O documento discute como aumentar a produtividade e rentabilidade de escritórios de contabilidade. Apresenta desafios como obrigações crescentes, escassez de mão de obra qualificada e produtividade decrescente. Propõe a adoção da metodologia "enxuta" para melhorar processos, ferramentas e treinamento de pessoal, visando a melhoria contínua.
1. Aumentando a produtividade e
a rentabilidade do seu escritório
de contabilidade
Gabriel Gaspar, CEO do Nibo
2. Poucos profissionais no Brasil tem desafios
tão grande quanto contadores...
1 – Obrigações e riscos financeiros se multiplicam
2 – Mão obra de qualidade escassa
4 – Produtividade decrescente
5 – Retorno financeiro decrescente
3 – Clientes percebem pouco valor
3. Para piorar o processo começa dentro de
clientes que, raramente, são organizados
4. Resultado de uma pesquisa com 300
empresas do Brasil
67% das empresas
não recebe
qualquer tipo de
relatório do seu
contador
20% das empresas
quer trocar de
contador nos
próximos 6 meses
5. Essa é a maior oportunidade de negócios
que você vai ter na vida!!
6. Mas a verdade é que existem tarefas mais
complexas aí fora...
16. Resultado
- 179.233 carros / ano
- 491 carros / dia
- Baixíssimo nível de erro
- Alta satisfação dos clientes
- Empresa cresce de forma rentável
apesar da grande competição
23. Clientes
• Bebê Feliz
• Restaurante Legal
• Consultoria Plus
• Loja Roupa bonita
• Construtora casas lindas
PROCESSOS: Departamento Contábil
Responsável
• Maria Fernanda
Equipe
• João Maciel
• Patrick neves
• Marcelo Couto
1 – Receber Movimentação 2 – Classificar
3 – Lançar no sistema 4 – Conciliar o banco
5 – Importar DP e Fiscal 6 – Validar balanço com cliente
Até dia 05 Até dia 10
Até dia 15 Até dia 17
Até dia 18 Até dia 20
Data Valor Débito Crédito Histórico
OFX
DP Fiscal
24. Ferramentas
Ferramentas tem que ser:
• O mais simples possível
• Ajudar na gestão do negócio
• Integradas e gerar ganhos de produtividade
26. Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro
Departamento
Qualidade
Erros que geraram retrabalho 0 3 2
Rotinas contábeis
Receber movimentação
Classificar
Lançar no sistema
Conciliar Banco
Importar DP e Fiscal
Validar balanço com cliente
Bebê Feliz
Qualidade
Erros que geraram retrabalho 0 0 0
Rotinas contábeis
Receber movimentação
Classificar
Lançar no sistema
Conciliar Banco
Importar DP e Fiscal
Validar balanço com cliente
Restaurante legal
Qualidade
Erros que geraram retrabalho 0 3 2
Rotinas contábeis
Receber movimentação
Classificar
Lançar no sistema
Conciliar Banco
Importar DP e Fiscal
Validar balanço com cliente
Restaurante legal
Qualidade
Erros que geraram retrabalho
Rotinas contábeis
Receber movimentação
Classificar
Lançar no sistema
Conciliar Banco
Importar DP e Fiscal
Validar balanço com cliente
ACOMPANHAMENTO: Departamento Contábil
27. Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro
Departamento
Número de transações 3.500 3.700 4.000
Erros que geraram retrabalho 0 3 2
Rotinas contábeis
Receber movimentação
Classificar
Lançar no sistema
Conciliar Banco
Importar DP e Fiscal
Validar balanço com cliente
Bebê Feliz
Número de transações 220 270 300
Erros que geraram retrabalho 0 0 0
Rotinas contábeis
Receber movimentação
Classificar
Lançar no sistema
Conciliar Banco
Importar DP e Fiscal
Validar balanço com cliente
Restaurante legal
Número de transações 800 1.300 1.700
Erros que geraram retrabalho 0 3 2
Rotinas contábeis
Receber movimentação
Classificar
Lançar no sistema
Conciliar Banco
Importar DP e Fiscal
Validar balanço com cliente
Restaurante legal
Número de transações 20 35 42
Erros que geraram retrabalho 0 0 0
Rotinas contábeis
Receber movimentação
Classificar
Lançar no sistema
Conciliar Banco
Importar DP e Fiscal
Validar balanço com cliente
ACOMPANHAMENTO: Departamento Contábil
28. Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto
Departamento
Número de transações 3.500 3.700 4.000
Erros que geraram retrabalho 0 3 2
Rotinas contábeis
Receber movimentação
Classificar
Lançar no sistema
Conciliar Banco
Importar DP e Fiscal
Validar balanço com cliente
Bebê Feliz
Número de transações 220 270 300
Erros que geraram retrabalho 0 0 0
Rotinas contábeis
Receber movimentação
Classificar
Lançar no sistema
Conciliar Banco
Importar DP e Fiscal
Validar balanço com cliente
Restaurante legal
Número de transações 800 1.300 1.700
Erros que geraram retrabalho 0 3 2
Rotinas contábeis
Receber movimentação
Classificar
Lançar no sistema
Conciliar Banco
Importar DP e Fiscal
Validar balanço com cliente
Restaurante legal
Número de transações 20 35 42
ACOMPANHAMENTO: Departamento Contábil
30. Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho Agosto
Escritório X
Número de clientes 20 21 23
Erros que geraram retrabalho 5 3 2
Taxa de inadimplência 5% 15% 15%
Departamento Contábil
Departamento Fiscal
Departamento de pessoal
Departamento financeiro
Departamento paralegal
Departamento contábil
Número de transações 3.500 3.700 4.000
Erros que geraram retrabalho 0 3 2
Rotinas contábeis
Receber movimentação
Classificar
Lançar no sistema
Conciliar Banco
Importar DP e Fiscal
Validar balanço com cliente
Departamento de Pessoal
Pessoas nas folhas 330 340 370
Erros que geraram retrabalho 0 3 2
Rotinas de DP
Receber alterações de folha
Processar folha do mês
Emitir guias de pagamento
Enviar relatórios e guias para clientes
Departamento Fiscal
Número de guias geradas 20 35 42
Erros que geraram retrabalho 0 0 0
Rotinas contábeis
Receber movimentação
Classificar
ACOMPANHAMENTO: Escritório X
31. Pessoas
Pessoas tem que:
• Conduzir o processo e não somente participar
• Ser premiadas pelas suas contribuições
• Sugerir melhorias constantemente
• Ser respeitadas
• Ser treinadas, treinadas e treinadas
Conclusão: Existem formas de lidar com a complexidade. O ser humano aprendeu ao longo dos séculos a fazer isso. O segredo é o método de trabalho. Alguns métodos de trabalho conseguem gerar resultados fantástico a partir da complexidade outros não. Imagina se a fábrica da Toyota fosse gerenciada por economistas.. Seria o caos. Para isso existem os engenheiros.
Métodos diferentes geram resultados diferentes e resultado é o que importa! Resultados bons são clientes felizes, funcionários motivados, contabilidade bem feita, uma empresa que cresce de forma organizada e dá dinheiro! Resultados ruins são clientes insatisfeitos que querem cancelar o contrato, funcionários estressad. ENGENHEIROS TOYOTA MÉTODOS DIFERENTES = RESULTADOS DIFERENTES
Esse resultado é gerado por um método de trabalho ruim ou por uma falta de método de trabalho… RESULTADOS RUINS TENDEM A PIORAR
O seu cliente forma a opinião dele sobre a qualidade do seu trabalho… RESULTADOS BONS TENDEM A MELHORAR
Vamos continuar com o exemplo do banheiro. Tenho certeza que vários já tentaram melhorar o banheiro. Folha na parede, ficar brabo.. Mas o que resolve, mais uma vez, é o método de trabalho.
Esse método que ele descreve ENXUTO, LEAN – TOYOTISMO. Algumas coisas chamam a atenção:
Banheiro limpo e utilizado por 43 pessoas
Fotos que explicam como fazer
Produtos de limpeza à mão, e foto da estante cheia..
Equipe toda participa