Este documento presenta el plan estratégico para establecer una estructura organizacional basada en procesos que permitan el funcionamiento coordinado de la Función Judicial en el complejo judicial hasta mediados de 2014. Se describe la metodología, que incluye herramientas de calidad como diagramas de afinidad, interrelaciones, causa-efecto y un árbol de planificación. El plan identifica cinco procesos clave: calidad, comunicación, administrativo, talento humano e informático, y define objetivos y tareas específicas para cada uno con

1. REPUBLICA DEL ECUADOR
UNIVERSIDAD ESTATAL DE GUAYAQUIL
MAESTRIA EN RECURSOS HUMANOS Y MARKETING
TITULO:
ESTABLECER UNA ESTRUCTUTRA ORGANIZACIONAL BASADA EN
PROCESOS QUE PERMITAN EL FUNCIONAMIENTO COORDINADO DE LA
FUNCIÓN JUDICIAL EN EL COMPLEJO JUDICIAL, HASTA MEDIADOS DEL
2014
INTEGRANTES:
ALEJANDRO CRISTY
GARCÉS FREDDY
PILLA CANDIDA
SEGARRA PABLO
VITERI ELIZABETH
Guayaquil, 1 septiembre 2013.
1

2. Índice General
Contenido
INTRODUCCIÓN
3
ANÁLISIS DE LA INSTITUCIÓN Y DEL ENTORNO
4
- Misión
- Visión
- Objetivo General
- Valores
- Proyecto soporte
- Antecedentes
-Justificación
METODOLOGÍA DE LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
6
DESARROLLO DEL PLAN ESTRATEGICO
7
EVALUACIÓN
19
CONCLUSION Y RECOMENDACIONES
20
BIBLIOGRAFÍA
21
2

3. INTRODUCCION
El consejo del consejo de la judicatura es un órgano importante del estado que
pertenece a la función judicial, de conformidad con el artículo 181, numeral 1 de la
Constitución de la República del Ecuador, corresponde al Consejo de la
Judicatura, definir y ejecutar las políticas para el mejoramiento y modernización
del sistema judicial; conocer y aprobar la proforma presupuestarla de la Función
Judicial, con excepción de los órganos autónomos, dirigir los procesos de
selección de jueces y demás servidores de la función Judicial, así como su
evaluación, ascensos y sanción, administrar la carrera y la profesionalización
judicial, y organizar, gestionar escuelas de formación y capacitación judicial, velar
por la transparencia y eficiencia de la Función Judicial.
La metodología aplicada para este trabajo se basa en “Enfoque y Proceso de
Planificación Estratégica según Uriguen (2000 – 2006), sobre la bases de Deming
(1988) y Brassard (1996).
Las etapas que se van a desarrollar aplicando las herramientas de calidad en el
Plan Estratégico, permitirán establecer una estructura organizacional basada en
procesos para el funcionamiento coordinado de la Función Judicial en el complejo
judicial. Estas etapas son las siguientes:
Introducción
Mapa Estratégico
Definición del problema central
Diagrama de Afinidad
Diagrama de Interrelaciones entre criterios de calidad
Diagrama de Causa-Efecto
Árbol de Planificación
Matriz de Priorizaciones
Matriz de Responsabilidades
Matriz de Contingencias y Soluciones Estratégicas
Matriz de indicadores de gestión, cronograma y presupuesto
Métodos de Evaluación de la Planificación Estratégica.
Conclusiones y Recomendación
Bibliografía.
3

4. ANÁLISIS DE LA INSTITUCIÓN Y EL ENTORNO:
MISIÓN:
Controlar la función judicial mediante políticas para la mejora y modernización del
sistema judicial del Ecuador.
VISIÓN:
Para el 2020, Garantizamos un proceso jurídico confiable y transparente, basado
en un sistema de comunicación interna y externa con equidad.
OBJETIVOS GENERALES:
El Consejo de la Judicatura es un órgano instrumental para asegurar el correcto,
eficiente y coordinado funcionamiento de los órganos jurisdiccionales, autónomos
y auxiliares. En ningún caso, el Consejo de la Judicatura se considerará
jerárquicamente superior ni podrá atentar contra la independencia para ejercer las
funciones específicas de las juezas y jueces, de las y los fiscales y de las
defensoras y defensores públicos.
VALORES INSTITUCIONALES:
• Ética y Transparencia
• Honestidad e Integridad
• Compromiso de servicio a la sociedad
• Lealtad a la Función Judicial
• Justicia y Equidad
• Comunicación efectiva
• Efectividad y Eficiencia
• Mejoramiento continúo
PROYECTO SOPORTE:
Establecer soporte informático para fomentar una comunicación y administración
de bienes para el talento humano, creando una gestión de calidad.
4

5. ANTECEDENTES:
La Función Legislativa se ejerce por la Asamblea Nacional, es de naturaleza
unicameral, con personería jurídica y autonomía económica- financiera,
administrativa, presupuestaria y de gestión.
La Presidenta o el Presidente de la Asamblea Nacional ejerce la representación
legal, judicial y extrajudicial de la Asamblea Nacional en todos los actos.
De conformidad con el artículo 181, numeral 1 de la Constitución de la República
del Ecuador, corresponde al Consejo de la Judicatura, definir y ejecutar las
políticas para el mejoramiento y modernización del sistema judicial.
La Constitución de la República del Ecuador vigente, en su artículo 226, Título IV,
Capítulo Séptimo, Sección Primera establece que, las instituciones del Estado, sus
organismos y dependencias tendrán el deber de coordinar acciones para el
cumplimiento de sus fines y hacer efectivo el goce y ejercicio de los derechos
reconocidos en la Carta Magna.
El ejercicio de las competencias exclusivas no excluirá el ejercicio concurrente de
la gestión en la prestación de servicios públicos y actividades de colaboración y
complementariedad entre los distintos niveles de gobierno.
La máxima autoridad ejecutiva es el Presidente o la Presidenta del Consejo de la
Judicatura, facultado para ejercer la representación legal; judicial y extrajudicial de
la Función Judicial, ejerciendo las funciones de gobierno y administración, que lo
cumplirá directamente o por mandato conferido a la Directora o Director General, o
por procuración judicial otorgada a favor de un abogado.
JUSTIFICACIÓN:
El Consejo de la Judicatura es el órgano único de gobierno, administración,
vigilancia y disciplina de la Función Judicial, por ende debemos contribuir a la
excelencia en el servicio que presta a los Ecuatorianos, para lo cual debemos
cumplir con la normativa ISO y poder calificarnos ante el INEN.
5

6. METODOLOGIA DE LA PLANEACION ESTRATEGICA
La metodología aplicada para este trabajo se basa en “Enfoque y Proceso de
Planificación Estratégica según Uriguen (2000 –2006), sobre la bases de Deming
(1988) y Brassard (1996).
Las etapas que vamos a desarrollar aplicando las herramientas de calidad en
nuestro Plan Estratégico Comunicación Organizacional con Calidad en Consejo de
la Judicatura son:
• Introducción del proceso de planificación, mediante la descripción de la
Institución.
• Análisis crítico de la Institución.
• Revisión y análisis de Literaturas o casos relacionados.
• Descripción de la metodología científica.
• Aplicación de herramientas de Calidad.
o Diagrama de Afinidad
o Diagrama de Interrelaciones
o Diagrama de Causa-Efecto
o Árbol de Planificación
o Matriz de Priorizaciones
o Matriz de Responsabilidades
o Matriz de Contingencias y Soluciones Estratégicas
o Matriz General de Objetivos, Metas, Indicadores de Gestión, Cronograma y
Presupuesto.
• Definición de Misión y Visión.
• Métodos de Evaluación de la Planificación Estratégica.
• Conclusiones y Recomendaciones.
• Bibliografia
6

7. DESARROLLO DEL PLAN ESTRATEGICO
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
¿Cómo establecer una estructura organizacional basada en procesos que
permitan el funcionamiento coordinado de la Función Judicial en el complejo
judicial, hasta mediados del 2014?
APLICACIÓN DE HERRAMIENTAS DE CALIDAD
DIAGRAMA DE AFINIDAD
Una vez seleccionados los problemas identificados por nuestro equipo de trabajo
procedemos a agruparlos por criterios de afinidad. “..En esta fase del proceso, los
equipos de trabajo aportan con lluvia de problemas relacionados con la institución,
lo hacen en forma independiente, luego los clasifican y organizan en criterios, los
cuales mas adelante pasaran a ser procesos organizacionales…”.
Así, de todos los problemas presentados hemos definido el problema central:
“¿Cómo establecer una estructura organizacional basada en procesos que
permitan el funcionamiento coordinado de la Función Judicial en el complejo
judicial, hasta mediados del 2014?”, que será de aquí en adelante quién guiará
nuestra Planificación Estratégica.
P. COMUNICACIÓN
P. GESTION DE
CALIDAD
P. ADMINISTRATIVO P. TALENTO HUMANO
¿Cómo mejorar la
comunicación interna
entre los juzgados y el
departamento de
archivo
¿Cómo mejorar La
entrega extemporánea ¿Cómo distribuir los
de información al
equipos tecnológicos
de manera correcta?
usuario?
¿Cómo mejorar la
distribucion de
personal?
¿Cómo mejorar la
comunicación interna
desde la direccion
provincial de las
resoluciones emitidas?
¿Cómo mejorar la calidad ¿Cómo distribuir de
manera correcta los
del servicio dado al
usuario?
activos fijos?
P. INFORMATICO
¿Cómo controlar el
profesionalismo y etica
en la asignacion de
cargos del personal?
¿ Cómo implementar
controles o filtros para
rendición de cuentas?
¿Cómo mejorar el
sistema informatico
interno?
¿ Cómo mejorar la
gestión de transporte ¿Cómo elaborar un
manual de funciones?
institucional
Este diagrama nos servirá como fuente de análisis y solución del problema central
y los específicos dentro del Consejo de la judicatura.
7

8. DIAGRAMA DE INTERRELACIONES
Una vez definidos los criterios o procesos, necesitamos ver las interconexiones
que existen entre los mismos, de esta manera vemos en el gráfico siguiente la
influencia entre sí y la medida en que afecta el uno del otro:
En este diagrama se observa claramente la interrelación que existe entre los
diferentes criterios, estableciéndose como nuestra fuerza de entrada la Gestión de
calidad, Talento Humano, Administrativa, Informática, para alcanzar la meta, que
es la Calidad en todos los procesos de comunicacion.
8

9. DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO
Este diagrama nos permite identificar las causas y las subcausas que producen
nuestro problema central, es conocido también como Fishbone (Espina de
Pescado).
En nuestro caso hemos identificado las siguientes causas primarias que son:
Proceso Calidad, Procesos de Comunicación, procesos Administrativo, procesos
Talento Humano, Procesos Infotmatico. Estos 5 criterios son los problemas que
más influyen en el desarrollo de nuestra Planificación, en cada uno de estos
criterios están definidos las subcausas o temas que más adelante iremos
definiendo a fin de llegar a nuestro objetivo, de esta manera nuestro diagrama de
causa-efecto queda de la siguiente manera:
P. CALIDAD
INFORMACIÓN ERRADA
BRINDADA AL USUARIO.
MALA ATENCION AL
USUARIO.
CARENCIA DE FILTROS Y
CONTROLES - RENDICION
DE CUENTAS
P. COMUNICACION
MALA COMUNICACIÓN
ENTRE USUARIOS
IINTERNOS.
FALTA DE COORDINACION
DESDE LA DIRECCION.
MALA ASIGNACION DE CARGOS.
DISTRIBUCION INADECUADA DE
PERSONAL.
FALTA DE MANUAL DE
FUNCIONES
P. ADMINISTRATIVO
MALA DISTRIBUCION DE EQUIPO
TECNOLOGICO.
MALA COORDINACION DEL
ACTIVO FIJO.
MALA GESTION DE TRANSPORTE
SISTEMA
INFORMATICO
ANTIGUO
Establecer una estructutra
organizacional basada en procesos
que permitan el funcionamiento
coordinado de la Función Judicial
en el complejo judicial, hasta
mediados del 2014
P. INFORMATICO
P. TALENTO HUMANO
9

10. ARBOL DE PLANIFICACION
Con toda la información obtenida hasta el momento, procedemos a trasladarla al
árbol de planificación, así nuestro problema central o espina principal se convierte
en nuestra meta, cada una de las causas o criterios son nuestros objetivos
específicos, y las subcausas que las encontramos en las espinas menores serán
las tareas a ser cumplidas. Nuestro Árbol de Planificación lo presentamos a
continuación:
P. INFORMATICO
Crear un software en el termino de un año, que permita compartir la información del estado actual de los juicios entre los departamentos involucrados
Innovar anualmente los
sistemas informaticos
para garantizar la
informacion correcta
brindad a los usuarios Crear una base de datos compartida, dentro de tres meses, entre los departamentos involucrados que contenga los movimientos reales de los juicios
P. COMUNICACIÓN
Establecer una
comuncacion efectiva
entre los usuarios
internos y, por parte de
la Dirección Provincial,
al 2014
Establecer una
estructutra
organizacional
basada en
procesos que
permitan el
funcionamiento P. ADMINISTRATIVO
coordinado de la Gestionar de manera
Función Judicial adecuada los bienes y
recursos del Consejo
en el complejo
de la Judicatura
judicial, hasta
mediados del
2014
Facilitar las extensiones telefónicas necesarias en cada departamento en el lapso tres meses
Establecer un programa de reuniones semanales entre los coordinadores generales con los sub-coordinadores de cada área.
Creación del ciento por ciento de correos electrónicos al personal al termino del 3er trimestre del 2013
Crear un directorio institucional dentro de cuatro meses
Presentación de informes semanales sobre los acontecimientos sucitados de los coordinadores hacia los sub-coordinadores de cada area
A partir de Septiembre 2013, elaborar un mural informativo en el que consten las principales actividades realizadas por cada departamento, se actualizará cada 15 días
A partir de la aprovacion del proyecto, proporcionar en un mes los equipos tecnologicos necesarios en los archivos de cada bloque
Establecer horarios de envios de balija, en el mes de octubre del 2013.
Creacion de rutas diarias para los cinco carros instucionales para el mes de octubre del 2013
Asignar la mobiliarias de cada departamento según sus necesidades, hasta septiembre de 2014.
Realizar en el periodo de tres meses un estudio de flujo de operaciones de cada area para detectar número de personas necesarias
P. TALENTO HUMANO La selección de personal idoneo para los cargos se realizará mediante concurso de merecimiento y oposición.
Potenciar el
desempeño del talento A partir de enero 2014, implementar un programa de capacitación semanal de atención al usuario para 80 funcionarios.
humano
A fines del 2013, crear un manual de funciones por cargo.
Establecer un programa de rotacion anual de personal para el area de atención al usuario.
P.GESTION DE
Implementar dentro de cinco meses un sistema de calificación que provenga por parte del usuario externo
CALIDAD Desarrollar
politicas y normas de
control de atencion al Informe mensual de la productividad de los tres departamentos existentes en cada bloque
usuario.
Realizar 400 encuestas, (100 por cada bloque) de manera mensual sobre la atencion al usuario que se brinda por parte de los empleados
10

11. MATRIZ DE PRIORIZACIONES
Esta matriz nos ayuda para asignar recursos según la importancia de cada una de
las tareas, cruzamos las tareas con las variables de esta manera en la columna
vertical van las tareas y en las columnas horizontales se deciden variables contra
las cuales se analizará la importancia de cada tarea; para definir las variables de
análisis hemos considerado al Consejo de la Judicatura en un entorno tanto
interno como externo a fin de que estas tengan injerencia dentro y fuera de la
entidad, de esta manera las variables planteadas son Informatico, Comunicación,
Administrativo, Talento Humano y Gestion de Calidad.
Hemos utilizado la escala de valoración entre uno y diez entre cada uno de los
miembros del equipo a fin de que las calificaciones sean promediadas para el
número de integrantes. En nuestro plan las 5 tareas con mayores puntajes a nivel
general son: Crear un software en el termino de un año, que permita compartir la
información del estado actual de los juicios entre los departamentos involucrados;
Crear una base de datos compartida, dentro de tres meses, entre los
departamentos involucrados que contenga los movimientos reales de los juicios;
Facilitar las extensiones telefónicas necesarias en cada departamento en el lapso
tres meses; Establecer un programa de reuniones semanales entre los
coordinadores generales con los sub-coordinadores de cada área; y A partir de la
aprovacion del proyecto, proporcionar en un mes los equipos tecnologicos
11

12. necesarios en los archivos de cada bloque.
MATRIZ DE PRIORIZACIONES
TAREAS / VARIABLES
Crear un software en el termino de un año,
que permita compartir la información del
estado actual de los juicios entre los
departamentos involucrados
Crear una base de datos compartida, dentro
de tres meses, entre los departamentos
involucrados que contenga los movimientos
reales de los juicios
Gestion Operativa
9,00
Calidad de la
comunicación Servicio al cliente
interna
P. INFORMATICO
9,60
9,80
total
Orden
9,47
Pomedio
1
9,23
9,00
9,60
8,40
9,00
2
P. COMUNICACIÓN
Facilitar las extensiones telefónicas
necesarias en cada departamento en el
lapso tres meses
Establecer un programa de reuniones
semanales entre los coordinadores
generales con los sub-coordinadores de
cada área.
Creación del ciento por ciento de correos
electrónicos al personal al termino del 3er
trimestre del 2013.
Crear un directorio institucional dentro de
cuatro meses
Presentación de informes semanales sobre
los acontecimientos sucitados de los
coordinadores hacia los sub-coordinadores
de cada area
A partir de Septiembre 2013, elaborar un
mural informativo en el que consten las
principales actividades realizadas por cada
departamento, se actualizará cada 15 días
7,20
9,60
8,80
8,53
1
9,60
10,00
5,20
8,27
2
7,80
9,80
6,60
8,07
3
8,00
9,60
5,20
7,60
4
7,00
10,00
5,20
7,40
5
4,60
8,20
3,60
5,47
6
7,56
P. ADMINISTRATIVO
A partir de la aprovacion del proyecto,
proporcionar en un mes los equipos
tecnologicos necesarios en los archivos de
cada bloque
Establecer horarios de envios de balija, en el
mes de octubre del 2013.
Creacion de rutas diarias para los cinco
carros instucionales para el mes de octubre
del 2013
Asignar la mobiliarias de cada departamento
según sus necesidades, hasta septiembre
de 2014.
8,80
6,40
9,40
8,20
1
9,40
4,80
8,60
7,60
2
8,00
4,20
8,00
6,73
3
8,60
2,80
7,20
6,20
4
7,18
P. TALENTO HUMANO
Realizar en el periodo de tres meses un
estudio de flujo de operaciones de cada area
para detectar número de personas
necesarias
La selección de personal idoneo para los
cargos se realizará mediante concurso de
merecimiento y oposición.
A partir de enero 2014, implementar un
programa de capacitación semanal de
atención al usuario para 80 funcionarios.
A fines del 2013, crear un manual de
funciones por cargo.
Establecer un programa de rotacion anual de
personal para el area de atención al usuario.
10,00
4,60
8,60
7,73
1
10,00
3,40
8,60
7,33
2
6,80
5,60
9,60
7,33
2
7,20
5,60
7,40
6,73
3
4,60
2,80
9,20
5,53
4
6,93
P.GESTION DE CALIDAD
Implementar dentro de cinco meses un
sistema de calificación que provenga por
parte del usuario externo
Informe mensual de la productividad de los
tres departamentos existentes en cada
bloque
Realizar 400 encuestas, (100 por cada
bloque) de manera mensual sobre la
atencion al usuario que se brinda por parte
de los empleados
8,00
4,00
10,00
7,33
1
6,20
4,80
9,20
6,73
2
3,20
3,60
10,00
5,60
3
6,56
12

13. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
Una vez que se ha priorizado las tareas debemos definir los responsables, así
trasladamos la información de la matriz de priorizaciones de acuerdo a los
puntajes obtenidos, ordenados de mayor a menor y cruzamos la información con
los procesos o unidades de análisis de la Institución que son los responsables de
su ejecución, hemos valorado mediante la escala de valoración alta, media y baja.
13

14. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
TAREAS ORDENADAS
P. COMUNICACIÓN
P. INFORMATICO
P.
D. Sistemas
D. Talento
Humano
Crear un software en el termino
de un año, que permita compartir
la información del estado actual
de los juicios entre los
departamentos involucrados
9
1
8
9
9
1
1
9
Crear una base de datos
compartida, dentro de tres
meses, entre los departamentos
involucrados que contenga los
movimientos reales de los juicios
SUBTOTAL
Facilitar las extensiones
telefónicas necesarias en cada
departamento en el lapso tres
Establecer un programa de
reuniones semanales entre los
coordinadores generales con los
sub-coordinadores de cada área.
Creación del ciento por ciento de
correos electrónicos al personal
al termino del 3er trimestre el
Crear un directorio institucional
dentro de cuatro meses
Presentación de informes
semanales sobre los
acontecimientos sucitados de
los coordinadores hacia los subcoordinadores de cada area
A partir de Septiembre 2013,
elaborar un mural informativo en
el que consten las principales
actividades realizadas por cada
departamento, se actualizará
cada 15 días
SUBTOTAL
A partir de la aprovacion del
proyecto, proporcionar en un
mes los equipos tecnologicos
necesarios en los archivos de
DE CALIDAD
P. TALENTO HUMANO
P. ADMINISTRATIVO
Establecer horarios de envios de
balija, en el mes de octubre del
2013.
Creacion de rutas diarias para
los cinco carros instucionales
para el mes de octubre del 2013
Asignar la mobiliarias de cada
departamento según sus
necesidades, hasta septiembre
de 2014.
SUBTOTAL
Realizar en el periodo de tres
meses un estudio de flujo de
operaciones de cada area para
detectar número de personas
necesarias
La selección de personal idoneo
para los cargos se realizará
mediante concurso de
merecimiento y oposición.
A partir de enero 2014,
implementar un programa de
capacitación semanal de
atención al usuario para 80
funcionarios.
A fines del 2013, crear un
manual de funciones por cargo.
Establecer un programa de
rotacion anual de personal para
el area de atención al usuario.
SUBTOTAL
Implementar dentro de cinco
meses un sistema de
calificación que provenga por
parte del usuario externo
Informe mensual de la
productividad de los tres
departamentos existentes en
D. Gestion de
Calidad
Direccion
Provincial
3
1
9
9
8,5
1
2
1
1
9
9
9
4
9
1
3
2
1
9
1
4
1
9
9
7
5
1
9
9
1
6
3
1
1
1
1
9
6
2
1
1
5,17
1
3,67
9
7,33
1
4,17
1
1,67
1
2,67
1
1
1
9
4
6
1
1
4
9
3
1
1
6
4
9
1
1
1
1
6
3,5
1
2,5
9
9
1
2,25
6
3,5
1
9
7
3
7
1
1
9
1
1
7
1
1
9
1
4
8
1
1
9
1
1
5
9
1
9
1
1
8
1
1
9
2,2
2
7
2,6
D. Comunicación D. Administrativo
14
9
1
3
7
9
1

15. El orden de los responsables de llevar con éxito esta planificación después de
haber priorizado las tareas son: Departamento de Comunicación, Administrativo,
Gestion de Calidad, Talento Humano, Sistemas y Dirección Provincial,
MATRIZ DE CONTIGENCIAS Y SOLUCIONES ESTRATEGICAS
El objetivo principal de esta matriz es el de prevenir cualquier tipo de contingencia
que se pueda dar en la ejecución de las tareas planificadas, considerando sus
posibles soluciones.
MATRIZ DE CONTINGENCIAS Y SOLUCIONES
P.
GESTION
DE
CALIDAD
P. TALENTO
HUMANO
P. ADMINISTRATIVO
P. COMUNICACIÓN
P. INFORMATICO
OBJETIVOS
TAREAS
CONTINGENCIAS
SOLUCIONES
Crear un software en el
termino de un año, que
AUTORIZAR
CONTROLAR
permita compartir la
LAS TAREAS
EL
información del estado
OPERATIVA
EN LOS
DESEMPEÑO
actual de los juicios entre
DEPARTAMEN
E CADA
los departamentos
TOS
USUARIO
involucrados
Crear una base de datos
compartida, dentro de tres
ESTABLECER
TENER
meses, entre los
UNA CARPETA INFORMACIO
departamentos involucrados SEGUIMIENTO
COMPRATIA
N EN LINEA
que contenga los
PARA LOS
DE CADA
movimientos reales de los
USUARIOS
TRAMITE
juicios
Facilitar las extensiones
1.- compras
contactar
telefónicas necesarias en
capacitar a
públicas y 2.nuevos
justificar o soportar requerimiento
cada departamento en el
proveedores
presuspuesto
proveedores
lapso tres meses
Establecer un programa de
organizar
1.- disponibilidad de
reuniones semanales entre
funciones con
tiempo y 2.- falta de
Buen liderazgo
tener plan para eventualidades
los coordinadores generales
equipo de
coordinación.
con los sub-coordinadores
trabajo
de cada área.
A partir de la aprovacion del
Incrementar un monto en la partida presupuestaria para adquisición de
Presupuesto
proyecto, proporcionar en un
Administrar de forma adecuada los recurso asignados.
Soporte técnico en línea
mes los equipos
Técnico
tecnologicos necesarios en
Contratación de soporte técnico privado.
Coordinar con el personal de los departamentos involucrados los
Establecer horarios de
Personal
Contratar personal eficiente y eficaz para realizar esta labor.
envios de balija, en el mes
Organizar los horarios de los diferentes vehiculos para una entrega
de octubre del 2013.
Transporte
Proveer de los implementos adecuados al conductor del vehículo para
Realizar en el periodo de
Recopilar informacion real sobre las operación que se realizan en cada
Informacion erronea
tres meses un estudio de
Obtener informacion verdadera del numero de personas requeridas en
flujo de operaciones de cada Predisposicion del
Motivar la personal para la buena obtencion de informacion.
area para detectar número
personal
Designar personal para realizar el estudio
La selección de personal
Proceso de capacitacion con evaluacion final.
idoneo para los cargos se
Falta de criterio
realizará mediante concurso
profesional
Monitorero del desempeño del personal nuevo cada 3 meses.
de merecimiento y
Abastecer los modulos con equipos de calificacion.
Implementar dentro de cinco Falta de equipo de
Implementar un buzon de quejas y sugerencias
meses un sistema de
califiacion
Adquirir software corresponiente para la calificacion
calificación que provenga
Falta de software
por parte del usuario externo
de calificacion
15

16. MATRIZ GENERAL DE OBJETIVOS, METAS, INDICADORES DE
GESTION, CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO
Esta matriz resume todo el trabajo a ser cumplido en la planificación estratégica,
las metas estratégicas se encuentran definidas y cuantificadas, hemos dado
tiempo a los objetivos y hemos establecido los indicadores de gestión con los
cuales mediremos el cumplimiento de nuestro plan estratégico, controlando el
buen funcionamiento de ellos..
16

17. INDICADORES DE GESTION, CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO
OBJETIVO
TAREAS
INDICADORES DE
GESTION
2013
3er Trimestre
4to Trimestre
CRONOGRAMA y PRESUPUESTO
2014
1er Trimestre 2do Trimestre
3er Trimestre
Presupuesto
Total
4to Trimestre
%
P. INFORMATICO Innovar
anualmente los sistemas
informaticos para
garantizar la informacion
correcta brindada a los
usuarios
Crear un software en el
termino de un año, que
permita compartir la
información del estado actual
de los juicios entre los
departamentos involucrados
100% software al
3°trimestre del 2014
20%
20%
Crear una base de datos
compartida, dentro de tres
meses, entre los
departamentos involucrados
que contenga los
movimientos reales de los
juicios
100% base de datos al
4°trimestre de 2013
50%
50%
Facilitar las extensiones
telefónicas necesarias en
cada departamento en el
lapso tres meses
100% de extensiones
habilitadas al 4to
trimestre del 2013
50%
50%
Establecer un programa de
100% del cumpliento
reuniones semanales entre
de la agenda semanal
los coordinadores generales
de reuniones al final de
con los sub-coordinadores de
4to trimestre
cada área.
17%
17%
Creación del ciento por ciento
100% de correos
de correos electrónicos al electronicos asignados
personal al termino del 3er al final 3er trimestre del
trimestre del 2013.
2013
100%
20%
20%
20%
P. COMUNICACIÓN
Establecer una
comuncacion efectiva
entre los usuarios internos
y, por parte de la
Dirección Provincial, al
2014
Crear un directorio
institucional dentro de cuatro
meses
25%
17%
17%
17%
17%
100% de directorio
elaborado a inicios del
4to trimestre del 2013
50%
50%
Presentación de informes
semanales sobre los
100% del cumplimiento
acontecimientos sucitados de
de los informes
los coordinadores hacia los
semanales al final de
sub-coordinadores de cada
cada trimestre.
area
17%
17%
17%
17%
17%
17%
A partir de Septiembre 2013,
elaborar un mural informativo
100% del cumplimiento
en el que consten las
del mural y sus
principales actividades
actividades cada 15
realizadas por cada
dias.
departamento, se actualizará
cada 15 días
17%
17%
17%
17%
17%
17%
A partir de la aprovacion del
100% de la entrega de
proyecto, proporcionar en un
los equipos
mes los equipos tecnologicos
tecnologicos a fin de
necesarios en los archivos de
mes de septiembre.
cada bloque
100%
5%
P. ADMINISTRATIVO
Gestionar de manera
adecuada los bienes y
recursos del Consejo de
la Judicatura
Establecer horarios de envios
100% de cumplimiento
de balija, en el mes de
de envio de balija.
octubre del 2013.
15%
100%
Creacion de rutas diarias para
los cinco carros
institucionales para el mes de
octubre del 2013
100% el cumplimieno
de las rutas creadas.
50%
50%
Asignar las mobiliarias de
cada departamento según
sus necesidades, hasta
septiembre de 2014.
100% de entrega de las
mobiliarias a los
departamentos
20%
20%
20%
20%
20%
25%
17

18. P. TALENTO HUMANO
Potenciar el desempeño
del talento humano
Realizar en el periodo de tres
meses un estudio de flujo de
operaciones de cada area
para detectar número de
personas necesarias
La selección de personal
idoneo para los cargos se
realizará mediante concurso
de merecimiento y oposición.
A partir de enero 2014,
implementar un programa de
capacitación semanal de
atención al usuario para 80
funcionarios.
A fines del 2013, crear un
manual de funciones por
cargo.
Establecer un programa de
rotacion anual de personal
para el area de atención al
usuario.
100% del desempeño
el personal en el flujo
de operacionees cada
trimestre
17%
17%
17%
17%
17%
17%
100% del desempeño
el personal en los
cargos asignados cada
trimestre
17%
17%
17%
17%
17%
17%
25%
25%
25%
25%
100% del cumplimiento
de los programas de
capacitacion hasta el
termino del 2014
100% de la creacion
del manual de
funciones.
100% del cumplimiento
del programa de
rotacion a finales de
cada año
50%
50%
50%
50%
P.GESTION DE CALIDAD
Desarrollar politicas y
normas de control de
atencion al usuario.
Implementar dentro de cinco
meses un sistema de
calificación que provenga por
parte del usuario externo
Informe mensual de la
productividad de los tres
departamentos existentes en
cada bloque
Realizar 400 encuestas, (100
por cada bloque) de manera
mensual sobre la atencion al
usuario que se brinda por
parte de los empleados
100% de cumplimiento
de la calificacion por
parte del usuario
externo
100% del cumplimiento
de los informes
mensuales al final de
cada trimestre.
100% de la realizacion
de las encuentas de los
usarios externos.
17%
17%
17%
17%
17%
17%
17%
17%
17%
17%
17%
17%
17%
17%
17%
17%
17%
17%
15%
15%
18

19. EVALUACION
La evaluación buscará analizar los proceso en la parte lógica de la función judicial,
así como el funcionamiento de los departamentos de comunicación, gestión de
calidad, administrativa, talento humano e informática, a fin de buscar soluciones
aplicables y estratégicas.Se evaluarán las destrezas y habilidades de cada
departamento, de acuerdo a las prioridades investigativas puestas en práctica en el
proyecto.
La evaluación y el control de gestión de calidad son indispensables en todo plan.
La evaluación está basada en un proceso integral que busca el mejoramiento
continuo de los sistemas de comunicación, es así que en el desarrollo del Plan
Estratégico se realizará con un método clásico de evaluación como es el Método
Orientado a Objetivos y Metas; es decir, donde el enfoque es en objetivos y metas
específicas, determinando el alcance que van a tener
Los Indicadores estratégicos se continuarán monitoreando en forma constante que
permiten identificar comportamientos y tendencias para el proceso de toma de
decisiones, se estima que el grado de madurez organizacional actual, el
seguimiento de los indicadores y objetivos estratégicos, generen ahorro en tiempo
y disminuyendo la posibilidad de error, obteniéndolos directamente de los
sistemasinformáticos.
El método de evaluación elegido para la evaluación y seguimiento de esta
Planificación Estratégica es el Balance ScoreCard.
El control del cumplimiento de las tareas para cumplir los objetivos y de esa
manera lograr las metas establecidas se realizará en función de un control de los
indicadores de gestión; cronograma y presupuesto, además, se utilizará la Matriz
de responsabilidades la misma que ayudará a determinar el nivel de cumplimiento
de cada uno de las unidades o áreas, siendo la de mayor grado de
responsabilidad el departamento de comunicación del consejo de la judicatura.
OBJETIVOS ESTRATEGICOS INSTITUCIONALES
La determinación de objetivos convierte a la visión estratégica en tareas
específicas de desempeño. Bajo este contexto es necesario establecer objetivos
de corto y largo alcance, y como resultado del trabajo realizado se fija como
objetivos estratégicos de la institución la obtención de una certificación de calidad
en el año 2014.
19

20. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Una vez contestada la pregunta de ¿Cómo establecer una estructutra
organizacional basada en procesos que permitan el funcionamiento coordinado de
la Función Judicial en el complejo judicial, hasta mediados del 2014?, y realizados
los diagramas de Afinidad, Interrelación, Causa-Efecto, Interrelación Sistémico,
Árbol de Planificación, Matriz de Prioridades, Matriz de Responsabilidades, Matriz
de Tareas/Acciones y Proyectos de Desarrollo, Matriz de Contingencias,
Indicadores de Gestión, Cronograma y Presupuesto. Esta Planificación va a ser
una herramienta eficaz para conseguir los resultados previstos, a su vez el método
de evaluación elegido BSC integra eficazmente el control total de nuestros
objetivos.
Esperamos así que esta metodología este presente no solamente en resolver la
parte informática y comunicación del Consejo de la judicatura sino además en todo
lo que sea una oportunidad de mejoras. La metodología utilizada realiza un control
integral de los objetivos a ser alcanzados, así cada diagrama y matriz requirió de
un profundo análisis por parte del grupo a fin de focalizar el problema y sus
respectiva solución, además permite considerar las continencias que puedan
presentarse en un corto o largo plazo, de esta forma los Directivos del Consejo
tienen la certeza de que la Comunicación y el sistema informático sean
implementados
en
nuestro
Plan
Estratégico.
En la actualidad se busca integrar entre si todas las comunicaciones de la entidad
y, a la vez, coordinarlas con las estrategias generales establecidas por la alta
dirección de la entidad. Todo esto, con el objeto de construir y controlar una
cultura de atención al usuario.
20

21. BIBLIOGRAFIA
Uriguen, Mónica. (2006). Evaluación de la Calidad en las Instituciones de
Educación:
Mitos
y
Desafíos
en
Ecuador.
Quito,
Ecuador.
Uriguen, Mónica. (2006). Un Futuro Planificado Estratégicamente: Aplicación de
las
Herramientas
de
de
Gestión
de
Calidad.
Quito,
Ecuador.
Pagina web de la entidad: www.consejodelajudicatura.gov.ec
21