In het procesontwerp ligt de inrichting van de leer- en werkomgeving voor de zorgpartners beschreven. Op basis hiervan is de Qsuite helemaal ingericht. Dit ontwerp beschrijft de inrichting van het projectmanagementsysteem dat de medewerkers van de Lelie zorggroep gebruiken om de projecten bij de zorgpartners uit te voeren.

1. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 1 van 14
Ontwerp inrichting
Projectmanagementsysteem
Zorgpartners
Procesontwerp
Hulpmiddel om te komen tot een kloppende inrichting van het
projectmanagementsysteem ten behoeve van de zorgpartners binnen de
Qsuite

2. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 2 van 14
Procesontwerp totaaloplossing
De totaaloplossing bestaat uit drie onderdelen / omgevingen. In dit procesontwerp werken we één van
de omgevingen nader uit. Het procesontwerp is de basis voor de inrichting van de applicatie.
Omgeving 1 Leer- en werkomgeving per zorgpartner
In de eerste plaats de leer- en werkomgeving van de zorgpartner. Hier worden de primaire en
ondersteunende processen van de zorgpartner in gefaciliteerd. Klantdossier, medewerkersdossiers en
de toetsing daarop vindt plaats in deze omgeving. Het is een aparte database per zorgpartner, zodat
persoonsgegevens goed gescheiden blijven.
Iedere organisatie, iedere zorgpartner, is uniek. We hanteren een procesontwerp per type organisatie
(kleinschalig wonen, V&V thuis, begeleiding thuis) als basis. In de inrichting per zorgpartner is dit
basisontwerp verder te verfijnen of te combineren (door middel van verschillende klantprofielen), zodat
er een maatwerkinrichting ontstaat binnen een uniform raamwerk.
In dit document vindt u het procesontwerp van het Kleinschalig wonen.
Omgeving 2 Overkoepelend kwaliteitssysteem voor alle zorgpartners
In het tweede systeem wordt het overkoepelende kwaliteitssysteem voor de zorgpartners gefaciliteerd.
Die onderdelen die voor alle zorgpartners gelden worden hierin gefaciliteerd. Voordeel is dat het
systeem maar op één plaats onderhouden hoeft te worden. Daar waar het kwaliteitssysteem echt
maatwerk per organisatie vraagt, kan dit weer in de lokale omgeving van de zorgpartner (omgeving 1)
worden geregeld. Uitgangspunt is: uniform in systeem 2 waar dat kan, maatwerk in systeem 3 alleen
wanneer dat echt moet.
Omgeving 3 Projectmanagementsysteem voor Lelie zorggroep
Al deze omgevingen dienen beheerd en onderhouden te worden. De omgeving verandert snel, nieuwe
vragen komen op de organisaties af. Het ‘geheim van de smit’ is het vertalen van deze eisen naar het
reguliere werkproces in de leer- en werkomgeving per zorgpartner. Zodat we niet stapelen, maar
samenhang aanbrengen. Dat proces faciliteren we door een overkoepelend verbeter- en
releasemanagement.
Ook de relaties en de doelstellingen per zorgpartner (per project) moet slim en handig worden
gemanaged. Door proactief te werken, voor de wagen uit, kan er winst behaald worden.
Standaardisatie waar dat kan en alleen afwijken van de vaste route wanneer dat echt moet.
De jaarcyclus is hierbij leidend. Het projectmanagementsysteem faciliteert de betrokken medewerkers
van de Lelie zorggroep (en Novire) in het:

3. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 3 van 14
(1) inrichten van de leer- en werkomgeving per zorgpartner,
(2) het toetsen van de uitkomsten van de processen bij de zorgpartners middels de Improvement
Scan,
(3) het begeleiden van de zorgpartner bij de opvolging van de verbeterpunten uit de Improvement
Scans,
(4) het uitvoeren van de acties die nodig zijn om de overstijgende releasecyclus (verbetercyclus) uit te
voeren.
Jaarcyclus
De jaarcyclus is als volgt opgebouwd:
Ontwikkelingen
extern / intern
Releasecyclus Improvement Model Zorgpartner
Januari Toetsingskader IGZ Uitvoeren werkplan en begroting
huidig jaar
Februari Overdracht uitkomsten BO’s
voorgaande 6 maanden
Maart Uitbrengen tussenrelease Nieuwe onderdelen leeromgeving
doorlopen
April Inventarisatie begroting aankomend
jaar
Aanlevering inventarisatie komend
jaar
Mei
Juni Inkoopeisen nieuwe
contracten bekend
Verzamelen inkoopeisen centraal
en opstellen concept overzicht
inkoopeisen aankomend jaar
Presentatie concept inkoopeisen
komend jaar
Opstellen inventarisatie
beleidsonderwerpen op basis van de
inkoopeisen en –criteria en
ontwikkelen inventariserende
screenings : huidige situatie en ideeën
bij de zorgpartners
Invullen inventariserende
screenings
Analyseren ingevulde inventariserende
screenings en vaststellen structurele
oplossing
Juli
Augustus Overdracht uitkomsten BO’s
voorgaande 6 maanden
Integreren oplossing n.a.v.
inkoopbeleid in de Qsuite, aanpassen
leeromgeving
Ontwikkelen nieuwe release
Publicatie en nieuwe uitrol nieuwe
release
September Contractafspraken Definitief overzicht inkoopeisen
aankomend jaar
Formeren ‘meedenkgroepen’ vanuit de
zorgpartners t.b.v. nieuwe release
Presentatie definitieve inkoopeisen
komend jaar

4. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 4 van 14
Deelnemen ‘meedenkgroepen’
vanuit de zorgpartners t.b.v. nieuwe
release
Presentatie en uitrol nieuwe release Nieuwe onderdelen leeromgeving
doorlopen
Oktober Werkplan en begroting definitief
opmaken aankomend jaar
November Voorbereiden teamleden op nieuwe
release – doornemen leeromgeving
December Voorbereiden teamleden op nieuwe
release – doornemen leeromgeving

5. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 5 van 14
Procesontwerp - totaalproces

6. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 6 van 14
Functionele beschrijving onderdelen procesontwerp
Input
1. Organisatiegegevens zorgpartner
1. De zorgpartner is een samenwerkingsrelatie. De organisatie heeft gegevens. Contactgegevens,
gegevens over de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, een juridische structuur en andere
bedrijfsinformatie.
2. Betrokken personen en relaties
1. Ook heeft de zorgpartner contactpersonen. Een directeur / eigenaar, een eerste aanspreekpunt, en
andere betrokkenen. De personen die bij de uitvoeren van het ‘project zorgpartnerschap’ betrokken
zijn, leggen we vast in het projectmanagementsysteem. Met de desbetreffende rollen daarbij, zodat
duidelijk is wie het aanspreekpunt is voor de verschillende onderdelen die voor het zorgpartnerschap
van belang zijn. Wie is bijvoorbeeld het zorginhoudelijke aanspreekpunt? Wie is er juridisch
tekenbevoegd? Wie is het aanspreekpunt voor de productieadministratie? Wie voor de
productieplanning en de financiële controle?
2. Daarnaast heeft de zorgpartner zelf ook een groot netwerk van samenwerkingsrelaties. Een
organisatie staat immers niet op zichzelf. Zij werkt ten behoeve van haar klanten in een netwerk. Ze
heeft te maken met andere organisaties, samenwerkingen, verwijzers, maar ook leveranciers. Deze
organisaties zijn van invloed op de kwaliteit van de dienstverlening van de organisatie en worden
daarom ook betrokken bij het managementsysteem van de organisatie. Deze gegevens liggen dan
ook niet vast in het projectmanagementsysteem van de Lelie zorggroep, maar wel in de leer- en
werkomgeving van de individuele zorgpartner.
Organisatie-relaties en daaraan gelieerde contactpersonen worden door de zorgpartner vastgelegd in de leer- en w erkomgeving
van de zorgpartner. De gegevens zijn daar ook inzichtelijk voor de medew erker van de Lelie zorggroep.
3. Rollen
1. De basis voor de inrichting van het projectmanagementsysteem zijn de rollen. Wie van de Lelie
zorggroep-medewerkers moet wat kunnen doen of doen? En moeten ook zorgpartners inzage hebben
in bepaalde onderdelen, zoals bijvoorbeeld de voortgang van de activiteitenplanning, maar dan alleen
voor hun eigen dossier? Beide opties zijn mogelijk: de omgeving kan ook alleen zichtbaar zijn voor
Lelie zorggroep-medewerkers, of ook voor de zorgpartner op bepaalde onderdelen.
4. Producten en dienstverlening
1. De basis voor de inrichting van het projectmanagementsysteem zijn de producten en diensten die
de Lelie zorggroep aanbiedt aan de zorgpartner. De basis bestaat uit de volgende onderdelen:
- Het faciliteren van de contractafspraken en het bedrijfsmatig proces voor de zorgpartners;
- Het faciliteren en delen van de zorginhoudelijke kennis en expertise;

7. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 7 van 14
- Het faciliteren en delen van netwerken en relaties;
- De inrichting van de op maat leer- en werkomgeving van de zorgpartner (op basis van een uniform
procesontwerp, maar wel op maat toegesneden op de situatie en de wensen van de zorgpartner);
- Het daarmee faciliteren van opleidingen voor alle medewerkers van de zorgpartner;
- Het toetsen van de uitkomsten van de processen van de zorgpartner middels de Improvement Scan;
- Het begeleiden bij het verbeteren van de processen;
- Het faciliteren van de servicedesk en de releasecyclus.
2. Voor wat betreft het inrichten, toetsen en begeleiden én het faciliteren van een overstijgende
releasecyclus liggen de producten en diensten vast in het projectmanagementsysteem. Deze
producten en diensten worden in de vorm van activiteiten gepland en op het planbord zichtbaar
gemaakt.
5. Landelijke (wettelijke) eisen
1. Aan de wettelijke eisen heeft de organisatie te voldoen. Wetgeving verandert vaak per januari of per
juli. De releasecyclus moet hierop afgestemd zijn, zodat de organisatie er altijd zeker van kan zijn dat
alle wettelijke eisen in het managementsysteem zijn geïntegreerd. Daarin zijn deze eisen input voor
alle drie de omgeving van de Lelie zorggroep en de zorgpartners en dus ook van dit
projectmanagementsysteem.
6. Trends en ontwikkelingen
1. Dit geldt ook voor de trends en ontwikkelingen.
Naast de wettelijke eisen zijn er ook bredere maatschappelijke trends en ontwikkelingen. Vaak is aan
ontwikkelingen en trends al te zien welke kant de markt zich op beweegt en volgt de feitelijke
wetgeving pas later. Om die reden is het erg belangrijk om niet alleen de wetgeving te volgen, maar
nog meer op de wagen vooruit te lopen door ook de trends en ontwikkelingen mee te nemen in de
ontwikkeling van het management systeem. Deze ontwikkelingen worden – net als de wettelijke eisen
– structureel geïntegreerd in het managementsysteem door middel van de releasecyclus.
2. Het projectmanagementsysteem zorgt ervoor dat we de releasecyclus draaiende houden door tijdig
alle stappen te doorlopen die daarvoor nodig zijn.
7. Inkoopeisen
1. Jaarlijks worden de nieuwe inkoopeisen bekend. Alle financiers vragen jaarlijks weer nieuwe
onderdelen. Het vraagt flexibiliteit van het managementsysteem om hier snel op in te kunnen spelen.
Het is belangrijk om in al deze eisen de samenhang te blijven zien én om de samenhang met het
normale methodische proces te blijven aanbrengen. Daarmee voorkomen we namelijk dat we alle
eisen gaan ‘stapelen’ en de belasting voor alle betrokkenen enorm toeneemt. Licht en wendbaar
opnemen in het methodisch proces, maakt dat we met elkaar eigenlijk ongemerkt alle gegevens
verzamelen die voor de verantwoording in het nieuwe jaar noodzakelijk zijn.
2. Het projectmanagementsysteem zorgt ervoor dat we deze releasecyclus draaiende houden door
tijdig alle stappen te doorlopen die daarvoor nodig zijn.

8. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 8 van 14
Throughput
8. Projectdossier
1. Iedere zorgpartner heeft een projectdossier.
2. Het dossier heeft een status, zodat ook zorgpartners in een aanmeldingsfase onderdeel van het
projectmanagementsysteem kunnen zijn. Uiteraard kan het ook zijn dat er afscheid genomen kan
worden van een zorgpartner. In dat geval moet het dossier weliswaar gearchiveerd worden, maar
gegevens moeten wel inzichtelijk blijven.
Op de overzichtspagina zijn de dossierstatussen zichtbaaren het aantal dossiers per status.
3. De inhoud van het dossier bestaat uit een voorblad, uit de contactgegevens en relaties, uit de
mogelijkheid om contactverslagen toe te voegen, om documenten toe te voegen, om geplande en
uitgevoerde activiteiten in te zien, om meldingen te doen en om metingen over de samenwerking vast
te leggen. Ook kunnen opvolgacties worden vastgelegd en gedeeld in het team, zodat de opvolging
van afspraken goed geregeld is.
In het dossier worden de belangrijkste contacten, werkafspraken en documenten gedeeld. Altijd is er zo één duidelijk overzicht
van de laatste stand van zaken voor alle betrokkenen bij dit project.

9. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 9 van 14
9. Documenten
1. Alle documenten en correspondentie wordt gestructureerd opgeslagen in de desbetreffende
dossiers. De mappenstructuur kan op een centrale plaats worden ingesteld en bewerkt, zodat de
documentenopbouw in alle dossiers gelijk is.
10. Jaarplanning activiteiten
1. In de jaarplanning wordt de totale structuur van alle producten en diensten geplaatst. Het biedt
houvast en een kapstok om op de juiste momenten de juiste activiteiten uit te voeren. (zie
bovenstaande tabel).
11. Plannen activiteiten
1.De activiteiten die bij deze onderdelen in de jaarplanning horen worden vervolgens per zorgpartner
gepland vanaf het planbord. Hierdoor ontstaat er één overzicht van de voortgang en de
bijzonderheden per procesonderdeel, per activiteit en per zorgpartner.
Het planbord met alle onderdelen van de samenwerking per zorgpartner.
2. De activiteiten zijn geordend in de volgende stappen:
1 | Inrichting
2 | Voorbereiding (door de zorgpartner)
3 | Toetsing
4 | Bespreking
5 | Opvolging (door de zorgpartner)
6 | Begeleiding
7 | Release
In de bijlage zijn deze stappen nader uitgewerkt in de onderliggende activiteiten. Per kolom in het

10. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 10 van 14
planbord zijn deze onderdelen in te plannen.
De in te plannen activiteiten per onderdeel uit het proces (kolom).
3. De activiteiten die via het planbord worden gepland, worden ook meteen opgeslagen in de
activiteitenagenda. De activiteiten kunnen worden gefilterd, geprint en ook vanuit hier worden gepland.
Per zorgpartnerdossier worden de desbetreffende activiteiten ook in het dossier getoond, zodat er op
verschillende plaatsen een overzicht is van de geplande en geleverde activiteiten.
In de centrale activiteitenagenda worden alle activiteiten geplaatst die hier worden gepland en die vanuit het planbord worden
gepland.
12. Analyse uitvraag
1. Jaarlijks, op basis van alle inkoopeisen, ontwikkelt de Lelie zorggroep nieuwe screenings die de
zorgpartners uitvragen op relevante thema’s. De zorgpartners geven zo gestructureerd input aan
nieuw beleid en aan de nieuwe release. Dit is één van de activiteiten die – ten behoeve van de
releasecyclus – periodiek terugkeert.
13. Uitvoeren inrichting
1. Volgens de daarvoor ontwikkelde stappen voeren de medewerkers van de Lelie zorggroep de

11. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 11 van 14
inrichting van de Qsuite uit bij de zorgpartners. Op basis van het uniforme basisontwerp kan er zo
maatwerk worden geboden in de inrichting van de leer- en werkomgeving per zorgpartner.
14. Uitvoeren toetsing
1. Volgens de daarvoor bepaalde stappen wordt ook de toetsing uitgevoerd.
15. Uitvoeren begeleiding
1. Volgens de daarvoor bepaalde stappen wordt ook de begeleiding uitgevoerd.
16. Vragen
1. Vragen en opmerkingen worden via de servicedesk in de eerste lijn voor de Lelie zorggroep
behandeld en in de tweede lijn door Novire. Er is één ticketsysteem dat beide partijen
17. Voortgangsverslagen
1. Contacten die niet via de tickets verlopen, worden als contactmoment aan het dossier toegevoegd.
Zie onderdeel 8. Projectdossier.
Output
18. Overzicht voortgang
1. Om ervoor te zorgen dat de processen actueel blijven, ontvangt de proceseigenaar op de
evaluatiedatum een herinnering. Hij of zij evalueert het proces, legt de evaluatie vast en de beheerder
van de processen kan de processen waar nodig aanpassen.
19. Uitkomsten
1. Zo werkt het bij de documenten ook. Op de evaluatiedatum ontvangt de documenteigenaar de
herinnering. Als eigenaar hoef je niet persé beheerdersrechten voor het gehele handboek te hebben.
Als eigenaar mag je altijd wel je eigen document aanpassen. Is er een document aangepast, dan vult
de eigenaar de toelichting in en de wijzigingen worden op de startpagina getoond en per mail
gecommuniceerd.
25. Releasecyclus
1. Alle instrumenten binnen dit managementsysteem worden met behulp van de releasecyclus steeds
actueel gehouden.

12. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 12 van 14
Bijlage
De uit te voeren activiteiten zijn per zorgpartner als onderstaand. Deze activiteiten komen overeen met
de jaarplanning zoals aan het begin van dit document in de tabel staat getoond.
1 | Inrichting
01 | Inrichtingssessie 1: inventarisatie
02 | Aanvragen accounts
03 | Omgeving aanmaken
04 | Uitgeven tokens
05 | Ontvangen informatie en documentatie zorgpartner
06 | Opstellen inrichtingsdocument
07 | Inrichten Qsuite: proof of concept
08 | Inrichtingssessie 2: terugkoppeling en validatie
09 | Aanpassen proof of concept
10 | Testperiode kernteam en doornemen leeromgeving
11 | Reacties ontvangen via reactiedocument en verwerken
12 | Testperiode geheel team en doornemen leeromgeving
13 | Klant- en medewerkergegevens in importbestand verzamelen
14 | Klant- en medewerkergegevens inlezen
15 | Van start: klant- en medewerkersdossiers vullen
16 | Van start: werken met kwaliteitssysteem Lelie zorggroep
17 | In beheer nemen
2 | Voorbereiding (door de zorgpartner)
01 | Vullen klantwizards
02 | Vullen medewerkerswizards
03 | Vullen organisatiewizard
04 | Aanleveren van informatie
05 | Vullen van de risicoscreenings
06 | Controle wizards
3 | Toetsing
01 | Opmaken kwartaalrapportage productie

13. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 13 van 14
02 | Onderzoek scores wizard
03 | Opmaken eerste versie foto
04 | Uitvoeren interviews
05 | Verdiepend onderzoek dossiers
06 | Foto definitief maken
07 | Foto controleren
08 | Thema's opstellen
09 | Thema's controleren
10 | Bijstellen scores wizards
11 | Opmaken rapport concept 0.1.
12 | Publiceren rapport 0.1. kennisbank
4 | Bespreking
01 | Ontvangen reactie zorgpartner
02 | Verwerken reactie zorgpartner
03 | Opmaken rapport concept 0.2.
04 | Publiceren rapport 0.2. kennisbank
05 | Uitvoeren BO
06 | Opmaken verslag na BO
07 | Definitieve rapportage opmaken
08 | Publiceren rapport 1.0. kennisbank
5 | Opvolging (doorde zorgpartner)
01 | Invullen verbeterregister
02 | Uitvoeren acties verbeterregister
03 | Monitoren effect van verbeteracties
6 | Begeleiding
01 | Analyseren verbeterregister
02 | Ondersteunen bij invullen verbeterregister
03 | Onderzoek tussentijdse uitkomsten
04 | Uitvoeren begeleiding
7 | Release
01 | Overdragen uitkomsten BO's

14. Procesontwerp Inrichting Qsuite
Pagina 14 van 14
02 | Analyseren inkoopeisen
03 | Ontwikkelen screenings
04 | Uitzetten screenings
05 | Inventariseren input screenings en ontwikkelen nw instrumenten
06 | Analyseren ingezonden meldingen
07 | Analyseren meldingen servicedesk
08 | Analyseren van overige externe eisen
09 | Opstellen door te voeren onderdelen in het toetsingskader en inrichtingskader
10 | Aanpassen leer- en werkomgeving
11 | Publiceren nieuwe release op website stichting BIM
12 | Communiceren en informeren over nieuwe release