Sélection d'un prestataire dans le cadre d'un projet IT

1. Sélection d’un prestatairedans le cadre d’un projet IT Présenté par Nicolas Vandenkerckhoven Consultant e-business chez defimedia SA

2. 2 Sommaire Présentation de defimedia Principaux facteurs d’échec d’un projet IT Facteurs de succès d’un projet IT Différentes étapes d’un projet de sélection d’une offre Lancement du projet Spécifications des exigences

3. 3 Sommaire Exploration du marché Appel d’offres Rédaction d’une offre Sélection d’un fournisseur Contrat Quelques notions de base pour un projet Web Ergonomie Fonctionnalités indispensables pour un CMS Référencement

4. Présentation de defimedia

5. Agence Web « full services » basée en Belgique Pérennité, stabilité et expérience depuis 1992 Présence forte en Wallonie avec 2 bureaux (Namur et Liège) Équipe de 24 collaborateurs aux profils variés et complémentaires Clients : de la PME à la multinationale ; de l’ASBL à l’Institution publique Participation à des projets de recherche européens avec des Universités et sociétés de renom (Thalès, Telefónica, …)

6. Une offre en 3 axes :

7. Vision stratégique Comprendre le projet du client Définir avec le client la stratégie Web à mener En respectant son Business Model Consultance, e-business, analyse stratégique, cahier des charges, benchmarking, cibles, profils utilisateurs, rentabilité du projet, choix technologiques, …

8. Communication Mise en œuvre des techniques de communication Pour assurer la visibilité du site Web du client En tenant compte des médias hors ligne via un réseau de partenaires étendus Webwriting, référencement, prescription, mots-clés, statistiques, bannering, réseaux sociaux, AdWords, Web 2.0, buzz, e-marketing, …

9. Solutions techniques Choisir les technologies les mieux adaptées au projet des clients En tenant compte du retour sur investissement Différenciation par une capacité d’innovation reconnue par des experts et récompensée par divers awards européens CMS, technologies standards, mobile, open source, innovation, e-commerce, multi support, R&D, …

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13. Principaux facteurs d’échec d’un projet IT

14. Manque d’expérience ou informations insuffisantes concernant le métier client Engagement sur des délais et des budgets avant que le projet soit défini Expression incomplète des besoins (cahier de charges pas assez précis) Adaptation ou utilisation d’un système mal développé Dépendances externes Manque de soutien des dirigeants Mauvaise estimation des charges Suivi du projet inadapté Modifications non contrôlées 14

15. Facteurs de succès d’un projet IT

16. Support des dirigeants Implication des utilisateurs Expérience du chef de projet Objectifs métiers clairs Périmètre projet réduit  cahier de charges Infrastructure logicielle standard Méthode de gestion formalisée 16

17. Différentes étapes d’un projet de sélection d’une offre

18. Lancement du projet Spécification des exigences Exploration du marché Appel d’offres Sélection du fournisseur Contrat Source : Méthode Cassis du CRO Henri Tudor 18

19. Lancement du projet

20. Objectif Définir le cadre du projet, ses objectifs et ses acteurs Acteurs Direction Chef de projet « client » Responsable des utilisateurs Groupe des utilisateurs 20

21. 21 Lancement du projet Définir le périmètre du projet Définir les rôles et les responsables Définir les priorités et planifier les étapes du projet Définir la vision de la direction Identifier les objectifs stratégiques Définir le budget maximum

22. Risques Objectifs politiques Faible soutien de la direction Résistance au changement Compétences inadaptées Bonnes pratiques Rédiger un schéma directeur (document décrivant les nouveaux besoins) Prévoir les ressources et les moyens 22

23. Phase d’initialisation Comprendre le système actuel Procédures manuelles Système informatique existant interfaces Se familiariser avec le domaine d’application Découvrir les objectifs généraux et les contraintes des clients 23

24. Spécifications des exigences

25. Objectif Analyser la situation existante Recueillir les besoins et souhaits des utilisateurs ainsi que leur vision stratégique Identifier et hiérarchiser les besoins et contraintes Acteurs Chef de projet « client » Responsable des utilisateurs Groupe des utilisateurs 25

26. 26 Spécification des exigences Analyse de la solution existante et de la concurrence (forces et faiblesses) Identification des publics cibles et de leurs attentes Identification des centres d’intérêts des internautes Correspondance contenus – objectifs business Croisement objectifs business – scénarios utilisateurs Définition de wireframes Vérification des scénarios utilisateurs Description et précision des exigences Pondération des exigences en fonction des risques et des opportunités

27. 27 Exemples Exemples d’analyse de la solution existante : Exemple 1 Exemple 2 Exemples d’analyse de la concurrence: Exemple 1

28. Exemple de définition de persona: Exemple 1 Exemple 2 Exemple de wireframes : http://wireframe.defimedia.be/ftpn/ 28

29. Exploration du marché

30. Objectif Déterminer s’il existe une solution sur le marché qui répond déjà à la majorité des objectifs Faire une présélection des fournisseurs les plus compétents dans le domaine Acteurs Chef de projet « client » Fournisseurs 30

31. Risque Critères de présélection pas assez précis Evaluations rapides Bonnes pratiques Bonne définition des exigences fonctionnelles et non fonctionnelles 31

32. Appel d’offres

33. Objectif Rédiger un cahier de charges répondant aux besoins Présenter le besoin et les exigences à plusieurs fournisseurs potentiels Acteurs Chef de projet « client » 33

34. Appel d’offres Rédaction cahier de charges Sélection des fournisseurs potentiels (Elaboration du questionnaire d’appel d’offres) Rédaction d’une grille d’analyse des offres fondée sur des critères pondérés 34

35. 35 Structure du cahier de charges Présentation du projet Exigences fonctionnelles Exigences non fonctionnelles Eléments contractuels

36. Structure du cahier de charges Présentation du projet Présentation de la démarche Objectifs du projet Objectifs de la solution recherchée Modalités concernant la remise des offres Critères d’attribution des offres par ordre d’importance Présentation de la société Activités de l’entreprise Acteurs fonctionnels du projet 36

37. Structure du cahier de charges Exigences fonctionnelles Description détaillé des fonctionnalités Front Office et Back Office répondant aux besoins Exigences non fonctionnelles Infographie (éventuellement demander de faire une maquette) Hébergement Documentations Formations Référencement Traductions Contraintes techniques : ne pas utiliser de frame, respecter les standards w3c,… 37

38. Structure du cahier de charges Eléments contractuels Conditions de passation du marché Propriété et transfert de droits intellectuels Confidentialité Résiliation du contrat Conditions générales Litiges Planning 38

39. Exemple : Exemple 39

40. Rédaction d’une offre

41. Objectif Rédiger une offre répondant aux exigences du cahier de charges Acteurs Fournisseurs 41

42. Règles de base Présentation de la société Description de la société, taille de l’entreprise, références,… Solutions proposées Décrire de manière détaillée les solutions proposées répondant aux exigences du cahier de charges Offre financière au forfait L’offre doit contenir un tableau tarifaire détaillée et avec si possible des prix au forfait et non en régie Indiquer clairement le montant total avec et sans les éventuelles options Proposer un tarif jour / homme pour les prestations de maintenance 42

43. Règles de base Durée de garantie Méthodologie Plan de paiement Décrire les différentes phases de paiement Hébergement de la solution (si d’application) Proposer deux alternatives pour l’hébergement de la solution : dédié ou mutualisé Coordonnées du rédacteur de l’offre Formation et documentation Planning CV CV des personnes qui seront impliquées dans le projet 43

44. Exemple : Bon exemple Mauvais exemple 1 Mauvais exemple 2 44

45. Sélection d’un fournisseur

46. Objectif Choisir la meilleure « solution » au niveau qualité-prix proposée par les fournisseurs Acteurs Direction Chef de projet « client » 46

47. Sélection du fournisseur Analyse des offres Sélection de quelques fournisseurs (shortlist) Etablissement et déroulement d’un scénario d’essai Evaluation finale et prise de décision 47

48. Risques Pas de prise de décision Prise de décision trop rapide Non objective (la poudre aux yeux) Bonnes pratiques S’appuyer sur des critères de sélection Planifier la sélection Présélectionner plusieurs fournisseurs Identifier les forces et les faiblesses de chaque solution Ne pas regarder uniquement le prix de la solution 48

49. Comparaison des offres : Exemple 1 Exemple 2 49

50. Contrat

51. Objectif Formaliser l’accord mutuel des parties Acteurs Direction Chef de projet « client » 51

52. Contrat Figer les clauses du contrat Valider les engagements Communiquer les engagements Clôturer la phase d’étude et de sélection 52

53. Structure d’un contrat Clauses générales Clauses relatives à la réception de la solution Clauses de confidentialité Clauses de révision Transfert des droits intellectuels Accès aux codes sources Annexes Préambule Portée et objet du contrat Prix et termes de paiement Obligation d’installation et de mise en route Obligation de livraison dans le délais 53

54. Exemple Exemple 54

55. Quelques notions de base pour un projet Web Ergonomie d’un site web

56. 56 Objectifs Un projet Internet réussi : Un trafic important (quantité) Des visiteurs potentiellement intéressés (qualité) Une réelle navigation (attrait) La facilité d'utilisation (efficacité) Tirer bénéfice de la visite (chiffre) Faire revenir des visiteurs (fidélisation)

57. 57 Identification la page d'accueil de votre site est essentielle. En moins de dix secondes, elle doit permettre à l'internaute de savoir qu'il est arrivé sur le site qu'il cherche et qu'il va y trouver ce qu'il recherche. La confiance d'un internaute envers un site (marchand ou pas) est extrêmement sensible du fait de la perte bien connue de repères physiques habituels. Il a besoin d'être rassuré... C'est pourquoi l'identification est primordiale.

58. 58 Identification

59. 59 Pourquoi l’identification ? Les sites anonymessont immédiatement suspects Les utilisateurs cherchent à connaître la personne qui est derrière l'information présentée sur le Web. La biographie et une photo de l'auteur peuvent aider à rendre le Web moins impersonnel et augmentent la confiance dans le contenu. Une rubrique « Qui sommes nous ?» est un complément essentiel à l’information fournie sur la page d’accueil.

60. 60 Importance de la page d’accueil La page d'accueil conditionne largement l'impression générale du site et son temps de consultation. En plus du contenu, vous devez être extrêmement vigilant en respectant les recommandations de base... L’objectif de la page d’accueil est de répondre aux questions : « Où suis-je ? » « Que puis-je faire ici ? »

61. 61 Une page d’accueil légère les analyses comportementales montrent que "pendant le chargement de "pages lourdes", les utilisateurs pointent leur souris de manière aléatoire sur le premier lien qui se présente, alors qu'ils ne disposent pas encore de l'aperçu exhaustif des choix possibles" => concrètement, si votre page d'accueil met plus de 10 secondes à s'afficher, votre visiteur aura tendance à cliquer sur la première bannière de pub vue, dans le pop-up de votre hébergeur, ... ou sur le bouton "précédent" de son navigateur !

62. 62 Organisation du site : introduction Une organisation logique de votre site participe à l'utilisabilité de celui-ci. Pour rendre "intuitif" un site, vous devez proposer une "bonne" page d'accueil, un système de navigation "performant", une présentation homogène mais aussi une organisation rigoureuse. Tout dans votre site, depuis l'organisation des pages jusqu'aux noms des fichiers et des répertoires, doit refléter le professionnalisme et la rigueur.

63. 63 Une organisation trop large

64. 64 Une organisation trop profonde

65. 65 L’image de navigation résultante

66. 66 Une organisation bien structurée Vous pouvez combiner les styles de navigation pour atteindre votre objectif On considère les maximums suivants : Largeur maximale de 7 éléments Profondeur maximale à 3 niveaux

67. 67 20% 50% 10% 20% Organisation des pages La partie supérieure de l’écran est la plus importante, n’oubliez pas que dès qu’une page devient trop longue, elle prend plus d’un écran Utilisez le blanc ou des couleurs pastelle très claire pour vos fonds Utilisez une typographie qui tranche nettement avec la couleur de fond Réalisez vos pages de manière conventionnelle et simple. Une originalité trop grande peut nuire gravement à la visibilité de vos pages !

68. 68 Soyez cohérent Utilisez le même layout pour toutes les pages de votre site. Cela renforce l’identité du site et la prédictibilité. Utilisez la même typographie dans tous votre site, une bonne technique pour y arriver est d’utiliser des Cascading Style Sheet (CSS)

69. 69 Le header Combien y a-t-il de liens dans les premiers centimètres de votre écran ? Quelle information présente ces premiers centimètres ? Le header contient des informations disponibles de manière semblable dans toutes vos pages. Il est le premier élément d’identité de votre site Il contient Le nom du site Des liens de navigation dans le cas d’une navigation horizontale Des liens particuliers (e-mail,…)

70. 70 Exemple de header

71. 71 Footer Le footer offre uniquement des informations de base à caractère accessoire Il contient Les informations de copyright Des informations sur la page en cours (dernière mise à jour,…) Eventuellement un rappel de la navigation

72. 72 Exemples de footer

73. 73 Longueur des pages Les page d’accueil ne peuvent dépasser un écran. En règle générale on essayera de se limiter à 3 écrans. Si on dépasse 3 écrans, on veillera à fournir un index de la page ainsi que des liens permettant de remonter automatiquement en haut de page. Arriver à plus de 3 écrans veut souvent dire qu’il serait possible de segmenter l’information en plusieurs pages

74. 74 Considérations multi plateformes Essayez vos pages dans plusieurs navigateurs Internet Explorer Netscape Mozilla Opera Evitez les technologies propriétaires Microsoft (Front Page, Documents office, MS-XML,…) Développez votre site avec un outil neutre tel que Macromedia Dreamweaver.

75. 75 Frame N’utilisez pas de Frames

76. 76 FRAME 1 FRAME 2

77. 77 Les liens externes But de votre page : garder vos utilisateurs ! Liens externes peuvent être appréciables Inclure du contenu dans des frames : Interdit ! Technique de liaisons externes : nouvelle fenêtre

78. 78 Les autres technologies Les nouvelles technologies du Web offrent des possibilités infinies mais : Elles nécessitent un plugin Elles sont souvent lourdes à télécharger Ne les utiliser que si elles servent de contenu et si elles ne peuvent être substituées à une technologie plus légère. Quelques exemples Flash Real Video (Streaming) Java

79. 79 Chiffres Les principaux facteurs de retoursur un site : qualité du contenu : 75 % facilité d'utilisation : 66 % rapidité de téléchargement : 58 % fréquence de mise à jour : 54 % (D'après une enquête du cabinet Forrester)

80. Quelques notions de base pour un projet Web Fonctionnalités indispensables pour un CMS

81. 81 Gestion multilingue Gérer le contenu du site Internet Gérer la structure du site Gérer les titres ainsi que les principaux tags META des pages pour optimiser le site pour le référencement Gérer les médias (fichiers Word, Excel, Images, …) du site Générer les URL « propres » afin d’optimiser au maximum le site pour le référencement. On trouvera donc dans cette URL des mots clés liés à la page en cours séparés par des ‘-‘

82. 82 ETRE EVOLUTIF Proposer des fonctionnalités web 2.0 Gérer les utilisateurs qui peuvent accéder au CMS : cette fonctionnalité permettra de définir les droits d’accès aux fonctionnalités du CMS et de la boutique en ligne pour les différents groupes d’utilisateurs Générer du code HTML propres Séparer le contenu de sa présentation

83. Quelques notions de base pour un projet Web Référencement

84. 84 Avoir un site régulièrement mis à jour Sélectionner des mots clés stratégiques : https://adwords.google.com/select/KeywordToolExternal Proposer des titres de pages avec des mots clés Inclure des mots clés dans les URL et utiliser le tiret et pas l’underscore Utiliser les mots clés dans le contenu de la page Utiliser les mots clés dans les liens internes Bien nommer les images du site et mettre des textes alternatifs Redirection en JavaScript ou avec balise META refresh à proscrire Utiliser les balises META description Astuces à connaitre

85. 85 Créer une page Facebook, un compte Twitter, un compte Youtube, une page Wikipedia, un blog,… Les optimiser avec les mots clés Faire des liens vers votre site Faire des échanges de liens avec des partenaires Prendre en compte les statistiques de fréquentation du site

86. 86 Soumettre une page en construction Utiliser des « frames » Mettre du texte dans la même couleur que le fond du site Cacher une liste de mots clés en CSS Conserver deux sites avec le même contenu Créer des pages satellites Utiliser Flash ou JavaScript Inscrire le site à n’importe quel systèmes d’échanges de lien Faire des pages orphelines Utiliser des mots clés génériques ou qui ne soient pas directement liés à l’activité du site Avoir des pages dupliquées Pièges à éviter

87. Questions ?

88. La présentation téléchargeable sur http://www.slideshare.net/nicolasvdk

89. 89 Contact Parc CREALYS Rue Phocas Lejeune, 32 5032 Gembloux Pôle Image Rue de Mulhouse, 36 4020 Liège 2 Tél : +32 (0)81 81 03 81 Fax : +32 (0)81 81 03 88 info@defimedia.be www.defimedia.be