Wist u dat meer dan 80% van de organisaties haar contractbeheer sterk kan verbeteren? Dat organisaties nog steeds jaarlijks geld verliezen door ongewenst verlengde contracten? Dat mensen tegenwoording 20% van hun werktijd kwijt zijn aan het zoeken van informatie? Pactum is de oplossing voor het digitaliseren en professionaliseren van uw contractbeheer. Inzicht door overzicht, grip op de zaak en direct tijd en geld besparen. Geinteresseerd? Wij staan u graag te woord! www.contractbeheer.com

2. Contractbeheer in Nederland
•
80% van de organisaties kan het contractbeheer proces sterk verbeteren
•
Meer dan 80% van de organisaties is niet voldoende op de hoogte van bijvoorbeeld
opzegtermijnen van contracten, contractspecifieke afspraken, waar contracten fysiek
opgeslagen zijn et cetera
•
Hierin is geen onderscheid tussen grote en kleine organisaties
•
Bij meer dan 66% van de organisaties gebeurt het dat een overeenkomst ongewenst
verlengd wordt
•
En een ongewenste verlenging kost organisaties onnodig geld
•
Beheren van een overeenkomst kost gemiddeld 30 minuten per contract per jaar. Pactum
reduceert dit naar 2 muisklikken
Bron: Marktonderzoek uitgevoerd door Hanzehogeschool, in opdracht van Pactum BV augustus 2010

3. Enkele andere feiten…wat levert het op?
•
Goed contractbeheer leidt tot 30% besparing bij contractverlengingen (Ricoh Europe)
•
Aansluiting bij wet- & regelgeving stijgt tot 90% bij goed contractbeheer (Ricoh Europe)
•
Meer efficiency: mensen zijn 20% van werktijd kwijt aan informatie zoeken (Ricoh Europe)
•
>60% van de IT-contracten wordt niet actief beheerd (NEVI)
•
39%-50% organisaties: Taken, Bevoegdheden, Verantwoordelijkheden niet duidelijk (NEVI)
•
5% van alle facturen zijn te hoog (Gartner)
•
5%-20% besparingspotentieel in contracten ICT-portfolio (Gartner)
•
10% van contracten raakt zoek binnen organisaties

4. Oplossing: Pactum online contractbeheer
•
Nooit meer vergeten een overeenkomst op te zeggen
•
Automatische herinneringen per e-mail ruim voor verstrijken opzegtermijn (of zelf aan te
maken acties)
•
Dus: geen problemen of onnodige kosten meer door ongewenst verlengde contracten
•
Altijd actuele afspraken en documenten bij de hand, dus besparing van tijd en kosten
•
Meer overzicht en grip op lopende overeenkomsten
•
Standaard 4-ogen principe: niet alleen signaleren van verlopen overeenkomsten, maar ook
grip op vervolgacties (gebeurt er wel iets met de signalering?)
•
Applicatie volledig in uw eigen huisstijl te leveren
•
Direct in gebruik te nemen, geen implementatietijd

5. Waarom Pactum?
•
Pactum = SaaS: Software as a Service – klaar voor Het Nieuwe Werken
•
Online: geen investering vereist in ICT hard- & software
•
Geen ICT onderhoudskosten/licenties
•
Eventueel eenvoudig uit te breiden met uw specifieke wensen
•
In een oogopslag inzichtelijk met welke leveranciers u zaken doet en welke/hoeveel
afspraken u met hen heeft
•
Contractwaardes en indexeringen in 1 overzicht
•
Geschikt voor elk type overeenkomst
•
Flexibele abonnementstructuur, betaling naar gebruik
•
Zelf geen tijd of capaciteit om uw contracten in te voeren? Wij doen het graag voor u!

6. Bereikte resultaten door klanten
•
Efficiënt: “Het budgetteren heeft ons dit jaar veel minder tijd gekost, alle vaste lasten stonden
keurig in het overzicht!”
•
Grip: “veel meer grip op lopende overeenkomsten, het is een hulp om betere contracten af te
sluiten en op tijd op te zeggen”
•
Sturing: “Onze afdelingsmanagers krijgen nu ook tijdig signalen, zij zijn nu veel meer betrokken bij
het inkoopproces en voelen zich meer verantwoordelijk”
•
ICO Assen
“We hebben 100% meer grip onze contracten, ik word tijdig geïnformeerd en het is een hulp om
betere contracten af te sluiten of om op tijd op te zeggen. Er is bij ons aantoonbaar geld verdiend.
Bijna alle soorten contacten zijn ingevoerd. Invoer bracht geen problemen met zich mee. Wat ons
ook bevalt is dat onze afdelingsmensen ook notificaties krijgen van de contracten waar zij
verantwoordelijk voor zijn.”
•
Carglass Nederland
“Wij leggen al onze ICT-contracten vast in Pactum. Het programma voldoet ruimschoots en heeft
een uitstekende prijs/kwaliteit verhouding. Wat ik erg prettig vind is het inscannen van
documenten en deze direct koppelen aan ingevoerde contracten”.
•
Deli XL Nederland
“De reden voor ons om met Pactum aan de slag te gaan is dat het makkelijk en overzichtelijk is. Het
is niet zo omslachtig als andere (maatwerk)pakketten. Pactum voldoet uitstekend, we waarderen de
simpele en duidelijke invoer van contracten. Het werkt gewoon prettig.”

7. Screenshot 1: homepage Pactum via www.contractbeheer.com

8. Screenshot 2: uw dashboard, na inloggen. Alle relevante informatie in een oogopslag

9. Screenshot 3: volledig overzicht van al uw verplichtingen, inclusief status

10. Screenshot 3: uw eigen rapportage opmaken

11. Screenshot 4: alle relevante gegevens per contract

12. Screenshot 5: alle relevante gegevens per contract (vervolg)

13. Screenshot 5: alle relevante gegevens en gekoppelde documenten per contract (vervolg)

14. Screenshot 6: eenvoudig werken met contactpersonen en groepen

15. Screenshot 6: per contract aantekeningen loggen en meerdere reminders instellen

16. Pactum – betrouwbaarheid & continuïteit
•
ESCROW account: broncode is gedeponeerd bij notaris
•
Alle communicatie gaat via SSL encryptie-protocol, 256 bit encryptie – zelfde manier als
bijvoorbeeld internetbankieren
•
Hosting bij Exception IT B.V. - Referenties: ABN-AMRO, Accepte, Energy Valley, Essent,
Euroborg, FC Groningen, Gemeente Groningen, Kamer van Koophandel Noord-Nederland,
Ministerie VWS, NOM, UPC Nederland, et cetera
•
Gegarandeerde uptime: 99,95%

17. Pactum – privacy & vertrouwelijkheid
•
Privacy statement – na te lezen via www.contractbeheer.com
•
Zonder uw schriftelijke toestemming doet Pactum niets met uw gegevens
•
Algemene voorwaarden Pactum zo ingericht dat uw privacy maximaal is gewaarborgd
•
Wilt u aanvullende afspraken maken over privacy/geheimhouding? Geen enkel probleem!

18. Pactum – een betrokken onderneming
•
•
•
•
•
Opgericht in Groningen in 2009
Door mensen met verstand van en meer dan 10 jaar ervaring met contractbeheer, inkoop &
facilitair management
Online contractbeheer systeem ontwikkeld vanuit praktijkervaring & marktonderzoek
Eerste versie ICT systeem opgeleverd november 2010
Vermarkting vanaf midden 2011
Missie Pactum
Pactum creëert inzicht door overzicht en daardoor realiseren wij kostenbesparingen , efficiency en
gemak voor onze afnemers.

19. Waar we ons druk om maken…