores más comunes Cuadros de Clasificación Principal error el la elaboración es la mucha subdivisión . No es necesario crear secciones para cada serie documental, una oficina que produzca menos de sies series no requerirá la creacción de subsecciones. Lo más importante es mantener presente que la finalidad el cuadro es identificar las series documentales que produce cada actividad, y no crear una larga lista de subdivisiones que será inútil. Consideraciones

44. Caracteristicas de los titulos Cuadros de Clasificación El título para cada sección y subsección debe cumplir con estas carácteristicas: -Ser representativo del sistema de clasifiación aplicado a los documentos -Reflejar en contenido de los documentos reagrupados -Estar formado por palabras que posean un carácter informativo -Ser breve -Ser exclusivo

46. Sistema de Codificación Cuadros de Clasificación Pueden ser: -Númericos -Alfabéticos -Alfanuméricos -Sección: división primera del fondo -Subsección: división de la anterior según funciones desarrolladas -Serie: conjunto de documentos producidos continuamente como resultado de una misma función. Sistema de Codificación Niveles Básicos

48. Ordenación Ordenación Es una tarea material que consiste en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano , que puede ser cronológico, alfabético, numérico, etc. La ordenación se aplica en diferentes niveles: los documentos, las expedientes, las series, etc.

49. Ordenación 2 Ordenación Los documentos se ordenan en los expedientes siguiendo el orden del proceso que normalmente concuerda con el cronológico; los expedientes se ordenan dentro de las series con la misma lógica; y las series y demás agrupaciones documentales se ordenan teniendo en cuenta su jerarquía, comenzando por las principales y terminando con las accesorias. Pero siempre los métodos dependen del criterio establecido según mejor convenga a la recuperación de la documentacíón.

50. Control Control El control de la documentación se concentra en la correcta administración de la salida y entrada de documentos, en el seguimiento de que debe tenerse de su proceso y es lo que facila en mejor medida la seguridad de la documentación del archivo. Para ello deben establecerse unas normas para el trasladod expedientes de una oficina a otra, formatos de regristro de recepción de documentación, de despacho y de préstamo.

52. Recuperación Recuperación La recuperación de la documentación es posible con la elaboración de las instrumentos de recuperación , que son todos aquellos que se elaboran para la rápida localización y obetención de los documentos y de su información. Los instrumentos son: libros, ficheros, bases de datos, archivo electrónico o digital . La elaboración de éstos no es obligatoria totalmente, de acuerdo al archivo será pertinente una u otra herramienta de recuperación.

54. Libros y Ficheros Recuperación Es un cuaderno en que se hace el seguimiento de la documentación: entradas, salidas, trámites, préstamos,etc. Fichas de cartulina de diferentes dimensiones, colores, ordenadas de acuerdo a un criterio previo establecido según el fin. Uno de los ficheros empleados es el descripción de unidades documentales elaborados con las ISAD . Libros Ficheros

55. Instalación, Transferencias, Cuadros de Expurgo y Reglamento Instalación Transferencias Cuadros de expurgo Reglamento Creación de un Sistema de Archivo

57. Condiciones Instalacion Las condiciones que debe reunir el equipo de instalación son: -Accesibilidad -Rápida Identificación de Documentos -Extensibilidad -Medidas de conservación y seguridad -Buena relación costo-beneficio

59. Transferencias Transferencias Dado que los documentos no se producen el archivo mismo sino en virtud de la gestión natural del ente al que pertenece, de dice que los documentos ingresan al archivo. Y tal ingreso obedece a un proceso de transferencia de los documentos. La transferencia o remisión de fondos es el conjunto de procesos mediante los cuales la documentación es remitida de una etapa a otra del archivo , siguiendo el ciclo de vida del documento.

60. Transferencias Ordinarias y Extraordinarias se efectúan mediante transferencia, en plazos determinados de tiempo, de forma ordenada. Son denominados también internos por cuando se producen al interior del sistema de archivo. se producen de forma ocasional por razones especiales, por lo tanto no tiene plazos determinados ni procedimiento predeterminado. Transferencias Ordinarias Extraordinarias

62. Trasnferencias Ordinarias Transferencias ¿cuándo deben enviarse los documentos al archivo central? Para responder debe tenerse en cuenta: - Finalización de la tramitación , ya que sólo deben transferirse expedientes conclusos. - Frecuencia de Uso , estudiados los indices de consulta por series documentales pueden definirse plazos de transferencia. El plazo de cinco años es un tope máximo.

63. Transferencias Transferencias - Dimensiones del Sistema , cuando el archivo central se encuentre en el mismo edificio de la entidad los plazos pueden ser ajustados y más reducidos. Ya que la recuperación de la documentación seguirá siendo rápida. Definidos los plazos se consignara un calendario de transferencias que señale la frecuencia anual para cada oficina. Que debe ser revisado periodicamente para adoptar los cambios que sean necesarios.

64. Procedimiento de Transferencias Transferencias Sumado al calendario cada oficina debe conocer el procedimiento al seguir para realizar la transferencia: este tramite debe incluir la destrucción de los documentos inútiles, comprobar la correcta ordenación de los documentos en los expedientes y las series, remitir la documentación acondicionada en cajas o cómo haya sido definido, con los instrumentos de descripción que le pertenecen.

65. Relación de Entrega Transferencias Para facilitar al administrador la transferencia y que esta sea cumplida de la mejor manera lo mejor es establecer un formato de relación de entrega , que acompañe cada remisión y que contenga estos datos: -Nombre de la oficina remitente -Código en el cuadro de clasificación -Breve descripción de los expedientes y series -Fechas extremas -Accesibilidad y plazos de conservación -Signatura de archivo Relación de Entrega

67. Trasnferencias Extraordinarias Transferencias -Donación -Legado -Compra -Reintegro -Depósito -Expropiación Cada una de estas formas tiene condiciones especiales y muchas estan reglamentadas por la Ley. Extraordinarias Formas

68. Expurgo Expurgo El proceso de eliminación de los documentos es un factor crítico en todo archivo dado el crecimiento constante de la documentación producida, la necesidad de elimiarla que es innecesaria y lo delicado de la tarea de elegir qué es destruido y qué no. Esta labor tiene una larga historia, desde la tendencia a coservar todo la documentación, hasta la irresponsabilidad de destruirla toda. La archivística norteamericana ha regido con Shellenberg el nuevo sentido de este proceso.

69. Principio de Organicidad Expurgo - Organicidad de los documentos El expurgo esta unido al ciclo vital del documento y a las etapas del archivo. Por ello debe tener en cuenta los valores primarios y secundarios y las etapas de vigencia administrativa, legal, jurídica e informativa. De acuerdo con estos aspectos la reglamentación del expurgo determina la totalidad del ciclo de vida del documento, fijando para cada serie la duración de cada edad. Principios

70. Principio de Inalinabilidad Expurgo - Inalienabilidad de la documentación pública La documentación pública, por cuanto integra el patrimonio nacional, está sujeta a términos y procedimientos que determina la Ley, aunque la responsabilidad del los archivos públicos es mucho mayor, igualmente alguna documentación de entidadaes privadas tiene también términos fijados por la Ley que deben ser cumplidos. Principios

71. Principio de Funcionalidad del Documento Expurgo -El documento no es un fin en sí mismo Dado que son creados para sustetar administrativa y legamente un proceso natural, los documentos que terminado su valor primario no contengan valor secundario son considerados inútiles. Principios

72. Principio de valor informativo -Conservar para informar La conservación de los documentos de archivo debe definirse según el valor secundario que estos posean, esto es según su valor informativo para la investigación y la historia. Expurgo Principios

73. Conservación Expurgo Muchos sectores conservadores de la archivística han pensado que las tecnologías de almacenamiento pueden evitar el proceso de expurgo, esto es incongruente, porque aunque el traslado de formato reduzca los problemas de almacenamiento, el costo de este cambio es importante y no tiene sentido invertir en documentación que no tiene valores secundarios importantes. Conservación

74. Conservación Expurgo La conservación, que es la contraparte constitutiva del expurgo debe seguir también un proceso cuidadoso que, luego de determinar qué documentación debe ser conservada, debe elegir las formas de esta conservación . Ello incluye la elección de tecnologías de almacenamiento, que ya sean fotográficas o digitales deben estar regidas por los mismos principios legales y jurídicos. Ya que la Ley apenas está determinando criterios para la validez legal y jurídica de los documentos microfilmados o digitalizados.

76. Etapa de Selección Expurgo 2. Selección : determina el destino de los documentos a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo limites para su conservación o destrucción y la modalidad empleada para tales efectos. Tiene dos etapas en la primera conceptual, se de establecen los plazos y las modalidades de selección para cada serie. En la segunda, práctica, se aplica a cada serie lo definido en la etapa anterior. Etapas

79. Etapa del Cuadro de Expurgo Expurgo 3. El cuadro de expurgo: es el resultado final de las tareas de valoración y selección. Describen las series sobre las que se ha de aplicar, especifican el destino de cada una, cuáles seran conservadas, cuáles seleccionadas, en qué plazos y cuál es el tipo de selección aplicada. Los cuadros pueden ser: - Generales : aplicados a las series comunes de las oficinas. - Especiales : aplicados a series de una administración dada. Etapas

80. Eliminación Expurgo 4. Eliminación : es el procedimiento que lleva a cabo la destrucción de los documentos definidos. Debe determinar por que medio serán destruidos y dejar constancias de qué documentación y cómo fue eliminada. Etapas