1.
CÓMO ORGANIZAR
WEBINARS Y
CONFERENCIAS
EN LÍNEA
Taller para el Centro de Innovación de Miraflores
Oscar I. Román Quispe
10/08/2020
CURSO - TALLER:

2.
Temario de la sesión 1
1. Aspectos generales.
2. Conceptos elementales
3. Flujo de trabajo para un webinar.
4. Planeamiento de objetivos y
temas.
5. Preparación de la difusión

3.
Webinar: Conferencia online que se
transmite en directo y donde los
usuarios puedan verlo desde
ubicaciones físicas distintas.
Proviene del inglés
web + seminar = webinar
¿Qué es un webinar?

4.
¿Qué es un webinar?
Se diferencia de las reuniones virtuales
y las clases online porque emplea el
modelo de conferencia tradicional,
“de uno a muchos”.

5.
¿Qué es un webinar?
En este curso, vamos a tratar
conferencias en línea como sinónimo
de webinar.

6.
Características de
un webinar
Enrique San Juan señala como características:
 Tiene una audiencia elevada
 Existe un presentador y orador.
 Tiene formato exposición. Utilizan
presentaciones.
 Tiene una secuencia predefinida.
SAN JUAN, ENRIQUE (2020) VIDEOCONFERENCIAS O WEBINARS ¿CUÁL
ES LA MEJOR OPCIÓN PARA TU NEGOCIO?
HTTPS://COMMUNITY.ES/CURSOS/VIDEOCONFERENCIAS-O-
WEBINARS-PARA-TU-NEGOCIO/

7.
Características de
un webinar
Los webinars se emiten en vivo
y pueden almacenarse para ser
vistas en diferido.
Ejemplo: El webinar Mi primer dashboard con Microsoft
Power BI: caso COVID-19 ha sido emitido hace 2 meses
y sigue disponible.

8.
Esquema de un webinar
Expositores
Operador de
sala virtual
Anfitrión
Aplicación de
streaming
Servicio de
streaming
Servicio de video
bajo demanda
Público
asistente
Internet

9.
Flujo de trabajo
Establece los
objetivos de tu
ciclos de webinars
Selecciona un
rango de fechas
y horarios
Selecciona los
temas de la
temporada
Inicia el contacto
con potenciales
expositores
Tiempo no
apropiado
Llega a un acuerdo y
pide el título y una
sumilla del webinar
Crea y ejecuta
una campaña de
marketing digital
Repostea la campaña
días previos al webinar
Realiza pruebas
técnicas
Realiza el
webinar
Acompáñalo con
actividades de
comunicación

10.
Establecimiento de
objetivos
 Conseguir visibilidad de una
marca, idea o concepto.
 Formación de habilidades y
competencias.
 Interacción y fidelización de la
comunidad, clientes y afiliados.
 Captación de suscriptores.

11.
Definición de tus públicos
 El contenido que vas a crear en
ese webinar debe está adaptado al
público que quieres captar.
 Existen varios grupos o “públicos”.
 Puede ser de utilidad aplicar el
conceptos de stakeholders,
“grupos de interés”
• ¿Cuál es su ocupación?
• ¿Cuáles son sus intereses?
• ¿En qué nivel socio-económico
se encuentra?
• ¿Qué edad tiene?
• ¿Qué le gusta?
• ¿Cómo se comporta a la hora de
elegir un evento al que asistir u
otro?
• ¿Qué posición tienen en su
organización?
• ¿Es una persona física o una
empresa?

12.
Freeman, R. Edward, (1984). Strategic Management: A stakeholder approach, Pitman: Massachusetts.
http://compartiendoexperienciauniversitaria.blogspot.com/2011/11/quienes-son-los-stakeholders-de-una.html

13.
Post, J.; Preston, L. & Sachs, S. (2002). Managing the extended enterprise: the new stakeholder view, California Management
Review, 45(1):6-28.

14.
Adaptado de Munroe Consulting Inc., 2008
https://www.researchgate.net/figure/Figura-2-Elementos-clave-del-ecosistema-de-innovacion-
adaptado-de-Munroe-Consulting_fig2_46421377
Adaptado de Carlos Seatón
https://cseaton13.wordpress.com/2016/01/11/tres-razones-a-favor-de-
la-ecologia-y-del-ecosistema-de-innovacion/

15.
Sánchez, Oscar (2015) Dificultades y retos de los ecosistemas de innovación. Recuperado de
https://oscardavidsanchez.com/2015/03/dificultades-y-retos-de-los-ecosistemas-de-innovacion/

16.
Difusión del webinar
1. Preparación de la redacción publicitaria de tu webinar.
2. Creación de las páginas de eventos en las redes sociales que tengas
presencia.
3. Diseño de una landing page o página de aterrizaje.
4. Campaña de correo masivo.
5. Formulario de registro (puede estar vinculado a las plataformas de
difusión.
6. Difusión por redes sociales.

17.
Temario de la sesión 2
1. Preparación de la difusión
2. Gestión de los indicadores.
3. Preparación técnica de la
grabación del webinar.

18.
Difusión del webinar
Redacción de
los mensajes
fuerza
Páginas de eventos
en plataformas
específicas
Diseño de los
materiales de
comunicación
Página de aterrizaje
(landing page)
Campaña de e-mail.
Mensajes de
confirmación,
recordatorios.
Formulario
de registro
Campañas de
publicidad.
Difusión en
redes sociales,
grupos.
Establece las metas
y estrategias
Relaciones
públicas,
campañas con
líderes de
opinión.

19.
Difusión del webinar
Objetivos del webinar Indicadores de rendimiento
• Generación de clientes potenciales
(leads).
• Generación de conversaciones.
• Educar a un público.
• Posicionamiento de una marca,
organización o idea.
• Ingreso a nuevos mercados.
• Nuevos nombres y suscriptores
ingresados por inscripciones.
• Número de participantes en línea.
• Número de oportunidades de
ventas creadas.
• Número de menciones en redes
sociales.
• Costo por cliente potencial (lead)

20.
Nuevos nombres
 ¿Qué mercados o ecosistemas
buscas?
 ¿A quienes buscas en esos
mercados y ecosistemas?
 Inscripciones
 El proceso de inscripción debe ser
sencillo.
 No pidas mucha información en un
inicio.

21.
Participantes en vivo
 ¿Qué porcentaje están viendo
activamente?
 Las personas pueden
abandonar desde los 30
minutos.
 Siempre deja disponible la
grabación y examina sus
números.

22.
Oportunidades de ventas creadas
 Asegúrate de incluir las
direcciones en tu sistema CRM
con el consentimiento de ellos.
 Sigue estas acciones.
 Envía un email de agradecimiento.
 Envía un enlace con la grabación.
 Si tu modelo de ventas lo ha
incorporado, contacta a los inscritos.

23.
Menciones en redes sociales
 Busca en Twitter y Facebook
menciones al hashtag del webinar.
 Busca en Google menciones en
blogs, sitios webs de noticias y
otras publicaciones.
 Utiliza los sistemas de medición de
redes sociales.
 Haz la medición a través del
tiempo.

24.
Costo por oportunidad
 Costo por inscripción vs. lead
muy interesado y adecuado para
tu empresa/organización.
 Piensa en el costo por las
menciones en redes sociales.
 Considera usar estos números
en los demás indicadores claves
de tu organización.

25.
Si no defines tus metas de éxito,
estarás suponiendo
circunstancias y estarás
esperanzando. Esperanzarte no
es buen plan y no puede ser
medido.

26.
Preparación del ambiente de filmación
 Cada expositor necesitará
una computadora con
webcam y micrófono.
 Las laptops las incluyen
pero son de baja calidad.
Puedes reemplazarlos.

27.
Preparación del ambiente de filmación
 Si tienes problemas de audio,
prueba con una tarjeta de
sonido externa USB o una
placa PCIe.
 Si la calidad es crucial, puedes
usar una interfaz de audio.
 Si te faltan puertos USB,
puedes añadir un hub o
concentrador de puertos.
Procura que sea USB 3.0

28.
Preparación del ambiente de filmación
 Si vas a usar un celular,
usa un trípode de mesa
o de pie.

29.
Preparación del ambiente de filmación
 Para la iluminación,
necesitarás un conjunto
de lámparas.

30.
Preparación del ambiente de filmación
 Calibra la iluminación de
tu rostro en el software
que viene con la
cámara.

31.
Temario de la sesión 3
1. Preparación de presentaciones
2. Coordinación con los expositores
3. Transmisión en Facebook y Youtube.
4. Plataformas de grabación nativa.
5. Aplicaciones de escritorio de
terceros.
6. Aplicaciones web de terceros.
7. Gestión de comentarios del público.

32.
Preparación de las
presentaciones
 Lo ideal es que el webinar no
supere 1 hora de presentación.
 Las tipografías y el volumen del
texto debe ser legible a
resoluciones bajas.

33.
Preparación de las
presentaciones
 Las diapositivas deben contener
gráficos grandes y pocas
palabras. Evitar el “docupoint”.
 Si se va a compartir la
presentación, tenerlas en línea
con anticipación.

34.
Preparación de las presentaciones
 Coordina con varios días de
anticipación la secuencia del
webinar y el uso de la
plataforma con el expositor.
 Haz un ensayo previo un día
anterior ó 30 minutos antes en
el mismo día.

35.
Ejemplo de una secuencia básica
Saludo
preliminar y
llamado a los
participantes a
saludarlos.
Lectura y
respuestas de
los saludos
durante 5
minutos.
Presentación
del video
institucional.
Bienvenida a los
participantes.
Presentación
de los
auspiciadores.
Bienvenida
al expositor.
Lectura de las
reglas del
webinar.
Exposición Respuesta a
las preguntas
del público.
Agradecimiento al
expositor e.
Invitación a otras
actividades.

36.
Preparación de las presentaciones
 Si el expositor realizará un gran
número de pasos, prepara una
guía de uso para que las revise
con antelación.
 Si la dificultad es alta, considera el
uso de sistemas de asistencia
remota como TeamViewer o el
Escritorio Remoto de Windows.

37.
Parte práctica: streaming
- Desde la misma red social.
- Aplicaciones de escritorio de
terceros
- Aplicaciones web de terceros

38.
Muchas gracias