1. Đại học Kinh tế TP. HCM
Chào mỪng
CáC hỌC viên
tham gia LỚP hỌC
“Kỹ năng giao tiếp trong doanh nghiệp ”

4. NỘI DUNG
Phần1: QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC
MẪU THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆP
Phân2: SOẠN THẢO TÀI LIỆU & CÁC PHÂN ĐOẠN
Phần3: KIẾN TRÚC CÚ PHÁP TRONG THƯ TỪ
DOANH NGHIỆP
Phần4: LỰA CHỌN TỪ NGỮ

5. Phần 1-QUÁ TRÌNH SOẠN THẢO
Giai đoạn chuẩn bị
Giai đoạn phác thảo
Giai đoạn biên soạn
Tránh trở ngại khi viết

6. 1-Giai đoạn chuẩn bị
1. Tập trung vào nhiệm vụ
2. Thu thập thông tin: các phương pháp để
thu thập thông tin:
 Phương pháp trực giác
 Phương pháp phân tích
 Phương pháp phỏng vấn & Tham khảo
tài liệu

7. Phương pháp trực giác
Viế t tự do
Ghi chú
Trư ng cầ u ý kiế n

8. Viết tự do
Viết không mục đích với một cây bút và một tờ
giấy, hay trên máy vi tính, Bạn hãy xác định
trước thời gian làm việc này. Bạn hãy để cây bút
của bạn nhảy múa tuỳ thích trên trang giấy, hay
bàn tay bạn nhảy múa tự do trên bàn phím. Nếu
bạn không thể nghĩ được điều gì để nói ra, thì
cứ viết “không có gì để nói”, viết đi viết lại cho
tới khi nghĩ ra được điều gì đó. Hãy để cho đầu
óc thanh thoát tự nhiên, đừng cố ép buộc mình
phải sáng tác; đừng phân tích.

9. Ghi chú
Bạn có thể đem theo sổ nhật ký hay
một cuốn sổ tay để ghi chép, trong
một thời kỳ nào đó. Khi có một ý nghĩ
xảy ra, bạn hãy ghi lại ngay. Hoặc bạn
cũng có thể ghi chú trên máy tính, ghi
ngay những ý nghĩ bất chợt nảy ra.

10. Thăm dò ý kiến
Thăm dò ý kiến có hiệu quả phải căn cứ trên
hai giai đoạn khác nhau.
Giai đoạn 1, Ấn định trước một giới hạn thời gian
và hãy ghi nhận mọi ý kiến bằng cách viết
chúng ra hay ghi âm.
Giai đoạn 2, Xem lại các ý tưởng đó, tập hợp
những ý tưởng có liên quan thành từng nhóm và
loại bỏ những ý tưởng không xác đáng. Cuối
cùng, thử phát biểu những ý tưởng đó xem
chúng có nói lên được điều cốt yếu không.

11. Phương pháp phân tích
-Tập trung
Tập trung là một kiểu mẫu của kỹ thuật
phân tích trước khi viết. Trước hết, bạn
hãy xác định chủ đề tổng quát. Rồi tập
trung chú ý vào một phương diện của chủ
đề. Chia phương diện đó ra thành nhiều
chủ đề nhỏ cụ thể hơn. Tiếp tục với những
phương diện khác của chủ đề tổng quát
cũng bằng cách đó.

12. Phương pháp phân tích
- Phỏng vấn của nhà báo
Phương pháp phỏng vấn của nhà
báo cũng là một khả năng khác.
Bạn hãy trả lời tập hợp các câu hỏi
này: Ai? Cái gì? Ở đâu? Khi nào?
Thế nào? Tại sao?

13. Phương pháp phân tích
-Tu từ
Đặt vấn đề theo phương pháp tu từ cũng sẽ làm
nổi bật vấn đề và thu thập thông tin. Vấn đề tu
từ theo tiêu chuẩn nào có thể áp dụng vào
trường hợp cụ thể của bạn – Vấn đề X có ý
nghĩa gì? Vấn đề X có thể được mô tả như thế
nào? Những nhân tố của vấn đề X là nhân tố
nào? Thực hiện công tác X như thế nào? Công
tác X phải thực hiện như thế nào? Hậu quả của
vấn đề X là gì? X tương quan với Y như thế nào?

14. Phương pháp phỏng vấn & Tham
khảo tài liệu
Trong phương pháp phỏng vấn Hãy
khuyến khích người khác nói – Khuyến
khích bằng cử chi phi ngôn ngữ như gật
đầu, và bằng lời nói, như “tôi hiểu””vâng,
phải”. Để có được nhiều thông tin nhất,
hãy dùng những câu hỏi mở, Hãy giải thích
rộng hoặc tóm tắt. Hãy hỏi cho rõ chi tiết,
lời giải thích để khuyến khích người ta
cung cấp thông tin cụ thể hơn.

15. Phương pháp phỏng vấn &
Tham khảo tài liệu
Nếu bạn tham khảo tài liệu, thì hãy linh
động. Hãy lướt qua những đoạn không xác
đáng; đọc chậm những đoạn quan trọng.
Hãy đọc một cách tích cực, chủ động, ghi
chú ở lề, gạch dưới, ghi lại nhận xét và
luôn luôn cho biết nguồn gốc thông tin.

16. 2-Giai đoạn phác thảo
Phác thảo là sự bộc lộ ý tưởng, sáng tạo. Đây chưa
phải là giai đoạn hoàn chỉnh tài liệu.
Ghi những ý nghĩ ra giấy và đừng quan tâm đến
những khó khăn.
Đánh máy bản phác thảo
Đọc , ghi âm và phác thảo
Chú ý khi đọc cho người cấp dười: 1/Chỉ dẫn mẫu
văn bản; 2/Đọc với giọng bình thường; 3/đọc rõ dấu
câu và phân đoạn; 4/Nhắc lại hay đọc chậm, rõ
những điểm nhấn; 5/ kiểm tra thông tin và cám ơn

17. 3-Giai đoạn biên soạn
Để dành một khoảng trống thời gian giữa phác
thảo và biên soạn.
Phân tích lại những vấn đề quan trọng và loại
bỏ hay sửa đổi những đoạn không quan trọng.
Kiểm tra lại các mục tiêu của chiến lược giao
tiếp.
Có thể trải rộng bản phác thảo trên mặt giấy và
phân tích, khảo sát bố cục, lý luận và tính mạch
lạc.
Gọt giũa hoàn chỉnh

18. 3-Giai đoạn biên soạn
Dành khoảng thời gian trống giữa phác
thảo và biên soạn.
Phân tích lại những vấn đề quan trọng.
Loại bỏ hay sửa đổi những đoạn không
cần giữ trước khi tìm cách hoàn thiện.
Kiểm tra lại mục tiêu của chiến lược giao
tiếp.
Có thể trải rộng bản phác thảo trên một
mặt giấy và phân tích.
Gọt giũa bài viết

19. Tránh những trở ngại
Viết là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều
giai đoạn khác nhau, chứ không phải là một
công thức thần kỳ đơn giản.
Hãy xây dựng kế hoạch thời gian viết của bạn.
Bạn không được viết liền một mạch.
Hãy phân cách quá trình tư tưởng khỏi quá
trình tổ chức trật tự. Hãy sắp xếp tư tưởng một
cách thích hợp cho người đọc; đừng viết đơn
thuần theo thứ tự tư tưởng nảy ra.

20. Tránh những trở ngại
Hãy phân cách quá trình tổ chức trật tự ra khỏi
quá trình phác thảo. Hãy tổ chức ý tưởng của
bạn trước khi bạn bắt đầu đặt những ý tưởng
đó vào các đoạn và viết thành câu.
Hãy phân cách quá trình phác thảo với quá
trình biên soạn. Đừng tìm cách biên soạn trong
khi phác thảo.
Nếu gặp bế tắc trong giai đoạn biên soạn, hãy
tưởng tượng bạn đang đối thoại với người đọc;
viết không mục đích một lúc; đọc vào băng ghi
âm hay đánh máy đoạn đó rồi xem lại sau.

21. Tránh những trở ngại
Hãy đánh máy bản phác thảo. Đánh máy một
mặt giấy, cách hai hay ba dòng. Bản đánh máy
thường dễ sửa chữa hơn nhiều.
Dời chuyển các đoạn khi cần. Đừng phí thì giờ
viết lại hay đánh máy lại những đoạn không cần
thay đổi.
Hãy chuẩn bị tinh thần để suy nghĩ lại. Bằng
cách chuẩn bị tinh thần suy nghĩ lại liên tục,
bạn có thể tránh được tâm trạng thất vọng khi
có những thay đổi chiến lược hoặc bố cục xảy
ra.

22. II-MẪ U THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆ P
-THƯ TỪ
Thư từ trong doanh nghiệp là hình thức
chính để giao tiếp với bên ngoài đơn vị.
Thường được quy chuẩn trong doanh
nghiệp.
Thư từ doanh nghiệp bao gồm 7 yếu tố tiêu
chuẩn.

23. 7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ
1/Tiêu đề:
99 đường Brook
Repulse Bay, Hong Kong
Ngày 28 tháng 03 năm 2010
2/Địa chỉ nơi nhận:
Bà Helen Pellegrin
Trưởng Phòng nhân sự
100 đại lộ Orchard-Singapore

24. 7 yếu tố tiêu chuẩn của thư từ
3/ Câu chào theo nghi thức
Ông /bà thân mến: (,)
Chú ý: Không dùng dấu “ ; ”
4/ Đề mục
TRẢ LỜI THƯ YÊU CẦU SỐ 233/2009
5/Nội dung chính của thư
6/ Phần kết thúc theo nghi thức có thể đầy đủ
tên họ và chức vụ người viết.
7/Tài liệu tham khảo (Tham chiếu): Góc trái,
phía dưới, tài liệu đính kèm, các bản sao

25. MẪU THƯ THÔNG DỤNG
Không thụ t đầ u hàng
Mỗ i dòng bắ t đầ u ngang vớ i lề trái
Ngày tháng
Tên người nhận
Chức vụ
Địa chỉ
Câu chào hỏi
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Câu chào cuối thư
Chữ ký

26. Mẫ u hỗ n hợ p
Ngày tháng, câu chào hỏi cuối thư và chữ ký ở giữa
trang
Ngày tháng
Tên người nhận
Chức vụ
Địa chỉ
Câu chào hỏi
Xxxxxx ----------------------
xxx--------------------------
Câu chào cuối thư
Chữ ký


27. II-MẪ U THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆ P
-BẢ N GHI NHỚ
Được sử dụng cho người trong cùng đơn vị
Những yếu tố của bản ghi nhớ:
(1)Ngày tháng;
(2) Khoảng “người nhận” có tên của người đọc hay những
người mà bạn gởi tới;
(3) Khoảng “người gởi” có tên của bạn, và
(4) Khoảng “đề mục”.
Bản ghi nhớ thường được sử dụng khi: Thông báo, xác định
một vấn đề đã đồng ý, xác minh một điều gì đó bằng cách
viết ra và có tài liệu lưu trữ

28. Chú ý:
Đề mục của bạn không nên quá rộng, chẳng
hạn như:
Đề mụ c: Thông báo
Cũng không nên quá cụ thể, như:
Đề mụ c: Thông báo về cụôc họp vào lúc 2 giờ
chiều ngày thứ sáu 15 tháng mười, để thảo luận
ba vấn đề.

29. Chú ý:
 Đề mục cũng không thể là một câu hay một
đoạn:
Đề mụ c: Chúng ta sẽ tổ chức một cuộc họp vào
ngày thứ sáu tới đây lúc 2 giờ chiều ở phòng hội
nghị.
 Thay vì thế, nó có thể là một câu tiêu đề,
như:
Đề mụ c: Phổ biế n kế hoạ ch kinh doanh
năm 2010

30. II-MẪ U THƯ TỪ TRONG DOANH NGHIỆ P
- TỜ TRÌNH (BÁO CÁO)
Báo cáo thể hiện dười hình thức theo nghi
thức hay không theo nghi thức.
Báo cáo có thể gửi ra ngoài hay trong công
ty
Báo cáo: Chuyển tải thông tin, tổng kết
hoạt động, đề nghị, báo cáo chung…
Báo cáo gồm có thông tin sơ bộ, phần
chính và tài liệu bổ sung

31. BÁO CÁO-Thông tin sơ bộ
Trang bìa gồm có nhan đề (4-8 từ): tên và
chức vụ của bạn, tên và chức vụ của người
nhận, và ngày tháng.
Thư giải thích (nếu bạn gởi báo cáo ra
khỏi đơn vị) hay bản ghi nhớ kèm theo
(nếu bạn gởi trong nội bộ) thường nói đến
thẩm quyền lập báo cáo hoặc hoàn cảnh
viết báo cáo đó, mục đích của báo cáo, lời
cảm ơn (những người đã cộng tác, giúp tài
liệu, hay có tài liệu được trích dẫn) và lời
chào cuối thư.

32. BÁO CÁO-Thông tin sơ bộ
Phần tóm lược là một tài liệu độc lập; nó tóm
lươc nội dung của báo cáo – chứ không chỉ bố
cục. Bản tóm lược này là một phiên bản cô
đọng của báo cáo.
Bản tóm lược của bạn có tính chất cốt yếu, vì
những cuộc nghiên cứu chứng tỏ rằng phần
lớn các giám đốc đã đọc phần này, mặc dầu
gần phân nửa trong số họ đã đọc cả phần
chính báo cáo – Bản tóm lược thường được
viết sau cùng và thường không dài quá.

33. BÁO CÁO-Thông tin sơ bộ
Bảng mục lục liệt kê các phần khác nhau
của báo cáo – Hãy đánh số trang của báo
cáo bằng chữ số: 1, 2, 3… Đánh số trang của
phần thông tin sơ bộ bằng số La mã
thường: i, ii, iii… Phụ lục thường được chỉ
định bằng chữ cái, Phụ lục A, Phụ lục B…
Biểu đồ và độ thị thường được đánh số La
mã in: Biểu đồ I, Đồ thị II…
 Mục lục có thể gồm cả một bảng kê hình
ảnh.

34. BÁO CÁO- Phần chính
Phần trình bày không phải là bảng tóm lược
hay khái quát. Đúng hơn, phần trình bày cho
biết tình hình hiện tại, lý do bạn viết bản báo
cáo và bản báo cáo có bố cục như thế nào.
Tiếp theo là phần kết luận (theo phương thức
KỂ), hoặc những đề nghị (theo phương thức
BÁN).
Sự khai triển và chứng minh chi tiết tạo nên
phần chính của phần thông tin: mô tả, giải thích
và phân tích. Phần này phải được bố cục rõ
ràng, với các tiêu đề và đề mục.

35. BÁO CÁO- Tài liệu bổ xung
Tài liệ u bổ sung có thể gồm ba mục.
Phụ lục đứng riêng một mình. Các thí dụ
bao gồm bảng kê dữ kiện, bảng mẫu, bản
sao bảng câu hỏi, các điều khoản giải
thích, hay bản kê khai tài chính.
Hình ảnh trình bày là biểu đồ và đồ thị.
 Tài liệu tham khảo – thư mục và chú
thích

37. Phầ n 2: SOẠ N THẢ O TÀI LIỆ U VÀ CÁC
ĐOẠ N
TÀI LIỆU
CÁC NGUYÊN TẮC CỦA TÀI LIỆU
(1) sự thống nhất và tầm quan trọng,
(2) bố cục và cách làm nổi bật,
(3) sự mạch lạc và
(4) độ dài vừa phải.

38. Tài liệu và các nguyên tắc của soạn
thảo tài liệu
Tài liệ u – là toàn bộ bản văn bản viết:
một bức thư, một bản ghi nhớ, báo cáo…
Phân đoạ n củ a tài liệ u là một đơn vị chủ
yếu của tư tưởng làm cho người đọc nhận
ra một bước đi mới trong sự phát triển bố
cục. Đọan thường gồm một nhóm từ bốn
đến tám câu, hay 100 tới 250 từ.

39. Tài liệu và các nguyên tắc của soạn
thảo tài liệu
Các nguyên tắc của soạn thảo tài liệu
(1) sự thống nhất và tầm quan trọng,
(2) bố cục và cách làm nổi bật,
(3) sự mạch lạc và
(4) độ dài vừa phải.

40. I-Tính thống nhất và tầm quan trọng
Thố ng nhấ t là bài viết có tính chất đồng
nhất: nó kết hợp xung quanh một ý tưởng
trung tâm, tất cả cùng nhắm vào một chủ đề.
Tầ m quan trọ ng: những ý tưởng chính của
bạn được làm nổi bật, được nhấn mạnh cho
người đọc dễ nhận ra. Đây là những khái niệm
có vẻ dễ hiểu, nhưng không phải lúc nào cũng
dễ thực hiện

41. Tài liệu với tính chất tổng thể
Một tài liệu đạt được tính thống nhất phải
giải quyết những ý tưởng có liên quan với
mục tiêu và thống nhất quanh một nhiệm
vụ cụ thể.
Nếu việc vất bỏ những thông tin không
quan hệ với nhau làm cho tài liệu của bạn
trở nên thống nhất thì nhấn mạnh những
thông tin quan trọng làm cho tài liệu của
bạn nổi bật lên.
Lưu ý: Phần giới thiệu và kết thúc là
những phần cốt yếu

42. Phần giới thiệu
Phần này bao gồm 3 nội dung:
(1) Sự kiện có thật
(2) Nguyên nhân viết
(3) Giới thiệu cấu trúc
Phần giới thiệu phải đầy đủ 3 yếu tố trên.
Tùy vào tình huống mà trình bày của bạn có thể
thay đổi trật tự viết

43. Phát biể u sự kiệ n có thậ t trướ c
Phát biể u sự kiệ n có thậ t trướ c:
Tiện nghi nhà ăn của Công ty càng
ngày càng hư nặng (sự kiện có thật).
Ban dự án đã thực hiện xong một cuộc
nghiên cứu thái độ của nhân viên đối
với tình trạng đó (lý do viết). Bản báo
cáo này phác họa ba quan điểm chủ
yếu nhất của nhân viên mà cuộc điều
tra đã cho thấy rõ (cách tổ chức).

44. Phát biể u lý do viế t trướ c
Phát biể u lý do viế t trướ c: Ban dự án
vừa hoàn thành một cuộc nghiên cứu về
thái độ của nhân viên trong công ty đối với
công tác phục vụ ăn uống (lý do viết). Cuộc
điều tra này được tổ chức vì công tác phục
vụ ăn uống càng ngày càng bị chỉ trích (sự
kiện có thật). Bản báo cáo này đưa ra ba
kết quả chính tìm ra được (cách tổ chức).

45. Phát biể u cách tổ chứ c trướ c
Phát biể u cách tổ chứ c trướ c: Ban dự án
đề nghị rằng công ty phải quyết định chọn
lưa ba đề nghị: (1) trang trí lại phòng ăn, (2)
cung cấp nhiều món ăn hơn và (3)thay đổi
giờ ăn (cách tổ chức). Những đề nghị này
căn cứ theo cuộc nghiên cứu trong toàn
công ty về thái độ của nhân viên đối với
dịch vụ ăn uống (lý do viết). Cuộc nghiên
cứu sở dĩ được tổ chức là do sự chỉ trích
ngày càng nhiều đối với dịch vụ đó (sự kiện
có thật).

46. Viết phần kết luận
Đặt ở cuối tài liệu, phần kết luận là một cách
nữa để làm nổi bật những ý tưởng chính của
bạn.
Đừng phát biểu lại ý tưởng chính bằng từ ngữ
hoa mỹ dài dòng
 Tránh đưa vào một chủ đề hoàn toàn mới;
điều đó không chỉ làm người đọc bớt tập trung
chú ý vào mục tiêu truyền thông của bạn mà
còn phá vỡ mất tính thống nhất của tài liệu.
Lưu ý: phần kết thúc sẽ để lại ấn tượng lâu dài
trong trí nhớ người đọc.

47. Viết phần kết luận
Có ba cách kết thúc.
(1) Hãy phát biểu lại ý tưởng chính nếu bạn
dùng phương pháp tiếp cận trực tiếp và tài liệu
viết dài.
(2) Phát biểu kết luận của bạn hay đề nghị của
bạn nếu bạn dùng phương pháp tiếp cận gián
tiếp.
(3) Phát biểu bước hành động hay cơ chế phản
hồi.

48. Viết phân đoạn
Bạn tạo sự thống nhất trong một đoạn bằng
cách kết hợp tất cả ý tưởng quanh một câu
chủ điểm.
Câu chủ điểm chính là ý tưởng bao trùm của
đoạn đó, nó chứa đựng cái cốt lõi của phân
đoạn.
 Một câu chủ điểm viết tốt phải hàm chứa:
(1) một sự khái quát hóa và (2) một ý tưởng
nhất định và (3) có thể định nghĩa rõ, có thể
xác định được.

49. (1) Sự khái quát hóa
Một câu chủ điểm hay luôn luôn là
một sự khái quát hóa có liên hệ với
những câu khác trong đoạn.
Sau đây là ba thí dụ chứng minh sự
khác nhau giữa sự khái quát hóa (thích
hợp cho câu chủ điểm) và đặc điểm cụ
thể (không thích hợp cho câu chủ
điểm).

50. Thí dụ
Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo
hợp thời trang (khái quát). Tôi đã thấy một
khách hàng vất chiếc áo này đi vì nó không
hợp thời trang lắm (đặc điểm cụ thể).
Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối
về nhiều phương diện (khái quát). Một người
vận hành báo cáo rằng anh ta không hiểu phải
sử dụng chìa khóa điều khiển như thế nào
(đặc điểm cụ thể).
Bài thuyết trình của Hoàng bị hỏng vì ba vấn
đề (khái quát). Tôi không thể đọc được bản in
trong phần phụ (đặc điểm cụ thể).

51. (2)- Ý tưở ng nhấ t đị nh (hạ n
đị nh)
Ngoài việc phải luôn luôn có tính khái
quát, câu chủ điểm cũng luôn luôn chứa
đựng ý tưởng hạn định. Ý tưởng hạn định
không chỉ là chủ ngữ của câu. Ý tưởng hạn
định mô tả hoặc định giá chủ ngữ.
Tiếp tục với ba thí dụ trên, là câu giải thích
chỉ rõ sự khác nhau giữa câu chủ điểm –
chủ ngữ và câu chủ điểm – ý tưởng hạn
định:

52. Thí dụ
Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần
áo hợp thời trang. (Chủ ngữ: Khách hàng; ý
tưởng hạn định; những kiểu quần áo hợp
thời trang).
Hệ thống mới này làm người vận hành bối
rối về nhiều phương diện. (Chủ ngữ: hệ
thống; ý tưởng nhất định: làm … bối rối về
nhiều phương diện).
Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba
vấn đề (Chủ ngữ: bài thuyết trình của
Sarah; ý tưởng hạn định: bị hỏng vì ba vấn
đề).

53. (3)- Định nghĩa rõ
Hãy nhớ rằng ý tưởng hạn định mặc
dầu là sự khái quát hóa, nhưng không
được quá mơ hồ. Sự khái quát hóa
phải có giới hạn để có thể được xác
định dễ dàng.
 Thí dụ, bạn hãy đối chiếu ba câu chủ
điểm một lần nữa, lần này để ý sự
khác nhau giữa sự khái quát hóa hữu
hiệu, xác định được với sự khái quát
hóa vô hiệu, mơ hồ:

54. Thí dụ
Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp
thời trang. (“Hợp thời trang” có thể xác định).
Khách hàng ưa chuộng quần áo cực kỳ. (“Cực
kỳ” thì quá mơ hồ).
Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối
về nhiều phưong diện. (“Làm… bối rối” có thể
xác định được). Hệ thống mới này thật ác liệt.
(“Ác liệt” thì quá mơ hồ).
Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề
(“Bị bỏng vì…” có thể xác định). Bài thuyết trình
của Sarah thật ghê gớm. (“Ghê gớm” thì quá mơ
hồ).

55. Viết phân đoạn
Một khi đã viết được câu chủ điểm bằng
sự khái quát hóa và ý tưởng hạn định, bạn
sẽ thấy dễ dàng bảo đảm sự thống nhất
của đoạn. Chỉ cần kết hợp tất cả những
câu khác trong đoạn chung quanh câu chủ
điểm. Mỗi câu khác trong phân đoạn phải
khuếch đại câu chủ điểm; không câu nào
trong phân đoạn được thoát ly khỏi trọng
tâm của câu chủ điểm. Do đó, những câu
khác trong phân đoạn được gọi là những
câu phụ trợ.

56. Thí dụ
Khách hàng ưa chuộng những kiểu quần áo hợp thời
trang. (Để đạt được tính thống nhất, đừng kể ra những
thông tin về những ý kiến khác của khách hàng – như
giá cả hay cách phục vụ – trong đoạn này).
Hệ thống mới này làm người vận hành bối rối về nhiều
phương diện. (Để đạt được tính thống nhất, không đưa
ra những thông tin về công suất của hệ thống mới
trong đoạn này).
Bài thuyết trình của Sarah bị hỏng vì ba vấn đề. (Để
đạt được tính thống nhất, đừng kể ra những thông tin
về những ưu điểm trong bài thuyết trình của Sarah
trong phân đoạn này).

57. Viết phân đoạn
Tính thống nhất trong mỗi phân đoạn có
nghĩa là kết hợp những câu phụ trợ xung
quanh ý tưởng hạn định của câu chủ điểm.
Để làm nổi bật tầm quan trọng của mỗi
phân đoạn, bạn hãy viết câu chủ điểm
trước.

58. CÁCH HÌNH DUNG MỘ T PHÂN ĐOẠ N
CÓ HIỆU QUẢ
Câu chủ điểm Câu chủ điểm
Câu phụ trợ
Câu phụ trợ Kết luận

59. CÁCH HÌNH DUNG MỘ T PHÂN ĐOẠ N
KHÔNG HIỆU QUẢ
Câu phụ trợ Câu phụ trợ
Câu chủ điểm
Câu chủ điểm
Câu phụ trợ
Tránh đưa ý tưởng Tránh chôn vùi câu
chính sau cùng chủ điểm ở giữa

60. II-BỐ CỤ C & KỸ THUẬ T LÀM NỔ I
BẬ T
Bố cục (hay sự tổ chức ) nghĩa là phân chia
những ý tưởng của bạn cho có hệ thống, thứ
bậc và sắp đặt chúng thế nào cho có tính
thuyết phục.
Bạn phải tìm cách làm nổi bật bố cục trong
tài liệu cho người đọc nhìn thấy.
 Nếu bố cục là công việc thực hiện trong
đầu , thì việc làm nổi bật bố cục đó lại là việc
bạn phải làm để cho người đọc nhìn thấy rõ
ràng ý tưởng của bạn.

61. Kỹ thuật làm nổi bật bố cục
Kỹ thuật này bao gồm: các đề mục,
tiểu mục, viết chữ in hoa, gạch dưới,
thụt đầu hàng, các bảng kê và dấu
khoanh tròn.
Lợi ích:
(1)Làm rõ cách cấu trúc của tài liệu viết
(2) Nhấn mạnh những điểm then chốt

62. Kỹ thuật làm nổi bật bố cục
Qui tắ c: 4 qui tắc:
Một là phải nhất quán Nếu bạn viết hoa,
gạch dưới những ý tưởng chính, bạn phải
viết hoa, gạch dưới những ý tưởng chính
từ đầu đến cuối.
Thứ hai là bạn hãy sử dụng những tiêu đề
ý tưởng chứ không dùng tiêu đề theo hạng
loại

63. Kỹ thuật làm nổi bật bố cục
-Quy tắc
Thứ ba là bạn chớ có lạm dụng kỹ
thuật soi sáng
Thứ tư là trình bày những ý tưởng có
tầm quan trọng ngang nhau. Nói cách
khác, hãy sử dụng quan hệ song song
hay tương đương để sắp đặt các từ
trong mỗi nhóm tiêu đề và tựa đề nhỏ

64. CÁC HÌNH THỨ C MẪ U ĐỂ LÀM NỔ I BẬ T Ý TƯỞ NG
-MẪ U SO LE
I. NHAN ĐỀ
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
A. TIÊU ĐỀ CỦ A TIẾ T CHÍNH YẾ U A
AAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAA
1.Tiêu đề của tiết thứ yếu 1
11111111111111111111111111111
a.Tiêu đề bậc ba a
aaaaaaaaaaaaaaa

65. CÁC HÌNH THỨ C MẪ U ĐỂ LÀM NỔ I BẬ T Ý TƯỞ NG
-MẪ U SO LE CẢ I TiẾ N
NHAN ĐỀ
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
TIÊU ĐỀ CỦ A TIẾ T CHÍNH YẾ U A
AAAAAAAAAAAAAAAAAAAA
Tiêu đề của tiết thứ yếu 1
11111111111111111111
11111111111111111111
Tiêu đề bậc ba a
aaaaaaaaaaaaa

66. CÁC HÌNH THỨ C MẪ U ĐỂ LÀM NỔ I BẬ T Ý TƯỞ NG
-MẪ U SỐ THẬ P PHÂN
I. NHAN ĐỀ 1
1.1TIÊU ĐỀ CỦ A TIẾ T CHÍNH YẾ U A
AAAAAAAAAAAAAAAAA
1.1.1Tiêu đề của tiết thứ yếu 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1.1.1.1.
Tiêu đề bậc ba a
aaaaaaaaaaaaa
aaaaaaaaaaaaa

67. CÁC HÌNH THỨ C MẪ U ĐỂ LÀM NỔ I BẬ T Ý TƯỞ NG
-MẪ U CHẤ M TRÒN
NHAN ĐỀ 1
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
TIÊU ĐỀ CỦ A TIẾ T CHÍNH YẾ U A
AAAAAAAAAAAAAAAAA
()Tiêu đề của tiết thứ yếu 1
11111111111111111111
-Tiêu đề bậc ba a
aaaaaaaaaaaaa

68. CÁC HÌNH THỨ C MẪ U ĐỂ LÀM NỔ I BẬ T Ý TƯỞ NG
-MẪ U THỤ T ĐẦ U HÀNG
NHAN ĐỀ 1
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
1.Mục 1: 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1111111111111111111111
2.Mục 2: 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2
222222222222222222222
3.Mục 3: 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3 3
333333333333333333333

69. III-NGUYÊN TẮ C MẠ CH LẠ C
Tính chất mạch lạc thường được gọi là tính
liên kết, nghĩa là ý tưởng của bạn liên kết
chặt chẽ với nhau.
Bạn có thể liên kết những ý tưởng của mình
để đạt được sự mạch lạc bằng cách sử dụng:
(1) phép chuyển tiếp, (2) kỹ thuật soi sáng
làm nổi bật, (3) từ chỉ thị tư cách đồng nhất,
và (4) quan hệ song song.

70. (1)Phép chuyển tiếp
Sử dụng những từ và nhóm từ có
chức năng duy nhất là nối những ý
tưởng lại để người đọc thấy rõ
chúng liên kết với nhau như thế
nào.

71. Ví dụ
Công Cơ khí Chiến Thắng phải nỗ lực giải
quyết cuộc khủng hoảng tài chính của
mình. Thứ nhất, cắt giảm mạnh mẽ chi phí
về nhân lực, dịch vụ bên ngoài, và tổng phí
chế tạo. Thứ hai, không tiếp xúc với cổ
đông để tìm kiếm thêm vốn. Cuối cùng,
thương lượng lại với ngân hàng về các
khoản nợ ngắn hạn. (Từ chuyển tiếp được
in nghiêng)

72. Những từ chuyển tiếp thông dụng
Để chỉ sự thêm vào hay khuếch đại ý nghĩa
=>và, ngoài ra, thêm vào đó, và rồi, cũng, một là,
hai là…, hơn nữa, thứ đến, hậu quả là, cuối cùng
là, sau hết, lại một lần nữa, cũng quan trọng
ngang nhau, tương tự như vậy…
Để chỉ sự tương phản
=>nhưng, hoặc, cũng không, vẫn, tuy nhiên, trái
lại, mặt khác, trái ngược với, mặc dầu, thế là,
trong khi đó.

73. Để chỉ thí dụ hay sự liên tục
=>Thí dụ, chẳng hạn, nghĩa là, thứ nhất, thứ nhì, thứ ba,
đầu tiên là, cuối cùng là…
Để chỉ kết luận
=>Do đó, vì vậy, như vậy, để kết luận, nói tóm lại, nói
ngắn gọn, nói vắn tắt, hậu quả là, kết quả là, theo đó,
vì mục đích đó.
Để chỉ thời gian hay nơi chốn
=>Trước, sớm hơn, trước kia, cho tới lúc này, trong quá
khứ, trong lúc đó, bây giờ, đồng thời, cùng một lúc,
sớm, trong thời gian ít ngày, sau đó, về sau, kết quả là,
ở đây, gần, sát bên, ở đó, ngay trước, khỏi, ở trên, ở
dưới, xa hơn…

74. (2)Làm nổi bật
Phương pháp làm nổi bật dùng các tiêu đề
và tiểu tựa, bảng liệt kê, dấu tròn và cách
thụt đầu hàng để làm nổi bật cấu trúc và
những ý tưởng chính. Kỹ thuật soi sáng
cho ta thấy mạch lạc bằng cách cho thấy
rõ các ý tưởng của tài liệu liên hệ với nhau
như thế nào.

75. Thí dụ
1. Cắt giảm mạnh mẽ chi phí về:
 Nhân lực
 Dịch vụ bên ngoài, và
 Tổng phí chế tạo.
2. Không tiếp xúc với cổ đông để tìm
thêm vốn.
3. Thương lượng lại với ngân hàng về các
khoản nợ ngắn hạn.

76. (3)Từ chỉ thị tư cách đồng nhất
Sử dụng các đại từ làm các từ chỉ thị tư cách
đồng nhất để thay thế và tránh lặp lại từ ngữ.
Thí dụ, bạn có thể viết:
Vào ngày thứ hai, các giám đốc bộ phận sẽ họp
để trù hoạch dự án XYZ. Họ sẽ thảo luận việc
gọi thầu, tiến độ công tác và các hợp đồng.
Đại từ họ liên hệ với các giám đốc bộ phận ở
câu trước

77. (3)Từ chỉ thị tư cách đồng nhất
Tương tự như vậy, các tính từ chỉ định cũng có
thể dùng làm từ chỉ thị tư cách đồng nhất.
Thí dụ:
Mỗi điểm bán hàng đều chứng tỏ đã cải thiện
đáng kể mức lời ròng. Các khoản lời ròng này
không làm giám đốc kiểm soát ngạc nhiên vì bà
đã thay đổi hệ thống kênh phân phối của công
ty.
Trong trường hợp này, từ này liên hệ với mức
lời ròng

78. (3)Từ chỉ thị tư cách đồng nhất
Ngoài đại từ và tính từ, bạn có thể sử dụng
những từ được lặp lại để chỉ tư cách đồng nhất.
Thí dụ:
Mối quan tâm hàng đầu của nhân viên thư ký là
phần đầu của bản chỉ dẫn. Các đối tác thương
mại chia sẻ mối quan tâm đó là vì họ phải giải
quyết những khiếu nại của khách hàng.
Các câu trên được nối với nhau bằng từ mối
quan tâm được lặp lại.

79. (4) Quan hệ song song
Quan hệ song song phát biểu những ý tưởng
quan trọng ngang nhau bằng hình thức ngữ
pháp giống nhau.
Thí dụ về quan hệ song song trong đó liên kết
một dãy những khái niệm quan trọng ngang
nhau bằng cách khởi đầu mỗi khái niệm với một
động từ.
Để nhận được bảo hiểm mất nhân lực, bạn
cần ba việc. Điền vào mẫu đơn. Gởi đơn cho
phòng nhân viên vào ngày 14 tháng Hai. G ởi một
bản sao cho thượng cấp của bạn.

80. IV-NGUYÊN TẮ C ĐỘ DÀI THÍCH HỢ P
Bạn cần biên soạn tài liệu với độ dài thích hợp:
đôi khi dài và đôi khi ngắn
Để quyết định nên viết dài hay ngắn, bạn căn
cứ theo: (1) chủ đề, (2) đối tượng và (3) công
việc.
Thường thường các đoạn dài ít nhất từ ba đến
bốn câu: một câu chủ điểm và ít nhất hai câu
phụ để hậu thuẫn cho ý tưởng hạn định của
bạn.
Hãy đề phòng những phân đoạn quá dài, nghĩa
là nhiều hơn 300 từ hay tám câu.

82. PHẦ N 3: KIẾ N TRÚC CÚ PHÁP TRONG
THƯ TỪ DOANH NGHIỆ P
1-CÚ PHÁP
Làm nổi bật những từ quan trọng. Đặt
động từ gần chủ ngữ.
Đặt từ bổ nghĩa đúng chỗ.
2-ĐỘ DÀI CÂU
Những vấn đề. Những giải pháp. Tính biến
hóa và nhịp điệu
3-SỬ DỤNG ĐỘNG TỪ TRONG CÂU

83. I- Kiến trúc cú pháp
Cách bạn sắp đặt các từ có thể thay
đổi tầm quan trọng và thậm chí thay
đổi cả ý nghĩa một câu.
Cú pháp là cách sắp đặt từ ngữ cho
đúng chỗ trong một câu để thông điệp
được viết một cách có ý nghĩa, nổi bật
như bạn mong muốn để làm tăng tính
hiệu quả của tài liệu viết.

84. Cú pháp
- làm nổi bật những từ quan trọng
Nếu bạn muốn nhấn mạnh một từ trong câu,
bạn hãy đặt nó vào một trong những vị trí nổi
bật - vị trí đầu tiên hay cuối cùng
Thí dụ: “Khanh đã gởi đi bản ghi nhớ phác họa
thủ tục thuê mướn mới mà công ty vừa thông
qua.” (Làm nổi bật người gửi)
“Thủ tục thuê mướn mới mà công ty vừa
thông qua là chủ đề chính bản ghi nhớ của
Khanh.” (làm nổi bật thủ tục)

85. (TT)
Về mặt ngữ pháp, câu có (những) phần
chính và (những) phần phụ thuộc, Nên
chúng ta có thể dùng chức năng ngữ pháp
của từ để nhấn. Chúng ta cần phải đặt ý
tưởng quan trọng nhất ở phần chính.
Phần chính – được gọi là mệnh đề chính
hay mệnh đề độc lập – là chủ ngữ và động
từ là vị ngữ trong câu.
Thí dụ: Giám đốc vứt bản báo cáo viết rất
tồi vào sọt rác. (Mệnh đề chính: Giám đốc
vứt )

86. (tt)
Từ chỉ sự phụ thuộc (từ để đưa mệnh đề phụ
vào câu)
Sau khi,bởi vì, bất kể như thế nào,mặc dầu,
trước khi, bất kể… là gì,như, thậm chí,may mà,
như thể, nếu,miễn là, ngay khi, đến độ mà, từ
khi, dường như là,trong chừng mực, mà, để cho,
đến nỗi, rằng, là, dầu, cho đến, trừ khi, cho đến
khi, khi mà, mỗi khi,nơi mà, ở chỗ mà, xem có
hay không, người mà, cái mà, trong khi mà, của
người mà

87. Cú pháp-Đặt động từ gần chủ ngữ
Điều quan trọng thứ hai trong phép đặt câu
là tránh đặt động từ cách xa chủ ngữ.
Ví dụ:
Ngoài việc cam kết, các nhà quản lý còn
phải hành động mau lẹ.
Các nhà quản lý, ngoài việc đưa ra những
lời cam kết có ý nghĩa sẽ tuân theo lời
khuyến nghị, phải hành động mau lẹ để đạt
kết quả.(động từ đặt quá xa)

88. Cú pháp-Đặt từ bổ nghĩa đúng chỗ
Có lựa chọn thứ ba sẽ làm cho câu văn của
bạn dễ hiểu. Sự lựa chọn vị trí của từ bổ
nghĩa ở chỗ nào trong câu.
Ví dụ:
“Tôi đã xin phép ra ngoài trong giờ làm việc
với ông trưởng phòng.”(từ bổ nghĩa “với ông
trưởng phòng” ở quá xa từ nó phải bổ nghĩa
tức là “đã xin phép”, và quá gần từ nó không
phải bổ nghĩa tức là “ ra ngoài…”).
“Tôi đã xin ông trưởng phòng cho phép ra
ngoài.”

89. (tt)
Đặc biệt có một dạng đặt sai từ bổ nghĩa được
gọi từ bổ nghĩa lơ lửng. “Lơ lửng” ám chỉ vị trí
đơn độc, không dính dáng đến cái gì cả, ở đầu
câu.
Ví dụ: Biết sự quan tâm của ông đối với nghiên
cứu này, ông sẽ sớm nhận được một bản sao báo
cáo.(Biết… đứng một mình lơ lửng không liên hệ
với chủ ngữ theo sau: ông)- sửa lại
Biết sự quan tâm của ông đối với nghiên cứu
này, tôi sẽ gửi cho ông một bản sao báo cáo.

90. Cú pháp
Việ c phả i làm Cách thứ c
Nhấn mạnh từ quan trọng Đặt ở đầu câu hoặc cuối câu
Đặt trong mệnh đề chính
Đặt động từ gần chủ ngữ Tránh ngăn cách chủ ngữ
quá xa động từ
Đặt từ bổ nghĩa Đặt chúng càng gần từ bổ
nghĩa càng tốt.
Đoạn mở đầu câu phải bổ
nghĩa cho chủ ngữ theo sau.

91. II-Độ dài của câu
Một câu có thể dài tới 80 hay 100 từ mà vẫn
đúng về mặt ngữ pháp. Tuy nhiên, đúng ngữ
pháp không phải là vấn đề quan trọng duy nhất
cần xem xét.
Hầu hết các chuyên gia giao tiếp doanh nghiệp
khuyên nên viết câu trung bình từ 20 đến 25 từ.
bạn phải xem xét lại những câu dài hơn 40 hay
50 từ
Câu văn của bạn sẽ quá dài khi nào độ dài của
nó làm cho ý nghĩa của nó trở nên mơ hồ.

92. Độ dài của câu(tt)
Chú ý:
Câu quá dài, câu kép
Câu thiếu tính biến hóa
Câu thiếu nhịp điệu

93. Độ dài của câu (tt)
Vấn đề Giải pháp khả dĩ
Quá dài: quá dài nên khó hiểu Rút ngắn lại:
quá nhiều từ “và” thêm từ chuyển tiếp:
quá phức tạp Một là… hai là…
đánh số giữa câu:
(1)… (2)…
dùng chấm tròn:
Thiếu biến hóa: Thay đổi, biến hóa:
có quá nhiều câu dài dùng những câu dài,
bằng nhau ngắn khác nhau.
Thiếu nhịp điệu: đơn Thêm nhịp điệu:
điệu, ê a viết lại để cho có thể lên giọng và
xuống giọng.

94. III-Sử dụng động từ có khí lực (mạnh)
Doanh nghiệp là một “thế giới năng động thực
sự” đầy tính thực tế và tích cực, do đó khi viết
phải dùng những từ ngữ biểu hiện hành động
mạnh mẽ – những động từ có khí lực.
Nhiều khi, người viết đã đánh mất cái khí lực
của từ ngữ và sa lầy trong thứ ngôn ngữ nặng
nề, không sức sống, đầy tính trừu tượng.
Động từ “quyết định” trở thành “đưa ra quyết
định về việc”, “sản xuất” trở thành “được sản
xuất do”, “gia tăng” cho thấy “có sự gia tăng về”.

95. (tt)-Cách thức sử dụng
(1)Tránh lạm dụng danh từ: Có hai sai lầm
thường gặp
Thứ nhất: lạm dụng danh từ thay cho động
từ :
Chủ đề của bản báo cáo này là những kỹ
thuật của sự nâng cao sự hoạt động của
nhân viên với chi phí thấp. (sáu danh từ).
Báo cáo này giải thích cách làm thế nào để
nâng cao sự hoạt động của nhân viên mà
không tốn nhiều chi phí. (ba danh từ).

96. (tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực
Đừng nói Nên thay thế
bằng
là tác giả viết
lấy con đường đi vào
giao mặt gặp, thảo luận
do xảy ra va chạm tác động, gây ảnh hưởng
……… ……………

97. (tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực
Thứ hai: Dùng một danh từ và dùng sai như
một động từ bằng cách thêm chữ hóa.
Ví dụ:
hạn định hóa
ưu tiên hóa
kịch bản hóa
thái độ hóa
chung quy hóa
sản phẩm hóa
……..

98. (tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực
(2) Tránh lạm dụng động từ yếu: là, trở nên, dường
như, ra vẻ, có vẻ, tỏ ra, nghe như…để làm cho câu
văn mạnh mẽ hơn.
“Xí nghiệp A thành công về mặt sản xuất.” có thể
viết: “Xí nghiệp A sản xuất giỏi.”
“Dường như có một khuynh hướng về phía khách
hàng…” Có thể viết lại như sau: “Khách hàng của
chúng ta thiên về…”
sử dụng động từ “thiên về” mạnh mẽ hơn và cũng
rút ngắn được một số từ.

99. (tt)-Cách thức sử dụng
(3) Tránh sử dụng động từ kéo dài: hãy ưu
tiên sử dụng những động từ “ngắn gọn”
thay cho những động từ kéo dài (hay hình
thức kéo dài của động từ). Thí dụ,”phân
tích” =>“thực hiện một sự phân tích”. Động
từ kéo dài (cộng danh từ và có thể cả giới
từ) làm cho người đọc phải đọc nhiều chữ.
động từ kéo dài không phải luôn luôn dở;
đôi khi bạn cũng cần đến chúng. Nhưng
đừng lạm dụng để thay cho những động từ
ngắn gọn.

100. (tt)-Cách thức sử dụng động từ có khí lực
Nên viết Nên tránh
Nên viết Nên tránh:
hành động thực hiện hành động
cho phép tạo cơ hội để có thể…
phân tích thực hiện sự phân tích
giả định đưa ra sự giả định về…
tin có quan điểm rằng…
sửa chữa để sửa chữa cho
quyết định đưa ra quyết định về
chấm dứt đưa đến sự kết thúc của
khảo sát, cứu xét thực hiện sự khảo sát, sự cứu xét
giúp đỡ cung cấp sự trợ lực
tăng gia cho thấy có sự tăng gia
biết nhận thức được sự kiện là có ý thức về
đặt hàng đưa đơn đặt hàng
trả (tiền) thực hiện sự thanh toán về…
khuyên, khuyến nghị đưa ra khuyến nghị về…
giảm thực hiện sự giảm thiểu
thiên về, khuynh hướng tỏ ra có khuynh hướng
cố gắng làm mọi nỗ lực để

101. (tt)-Cách thức sử dụng
(4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động:
Động từ “thụ động” không có nghĩa là hành
động đang mô tả đã xảy ra trong quá khứ và
ngược lại.
 “Thụ động” là trái nghĩa của “chủ động”.
Khi bạn dùng thể chủ động, chủ ngữ của câu
hành động: “Người kỹ sư đã sáng chế ra sản
phẩm.” Khi bạn dùng thể thụ động, chủ ngữ của
câu bị chi phối bởi hành động, nó “thụ động”:
“Sản phẩm này đã được người kỹ sư sáng chế.”

102. (tt)-Cách thức sử dụng
(4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động:
Thể bị động thường có:
Trợ động từ “được” “bị”
Một hành động thực hiện “bởi” một người
hay vật nào đó.
Ví dụ: “Ngăn tủ hồ sơ bị đóng sập lại bở i
anh ta”

103. (tt)-Cách thức sử dụng
(4) Tránh lạm dụng động từ ở thể thụ động: sự
lạm dụng có thể dẫn đến:
Thường thường, dùng thể thụ động phải viết
dài hơn
Thể thụ động nhiều khi hoa mỹ mà rỗng tuếch
và nặng nề hơn thể chủ động
Thể thụ động thường không rõ ràng
Thể thụ động làm người đọc mất thì giờ để
hiểu.
Chú ý: lựa chọn cách dùng thể của câu một cách
có ý thức và có chiến lược – để văn phong biến

104. Tóm lược quy tắc
Quy tắc Ngữ pháp
1. Tránh lạm dụng danh từ Thay động từ bằng danh từ
Động từ giả do danh từ mà ra
(gắn thêm chữ “hóa”)
2. Tránh lạm dụng động từ yếu Động từ “là”, “trở nên”, “dường
ớt như”, “có vẻ”, “tỏ ra”, “nghe
như”
3. Tránh động từ dài dòng Động từ cộng danh từ (cộng
giới từ)
4. Tránh lạm dụng động từ thể Trợ động từ “được”, “bị” cộng
thụ động hành động thực hiện “bởi” một
người hay một vật.

106. Phầ n 4: LỰ A CHỌ N TỪ NGỮ
TRONG THƯ TỪ
1- NGẮN GỌN
Giới từ- sự trùng lặp
2- ĐƠN GIẢN
Tránh khoa trương- tránh biệt ngữ
không cần thiết
3- CHÍNH XÁC

107. CHỌN TỪ
“Nền tảng điện tử mới của các tham số quản lý
sẽ ngày càng làm cho những phần nhân tố
tưởng thưởng cổ điển cho các nhà quản trị chủ
chốt trở nên lỗi thời.”, “Một nhà quản lý năng
động có thể, trong lãnh vực điện tử đang tiến
triển, gia nhập sự đột phá chiến lược của tổ
chức mình và đồng hóa với những mục tiêu
thống nhất của nó, phần thưởng có ý nghĩa chờ
đợi.”
Những câu này độ dài vừa phải; trật tự không
rối loạn; không có những động từ yếu. Thế mà
vẫn khó hiểu vì đầy những từ dùng sai, quá dài.

108. I-Ngắn gọn
Cũng như một tài liệu không được có những
phân đoạn không cần thiết và một đoạn không
được có những câu không cần thiết thì một câu
văn cũng không được có những từ không cần
thiết.
Theo Strunk và White, “Hãy gạt bỏ những từ
không cần thiết. Bài viết mạnh mẽ phải ngắn
gọn. Điều đó không đòi hỏi người viết phải viết
câu nào cũng ngắn, hay phải tránh tất cả chi tiết
và chỉ phác họa đề tài, mà đòi hỏi mỗi từ phải
nói lên một điều gì và đều phải có giá trị”.

109. (tt)1-Để ý các giới từ
Giới từ là những từ ngắn, liên kết một từ với
các phần khác của câu. Ví dụ như: về, phía trên,
qua sau, sau khi, tựa, dọc theo, xung quanh, ở,
trước, đàng sau, ở dưới…..
Dĩ nhiên là không phải lúc nào giới từ cũng dở;
giới từ có một chức năng cần thiết trong ngôn
ngữ. Ý nghĩa ẩn sau tính chất ngắn gọn không
phải là không dùng tất cả giới từ, mà đúng ra là
tránh những giới từ kép và những giới từ bị lạm
dụng.

110. (tt)-Để ý các giới từ
Nên viết Nên tránh
về trong lãnh vực này, trong vấn đề, có liên quan tới,
trong quan hệ với.
sau, sau khi theo kết luận về, do hậu quả của
mặc dầu bất chấp sự kiện là, không kể sự kiện là
vì, bởi vì. giải thích cho sự kiện là, như là kết quả của, có thể
quy cho, vì sự kiện, xét theo sự kiện là, trên cơ sở là,
do sự kiện là.
bằng cách với phương tiện, với tư ách, phù hợp với, trên cơ sở
vì, cho với mục đích, nhằm ủng hộ…
nếu trong hoàn cảnh mà, trong trường hợp mà
về sau, sau này vào một ngày xa hơn
gần trong vùng phụ cận của
sớm trong tương lai rất gần
để với mục đích
cho tới khi cho tới lúc mà
khi, trong khi vào thời điểm, trong quá trình.

111. 1-Để ý các giới từ
Chú ý: Quá lạm dụng giới từ. Ví dụ
“Điểm trung tâm trong sự hiểu biết của vấn đề của cơ cấu
tổ chức trong bộ phận sản xuất công cụ của công ty Pro
MAX là hệ thống chỉ huy bên dưới chức vụ của Phó Giám
Đốc, chức vụ này không được kết hợp chặt chẽ với những
phân bộ trực thuộc.
Nếu được viết lại, câu này có thể đọc như sau:
Vấn đề tổ chức ở bộ phận công cụ của Công ty ProMAX tập
trung ở sự kết hợp không rõ ràng giữa Phó Giám Đốc và các
phân bộ trực thuộc.

112. (tt)2-Sự trùng lặp
Ngoài việc để ý các giới từ, hãy coi chừng những từ trùng
lặp. Nhiều người viết những câu trùng ý : sự đồng tâm
nhất trí của tập thể, tập hợp lại với nhau, quan trọng chủ
yếu…
Các từ trùng lặp:
hoàn toàn tuyệt đối quan trọng chủ yếu
sự thật chân chính thay đổi mới mẻ
biến cải hay thay đổi linh tinh lặt vặt
tập hợp chung lại lịch sử quá khứ
đính kèm theo đây cơ hội tiềm năng
quy tắc cơ bản gốc rễ hạ xuống
nhân tố nguyên nhân quay lại sau
ngừng nghỉ hẳn khủng hoảng trầm trọng
sự nhất trí ý kiến thật và đúng
kết quả cuối cùng duy nhất tuyệt đối
nhất trí và trước nhất cốt yếu sinh tử.

113. (tt)
Tránh lạm dụng Nên viết Thay vì
lãnh vực truyền thông lãnh vực truyền thông
căn bản, cơ sở thù lao phục vụ trên cơ sở tiền thù lao phục vụ
trường hợp thường trong nhiều trường hợp
đặc trưng kỹ xảo nghề nghiệp kỹ xảo đặc trưng nghề nghiệp.
phạm vi, bối cảnh trong doanh nghiệp trong bối cảnh doanh nghiệp
bản tính, tính thái độ bất hợp tác thái độ có (bản) tính bất hợp tác
tình huống, gặp khó khăn gặp tình huống khó khăn
môi trường trong phạm vi trong phạm vi của môi trường
phân cục phân cục
người mà/cái mà Smith, luật sư Smith, (người mà) là luật sư
của khách hàng của khách hàng

114. II-Đơn giản
Viết đơn giản khác với vắn tắt.
Viết đơn giản, không nhất thiết phải cắt
bỏ nhiều từ. Thay vì thế, có thể thay đổi
những từ cầu kỳ bằng những từ đơn giản,
những thành ngữ vòng vo bằng những từ
nói thẳng vào vấn đề.
Như vậy, sự đơn giản là xa lánh những từ
khoa trưong, rỗng tuếch và những biệt ngữ
không cần thiết.

115. (tt)-Tránh từ khoa trương
: “Thể theo yêu cầu của ông, trong ngày hôm nay,
xin ông nhận những số liệu của hãng SH đính
kèm”. Chuyển sang ngôn ngữ giản dị: “Đây là
những số liệu của hãng SH mà ông đã hỏi sáng
nay”.
Nguyên nhân:
(1)Thích vẻ hào hùng và có vẻ nhà nghề
(2)Thói quen trong doanh nghiệp
(3) Nghĩ rằng “ cấp trên muốn vậy”

116. (tt)-Tránh từ khoa trương
Nên viết Nên tránh
bằng đương lượng, tương đương
đầu tiên khai tâm
đi vi hành
đoán giả định
vội khẩn trương
biết, tìm biết xác định
tôi người ký dưới đây
gặp đối đầu, đương đầu
trả bồi hoàn
người cá thể
chỗ địa phương
vui lòng cá nhã ý
nói phát biểu, dự thị
gởi chuyển tải, chuyển tiếp
thiếu bất túc
cho biết thông báo
dùng sử dụng
quanh ở vùng phụ cận

117. (tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết
(1)Biệt ngữ nghề nghiệp
“Sự lựa chọn những biến số ngoại sinh trong tương quan
đa tuyến là một việc ngẫu nhiên tuỳ theo những sai
lệch của những hệ số phức tạp”.Nói cách khác là “Cung
quyết định cầu.”
Hợp đồng này được áp dụng có xét đến đơn xin theo
đây, bản sao đơn đính kèm theo đây và làm thành một
bộ phận của hợp đồng ày, và số tiền trả cho việc bảo
hiểm trọn đời của người được bảo hiểm nêu tên trên
kia.
thay vì “Đây là hợp đồng bảo hiểm trọn đời của bạn.”

118. (tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết
(1)Biệt ngữ nghề nghiệp
(2)Nghĩa tương đương thay thế: “ Hối lộ”=> “Quà
biếu”, “Phí bôi trơn”…
(3)Tránh khuôn sáo cũ: có những từ riêng lẽ bị
lạm dụng đến nỗi trở thành khuôn sáo: sự lựa
chọn loại trừ, khái niệm, sự ngẫu nhiên, củng
cố, làm cho chắc chắn, nhân tố, tính linh hoạt,
(thuộc) chức năng, tăng tiến, hợp nhất, sự tuỳ
nghi, (thuộc) tổ chức, sự hình thành kế hoạch,
đáp ứng, kịch bản, thế hệ thứ ba, khung thời
gian, pha thời gian và chuyển tiếp….

119. (tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết
(1)Biệt ngữ nghề nghiệp
“Sự lựa chọn những biến số ngoại sinh trong
tương quan đa tuyến là một việc ngẫu nhiên tuỳ
theo những sai lệch của những hệ số phức
tạp”.Nói cách khác là “Cung quyết định cầu.”
Hợp đồng này được áp dụng có xét đến đơn xin
theo đây, bản sao đơn đính kèm theo đây và làm
thành một bộ phận của hợp đồng ày, và số tiền
trả cho việc bảo hiểm trọn đời của người được
bảo hiểm nêu tên trên kia.
thay vì “Đây là hợp đồng bảo hiểm trọn đời của
bạn.”

120. (tt)-Tránh biệt ngữ không cần thiết
NHỮNG KHUÔN SÁO CÓ SẴN DÙNG NGAY
Cột 1 Cột 2 Cột 3
0. Hợp nhất 0. Quản lý 0. Lựa chọn theo ý
1. Tổng cộng 1. Tổ chức 1. Linh hoạt
2. Hệ thống hóa 2. Giám sát 2. Khả năng
3. Song song 3. Hỗ tương 3. Linh động
4. Chức năng 4. Bằng số 4. Chương trình hóa
5. Đáp ứng 5. Hợp lý 5. Khái niệm
6. Tuỳ nghi 6. Chuyển tiếp 6. Pha – thời gian
7. Đồng bộ 7. Tăng tiến 7. Hình thành dự án
8. Tương hợp 8. Thế hệ thứ ba 8. Phần cứng
9. Cân bằng 9. Chính sách 9. Tính ngẫu nhiên

121. III- Chính xác
1-Sự chọn từ: nghĩa là dùng từ đúng theo nghĩa
trong từ điển. Dùng sai từ, lẫn lộn từ này với từ
khác, dùng một từ mà viết sai chính tả, có thể
làm người đọc khó chịu.
2-Ngữ pháp: Những khía cạnh khác trong tính
chính xác là ngữ pháp, cách dùng từ thông
thường, các dấu phẩy, dấu chấm câu, các chữ
viết tắt và chữ viết hoa.

122. Ôn tập