Auditoria de los sistemas integrados de gestión

1. Implementación y auditoría de Sistemas
Integrados de Gestión.
Calidad,MedioAmbiente,SaludySeguridadOcupacional.
Ing. Pablo Adolfo Molinero Durand.
MSc. Ingeniería Ambiental. Six Sigma Green Belt.

2. En busca de la perfección.

3. Auditoríadelsistemadegestiónintegrado
Módulo VII -1:
Concepto de la auditoría. Criterios, tipos y principios de la auditoría.

4. ¿Qué es la auditoría?
Herramienta para verificar la
conformidad con respecto a una
referencia.
ISO 19011:2002
Proceso sistemático, independiente y
documentado para obtener evidencias
de la auditoría y evaluarlas
objetivamente a fin de determinar
hasta que punto los criterios de la
auditoría se cumplen.

5. ¿Cuál es la finalidad de la auditoría?
• Generar confianza a los directivos en que el desempeño es conforme a lo
proyectado.
• Generar confianza en los clientes.
• Detectar y observar problemas operacionales (oportunidades de mejora)
• Suministrar “feedback” para acciones correctivas y preventivas.

6. Criterios de la auditoría
ISO 19011:2002: Conjunto de
políticas, procedimientos o
requisitos utilizados como una
referencia.
ISO 9001
ISO 14001
OHSAS 18001

7. Tipos de auditoría: Por la organización involucrada
Interna – De 1ra parte
Externa – De 2da parte
Certificación – De 3ra
parte
Inicial
De seguimiento
De re certificación
Las realiza la organización a su
propio sistema de gestión
Entre clientes y proveedores
(contractual)
Conducidas por organismos de
certificación

8. Tipos de auditoría: Por la etapa a ejecutar
También llamada del sistema, documentaria o
gabinete.
Abarca la revisión de la documentación y su
conformidad con la norma
También llamada de implementación.
Busca establecer hasta donde se ha entendido,
implementado y observado el sistema
documentado.
De conformidad
De suficiencia

9. Auditoríadelsistemadegestiónintegrado
Módulo VII -2:
Norma ISO 19011:2002 Directrices para la auditoría. Términos y definiciones.

10. Términos relacionados a la auditoría
Auditoría
Criterios de
auditoria
Evidencias de
la auditoría
Hallazgos de
la auditoría
Conclusiones
de la auditoría
Auditado Auditor
Equipo
auditor
Experto
técnico
Programa de
auditoría
Plan de
auditoria
Alcance de la
auditoría
Competencia

11. Auditoríadelsistemadegestiónintegrado
Módulo VII -2:
Competencias del Auditor. Norma ISO 19011:2002.

12. Competencia
Capacidad demostrada para aplicar
conocimientos y habilidades.

13. Responsabilidades del Auditor
• Cumplir con los requisitos
• Seguir plan y procedimientos
• Permanecer dentro del alcance
• Comunicar y aclarar los requisitos de la
auditoria
• Planear y realizar tareas individuales,
acertadas y responsablemente.
• Recolectar y analizar evidencia.
• Permanecer alerta
• Reportar las observaciones.
• Verificar las acciones correctivas.
• Cooperar con el auditor líder.
• Retener y proteger documentos de la
auditoría.
• Mantener la confidencialidad
• Actuar de manera ética.

14. Responsabilidades del Auditor Líder
• Recolectar toda la información necesaria
• Seleccionar al equipo auditor
• Preparar el plan de auditoría
• Asignar tareas individuales
• Asegurarse de que los documentos de
trabajo estén preparados
• Auditoría de suficiencia.
• Representar al equipo de auditoría
• Liderar reuniones de apertura y cierre
• Asegurar que la auditoría se desarrolle de
acuerdo al plan
• Asegurar que las reuniones de enlace se
realicen periódicamente
• Asegurar que los resultados de la
auditoría sean reportados claramente y a
tiempo.

15. • Educación
• Experiencia de trabajo
• Entrenamiento
• Experiencia de auditorías
• Independencia
• Entender las actividades
Competencias del auditor

16. Habilidades del auditor
• Dar con el problema rápido sin apresurarse a conclusiones.Perceptividad
• Cumplir las acciones programadas a pesar de los obstáculosPersistencia
• Ver las cosas desde distintos puntos de vista, para adaptarse al cambio.Flexibilidad
• Afrontar un problema lógica y sistemáticamenteAcercamiento disciplinado
• Comunicarse y trabajar con gente de diferentes niveles y trasfondosSociales
• Expresarse, tanto oral como escrito, claramentePresentación
• Investigar y buscar el cumplimiento acertado en diferentes áreasTécnicas

17. Características positivas del auditor
Educado
Amable
Servicial
Constructivo
Informativo
Perceptivo
Justo
Mente abierta
Diplomático
Honesto
Maduro
Modesto
Tiene tacto

18. Características negativas del auditor
Critico
Argumentador
Emite juicios
Precipitado
Agresivo
Desconsiderado
Inconsistente
Inflexible
Perezoso
Susceptible
No práctico
“Sabelotodo”
Indeciso
Intratable
Descuidado

19. Auditoríadelsistemadegestiónintegrado
Módulo VII -3:
Gestión de un Programa de Auditoría. Actividades y Técnicas.

20. Aspectos a considerar
• Importancia de los procesos y áreas a auditar, aspectos ambientales significativos y
evaluaciones de riesgo.
• Estado de la actividad
• Resultados de auditorías previas.
• Minimizar alteraciones de la empresa
• Disponibilidad de auditores y auditados
• El programa suele ser anual o semestral.

21. Etapas • Recolección de Información
• Planificación y preparaciónPreparación
• Reunión de apertura
• Auditoría
• Reunión de cierre
Ejecución
• Entrega documento finalInforme
• Reuniones post auditoriaSeguimiento

22. PREPARACION
DE LA
AUDITORIA
Comprende una serie de
actividades que sirven de
soporte al proceso de auditoría
durante su ejecución en la
organización.
Una preparación adecuada
redunda en el éxito de la
auditoría.

23. Preparación de la auditoría - pautas
• Las auditorías son costosas.
• Deben ser bien planeadas y conducidas
• No deben ser realizadas por sorpresa
• Acordar fechas por adelantado
Máximo
beneficio
Costos
Mínimos

24. Recolección de Información
Organización a ser
auditada
Fechas
Duración
Tamaño y
composición del
equipo
Razón de la
auditoría
Alcance de la
auditoría
Áreas a ser
auditadas
Procesos de la
organización a
cubrir
Visita previa
(auditorías
internas)
Actividades y
complejidad de
las áreas a auditar
Los criterios de la
auditoria
ISO 9000
ISO 14000
OHSAS 18000
Otros

25. Planificación y Preparación
1. Determinar volumen de trabajo
2. Preparar el plan de auditoría
3. Preparar documentos de trabajo
4. Definir la metodología
5. Mantener informado al auditado

26. Planificación y Preparación:
Preparación del trabajo
Documentos de
trabajo
• Listas de verificación
• Formularios
• Estándares
• Guías
• Formatos
Logística
• Viajes y arreglos
• Espacio de trabajo
• Intérpretes
Información previa
• Informes de
auditorías anteriores
y revisiones por la
dirección
• Documentos del SIG:
procedimientos,
métodos, manuales,
etc.
• Legislación y otros
requisitos aplicables
• Reclamos de partes
interesadas.
Información del
auditado
• Qué hacen en el
área o sector
• Magnitud de las
operaciones del área
• Procesos operando
• Criterios a cumplir
• Complejidad de las
operaciones

27. Planificación y Preparación:
Preparación del auditor
Entender el sistema y los procesos
Mapear el sistema
• Procesos
• Entradas y salidas
• Controles
• Secuencia de procesos
• Interacciones
Elaborar el plan de auditoría

28. Planificación y Preparación:
Preparación del auditor
El auditor debe prepararse para:
• Seguir el proceso de principio a fin, verificando la eficacia del control.
• No limitarse solamente a verificar la conformidad de las actividades con lo
establecido en los procedimientos.
• Evaluar también, y sobre todo, si el proceso es capaz y produce los resultados
previstos
El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad de los
procesos y del sistema para alcanzar los objetivos establecidos

29. 1.¿El SIG está diseñado conforme a las normas
aplicables?
2.¿El SIG está implementado y funcionando según lo
planificado?
3.¿El SIG es eficaz?
4.¿El SIG es capaz para lograr los objetivos y alcanzar la
satisfacción de las partes interesadas?

30. Planificación y Preparación:
Plan de auditoría
Contenido del Plan
Objetivos y alcance
Lugares, fechas y recursos
Criterios de la auditoría
Integrantes del equipo auditor
Cronograma de actividades y
tareas asignadas a los auditores
Debe ser acordado con el auditado

31. Planificación y Preparación:
Preparación de la auditoría
EL EQUIPO DE AUDITORÍA DEBE ESTAR
INFORMADO DE:
• Objetivos , alcance y criterio de la
auditoría.
• Detalle de los sectores y
actividades a auditar
EL EQUIPO DE AUDITORIA:
RESPONSABILIDADES
• Recopilar la información previa
necesaria
• Elaborar la agenda de la auditoria
• Preparar los documentos de
trabajo.

32. Planificación y Preparación:
Listas de verificación.
Sirven como ayuda memoria
Asegura se cubran todos los asuntos importantes.
Asegura profundidad y continuidad de la auditoría
Organiza la toma de notas
Es parte del reporte final
Deben ser específicas para el sistema de gestión
auditado
Preparadas a partir de los documentos del sistema
de gestión

33. Planificación y Preparación:
Recomendaciones en el uso de listas de verificación
FORMATO
• Deje espacios para notas
• Referencias a los criterios de
auditoría.
• Referencia a la documentación del
sistema.
• Referencia a los registros.
MAL USO
• Usada como cuestionario
disminuye la visión y entorpece la
comunicación.
• Un seguimiento muy estricto
podría ocasionar la omisión de
aspectos importantes,

34. EJECUCION DE
LA AUDITORIA
Es el proceso de la auditoría en
sí mismo, consiste de
reuniones, entrevistas,
actividades de verificación que
van a permitir verificar la
conformidad del sistema
integrado de gestión.

35. Ejecución de la
auditoría
Reuniones
Reunión de
apertura
Reuniones de
enlace
Reuniones de
retroalimentación
Reuniones de
cierre
Recopilación de
evidencias
Entrevistas
Revisión de
documentos
Observación
Actividades durante la ejecución
de la auditoría

36. Reunión de apertura
1. Presentar al equipo
2. Objetivo, alcance y criterios
3. Revisión del plan de auditoría
4. Explicación sobre el muestreo.
5. Confidencialidad
6. Método de informe
7. Grado de las No Conformidades
8. Confirmar la disponibilidad de los
auditados
9. Confirmar aspectos logísticos
10. Confirmar guías
11. Requisitos de seguridad
12. Preguntas
El líder y el equipo auditor con el Representante de la Alta Dirección y otros directivos.

37. Reuniones de enlace
DURANTE LA AUDITORIA
• Aseguran el progreso y eficacia
• Aseguran se cubra el alcance
• Revisan no conformidades
• Se reúnen hallazgos
AL FINAL DE LA AUDITORIA
• Prepara la reunión de cierre
• Revisan los hallazgos
• Discutir conclusiones
• Preparar el informe final
El líder de auditoría con el equipo auditor

38. Reunión de retroalimentación
1. Revisión de los hallazgos
2. Explicación de las No Conformidades
3. Acuerdo de Acciones Correctivas
El líder y el equipo auditor con el Representante de la Alta Dirección y otros directivos.

39. Reunión de cierre
1. Agradecer al auditado y volver a
presentar al equipo
2. Recapitular objetivos, alcance y
criterios.
3. Revisar el plan.
4. Repetir confidencialidad y muestreo.
5. Informar fortalezas y áreas de mejora a
nivel global
6. Detallar las No Conformidades
7. Conclusiones de la auditoría
8. Preguntas y respuestas
9. Acciones correctivas y plazos
10. Seguimiento.
El líder y el equipo auditor con el Representante de la Alta Dirección y otros directivos.

40. Recopilación de evidencias.
Se basan en:
1. Entrevistas.
2. Examinación de documentos.
3. Observación de actividades y
condiciones
4. Resultados de mediciones y
ensayos.
5. Registros.
Las evidencias deben ser objetivas y verificables.

41. Entrevistas
Se realizan a personal previamente seleccionado
Preguntas abiertas
• Que, Cuándo, Porqué Cómo, Dónde, Quién.
• Muéstreme! Sirven para demostrar.
Preguntas cerradas
• Responden Si - No
• Sirven para aclarar.

42. Entrevistas
• Verificar lo expuesto durante las entrevistas.
• Comunicar al auditado las No Conformidades
• Determinar si las No Conformidades constituyen casos aislados o si son
generalizadas.
• Registrar las No Conformidades.

43. Muestreo de registros y documentos
• No hay tiempo para verificar todo.
• Escoja ejemplos representativos.
• No hay un porcentaje establecido.
• Representación de acciones.
• Cubrir periodo relevante.
• Mirada al control.

44. Observación de actividades y condiciones
• Aspectos
• Equipos e instrumentos.
• Condiciones.
• Control operacional.
Buscar siempre evidencia física.

45. Observación de actividades y condiciones
• Procedimientos disponibles
• Operaciones en curso
• Puntos de emisión
• Registros operacionales
• Instrumentos con condiciones de proceso
• Alarmas
• Limpieza y organización
• Carteles de comunicación
• Recordatorios de toma de conciencia
• Etiquetas de calibración
• Letreros de peligros
• Uso de EPP
• Etc.
¿Qué buscar?.

46. Observación de actividades y condiciones
• ¿Para qué se usa?
• ¿Necesita mantenimiento?
• ¿Se le dio mantenimiento?
• ¿Hay un registro?
• ¿Cuál es la lectura?
Ejemplo: observando instrumentos.
Registro asociados:
• Calibración
• Mantenimiento

47. Recomendaciones prácticas
• Explique la necesidad de tomar
notas al auditado
• Haga sus notas
• Comprensivas
• Acertadas
• Precisas
• Legibles
Tome notas, siempre tome notas.

48. Recomendaciones prácticas
• El tiempo, siempre es corto.
• Planifique.
• No permita que su auditoría se desvíe.
• No “cave” demasiado profundo.
• No se enfoque en trivialidades.
• Decida el tamaño de la muestra y asegúrese
de él.
Administre bien el tiempo.

49. No Conformidades
Recordando: ¿Qué es una No Conformidad?
• No cumplimiento de un requisitos de las partes interesadas.
• Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita.
• Requisito legal o regulatorio.
• Una oportunidad para mejorar el desempeño, los resultados y la satisfacción de las
partes interesadas.

50. No Conformidades y Hallazgo de la auditoría
OBSERVACION
• Incumplimiento potencial de un
requisito
NO CONFORMIDAD
• Incumplimiento real de un requisito
Para que un Hallazgo se defina como No Conformidad se requieren tres condiciones mínimas:
• Debe describir el problema
• Debe estar basado en evidencias objetivas.
• Debe demostrar incumplimiento de requisitos.
• Normas: ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001
• Procedimientos, planes, objetivos o metas.
• Requisitos legales o regulatorios.

51. Redactando la No Conformidad
Características
Claro y preciso
Comprensible
Describe el problema
Explica el requisito
Referencia la evidencia
Contenido
Área o proceso
Hallazgo (evidencia objetiva)
Requisito incumplido
Clasificación
Responsabilidad / Plazos
REPORTE DE NO CONFORMIDAD
FECHA RNC N° PROCESO
AUDITOR AREA AUDITADA
HALLAZGO: OBSERVACION / NO CONFORMIDAD
FECHA FIRMA DEL AUDITOR
ANALISIS DE CAUSAS
ACCION CORRECTIVA / PREVENTIVA
FECHA FIRMA DEL AUDITADO
REVISION DE LA ACCION CORRECTIVA
FECHA FIRMAS: AUDITADO AUDITOR

52. Ejemplo de No Conformidad
Ejemplo 1: Departamento de producción de bolas de acero
Turno: mañana
04 de 14 operarios fueron vistos no usando cascos ni zapatos de seguridad. Los cascos
estaban disponibles a la entrada del área y los zapatos de seguridad habían sido
asignados la semana anterior.
La instrucción BA-P-01 cláusula 5, requiere que todo el personal que entre al
departamento de producción debe usar los cascos y zapatos de seguridad. La
instrucción estaba claramente visible a la entrada del área.

53. REPORTE DE NO CONFORMIDAD
FECHA
28/12/15
RNC N° 01SEG PROCESO: Producción de bolas de acero
AUDITOR
PAMD
AREA AUDITADA: Producción.
HALLAZGO: OBSERVACION / NO CONFORMIDAD
Requisito
OHSAS 18001:2007 – 4.4.6
Descripción
Durante el turno mañana 04 de 14 operarios fueron vistos no usando cascos ni zapatos
de seguridad.
La instrucción BA-P-01 cláusula 5, requiere que todo el personal que entre al
departamento de producción debe usar los cascos y zapatos de seguridad.
FECHA FIRMA DEL AUDITOR
4.4.6 Control operacional
La organización debe determinar las operaciones y actividades que están asociadas con el peligro(s)
identificado donde la implementación de controles es necesaria para manejar el riesgo(s) S&SO. Esto
debe incluir la gestión del cambio (ver 4.3.1).

54. Ejemplo de No Conformidad
Ejemplo 2: Departamento de producción de lentes W4
Turno: mañana
04 de 18 operarios no utilizaban protección (gorras de nylon). Las gorras estaban
disponibles en la entrada
WI4-01 cláusula 6, requiere que todo el personal que todo el personal durante la
producción de lentes utilice la gorra de nylon.

55. REPORTE DE NO CONFORMIDAD
FECHA
12/12/15
RNC N° 01CAL PROCESO: Producción lentes W-4
AUDITOR
PAMD
AREA AUDITADA: Producción.
HALLAZGO: OBSERVACION / NO CONFORMIDAD
Requisito
ISO 9001:2008 – 6.4
Descripción
Durante el turno mañana 04 de 18 operarios no utilizaban gorras protectoras de nylon,
WI4-01 cláusula 6, especifica el uso de estas. El estándar requiere que la compañía
observe las condiciones humanas y ambientales para su efecto sobre la calidad del
producto.
FECHA FIRMA DEL AUDITOR
6.4 Ambiente de trabajo
La organización debe determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los
requisitos del producto.
NOTA El término "ambiente de trabajo" está relacionado con aquellas condiciones bajo las cuales se realiza el
trabajo, incluyendo factores físicos, ambientales y de otro tipo (tales como el ruido, la temperatura, la humedad, la
iluminación o las condiciones climáticas).

56. Ejemplo de No Conformidad
Ejemplo 3: Almacenes
Al pasar por los almacenes el auditor verifica que en el recipiente para disponer los
residuos sólidos peligrosos se están colocando los residuos comunes, contraviniendo lo
establecido en el procedimiento “Segregación de Residuos”, artículo 6.0. Esto se ha
podido verificar en 7 casos en los cuales indistintamente se usan los recipientes no
adecuados ni de acuerdo a lo establecido en el mencionado procedimiento.

57. REPORTE DE NO CONFORMIDAD
FECHA
22/10/14
RNC N° 01AMB PROCESO: Varios
AUDITOR
PAMD
AREA AUDITADA: Varias.
HALLAZGO: OBSERVACION / NO CONFORMIDAD
Requisito
ISO 14001:2004 – 4.4.6
Descripción
No se está segregando los residuos conforme a lo planificado, por ejemplo, en el
recipiente para poner residuos peligrosos se están colocando residuos comunes,
contraviniendo lo establecido en el procedimiento “Segregación de Residuos”, artículo
6.0. Esto se ha podido verificar en 7 casos en los cuales indistintamente se usan los
recipientes no adecuados ni de acuerdo a lo establecido en el mencionado
procedimiento.
FECHA FIRMA DEL AUDITOR
4.4.6 Control operacional
La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los aspectos
ambientales significativos identificados, de acuerdo con su política ambiental, objetivos y metas, con el objeto
de asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas, mediante:
a) el establecimiento, implementación y mantenimiento de uno o varios procedimientos documentados para
controlar situaciones en las que su ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y metas
ambientales; y …

58. ADVERTENCIA
SEA CAUTELOSO, NO SAQUE CONCLUSIONES
APRESURADAS!
ASEGURESE DE TENER EVIDENCIA COMPLETA!
ASEGÚRESE DE QUE SU EVIDENCIA ES ACERTADA
CUANDO DUDE, INVESTIGUE!
IDENTIFIQUE LOS PUNTOS CLAVE PARA SIGUIENTES
INVESTIGACIONES!

59. TALLER 1:
Para los casos estregados establezca la No Conformidad.
En base a las normas proporcionadas indique que requisito (s) se estaría
incumpliendo.

60. INFORME DE
AUDITORIA
Es el proceso durante el cual la
dirección y sus representantes
a nivel de área, reciben los
hallazgos de la auditoría y se
establecen plazos para las
acciones correctivas y
preventivas.

61. Informe de Auditoría
El informe de auditoría contiene normalmente la siguiente estructura:
• Área auditada
• Lugar y fecha
• Equipo de auditoría
• Participantes
• Documentación aplicable
• Objetivo, alcance y conclusiones
• Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades del SIG
• No Conformidades y Observaciones

62. Características de los informes de auditoría
• Pueden sr verbales y/o escritos
• Se reportan todos los resultados y no solo las no conformidades
• Debe agregar valor al sistema de gestión.
• Se redacta y establece de acuerdo a los procedimientos de la organización

63. ¿Quiénes reciben el informe?Verbalmente
• Auditados directos
• Gerentes de área
Escrito
• Auditados directos
• Gerentes de área
• Otros auditores internos.
• Responsable del programa
de auditoría
• Representante de la gerencia
• Gerencia de área.

64. SEGUIMIENTO
Lo conforman todas las
actividades posteriores a la
auditoría que tienen por
finalidad verificar la
subsanación de los hallazgos
determinados como no
conformidades e
implementación de las
oportunidades de mejora.

65. Acciones durante el seguimiento
• Verificar progreso de la implementación.
• Evidenciar, donde sea necesario, capacitación.
• Establecer nuevos procedimientos que hubiese lugar.
• Cambios en infraestructura.
• Nuevos registros
• Seguimiento a la eficacia
• No recurrencia de no conformidades, accidentes, incidentes.

66. TALLER 2:
En base a lo indicado para elaborar una auditoría tomaremos un grupo de personas al
azar y simularemos los diferentes procesos asociados.
Prepárese para salir y actuar.

67. MuchasGracias