Office365を使った情報共有のご紹介
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MVP ComCamp -2nd Round- Nov 21, 2014 でお話ししたスライドです
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Office365を使った情報共有のご紹介
- 1. Office365概要と 情報共有としての活用方法の実例紹介 MVP ComCamp -2nd Round- Nov 21, 2014 ビジネスにもパーソナルでも利用できる最強のオンラインストレージ
- 2. ごあいさつ 目代昌幸（もくだいまさゆき） 株式会社ソノリテ システムコンサル＆サポート部GM Japan Office365 Users Group 代表 Office365勉強会主催者 http://jpo365ug.com/ ←鋭意作成中！！ Office365MVP 2014年1月～2014年12月
- 3. 今回の内容 対象者 Office 365 ってなに？ ビジネスでどんな使い方が出来るの？ クラウドで情報共有したいんだけど。 Office 365 やOneDrive for Business をこれから使い始める方
- 4. 質問があれば セッション中の質問 Lyncのチャットボックスに投稿してください。 Twitter ハッシュタグ#MVPComCamp もしくは、#o365jp
- 5. SharePoint Online Exchange Online 5 Office 365 ProPlus Lync Online OneDrive for Business
- 6. Office 365の情報共有 6
- 7. OneDrive for Business クラウドストレージ機能
- 8. パソコンの電子ファイルの管理 取り扱うファイルは増大の一途をたどるのに パソコンの容量が追いつかない！ 古いパソコンだったり、ノートパソコンで空き容量が無い… Office365の機能のひとつ、OneDrive for Business を利用して ハードディスクに保存するのではなく、クラウドに保存してパソコンの容量を節約。 保存容量は無制限！！
- 9. さまざまな場所、デバイスで利用 OneDrive for Business 容量無制限！！ エクスプローラ同期 エクスプローラ同期 ブラウザで閲覧・編集 アプリで閲覧・編集 空港やホテルなどの 会社パソコン自宅パソコン 共用パソコン 移動中
- 11. バージョン管理機能 標準でバージョン機能が有効 サブメニューにからバージョン履歴を 確認することが出来る 間違って上書きしてしまっても、ユー ザーで過去のバージョンに戻すことが 可能
- 12. エクスプローラ同期 OneDrive for Business の画面 に「同期」リンクをクリックすると、同 期アプリがインストールされます。 （ドキュメントライブラリも同じです） ユーザーフォルダの下に同期されます。 オンラインで常に同期されます。
- 13. たとえばこんな使い方 大事なプレゼン、緊張して資料の内容を何度も確認したくなる OneDrive for Business に保存したプレゼンを スマホアプリのPowerPointで確認することが出来ます。 もちろんアニメーションも 動作するので移動中でもプレゼンの 練習が出来ます。
- 15. たとえば、ポータルサイト 検索窓 ■社内マスター関係 Excelでリスト管理していたものを、 SPOのリスト管理にすることで、見やすく なる→顧客一覧 社員登録票、顧客リスト 15 ■会社カレンダー 社内行事や連絡事項、提出書類の期 限など総務からのお知らせはこのカレン ダーに集約。Outlook2013で重ねて 表示すれば個人のカレンダーと合わせて みることが出来る ■ディスカッション メールではなくディスカッション掲示板に することで議論の途中から参加した人で も過去の流れを把握しやすい。 ■社内Wiki 社内ルールや作業手順、申請手続き のフローなど、文書で共有できるものは Wikiで共有することでペーパーレス化
- 16. サイトを用途ごとに作成して管理します 外部ユーザーごとに サイトを分けて運用したり 外部ユーザーとの共有など、用途別のサイト 16 社内ポータルサイトコレクション サブサイト Webパーツ Webパーツ Webパーツ サブサイト Webパーツ Webパーツ Webパーツ サブサイト Webパーツ Webパーツ Webパーツ トップレベルサイト Webパーツ Webパーツ Webパーツ 全社ポータルサイト 個別プロジェクト サイト 公開Webサイト 公開用 Webサイトも
- 17. 社外メンバーとの情報共有 ！
- 18. 情報共有はOneNoteで！ • • ＋
- 23. クラウドストレージどう使い分けるのがベスト？ 組織ごとにアクセス権限を 設定して、ファイルサーバー のように利用できる 個人ユーザー向け 無料１５GB Office365 ユーザー向け 容量無制限 ≪もく「だみいんなさでん使のう」 個人的見解≫ 「個人で使う」 SharePointOnline：【仕事で作成したファイル】を保存する場所 アクセス権限は 他人と共有するには、都度「誰に共有するか」を設定 OneDrive 管理者がコfor ントBusiness：ロール 【作成「途共中有のしてフいァイるルリス】をト」保を存管理すするるテこンとポがラ大リ変 ー場所 個人向けOneDrive：使っちゃダメ 企業で契約個人で契約
- 25. Office 365 のサポート http://community.office365.com/ja-jp/f/default.aspx https://pinpoint.microsoft.com/search?keyword=office365
- 26. Office 365 の情報源 http://blogs.technet.com/b/bpj/ http://community.office365.com/ja-jp/b/office_365_community_blog/default.aspx
- 27. コミュニティ等について 技術的な質問ではなく、Office365の四方山話、関連製品などのベンダーリリースの紹介、 「みんながどのようにに使ってるのか？」など雑談がメインです。 https://www.facebook.com/groups/Office365Com.jp/ 現状は東京開催がメイン ユーザー同士集まって活用方法の発表や、 ベンダーの関連製品紹介などの情報交換会です。 開催のアナウンスは上記Facebookや Twitterハッシュタグ#o365jp にて行っています。
- 28. まとめ情報共有
- 29. Office 365 の情報源 SharePoint Online Office 365 フォーラムやコミュニティ
- 30. すぺしゃるさんくす
- 31. Q&A
Editor's Notes
- メインテーマを決めておく 前半３０％が問いかけ 後半７０％が回答 Excelでーた活用してますか？ 更新されたデータを使えてますか？
- 「なるほどね、Office365で情報共有するときの考え方ってこうなんだ」という「気づき」をひとつでもお伝えできればと思いつつお話させて頂きます
- 今見ているLyncのチャットボックスに書き込んでいただければ最後のQA時間にできるだけ回答させて頂きます。 Twitterハッシュタグ付きで投稿していただけると、後で私が追いかけることが出来るので助かります。
- 今日はSharePoint とOneDrive についてお話します
- ここ再構成 NPOのお仕事は多種多様にわたるため、「とりあえず」この説明をします。 行動予定表をホワイトボードで管理してませんか？ 経費精算の紙は原紙をコピーしてませんか？ 紙の束の回覧版を回してませんか？ プロジェクトのタスク、ドキュメント、ディスカッションなどまとめて「パッと見」が出来ると便利ですよね たとえばファイルボックスにまとめておいて、資料をコピーしながら使ってる。。。 →これをテンプレートとして電子化できるところは電子化してしまえば、 次回からはコピーするだけでOK！
- それでは、OneDriveの便利機能の一部を確認してみます
- 自分が使っている様々な場所、デバイスで利用が可能です （1ファイル２GB） ※歩きスマホは大変危険なので、絶対に止めましょう！
- そう！まさしく 今日の私のように！！
- たとえば社内ポータルやプロジェクトごとでの【情報共有】するためのいろんな情報を集めたサイトを作ります。 ・ホワイトボードの代わりとしてのイベントカレンダー（個人のカレンダーとは別 Outlookのカレンダーとしても接続可能 ・マスター管理 Excelで管理してるのをWebでいつでも見れるように表示させる リスト化しなくても「アクセスのしやすいところ」にExcelを置くだけでもずいぶん便利です ・ディスカッション メーリングリスト使ってませんか？実はデメリットがいくつかあります １．たくさんのメールに埋もれてしまったり、「あの会話どこだっけ？」ってメール探すのは大変です。 ２．後から会話に参加した人が、会話に置いてけぼりになる ３．同じ内容をメンバー全員に送るのでメール容量の増大につながって資源の無駄 ディスカッション掲示板なら過去の投稿をいつでも見れるので便利です ・社内wiki 手順書ってどうしてます？紙で管理ですよね ちょっと間違えてるところを発見してもすぐに更新できないので手書きの追記が多くて見づらくなってないですか？ Wordのような簡単な編集で情報の追加削除が出来るので便利です そして、これらの情報に【社内に居なくてもアクセスできる】のです 「あのリスト見たい」「あの手順書見て」自社に戻って書庫を探さなくてもOKです。 情報が大杉！ってなっても大丈夫。右上の検索窓から検索することが出来ます。
- 細かい用語の説明ははぶきますが、青い枠ごとにアクセスできる範囲を分けることが出来ます 社内メンバー向けの情報共有として、 ・全員が利用する「全社ポータル」 ・個別のプロジェクトや部署ごとに情報をまとめる単位として「サブサイト」を その他に不特定多数に無条件公開する「外部サイト」 （ちょっと一般的な「かっちょいいデザイン」のWebサイトは大変ですが） 外部ユーザーとやり取りする用の専用の「外部共有サイト」 など、用途ごとに分けて管理します。
- 「SharePointOnlineのドキュメントライブラリにOneNoteファイルを作成して、プロジェクトメンバみんなで利用する」それだけで情報共有が進みます SharePointOnlineのプロジェクトサイトにノートを作ります、たとえば「＊＊プロジェクトノート」のように作成します。 このノートはドキュメントライブラリにアクセスできる全員が編集可能なので、「プロジェクト関係者が全員【書いて】【見て】【追記する】という
- 実際の画面が欲しい ほぼ、リアルタイムに入力内容が更新されるんです 誰が編集しているのかも分かります 想像してください、お客様訪問の際にノートにメモを取りますよね。 2名で訪問することもあります。 メモ取る内容が違うかもしれないですよね？ →ひとつのノートに二人が一緒に書き込んでたら、後々議事録作成するのラクじゃないですか？ たまには、別のひとが訪問して打ち合わせすることがあります。 過去の議事録を急に確認する必要がある時は多いですよね？ 議事録のための音声録音もOneNoteで出来ます
- 地図を貼りつけられるということは、 顧客情報のまとめとしての利用も可能です。
- その場で修正すると、たとえば同じ作業を同時並行でしていた場合には、オンライン同期ですぐに他の作業者に修正が反映されます たとえば、手順書であれば写真を含めることもできるでしょう
- SPOはプロジェクトサイトでドキュメントを管理するわけですから「みんなで使う」前提です。 OneDriveは一人ずつに割り当てられた場所なので「個人で使う」前提です。 SPOは組織として共有するので、アクセス権限設定は管理者が行います。 OneDriveは個人領域ですので、アクセス権限はすべて個人で行います。 「誰に共有しているのかリスト」も現状では出来ません。 かなり面倒ですよね？ 個人向けOneDriveは個人の契約です。 契約の主体をひとつとってもビジネス利用は避けたいです 個人向けOneDrive と OneDrive for Business は殆ど使い勝手に差がありません。 しかし、大事な一方はシステム管理者がコントロールできる ■つまり、もくだいさんの結論としては ちなみになぜOneDriveの方が容量が多いのか？という疑問が出てきますが 欧米と日本とのビジネスのやり方の差がここで出ていると思います。 聞くところによると、欧米のビジネススタイル（Office365が想定している「イケてる」ビジネススタイル）は 社内の有能な人をプロジェクトごとに集めて実施すると聞いたことがあります。 つまり個人ごとにいろんな電子ファイルをたーくさん持ってて、プロジェクトごとにアサインされるというスタイルです。 個人のファイル容量はたくさんあると嬉しいです。 かたや日本的ビジネススタイルは、部や課ごとに得意な仕事を実施するので、中央集権的な管理を好んで、マイドキュメントも使わず、ファイルサーバーに個人ごとのテンポラリの場所を提供しているのが状況だと思います。 働き方が違うのは量が無いですね^^;
- １．問題を解決したいと思ったときは、まずは検索してみましょう 公式フォーラム上で検索してもいいですし、bingやyahoo、Googleでの検索も有効です 同じ問題に当たった人が解決方法を公開してくれている可能性があります。 ２．全然ヒットしなかったときは公式フォーラムに質問を投稿してみましょう 検索でヒットしたけど解決できなかったときもフォーラムに書き込むのですが、参考にしたWebサイトがあればそのURLを貼ることも忘れずに ３．もしくは「サービスリクエスト」でマイクロソフトに直接問い合わせしましょう Office365管理センターの「サポート」から問い合わせ出来ます ４．もしくは専門のITベンダーに保守契約を結ぶという方法もあります 迅速にかなり親身になって対応してくれるでしょう。 PinPointというサイトで探せます
- マイクロソフト社員のblog
- Facebook： 技術的な質問ではなく、Office365の四方山話、関連製品などのベンダーリリースの紹介、 「みんながどのようにに使ってるのか？」など雑談がメインですが、新機能の情報などが集まってくるのでぜひ参加してみてください Office365勉強会： たぶんｎNPOのみなさんに理解していただきやすいと思います・
- マイクロソフト社員のblog どのように使い分けてるのかは把握してません^^;
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