1. Управление проектами ИТ-интегратора
ОТР
Сергей Лазутов
Эксперт

2. Содержание
О компании
Методология
Технологии управления
Отчетность
Платформа
Заключение
Контактная информация
2

3. Безупречность в деталях,
КТО МЫ
Совершенство во всем
ОТР – ведущая российская консалтинговая компания в сфере
информационных технологий и системной интеграции,
специализирующаяся на предоставлении комплексных ИТ-
решений для финансовых организаций, государственных структур
и предприятий индустрии
ОТР – имеет филиалы в 16 регионах РФ и странах СНГ для
реализации проектов для крупнейших российских и зарубежных
заказчиков, имеющих разветвленную филиальную сеть
ОТР – использует проектный подход в организации своей
деятельности, проекты характеризуются большим масштабом по
времени, территориальной распределенности и численности
вовлеченных ресурсов
_______________________________________________________
3

4. Факты Компания ОТР сегодня
Количество сотрудников ~ 1000 человек, ~ 80
менеджеров проектов
Одновременно в исполнении находится порядка
150 консалтинговых, внедренческих и
интеграционных проектов
Компания построена по матричному принципу, в
структуре выделено порядка 50 ЦФО, в т.ч. 30
производственных ЦФО, сотрудники которых
участвуют в реализации проектов Компании
совместно.
4

5. Методология

6. Специфика IT проектов
Бюджет
Трудозатраты
Деньги
Нет материалов и техники
Свои производственные процессы
Разработка ППО
Поддержка ППО
Свои производственные системы
Bug Tracking
Help Desk
6

7. Вопросы управления
Как взаимодействовать
руководителям
подразделений и
менеджерам проектов?
Как взаимодействовать
менеджерам проектов и
менеджерам
производства?
7

8. Распределение ответственности и
мотивация в матричных структурах
Ответственность Ответственность
менеджера проекта: руководителя ЦФО:
- Согласование scope, - Отвечает за квалификацию своих
стоимости и сроков с сотрудников
Заказчиком проекта - Отвечает за загрузку сотрудников
- Формирование (нормативы участия в проектах)
проектной команды, требований к - Отвечает за выполнение бюджета
квалификации участников проекта подразделения (в т.ч. долю
- Разработка календарного плана и накладных расходов)
бюджета проекта, отслеживание хода - Определяет и непрерывно
выполнения совершенствует
- Реагирование на возникающие производственные процессы
риски, управление изменениями своего подразделения
Мотивация менеджера: Мотивация линейного руководителя:
- Выполнение проекта в - Нормативы проектной загрузки
согласованные сроки, в рамках сотрудников
бюджета проекта и с оговоренным - Бюджет
качеством
подразделения
8

9. Управление проектами и
управление финансами
ЦФО.
• Планирование расходов
Бюджет ЦФО (деньги)
Ресурсы и их стоимость • Учет факта расходов
Косвенные затраты на проекты
Стоимость Агрегация
ресурсов Затрат
Менеджер. • Планирование расходов
Бюджет проекта (ставки) • Учет факта расходов
Ресурсы проекта, их стоимость
9

10. Формирование бюджета проекта
Два разреза ответственности Производственный процесс
Руководитель Менеджер Производственый
Утилизация – Руководитель ЦФО проекта менеджер
ПЦ
Выделяет Создает файл
Бюджеты - Менеджеры подпроект ПЦ проекта
Два ответственных за Определяет
задачи верхнего
уровня контроля
бюджеты (КВЗ)
Менеджер – за бюджет
Декомпозирует КВЗ
до частных
заданий в
проекта Производственных
системах
Производственный менеджер Утверждает Производит
бюджет оценку проекта
– за выполнение подпроекта по КВЗ
производственного
подпроекта
Утверждает Формирует
бюджет проекта Бюджет проекта
10

11. Управление проектами и
управление разработкой
Проекты. • Планирование scope, СДР,
сроков, бюджета, ресурсов.
Проектная
• Учет фактических расходов
задача
Рамочные Агрегация.
условия Факт
Разработка. • Проектирование,
разработка, тестирование,
Элементарная развертывание
работа
11

12. Почему мы не храним в MSP
низкоуровневые задачи?
Менеджеру проекта не интересны
детализированные работы (поручения)
В MSP пересылается сводная информация по
задачам верхнего уровня
Специализированная среда разработки ППО
лучше соответствует процессу разработки
Много задач = технологические проблемы
12

13. Методология управления
проектами: пакет документов
Классификация проектов
Регламент управления жизненным циклом проектов
Проектные роли, функциональные обязанности и
полномочия участников проекта
Схемы взаимодействия бизнес-единиц при управлении
проектами
Бизнес-процессы проектного управления и производства
Система показателей оценки эффективности реализации
проектов
Шаблоны документов по управлению проектами
13

14. Для чего нам нужна ИСУП
Инструментарий менеджера для календарного
планирования, планирования стоимости (расчет
бюджета)
Технологическая платформа для учета рабочего
времени сотрудников Компании
Интеграционное решение для проектного управления
(связь с производством, финансами, кадрами)
Инструментарий для формирования сводной
отчетности по проектной деятельности Компании
14

15. Технологии управления

16. Обзор технологий
Методология • Портал Share Point 2010
• Project Professional
Планирование • Производственные системы
• Финансовые системы
• PWA. Множество собственных доработок
Сбор факта • Производственные системы
• Финансовые системы
16

17. Портал проектной методологии
Методология
17

18. Портал проектной методологии.
Пример страницы процесса.
18

19. Планирование
Реестр проектов
Реестр файлов проектов синхронизуется с реестром проектов
Реестр ресурсов
Реестр проектов ведется в соответствии с кадровой системой
Идет проект по взаимодействию с AD
Категории и ставки
Для категории единая текущая ставка
История изменений
Взаимодействие с производством
Выгрузка бюджета в финансовую систему
19

20. Отчетность по факту

21. Отчетность по факту
«Целостный факт» по проекту. По всем статьям затрат
Потребность организации в разных технологиях
отчетности по фактическим трудозатратам
Отчетность 100% времени всех сотрудников организации
Факт
Трудозатраты Прочие статьи
Разработчики, Проектные
Бэк-офис Аналитики Все статьи
технологи команды
Модуль Модуль Модуль
Модуль Модуль
«Упрощенная «Импорт и «Отчетность за
«Расписание» «Импорт факта»
отчетность» расписание» проект»
21

22. Цикл отчетности по
трудозатратам
Отчетность – 1 раз в месяц
Закрытие периода отчетности
Ввод данных в любой момент цикла отчетности, но
подписание (утверждение расписания) – один раз
Прием данных и менеджерами и руководителями
ЦФО
Минимизация затрат на сбор отчетности
Регламент
Интерфейсы
Отчеты
22

23. Модуль «Упрощенная
отчетность»
• Один сотрудник отчитывается за
всех подчиненных сотрудников
Функции
• Отчетность в днях или
процентах
Для кого
• Бэк-офисные подразделения
организации
• Руководитель подразделения
Как вносит трудозтартаты или
работает процент за месяц
• Утверждения менеджером нет
23

24. Модуль «Расписание»
• Отчетность за трудозатраты
Функции одного сотрудника
• Удобство и коммуникация
Для кого • Стандартная схема
• Исполнитель вводит
Как трудозатраты за дни
работает
• Утверждается менеджером
24

25. Модуль «Импорт и расписание»
Функции
• Загрузка данных из
производственных систем
Для кого •Разработчики, тестировщики, поддержка
•Трэкинг трудозатрат в производственной
системе
Как •Загрузка консолидированных данных в
работает ИСУП
•Утверждение менеджером (формальное)
25

26. Загрузка факта из
производственных систем
Факт по разработке, тестированию и службе
сопровождения считается таймером в
производственных системах (ПС)
Интерфейс импорта
КВЗ – это связь между MSP и ПС
Загрузка за период
Файл для загрузки
КВЗ на задаче в MSPP
26

27. Модуль «Отчетность за проект»
• Отчетность за команду
выбранного проекта
Функции менеджером
• Авто-создание назначений
• Максимально быстрая работа
• Отчетность менеджера за команду
проекта
Для кого • Отдельный тип проектов
• Менеджер = руководителю ЦФО
• Менеджер вводит трудозатраты за
Как каждый день отдельно
работает • Нет утверждения менеджером
• Нет утверждения руководителем ЦФО
27

28. Модуль «Импорт факта»
• Загрузка факта за месяц по
Полный автомат
Функции статьям бюджета из финансовой
системы Нет интерфейса
Для кого •Всех проектов
•Формирование факта в Финансовой
системе
Как •Загрузка факта через обменные файлы
работает •Хранение «жесткой» копии на стороне
ИСУП
28

29. Соответствие трудозатрат в
расписаниях и проектах
Задача Решение
По окончании периода Отчет по отклонениям
отчетности все менеджерами
трудозатраты должны трудозатрат
попасть в проект Технический механизм
Технические синхронизации
проблемы
29

30. Взаимодействие с другими
системами
Произв. Реестр
УФК AD Кадры
Сист. проектов
Факты,
Факты Ресурсы Ресурсы Проекты
Ресурсы
Бюджеты,
Задачи
Факты
30

31. Отчетность

32. Наши основные отчеты
Бюджет
Отчетность по трудозатратам
Отчет об исполнении нормативов рабочего
времени
Отчет по коммерческой загрузке сотрудников
Отчет по освоенному объему проекта
Отчет по фактическим трудозатратам
Вспомогательные отчеты
32

33. Бюджет
Выгрузка из MS Project Professional
Расчет предварительного бюджета для заказчика
Уточнение внутреннего бюджета проекта для
Управления финансового контроля
33

34. Исполнение нормативов
рабочего времени
Нормативы коммерческой и административной
деятельности
Отчетность по факту
Отчет об исполнении нормативов
Индикация превышения нормативов
Контроль и анализ проектного и административного
времени по всей Компании
Отчет по отклоненным трудозатратам и непринятым
исправлениям
Принятие управленческих решений
34

35. Анализ исполнения нормативов
рабочего времени
Отчет (xls) используется для контроля проектной/
непроектной загрузки и выявлению производственных
резервов
35

36. Коммерческая загрузка
Контроль коммерческой загрузки сотрудников
36

37. Освоенный объем проекта
Удобный отчет (xls) оформления результатов
проекта, отправка по почте, визуально понятен
37

38. Отчет по фактическим
трудозатратам
Отчет (xls) c данными передается в финансовую
систему для расчета фактических бюджетов
38

39. Отчет по отклоненным
трудозатратам и непринятым
исправлениям
39

40. Платформа
Платформа
Производство – CQ, Jira
Поддержка – TFS
ИСУП – MS Project Server
ИСУП
Ферма серверов
Вируализация
Дистанционный доступ - Citrix
40

41. Заключение
Построена комплексная система управления ИТ
проектами
Система включает методологию и технологию
Управление проектами «не мешает» разработке
Быстрая отчетность по 100% трудозатрат для
1000 сотрудников
Выстроенное взаимодействие с
информационными системами компании
41

42. Контактная информация
Адрес: 127254, Россия, г. Москва,
Дмитровское ш., д. 60а
ФИО, Лазутов Сергей Михайлович,
должность: Эксперт
Тел: +7 (495) 223-07-99 (многоканальный)
Сайт: www.otr.ru
E-mail: lazutov.sergey@otr.ru
42