QUẢN LÝ CÔNG VIỆC & DỰ
ÁN
với OPENERP
Trần Hoàng Hà
05/2013

NỘI DUNG CHÍNH
1. LÝ DO
2. GIỚI THIỆU VỀ OPENERP
3. TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ
4. HOẠT CẢNH SỬ DỤNG

LÝ DO
 Mỗi người đều đảm trách nhiều công việc
 Việc có thứ tự ưu tiên khác nhau
 Mỗi việc đều có thời hạn
 Mỗi việc đều liên quan đến/phụ thuộc vào
công việc của người khác
 Nhiều người có khi cùng tham gia một việc
 Đôi khi một người phải ủy thác việc của
mình cho người khác

LÝ DO
Nếu không có công cụ hoặc sử dụng công cụ một cách
không hệ thống thì:
Rất dễ sót việc, trễ hạn
Khó biết tiến độ của người khác để phối hợp nhịp
nhàng
Khó phân bổ nguồn lực phù hợp, dễ bị quá tải
hoặc việc không có người làm
Khó đánh giá cụ thể hiệu suất của từng người
Khó chuyển giao nếu có biến động về nhân lực
Khó có cái nhìn bao quát để hoạch định nguồn
lực

GiỚI THIỆU VỀ OPENERP
openerp.com
Quản trị, hoạch định tập trung các tài nguyên DN
Mã mở, chi phí thấp hoặc gần như không tốn phí
Thiết kế module, có thể triển khai mở rộng dần
Có hàng ngàn module: PM, HR, CRM…
Giao diện web, truy cập từ mọi nơi
Bảo mật, phân cấp, phân quyền truy cập theo
chức năng chuyên môn, theo thẩm quyền
Đáp ứng được hầu hết các nhu cầu về quản trị
của các doanh nghiệp, nhất là DN vừa và nhỏ

TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN
LÝ CÔNG ViỆC VÀ DỰ ÁN
Công việc có các loại sau:
Không thuộc dự án nào.
Thuộc một dự án
Chỉ một người làm
Một người chịu trách nhiệm, nhiều người đóng
góp
Công việc có thể được nhập vào hệ thống bởi chính cá
nhân người thực hiện hoặc được nhập vào từ cấp quản
lý và được giao hoặc ủy thác cho một cá nhân khác

TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN
LÝ CÔNG ViỆC VÀ DỰ ÁN
Tạo PROJECT, PROJECT STAGE, PROJECT
PHASE:
Tạo Project (nếu có vai trò Project Manager)
Tạo Project Stage (liên quan đến việc phân chia
về lôgic nếu cần thiết), nếu có vai trò Project
Manager
Tạo Project Phase (liên quan nhiều đến nguồn
lực thực tiễn, nếu cần thiết), nếu là user (không
phải manager) thì chỉ có quyền tạo, không có
quyền xóa.

TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN
LÝ CÔNG ViỆC VÀ DỰ ÁN
TASK
Create TASK
Assign TASK cho người thực hiện
Activate TASK
Delegate TASK cho người khác, nếu cần
Thực hiện và cập nhật các TASK
Close TASK

TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN
LÝ CÔNG ViỆC VÀ DỰ ÁN
ISSUE
Create ISSUE (có thể liên quan đến Task nào đó),
giống như Task, nhưng Issue thường gắn với
Khách hàng, Đối tác, Sản phẩm/Dịch vụ và Phiên
bản cụ thể.
Assign ISSUE cho một người
Convert ISSUE thành Task nếu cần có người tiếp
tục theo dõi
Escalate ISSUE vào một dự án nào đó
Cancel hoặc Close việc xử lý ISSUE

TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN
LÝ CÔNG ViỆC VÀ DỰ ÁN
Message/Planning/Scheduling
Send/Receive MESSAGES nội bộ liên quan đến
Project/Task
Xem Planning về Project Phase và Users
Tính tóan Schedule cho Project Phase và Task

TỔNG QUAN VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN
LÝ CÔNG ViỆC VÀ DỰ ÁN
Thao tác trên các bản ghi Project, Project Phase,
TASK, ISSUE đã tạo:
Xem danh mục các PROJECT, TASK
Chọn các view phù hợp (Kanban, List, Form,
Page, Calendar, Gantt chart, Graph).
Search PROJECT, TASK theo Task Summary,
Project, Project Phase, Assigned to, tình trạng
(New, Pending, In Progress), DeadLines
Filter TASK theo các điều kiện lôgic phức tạp
Sắp xếp TASK theo thứ tự

HOẠT CẢNH SỬ DỤNG
http://erp.vnet.vn:8069
Chọn database VNET, login

Màn hình PROJECT/TASKS
Menu
bên trái
để truy
cập các
tính năng
của
module
Góc phía
trên bên trái
là: Tên công
ty và tên
Database,
Tên người
sử dụng
Hệ thống
menu các
module chức
năng ở phía
trên, tùy
theo từng vị
trí cá nhân
Góc phía trên
bên phải là:
Nút Logout,
About,
Preferences,
Home,
Support
Menu bên
phải để truy
cập các tính
năng cho
từng bản ghi
hoặc từng
View của
module
Lời gợi ý ở
bên dưới
hàng menu
phía trên
của màn
hình

Search (theo Tình trạng
TASK (New, In
Progress, Pending,
Deadline, Task
Summary, Project,
Assigned to, My Tasks,
Unassigned Tasks)
Create
Clear (xóa tất cả các
tùy chọn Search
công việc) để hiển
thị tất cả các công
việc đang có
Delete (xóa công
việc)
Sắp xếp
công việc
theo thứ tự
Lọc tinh danh
mục các công
việc theo các
tiêu chí có thể
định nghĩa.
Lướt nhanh
qua danh mục
các công việc
(Đầu tiên,
Trước, Sau,
Cuối cùng)
Chức năng TASKS
Phân Task
theo nhóm

Chức năng TASKS/CREATE
Tạo một công việc
mới (với Task
Summary, Deadline,
Context, Timebox,
Project, Project Phase,
Planed Hours,
Assigned to).
Lưu công việc: Save
Task work: các công
việc thành phần của
công việc này kèm
theo thời gian sử dụng
và người hòan thành.
Phải Start Task rồi thì
mới Create (tạo) Task
Work được.
Khởi động công
việc: Start Task
Ủy thác công việc cho
người khác: Delegate
(khác với Assign)

Trạng thái công
việc: New, In
Progress,
Pending, Done
Các nút bấm để thay đổi trạng
thái công việc: Cancel, Draft
(chỉ dự thảo, chưa bắt đầu),
Reactivate (tái kích hoạt), Start
Task, Delegate.
Thêm thông tin bổ
sung về công việc
vào phần Text Box
Chức năng TASKS/CREATE/EDIT

Chức năng TASKS/DELEGATE

Chức năng TASKS/DELEGATE
Công việc được
Delegate cho Huyền,
người ban đầu được
giao việc là Tòan
Sau khi ủy thác, phần công việc
gốc được ủy thác xuất hiện ở
phần “Parent Task” ở trong Tab
“Delegation History”, cho biết
công việc phụ thuộc vào công
việc được Delegate này

Trong hệ thống sẽ xuất hiện thêm
một TASK mới: CHECK:…. Thuộc
về người Delegate Task
Chức năng TASKS/DELEGATE

Trong phần TASK mới
phát sinh: CHECK:…
Tên công việc ban đầu
sẽ xuất hiện ở phần
Delegated Tasks trong
Tab “Delegation
History”
Chức năng TASKS/DELEGATE

Parent Tasks: các
công việc liên quan
mà chỉ có thể được
hòan thành khi công
việc này được hòan
thành.
Tab “Delegation
History” (Lịch sử ủy
thác):
Delegated
Tasks: các
công việc được
ủy thác
Chức năng TASKS/EDIT
Tab/Delegation History

Tab “History” (Lưu
những thời điểm thay đổi,
cập nhật của công việc):
Chức năng TASKS/EDIT
Tab/History

Chức năng TASKS/EDIT
Tab/Extra Info
Các thông tin bổ sung như Priorities
(mức ưu tiên), Sequence (thứ tự),
Starting Date, Ending Date, Stage
(Previous, Next), Notes

General Tab: Partner,
Contact, Email,
Priority, Task,
Description
Create (tạo Issue
với Tên Issue,
Project, Category,
Assigned to,
Version, Stage)
Có 4 trạng thái
của Issue: New,
In Progress,
Done, Pending.
Các nút
thay đổi
trạng thái:
Cancel,
Open,
Done,
Escalate
Attachment
: Add (đính
kèm tài liệu
với Issue)
Chức năng ISSUES

Communication &
History Tab: lưu lại
các cập nhật, Add
Internal Note, Send
New Email
Chức năng ISSUES
Add Internal Note, Send New Email

Extra Info Tab: Các
thông tin chỉ đọc
Chức năng ISSUES

Create: Tạo Message
với Project, From, To và
Message
Có thể tìm kiếm Message theo
Project, From, To, Message hoặc
Clear
Chức năng MESSAGES
Project Messages: chuyển tin nội bộ liên quan đến các dự án

Create: Tạo Message với Project, From, To và
Message
Chức năng MESSAGES

Xem lược đồ thời gian các pha của các dự án
LONG TERM PLANNING/
Project Phases

LONG TERM PLANNING/
Planning of Users
Xem lược đồ thời gian sử dụng nhân lực theo Project,
Project Phases

SCHEDULING/
Schedule Phases
Chọn Compute All My Projects hoặc Compute a
Single Project

SCHEDULING/
Schedule Phases
Sau đó chọn tên một Project cụ thể, bấm nút Compute
Kết quả

SCHEDULING/
Schedule Tasks
Bấm Schedule Tasks ở Menu trái, sau đó chọn tên một
Project cụ thể, bấm nút Compute
Kết quả

HỎI & ĐÁP