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Adriano Mendes de OLIVEIRA
              Fabio MARTINS
      Héber Terra FERREIRA
        Thalita Manca PINTO
      Valdir Assis CASIMIRO
Adriano Mendes de OLIVEIRA
                           Fabio MARTINS
                        Héber Terra FERREIRA
                         Thalita Manca PINTO
                        Valdir Assis CASIMIRO




                ARQUIVO DE DESENHOS TÉCNICOS
"Massa acumulada" do setor Rede de Engenharia do Grupo Santander Brasil




                                        Trabalho apresentado à disciplina de
                                                   Arquivística (5º Semestre)
                                    do Curso de Biblioteconomia e Ciência da
                                                      Informação da FESPSP
                                          Orientadora Profª. Rachel F. Bueno




                             SÃO PAULO
                                2009
Oliveira, Adriano Mendes
M45a       Arquivo de desenhos técnicos: “massa acumulada” do setor Rede de Engenharia
       do Grupo Santander Brasil [monografia] / Adriano Mendes de Oliveira, Fábio Martins,
       Héber Terra Ferreira, Thalita Manca Pinto, Valdir Assis Casimiro – 2009.
           xi, 45 f. : il. ; 30cm.

            Orientadora: Profª. Rachel Ferreira Bueno
            Trabalho apresentado à disciplina de Arquivística (5º semestre) do Curso de
       Biblioteconomia – Faculdade de Biblioteconomia e Ciência da Informação da Fundação
       Escola de Sociologia e Política de São Paulo.
            Referências: f. 55
            Anexos: f. 56-57

            1. Armazenamento de desenhos técnicos. 2. Arquivo de engenharia. 3. Gestão
       de arquivo. 4. Massa acumulada. 5. Nomenclatura de desenhos técnicos. 6.
       Organização de desenhos técnicos. 7. Título – Monografia. I. Bueno, Rachel Ferreira.
       II. Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo, Faculdade de
       Biblioteconomia e Ciência da Informação, Arquivística. III. Casimiro, Valdir Assis. IV.
       Ferreira, Héber Terra. V. Martins, Fabio VI. Pinto, Thalita Manca.

                                                                              CDD 025.173
AGRADECIMENTOS


      À Professora Rachel Ferreira Bueno, com sua presteza e competência no
assunto dedicou parte de seu precioso tempo em nos orientar, tanto em sala de aula
como através de e-mail e, com muita generosidade nos forneceu subsídios
relevantes para a realização deste trabalho.
      Ao Ronaldo Silva do Departamento de Segurança do Edifício Altino Arantes,
por liberar a nossa visita ao acervo de desenhos do Santander.
      Ao Paulo Chagas do Deparatamento de Bens De Uso (BDU), por nos fornecer
dados necessários referentes ao imóvel onde está situado o acervo de desenhos.
      Ao Aguinaldo Carneiro, responsável pelo acervo, por nos ter dado as
informações básicas sobre a disposição dos desenhos.
      À Ines Caliari, gestora do Departapento de Desenvolvimento de Produtos
pelos dados fornecidos referentes ao processo de execução de um Ponto de venda
(Agência).
“Que vossa eminência ordene em todas e em cada uma das províncias
                                que se reserve um prédio público no qual o magistrado (defensor)
                                    guarde os documentos, escolhendo alguém que os mantenha
                                               sob custódia, de forma que não sejam adulterados
                                                 rapidamente por quem os solicite; que entre eles
                                                       haja arquivos e seja corrigido tudo que foi
                                                                      negligenciado nas cidades”

                                                                                             Imperador Justiniano*




_____________
* Apud Bonifácio,Aldassare. De Archivis (1632), reproduzido em Born, 1941:237, e Schellenberg 2006:23
RESUMO

       O cenário atual, marcado pela busca constante da qualidade, produtividade,
atendimento às expectativas dos clientes e diminuição de desperdícios, o domínio
da gestão de processos relativos à organização, armazenagem e manutenção de
arquivos, têm fundamental importância até mesmo para a sobrevivência das
empresas envolvidas. Nesse sentido, o projeto de edificações de Pontos de Venda
(Agências do Grupo Santander Brasil) e sua forma de armazenagem são estudados
por um grupo de alunos da Disciplina de Arquivística do Curso de Biblioteconomia e
Ciência da Informação, da Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo.
Fez-se um levantamento de dados em visita ao local (Rua João Brícola, 24 - Edifício
Altino Arantes, 14º andar), onde se encontra o arquivo de desenhos técnicos da
Rede de Engenharia do Grupo Santander Brasil, com o objetivo de realizar
melhorias na estruturação orgânica de armazenamento e manutenção da “massa
acumulada”. Desta maneira foi possível relacionar custos/benefícios da proposição
para adequação a um método padronizado com base nos orientativos publicados
pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), Associação Brasileira dos
Escritórios de Arquitetura (AsBEA) e Norma Brasileira de Descrição Arquivística
(NOBRADE).

Palavras-chave: Armazenamento de desenhos técnicos; Arquivo de engenharia;
Gestão de arquivo; Massa acumulada; Nomenclatura de desenhos técnicos;
Organização de desenhos técnicos.




                                     ABSTRACT

        The current scenario, marked by the constant search of quality, productivity,
service expectations of customers and reduction of waste, the area of process
management for the organization, storage and maintenance of files, are crucial even
for the survival of companies involved . Accordingly, the design of buildings of outlets
(agencies of the Grupo Santander Brazil) and its form of storage is studied by a
group of students in the Discipline of Archival Course of Librarianship and Information
Science, the Foundation School of Policy and Sociology of São Paulo. There was a
survey of data on site visit (Brícola João Street, 24 - Edifício Altino Arantes, 14th
floor), where the archive of technical drawings of the Network Engineering Group
Santander Brazil, aiming to achieve improvements in organizational structure for
storage and maintenance of the aggregate mass. " Thus it was possible to relate
costs and benefits of the proposition to fitness for a standardized method based on
orientative published by the Brazilian Association of Technical Standards (ABNT),
Brazilian Association of the Office of Architecture (AsBEA) and Brazilian standard
description of archival (NOBRADE).

Key words: Storage projects; torage of technical drawings; Archive engineering;
Management file; Aggregate mass; Nomenclature of technical drawings;
Organization of technical drawings.
LISTA DE FIGURAS

Figura 1 - Ciudad Financiera - A sede do Santander                        15
Figura 2 – Organograma da Diretoria de Recursos Corporativos              17
Figura 3 – Módulos de arquivos (vertical)                                 26
Figura 4 – Módulos de arquivos (vertical)                                 26
Figura 5 – Módulos de arquivos (vertical)                                 26
Figura 6 – Desenhos sobre o módulo vertical                               26
Figura 7 – Módulos de arquivos (horizontal)                               26
Figura 8 – Detalhe da gaveta do módulo de arquivo horizontal              26
Figura 9 – Capa do catálogo (v.1)                                         27
Figura 10 – Folha do catálogo (v.1) com relação de desenhos               27
Figura 11 – Capa do catálogo (v.2)                                        27
Figura 12 – Folha do catálogo (v.2) com relação de desenhos               27
Figura 13 – Capa do catálogo (v.3)                                        28
Figura 14 – Folha do catálogo (v.3) com relação de desenhos               28
Figura 15 – Capa do catálogo (v.4)                                        28
Figura 16 – Folha do catálogo (v.4) com relação de desenhos               28
Figura 17 – Capa do catálogo (v.5)                                        29
Figura 18 – Folha do catálogo (v.5) com relação de desenhos               29
Figura 19 – Capa do catálogo (v.6)                                        29
Figura 20 – Folha do catálogo (v.6) com relação de desenhos               29
Figura 21 – Folha do catálogo com instrução de pesquisa.                  30
Figura 22 – Folha do catálogo com instrução de pesquisa (zoom da folha)   30
Figura 23 – Vista dos desenhos no módulo de arquivo vertical              30
Figura 24 – Detalhe: numeração dos desenhos                               30
Figura 25 – Detalhe: numeração dos desenhos                               30
Figura 26 – Detalhe: numeração numeração dos desenhos                     30
Figura 27 – Vista dos desenhos no módulo de arquivo horizontal.           31
Figura 28 – Detalhe: numeração dos desenhos                               31
Figura 29 – Carimbo do desenho                                            31
Figura 30 – Detalhe: numeração dos desenhos                               31
Figura 31 – Desenhos no módulo de arquivo vertical                        31
Figura 32 – Desemhos no módulo de arquivo vertical                        31
Figura 33 – Identificação do módulo de arquivo vertical                   32
Figura 34 – Identificação do módulo de arquivo vertical                   32
Figura 35 – Identificação do módulo de arquivo vertical                   32
Figura 36 – Identificação do módulo de arquivo vertical                   32
Figura 37 – Identificação do módulo de arquivo vertical                   32
Figura 38 – Identificação do módulo de arquivo vertical                   32
LISTA DE FIGURAS
                                           (continuação)

Figura 39 – Identificação do módulo de arquivo vertical                              33
Figura 40 – Identificação do módulo de arquivo vertical                              33
Figura 41 – Identificação do módulo de arquivo horizontal                            33
Figura 42 – Identificação do módulo de arquivo horizontal                            33
Figura 43 – Caixas com conteúdo diverso                                              33
Figura 44 – Caixas com conteúdo diverso                                              33
Figura 45 – Conteúdo da caixa                                                        34
Figura 46 – Etiqueta de identificação da caixa                                       34
Figura 47 – Módulos de aço para arquivamento de pastas suspensas                     34
Figura 48 – Identificação dos módulos de aço para arquivamento de pastas suspensas   34
Figura 49 – Conteúdo existente nos gaveteiros                                        35
Figura 50 – Conteúdo existente nos gaveteiros                                        35
Figura 51 – Conteúdo existente nos gaveteiros                                        35
Figura 52 – Conteúdo existente nos gaveteiros                                        35
Figura 53 – Desenhos em forma de canudo, sobre a mesa                                35
Figura 54 – Malotes lacrados / conteúdo não identificado                             35
Figura 55 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso                                 36
Figura 56 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso                                 36
Figura 57 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso                                 36
Figura 58 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso                                 36
Figura 59 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso                                 37
Figura 60 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso                                 37
Figura 61 – Plotters danificadas (sucata)                                            37
Figura 62 – Plotters danificadas (sucata)                                            37
Figura 63 – Sintaxe da nomenclatura                                                  44
Figura 64 – Estante colméia, para armazenagem de canudos                             51
Figura 65 – Árvore (servidor / diretório / pasta / subpasta / arquivo)               52
LISTA DE TABELAS

Tabela 1 – Temporalidade dos documentos                              38
Tabela 2 – Descrição/ identificação de tipos de documentos         45-46
Tabela 3 – Descrição/ identificação de disciplina de documentos    47-48
Tabela 4 – Descrição/ identificação de modificador de documentos   48-49
LISTA DE QUADROS

Quadro 1 – Fluxo do processo para execução de um Ponto de venda         18
Quadro 2 – Estrutura da “massa acumulada”                               19
Quadro 3 – Elementos e características de documentos                    24
Quadro 4 – Corte esquemático do edifício onde se localiza a mapoteca.   42
Quadro 5 – Estimativa de custo para guarda dos desenhos técnicos.       50
Quadro 6 – Carimbo para identificação/descrição do desenho              53
LISTA DE SIGLAS

AAB            Associação dos Arquivistas Brasileiros
ABNT           Associação Brasileira de Normas Técnicas
ASBEA          Associação Brasileira dos Escritórios de Arquitetura
CREA           Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia
BDU            Bens De Uso
BNDU           Bens Não De Uso
CONARQ         Conselho Nacional de Arquivo
NOBRADE        Norma Brasileira de Descrição Arquivística
AGE            Agência (Ponto de venda de uma instituição financeira)
PAB            Posto de Atendimento ao Público (instituição financeira)
PAE            Posto de Atendimento Eletrônico (instituição financeira)
SENAI          Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial
SINDUSCON-GO   Sindicato da Indústria da Construção - Goiás
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................................................12
2 OBJETIVOS ........................................................................................................................................13
2.1 Objetivo Geral ..................................................................................................................................13
2.2 Objetivo Específico...........................................................................................................................13
3 METODOLOGIA..................................................................................................................................14
4 HISTÓRICO SANTANDER .................................................................................................................15
5 ESTRUTURA DA DIRETORIA DE RECURSOS CORPORATIVOS ..................................................17
5.1 Fluxograma do processo para execução de um Ponto de venda....................................................18
6 ESTRUTURA DA “MASSA ACUMULADA”.........................................................................................19
7 ACUMULAÇÃO ...................................................................................................................................20
8 CORRENTE / INTERMEDIÁRIO / PERMANENTE ............................................................................21
9 CENTRAL / SETORIAL.......................................................................................................................22
10 CONTROLES DO ACERVO .............................................................................................................23
11 COMPOSIÇÃO DO ACERVO ...........................................................................................................24
12 ORGANIZAÇÃO ................................................................................................................................25
12.1 Imagens do acervo de desenhos técnicos do Santander ..............................................................26
13 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE ..................................................38
14 ACESSO............................................................................................................................................39
15 RECURSOS HUMANOS...................................................................................................................40
16 INSTALAÇÕES E RECURSOS FÍSICOS.........................................................................................41
16.1 Instalações do acervo no Edifício Altino Arantes ...........................................................................41
16.2 Recursos físicos .............................................................................................................................43
17 NORMAS E PROCEDIMENTOS ......................................................................................................44
17.1 Esquema proposto para nomenclatura (físico e digital/eletrônico) ................................................44
17.1.1 Caracteres para descrição/identificação (tipos de documentos) ................................................45
17.1.2 Caracteres para descrição/identificação (disciplinas de documentos) .......................................47
17.1.3 Caracteres para descrição/identificação (modificadores de documentos) .................................48
17.2 Estimativa de custo para armazenagem em empresa terceirizada ...............................................50
17.2.1 Identificação para o conteúdo em canudos de PVC...................................................................51
17.2.2 Identificação para o conteúdo digital/eletrônico ..........................................................................52
17.2.3 Identificação/descrição do desenho............................................................................................53
CONCLUSÃO.........................................................................................................................................54
REFERÊNCIAS ......................................................................................................................................55
ANEXOS.................................................................................................................................................56
12



1 INTRODUÇÃO

      As grandes mudanças comportamentais foram propiciadas pela disseminação
de informações e recursos trazidos com a globalização nas últimas décadas. Nesse
sentido, qualidade, maior produtividade e redução de desperdícios passaram a ser
os requisitos mínimos de competitividade e sobrevivência no atual cenário mundial.
Os reflexos desse novo padrão de exigências podem ser observados com o
surgimento de aplicações de sistemas de gestão da informação em diversas
empresas, e a inserção de processos produtivos mais racionalizados e cada vez
mais informatizados.
      Uma maior preocupação com a gestão do processo de projeto tem sido
verificada nos últimos anos. Diversas pesquisas, dissertações de mestrado ou teses
de doutorado, workshops e outros estudos sobre o tema estão sendo realizados.
Observa-se também o despertar das empresas para a importância da gestão de
fundos, tendo em vista um novo modelo de coordenação que passou a ser adotado
por escritórios de arquitetura, construtoras e por consultorias especializadas, no qual
o trabalho em equipes multidisciplinares é de extrema necessidade.
13



2 OBJETIVOS


2.1 Objetivo Geral

      O objetivo geral deste trabalho é propor a adequação necessária para
melhorias significativas na organização, armazenamento e manutenção do arquivo
de desenhos do setor Rede de Engenharia do Grupo Santander Brasil.



2.2 Objetivo Específico

      O objetivo específico visa a elaboração de nomenclatura padronizada para os
desenhos e documentos técnicos, concernente aos Pontos de vendas (Agências),
de acordo com as suas modalidades.
14



3 METODOLOGIA

      A metodologia adotada para a elaboração deste trabalho é composta por
levantamento de dados pertinentes à instituição (Grupo Santander Brasil), visita ao
local onde os desenhos técnicos do Santander estão armazenados, para se obter
conhecimento do conteúdo e familiarização com a “massa acumulada” dos Pontos
de vendas (Agências). Obteve-se junto ao setor Rede de Engenharia informações
quanto aos procedimentos de arquivamento, trâmite dos processos e custo para
acomodação (guarda do conteúdo) em empresa terceirizada; o setor BDU (Bens De
Uso) forneceu os dados referentes aos custos de ocupação, do imóvel, onde o
acervo de desenhos está localizado atualmente. Posteriormente foi efetuada a
pesquisa de literaturas que tratasse de Gestão de Arquivos. Após a aquisição de
tais informações deu-se início ao planejamento de reestruturação orgânica com base
nas normas técnicas, objetivando a adequação que pudesse atender às
necessidades da instituição.
15



4 HISTÓRICO SANTANDER

       As informações que seguem, no histórico da instituição, foram obtidas em
páginas do site do Grupo Santander Brasil.




Figura 1 - Ciudad Financiera - A sede do Santander, na região metropolitana de Madri, é o maior
campus empresarial do mundo. Tem 13 edifícios, 100 mil metros quadrados de escritórios e até um
campo de golfe.


                              “Grupo Santander no mundo - O Santander (SAN.MC, STD.N) é o
                       primeiro da Europa do Euro por capitalização em bolsa e o quinto do mundo
                       em lucro. Fundado em 1857, tem R$ 913 bilhões em ativos, administra mais
                       de R$1 trilhão em fundos, tem cerca de 65 milhões de clientes, mais de 11
                       mil Agências e está presente em 40 países. É o principal grupo financeiro da
                       Espanha e da América Latina e desenvolve uma importante atividade de
                       negócios na Europa, região em que alcançou uma presença destacada no
                       Reino Unido, por meio do Abbey National, assim como em Portugal. É líder
                       em financiamento ao consumo na Europa, por meio do Santander
                       Consumer, com presença em 12 países do continente e nos Estados
                       Unidos. Em 2007, registrou lucro líquido de R$ 9,06 bilhões, 19% a mais do
                       que o registrado no ano anterior.
                              Na América Latina - O Grupo Santander é instituição financeira líder,
                       administrando volumes de negócio de aproximadamente US$ 300 bilhões
                       (créditos, depósitos e fundos de investimento e de patrimônio) por meio de
                       4,4 mil Agências. Em 2007, o Santander teve lucro líquido de US$ 3,6
                       bilhões na região, volume 27% superior ao apresentado em 2006.
                              No Brasil - Desde sua chegada, em 1957, por meio de um acordo
                       operacional, o Santander sempre se pautou por passos firmes e sólidos
                       para progredir. Em 1982, abriu as portas ao público com a inauguração da
                       primeira Agência. A seqüência de aquisições de vários e tradicionais bancos
                       brasileiros, a partir dos anos 1990, também foi estrategicamente ponderada
                       e planejada para levar o Santander a uma posição de destaque. Esses
                       acontecimentos e outros levaram o Santander a se tornar uma das
                       principais instituições financeiras do mercado nacional.
                              Missão do Santander no Brasil - O Santander tem como missão
                       desenvolver e consolidar uma franquia financeira líder nas regiões Sul e
                       Sudeste do Brasil, com a criação de valor para os acionistas, clientes,
16

funcionários e comunidades onde opera. Assim, além de oferecer
rentabilidade crescente aos seus acionistas e atender as necessidades
financeiras de seus clientes, o Banco procura adotar uma postura
transformadora nas comunidades em que atua. Por isso, o apoio ao
desenvolvimento da comunidade é um dos aspectos importantes
relacionados à missão do Banco. Com longa tradição no trabalho junto à
comunidade, o Santander apóia projetos sociais em todo o país.
       Valores - A atuação do Santander está apoiada em valores como:
liderança; dinamismo; inovação; força; ética profissional; orientação ao
cliente. Esses valores seguem os princípios da ética, da gestão responsável
e do comprometimento com a sociedade.
       Visão - Para um Banco global o Santander quer consolidar-se como
um grande Grupo financeiro internacional, que aporta uma rentabilidade
crescente a seus acionistas e satisfaz todas as necessidades financeiras de
seus clientes. Para isso, conta com uma forte presença em mercados locais,
a qual é combinada com políticas corporativas e com capacidades globais.
       Modelo de negócios - A estratégia do Santander contempla uma bem-
definida segmentação da base de clientes, com modelos diferenciados de
atendimento, em quatro grandes áreas de negócios: Varejo, Empresas,
Santander Global Banking & Markets e Gestão de Recurso de Terceiros.”
                                           Fonte: SANTANDER, mar. 2009.
17



5 ESTRUTURA DA DIRETORIA DE RECURSOS CORPORATIVOS

      Conforme o organograma estrutural, abaixo, a “massa acumulada” de projetos
de engenharia e arquitetura dos Pontos de Vendas (Agências) e Edifícios do antigo
Banespa (Banco do estado de são Paulo), agora Banco Santander, pertence à
Divisão de Patrimônio da Diretoria de Recursos Corporativos.
                                  Diretoria de Recursos
                                       Corporativos


      Patrimônio             Facilities                      Segurança                 Gestão de
                                                             Corporativa                 Gastos
              Setor                   Serviço a                   Plantão 24H
                                                                                       e Compras
                                                                                           Planejamento
            Engenharia              Funcionários                                                   de Gastos e
             de Rede                                                                                Ativo Fixo

            Eng Prédios              Serviços a                   Ocorrências                       Gestão de
                                      Operação                                                       Gastos


            Full Service               TBD                       Seg. Bancária                      Compras
                                    Desenvolv./                                                    AQUANIMA
                                   Fornecedores

               BNDU                                               Seg. Predial                        SAP
            Bens Não De
                Uso

               BDU                                                   Seg.
            Bens de Uso                                            Executiva



                            Planej. e        Projetos e          Projetos e       Desenvolv.
                            Controle        Obras Rede             Obras          Produtos e
                                            (Agências)           Especiais         Padrões

                             Informações          Rede - A       Acessibilidade      Padrões
                              Gerenciais                                             Técnicos

                                Gestão            Rede - B          Roll Out          Gestão
                              Financeira                                           Fornecedores


                                                  Rede - C         Postos de        Orçamentos
                                                                  Atendimento       Referenciais


                                                                     Filiais        Elaboração
                                                                                     Projetos


                                                                                      Acervo
                                                                                      Técnico


                                                                                        Digital e
                                                                                       Eletrônico

                                                                                         Físico


                                                                                         Massa
                                                                                       Acumulada


                Figura 2 – Organograma da Diretoria de Recursos Corporativos
                         Fonte: Santander (setor Rede de Engenharia)
18



5.1 Fluxograma do processo para execução de um Ponto de venda

        Para execução de um Ponto de venda (Agência) há o envolvimento de
múltiplas áreas, cada uma na sua função desenvolve as atividades de acordo com a
responsabilidade que lhe é atribuída. Há certa interdependência entre essas áreas,
porque cada etapa do processo discorre dentro de um prazo preestabelecido e de
acordo com o “passo-a-passo”: escolha do ponto, avaliação estudo de viabilidade,
entre outras.
        A ilustração abaixo, esboça o fluxo para a execução de um Ponto de venda.
Dentre as áreas envolvidas o setor Rede de Engenharia é o responsável pelo
processo de execução das obras dos Pontos de vendas e consequentemente pela
guarda dos desenhos técnicos.
                        Quadro 1 – Fluxo do processo para ececução de um Ponto de venda
                                   Fonte: Santander (setor Rede de Engenharia)


      Diretoria Comercial                     BDU – Bens De Uso                       Rede de Engenharia


    - Escolhe Ponto de venda estratégico.   - Elabora dossiê (avaliação do          - Efetua estudo de viabilidade técnica.
    - Solicita avaliação do imóvel.           imóvel).                              - Elabora orçamento de custos.
                                            - Encaminha para Rede de                - Encaminha para Diretoria Comercial.
                                              Engenharia.


    - Encaminha a aprovação para Bens.      - Trata do processo de Documentação     - Solicita para a empresa projetista a
      De Uso e Rede de Engenharia.            Legal.                                  confecção dos desenhos.
                                                                                    - Efetua a licitação para execução da
                                                                                      obra.
                                                                                    - Convoca empresas contratadas:
                                                                                      construtora e gerenciadora para
                                                                                      execução da obra.


                                            - Mantém a guarda dos documentos        - O setor Rede de Engenharia mantém
                                              gerados no processo de legalização.     a guarda dos documentos gerados
                                                                                      no processo de execução da obra:


                                                  Planejamento e Controle             - Budget;
                                                    (Acervo Documental)               - Business Case;
                                                                                      - Histórico financeiro.


                                                    Desenvolvimento de                - ART;
                                                    Padrões e Produtos                - Desenhos técnicos;
                                                     (Acervo Técnico)                 - Relatórios técnicos da obra.
19



6 ESTRUTURA DA “MASSA ACUMULADA”

      Numa empresa a estrutura do arquivo deve atender à administração direta em
suas diversas atividades, servindo de suporte à pesquisa técnica, administrativa e
financeira produzindo, recolhendo, selecionando e arquivando documentos gerados
de maneira organizada, estando sempre preparados para o atendimento a consultas
internas e externas de maneira rápida e precisa.
                        A partir de Schellenberg, os manuais têm orientado a organização dos
                        documentos de uso corrente em uma estrutura que espelhe o
                        desenvolvimento das funções, atividades e tarefas que geram documentos.
                        Em entidades coletivas, identifica-se, de maneira geral, uma série de
                        funções que são realizadas através de certo número de atividades as quais
                        se concretizam na execução de um conjunto de tarefas. Sendo assim, o
                        plano de classificação dos documentos é estruturado em uma cadeia
                        hierárquica de modo que os níveis superiores reflitam as funções
                        (RODRIGUES, 2006 p.113).

      O quadro abaixo é o orientativo existente no catálogo para pesquisa dos
desenhos no arquivo.
                          Quadro 2 – Estrutura da “massa acumulada”
                          Fonte: Santander (setor Rede de Engenharia)

            01.06.020

                                    Número da folha do desenho
                                    Disciplina do desenho
                                    Número do módulo do arquivo
   .01.   Levantamento Planialtimétrico
   .02.   Sondagens
   .03.   Anteprojeto
   .04.   Prefeitura
   .05.   Consultoria de Fundações
   .06.   Arquitetura (Impermeabilização, Implantação, Paisagismo, etc.)
   .07.   Estrutura / Concreto / Fundação
   .08.   Elétrica / On-line
   .09.   Ar Condicionado / Ventilação
   .10.   Hidráulica
   .11.   Incêndio – projeto para aprovação
   .12.   Telefonia – projeto para aprovação
   .13.   Alarme – projeto para aprovação
   .14.   Caixa Eletrônico / Quiosque
   .15.   Normas de segurança
20



7 ACUMULAÇÃO


      Os documentos representam o fluxo de atividades em determinado tempo,
decorrente das funções ou ações que lhes deu origem.
                     Enquanto os demais conjuntos documentais são coleções de itens
                     selecionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma
                     o arquivo se faz num processo natural de acumulação, a partir do fluxo da
                     sua produção/recepção por um único sujeito, seja uma entidade coletiva ou
                     uma pessoa. Os documentos são acumulados à medida que são produzidos
                     em decorrência de atividades que são necessárias para a realização da
                     missão do seu produtor (RODRIGUES, 2006 p.109).

      Conforme a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (2006) dentre os 28
elementos de descrição disponíveis, sete são obrigatórios, a saber:
                     - código de referência;
                     - título;
                     - data(s);
                     - nível de descrição;
                     - dimensão e suporte;
                     - nome(s) do(s) produtor(es);
                     - condições de acesso.
                     (NOBRADE, 2006 p.19).

      A acumulação das plantas, conforme já demonstrado (Quadro 2 – Estrutura
da “massa acumulada”), não possibilita o fácil acesso a esses documentos. A não
conformidade e a falta de elementos descritivos são fatores que desnudam a
situação crítica em que se encontra o acervo de desenhos técnicos do Santander.
21



8 CORRENTE / INTERMEDIÁRIO / PERMANENTE

      Teoria das Três Idades – Teoria baseada no ciclo vital dos documentos,
segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermediários e permanentes. É
fundamental a identificação dos valores dos documentos para a definição de prazo
da sua guarda.
                    1ª. idade ARQUIVO CORRENTE: documentos vigentes, frequentemente
                    consultados.
                    2ª. idade ARQUIVO INTERMEDIÁRIO e/ou CENTRAL: final de vigência;
                    documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução;
                    raramente consultados; aguardam a destinação final: eliminação ou guarda
                    permanente.
                    3ª. idade ARQUIVO PERMANENTE documentos que perderam a vigência
                    administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural.
                    A gestão pressupõe, portanto, uma intervenção no ciclo de vida dos
                    documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para
                    guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gestão compreende
                    todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária de
                    arquivamento, o que garante um efetivo controle da produção documental
                    nos arquivos correntes (valor administrativo/ vigência), das transferências
                    aos arquivos centrais/intermediários (local onde os documentos geralmente
                    aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das eliminações
                    e recolhimentos ao arquivo permanente - valor histórico-cultural
                    (BERNARDES, 1998 p.12).

      O arquivo de desenhos técnicos das instalações dos Pontos de vendas do
Santander   é caracterizado como um arquivo intermediário. Os desenhos são
armazenados para eventuais consultas em caso de reforma ou manutenção do
imóvel, que necessite de um estudo de intervenção. A probabilidade de
eliminar/desfazer-se desses desenhos só deve ocorrer em uma das seguintes
hipóteses: se os desenhos mudarem de suporte (para eletrônico ou digital), ou se
encerrar o Ponto de venda e o imóvel for passado para terceiros.
22



9 CENTRAL / SETORIAL
      Conceito de arquivos de setores:
                    Os arquivos montados nos setores de trabalho são acervos arquivísticos
                    constituídos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a
                    outros passíveis de eliminação e a documentos não orgânicos, que não são
                    considerados de arquivo e que são produzidos ou recebidos fora do quadro
                    das missões de uma organização (SOUSA, 2003 p.258 apud RODRIGUES,
                    2006 p.111).

      Conforme definição do dicionário Brasileiro de terminologia Arquivística:
                    Arquivo central:
                    Arquivo(2) responsável pela normalização dos procedimentos técnicos
                    aplicados aos arquivos(1) de uma administração, podendo ou não assumir a
                    centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral. Em
                    alguns países, a expressão designa o arquivo nacional (DICIONÁRIO
                    BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005 p. 28).


                    Arquivo setorial:
                    1 Arquivo(1) de um setor ou serviço de uma administração.
                    2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo setorial(1); existindo um arquivo
                    central, estará a ele tecnicamente subordinado (DICIONÁRIO BRASILEIRO
                    DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005 p. 36).

      O arquivo de desenhos técnicos das edificações da rede de Pontos de vendas
do antigo Banespa, agora Banco Santander, compreende ao arquivo setorial, pois o
seu conteúdo resulta dos processos executados pela administração do setor Rede
de Engenharia.
23



10 CONTROLES DO ACERVO


      O controle do acervo consiste em identificar e registrar atos normativos,
legislação, regimento e regulamento, tais como função, classificação, atividades
desenvolvidas, fluxo dos documentos produzidos, padrões, procedimentos, práticas
e ferramentas.
                    O controle sobre a produção documental e a racionalização de seu fluxo,
                    por meio da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos, são
                    objetivos de um programa de gestão de documentos, que levará à melhoria
                    dos serviços arquivísticos, resgatando, com isso, a função social que os
                    arquivos devem ter, aumentando-lhes a eficácia [...] (CÓDIGO DE
                    CLASSIFICAÇÃO, 2001 p. 7).

      Foi verificado que não existe um sistema de controle do fluxo de documentos
gerados, estes foram sendo acumulados e até mesmo a sua identificação tornou-se
híbrida. A forma de armazenamento dificulta a recuperação de tais documentos para
eventuais consultas. Embora exista catálogo onde consta a relação dos desenhos, o
número do módulo de arquivo, onde os desenhos ficam armazenados, nem sempre
corresponde ao descrito no catálogo. No Capítulo 12 (Organização) será
demonstrado, o que aqui foi mencionado, através das imagens fotográficas do local
onde está depositada a “massa acumulada”.
24



11 COMPOSIÇÃO DO ACERVO

         Teoricamente    a    composição      do    acervo    compreende       os    elementos
característicos dos documentos, que são: suporte, forma, formato, gênero, espécie,
tipo, contexto de produção.
                      Quadro 3 – Elementos e características de documentos
                           Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística.
 Elementos    Definição técnica                            Exemplos
 Suporte      Material que serve de base às diferentes filme, papel, fita magnética, disco etc.
              formas de registro da informação.
 Forma        “Estágio de preparação e de transmissão original, cópia, minuta, rascunho.
              de documentos.”
 Formato      Conjunto das características físicas de caderno, cartaz, folha (A0, A1, A2, A3,
              apresentação, das técnicas de registro e A4, etc.) livro, mapa, rolo de filme.
              da estrutura da informação e conteúdo de
              um documento.
 Gênero       Reunião de espécies documentais que se documentos audiovisuais,
              assemelham       por    seus     caracteres documentos bibliográficos,
              essenciais, particularmente o suporte e o documentos cartográficos,
              formato, e que exigem processamento documentos eletrônicos,
              técnico específico e, por vezes, mediação documentos filmográficos,
              técnica para acesso(1),                      documentos iconográficos,
                                                           documentos micrográficos,
                                                           documentos textuais.
 Espécie      Divisão de gênero documental que reúne ata, carta, decreto, desenho técnico,
              tipos documentais por seu formato.           folheto, fotografia, memorando,
                                                           ofício, relatório.
 Tipo         Divisão de espécie documental que reúne boletim de ocorrência, boletim de
              documentos por suas características freqüência e rendimento escolar,
              comuns no que diz respeito à fórmula certidão de nascimento, certidão de
              diplomática, natureza de conteúdo ou casamento, declaração de bens,
              técnica do registro                          declaração de imposto de renda,
                                                           desenhos de arquitetura e engenharia,
                                                           etc.

         O acervo de desenhos pertinentes às edificações de pontos de vendas e
edifícios do antigo Banespa, agora Banco Santander, é composto por desenhos
técnicos de arquitetura, elétrica, estrutura, hidráulica, ventilação/ar condicionado.
Estes desenhos têm como suporte, o papel vegetal; na forma, desenho original à
tinta nanquim; no formato, folha (mais comum é o A0);                   gênero, iconográfico;
espécie, desenho técnico; tipo, desenhos de arquitetura e engenharia.
25



12 ORGANIZAÇÃO


      A organização de um arquivo é algo que deve ser planejado e estruturado
com o objetivo de atender aos pré-requisitos das Normas Legais bem como às
necessidades da instituição produtora. É primordial que haja um manual de
diretrizes, de fácil entendimento, e muita disciplina para que todo o conjunto de
documentos mantenha a sua integridade.
                    A Organicidade é perdida com a fragmentação das unidades documentais.
                    Identifica-se neste relato o desrespeito ao princípio de integridade e também
                    à qualidade de cumulatividade, pois a organização por espécie documental
                    ou por ato de recebimento e expedição, fatalmente, tira os documentos da
                    sua ordem natural. Perde-se a referência que explicita a inter-relação dos
                    documentos, descontextualiza-se o documento ignorando-se a sua
                    dependência dos demais para oferecer significado (RODRIGUES, 2006
                    p.108).

      De alguma forma os documentos seguem uma cerda ordenação de acordo
com a disposição em que são acumulados:
                     “A Organicidade do arquivo realiza-se através da acumulação dos
                    documentos. Um arquivo sempre tem alguma Organicidade, as próprias
                    atividades acabam por impor alguma ordem aos documentos gerados. Mas
                    a acumulação com base em um Plano de Classificação, de modo
                    correspondente ao fluxo do desenvolvimento das ações, de modo que as
                    inter-relações existentes entre as funções atividades tarefas reflitam-se nos
                    documentos, essa acumulação faz com que o arquivo reflita, no seu todo, a
                    missão realizada. (RODRIGUES, 2006 p.109)”

      Conforme descrito pelo Sr. Aguinaldo Carneiro (responsável pelo acervo de
desenhos técnicos de arquitetura e engenharia do Santander), a organização é feita
em módulos de arquivos de aço (horizontal e vertical). Os desenhos estão
arquivados em diversos seguimentos:
                    - Há regiões que não há catálogo, pois os processos foram transferidos para
                    as regionais e cada regional arquivou de uma maneira diferente. Ao retornar
                    ao acervo central, os desenhos estavam identificados e ordenados, porém,
                    não catalogados. Para catalogar estes desenhos, será necessário
                    reorganizá-los para um mesmo padrão. O tempo necessário para esta ação
                    depende da “estrutura” que será disponibilizada.
                    - Há diversas caixas recebidas recentemente da Airon Montain, contendo
                    projetos do Santander não estão identificados, e necessita ser explorado
                    para identificação e posteriormente catalogação.
                    - Vale ressaltar: os desenhos não são atualizados, geram-se arquivos
                    “DWG” e estes ficam no acervo digital; os desenhos de origem em papel
                    vegetal (elétrica / hidráulica / estrutural / arquitetura / ar condicionado / etc.)
                    continuam no acervo físico (central).
26



12.1 Imagens do acervo de desenhos técnicos do Santander

      As figuras que seguem retratam a situação em que se encontra o acervo de
desenhos técnicos do Santander. Através destas pode-se observar que o acervo de
desenhos não recebe a atenção e os cuidados necessários para a sua integridade e
organicidade.




    Figura 3 – Módulos de arquivos (vertical)     Figura 4 – Módulos de arquivos (vertical)




   Figura 5 – Módulos de arquivos (vertical).    Figura 6 – Desenhos sobre os módulos de
                                                             arquivos (vertical).




  Figura 7 – Módulos de arquivos (horizontal).   Figura 8 – Detalhe da gaveta do módulo de
                                                             arquivo horizontal.
27




Figura 9 – Capa de catálogo (v.1).    Figura 10 – Folha do catálogo (v.1) com relação
                                                       de desenhos.




Figura 11 – Capa de catálogo (v.2).   Figura 12 – Folha do catálogo (v.2) com relação
                                                       de desenhos.
28




    Figura 13 – Capa de catálogo (v.3.)          Figura 14 – Folha do catálogo (v.3) com relação
                                                                  de desenhos.
(Folha referente a “Agência” Patriarca, remete para os desenhos do “Edifício Patriarca”, pois se
                trata de uma Agência instalada em um pavimento do Edifício).




    Figura 15 – Capa de catálogo (v.4).          Figura 16 – Folha do catálogo (v.4) com relação
                                                                  de desenhos.
29




      Figura 17 – Capa de catálogo (v.5)       Figura 18 – Folha do catálogo (v.5) com relação
                                                                de desenhos.
                    (Folhas do catálogo em péssimo estado de conservação)




Figura 19 – Capa de catálogo (v.6)             Figura 20 – Folha do catálogo (v.6) com relação
                                                                de desenhos.
30




Figura 21 – Folha do catálogo com instrução de    Figura 22 – Folha do catálogo com instrução de
                   pesquisa.                                 pesquisa (zoom da folha).




 Figura 23 – Vista dos desenhos no módulo de      Figura 24 – Detalhe: numeração dos desenhos.
                arquivo vertical.




                                                                  63.11.300 ?




Figura 25 – Detalhe: numeração dos desenhos.      Figura 26 – Detalhe: numeração dos desenhos.
(desenhos dentro de um mesmo módulo de            (o desenho 63.11.300 que deveria está aqui,
arquivo: números com formato diferente.           está no arquivo EV 001 a 460.)
(EV.06.298 / 63.11.300* / EV.08.304.)
* Os dois primeiros dígitos representam o
número do módulo do arquivo, ou seja, o
desenho não está no local indicado no catálogo.
31




Figura 27 – Vista dos desenhos no módulo de    Figura 28 – Detalhe: numeração dos desenhos.
              arquivo horizontal.




     Figura 29 – Carimbo do desenho.           Figura 30 – Detalhe: numeração dos desenhos.
                                                    (duas numerações na mesma folha:
                                                 H.06.003 (esta é a que consta no Catálogo)
                                                                35.06.327?).




Figura 31 – Desenhos no módulo de arquivo        Figura 32 – Desenhos no módulo de arquivo
                 vertical.                                        vertical.
       (Agências que não constam no catálogo - estão dispostas por ordem alfabética).
32




Figura 33 – Identificação do módulo de arquivo   Figura 34 – Identificação do módulo de arquivo
                     vertical.                                        vertical.




Figura 35 – Identificação do módulo de arquivo   Figura 36 – Identificação do módulo de arquivo
                     vertical.                                        vertical.




Figura 37 – Identificação do módulo de arquivo   Figura 38 – Identificação do módulo de arquivo
                     vertical.                                        vertical.
33




Figura 39 – Identificação do módulo de arquivo   Figura 40 – Identificação do módulo de arquivo
                     vertical.                                        vertical.




Figura 41 – Identificação do módulo de arquivo   Figura 42 – Identificação do módulo de arquivo
                   horizontal.                                      horizontal.




 Figura 43 – Caixas com conteúdos diversos.       Figura 44 – Caixas com conteúdos diversos.
34




       Figura 45 – Conteúdo da caixa.             Figura 46 – Etiqueta de identificação da caixa.
   (dentro da caixa 168576650 etiquetada como Agência GARIBALDI, há pastas das Agências
    GRAMADO e GOIÂNIA. Os desenhos são diversos: arquitetura – elétrica – hidráulica – ar
    condicionado – estrutura – telefonia. Em mais 2 caixas verificadas, há conteúdo de outras
                          Agências, além da relacionada na etiqueta).




Figura 47 – Módulos de aço para arquivamento       Figura 48 – Identificação dos módulos de aço
            de pastas suspensas.                     para arquivamento de pastas suspensas.
           (Conteúdos diversos: cópias de desenhos / fotos / cópias de notas fiscais).
35




Figura 49 – Conteúdo existente nos gaveteiros.   Figura 50 – Conteúdo existente nos gaveteiros.




Figura 51 – Conteúdo existente nos gaveteiros.   Figura 52 – Conteúdo existente nos gaveteiros.




 Figura 53 – Desenhos em forma de canudo,         Figura 54 – Malotes lacrados / conteúdo não
               sobre a mesa.                                      identificado.
36




Figura 55 – Arquivo de madeira, com conteúdo   Figura 56 – Arquivo de madeira, com conteúdo
                   diverso                                        diverso.




Figura 57 – Arquivo de madeira, com conteúdo   Figura 58 – Arquivo de madeira, com conteúdo
                   diverso.                                       diverso.
37




Figura 59 – Arquivo de madeira, com conteúdo   Figura 60 – Arquivo de madeira, com conteúdo
                   diverso.                                       diverso.




  Figura 61 – Plotters danificadas (sucata).     Figura 62 – Plotters danificadas (sucata).
38



13 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE

      A função do plano de classificação e da tabela de temporalidade como
instrumento arquivístico é primordial para a destinação dos documentos, pela
capacidade de orientar os técnicos na tarefa de seleção dos documentos a serem
eliminados, após cumprirem os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária,
ou serem preservados como de guarda permanente.
                    Em arquivística a função classificação documental é definida
                    essencialmente, como um processo intelectual de identificação e de
                    reagrupamento sistemático de temas semelhantes, segundo suas
                    características comuns, podendo, em seguida, serem diferenciados, desde
                    que a quantidade assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de
                    convenções, de métodos e regras de procedimentos logicamente
                    estruturados que permite a classificação dos documentos em grupos ou em
                    categorias, quaisquer que sejam os suportes e a idade desses documentos
                    (COUTURE et al,1999 p. 18 apud FARIA 2006, p. 34).

                    O esforço de organização do conjunto de documentos (arquivo) de uma
                    instituição ou pessoa física por meio da função arquivística de classificação
                    gera, na maioria dos casos, um instrumento de gestão arquivística
                    denominado Plano de Classificação Documental - PCD. Portanto, o plano
                    de classificação é o instrumento desenvolvido por arquivístas para auxiliar
                    na organização das informações para a recuperação futura e para o
                    armazenamento ordenado; ele traduz o conhecimento dos gestores sobre o
                    estoque informacional arquivístico da instituição.
                    [...] que organiza, em um plano intelectual, os tipos documentais produzidos
                    e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação
                    documental adotada e os organizada de forma hierárquica por meio das
                    unidades de classificação (FARIA 2006, p. 35).


                       Tabela 1 – Temporalidade dos documentos
                          PRAZOS DE GUARDA              DESTINAÇÃO
      ASSUNTO            FASE            FASE                                 OBSERVAÇÕES
                       CORRENTE      INTERMEDIÁRIA
                                                           FINAL
                                                                              Os
Desenhos e                                                                    documentos
documentos                                                                    podem ser
                                                         Guarda
técnicos/legais       3 anos         5 anos                                   recuperados
                                                         permanente
filiados ao mesmo                                                             para consulta
processo.                                                                     em eventuais
                                                                              necessidades.

      O acervo de desenhos do Santander não dispõe de tabela de temporalidade;
portanto, não há controle sobre os prazos de guarda. E, também, não tem um plano
de classificação que proporcione a identificação precisa dos documentos.
39



14 ACESSO

      Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado,
recuperado, apresentado e interpretado. Portanto faz-se necessário promover a
descrição, mediante elaboração de instrumentos de pesquisa que garantam amplo
acesso às informações contidas nos documentos.
      A facilidade de acesso aos documentos              de arquivos permanentes fica
comprometida pela falta de classificação funcional na sua origem.
                     Promover o fácil acesso aos conteúdos descontextualizados tem se
                     mostrado como uma meta inatingível. Os manuais para organização de
                     arquivos tratam dos índices, por exemplo, como um recurso para o acesso
                     aos conteúdos dos documentos. Contudo, o volume documental dos
                     arquivos permanentes é sempre de dimensões gigantescas. Promover o
                     seu acesso através do Arranjo, que é a prioridade, é tarefa que tem
                     demandado muito tempo e recursos humanos, pois, normalmente, a
                     documentação que é recolhida às instituições arquivísticas não recebeu, na
                     origem, uma classificação funcional (RODRIGUES, 2006 P. 115).

      O acesso ao acervo de desenhos do Santander é restrito aos funcionários do
setor Rede de Engenharia e a manipulação é feita pelo funcionário (único)
encarregado do arquivo.
40



15 RECURSOS HUMANOS

       O acervo de desenhos técnicos do Santander tem apenas um funcionário
(que não fica efetivamente no local onde os desenhos estão armazenados) para
atender às solicitações de consultas. As consultas ocorrem quando há reforma ou
ocorre algum problema técnico nas instalações do Ponto de venda (Agência). Então,
o engenheiro ou arquiteto responsável pela manutenção do Ponto de venda,
requisita para o funcionário do acervo os desenhos que necessita.
       A atividade do funcionário consiste em ir até ao acervo selecionar/separar os
desenhos e providenciar as cópias para ser entregue ao solicitante. As cópias são
efetuadas por uma copiadora contratada, que envia o motoboy para retirar os
originais e após a execução do serviço os originais são devolvidos ao acervo
(deixados sobre os módulos para que posteriormente o funcionário do acervo vá até
ao local para guardá-los nos seus respectivos lugares); as cópias são encaminhadas
para o solicitante.
41



16 INSTALAÇÕES E RECURSOS FÍSICOS

      De acordo com as recomendações do Conselho Nacional de Arquivo (2001),
um arquivo deve oferecer serviços e atividades para o público, possibilitar o trabalho
técnico e administrativo e possuir áreas de depósito reservadas, com condições
climáticas e de segurança especial.
                     Uma das principais funções dos arquivos é a proteção de seu acervo. A
                     escolha de materiais de construção, de acabamento e de equipamentos
                     deverá obedecer a rigorosas especificações de segurança contra acidentes,
                     agressão ambiental ou biológica, e assegurar boa conservação.
                     Para acondicionar documentos de grandes formatos, como mapas, plantas
                     e cartazes, serão necessários móveis especiais para o acondicionamento
                     horizontal. As gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para
                     evitar o acúmulo de documentos, o que acarretaria problemas de
                     conservação. Além de gavetas rasas, devem ser previstas mesas de
                     dimensões compatíveis com o formato desses documentos e dispostas de
                     forma a facilitar a retirada dos documentos das mapotecas, quando
                     necessário (RECOMENDAÇÕES PARA A CONSTUÇÃO DE ARQUIVOS -
                     CONARQ, 2001 p.11).


      As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar são
elementos vitais para prolongar a sobrevivência dos registros. As recomendações do
CONARQ são:
                     - A faixa segura de umidade relativa é entre 45% e 55%, com variação
                       diária de +/- 5%.
                     - A temperatura deve também estar relacionada com a umidade relativa.
                     - A temperatura ideal para documentos é 20º C, com variação diária de +/-
                       1º C.
                     - A estabilidade da temperatura e da UR é especialmente importante, e as
                       mudanças       bruscas    ou    constantes    são   muito     danosas
                       (RECOMENDAÇÕES PARA A CONSTUÇÃO DE ARQUIVOS - CONARQ,
                       2001 p.14).

16.1 Instalações do acervo no Edifício Altino Arantes

      O acervo de desenhos está instalado no 14º andar do Edifício Altino Arantes
(Edifício Banespa) na Rua João Brícola, 24, no centro da cidade de São Paulo. Os
desenhos acomodados em módulos de arquivos de aço (vertical/horizontal), como
pôde ser observado nas fotografias (item 12.1). O local não oferece condições
propícias para a guarda desses documentos, tanto pela forma como estão
acumulados como pelo risco de sinistros.
42



Quadro 4 – Corte esquemático do edifício onde está armazenado o acervo de desenhos.


 HALL
 PV34

 PV33
 PV32

 PV31
 PV30

 PV29
 PV28
 PV27
 PV26

 PV25

 PV24
 PV23

 PV22
 PV21

 PV20

 PV19
 PV18
 PV17

 PV16

 PV15
 PV14   ACERVO DE DESENHOS                                 ÁREA CONSTRUIDA – 551,00m²
 PV13

 PV12
 PV11
 PV10

 PV09
 PV08

 PV07

 PV06
 PV05
 PV04

 PV03

 PV02
 PV01
 PV00   TÉRREO                                                 RECEPÇÃO

 SS01




                                                                2
                   O imóvel de 36 pavimentos, com 15.845m de área construída, está
                   avaliado em R$48.000.000,00 (quarenta e oito milhões de reais). A área do
                                                          2
                   acervo está situada no 14º andar (551m ) equivale à R$1.653.000,00 (um
                   milhão seiscentos e cinquenta e três mil reais). O valor locatício da área
                   ocupada pelo acervo de desenhos está estimado em R$114.000,00 (cento e
                   quatorze mil reais/mês).
                                                      Fonte: BDU – Bens De Uso (abr. 2009)
43


16.2 Recursos físicos

       O recurso físico para guarda do material estimado em 55.000 (cinquenta e
cinco mil) desenhos é composto por:
- 58   módulos de arquivo de aço para armazenagem vertical;
-12    módulos de arquivo de aço para armazenagem horizontal (c/ 5 gavetas cada);
-11    módulos de arquivo de aço para armazenagem de pastas suspensas (c/ 4
       gavetas cada).
       O sistema de arquivamento é o indireto. A listagem dos desenhos está
relatada em 6 volumes (ver item 12.1, figuras de 9 a 20).
44



17 NORMAS E PROCEDIMENTOS

       O acervo     não possui diretrizes para o arquivamento além do que já foi
exposto no Capítulo 12 (organização). A ausência de um plano de classificação
resulta em dificuldade de mapeamento/localização dos documentos produzidos. A
não conformidade da codificação gera dúvidas e é ineficaz para a recuperação das
informações. A falta de uma tabela de temporalidade transformou o acervo de
desenhos em um depósito de “massa acumulada”.



17.1 Esquema proposto para nomenclatura (físico e digital/eletrônico)

       Para que ocorra melhorias significativas se faz necessário efetuar a
classificação dos desenhos atribuindo-lhes nomenclatura padronizada e a
reordenação para que sejam guardados adequadamente, o que possibilitará controle
organização e fácil acesso.
       A figura abaixo representa o formato modelo de nomenclatura elaborado para
a adequação do acervo de desenhos, proporcionando a identificação de sua
proveniência. É composto por: 32 caracteres, incluindo os hífens, EM CAIXA ALTA,
sem acentuação/pontuação (pode ser aplicado para os desenhos físicos bem como
eletrônicos/digitais).

                                                           CÓDIGO DA UNIDADE
                                                           ESPÉCIE DO LOCAL (PONTO DE VENDA)
                                                           UNIDADE DA FEDERAÇÃO
                                                           ANO
                                                           MÊS
                                                           TIPO DO DOCUMENTO
                                                           DISCIPLINA DO DOCUMENTO
                                                           MODIFICADOR
                                                           NÚMERO DA REVISÃO




 CCCCEEE-UU-AAAAMM-TT-DDD-MMMM-R0                                Sintaxe


                              Figura 63 – Sintaxe da nomenclatura
45


17.1.1 Caracteres para descrição/identificação (tipos de documentos)


            Tabela 2 - Descrição/ identificação de tipos de documentos
       Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009)

TIPOS DE DOCUMENTOS                                                       TT

ANÁLISE CRÍTICA DE DOCUMENTOS CONTRATUAIS                                 AD
ANÁLISE CRÍTICA PELA ADMINISTRAÇÃO                                        AC
APONTAMENTO DA FOLHA DE PAGAMENTO                                         AH
AS BUILT                                                                  AB
ATA                                                                       AT
ATA DE ASSEMBLÉIA GERAL                                                   AG
ATA DE REUNIÃO                                                            AR
AUDITORIA DE PROCESSO                                                     AP
AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO                                               AU
AUTORIZAÇÃO PARA EXECUÇÃO DE SERVIÇOS FORA DO ESCOPO                      AV
BOLETIM DE MEDIÇÃO                                                        BM
CADERNOS TÉCNICOS DE LOJISTAS                                             CL
CARTÃO CGC - CNPJ                                                         CG
CATÁLOGO E AMOSTRA                                                        CA
CERTIDÃO NEGATIVA                                                         CN
CHECK LIST PARA RECEBIMENTOS LOCAIS                                       CK
CONCORRÊNCIA                                                              PX
CONDIÇÕES CLIMÁTICAS                                                      QC
CONTRATO                                                                  CJ
CONTRATO SOCIAL                                                           CS
CONTROLE DE EMISSÃO, CIRCULAÇÃO, FLUXO DE DOCUMENTOS                      WA
CONTROLE DE PENDÊNCIAS DE OBRA                                            PO
CONTROLE DE PROJETOS “COMO CONSTRUÍDO”                                    CC
CONTROLE DOCUMENTOS TÉCNICOS                                              WT
CONTROLE FINANCEIRO                                                       WB
CONTROLE INTERNO DE CUSTOS                                                CZ
CONTROLE PARA UTILIZAÇÃO DA GARAGEM                                       CI
CRITERIO DE PROJETO                                                       CP
CRONOGRAMA                                                                CR
DETALHES DE SERRALHERIA                                                   DS
DETALHES PADRÃO                                                           DP
DIÁRIO DE OBRA                                                            DO
DOCUMENTOS                                                                DC
DOCUMENTOS LEGAIS                                                         DL
DUPLICATA / FATURA                                                        DF
ENSAIO TECNOLÓGICO                                                        EG
ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA                                                     ET
ESPECIFICACOES                                                            EE
ESTUDO DE VIABILIDADE TECNICA                                             EV
ESTUDO OU DESENHO CONCEITUAL                                              EC
ESTUDO PRELIMINAR (VIABILIDADE)                                           EP
FISCALIZAÇÃO TÉCNICA DE OBRA                                              FO
FLUXO FINANCEIRO                                                          FF
FLUXOGRAMA                                                                FX
FOLHA DE PAGAMENTO                                                        FP
GUIA DE RECOLHIMENTO                                                      GR
GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS - GRD                                       GD
LAYOUT                                                                    LO
LEVANTAMENTO                                                              LV
LIBERAÇÃO DE PAGAMENTO                                                    LP
LICITACAO                                                                 LC
46

           Tabela 2 - Descrição/ identificação de tipos de documentos
      Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009)

                               (continuação)

TIPOS DE DOCUMENTOS                                                      TT

LISTA MESTRA                                                             LM
LISTAGEM DE CÓDIGOS DE EQUIPAMENTOS                                      CE
LISTAGEM DE EQUIPAMENTOS                                                 LE
LIVRO DE FREQÜÊNCIA                                                      LQ
LIVRO DIÁRIO                                                             LD
LIVRO RAZÃO                                                              LR
MANUAL                                                                   MN
MAPA DE ACABAMENTOS                                                      MA
MAPA DE EQUALIZAÇÃO                                                      ME
MEMO DE EXCESSAO                                                         MX
MEMORIAL                                                                 MM
MEMORIAL DE CÁLCULO                                                      MC
MEMORIAL DESCRITIVO                                                      MD
MEMORIAL QUANTITATIVO                                                    MQ
NORMAS INTERNAS                                                          NR
NOTA FISCAL                                                              NF
OBRAS                                                                    OB
ORDEM DE SERVIÇO                                                         OS
PLANILHA                                                                 PN
PLANO DE CONTAS                                                          PC
POSIÇÃO DE FÉRIAS/ACOMPANHAMENTO                                         PF
PRESTAÇÃO DE CONTAS                                                      PG
PROCEDIMENTO                                                             PR
PROCURAÇÃO                                                               PS
PROGRAMAÇÃO/PREVISÃO DE PAGAMENTOS                                       PV
PROJETO - LEGAL                                                          PL
PROJETO - PADRÃO                                                         PJ
PROJETO EXECUTIVO                                                        PE
PRONTUÁRIO                                                               PT
PROPOSTA                                                                 PP
RELATÓRIO                                                                RT
RELATÓRIO DE ANÁLISE CRÍTICA DE DOCUMENTOS CONTRATUAIS                   RA
RELATÓRIO DE CONSULTA TÉCNICA (RCT)                                      RC
RELATÓRIO DE CONTATO                                                     RL
RELATÓRIO DE DESPESAS                                                    RD
RELATÓRIO DE ENSAIO TECNOLÓGICO                                          RS
RELATÓRIO DE NÃO-CONFORMIDADE (RNC)                                      NC
RELATÓRIO DE TREINAMENTO                                                 RM
ROLL OUT                                                                 RO
SIMULACAO                                                                SM
SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE ESCRITÓRIO                                    SE
SUPRIMENTOS                                                              SP
TABELA DE CARGA DE EQUIPAMENTOS                                          TE
TEMPLATE                                                                 TP
TERMO DE RECEBIMENTO DE SERVIÇOS                                         TS
TERMO DE VISTORIA DO LOCAL                                               TV
VALORES CONTRATUAIS                                                      VC
47



17.1.2 Caracteres para descrição/identificação (disciplinas de documentos)


         Tabela 3 - Descrição/ identificação de disciplinas de documentos
       Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009)

DISCIPLINAS DE DOCUMENTOS                                                   DDD

ACESSIBILIDADE                                                              ACE
ANDAMENTO DOS SERVIÇOS                                                      ANS
ARQUITETURA                                                                 ARQ
AUTOMAÇÃO COMERCIAL                                                         ATC
AUTOMAÇÃO PREDIAL E SEGURANÇA                                               ATP
AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES                                                   AVF
CLIMATIZAÇÃO                                                                CLI
COMUNICAÇÃO VISUAL EXTERNA                                                  CVE
COMUNICAÇÃO VISUAL INERNA                                                   CVI
CONSTRUÇÃO CIVIL (GERAL)                                                    CCI
CONTROLE AMBIENTAL (VENTILAÇÃO, EXAUSTÃO, AR CONDICIONADO,
AQUECIMENTO)                                                                CAM
CONTROLE DE DESPESAS                                                        CRD
CONTROLE FINANCEIRO                                                         CFN
COORDENAÇÃO DE PROJETOS                                                     CPJ
DECORAÇÃO E INTERIORES                                                      DCI
DETECTORES DE FUMAÇA                                                        DTF
ENGENHARIA                                                                  ENG
EQUIPAMENTOS ELÉTRICOS                                                      EQE
EQUIPAMENTOS MECÂNICOS                                                      EQM
ESTRUTURA                                                                   EST
ESTRUTURAS DE CONCRETO                                                      ECC
ESTRUTURAS/COBERTURAS METÁLICAS                                             ECM
EXTINTORES                                                                  EXT
FISCALIZAÇÃO DE OBRAS                                                       FSO
FUNDAÇÕES                                                                   FND
GERAL                                                                       GER
GERENCIAMENTO (GERAL)                                                       GEG
GERENCIAMENTO DE OBRAS                                                      GOB
GESTÃO DA QUALIDADE                                                         GQT
HIDRANTES                                                                   HDT
IMPERMEABILIZAÇÃO                                                           IMP
INSTALAÇÕES DE GÁS                                                          IGS
INSTALACOES ELETRICAS                                                       ELE
INSTALAÇÕES ELÉTRICAS (GERAL)                                               IEL
INSTALACOES HIDRAULICAS                                                     HID
INSTALAÇÕES HIDROSSANITÁRIAS                                                HIS
INSTALAÇÕES MECÂNICAS (GERAL)                                               INM
INSTRUMENTAÇÃO E CONTROLE                                                   ISC
ISOLAMENTO TÉRMICO E ACÚSTICO                                               ITA
LUMINOTÉCNICA                                                               LUM
MECÂNICA DOS SOLOS                                                          MCS
MEIO AMBIENTE                                                               MEA
OBRAS DE ARTE                                                               OAT
PADRONIZAÇÃO                                                                PDZ
PAISAGISMO                                                                  PSG
PLANEJAMENTO E CONTROLE FÍSICOS                                             PCF
PROCESSOS INDUSTRIAIS                                                       PRI
PROTEÇÃO E COMBATE A INCÊNDIO                                               PCI
REDE VIÁRIA, ARRUAMENTOS, PAVIMENTAÇÃO                                      RVA
48

         Tabela 3 - Descrição/ identificação de disciplinas de documentos
       Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009)

                                  (continuação)

DISCIPLINAS DE DOCUMENTOS                                                    DDD

REDES EXTERNAS DE ENERGIA ELÉTRICA                                           RDE
REDES EXTERNAS DE ESGOTO SANITÁRIO                                           RDS
REDES EXTERNAS DE GÁS                                                        RDG
REDES EXTERNAS DE SUPERVISÃO PREDIAL                                         RDP
REDES EXTERNAS DE TELECOMUNICAÇÕES                                           RDC
REDES EXTERNAS DE TELEFONIA                                                  RDT
REFRIGERAÇÃO                                                                 RFG
SANEAMENTO                                                                   SAN
SEGURANÇA (GERAL)                                                            SEG
SERVIÇOS DIVERSOS                                                            SVD
SPRINKERS                                                                    SPR
TERRAPLENAGEM, MOVIMENTO DE TERRA                                            MTE
TOPOGRAFIA                                                                   TOP
TRANSPORTES                                                                  TRP
URBANISMO                                                                    URB



17.1.3 Caracteres para descrição/identificação (modificadores de documentos)


        Tabela 4 - Descrição/ identificação de modificadores de documentos
       Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009)

MODIFICADORES DE DOCUMENTOS                                                  MMMM

AMPLIAÇÕES                                                                   AMPL
ANOTACAO DE RESPONSABILIDADE TECNICA                                         ART1
APORTE                                                                       APOR
APRESENTACOES                                                                APRS
APROVACOES                                                                   APRV
ATESTADO                                                                     ATES
AVALIACAO CONSTRUTORA                                                        AVCO
AVALIACAO GERENCIADORA                                                       AVGE
AVALIACAO LEVANTAMENTO                                                       AVLV
AVALIACAO PROJETISTA                                                         AVPR
BOMBEIRO                                                                     BOMB
BRIEFING                                                                     BRIF
CHECK LIST                                                                   CLIT
CONFERIR                                                                     CONF
CORTES                                                                       CORT
CRONOGRAMA                                                                   CRON
CUSTO                                                                        CUST
ELEVAÇÕES                                                                    ELEV
ENCARGOS                                                                     ENCG
EXTRA                                                                        EXTR
FICHA                                                                        FICH
FLUXOGRAMA                                                                   FLUX
FORMULARIO SOLICITAÇÃO                                                       FSOL
GERENCIAMENTO DE RESIDUO                                                     GRCD
GUIA                                                                         GUIA
IMAGEM                                                                       IMAG
IMPLANTAÇÃO                                                                  IMPL
49


        Tabela 4 - Descrição/ identificação de modificadores de documentos
       Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009)

                                  (continuação)

MODIFICADORES DE DOCUMENTOS                                                  MMMM

INDICE                                                                       INDC
INICIO                                                                       INIC
LISTA ( EX.: LISTA DE DESENHOS )                                             LIST
NUMERACAO FECHADA (0103 = 01/03;... 0303 = 03/03)                            0103
NUMERACAO SEQUENCIAL (0001; 0002; 0003...)                                   0001
ORCAMENTO                                                                    ORC1
PAISAGISMO                                                                   PSMO
PLANILHA                                                                     PLAN
PLANILHA LEVANTAMENTO                                                        PLEV
PLANILHA SEMANAL                                                             PS01
PLANTA DE COBERTURA                                                          COBE
PLANTAS BAIXAS                                                               PLBA
PLANTAS DE FORRO                                                             PLFO
PLANTAS DE PISO                                                              PLPI
RELATORIO                                                                    RELT
RELATORIO ANTES E DEPOIS                                                     RADP
RELATORIO RESTRICOES LEGAIS                                                  RTL1
SOLICITAÇÃO DE ATIVIDADES - SHUT DOWN                                        SDWN
TECNOLOGIA TELECOM                                                           TCOM
TERMO ENTREGA DE OBRA                                                        TEOB
TERMO ENTREGA QUIOSQUE                                                       TEQU
TERMO INICIO DE OBRA                                                         TIOB
TERMO INICIO E ENTREGA OBRA                                                  TIEO
VALIDACAO                                                                    VALD
50



17.2 Estimativa de custo para armazenagem em empresa terceirizada

         Segue abaixo a estimativa (grosso modo) de custo para implantação da
guarda permanente do acervo de desenhos técnicos do Santander na empresa
Store.
                Quadro 5 – Estimativa de custo para guarda dos desenhos técnicos.
 Volume de desenhos técnicos:            - 55.000 desenhos
 Forma de armazenamento                  - em tubos de PVC (D=150mm; C=1,5m; E=2mm)
 Quantidade de acumulação por tubo       - 30 desenhos p/ tubo (1.850 tubos)
 Kit armazenamento (tubo)                - R$ 5,63. (p/ unidade)
                                         - R$ 10.415,50 (total)
 Tempo estimado para implantação         - 30 desenhos /hora
                                         - 240 desenhos /dia
                                         - 4.800 desenhos /mês
                                         - 12 meses (período para implantação no novo local)
 Recursos Humanos (Store):               - 1 digitador com dedicação integral
                                         - 3 (Três) pesquisadores com dedicação integral
                                         - Supervisão/coordenação do projeto, com dedicação
                                         parcial
                                         - R$ 11.500,00 (mês)
                                         - R$ 138.000,00 (ano)
 Valor estimado para implantação:        - R$ 10.415,50 (kit armazenamento)
                                         - R$ 138.000,00 (RH Store)
                                         - R$ 148.415,50 (Total)
 Custo mensal da guarda permanente       - R$ 0,55 (p/ unidade)
 (1.850 tubos):                          - R$ 1.017,50 /mês
 Solicitação-separação do canudo e       - R$ 3,10.
 transporte-entrega até o solicitante:
 Tempo entre a solicitação do canudo e entrega para consulta:
 - solicitação feita até às 11h, a Store entrega até às 18h do mesmo dia.
 - após ás 11h até 16h50min a Store entrega no dia seguinte até ás 13h.
 - após ás 16h50min a Store entrega no dia seguinte até ás 18h.


         O custo mensal estimado na gestão atual é de aproximadamente
R$115.000,00 (cento e quinze mil reais); conforme exposto no Quadro 5, numa
empresa terceirizada o custo mensal seria em torno de R$1.070,00 (um mil e setenta
reais). O gasto mensal ficaria em menos de 10% do custo atual.
51



17.2.1 Identificação para o conteúdo em canudos de PVC.


        Caracteres       Descrição
         1234AGE         – código do Ponto de venda
               SP        – local: São Paulo
           200905        – ano: 2009 / mês: 05
               PE        – Projeto Executivo
              ARQ        – Arquitetura
             0001        – número do tubo
                R0       – número da revisão
                C1                 C2              C3                C4


             1234AGE-           1234AGE-        1234AGE-          1234AGE-
        L1




                -SP-               -SP-            -SP-              -SP-
              -200905-           -200905-        -200905-          -200905-
             -PE-ARQ-           -PE-ARQ-        -PE-ARQ-          -PE-ARQ-
              -0001-R0           -0002-R0        -0003-R0          -0004-R0




             1234AGE-           1234AGE-        1234AGE-          1234AGE-
                -SP-               -SP-            -SP-              -SP-
        L2




              -200905-           -200905-        -200905-          -200905-
             -PE-ELE-           -PE-ELE-        -PE-ELE-          -PE-ELE-
             -0001-R0           -0002-R0        -0003-R0          -0004-R0




             1234AGE-           1234AGE-        1234AGE-          1234AGE-
                -SP-               -SP-            -SP-              -SP-
        L3




              -200905-           -200905-        -200905-          -200905-
              -PE-HID-           -PE-HID-        -PE-HID-          -PE-HID-
             -0001-R0           -0002-R0        -0003-R0          -0004-R0




             4321PAB-           4321PAB-        4321PAB-          4321PAB-
                -SP-               -SP-            -SP-              -SP-
        L4




              -200905-           -200905-        -200905-          -200905-
             -PE-ARQ-           -PE-ARQ-        -PE-ARQ-          -PE-ARQ-
              -0001-R0           -0002-R0        -0003-R0          -0004-R0




             5678PAE-           5678PAE-        5678PAE-          5678PAE-
                -SP-               -SP-            -SP-              -SP-
        L5




              -200905-           -200905-        -200905-          -200905-
             -PE-ARQ-           -PE-ARQ-        -PE-ARQ-          -PE-ARQ-
              -0001-R0           -0002-R0        -0003-R0          -0004-R0




               Figura 64 – Estante colméia, para armazenagem de canudos.
Arquivo de desenhos técnicos: "massa acumulada" do setor rede de engenharia do grupo Santander Brasil
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Arquivo de desenhos técnicos: "massa acumulada" do setor rede de engenharia do grupo Santander Brasil

  • 1. Adriano Mendes de OLIVEIRA Fabio MARTINS Héber Terra FERREIRA Thalita Manca PINTO Valdir Assis CASIMIRO
  • 2. Adriano Mendes de OLIVEIRA Fabio MARTINS Héber Terra FERREIRA Thalita Manca PINTO Valdir Assis CASIMIRO ARQUIVO DE DESENHOS TÉCNICOS "Massa acumulada" do setor Rede de Engenharia do Grupo Santander Brasil Trabalho apresentado à disciplina de Arquivística (5º Semestre) do Curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação da FESPSP Orientadora Profª. Rachel F. Bueno SÃO PAULO 2009
  • 3. Oliveira, Adriano Mendes M45a Arquivo de desenhos técnicos: “massa acumulada” do setor Rede de Engenharia do Grupo Santander Brasil [monografia] / Adriano Mendes de Oliveira, Fábio Martins, Héber Terra Ferreira, Thalita Manca Pinto, Valdir Assis Casimiro – 2009. xi, 45 f. : il. ; 30cm. Orientadora: Profª. Rachel Ferreira Bueno Trabalho apresentado à disciplina de Arquivística (5º semestre) do Curso de Biblioteconomia – Faculdade de Biblioteconomia e Ciência da Informação da Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo. Referências: f. 55 Anexos: f. 56-57 1. Armazenamento de desenhos técnicos. 2. Arquivo de engenharia. 3. Gestão de arquivo. 4. Massa acumulada. 5. Nomenclatura de desenhos técnicos. 6. Organização de desenhos técnicos. 7. Título – Monografia. I. Bueno, Rachel Ferreira. II. Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo, Faculdade de Biblioteconomia e Ciência da Informação, Arquivística. III. Casimiro, Valdir Assis. IV. Ferreira, Héber Terra. V. Martins, Fabio VI. Pinto, Thalita Manca. CDD 025.173
  • 4. AGRADECIMENTOS À Professora Rachel Ferreira Bueno, com sua presteza e competência no assunto dedicou parte de seu precioso tempo em nos orientar, tanto em sala de aula como através de e-mail e, com muita generosidade nos forneceu subsídios relevantes para a realização deste trabalho. Ao Ronaldo Silva do Departamento de Segurança do Edifício Altino Arantes, por liberar a nossa visita ao acervo de desenhos do Santander. Ao Paulo Chagas do Deparatamento de Bens De Uso (BDU), por nos fornecer dados necessários referentes ao imóvel onde está situado o acervo de desenhos. Ao Aguinaldo Carneiro, responsável pelo acervo, por nos ter dado as informações básicas sobre a disposição dos desenhos. À Ines Caliari, gestora do Departapento de Desenvolvimento de Produtos pelos dados fornecidos referentes ao processo de execução de um Ponto de venda (Agência).
  • 5. “Que vossa eminência ordene em todas e em cada uma das províncias que se reserve um prédio público no qual o magistrado (defensor) guarde os documentos, escolhendo alguém que os mantenha sob custódia, de forma que não sejam adulterados rapidamente por quem os solicite; que entre eles haja arquivos e seja corrigido tudo que foi negligenciado nas cidades” Imperador Justiniano* _____________ * Apud Bonifácio,Aldassare. De Archivis (1632), reproduzido em Born, 1941:237, e Schellenberg 2006:23
  • 6. RESUMO O cenário atual, marcado pela busca constante da qualidade, produtividade, atendimento às expectativas dos clientes e diminuição de desperdícios, o domínio da gestão de processos relativos à organização, armazenagem e manutenção de arquivos, têm fundamental importância até mesmo para a sobrevivência das empresas envolvidas. Nesse sentido, o projeto de edificações de Pontos de Venda (Agências do Grupo Santander Brasil) e sua forma de armazenagem são estudados por um grupo de alunos da Disciplina de Arquivística do Curso de Biblioteconomia e Ciência da Informação, da Fundação Escola de Sociologia e Política de São Paulo. Fez-se um levantamento de dados em visita ao local (Rua João Brícola, 24 - Edifício Altino Arantes, 14º andar), onde se encontra o arquivo de desenhos técnicos da Rede de Engenharia do Grupo Santander Brasil, com o objetivo de realizar melhorias na estruturação orgânica de armazenamento e manutenção da “massa acumulada”. Desta maneira foi possível relacionar custos/benefícios da proposição para adequação a um método padronizado com base nos orientativos publicados pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT), Associação Brasileira dos Escritórios de Arquitetura (AsBEA) e Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE). Palavras-chave: Armazenamento de desenhos técnicos; Arquivo de engenharia; Gestão de arquivo; Massa acumulada; Nomenclatura de desenhos técnicos; Organização de desenhos técnicos. ABSTRACT The current scenario, marked by the constant search of quality, productivity, service expectations of customers and reduction of waste, the area of process management for the organization, storage and maintenance of files, are crucial even for the survival of companies involved . Accordingly, the design of buildings of outlets (agencies of the Grupo Santander Brazil) and its form of storage is studied by a group of students in the Discipline of Archival Course of Librarianship and Information Science, the Foundation School of Policy and Sociology of São Paulo. There was a survey of data on site visit (Brícola João Street, 24 - Edifício Altino Arantes, 14th floor), where the archive of technical drawings of the Network Engineering Group Santander Brazil, aiming to achieve improvements in organizational structure for storage and maintenance of the aggregate mass. " Thus it was possible to relate costs and benefits of the proposition to fitness for a standardized method based on orientative published by the Brazilian Association of Technical Standards (ABNT), Brazilian Association of the Office of Architecture (AsBEA) and Brazilian standard description of archival (NOBRADE). Key words: Storage projects; torage of technical drawings; Archive engineering; Management file; Aggregate mass; Nomenclature of technical drawings; Organization of technical drawings.
  • 7. LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Ciudad Financiera - A sede do Santander 15 Figura 2 – Organograma da Diretoria de Recursos Corporativos 17 Figura 3 – Módulos de arquivos (vertical) 26 Figura 4 – Módulos de arquivos (vertical) 26 Figura 5 – Módulos de arquivos (vertical) 26 Figura 6 – Desenhos sobre o módulo vertical 26 Figura 7 – Módulos de arquivos (horizontal) 26 Figura 8 – Detalhe da gaveta do módulo de arquivo horizontal 26 Figura 9 – Capa do catálogo (v.1) 27 Figura 10 – Folha do catálogo (v.1) com relação de desenhos 27 Figura 11 – Capa do catálogo (v.2) 27 Figura 12 – Folha do catálogo (v.2) com relação de desenhos 27 Figura 13 – Capa do catálogo (v.3) 28 Figura 14 – Folha do catálogo (v.3) com relação de desenhos 28 Figura 15 – Capa do catálogo (v.4) 28 Figura 16 – Folha do catálogo (v.4) com relação de desenhos 28 Figura 17 – Capa do catálogo (v.5) 29 Figura 18 – Folha do catálogo (v.5) com relação de desenhos 29 Figura 19 – Capa do catálogo (v.6) 29 Figura 20 – Folha do catálogo (v.6) com relação de desenhos 29 Figura 21 – Folha do catálogo com instrução de pesquisa. 30 Figura 22 – Folha do catálogo com instrução de pesquisa (zoom da folha) 30 Figura 23 – Vista dos desenhos no módulo de arquivo vertical 30 Figura 24 – Detalhe: numeração dos desenhos 30 Figura 25 – Detalhe: numeração dos desenhos 30 Figura 26 – Detalhe: numeração numeração dos desenhos 30 Figura 27 – Vista dos desenhos no módulo de arquivo horizontal. 31 Figura 28 – Detalhe: numeração dos desenhos 31 Figura 29 – Carimbo do desenho 31 Figura 30 – Detalhe: numeração dos desenhos 31 Figura 31 – Desenhos no módulo de arquivo vertical 31 Figura 32 – Desemhos no módulo de arquivo vertical 31 Figura 33 – Identificação do módulo de arquivo vertical 32 Figura 34 – Identificação do módulo de arquivo vertical 32 Figura 35 – Identificação do módulo de arquivo vertical 32 Figura 36 – Identificação do módulo de arquivo vertical 32 Figura 37 – Identificação do módulo de arquivo vertical 32 Figura 38 – Identificação do módulo de arquivo vertical 32
  • 8. LISTA DE FIGURAS (continuação) Figura 39 – Identificação do módulo de arquivo vertical 33 Figura 40 – Identificação do módulo de arquivo vertical 33 Figura 41 – Identificação do módulo de arquivo horizontal 33 Figura 42 – Identificação do módulo de arquivo horizontal 33 Figura 43 – Caixas com conteúdo diverso 33 Figura 44 – Caixas com conteúdo diverso 33 Figura 45 – Conteúdo da caixa 34 Figura 46 – Etiqueta de identificação da caixa 34 Figura 47 – Módulos de aço para arquivamento de pastas suspensas 34 Figura 48 – Identificação dos módulos de aço para arquivamento de pastas suspensas 34 Figura 49 – Conteúdo existente nos gaveteiros 35 Figura 50 – Conteúdo existente nos gaveteiros 35 Figura 51 – Conteúdo existente nos gaveteiros 35 Figura 52 – Conteúdo existente nos gaveteiros 35 Figura 53 – Desenhos em forma de canudo, sobre a mesa 35 Figura 54 – Malotes lacrados / conteúdo não identificado 35 Figura 55 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso 36 Figura 56 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso 36 Figura 57 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso 36 Figura 58 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso 36 Figura 59 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso 37 Figura 60 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso 37 Figura 61 – Plotters danificadas (sucata) 37 Figura 62 – Plotters danificadas (sucata) 37 Figura 63 – Sintaxe da nomenclatura 44 Figura 64 – Estante colméia, para armazenagem de canudos 51 Figura 65 – Árvore (servidor / diretório / pasta / subpasta / arquivo) 52
  • 9. LISTA DE TABELAS Tabela 1 – Temporalidade dos documentos 38 Tabela 2 – Descrição/ identificação de tipos de documentos 45-46 Tabela 3 – Descrição/ identificação de disciplina de documentos 47-48 Tabela 4 – Descrição/ identificação de modificador de documentos 48-49
  • 10. LISTA DE QUADROS Quadro 1 – Fluxo do processo para execução de um Ponto de venda 18 Quadro 2 – Estrutura da “massa acumulada” 19 Quadro 3 – Elementos e características de documentos 24 Quadro 4 – Corte esquemático do edifício onde se localiza a mapoteca. 42 Quadro 5 – Estimativa de custo para guarda dos desenhos técnicos. 50 Quadro 6 – Carimbo para identificação/descrição do desenho 53
  • 11. LISTA DE SIGLAS AAB Associação dos Arquivistas Brasileiros ABNT Associação Brasileira de Normas Técnicas ASBEA Associação Brasileira dos Escritórios de Arquitetura CREA Conselho Regional de Engenharia, Arquitetura e Agronomia BDU Bens De Uso BNDU Bens Não De Uso CONARQ Conselho Nacional de Arquivo NOBRADE Norma Brasileira de Descrição Arquivística AGE Agência (Ponto de venda de uma instituição financeira) PAB Posto de Atendimento ao Público (instituição financeira) PAE Posto de Atendimento Eletrônico (instituição financeira) SENAI Serviço Nacional de Aprendizagem Industrial SINDUSCON-GO Sindicato da Indústria da Construção - Goiás
  • 12. SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO ....................................................................................................................................12 2 OBJETIVOS ........................................................................................................................................13 2.1 Objetivo Geral ..................................................................................................................................13 2.2 Objetivo Específico...........................................................................................................................13 3 METODOLOGIA..................................................................................................................................14 4 HISTÓRICO SANTANDER .................................................................................................................15 5 ESTRUTURA DA DIRETORIA DE RECURSOS CORPORATIVOS ..................................................17 5.1 Fluxograma do processo para execução de um Ponto de venda....................................................18 6 ESTRUTURA DA “MASSA ACUMULADA”.........................................................................................19 7 ACUMULAÇÃO ...................................................................................................................................20 8 CORRENTE / INTERMEDIÁRIO / PERMANENTE ............................................................................21 9 CENTRAL / SETORIAL.......................................................................................................................22 10 CONTROLES DO ACERVO .............................................................................................................23 11 COMPOSIÇÃO DO ACERVO ...........................................................................................................24 12 ORGANIZAÇÃO ................................................................................................................................25 12.1 Imagens do acervo de desenhos técnicos do Santander ..............................................................26 13 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE ..................................................38 14 ACESSO............................................................................................................................................39 15 RECURSOS HUMANOS...................................................................................................................40 16 INSTALAÇÕES E RECURSOS FÍSICOS.........................................................................................41 16.1 Instalações do acervo no Edifício Altino Arantes ...........................................................................41 16.2 Recursos físicos .............................................................................................................................43 17 NORMAS E PROCEDIMENTOS ......................................................................................................44 17.1 Esquema proposto para nomenclatura (físico e digital/eletrônico) ................................................44 17.1.1 Caracteres para descrição/identificação (tipos de documentos) ................................................45 17.1.2 Caracteres para descrição/identificação (disciplinas de documentos) .......................................47 17.1.3 Caracteres para descrição/identificação (modificadores de documentos) .................................48 17.2 Estimativa de custo para armazenagem em empresa terceirizada ...............................................50 17.2.1 Identificação para o conteúdo em canudos de PVC...................................................................51 17.2.2 Identificação para o conteúdo digital/eletrônico ..........................................................................52 17.2.3 Identificação/descrição do desenho............................................................................................53 CONCLUSÃO.........................................................................................................................................54 REFERÊNCIAS ......................................................................................................................................55 ANEXOS.................................................................................................................................................56
  • 13. 12 1 INTRODUÇÃO As grandes mudanças comportamentais foram propiciadas pela disseminação de informações e recursos trazidos com a globalização nas últimas décadas. Nesse sentido, qualidade, maior produtividade e redução de desperdícios passaram a ser os requisitos mínimos de competitividade e sobrevivência no atual cenário mundial. Os reflexos desse novo padrão de exigências podem ser observados com o surgimento de aplicações de sistemas de gestão da informação em diversas empresas, e a inserção de processos produtivos mais racionalizados e cada vez mais informatizados. Uma maior preocupação com a gestão do processo de projeto tem sido verificada nos últimos anos. Diversas pesquisas, dissertações de mestrado ou teses de doutorado, workshops e outros estudos sobre o tema estão sendo realizados. Observa-se também o despertar das empresas para a importância da gestão de fundos, tendo em vista um novo modelo de coordenação que passou a ser adotado por escritórios de arquitetura, construtoras e por consultorias especializadas, no qual o trabalho em equipes multidisciplinares é de extrema necessidade.
  • 14. 13 2 OBJETIVOS 2.1 Objetivo Geral O objetivo geral deste trabalho é propor a adequação necessária para melhorias significativas na organização, armazenamento e manutenção do arquivo de desenhos do setor Rede de Engenharia do Grupo Santander Brasil. 2.2 Objetivo Específico O objetivo específico visa a elaboração de nomenclatura padronizada para os desenhos e documentos técnicos, concernente aos Pontos de vendas (Agências), de acordo com as suas modalidades.
  • 15. 14 3 METODOLOGIA A metodologia adotada para a elaboração deste trabalho é composta por levantamento de dados pertinentes à instituição (Grupo Santander Brasil), visita ao local onde os desenhos técnicos do Santander estão armazenados, para se obter conhecimento do conteúdo e familiarização com a “massa acumulada” dos Pontos de vendas (Agências). Obteve-se junto ao setor Rede de Engenharia informações quanto aos procedimentos de arquivamento, trâmite dos processos e custo para acomodação (guarda do conteúdo) em empresa terceirizada; o setor BDU (Bens De Uso) forneceu os dados referentes aos custos de ocupação, do imóvel, onde o acervo de desenhos está localizado atualmente. Posteriormente foi efetuada a pesquisa de literaturas que tratasse de Gestão de Arquivos. Após a aquisição de tais informações deu-se início ao planejamento de reestruturação orgânica com base nas normas técnicas, objetivando a adequação que pudesse atender às necessidades da instituição.
  • 16. 15 4 HISTÓRICO SANTANDER As informações que seguem, no histórico da instituição, foram obtidas em páginas do site do Grupo Santander Brasil. Figura 1 - Ciudad Financiera - A sede do Santander, na região metropolitana de Madri, é o maior campus empresarial do mundo. Tem 13 edifícios, 100 mil metros quadrados de escritórios e até um campo de golfe. “Grupo Santander no mundo - O Santander (SAN.MC, STD.N) é o primeiro da Europa do Euro por capitalização em bolsa e o quinto do mundo em lucro. Fundado em 1857, tem R$ 913 bilhões em ativos, administra mais de R$1 trilhão em fundos, tem cerca de 65 milhões de clientes, mais de 11 mil Agências e está presente em 40 países. É o principal grupo financeiro da Espanha e da América Latina e desenvolve uma importante atividade de negócios na Europa, região em que alcançou uma presença destacada no Reino Unido, por meio do Abbey National, assim como em Portugal. É líder em financiamento ao consumo na Europa, por meio do Santander Consumer, com presença em 12 países do continente e nos Estados Unidos. Em 2007, registrou lucro líquido de R$ 9,06 bilhões, 19% a mais do que o registrado no ano anterior. Na América Latina - O Grupo Santander é instituição financeira líder, administrando volumes de negócio de aproximadamente US$ 300 bilhões (créditos, depósitos e fundos de investimento e de patrimônio) por meio de 4,4 mil Agências. Em 2007, o Santander teve lucro líquido de US$ 3,6 bilhões na região, volume 27% superior ao apresentado em 2006. No Brasil - Desde sua chegada, em 1957, por meio de um acordo operacional, o Santander sempre se pautou por passos firmes e sólidos para progredir. Em 1982, abriu as portas ao público com a inauguração da primeira Agência. A seqüência de aquisições de vários e tradicionais bancos brasileiros, a partir dos anos 1990, também foi estrategicamente ponderada e planejada para levar o Santander a uma posição de destaque. Esses acontecimentos e outros levaram o Santander a se tornar uma das principais instituições financeiras do mercado nacional. Missão do Santander no Brasil - O Santander tem como missão desenvolver e consolidar uma franquia financeira líder nas regiões Sul e Sudeste do Brasil, com a criação de valor para os acionistas, clientes,
  • 17. 16 funcionários e comunidades onde opera. Assim, além de oferecer rentabilidade crescente aos seus acionistas e atender as necessidades financeiras de seus clientes, o Banco procura adotar uma postura transformadora nas comunidades em que atua. Por isso, o apoio ao desenvolvimento da comunidade é um dos aspectos importantes relacionados à missão do Banco. Com longa tradição no trabalho junto à comunidade, o Santander apóia projetos sociais em todo o país. Valores - A atuação do Santander está apoiada em valores como: liderança; dinamismo; inovação; força; ética profissional; orientação ao cliente. Esses valores seguem os princípios da ética, da gestão responsável e do comprometimento com a sociedade. Visão - Para um Banco global o Santander quer consolidar-se como um grande Grupo financeiro internacional, que aporta uma rentabilidade crescente a seus acionistas e satisfaz todas as necessidades financeiras de seus clientes. Para isso, conta com uma forte presença em mercados locais, a qual é combinada com políticas corporativas e com capacidades globais. Modelo de negócios - A estratégia do Santander contempla uma bem- definida segmentação da base de clientes, com modelos diferenciados de atendimento, em quatro grandes áreas de negócios: Varejo, Empresas, Santander Global Banking & Markets e Gestão de Recurso de Terceiros.” Fonte: SANTANDER, mar. 2009.
  • 18. 17 5 ESTRUTURA DA DIRETORIA DE RECURSOS CORPORATIVOS Conforme o organograma estrutural, abaixo, a “massa acumulada” de projetos de engenharia e arquitetura dos Pontos de Vendas (Agências) e Edifícios do antigo Banespa (Banco do estado de são Paulo), agora Banco Santander, pertence à Divisão de Patrimônio da Diretoria de Recursos Corporativos. Diretoria de Recursos Corporativos Patrimônio Facilities Segurança Gestão de Corporativa Gastos Setor Serviço a Plantão 24H e Compras Planejamento Engenharia Funcionários de Gastos e de Rede Ativo Fixo Eng Prédios Serviços a Ocorrências Gestão de Operação Gastos Full Service TBD Seg. Bancária Compras Desenvolv./ AQUANIMA Fornecedores BNDU Seg. Predial SAP Bens Não De Uso BDU Seg. Bens de Uso Executiva Planej. e Projetos e Projetos e Desenvolv. Controle Obras Rede Obras Produtos e (Agências) Especiais Padrões Informações Rede - A Acessibilidade Padrões Gerenciais Técnicos Gestão Rede - B Roll Out Gestão Financeira Fornecedores Rede - C Postos de Orçamentos Atendimento Referenciais Filiais Elaboração Projetos Acervo Técnico Digital e Eletrônico Físico Massa Acumulada Figura 2 – Organograma da Diretoria de Recursos Corporativos Fonte: Santander (setor Rede de Engenharia)
  • 19. 18 5.1 Fluxograma do processo para execução de um Ponto de venda Para execução de um Ponto de venda (Agência) há o envolvimento de múltiplas áreas, cada uma na sua função desenvolve as atividades de acordo com a responsabilidade que lhe é atribuída. Há certa interdependência entre essas áreas, porque cada etapa do processo discorre dentro de um prazo preestabelecido e de acordo com o “passo-a-passo”: escolha do ponto, avaliação estudo de viabilidade, entre outras. A ilustração abaixo, esboça o fluxo para a execução de um Ponto de venda. Dentre as áreas envolvidas o setor Rede de Engenharia é o responsável pelo processo de execução das obras dos Pontos de vendas e consequentemente pela guarda dos desenhos técnicos. Quadro 1 – Fluxo do processo para ececução de um Ponto de venda Fonte: Santander (setor Rede de Engenharia) Diretoria Comercial BDU – Bens De Uso Rede de Engenharia - Escolhe Ponto de venda estratégico. - Elabora dossiê (avaliação do - Efetua estudo de viabilidade técnica. - Solicita avaliação do imóvel. imóvel). - Elabora orçamento de custos. - Encaminha para Rede de - Encaminha para Diretoria Comercial. Engenharia. - Encaminha a aprovação para Bens. - Trata do processo de Documentação - Solicita para a empresa projetista a De Uso e Rede de Engenharia. Legal. confecção dos desenhos. - Efetua a licitação para execução da obra. - Convoca empresas contratadas: construtora e gerenciadora para execução da obra. - Mantém a guarda dos documentos - O setor Rede de Engenharia mantém gerados no processo de legalização. a guarda dos documentos gerados no processo de execução da obra: Planejamento e Controle - Budget; (Acervo Documental) - Business Case; - Histórico financeiro. Desenvolvimento de - ART; Padrões e Produtos - Desenhos técnicos; (Acervo Técnico) - Relatórios técnicos da obra.
  • 20. 19 6 ESTRUTURA DA “MASSA ACUMULADA” Numa empresa a estrutura do arquivo deve atender à administração direta em suas diversas atividades, servindo de suporte à pesquisa técnica, administrativa e financeira produzindo, recolhendo, selecionando e arquivando documentos gerados de maneira organizada, estando sempre preparados para o atendimento a consultas internas e externas de maneira rápida e precisa. A partir de Schellenberg, os manuais têm orientado a organização dos documentos de uso corrente em uma estrutura que espelhe o desenvolvimento das funções, atividades e tarefas que geram documentos. Em entidades coletivas, identifica-se, de maneira geral, uma série de funções que são realizadas através de certo número de atividades as quais se concretizam na execução de um conjunto de tarefas. Sendo assim, o plano de classificação dos documentos é estruturado em uma cadeia hierárquica de modo que os níveis superiores reflitam as funções (RODRIGUES, 2006 p.113). O quadro abaixo é o orientativo existente no catálogo para pesquisa dos desenhos no arquivo. Quadro 2 – Estrutura da “massa acumulada” Fonte: Santander (setor Rede de Engenharia) 01.06.020 Número da folha do desenho Disciplina do desenho Número do módulo do arquivo .01. Levantamento Planialtimétrico .02. Sondagens .03. Anteprojeto .04. Prefeitura .05. Consultoria de Fundações .06. Arquitetura (Impermeabilização, Implantação, Paisagismo, etc.) .07. Estrutura / Concreto / Fundação .08. Elétrica / On-line .09. Ar Condicionado / Ventilação .10. Hidráulica .11. Incêndio – projeto para aprovação .12. Telefonia – projeto para aprovação .13. Alarme – projeto para aprovação .14. Caixa Eletrônico / Quiosque .15. Normas de segurança
  • 21. 20 7 ACUMULAÇÃO Os documentos representam o fluxo de atividades em determinado tempo, decorrente das funções ou ações que lhes deu origem. Enquanto os demais conjuntos documentais são coleções de itens selecionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma o arquivo se faz num processo natural de acumulação, a partir do fluxo da sua produção/recepção por um único sujeito, seja uma entidade coletiva ou uma pessoa. Os documentos são acumulados à medida que são produzidos em decorrência de atividades que são necessárias para a realização da missão do seu produtor (RODRIGUES, 2006 p.109). Conforme a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (2006) dentre os 28 elementos de descrição disponíveis, sete são obrigatórios, a saber: - código de referência; - título; - data(s); - nível de descrição; - dimensão e suporte; - nome(s) do(s) produtor(es); - condições de acesso. (NOBRADE, 2006 p.19). A acumulação das plantas, conforme já demonstrado (Quadro 2 – Estrutura da “massa acumulada”), não possibilita o fácil acesso a esses documentos. A não conformidade e a falta de elementos descritivos são fatores que desnudam a situação crítica em que se encontra o acervo de desenhos técnicos do Santander.
  • 22. 21 8 CORRENTE / INTERMEDIÁRIO / PERMANENTE Teoria das Três Idades – Teoria baseada no ciclo vital dos documentos, segundo a qual os arquivos podem ser correntes, intermediários e permanentes. É fundamental a identificação dos valores dos documentos para a definição de prazo da sua guarda. 1ª. idade ARQUIVO CORRENTE: documentos vigentes, frequentemente consultados. 2ª. idade ARQUIVO INTERMEDIÁRIO e/ou CENTRAL: final de vigência; documentos que aguardam prazos longos de prescrição ou precaução; raramente consultados; aguardam a destinação final: eliminação ou guarda permanente. 3ª. idade ARQUIVO PERMANENTE documentos que perderam a vigência administrativa, porém são providos de valor secundário ou histórico-cultural. A gestão pressupõe, portanto, uma intervenção no ciclo de vida dos documentos desde sua produção até serem eliminados ou recolhidos para guarda definitiva. Nesse sentido, um programa geral de gestão compreende todas as atividades inerentes às idades corrente e intermediária de arquivamento, o que garante um efetivo controle da produção documental nos arquivos correntes (valor administrativo/ vigência), das transferências aos arquivos centrais/intermediários (local onde os documentos geralmente aguardam longos prazos precaucionais), do processamento das eliminações e recolhimentos ao arquivo permanente - valor histórico-cultural (BERNARDES, 1998 p.12). O arquivo de desenhos técnicos das instalações dos Pontos de vendas do Santander é caracterizado como um arquivo intermediário. Os desenhos são armazenados para eventuais consultas em caso de reforma ou manutenção do imóvel, que necessite de um estudo de intervenção. A probabilidade de eliminar/desfazer-se desses desenhos só deve ocorrer em uma das seguintes hipóteses: se os desenhos mudarem de suporte (para eletrônico ou digital), ou se encerrar o Ponto de venda e o imóvel for passado para terceiros.
  • 23. 22 9 CENTRAL / SETORIAL Conceito de arquivos de setores: Os arquivos montados nos setores de trabalho são acervos arquivísticos constituídos de documentos ativos, semi-ativos e inativos, misturados a outros passíveis de eliminação e a documentos não orgânicos, que não são considerados de arquivo e que são produzidos ou recebidos fora do quadro das missões de uma organização (SOUSA, 2003 p.258 apud RODRIGUES, 2006 p.111). Conforme definição do dicionário Brasileiro de terminologia Arquivística: Arquivo central: Arquivo(2) responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos(1) de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral. Em alguns países, a expressão designa o arquivo nacional (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005 p. 28). Arquivo setorial: 1 Arquivo(1) de um setor ou serviço de uma administração. 2 Arquivo(2) responsável pelo arquivo setorial(1); existindo um arquivo central, estará a ele tecnicamente subordinado (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA, 2005 p. 36). O arquivo de desenhos técnicos das edificações da rede de Pontos de vendas do antigo Banespa, agora Banco Santander, compreende ao arquivo setorial, pois o seu conteúdo resulta dos processos executados pela administração do setor Rede de Engenharia.
  • 24. 23 10 CONTROLES DO ACERVO O controle do acervo consiste em identificar e registrar atos normativos, legislação, regimento e regulamento, tais como função, classificação, atividades desenvolvidas, fluxo dos documentos produzidos, padrões, procedimentos, práticas e ferramentas. O controle sobre a produção documental e a racionalização de seu fluxo, por meio da aplicação de modernas técnicas e recursos tecnológicos, são objetivos de um programa de gestão de documentos, que levará à melhoria dos serviços arquivísticos, resgatando, com isso, a função social que os arquivos devem ter, aumentando-lhes a eficácia [...] (CÓDIGO DE CLASSIFICAÇÃO, 2001 p. 7). Foi verificado que não existe um sistema de controle do fluxo de documentos gerados, estes foram sendo acumulados e até mesmo a sua identificação tornou-se híbrida. A forma de armazenamento dificulta a recuperação de tais documentos para eventuais consultas. Embora exista catálogo onde consta a relação dos desenhos, o número do módulo de arquivo, onde os desenhos ficam armazenados, nem sempre corresponde ao descrito no catálogo. No Capítulo 12 (Organização) será demonstrado, o que aqui foi mencionado, através das imagens fotográficas do local onde está depositada a “massa acumulada”.
  • 25. 24 11 COMPOSIÇÃO DO ACERVO Teoricamente a composição do acervo compreende os elementos característicos dos documentos, que são: suporte, forma, formato, gênero, espécie, tipo, contexto de produção. Quadro 3 – Elementos e características de documentos Fonte: Dicionário de Terminologia Arquivística. Elementos Definição técnica Exemplos Suporte Material que serve de base às diferentes filme, papel, fita magnética, disco etc. formas de registro da informação. Forma “Estágio de preparação e de transmissão original, cópia, minuta, rascunho. de documentos.” Formato Conjunto das características físicas de caderno, cartaz, folha (A0, A1, A2, A3, apresentação, das técnicas de registro e A4, etc.) livro, mapa, rolo de filme. da estrutura da informação e conteúdo de um documento. Gênero Reunião de espécies documentais que se documentos audiovisuais, assemelham por seus caracteres documentos bibliográficos, essenciais, particularmente o suporte e o documentos cartográficos, formato, e que exigem processamento documentos eletrônicos, técnico específico e, por vezes, mediação documentos filmográficos, técnica para acesso(1), documentos iconográficos, documentos micrográficos, documentos textuais. Espécie Divisão de gênero documental que reúne ata, carta, decreto, desenho técnico, tipos documentais por seu formato. folheto, fotografia, memorando, ofício, relatório. Tipo Divisão de espécie documental que reúne boletim de ocorrência, boletim de documentos por suas características freqüência e rendimento escolar, comuns no que diz respeito à fórmula certidão de nascimento, certidão de diplomática, natureza de conteúdo ou casamento, declaração de bens, técnica do registro declaração de imposto de renda, desenhos de arquitetura e engenharia, etc. O acervo de desenhos pertinentes às edificações de pontos de vendas e edifícios do antigo Banespa, agora Banco Santander, é composto por desenhos técnicos de arquitetura, elétrica, estrutura, hidráulica, ventilação/ar condicionado. Estes desenhos têm como suporte, o papel vegetal; na forma, desenho original à tinta nanquim; no formato, folha (mais comum é o A0); gênero, iconográfico; espécie, desenho técnico; tipo, desenhos de arquitetura e engenharia.
  • 26. 25 12 ORGANIZAÇÃO A organização de um arquivo é algo que deve ser planejado e estruturado com o objetivo de atender aos pré-requisitos das Normas Legais bem como às necessidades da instituição produtora. É primordial que haja um manual de diretrizes, de fácil entendimento, e muita disciplina para que todo o conjunto de documentos mantenha a sua integridade. A Organicidade é perdida com a fragmentação das unidades documentais. Identifica-se neste relato o desrespeito ao princípio de integridade e também à qualidade de cumulatividade, pois a organização por espécie documental ou por ato de recebimento e expedição, fatalmente, tira os documentos da sua ordem natural. Perde-se a referência que explicita a inter-relação dos documentos, descontextualiza-se o documento ignorando-se a sua dependência dos demais para oferecer significado (RODRIGUES, 2006 p.108). De alguma forma os documentos seguem uma cerda ordenação de acordo com a disposição em que são acumulados: “A Organicidade do arquivo realiza-se através da acumulação dos documentos. Um arquivo sempre tem alguma Organicidade, as próprias atividades acabam por impor alguma ordem aos documentos gerados. Mas a acumulação com base em um Plano de Classificação, de modo correspondente ao fluxo do desenvolvimento das ações, de modo que as inter-relações existentes entre as funções atividades tarefas reflitam-se nos documentos, essa acumulação faz com que o arquivo reflita, no seu todo, a missão realizada. (RODRIGUES, 2006 p.109)” Conforme descrito pelo Sr. Aguinaldo Carneiro (responsável pelo acervo de desenhos técnicos de arquitetura e engenharia do Santander), a organização é feita em módulos de arquivos de aço (horizontal e vertical). Os desenhos estão arquivados em diversos seguimentos: - Há regiões que não há catálogo, pois os processos foram transferidos para as regionais e cada regional arquivou de uma maneira diferente. Ao retornar ao acervo central, os desenhos estavam identificados e ordenados, porém, não catalogados. Para catalogar estes desenhos, será necessário reorganizá-los para um mesmo padrão. O tempo necessário para esta ação depende da “estrutura” que será disponibilizada. - Há diversas caixas recebidas recentemente da Airon Montain, contendo projetos do Santander não estão identificados, e necessita ser explorado para identificação e posteriormente catalogação. - Vale ressaltar: os desenhos não são atualizados, geram-se arquivos “DWG” e estes ficam no acervo digital; os desenhos de origem em papel vegetal (elétrica / hidráulica / estrutural / arquitetura / ar condicionado / etc.) continuam no acervo físico (central).
  • 27. 26 12.1 Imagens do acervo de desenhos técnicos do Santander As figuras que seguem retratam a situação em que se encontra o acervo de desenhos técnicos do Santander. Através destas pode-se observar que o acervo de desenhos não recebe a atenção e os cuidados necessários para a sua integridade e organicidade. Figura 3 – Módulos de arquivos (vertical) Figura 4 – Módulos de arquivos (vertical) Figura 5 – Módulos de arquivos (vertical). Figura 6 – Desenhos sobre os módulos de arquivos (vertical). Figura 7 – Módulos de arquivos (horizontal). Figura 8 – Detalhe da gaveta do módulo de arquivo horizontal.
  • 28. 27 Figura 9 – Capa de catálogo (v.1). Figura 10 – Folha do catálogo (v.1) com relação de desenhos. Figura 11 – Capa de catálogo (v.2). Figura 12 – Folha do catálogo (v.2) com relação de desenhos.
  • 29. 28 Figura 13 – Capa de catálogo (v.3.) Figura 14 – Folha do catálogo (v.3) com relação de desenhos. (Folha referente a “Agência” Patriarca, remete para os desenhos do “Edifício Patriarca”, pois se trata de uma Agência instalada em um pavimento do Edifício). Figura 15 – Capa de catálogo (v.4). Figura 16 – Folha do catálogo (v.4) com relação de desenhos.
  • 30. 29 Figura 17 – Capa de catálogo (v.5) Figura 18 – Folha do catálogo (v.5) com relação de desenhos. (Folhas do catálogo em péssimo estado de conservação) Figura 19 – Capa de catálogo (v.6) Figura 20 – Folha do catálogo (v.6) com relação de desenhos.
  • 31. 30 Figura 21 – Folha do catálogo com instrução de Figura 22 – Folha do catálogo com instrução de pesquisa. pesquisa (zoom da folha). Figura 23 – Vista dos desenhos no módulo de Figura 24 – Detalhe: numeração dos desenhos. arquivo vertical. 63.11.300 ? Figura 25 – Detalhe: numeração dos desenhos. Figura 26 – Detalhe: numeração dos desenhos. (desenhos dentro de um mesmo módulo de (o desenho 63.11.300 que deveria está aqui, arquivo: números com formato diferente. está no arquivo EV 001 a 460.) (EV.06.298 / 63.11.300* / EV.08.304.) * Os dois primeiros dígitos representam o número do módulo do arquivo, ou seja, o desenho não está no local indicado no catálogo.
  • 32. 31 Figura 27 – Vista dos desenhos no módulo de Figura 28 – Detalhe: numeração dos desenhos. arquivo horizontal. Figura 29 – Carimbo do desenho. Figura 30 – Detalhe: numeração dos desenhos. (duas numerações na mesma folha: H.06.003 (esta é a que consta no Catálogo) 35.06.327?). Figura 31 – Desenhos no módulo de arquivo Figura 32 – Desenhos no módulo de arquivo vertical. vertical. (Agências que não constam no catálogo - estão dispostas por ordem alfabética).
  • 33. 32 Figura 33 – Identificação do módulo de arquivo Figura 34 – Identificação do módulo de arquivo vertical. vertical. Figura 35 – Identificação do módulo de arquivo Figura 36 – Identificação do módulo de arquivo vertical. vertical. Figura 37 – Identificação do módulo de arquivo Figura 38 – Identificação do módulo de arquivo vertical. vertical.
  • 34. 33 Figura 39 – Identificação do módulo de arquivo Figura 40 – Identificação do módulo de arquivo vertical. vertical. Figura 41 – Identificação do módulo de arquivo Figura 42 – Identificação do módulo de arquivo horizontal. horizontal. Figura 43 – Caixas com conteúdos diversos. Figura 44 – Caixas com conteúdos diversos.
  • 35. 34 Figura 45 – Conteúdo da caixa. Figura 46 – Etiqueta de identificação da caixa. (dentro da caixa 168576650 etiquetada como Agência GARIBALDI, há pastas das Agências GRAMADO e GOIÂNIA. Os desenhos são diversos: arquitetura – elétrica – hidráulica – ar condicionado – estrutura – telefonia. Em mais 2 caixas verificadas, há conteúdo de outras Agências, além da relacionada na etiqueta). Figura 47 – Módulos de aço para arquivamento Figura 48 – Identificação dos módulos de aço de pastas suspensas. para arquivamento de pastas suspensas. (Conteúdos diversos: cópias de desenhos / fotos / cópias de notas fiscais).
  • 36. 35 Figura 49 – Conteúdo existente nos gaveteiros. Figura 50 – Conteúdo existente nos gaveteiros. Figura 51 – Conteúdo existente nos gaveteiros. Figura 52 – Conteúdo existente nos gaveteiros. Figura 53 – Desenhos em forma de canudo, Figura 54 – Malotes lacrados / conteúdo não sobre a mesa. identificado.
  • 37. 36 Figura 55 – Arquivo de madeira, com conteúdo Figura 56 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso diverso. Figura 57 – Arquivo de madeira, com conteúdo Figura 58 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso. diverso.
  • 38. 37 Figura 59 – Arquivo de madeira, com conteúdo Figura 60 – Arquivo de madeira, com conteúdo diverso. diverso. Figura 61 – Plotters danificadas (sucata). Figura 62 – Plotters danificadas (sucata).
  • 39. 38 13 PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE A função do plano de classificação e da tabela de temporalidade como instrumento arquivístico é primordial para a destinação dos documentos, pela capacidade de orientar os técnicos na tarefa de seleção dos documentos a serem eliminados, após cumprirem os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, ou serem preservados como de guarda permanente. Em arquivística a função classificação documental é definida essencialmente, como um processo intelectual de identificação e de reagrupamento sistemático de temas semelhantes, segundo suas características comuns, podendo, em seguida, serem diferenciados, desde que a quantidade assim o exija. Essa função consiste em um conjunto de convenções, de métodos e regras de procedimentos logicamente estruturados que permite a classificação dos documentos em grupos ou em categorias, quaisquer que sejam os suportes e a idade desses documentos (COUTURE et al,1999 p. 18 apud FARIA 2006, p. 34). O esforço de organização do conjunto de documentos (arquivo) de uma instituição ou pessoa física por meio da função arquivística de classificação gera, na maioria dos casos, um instrumento de gestão arquivística denominado Plano de Classificação Documental - PCD. Portanto, o plano de classificação é o instrumento desenvolvido por arquivístas para auxiliar na organização das informações para a recuperação futura e para o armazenamento ordenado; ele traduz o conhecimento dos gestores sobre o estoque informacional arquivístico da instituição. [...] que organiza, em um plano intelectual, os tipos documentais produzidos e/ou recebidos, conforme os critérios definidos pela classificação documental adotada e os organizada de forma hierárquica por meio das unidades de classificação (FARIA 2006, p. 35). Tabela 1 – Temporalidade dos documentos PRAZOS DE GUARDA DESTINAÇÃO ASSUNTO FASE FASE OBSERVAÇÕES CORRENTE INTERMEDIÁRIA FINAL Os Desenhos e documentos documentos podem ser Guarda técnicos/legais 3 anos 5 anos recuperados permanente filiados ao mesmo para consulta processo. em eventuais necessidades. O acervo de desenhos do Santander não dispõe de tabela de temporalidade; portanto, não há controle sobre os prazos de guarda. E, também, não tem um plano de classificação que proporcione a identificação precisa dos documentos.
  • 40. 39 14 ACESSO Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado. Portanto faz-se necessário promover a descrição, mediante elaboração de instrumentos de pesquisa que garantam amplo acesso às informações contidas nos documentos. A facilidade de acesso aos documentos de arquivos permanentes fica comprometida pela falta de classificação funcional na sua origem. Promover o fácil acesso aos conteúdos descontextualizados tem se mostrado como uma meta inatingível. Os manuais para organização de arquivos tratam dos índices, por exemplo, como um recurso para o acesso aos conteúdos dos documentos. Contudo, o volume documental dos arquivos permanentes é sempre de dimensões gigantescas. Promover o seu acesso através do Arranjo, que é a prioridade, é tarefa que tem demandado muito tempo e recursos humanos, pois, normalmente, a documentação que é recolhida às instituições arquivísticas não recebeu, na origem, uma classificação funcional (RODRIGUES, 2006 P. 115). O acesso ao acervo de desenhos do Santander é restrito aos funcionários do setor Rede de Engenharia e a manipulação é feita pelo funcionário (único) encarregado do arquivo.
  • 41. 40 15 RECURSOS HUMANOS O acervo de desenhos técnicos do Santander tem apenas um funcionário (que não fica efetivamente no local onde os desenhos estão armazenados) para atender às solicitações de consultas. As consultas ocorrem quando há reforma ou ocorre algum problema técnico nas instalações do Ponto de venda (Agência). Então, o engenheiro ou arquiteto responsável pela manutenção do Ponto de venda, requisita para o funcionário do acervo os desenhos que necessita. A atividade do funcionário consiste em ir até ao acervo selecionar/separar os desenhos e providenciar as cópias para ser entregue ao solicitante. As cópias são efetuadas por uma copiadora contratada, que envia o motoboy para retirar os originais e após a execução do serviço os originais são devolvidos ao acervo (deixados sobre os módulos para que posteriormente o funcionário do acervo vá até ao local para guardá-los nos seus respectivos lugares); as cópias são encaminhadas para o solicitante.
  • 42. 41 16 INSTALAÇÕES E RECURSOS FÍSICOS De acordo com as recomendações do Conselho Nacional de Arquivo (2001), um arquivo deve oferecer serviços e atividades para o público, possibilitar o trabalho técnico e administrativo e possuir áreas de depósito reservadas, com condições climáticas e de segurança especial. Uma das principais funções dos arquivos é a proteção de seu acervo. A escolha de materiais de construção, de acabamento e de equipamentos deverá obedecer a rigorosas especificações de segurança contra acidentes, agressão ambiental ou biológica, e assegurar boa conservação. Para acondicionar documentos de grandes formatos, como mapas, plantas e cartazes, serão necessários móveis especiais para o acondicionamento horizontal. As gavetas das mapotecas não devem ter muita altura para evitar o acúmulo de documentos, o que acarretaria problemas de conservação. Além de gavetas rasas, devem ser previstas mesas de dimensões compatíveis com o formato desses documentos e dispostas de forma a facilitar a retirada dos documentos das mapotecas, quando necessário (RECOMENDAÇÕES PARA A CONSTUÇÃO DE ARQUIVOS - CONARQ, 2001 p.11). As condições adequadas de temperatura e de umidade relativa do ar são elementos vitais para prolongar a sobrevivência dos registros. As recomendações do CONARQ são: - A faixa segura de umidade relativa é entre 45% e 55%, com variação diária de +/- 5%. - A temperatura deve também estar relacionada com a umidade relativa. - A temperatura ideal para documentos é 20º C, com variação diária de +/- 1º C. - A estabilidade da temperatura e da UR é especialmente importante, e as mudanças bruscas ou constantes são muito danosas (RECOMENDAÇÕES PARA A CONSTUÇÃO DE ARQUIVOS - CONARQ, 2001 p.14). 16.1 Instalações do acervo no Edifício Altino Arantes O acervo de desenhos está instalado no 14º andar do Edifício Altino Arantes (Edifício Banespa) na Rua João Brícola, 24, no centro da cidade de São Paulo. Os desenhos acomodados em módulos de arquivos de aço (vertical/horizontal), como pôde ser observado nas fotografias (item 12.1). O local não oferece condições propícias para a guarda desses documentos, tanto pela forma como estão acumulados como pelo risco de sinistros.
  • 43. 42 Quadro 4 – Corte esquemático do edifício onde está armazenado o acervo de desenhos. HALL PV34 PV33 PV32 PV31 PV30 PV29 PV28 PV27 PV26 PV25 PV24 PV23 PV22 PV21 PV20 PV19 PV18 PV17 PV16 PV15 PV14 ACERVO DE DESENHOS ÁREA CONSTRUIDA – 551,00m² PV13 PV12 PV11 PV10 PV09 PV08 PV07 PV06 PV05 PV04 PV03 PV02 PV01 PV00 TÉRREO RECEPÇÃO SS01 2 O imóvel de 36 pavimentos, com 15.845m de área construída, está avaliado em R$48.000.000,00 (quarenta e oito milhões de reais). A área do 2 acervo está situada no 14º andar (551m ) equivale à R$1.653.000,00 (um milhão seiscentos e cinquenta e três mil reais). O valor locatício da área ocupada pelo acervo de desenhos está estimado em R$114.000,00 (cento e quatorze mil reais/mês). Fonte: BDU – Bens De Uso (abr. 2009)
  • 44. 43 16.2 Recursos físicos O recurso físico para guarda do material estimado em 55.000 (cinquenta e cinco mil) desenhos é composto por: - 58 módulos de arquivo de aço para armazenagem vertical; -12 módulos de arquivo de aço para armazenagem horizontal (c/ 5 gavetas cada); -11 módulos de arquivo de aço para armazenagem de pastas suspensas (c/ 4 gavetas cada). O sistema de arquivamento é o indireto. A listagem dos desenhos está relatada em 6 volumes (ver item 12.1, figuras de 9 a 20).
  • 45. 44 17 NORMAS E PROCEDIMENTOS O acervo não possui diretrizes para o arquivamento além do que já foi exposto no Capítulo 12 (organização). A ausência de um plano de classificação resulta em dificuldade de mapeamento/localização dos documentos produzidos. A não conformidade da codificação gera dúvidas e é ineficaz para a recuperação das informações. A falta de uma tabela de temporalidade transformou o acervo de desenhos em um depósito de “massa acumulada”. 17.1 Esquema proposto para nomenclatura (físico e digital/eletrônico) Para que ocorra melhorias significativas se faz necessário efetuar a classificação dos desenhos atribuindo-lhes nomenclatura padronizada e a reordenação para que sejam guardados adequadamente, o que possibilitará controle organização e fácil acesso. A figura abaixo representa o formato modelo de nomenclatura elaborado para a adequação do acervo de desenhos, proporcionando a identificação de sua proveniência. É composto por: 32 caracteres, incluindo os hífens, EM CAIXA ALTA, sem acentuação/pontuação (pode ser aplicado para os desenhos físicos bem como eletrônicos/digitais). CÓDIGO DA UNIDADE ESPÉCIE DO LOCAL (PONTO DE VENDA) UNIDADE DA FEDERAÇÃO ANO MÊS TIPO DO DOCUMENTO DISCIPLINA DO DOCUMENTO MODIFICADOR NÚMERO DA REVISÃO CCCCEEE-UU-AAAAMM-TT-DDD-MMMM-R0 Sintaxe Figura 63 – Sintaxe da nomenclatura
  • 46. 45 17.1.1 Caracteres para descrição/identificação (tipos de documentos) Tabela 2 - Descrição/ identificação de tipos de documentos Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009) TIPOS DE DOCUMENTOS TT ANÁLISE CRÍTICA DE DOCUMENTOS CONTRATUAIS AD ANÁLISE CRÍTICA PELA ADMINISTRAÇÃO AC APONTAMENTO DA FOLHA DE PAGAMENTO AH AS BUILT AB ATA AT ATA DE ASSEMBLÉIA GERAL AG ATA DE REUNIÃO AR AUDITORIA DE PROCESSO AP AUTORIZAÇÃO DE FORNECIMENTO AU AUTORIZAÇÃO PARA EXECUÇÃO DE SERVIÇOS FORA DO ESCOPO AV BOLETIM DE MEDIÇÃO BM CADERNOS TÉCNICOS DE LOJISTAS CL CARTÃO CGC - CNPJ CG CATÁLOGO E AMOSTRA CA CERTIDÃO NEGATIVA CN CHECK LIST PARA RECEBIMENTOS LOCAIS CK CONCORRÊNCIA PX CONDIÇÕES CLIMÁTICAS QC CONTRATO CJ CONTRATO SOCIAL CS CONTROLE DE EMISSÃO, CIRCULAÇÃO, FLUXO DE DOCUMENTOS WA CONTROLE DE PENDÊNCIAS DE OBRA PO CONTROLE DE PROJETOS “COMO CONSTRUÍDO” CC CONTROLE DOCUMENTOS TÉCNICOS WT CONTROLE FINANCEIRO WB CONTROLE INTERNO DE CUSTOS CZ CONTROLE PARA UTILIZAÇÃO DA GARAGEM CI CRITERIO DE PROJETO CP CRONOGRAMA CR DETALHES DE SERRALHERIA DS DETALHES PADRÃO DP DIÁRIO DE OBRA DO DOCUMENTOS DC DOCUMENTOS LEGAIS DL DUPLICATA / FATURA DF ENSAIO TECNOLÓGICO EG ESPECIFICAÇÃO TÉCNICA ET ESPECIFICACOES EE ESTUDO DE VIABILIDADE TECNICA EV ESTUDO OU DESENHO CONCEITUAL EC ESTUDO PRELIMINAR (VIABILIDADE) EP FISCALIZAÇÃO TÉCNICA DE OBRA FO FLUXO FINANCEIRO FF FLUXOGRAMA FX FOLHA DE PAGAMENTO FP GUIA DE RECOLHIMENTO GR GUIA DE REMESSA DE DOCUMENTOS - GRD GD LAYOUT LO LEVANTAMENTO LV LIBERAÇÃO DE PAGAMENTO LP LICITACAO LC
  • 47. 46 Tabela 2 - Descrição/ identificação de tipos de documentos Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009) (continuação) TIPOS DE DOCUMENTOS TT LISTA MESTRA LM LISTAGEM DE CÓDIGOS DE EQUIPAMENTOS CE LISTAGEM DE EQUIPAMENTOS LE LIVRO DE FREQÜÊNCIA LQ LIVRO DIÁRIO LD LIVRO RAZÃO LR MANUAL MN MAPA DE ACABAMENTOS MA MAPA DE EQUALIZAÇÃO ME MEMO DE EXCESSAO MX MEMORIAL MM MEMORIAL DE CÁLCULO MC MEMORIAL DESCRITIVO MD MEMORIAL QUANTITATIVO MQ NORMAS INTERNAS NR NOTA FISCAL NF OBRAS OB ORDEM DE SERVIÇO OS PLANILHA PN PLANO DE CONTAS PC POSIÇÃO DE FÉRIAS/ACOMPANHAMENTO PF PRESTAÇÃO DE CONTAS PG PROCEDIMENTO PR PROCURAÇÃO PS PROGRAMAÇÃO/PREVISÃO DE PAGAMENTOS PV PROJETO - LEGAL PL PROJETO - PADRÃO PJ PROJETO EXECUTIVO PE PRONTUÁRIO PT PROPOSTA PP RELATÓRIO RT RELATÓRIO DE ANÁLISE CRÍTICA DE DOCUMENTOS CONTRATUAIS RA RELATÓRIO DE CONSULTA TÉCNICA (RCT) RC RELATÓRIO DE CONTATO RL RELATÓRIO DE DESPESAS RD RELATÓRIO DE ENSAIO TECNOLÓGICO RS RELATÓRIO DE NÃO-CONFORMIDADE (RNC) NC RELATÓRIO DE TREINAMENTO RM ROLL OUT RO SIMULACAO SM SOLICITAÇÃO DE MATERIAL DE ESCRITÓRIO SE SUPRIMENTOS SP TABELA DE CARGA DE EQUIPAMENTOS TE TEMPLATE TP TERMO DE RECEBIMENTO DE SERVIÇOS TS TERMO DE VISTORIA DO LOCAL TV VALORES CONTRATUAIS VC
  • 48. 47 17.1.2 Caracteres para descrição/identificação (disciplinas de documentos) Tabela 3 - Descrição/ identificação de disciplinas de documentos Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009) DISCIPLINAS DE DOCUMENTOS DDD ACESSIBILIDADE ACE ANDAMENTO DOS SERVIÇOS ANS ARQUITETURA ARQ AUTOMAÇÃO COMERCIAL ATC AUTOMAÇÃO PREDIAL E SEGURANÇA ATP AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES AVF CLIMATIZAÇÃO CLI COMUNICAÇÃO VISUAL EXTERNA CVE COMUNICAÇÃO VISUAL INERNA CVI CONSTRUÇÃO CIVIL (GERAL) CCI CONTROLE AMBIENTAL (VENTILAÇÃO, EXAUSTÃO, AR CONDICIONADO, AQUECIMENTO) CAM CONTROLE DE DESPESAS CRD CONTROLE FINANCEIRO CFN COORDENAÇÃO DE PROJETOS CPJ DECORAÇÃO E INTERIORES DCI DETECTORES DE FUMAÇA DTF ENGENHARIA ENG EQUIPAMENTOS ELÉTRICOS EQE EQUIPAMENTOS MECÂNICOS EQM ESTRUTURA EST ESTRUTURAS DE CONCRETO ECC ESTRUTURAS/COBERTURAS METÁLICAS ECM EXTINTORES EXT FISCALIZAÇÃO DE OBRAS FSO FUNDAÇÕES FND GERAL GER GERENCIAMENTO (GERAL) GEG GERENCIAMENTO DE OBRAS GOB GESTÃO DA QUALIDADE GQT HIDRANTES HDT IMPERMEABILIZAÇÃO IMP INSTALAÇÕES DE GÁS IGS INSTALACOES ELETRICAS ELE INSTALAÇÕES ELÉTRICAS (GERAL) IEL INSTALACOES HIDRAULICAS HID INSTALAÇÕES HIDROSSANITÁRIAS HIS INSTALAÇÕES MECÂNICAS (GERAL) INM INSTRUMENTAÇÃO E CONTROLE ISC ISOLAMENTO TÉRMICO E ACÚSTICO ITA LUMINOTÉCNICA LUM MECÂNICA DOS SOLOS MCS MEIO AMBIENTE MEA OBRAS DE ARTE OAT PADRONIZAÇÃO PDZ PAISAGISMO PSG PLANEJAMENTO E CONTROLE FÍSICOS PCF PROCESSOS INDUSTRIAIS PRI PROTEÇÃO E COMBATE A INCÊNDIO PCI REDE VIÁRIA, ARRUAMENTOS, PAVIMENTAÇÃO RVA
  • 49. 48 Tabela 3 - Descrição/ identificação de disciplinas de documentos Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009) (continuação) DISCIPLINAS DE DOCUMENTOS DDD REDES EXTERNAS DE ENERGIA ELÉTRICA RDE REDES EXTERNAS DE ESGOTO SANITÁRIO RDS REDES EXTERNAS DE GÁS RDG REDES EXTERNAS DE SUPERVISÃO PREDIAL RDP REDES EXTERNAS DE TELECOMUNICAÇÕES RDC REDES EXTERNAS DE TELEFONIA RDT REFRIGERAÇÃO RFG SANEAMENTO SAN SEGURANÇA (GERAL) SEG SERVIÇOS DIVERSOS SVD SPRINKERS SPR TERRAPLENAGEM, MOVIMENTO DE TERRA MTE TOPOGRAFIA TOP TRANSPORTES TRP URBANISMO URB 17.1.3 Caracteres para descrição/identificação (modificadores de documentos) Tabela 4 - Descrição/ identificação de modificadores de documentos Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009) MODIFICADORES DE DOCUMENTOS MMMM AMPLIAÇÕES AMPL ANOTACAO DE RESPONSABILIDADE TECNICA ART1 APORTE APOR APRESENTACOES APRS APROVACOES APRV ATESTADO ATES AVALIACAO CONSTRUTORA AVCO AVALIACAO GERENCIADORA AVGE AVALIACAO LEVANTAMENTO AVLV AVALIACAO PROJETISTA AVPR BOMBEIRO BOMB BRIEFING BRIF CHECK LIST CLIT CONFERIR CONF CORTES CORT CRONOGRAMA CRON CUSTO CUST ELEVAÇÕES ELEV ENCARGOS ENCG EXTRA EXTR FICHA FICH FLUXOGRAMA FLUX FORMULARIO SOLICITAÇÃO FSOL GERENCIAMENTO DE RESIDUO GRCD GUIA GUIA IMAGEM IMAG IMPLANTAÇÃO IMPL
  • 50. 49 Tabela 4 - Descrição/ identificação de modificadores de documentos Fonte: Procedimento para codificação de documentos (BUENO, 2009) (continuação) MODIFICADORES DE DOCUMENTOS MMMM INDICE INDC INICIO INIC LISTA ( EX.: LISTA DE DESENHOS ) LIST NUMERACAO FECHADA (0103 = 01/03;... 0303 = 03/03) 0103 NUMERACAO SEQUENCIAL (0001; 0002; 0003...) 0001 ORCAMENTO ORC1 PAISAGISMO PSMO PLANILHA PLAN PLANILHA LEVANTAMENTO PLEV PLANILHA SEMANAL PS01 PLANTA DE COBERTURA COBE PLANTAS BAIXAS PLBA PLANTAS DE FORRO PLFO PLANTAS DE PISO PLPI RELATORIO RELT RELATORIO ANTES E DEPOIS RADP RELATORIO RESTRICOES LEGAIS RTL1 SOLICITAÇÃO DE ATIVIDADES - SHUT DOWN SDWN TECNOLOGIA TELECOM TCOM TERMO ENTREGA DE OBRA TEOB TERMO ENTREGA QUIOSQUE TEQU TERMO INICIO DE OBRA TIOB TERMO INICIO E ENTREGA OBRA TIEO VALIDACAO VALD
  • 51. 50 17.2 Estimativa de custo para armazenagem em empresa terceirizada Segue abaixo a estimativa (grosso modo) de custo para implantação da guarda permanente do acervo de desenhos técnicos do Santander na empresa Store. Quadro 5 – Estimativa de custo para guarda dos desenhos técnicos. Volume de desenhos técnicos: - 55.000 desenhos Forma de armazenamento - em tubos de PVC (D=150mm; C=1,5m; E=2mm) Quantidade de acumulação por tubo - 30 desenhos p/ tubo (1.850 tubos) Kit armazenamento (tubo) - R$ 5,63. (p/ unidade) - R$ 10.415,50 (total) Tempo estimado para implantação - 30 desenhos /hora - 240 desenhos /dia - 4.800 desenhos /mês - 12 meses (período para implantação no novo local) Recursos Humanos (Store): - 1 digitador com dedicação integral - 3 (Três) pesquisadores com dedicação integral - Supervisão/coordenação do projeto, com dedicação parcial - R$ 11.500,00 (mês) - R$ 138.000,00 (ano) Valor estimado para implantação: - R$ 10.415,50 (kit armazenamento) - R$ 138.000,00 (RH Store) - R$ 148.415,50 (Total) Custo mensal da guarda permanente - R$ 0,55 (p/ unidade) (1.850 tubos): - R$ 1.017,50 /mês Solicitação-separação do canudo e - R$ 3,10. transporte-entrega até o solicitante: Tempo entre a solicitação do canudo e entrega para consulta: - solicitação feita até às 11h, a Store entrega até às 18h do mesmo dia. - após ás 11h até 16h50min a Store entrega no dia seguinte até ás 13h. - após ás 16h50min a Store entrega no dia seguinte até ás 18h. O custo mensal estimado na gestão atual é de aproximadamente R$115.000,00 (cento e quinze mil reais); conforme exposto no Quadro 5, numa empresa terceirizada o custo mensal seria em torno de R$1.070,00 (um mil e setenta reais). O gasto mensal ficaria em menos de 10% do custo atual.
  • 52. 51 17.2.1 Identificação para o conteúdo em canudos de PVC. Caracteres Descrição 1234AGE – código do Ponto de venda SP – local: São Paulo 200905 – ano: 2009 / mês: 05 PE – Projeto Executivo ARQ – Arquitetura 0001 – número do tubo R0 – número da revisão C1 C2 C3 C4 1234AGE- 1234AGE- 1234AGE- 1234AGE- L1 -SP- -SP- -SP- -SP- -200905- -200905- -200905- -200905- -PE-ARQ- -PE-ARQ- -PE-ARQ- -PE-ARQ- -0001-R0 -0002-R0 -0003-R0 -0004-R0 1234AGE- 1234AGE- 1234AGE- 1234AGE- -SP- -SP- -SP- -SP- L2 -200905- -200905- -200905- -200905- -PE-ELE- -PE-ELE- -PE-ELE- -PE-ELE- -0001-R0 -0002-R0 -0003-R0 -0004-R0 1234AGE- 1234AGE- 1234AGE- 1234AGE- -SP- -SP- -SP- -SP- L3 -200905- -200905- -200905- -200905- -PE-HID- -PE-HID- -PE-HID- -PE-HID- -0001-R0 -0002-R0 -0003-R0 -0004-R0 4321PAB- 4321PAB- 4321PAB- 4321PAB- -SP- -SP- -SP- -SP- L4 -200905- -200905- -200905- -200905- -PE-ARQ- -PE-ARQ- -PE-ARQ- -PE-ARQ- -0001-R0 -0002-R0 -0003-R0 -0004-R0 5678PAE- 5678PAE- 5678PAE- 5678PAE- -SP- -SP- -SP- -SP- L5 -200905- -200905- -200905- -200905- -PE-ARQ- -PE-ARQ- -PE-ARQ- -PE-ARQ- -0001-R0 -0002-R0 -0003-R0 -0004-R0 Figura 64 – Estante colméia, para armazenagem de canudos.