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PLANO DE CONTINGÊNCIA
SIGH – Sistema Integrado de Gestão Hospitalar
Gerência de Soluções em Tecnologia da Informação
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PLANO DE CONTINGÊNCIA
SIGH – Sistema Integrado de Gestão Hospitalar
Elaboração:
Adolfo Vieira Sales
Supervisão de Inform...
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GLOSSÁRIO
Plano de Contingência: Documento que define
responsabilidades, tarefas e atividades a serem desempenhadas
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I – APRESENTAÇÃO
O Plano de Contingência no âmbito da FHEMIG com foco no SIGH é um documento
onde estão definidas as res...
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continuidade da atividade de forma alternativa. Por esse motivo, o plano foi elaborado
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2 - O nome do coordenador responsável pelo plano deverá estar em local visível e
comunicar a todos os setores assistenci...
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XI - RESPOSTA OPERACIONAL DO PLANO
I – Interrupção na utilização do SIGH por problemas enumerados no
item VII:
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- A autoridade da linha de comando 2 deverá analisar a extensão inicial do problema,
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- No caso de o sistema for restabelecido após o período de plantão da linha de comando
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conforme o caso;
- Comunicar imediatamente ao Plantão do SIGH
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Cargo ou Função Ação a ser desencadeada
Linha de Comando 1 e 2 - Comunicar imediatamente através de telefone e em ato
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XII – CONCLUSÃO
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Estrutura do plano de contingência para suporte de crise

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Estrutura do plano de contingência para suporte de crise

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Estrutura do plano de contingência para suporte de crise

  1. 1. 1 PLANO DE CONTINGÊNCIA SIGH – Sistema Integrado de Gestão Hospitalar Gerência de Soluções em Tecnologia da Informação Diretoria de Desenvolvimento Estratégico - DIESP 2012
  2. 2. 2 PLANO DE CONTINGÊNCIA SIGH – Sistema Integrado de Gestão Hospitalar Elaboração: Adolfo Vieira Sales Supervisão de Informação/SIGH Supervisão Técnica: Marlene Morais Leonardo Gerência de Soluções em Tecnologia da Informação - GSTI Hilda Maria Silveira Mesquita Zschaber Diretoria de Desenvolvimento Estratégico e Pesquisa – DIEST
  3. 3. 3 GLOSSÁRIO Plano de Contingência: Documento que define responsabilidades, tarefas e atividades a serem desempenhadas para atender a uma interrupção do sistema Setor Norteador: Setor com a competência para solicitar o acionamento do Plano de Contingência Linha de Comando: Um servidor designado na unidade com a autoridade para definir o momento de acionamento do Plano de Contingência Processo Crítico(PC): Processo cujo interrupção compromete a assistência prestada aos usuários do serviço, bem como a falta de registro do paciente eletronicamente para efeito de utilização do sistema Comitê de Crise: Composto pelo Setor de Informática da unidade, Gerência de Soluções de Tecnologia da Informação, Suporte PRODEMGE/ADC com a finalidade exclusiva de realizar reuniões periódicas para discussão, análise e elaboração de Planos de Ação que visam reduzir a freqüência de interrupção bem como o tempo de parada Equipe de retaguarda: equipe devidamente treinada para dar entrada dos dados no SIGH não lançados em função de sua paralisação no período
  4. 4. 4 I – APRESENTAÇÃO O Plano de Contingência no âmbito da FHEMIG com foco no SIGH é um documento onde estão definidas as responsabilidades, estabelecidas uma organização para atender a uma interrupção do sistema e deve conter informações detalhadas sobre as medidas a serem tomadas no momento da paralisação. É um documento desenvolvido com o intuito de organizar, orientar, facilitar, agilizar e uniformizar as ações necessárias às respostas de continuidade do processo assistencial bem como dar encaminhamento para as soluções de restabelecimento do sistema. Tem como finalidade precípua não permitir que haja comprometimento dos serviços prestados pela unidade por interrupção na utilização do Sistema Integrado de Gestão Hospitalar - SIGH e ainda, que não haja perda dos dados que possam comprometer a sua análise histórica. II – NIVELAMENTO DO CONCEITO O conceito de Plano de Contingência no âmbito da FHEMIG com foco no SIGH serve como documento organizador, que uniformiza as ações necessárias às respostas de continuidade do processo assistencial bem como dar encaminhamento para as soluções de restabelecimento do sistema. III - OBJETIVO O plano de contingência tem como objetivo descrever as medidas a serem tomadas pelos hospitais da FHEMIG, no caso de paralisação do SIGH, incluindo a ativação de procedimentos manuais, para fazer com que seus processos vitais voltem a funcionar plenamente, ou num estado minimamente aceitável, o mais rápido possível, evitando assim uma paralisação prolongada que possa gerar prejuízos à assistência. IV – JUSTIFICATIVA DA APLICAÇÃO DO PLANO NAS UNIDADES DA FHEMIG Se de um lado a centralização de dados na PRODEMGE oferece uma série de vantagens, por outro, muda consideravelmente o tráfego de dados uma vez que ao acessar o SIGH busca-se a base de dados externamente, o que pode levar, por algum motivo, a interrupção temporária da comunicação, como queda de link, por exemplo. Nesse aspecto, há de considerar que as paralisações do sistema são possíveis de ocorrer e deverão estar previstas devendo ser realizadas ações subseqüentes para
  5. 5. 5 continuidade da atividade de forma alternativa. Por esse motivo, o plano foi elaborado para aplicação nas unidades centralizadas. V – VÉRTICES DO PLANO DE CONTINGÊNCIA O Plano de Contingência da FHEMIG está baseado em dois vértices: - Vértice PESSOAS - que trata dos recursos humanos envolvidos nas atividades em Contingência. - Vértice ORGANIZAÇÃO - que trata especificamente sobre a disponibilidade de recursos como formulários, impressos e outros que precisam estar em disponibilidades para suportar as atividades necessárias em Contingência. VI – MOMENTO DO ACIONAMENTO DO PLANO Embora o tempo de resposta seja individualizado por unidade, é fundamental que o(s) coordenador(s) responsável pela decisão do acionamento do plano de contingência tenha uma visão clara da situação para definir o melhor momento de colocar o plano em prática, levando-se em consideração o grau de criticidade que a paralisação estabelece e o serviço envolvido. VII - MOTIVAÇÃO PARA ACIONAMENTO DO PLANO DE CONTINGÊNCIA A probabilidade de interrupção na utilização do SIGH das unidades da FHEMIG tem as seguintes motivações: MOTIVOS PARA PARALISAÇÃO % POSSÍVEL DE PARALISAÇÃO QUEDA DE SISTEMA 85 FALTA DE ENERGIA ELÉTRICA E LINK 10 OUTROS MOTIVOS (problemas internos) 5 TABELA I – Probabilidade de ocorrência de indisponibilidade do sistema VIII - DESENVOLVIMENTO DO PLANO DE CONTINGÊNCIA 1 - Considerando que pode acontecer uma interrupção no sistema a qualquer hora do dia ou da noite, e ainda que a paralisação pode ocorrer nos fins de semana e feriados é importante que a unidade planeje uma escala de coordenador responsável para que no momento da crise possa acionar o plano, conforme mencionado no item X.
  6. 6. 6 2 - O nome do coordenador responsável pelo plano deverá estar em local visível e comunicar a todos os setores assistenciais. 3 - Nas unidades que possuem serviço de som o coordenador responsável pelo plano deverá solicitar à telefonista a comunicação aos servidores sobre a sua presença no hospital e qualquer interrupção no SIGH o mesmo deverá ser comunicado para avaliação da utilização do Plano de Contingência ou não; IX - IDENTIFICAÇÃO DOS PROCESSOS CRÍTICOS Foram considerados Processos Críticos (PC), para efeito do plano de contingência, todos aqueles que envolvem diretamente o paciente, desde o seu registro na recepção do hospital até a sua alta, isto é, o SPP para registro de entrada do paciente, O Setor de Emergência, o CTI, Enfermarias de Internação, Bloco Cirúrgico, Maternidade e outros serviços assistenciais. Os setores de Apoio Diagnóstico, embora importantes suportes à assistência, não foram considerados como PC. Portanto, os setores PC passarão a ser norteadores para colocação do plano em prática no caso de interrupção de uso do SIGH. X. Cadeia de Comando do Plano de Contingência As cadeias de comando e controles foram divididas em dois momentos: 1 – Nos dias úteis de segunda a sexta feira em horário comercial Linha de comando 1 – Diretor Geral, Gerente Assistencial, Gerente Administrativo ou autoridade designada pelo Diretor Geral para essa finalidade, nessa ordem hierárquica 2 – Nos fins de semana, feriados ou à noite Linha de comando 2 – Supervisor de Enfermagem, Supervisor Médico, Plantão Administrativo ou autoridade designada pelo Diretor Geral para essa finalidade, nessa ordem hierárquica CONSTITUIÇÃO DE UM COMITÊ DE CRISE - Fica instituído a partir desse Plano de Contingência o COMITÊ DE CRISE composto pelo Setor de Informática da unidade, Gerência de Soluções de Tecnologia da Informação, Suporte PRODEMGE/ADC com a finalidade exclusiva de realizar reuniões periódicas para discussão, análise e elaboração de Planos de Ação que visam reduzir a freqüência de interrupção bem como o tempo de parada do sistema;
  7. 7. 7 XI - RESPOSTA OPERACIONAL DO PLANO I – Interrupção na utilização do SIGH por problemas enumerados no item VII: 1 - Nos dias úteis de segunda a sexta-feira no horário comercial - O setor norteador (enumerado no item IX) deverá imediatamente contatar com o setor de Informática da unidade informando a paralisação do sistema; - O profissional de informática da unidade deverá analisar a extensão inicial do problema, verificando se a ocorrência da paralisação estende a todos os setores assistenciais, fornecendo todos os dados inerentes à paralisação à linha de comando 1 para ciência; - O profissional de informática da unidade de posse de todos os dados inerentes à paralisação acionará o suporte da Administração Central; - O suporte da Administração Central analisará a extensão do problema e enviará para o profissional de informática por email ou mensagem eletrônica via celular a estimativa do tempo de solução que passará a ter a seguintes níveis de gradação: I – Tempo de solução máximo de 15 minutos II – Tempo de solução superior a 15 minutos e em até 60 minutos III – Tempo de solução superior a 60 minutos - A linha de comando presente na unidade em função do tempo de solução decidirá pelo acionamento do plano; - A linha de comando presente na unidade acionará o Plano de Contingência toda vez que o tempo de solução atingir os níveis II e III, dependendo da unidade; - A linha de comando enviará para todos os setores envolvidos na paralisação que o plano foi acionado, inicialmente através de telefone e posteriormente por email, para efeito de registro;- O profissional de informática deverá manter um livro de ocorrência com páginas numeradas, devidamente rubricadas pelo Diretor da unidade anotando o horário inicial da paralisação, bem como o seu término, a motivação da mesma e as medidas que foram tomadas de imediato para subsidiar as discussões no COMITÊ DE CRISE;
  8. 8. 8 - Os coordenadores dos setores norteadores deverão orientar os profissionais da unidade que o modelo dos impressos e/ou formulários do SIGH para uso dos profissionais, estão disponibilizados na área de trabalho do computador cientes de que esses impressos e/ou formulários deverão ser utilizados somente durante o período da paralisação; - Os servidores responsáveis pelo registro de entrada e saída de paciente (Serviço de Prontuário do Paciente) deverão registrar em livro próprio o último número de prontuário e registro código constantes na última ficha do paciente emitida pelo sistema para permitir seqüenciar os demais números de prontuário quando o sistema for restabelecido. - Os servidores responsáveis pelo registro de entrada e saída de paciente deverão manter um controle à parte registrando numericamente os prontuários novos que serão abertos durante o período de paralisação; bem como as fichas emitidas manualmente com a identificação do paciente; - A Gerência de Soluções de Tecnologia da Informação deverá criar a funcionalidade no SIGH que permita à unidade lançar os números de prontuários e registros códigos das fichas emitidas manualmente quando o sistema for restabelecido; - A Gerência de Tecnologia da Informação deverá cadastrar as linhas de comando indicadas pelas unidades e após a análise dos motivos de parada do sistema comunicar o tempo previsto de retorno à normalidade do SIGH para permitir à linha de comando avaliar o acionamento do plano ou não. Essa comunicação deverá ser realizada por email ou mensagem eletrônica via celular. - A unidade deverá manter uma equipe de retaguarda com número de horas disponíveis devidamente treinada para realizar os lançamentos de registros de prontuários, bem como as prescrições emitidas manualmente pela equipe clínica, as dispensações realizadas e administração de medicamentos ocorridos no período de paralisação, nessa ordem de fluxo. Todos os lançamentos realizados posteriormente no sistema em função da paralisação virão destacados os seguintes dizeres: “documento registrado por força de paralisação do SIGH com cópia manual arquivado no prontuário”; - O profissional da assistência (médico, enfermagem e outros) deverá registrar os procedimentos necessários à assistência nos impressos previamente identificados; - Os servidores da Farmácia, no caso de dispensação de medicamentos, deverão registrar em planilha própria previamente elaborada para essa finalidade, os números dos códigos de barras dos itens dispensados; 2 - Nos fins de semana, feriados ou à noite: - O setor norteador (enumerado no item IX) deverá imediatamente contatar com a linha de comando 2 informando a paralisação do sistema;
  9. 9. 9 - A autoridade da linha de comando 2 deverá analisar a extensão inicial do problema, verificando se a ocorrência da paralisação estende a todos os setores assistenciais; A autoridade presente na unidade analisará os motivos da paralisação e acionará imediatamente o Suporte PRODEMGE/ADC (Técnicos que estão de suporte na Administração Central para atender às unidades 24 horasx7); - O suporte da Administração Central analisará a extensão do problema e comunicará por email para a autoridade da unidade a estimativa do tempo de solução que passará a ter a seguintes níveis de gradação: I – Tempo de solução máximo de 15 minutos II – Tempo de solução superior a 15 minutos e em até 60 minutos III – Tempo de solução superior a 60 minutos - A autoridade da unidade em função do tempo de solução fornecido pelo Suporte PRODEMGE/ADC decidirá pelo acionamento do plano; - A linha de comando presente na unidade acionará o Plano de Contingência toda vez que o tempo de solução atingir os níveis II e III, dependendo da unidade; - A linha de comando enviará para todos os setores envolvidos na paralisação que o plano foi acionado, inicialmente através de telefone e posteriormente por email, para efeito de registro; - O livro de ocorrência mencionado no item XI, deverá ficar disponível para anotação do horário inicial da paralisação, bem como o seu término, a motivação da mesma e as medidas que foram tomadas de imediato; Essa anotação deverá ser assinada pela autoridade de comando; para subsidiar as discussões no COMITÊ DE CRISE; - Os servidores responsáveis pelo registro de entrada e saída de paciente (Serviço de Prontuário do Paciente) deverão registrar em livro próprio o último número de prontuário e registro código constantes na última ficha do paciente emitida pelo sistema para permitir seqüenciar os demais números de prontuário quando o sistema for restabelecido, a numeração dos prontuários novos que foram abertos durante o período de paralisação; bem como as fichas emitidas manualmente com a identificação do paciente; - O profissional da assistência (médico, enfermagem e outros) deverá registrar os procedimentos necessários à assistência nos impressos previamente identificados; - Se o sistema for restabelecido ainda no período de plantão da linha de comando, a mesma deverá determinar ao setor assistencial onde o paciente se encontra internado para encaminhar ao Serviço de Prontuário de Paciente (SPP) as informações sobre o paciente para o efetivo registro do mesmo no sistema,
  10. 10. 10 - No caso de o sistema for restabelecido após o período de plantão da linha de comando 2, a mesma deverá elaborar relatório substanciado para a linha de comando 1 para ciência e determinação das providências incluindo o acionamento da equipe de retaguarda; - No primeiro dia útil em horário comercial, a equipe de retaguarda deverá ser acionada para realizar os lançamentos de registros de prontuários, bem como as prescrições emitidas manualmente pela equipe clínica, as dispensações realizadas e administração de medicamentos ocorridos no período de paralisação, nessa ordem de fluxo. Todos os lançamentos realizados posteriormente no sistema em função da paralisação virão destacados os seguintes dizeres: “documento registrado por força de paralisação do SIGH com cópia manual arquivado no prontuário”; - A Gerência de Soluções de Tecnologia da Informação deverá treinar o profissional de informática da unidade, bem como os servidores dos setores envolvidos para realizarem com eficácia todos os ajustes necessários para a utilização seqüencial do sistema após a sua paralisação; LINHAS GERAIS DO PLANO DE CONTINGÊNCIA – ACIONAMENTO Cargo ou Função Ação a ser desencadeada Grau de Possibilidade de Ocorrência do Evento Linha de Comando 1 e 2 - Determinar o acionamento do Plano de Contingência; - Comunicar imediatamente ao Plantão do SIGH na Administração Central no caso da Linha de Comando 2; - Estabelecer o cronograma de testes periódicos no Plano de Contingência para avaliação da sua aplicação e critérios para documentação dos testes; - Elaborar relatórios quando necessários; Alto Supervisor de Enfermagem - Deixar os formulários e impressos nos locais de prescrição; - Recolher os formulários e impressos quando o sistema estiver sido restabelecido; Alto Serviço de Almoxarifado Disponibilizar os impressos e formulários para os setores assistenciais; Alto Profissional de Informática -Realizar a avaliação da parada do sistema; - Preparar relatório para a linha de comando Alto
  11. 11. 11 conforme o caso; - Comunicar imediatamente ao Plantão do SIGH na Administração Central; - Verificar periodicamente se o Plano de Contingência pode ser acionado em caso de necessidade real; Plantão do SIGH na Administração Central - Avaliar o relatório da Linha de Comando ou do Profissional de Informática da Unidade; - Tomar as providências necessárias; - Estabelecer um canal contínuo de comunicação com a unidade em interrupção; - Elaborar relatório da paralisação, contendo os horários em que foram acionados os terceiros e os procedimentos realizados - Participar das reuniões do Comitê de Crise quando solicitado; Alto Profissional da Gerência de Tecnologia da Informação - Treinar e acompanhar todos os setores, bem como a equipe de retaguarda na utilização das novas rotinas elaboradas; Médio Farmácia - Deverá manter uma planilha para posterior baixa do estoque dos itens que foram dispensados durante o período da paralisação Alto APÓS O RESTABELECIMENTO DO SISTEMA Imediatamente após o restabelecimento do sistema, antes mesmo do registro de qualquer paciente no sistema, o profissional de informática da unidade deverá comunicar à equipe de suporte/ADC o último número de prontuário e registro código bem o número de fichas emitidas manualmente, e o número de prontuários novos para liberação da faixa de números códigos e prontuários para seqüenciamento natural dos processos; LINHAS GERAIS DO PLANO DE CONTINGÊNCIA – DESATIVAÇÃO DO PLANO
  12. 12. 12 Cargo ou Função Ação a ser desencadeada Linha de Comando 1 e 2 - Comunicar imediatamente através de telefone e em ato contínuo por email para efeito de registro a todos os setores que o plano de contingência foi desativado - Orientar à supervisão de Enfermagem para recolher os impressos e/ou formulários dos setores assistenciais ou determinar a utilização do SIGH já restabelecido Supervisor de Enfermagem - Supervisionar a utilização do SIGH nos setores assistenciais ou setor de registro Serviço de Almoxarifado Armazenar os impressos/formulários para uso posterior, quando a paralisação ensejar em queda de energia que comprometa a utilização de computadores Profissional de Informática da unidade -Realizar a avaliação da parada do sistema; - Preparar relatório para ser discutido e analisado nas reuniões do Comitê de Crise quando agendadas; - Verificar periodicamente o impacto que Plano de Contingência causa quando da sua desativação e tomar medidas para minimizá-los quando negativo; Plantão na Administração Central - Avaliar o relatório da Linha de Comando ou do Profissional de Informática da Unidade; - Elaborar relatório da paralisação, contendo os horários em que foram acionados os terceiros e os procedimentos realizados para ser discutido e analisado nas reuniões do Comitê de Crise quando agendadas; Profissional da Gerência de Tecnologia da Informação - Treinar e acompanhar todos os setores, bem como a equipe de retaguarda na utilização das novas rotinas elaboradas; - Participar das reuniões do Comitê de Crise quando solicitado Farmácia Fornecer a planilha com os números do código de barra dos medicamentos para baixa do estoque dos itens que foram dispensados durante o período da paralisação para a equipe de retaguarda providenciar o lançamento no SIGH; Comitê de Crise - Realizar reuniões periódicas visando definir ações para redução da freqüência de parada bem como o tempo de interrupção; Serviço de Prontuário Paciente Fornecer os registros numéricos de prontuário para lançamento no SIGH pela equipe de retaguarda; Equipe de Retaguarda Realizar os lançamentos no sistema quando autorizados
  13. 13. 13 XII – CONCLUSÃO Considerando a informação como um valioso patrimônio institucional, onde a sua integridade e disponibilidade são fatores cada vez mais críticos, torna-se imprescindível estabelecer procedimentos de continuidade dos serviços dos hospitais da FHEMIG. Foram incluídas no Plano as linhas gerais para identificação, imediata ação e definição de condições emergenciais, critérios claramente definidos de ação, bem como definição de funções durante as ações emergenciais, sejam relacionadas a suporte ao gerenciamento das ações ou a atribuição de responsabilidades. É fundamental que a Fundação estabeleça um canal de comunicação esclarecendo aos servidores a importância do Plano de Contingência. Essa comunicação clara e objetiva visa conscientizar e disseminar a sua usabilidade para não comprometer a assistência prestada, bem como a geração eletrônica de dados institucionais. Belo Horizonte, Agosto de 2011 FHEMIG

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