Plano de Prevenção de Riscos de Gestão
(incluindo os riscos de corrupção e infrações conexas)

do
Instituto Português do D...
I. INTRODUÇÃO

II. CARACTERIZAÇÃO DO IPDJ, I.P.
1. Natureza
2. Missão
3. Visão
4. Valores
5. Atribuições
6. Organograma
7....
I. INTRODUÇÃO
Decorrente da Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção, datado de 1 de Julho de
2009 e estando o I...
II. CARACTERIZAÇÃO DO IPDJ, I.P.
1. Natureza
O Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P., (IPDJ,I.P), é um institu...
5. ATRIBUIÇÕES
São principais atribuições do IPDJ, I.P., em geral:
a) Promover a formação e a qualificação dos quadros nec...
no desporto, bem como na defesa da verdade, da lealdade e correção das competições e
respetivos resultados;
c) Propor a ad...
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão
e Infrações Conexas do IPDJ, I.P

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7. INSTRUMENTOS DE GESTÃO
O IPDJ, I.P. norteia a sua gestão com suporte nos vários instrumentos de gestão
legalmente obrig...
4. Princípio da Igualdade
Os funcionários não podem beneficiar ou prejudicar qualquer cidadão em função da sua
ascendência...
IV. IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS
1. Conceito de Risco e de Gestão do Risco

1.1 Risco
De acordo com a Norma de Gestão de Risco...
planeamento estratégico, do processo de tomada de decisão, de responsabilização e de
avaliação do desempenho (FERMA, 2003:...
No quadro seguinte identificam-se os intervenientes, funções e respetivas
responsabilidades:
Decisor/Intervenientes

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





Arrecadação de Receita;
Financiamento e atribuição de subsídios;
Gestão de Recursos Humanos;
Gestão processual;...
Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P.
Áreas de Intervenção
Unidade
Orgânica

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Unidade
Orgânica

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Missão
administrativos no âmbito
da ADoP;

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Jurídico
(GJ)

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Principais Atividades
Apoio Logístico ao Programa
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Unidade Orgânica

Missão

Principais Atividades
Proceder ao controlo e avaliação dos
apoios atribuídos no âmbito das
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Principais Atividades
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Principais Atividades

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Principais Atividades

Riscos Identificados

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Unidade Orgânica

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Departamento Jurídico
e de Auditoria

Missão

Prestação de poio e
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orgânica

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Instruir os processos
relativos ao apoio
técnico, material e
financeiro a c...
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Principais Atividades

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Principais Atividades
Promover a realização de
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Missão

Principais Atividades
Coordenar, organizar e
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Missão

Principais Atividades
Proceder ao controlo e
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Principais Atividades

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Missão

Principais Atividades

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Principais Atividades

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Risco*

Medidas adotad...
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Principais Atividades

Riscos Identificados

Grau de
Risco*

Medidas adotad...
Unidade Orgânica

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orgânica

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Principais Atividades

Riscos Identificados

Certificação e homologação da
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Unidade
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Departamento
de Medicina
Desportiva

Subunidade
orgânica

Centro de
Medicina
Desportiva do
Porto
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orgânica

Missão

Principais Atividades
Assegurar gestão das
instalações desportivas do
CDNJ;...
Unidade
Orgânica

Subunidade
orgânica

Missão

Principais Atividades

Riscos Identificados
Pagamentos sem documento
justif...
Direções Regionais
Unidade
Orgânica

Direção
Regional do
Norte

As Direções Regionais
asseguram e
acompanham as
atividades...
Unidade
Orgânica

Missão

Principais Atividades

Direção
Regional do
Norte

Grau de
Risco*

Não inventariação de bens;
Pec...
Unidade
Orgânica

Grau de
Risco*

Mecanismos de Controlo Interno

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de de...
Unidade
Orgânica

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Principais Atividades

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Unidade
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descentralizada pa...
Unidade
Orgânica

Missão

Principais Atividades

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Possibilidade de haver con...
Unidade
Orgânica

Missão

Principais Atividades

Riscos Identificados
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Unidade
Orgânica

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Assegurar as ações de
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Principais Atividades

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Missão

Principais Atividades

Riscos Identificados

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Missão

Principais Atividades
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prestação de serviços ou
fornecimento de bens

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Subunidade orgânica

Missão

Concessão e controlo de
apoios financeiros a
associações juvenis

Principai...
Unidade
Orgânica

Subunidade orgânica

Missão
Informação e Atendimento
ao público

Riscos
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A implementação das medidas identificadas no presente Plano é assegur...
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  1. 1. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão (incluindo os riscos de corrupção e infrações conexas) do Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P. (Sede e Direções Regionais) Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ,I.P. 2
  2. 2. I. INTRODUÇÃO II. CARACTERIZAÇÃO DO IPDJ, I.P. 1. Natureza 2. Missão 3. Visão 4. Valores 5. Atribuições 6. Organograma 7. Instrumentos de Gestão III. COMPROMISSO ÉTICO Carta Ética da Administração Pública – Dez Princípios Éticos IV. IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS 1. Conceito de risco e de gestão de risco 2. Fatores de risco 3. Funções e responsabilidades 4. Áreas de risco V. IDENTIFICAÇÃO DAS ÁREAS E ATIVIDADES E DOS RISCOS ASSOCIADOS Áreas de Intervenção  Unidade e subunidade orgânica  Missão  Principais atividades  Riscos identificados  Medidas adotadas  Mecanismos de controlo interno  Responsáveis VI. ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO Constituição de uma Comissão de Acompanhamento e Monitorização do Plano. Deverá elaborar relatório atualização sempre que necessário ANEXOS: Lei Orgânica e Estatutos Delegação e subdelegação de competências Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ,I.P. 3
  3. 3. I. INTRODUÇÃO Decorrente da Recomendação do Conselho de Prevenção da Corrupção, datado de 1 de Julho de 2009 e estando o Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P. consciente de que a corrupção é um sério obstáculo ao normal funcionamento das instituições, constituindo uma das grandes preocupações quer dos Estados quer das organizações, prejudicando gravemente a fluidez das relações entre cidadãos e a Administração, obstando, ainda, ao desejável desenvolvimento das economias e ao normal funcionamento dos mercados, apresenta o seu Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas, o qual pretende ser um instrumento interno de gestão que permita aferir responsabilidades que eventualmente ocorram na gestão dos recursos públicos. Sendo este o primeiro Plano do Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P. inclui medidas já implementadas, evidenciando, deste modo, os princípios de atuação do Organismo, expressos nos valores institucionais de transparência, qualidade, inovação, orientação para os resultados e trabalho em equipa. Pressupondo o acompanhamento e monitorização sistemática visando a sua eficácia e melhoria contínua, o Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infracções Conexas estrutura-se do seguinte modo: I. Caracterização do Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P. II. Compromisso Ético III. Identificação dos Riscos IV. Identificação das áreas e actividades e dos riscos associados V. Acompanhamento, Avaliação e Atualização do Plano VI. Lei Orgânica e Estatutos; VII. Delegação de Competências; VIII. Recomendações Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ,I.P. 4
  4. 4. II. CARACTERIZAÇÃO DO IPDJ, I.P. 1. Natureza O Instituto Português do Desporto e Juventude, I.P., (IPDJ,I.P), é um instituto público integrado na administração indireta do Estado, dotado de autonomia administrativa e financeira e de património próprio. O IPDJ, I.P., prossegue atribuições da Presidência do Conselho de Ministros, sob superintendência e tutela do Primeiro-Ministro, ou do membro do Governo com responsabilidade na área do desporto e da juventude. 2. Missão O IPDJ, I.P. tem por missão a execução de uma política integrada e descentralizada para as áreas do desporto e da juventude, em estreita colaboração com entes públicos e privados, designadamente com organismos desportivos, associações juvenis, estudantis e autarquias locais. 3. Visão Ser uma organização de reconhecida referência nacional e internacional no desenvolvimento de políticas públicas para as áreas do desporto e juventude. 4. Valores institucionais Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ,I.P. 5
  5. 5. 5. ATRIBUIÇÕES São principais atribuições do IPDJ, I.P., em geral: a) Promover a formação e a qualificação dos quadros necessários ao exercício de funções específicas nas áreas do desporto e da juventude; b) Assegurar as relações externas, no domínio das políticas do desporto e da juventude, em particular com os países que integram a Comunidade dos Países de Língua Portuguesa (CPLP); c) Assegurar a realização de ações de informação e sensibilização, no âmbito do desporto e da juventude; d) Promover e apoiar, em colaboração com instituições públicas e privadas, a realização de estudos sectoriais e intersectoriais e trabalhos de investigação sobre as áreas do desporto e da juventude; e) Assegurar a articulação horizontal entre o IPDJ, I. P., e os diferentes organismos da Administração Pública envolvidos na resposta aos problemas suscitados, na área do desporto e da juventude; f) Promover a aplicação e fiscalizar, diretamente ou indiretamente através de pessoas ou entidades qualificadas, o cumprimento das leis, regulamentos, normas e requisitos técnicos, aplicáveis no âmbito das suas atribuições, bem como emitir as autorizações e licenças que lhe estejam cometidas por lei e proceder à emissão de certidões e credenciações legalmente previstas; g) Gerir, administrar e conservar as infraestruturas da sua propriedade ou outras que lhe sejam afetas para a prossecução da sua atividade; h) Promover de uma forma extensiva, inclusiva e sistemática, junto dos jovens, o conhecimento e acesso às tecnologias de informação e comunicação (TIC), nomeadamente através de ações de formação; i) Promover, criar e desenvolver sistemas integrados de informação; j) Apoiar a execução de programas integrados de construção, beneficiação, ampliação e recuperação de infraestruturas, bem como pronunciar-se sobre as normas relativas a condições técnicas e de segurança, construção e licenciamento; k) Solicitar aos serviços e organismos integrados na Administração Pública, em particular às escolas, instituições de ensino superior e a entidades na área da saúde, a informação e a colaboração que considere necessárias; l) Promover a instituição de mecanismos de coordenação interministerial. No domínio do Desporto: a) Prestar apoio e propor a adoção de programas para a integração da atividade física e do desporto nos estilos de vida saudável quotidiana dos cidadãos e apoiar técnica, material e financeiramente o desenvolvimento da prática desportiva, assim como o desporto de alto rendimento e as seleções nacionais; b) Propor e aplicar medidas preventivas e repressivas no âmbito da ética no desporto, designadamente no combate à dopagem, à corrupção, à violência, ao racismo e à xenofobia Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ,I.P. 6
  6. 6. no desporto, bem como na defesa da verdade, da lealdade e correção das competições e respetivos resultados; c) Propor a adoção do controlo médico-desportivo no acesso e na prática desportiva; d) Velar pela aplicação das normas relativas ao sistema de seguro dos agentes desportivos; e) Promover e apoiar, em colaboração com instituições públicas ou privadas, a realização de estudos e trabalhos de investigação sobre os indicadores da prática desportiva e os diferentes fatores de desenvolvimento da atividade física e do desporto. No domínio da Juventude: a) Apoiar a definição das políticas públicas para a juventude, designadamente através da adoção de medidas de estímulo à participação cívica dos jovens em atividades sociais, económicas, culturais e educativas; b) Acompanhar a execução das políticas públicas de juventude; c) Apoiar o associativismo jovem, nos termos da lei, mantendo atualizado o Registo Nacional do Associativismo Jovem (RNAJ); d) Apoiar técnica e financeiramente os programas desenvolvidos non âmbito da Lei do Associativismo Jovem; e) Promover a implementação de programas destinados a responder às necessidades e especificidade do universo jovem, nomeadamente nas áreas de ocupação de tempos livres, do voluntariado, do associativismo, da educação não-formal e da formação; f) Promover e implementar mecanismos de estímulo e apoio à iniciativa e ao espirito empreendedor dos jovens; g) Promover ações de sensibilização e aconselhamento, em particular nas áreas da saúde, comportamento de risco, proteção de menores e ambiente, visando assegurar a realização e o bem-estar dos jovens; h) Apoiar a mobilidade dos jovens, promovendo a construção de infraestruturas de alojamento e dinamizando, em particular, a rede nacional de pousadas da juventude, segundo critérios de racionalidade geográfica e demográfica, bem como de eficiência económica; i) Incentivar o intercâmbio juvenil, promovendo a participação e integração em organismos comunitários e internacionais e em projetos de cooperação e desenvolvimento social e económico; j) Promover o estabelecimento de parcerias com entidades públicas ou privadas de âmbito regional, nacional ou internacional, com vista à prossecução das políticas de juventude. O IPDJ, I.P. pode estabelecer relações de cooperação, no âmbito das suas atribuições, com outras entidades, públicas ou privadas, nacionais ou estrangeiras, sem que tais relações de cooperação impliquem delegação ou partilha de atribuições e competências. Para cumprimento da sua missão, o IPDJ, I.P. apoia-se na seguinte estrutura organizacional: Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ,I.P. 7
  7. 7. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 8
  8. 8. 7. INSTRUMENTOS DE GESTÃO O IPDJ, I.P. norteia a sua gestão com suporte nos vários instrumentos de gestão legalmente obrigatórios, enquadrados nos seguintes Documentos:           Orçamento; QUAR; Plano de Atividades; Relatório de Atividades; Planos de Formação; Relatórios de Formação; Normas de Controlo Interno; Procedimentos no âmbito do Controlo da Qualidade; Manuais de Procedimentos; Fluxogramas. III. COMPROMISSO ÉTICO E SERVIÇO PÚBLICO A Constituição da República Portuguesa (CRP) e o Código de Procedimento Administrativo (CPA) obrigam todos os trabalhadores da Administração Pública a respeitar um conjunto de princípios no exercício da sua atividade. Os trabalhadores do IPDJ, I.P. regulam o exercício das suas funções apoiado num conjunto de princípios e valores, cujo conteúdo, em parte se encontra vertido na Carta Ética da Administração Pública – Dez Princípios Éticos da Administração Pública, designadamente: 1. Princípio do Serviço Público Os funcionários encontram-se ao serviço exclusivo da comunidade e dos cidadãos, prevalecendo sempre o interesse público sobre os interesses particulares ou de grupo. 2. Princípio da Legalidade Os funcionários atuam em conformidade com os princípios constitucionais e de acordo com a lei e o direito. 3. Princípio da Justiça e Imparcialidade Os funcionários, no exercício da sua atividade, devem tratar de forma justa e imparcial todos os cidadãos, atuando segundo rigorosos princípios de neutralidade. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 9
  9. 9. 4. Princípio da Igualdade Os funcionários não podem beneficiar ou prejudicar qualquer cidadão em função da sua ascendência, sexo, raça, língua, convicções políticas, ideológicas ou religiosas, situação económica ou condição social. 5. Princípio da Proporcionalidade Os funcionários, no exercício da sua atividade, só podem exigir aos cidadãos o indispensável à realização da atividade administrativa. 6. Princípio da Colaboração e Boa-fé Os funcionários, no exercício da sua atividade, devem colaborar com os cidadãos, segundo o princípio da Boa Fé, tendo em vista a realização do interesse da comunidade e fomentar a sua participação na realização da atividade administrativa. 7. Princípio da Informação e Qualidade Os funcionários devem prestar informações e/ou esclarecimentos de forma clara, simples, cortês e rápida. 8. Princípio da Lealdade Os funcionários, no exercício da sua atividade, devem agir de forma leal, solidária e cooperante. 9. Princípio da Integridade Os funcionários regem-se segundo critérios de honestidade pessoal e de integridade de caráter. 10. Princípio da Competência e Responsabilidade Os funcionários agem de forma responsável e competente, dedicada e crítica, empenhando-se na valorização profissional. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 10
  10. 10. IV. IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS 1. Conceito de Risco e de Gestão do Risco 1.1 Risco De acordo com a Norma de Gestão de Riscos, elaborada pela FERMA (2003), pode definirse risco como “a combinação de evento, situação ou circunstância futura com probabilidade de ocorrência e potencial consequência negativas na consecução dos objetivos de uma unidade organizacional (ISO/IEC Guide 73)1. O simples facto de existir atividade, abre a possibilidade de ocorrência de eventos ou situações cujas consequências constituem oportunidades para obter vantagens (lado positivo) ou então ameaças ao sucesso (lado negativo). 1.2 Gestão de Risco A gestão de riscos é o processo através do qual as organizações analisam metodicamente os riscos inerentes às respetivas atividades, com o objetivo de atingirem uma vantagem sustentada em cada atividade individual e no conjunto de todas as atividades. A gestão de risco deve ser um processo contínuo e em constante desenvolvimento aplicado à estratégia da organização e à implementação dessa mesma estratégia. Assim, a gestão de risco deve:     Analisar metodicamente todos os riscos inerentes às atividades; Ser integrada na cultura da organização; Traduzir a estratégia em objectivos operacionais, atribuindo responsabilidades na gestão dos riscos por toda a organização, Ser calculada ao nível das áreas de intervenção, designadamente, projetos, atividades e programas e, consequentemente, ao nível da missão e funções de cada departamento; O presente Plano de prevenção de riscos de gestão que inclui os riscos de corrupção e infrações conexas constitui um instrumento para a gestão do risco como suporte do 1 Norma de Gestão de Riscos, FERMA - Federation of European Risk Management Associations, 2003. ISO 31000:2009, Risk management – Principles and guidelines ISO Guide 73:2009, Risk management vocabulary Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 11
  11. 11. planeamento estratégico, do processo de tomada de decisão, de responsabilização e de avaliação do desempenho (FERMA, 2003: 3). 2. Fatores de Risco Podem ser vários os riscos de gestão que uma organização acarreta no exercício da sua actividade. Esses riscos podem ter origem em factores internos ou externos à organização. Destacam-se os seguintes:  Fatores internos:         Qualidade da Gestão Sistemas de Partilha Sistemas de Controlo Interno Recursos Humanos Motivação Comunicação Integridade das operações e dos processos  Fatores externos:  Reduções orçamentais;  Instabilidade governamental  Instabilidade económica (vigência do PAEF);  Redução de efetivos humanos e financeiros 3. Funções e responsabilidades O Plano de Gestão de Risco identifica, relativamente a cada área de intervenção, distribuída pelos departamentos do IPDJ, I.P., os riscos e infrações conexas, e as responsabilidades de cada interveniente; os recursos necessários e disponíveis e as medidas adotadas que possam prevenir as ocorrências e os responsáveis envolvidos na gestão do plano. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 12
  12. 12. No quadro seguinte identificam-se os intervenientes, funções e respetivas responsabilidades: Decisor/Intervenientes Conselho Diretivo (CD) Dirigentes Intermédios dos Serviços Centrais, Direções Regionais e Coordenadores Trabalhadores Funções e Responsabilidades Responsável pela gestão do plano; Estabelece os critérios de gestão de risco e a sua revisão; Responsável pelo acompanhamento e avaliação. Responsáveis pela organização, aplicação e acompanhamento do Plano de acordo com a sua área de intervenção; Devem dispor de indicadores de desempenho que permitam monitorizar as atividades chave; Identificam e comunicam ao CD todos os riscos novos ou falhas identificadas nas medidas de controlo interno; Compreender o seu nível de responsabilização individual; Compreender de que forma podem contribuir para a melhoria contínua da gestão de riscos; Compreender que a gestão de riscos e a sensibilização para a existência de riscos são elementos chave da cultura da organização; Comunicar à direção de topo todos os riscos novos ou falhas constatadas nas medidas de controlo existentes. Fonte: FERMA 2003. Intervenientes Funções e Responsabilidades 4. Áreas de Risco A identificação das áreas riscos tem como objetivo apontar os elementos de incerteza de uma organização. A identificação dos riscos deve ser abordada de forma metódica, de modo a garantir que todas as atividades suscetíveis de risco dentro da Organização sejam identificadas bem como todos os riscos que dai decorrem definidos. Sublinhe-se que, ocorrências que prejudicam o exercício das atividades geram desvios que podem ter maior ou menor impacto nos resultados da Organização. No que se refere ao IPDJ, I.P., instituto público dotado de autonomia administrativa, financeira e patrimonial, destacam-se as seguintes áreas com probabilidade de risco:   Gestão Estratégica; Gestão Financeira e Patrimonial; Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 13
  13. 13.      Arrecadação de Receita; Financiamento e atribuição de subsídios; Gestão de Recursos Humanos; Gestão processual; Auditoria interna. V. IDENTIFICAÇÃO DAS ÁREAS E ATIVIDADES E DOS RISCOS ASSOCIADOS De seguida apresentam-se os Planos de Prevenção de Riscos de Gestão comuns aos Departamentos e Serviços do IPDJ, Sede e Direções Regionais, onde se identifica a Missão, as Principais Atividades, os Riscos Identificados, o Grau de Risco, as Medidas Adotadas, os Mecanismos de Controlo Interno e os Responsáveis. Optou-se por uma avaliação tendo em conta o grau de risco a considerar de acordo com a probabilidade de ocorrência, a saber: Risco Elevado – ocorrência provável Risco Moderado – ocorrência possível Risco Fraco – ocorrência remota A apresentação dos Planos segue a lógica da estrutura organizacional (organograma) inserida no presente Plano. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 14
  14. 14. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P. Áreas de Intervenção Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Prestar assessoria jurídica aos órgãos da ADoP; Colaborar e participar na elaboração de diplomas legais, nacionais e internacionais, relativos à luta contra a dopagem no desporto; ADoP Autoridade Antidopagem de Portugal Gabinete Jurídico (GJ) Verificar a conformidade e proceder ao registo dos regulamentos federativos antidopagem; Instruir processos de contraordenação e analisar impugnações; Prestar apoio técnico no âmbito dos processos submetidos à AMA; Informar, dar parecer e acompanhar tecnicamente os procedimentos Principais Atividades Assegurar o Sistema de Localização do Praticante Desportivo: notificar os praticantes desportivos incluídos no grupo alvo; rececionar e verificar os formulários; verificar incumprimentos e violações das normas antidopagem. Assegurar a gestão da base de dados do Sistema de Localização do Praticante Desportivo (SILP). Notificar os praticantes desportivos sobre incumprimentos e violações das normas antidopagem no âmbito do sistema de localização do praticante desportivo. Riscos Identificados Grau de Risco* Fugas de informação relativas a: Violações de normas antidopagem ou processos conexos; Informação relacionada com o Sistema de Localização do Praticante Desportivo. Elevado Elevado Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno Processos relativos às violações normas antidopagem guardados em armários com acesso condicionado e controlado (os referidos processos só circulam entre GJ e o Presidente da ADoP); Existência de Livro de Reclamações; Porta de segurança com controlo biométrico que veda a passagem a pessoas estranhas não autorizadas; Registo de Divulgações enviadas. Responsáveis Manual de procedimentos; Regulamentos Luís Horta (Presidente) Segurança humana 24h e relatório diário de ocorrências. Gerir o programa ADAMS® (AntiDoping Administration and Management System). Assegurar os backups da base de dados da qual é responsável Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 15
  15. 15. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão administrativos no âmbito da ADoP; Gabinete Jurídico (GJ) Assegurar as demais funções que lhe sejam cometidas pelo Presidente da ADoP. Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco* Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Participação e organização de ações de formação e reciclagem de MRCDs e ACDs, participação em seminários e conferências da ESPAD e outras no âmbito das suas responsabilidades. Cumprir as obrigações de proteção de dados, confidencialidade e ética profissional aplicáveis. Cumprir a política da qualidade ADoP Sistema de Localização do Praticante Desportivo Autoridade Antidopagem de Portugal Acesso à informação sobre os praticantes desportivos no formulário de localização enviado trimestralmente Registo de Autorizações de Utilização Terapêutica Acesso à informação médica dos praticantes desportivos que solicitam AUT Moderado ESPAD Estrutura de Suporte ao Programa Antidopagem Informar, formar e controlar de forma a dissuadir os praticantes desportivos de práticas de dopagem Elaboração do Programa Nacional Antidopagem Moderado Moderado Moderado Acesso à informação limitado aos responsáveis (acesso à BD) Acesso à informação limitado aos responsáveis; só os 2 responsáveis têm acesso ao arquivo e à respetiva BD Acesso à informação limitado ao responsável Todos os colaboradores da ESPAD assinam um termo de confidencialida de e o acesso às respetivas Bases de Dados está também limitado aos respetivos responsáveis pela área Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 16 Luís Horta (Presidente da ADoP) Ana Paula Melo (Diretora Executiva da ADOP)
  16. 16. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Apoio Logístico ao Programa Nacional Antidopagem Receção de Malas Riscos Identificados Acesso a toda a documentação que envolve a ação de controlo de dopagem Grau de Risco* LAD Laboratório de Análises de Dopagem Luís Horta Fraco Fraco Executar as análises relativas ao controlo da dopagem, a nível nacional ou internacional, se para tal for solicitado; Realizar as análises relativas aos controlos de dopagem a nível nacional e internacional, nomeadamente executando as análises de amostras colhidas no âmbito do Plano Nacional Antidopagem Responsáveis Fraco Informação e educação Autoridade Antidopagem de Portugal ADoP Mecanismos de Controlo Interno Moderado Gestão da Qualidade ADoP Medidas adotadas Executar as análises bioquímicas e afins destinadas a apoiar as ações desenvolvidas pelos organismos e entidades competentes na preparação dos praticantes desportivos, designadamente os de alto rendimento, e colaborar nas ações de recolha necessárias; Dar execução, no âmbito das suas competências, aos protocolos celebrados entre o IPDJ, I. P., e outras instituições; Colaborar em ações de formação e investigação no âmbito da dopagem; Assinatura de Compromisso deontológico por parte dos colaboradores Procedimentos Técnicos de cumprimento obrigatório Acesso controlado por meios biométricos Análise e tratamento dos resultados e/ou amostras de forma não imparcial Moderado Serviço de Segurança Acesso fora do horário normal de funcionamento não permitido sem autorização. Atribuição de código interno às amostras recebidas Cadeia de Custódia Interna para manuseamento e acesso às amostras Existência de uma rede informática interna sem acesso ao exterior (Internet) para toda a informação relativa aos procedimentos analíticos. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 17 Rodrigo Aguilera (Coordenador Científico)
  17. 17. Unidade Orgânica Missão Principais Atividades Proceder ao controlo e avaliação dos apoios atribuídos no âmbito das competências conferidas; DICRI Departamento de Informação, Comunicação e Relações Internacionais Assegura a comunicação interna e externa do IPDJ, I.P. Promover e acompanhar a representação externa portuguesa na área da juventude e desporto, no quadro das prioridades definidas pelo Governo para a área da juventude e do desporto; Apoiar a cooperação externa na área da juventude e do desporto, em especial com os Estados membros da Comunidade de Países de Língua Portuguesa e no espaço europeu e ibero-americano; Assegurar a presença do IPDJ, I.P. em feiras, exposições, festivais e outros acontecimentos de interesse para o IPDJ, I.P. Proceder à aquisição de bens e serviços no âmbito das atribuições do Departamento Riscos Identificados Proposta de pagamento de apoios indevidos mediante não verificação das condições subjacentes aos mesmos; Grau de Risco* Fraco Tráfico de influência Fraco Assumpção de compromissos sem prévia autorização e cabimento orçamental Mecanismos de Controlo Interno Fraco Assegurar verificação e acompanhamento constante de processos A representação externa de entidades e/ou de pessoas que não são funcionários do IPDJ está sempre sujeita a verificação e autorização superior, designadamente da SEDJ; Verificação caso-a-caso das fundamentações da proposta As ações realizadas devem estar sempre sempre a coberto de um programa/regulamento/ contrato-programa ou serem superiormente autorizadas, designadamente pelo SEDJ; Sujeição a parecer prévio das UO envolvidas, nomeadamente do DJurídico e/ou DRHFP Recolha de parecer/informação prévia do DRHFP e verificação dos relatórios correspondentes Responsáveis Monitorização interna dos processos e sujeição a parecer prévio do DRHFP e/ou DJurídico Processos só são viabilizados após autorização superior expressa, devendo incluir previsão de custos escaladas por áreas de despesa; Elaboração de relatórios de atividades; Moderado Tráfico de influência Assumpção de compromissos sem prévia autorização e cabimento orçamental; Realização de despesas não previstas e excedendo os limites impostos; Medidas adotadas Verificação constante do cumprimento das regras previstas na legislação em vigor incentivando consulta a outras UO sempre que há dúvidas quanto ao melhor procedimento a adotar, bem como assegurando sugestão diversificada de potenciais fornecedores de bens ou serviços. Recolha de parecer/informação prévia do DRHFP Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 18 Jorge Queirós (Diretor)
  18. 18. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Preparar a proposta de orçamento, elaborar a conta de gerência e os relatórios de execução orçamental; Assegurar a gestão financeira, bem como a contabilidade geral, analítica e de tesouraria; DRHFP Departamento de Recursos Humanos, Financeiros e Patrimoniais Divisão de Recursos Financeiros (DRF) Assegurar o apoio administrativo e financeiro do IPDJ, I.P. Garantir o processamento, liquidação e a arrecadação da receita, de acordo com as normas legais em vigor; Classificar a despesa e registála de acordo assegurando as normas legais em vigor, sobretudo ao nível da contratação pública e das normas emanadas pela DGO e Tribunal de Contas; Riscos Identificados Falha no controlo dos compromissos assumidos e das dotações orçamentais disponíveis; Pagamentos sem documento justificativo ou fora do âmbito de despesa ilegível; Valores não declarados na totalidade; procedimentos diferentes nos diversos pontos recolha de receita; Assunção de compromissos sem o prévio cabimento orçamental ou fundo disponível suficiente; Despesas com inadequada classificação económica e patrimonial; pagamentos não autorizados superiormente ou sem a respetiva autorização da despesa. Incumprimento da execução das atividades previstas no plano de atividades aprovado; Grau de Risco* Moderado Elevado Moderado Moderado Medidas adotadas Responsáveis Elaboração do orçamento previsional anual e sua análise mensal. Imputação por centros de custos de cada unidade orgânica, conferência prévia dos processamentos para pagamento; Arrecadação de receita prevista de acordo com o fluxograma aprovado e legislação em vigor Assunção de compromisso apenas após o prévio cabimento, análise à legalidade da despesa em causa e afetação do respetivo fundo disponível com os adequados registos contabilísticos nos sistemas internos e da DGO; Acompanhamento da execução do plano de atividades; Fraco Mecanismos de Controlo Interno SIAG Fiscal Único Técnico Oficial de Contas DGO Silvia Alves Tribunal de Contas (Diretora) Inspeção-geral de finanças Fluxogramas de controlo interno Carla Monteiro (Chefe de Divisão) Regulamento da receita e do fundo de maneio Informatização integrada dos procedimentos de controlo interno e contabilidade Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 19
  19. 19. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco* Incumprimento da legislação em vigor Assegurar o acompanhamento da execução dos planos anuais e plurianuais numa perspetiva de gestão e controlo orçamental; DRHFP Departamento de Recursos Humanos, Financeiros e Patrimoniais Divisão de Recursos Financeiros (DRF) Assegurar o apoio administrativo e financeiro do IPDJ, I.P. Fraco Agravamento das reduções ao orçamento aprovado (cativos, congelamentos, etc). Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Gestão eficiente com a racionalização dos recursos financeiros; Moderado Carla Monteiro (Chefe de Divisão) Assegurar a existência de adequados sistemas de controlo interno; Assegurar a afetação dos recursos financeiros aos serviços, tendo em vista a execução do plano de atividades aprovado. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 20
  20. 20. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados Aquisições Ausência de manuais de procedimento quanto às responsabilidades dos diferentes intervenientes nos processos de aquisição de bens e serviços e de empreitadas; DRHFP Departamento de Recursos Humanos, Financeiros e Patrimoniais Divisão de Aprovisiona mento e Património (DAP) Assegurar a tramitação de todos os processos de concursos públicos de empreitadas e de aquisição de bens e serviços; Garantir aprovisionamento, gestão, conservação e inventário do património; Aquisições de bens e serviços; Gestão patrimonial; Grau de Risco* Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Realização de auditorias internas periódicas; Elevado Inexistência de formação adequada que impeça irregularidades e favorecimentos na elaboração dos cadernos de encargos Elaboração de manuais de procedimento; Possibilitar formação adequada; Sensibilizar para o cumprimento das normas legais e consequências da prática de atos menos lícitos. Ausência de um plano formal anual de compras; Pedidos extraordinários urgentes conducentes a procedimentos abreviados; Medidas adotadas Conceber indicadores que permitam a monitorização da execução dos procedimentos aquisitivos, execução da despesa e cálculo das poupanças Fátima Tavares (Chefe de Divisão) Fraco Tratamento deficiente dos dados e custos Área de improvável risco de corrupção Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 21
  21. 21. Unidade Orgânica DJA Departamento Jurídico e de Auditoria Missão Prestação de poio e assessoria jurídica, pela coordenação e pelo desenvolvimento e aperfeiçoamento do quadro legal que incida direta e indiretamente no desporto e na juventude, bem como realizar auditorias internas Principais Atividades Riscos Identificados Prestar assessoria ao presidente e restantes unidade orgânicas do IPDJ, I.P.; Tráfico de influência; Intervenção em processo em situação de impedimento; Intervir nos processos de averiguações e disciplinas no âmbito do IPDJ, I.P.; Intervir na instrução e proposta de decisão dos processos de contra-ordenação; Intervir nos processos judiciais em o IPDJ, I.P., seja parte. Tráfico de influência; Intervenção em processo em situação de impedimento; Tráfico de influência; Intervenção em processo em situação de impedimento; Grau de Risco* Fraco Médio Fraco Medidas adotadas Acompanhamento, enquanto dirigente responsável pela unidade orgânica, da assessoria prestada, procurando garantir a total autonomia técnica dos técnicos superiores (claramente posta em crise, face à eventual aprovação do novo regime do contrato de trabalho em regime de funções públicas, que prevê o fim da cessação do respetivo vinculo, eliminando a norma de salvaguarda prevista no art.º 88º, n.º 4, da Lei n.º 12-A/2008), de modo a determinar a responsabilidade de cada um; Face ao número de juristas do DJA é imposta uma rotatividade na nomeação dos instrutores e assegurado, tanto quanto possível, que o instrutor não tenha a proximidade ou contacto regular com o arguido. Relativamente às situações de impedimento, observação das regras consagradas no nosso ordenamento jurídico em matéria de impedimentos ou incompatibilidades. Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Base de dados (pasta partilhada do DJA) que permite acompanhar o desenvolvime nto e a gestão dos processos João Rosa (Diretor) Acompanhamento, enquanto dirigente responsável pela unidade orgânica, de todos os processos. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 22
  22. 22. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Instruir os processos relativos ao apoio técnico, material e financeiro a conceder no âmbito do desporto federado; Promover e apoiar a organização de eventos desportivos; DD Divisão de Desporto Federado Departamento do Desporto Apoiar a preparação e a participação dos praticantes desportivos, designadamente dos praticantes desportivos em regime de alto rendimento e das seleções nacionais, nas Principais Atividades Promover a celebração de contratos-programa de desenvolvimento desportivo, em particular com as federações desportivas e confederações de caráter nacional, onde se inclui os comités Olímpico e Paralímpico de Portugal, no âmbito do Desenvolvimento da Prática Desportiva, Enquadramento Técnico, Alto Rendimento e Seleções Nacionais, Programa de Preparação Olímpica e Paralímpica, Eventos Desportivos Internacionais; Acompanhar a execução dos programas alvo de apoio através dos contratos-programa acima indicados. Inscrever os agentes desportivos no Registo de Agentes Desportivos de Alto Rendimento (RADAR) e garantir as medidas de apoio previstas legalmente. Concessão de medidas escolares e laborais aos Riscos Identificados Atendimento: parcial, Falta de isenção; Tratamento diferenciado: Grau de Risco* Moderado Medidas adotadas Acompanhamento/ Monitorização das tarefas; Divulgação dos critérios e procedimentos existentes; Existência de regulamentos; Publicação e publicitação dos atos mais relevantes Decisões que envolvem pagamentos e alteração dos termos do contratoprograma são alvo de despacho. Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Manual de procedimentos; Informações tipificadas Registo de comunicações enviadas. Jorge Carvalho (Diretor) Concessão de medidas a elementos que não terão direito às mesmas (tem especial relevância o Seguro do Praticante de Alto Rendimento e o acesso ao Ensino Fraco As medidas principais são exclusivas aos praticantes do RADAR As consequências financeiras dos pedidos das licenças especiais incidem nas entidades que solicitam a licença A inscrição no RADAR depende de despacho do Presidente mediante informação tipificada. As licenças especiais dependem de despacho superior. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P Paulo Gonçalves (Chefe de Divisão) 23
  23. 23. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados principais competições internacionais; DD Departamento do Desporto Divisão de Desporto Federado praticantes de alto rendimento e seleções nacionais. Organizar as respetivas bases de dados; Elaborar declarações de inscrição nos registos. Sem riscos identificados Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Superior, licenças especiais) Organizar e manter atualizado o registo nacional de federações desportivas, clubes e demais entidades com intervenção na área do desporto; Organizar e manter atualizado o registo nacional de pessoas singulares ou coletivas, distinguidas por feitos e méritos desportivos; Grau de Risco* Fraco Paulo Gonçalves (Chefe de Divisão) Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 24
  24. 24. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Promover a realização de parcerias com entidades públicas e/ou privadas no âmbito de programas e projetos a realizar; DJ Departamento de Juventude Divisão de Programas Assegura a coordenação e a gestão dos programas e projetos do IPDJ, I.P. dirigidos aos jovens Riscos Identificados Favorecimento de privados; Atribuição de apoios indevidos; Intervenção em processo em situação de impedimento; Participação económica em negócio; Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influência; Abuso de poder. Aquisição de Serviços; Atribuição de N.º de Alvarás/N.º de registos de campos de férias; Atribuição de N.º de registo de campos de férias sem que as entidades reúnam os requisitos exigidos na legislação; Corrupção passiva para ato ilícito. Acompanhar o desenvolvimento e execução dos programas afetos à divisão junto dos serviços desconcentrados; Inexistência de controlo dos procedimentos executados pelos serviços desconcentrados; Tráfico de influência. Proceder ao controlo e avaliação dos apoios atribuídos. Por vezes controlo pouco aprofundado e avaliação dos apoios atribuídos, dependendo dos Programas. Corrupção passiva para ato ilícito. Grau de Risco* Moderado Fraco Fraco Medidas adotadas As regras para os apoios a entidades externas estão definidas em leis próprias e em regulamentos e procedimentos internos Realização de Auditorias. Sensibilização para as consequências da corrupção; Elaboração anual do plano de atividades; Acompanhamento/ Monitorização das tarefas; Divulgação dos critérios e procedimentos existentes; Controlo efetuado por unidades orgânicas distintas: serviços desconcentrados e Divisão de Programas. Instituição de mecanismos formais de controlo dos processos executados pelas Direções Regionais. Realização de Auditorias. Realização de Auditorias Mecanismos de Controlo Interno Responsáve is Existência de legislação própria para cada programa Manual de procedimentos; Regulamentos Registo de Divulgações enviadas. Existência de Livro de Reclamações; Existência de legislação própria para cada programa; Manual de procedimentos; Regulamentos Realização de relatórios de avaliação Fraco Área de improvável risco de corrupção Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 25 Murta Rosa (Diretor) Conceição Pereira (Chefe de Divisão)
  25. 25. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Coordenar, organizar e manter atualizado o Registo Nacional do Associativismo Jovem RNAJ; Coordenar e organizar o processo de reconhecimento das Associações Juvenis; DJ Departamento de Juventude Divisão de Associativismo Exercício das competências referidas nas alíneas a), b), c), d), f), h), j) e l) do n.º 2 do artigo 7.º da Portaria n.º 11/2012, de 11 de Janeiro Coordenar, organizar e manter atualizado o sítio Web oficial de publicação do reconhecimento das associações juvenis; Coordenar os processos de candidatura aos programas de apoio ao associativismo jovem, nomeadamente, os apoios técnicos e financeiros; Coordenar e organizar o processo de atribuição do estatuto de dirigente associativo jovem, nos termos da lei Riscos Identificados Grau de Risco* Fraco Transversalmente: Favorecimento de privados; Atribuição de apoios indevidos; Intervenção em processo em situação de impedimento; Corrupção passiva para ato ilícito; Tráfico de influência; Abuso de poder. Corrupção passiva para ato ilícito. Tráfico de influência. Fraco Medidas adotadas A Constituição de Associações é efetuada nos termos gerais de direito, nas instâncias competentes; internamente, há recurso à análise jurídica específica nos processos de reconhecimento previstos na Lei 23/2006 de 23 de Junho. Os processos RNAJ seguem um circuito de análise de dupla validação técnica, quer nos serviços regionais, quer nos serviços centrais do IPDJ. O controlo final é centralizado e os processos são instruídos em cada região. Os Programas de apoio (PAJ, PAE, PAI) são submetidos por via de candidaturas on-line, havendo barramento técnico de ações ou inscrição de dados não conforme aos princípios legais; O processo decorre de interligação com o RNAJ, de registo obrigatório para quem se candidata a apoios financeiros, acrescendo os mecanismos de controlo já mencionados. As candidaturas são validadas após análise que é centralmente supervisionada, integrando as candidaturas ficheiros de controlo informático. Mecanismos de Controlo Interno Responsáve is Existência de legislação própria; Validação informática por perfis; (interna e de cada associação/ presidente) Workflow de procedimentos; Regulamentos Publicação regular no portal da Juventude Relatórios de avaliação Murta Rosa (Diretor) Avaliação por relatórios intercalar e final; Acompanhamento e avaliações de terreno; Validação informática por perfis; (interna e de cada associação/Auditorias Ligação com as validações RNAJ Publicação de apoios no Portal da Juventude; Prestação de contas ao abrigo do SNC; Duplas validações entre serviços centrais e regionais do IPDJ Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 26 Carlos Pereira (Chefe de Divisão)
  26. 26. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Proceder ao controlo e avaliação dos apoios atribuídos no âmbito das competências conferidas; Promover o associativismo como escola de cidadania e de aquisição de competências; Fomentar e apoiar a participação cívica e democrática dos jovens; DJ Departamento de Juventude Divisão de Associativismo Promover o Dia do Associativismo Jovem; Riscos Identificados Grau de Risco* Medidas adotadas Neste sentido, os dados são duplamente analisados tecnicamente, embora em dimensão estrita e de supervisão. A atribuição dos apoios financeiros é efetuada, no caso dos apoios anuais (os de maior envolvimento financeiro) mediante fórmula prédefinida e aplicada centralmente, a todas as candidaturas aprovadas, em simultâneo; como o processo é interdependente, isto é, as diversas candidaturas obtêm apoio em função das características de todo o universo a concurso, é extremamente difícil prever o resultado final concreto. São previstas auditorias regulares, à execução qualitativa e quantitativa dos projetos, num processo de decorria de contratação de auditoria especializada externa, mas que agora tem a mais-valia de o IPDJ ter um Departamento Jurídico e de Auditoria. Existem momentos de avaliação e acompanhamento dos projetos definidos ao longo do ano, entre eles, relatórios intercalares e finais, bem como um plano de acompanhamento anual, de entidades e ações, numa percentagem de entidades Mecanismos de Controlo Interno Responsáve is Validação de NIB’s NIF e Situações de dívida/ penhora no âmbito do deptº financeiro do IPDJ Há legislação, regulamentos e manuais claramente definidos Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P Murta Rosa (Diretor) Carlos Pereira (Chefe de Divisão) 27
  27. 27. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco* DJ Departamento de Juventude Divisão de Associativismo Fraco Medidas adotadas candidatas, a nível de cada distrito/ região, transversal a todos os Programas e mecanismos de apoio ao Associativismo. Os pagamentos são efetuados com verificação dos NIB, situações fiscais perante segurança social e finanças, mediante entrega de ficha de fornecedor de cada entidade apoiada e certidões. Os dados de cada entidade são geridos, on-line (candidaturas, manutenções RNAJ, etc) por um utilizador especialmente registado com username e password, decorrentes do processo RNAJ (habitualmente é o presidente eleito e em exercício da Associação). As próprias Associações têm mecanismos internos de controlo (ex,. aprovação de relatório e contas em Assembleia Geral). Os processos e procedimentos estão claramente definidos na Lei 23/2006 de 23 de Junho e Portarias regulamentares associadas; internamente, todos os aspetos técnicos não especificados, são aprovados superiormente e difundidos por todas as regiões/ distritos; Mecanismos de Controlo Interno Responsáve is Regulamentos; legislação Manuais Cruzamento sectorial e dupla validação Murta Rosa (Diretor) Validação de dados junto dos serviços regionais e processamento central; processo instruído no IPDJ mas concluído em cada Estabelecimento Interligação RNAJ Legislação Regulamentos e procedimentos É comum a todos os procedimentos a Existência de Livro de Reclamações; Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 28 Carlos Pereira (Chefe de Divisão)
  28. 28. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados Acompanhar a elaboração e execução de projetos relativos às infraestruturas próprias do IPDJ I.P. Desenvolver estudos e proceder á divulgação de informação técnica e sobre o planeamento tendo em vista a gestão programação construção e modernização de infraestruturas de sua propriedade. DI Departamento de Infraestruturas Divisão de Infraestruturas Desportivas Gerir, promover e qualificar o património edificado bem como das infraestruturas tecnológicas. Irregularidade no trato com as empresas quer públicas quer privadas Favores a entidades com ou sem benefício (material ou não) do funcionário Elaborar os procedimentos relativos a empreitadas de obras públicas. Produção de documentação e consultoria técnica Promover, incentivar e apoiar iniciativas de ecossustentabilidade tendo em vista a redução de consumo da água e energia bem como a eficiência na gestão de resíduos Manter atualizadas as infraestruturas informáticas e de comunicação Elaborar e executar o plano estratégico no domínio das TIC Grau de Risco* Fraco Moderad o Não cumprimento do contratado sem justificação técnica formal Medidas adotadas Informar as respetivas divisões no sentido de precaver as irregularidades entre as empresas e as entidades públicas Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Relatório interno onde conste a documentação produzida na sequência das medidas adotadas Armando Pais Nobre Sensibilização ao chefe de divisão para as consequências diretas e indiretas da corrupção e que estes informem os seus colaboradores (Diretor) Execução de tarefas por mais que um funcionário (grupo) Moderad o Comunicação imediata aos superiores hierárquicos Elaboração de relatórios pormenorizados onde conste a justificação deste incumprimento Acompanhar, no quadro da cooperação técnica e financeira, os programas de intervenção em infraestruturas desportivas em especial na segurança, salubridade e funcionalidade. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 29
  29. 29. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco* Medidas adotadas Promover a conservação, gestão e manutenção dos equipamentos e instalações do IPDJ, I. P., ou que lhe estejam afetos Departamento de Infraestruturas Divisão de Infraestruturas Desportivas Apoio técnico associado à construção, manutenção e gestão de infraestruturas desportivas Fraco Recurso a meios legais disponíveis Analisar, acompanhar e dar parecer sobre os programas e planos de ordenamento do território e projetos em matéria de infraestruturas desportivas e de recintos de diversões aquáticas DI Abuso de poder no trato com empresas e entidades públicas ou privadas Favorecimento de empresas e entidades públicas ou privadas, com ou sem benefício (material ou não) do funcionário Moderado Não cumprimento do contratado sem justificação técnica formal Moderado Responsáveis Sensibilização dos funcionários da divisão para as consequências diretas e indiretas da corrupção Organizar e manter atualizados, em base de dados, registos de informação respeitantes à segurança de infraestruturas desportivas, bem como das licenças emitidas e condições de funcionamento dos recintos desportivos; Mecanismos de Controlo Interno Monotorização de tarefas por mais que um funcionário Registo interno da documentação produzida na sequência das medidas adotadas Alexandra Frazão (Chefe de Divisão) Comunicação aos superiores hierárquicos Elaboração de relatórios Participação na elaboração da Carta Desportiva Nacional Realização de vistorias a infraestruturas desportivas e recintos de diversões aquáticas Produção de documentação técnica Acompanhar, no quadro da cooperação técnica e financeira, os programas de Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 30
  30. 30. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco* Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis intervenção em infraestruturas desportivas - contratos-programa celebrados entre o IPDJ, I. P., e outras entidades Participar na transposição de normas e especificações técnicas europeias e internacionais Assegurar a operacionalização e integração do sistema de informação e comunicações do IPDJ, I. P Gerir o sistema de informação e comunicações do IPDJ, I. P. DI Departamento de Infraestruturas Falhas de hardware, provocando perda de informação. Falta de conhecimentos Promover e afetar recursos para a componente de Inovação e Desenvolvimento; Divisão de Infraestruturas Tecnológicas Gestão, implementação e criação de soluções tecnológicas Garantir a atualização técnica dos recursos humanos do IPDJ, I. P. Apoiar os utilizadores no uso das tecnologias de informação e comunicação; Participar na realização das ações necessárias à racionalização, simplificação e modernização dos circuitos administrativos e de suporte de informação com recurso às novas tecnologias de informação; Moderado Contractos de manutenção com prazos de resposta rápida Verificação diária Fraco Passagem de conhecimento. Colocação dos elementos em campo Fraco Alocação temporária de elementos Validação pelo utilizador final Rui Canizes (Chefe de Divisão) Falta dos mesmos Falta de formação Falta de conhecimentos Fraco Fraco Passagem de conhecimento. Colocação dos elementos em campo Colocação dos elementos em campo Área de improvável risco de corrupção Passagem de conhecimento. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 31
  31. 31. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados Certificação e homologação da formação Financiamento ao Associativismo Desportivo DFQ Departamento de Formação e Qualificação Elaborar, apoiar e executar programas de formação e qualificação, nas áreas do desporto, juventude e tecnologias de informação e comunicação. Atendimento parcial, falta de isenção; tratamento diferenciado Falta de isenção; tratamento diferenciado Implementação do Programa Nacional de Formação de Treinadores Atendimento: parcial, falta de isenção; tratamento diferenciado Emissão de Títulos Profissionais Atendimento parcial, falta de isenção Fraco Área de improvável risco de corrupção Licenciamento de Prestadores de Serviços de Desporto Grau de Risco* Formação de jovens – formação modular certificada (PoPh) Moderado Medidas adotadas Sensibilização para as consequências da corrupção; Elaboração anual do plano de atividades; Fraco Responsáveis Existência de Livro de Reclamações; Manual de procedimentos; Regulamentos Registo de Divulgações enviadas. Acompanhamento/ Monitorização das tarefas; Fraco Mecanismos de Controlo Interno Divulgação dos critérios e procedimentos existentes; Existência de regulamentos. Mário Francisco da Costa Moreira (Diretor) Existência de sistemas informáticos de registo e controlo Área de improvável risco de corrupção Atendimento ao público no âmbito da formação e certificação Produção de regulamentação no âmbito da aplicação ds legislação associada a formação de RH’s do desporto. Falta de isenção; tratamento diferenciado Fraco Área de improvável risco de corrupção Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 32
  32. 32. Unidade Orgânica DMD Departamento de Medicina Desportiva Subunidade orgânica Centro de Medicina Desportiva do Porto (CMDP) Missão Principais Atividades Riscos Identificados Assegurar o apoio médico desportivo a atletas de Alto Rendimento, Seleções Nacionais e outros praticantes desportivos federados. Colaborar na formação de médicos e outros técnicos de saúde, no âmbito médico desportivo. Realização de Exames Médico desportivos. Realização de Consultas e Exames Complementares de Diagnóstico e Terapêutica. Avaliação e Controlo do Treino a Atletas de Alto Rendimento. Falta de pontualidade (horários) Grau de Risco* fraco Medidas adotadas Gestão da assiduidade Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Existência de Livro de Reclamações; Raul Pacheco (Diretor CMDL) Quebra do sigilo profissional moderado Formação em serviço e divulgação de boas práticas Manual de procedimentos Erro profissional fraco a moderado Reuniões Clínicas regularem (Formação em Serviço). Normas de Orientação Clínica Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P Paula Pedreira (Chefe Divisão CMDP) 33
  33. 33. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Assegurar gestão das instalações desportivas do CDNJ; Riscos Identificados Grau de Risco* Medidas adotadas CDNJ Centro Desportivo Nacional do Jamor Divisão de Gestão e Ordenamento Apoiar e fomentar a prática desportiva, através da disponibilização de instalações e equipamentos adequados à formação e aperfeiçoamento dos praticantes, técnicos e dirigentes no âmbito do rendimento desportivo e, complementarment e, no âmbito do lazer. Assegurar o acompanhamento das obras no âmbito das intervenções de modernização e reabilitação das instalações Responsáve is Sistemas de gestão documental João Graça (Diretor) Confirmação de atos pelo superior hierárquico Tráfico de influências Garantir a gestão da unidade de alojamento dos praticantes em regime de alto rendimento Favorecimento de funcionário em matéria de assiduidade Mecanismos de Controlo Interno Sistema estruturado de avaliação de necessidades de contratação Abuso de poder Manutenção de uma base dados sobre contratações anteriores Deficiente avaliação das necessidades de contratação Segregação de funções e controlo da execução do caderno de encargos por mais de um funcionário Estimativas desadequadas de custos Conluio entre funcionários e adjudicatários Garantir uma adequada qualificação e ordenamento paisagísticos da respetiva zona de intervenção Existência de discrepâncias entre o estipulado no caderno de encargos, o contratado e o executado Apoiar o desenvolvimento das atividades desportivas nas instalações desportivas Entrega de bens ou prestação de serviços em desconformidade com o contratado Moderado Processos sujeitos a dupla validação no momento de abertura do procedimento e na entrega de obra. Sistema de controlo interno que garanta que a elaboração do contrato e a sua execução estão de acordo com o caderno de encargos Monitorização de processos. Monitorização e conferência múltipla dos procedimentos de angariação de receita. Auditorias internas Corrupção passiva para ato ilícito Emissão de faturas e recibos por valor inferior ao recebido ou sua anulação e apropriação de valores por funcionário Peculato Os preços de bens e serviços estão superiormente definidos, não sendo possível faturação de valores diferentes Prestação de contas pelo funcionário responsável e Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 34 Manuel Resende (Chefe de Divisão)
  34. 34. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados Pagamentos sem documento justificativo ou fora de âmbito de despesa elegível Favorecimento de privados ao nível da cedência de instalações Grau de Risco* Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno reposição de verbas se detetadas diferenças. As regras para os apoios a entidades externas estão definidas em leis próprias e em regulamento e procedimentos internos. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 35 Responsáve is
  35. 35. Direções Regionais Unidade Orgânica Direção Regional do Norte As Direções Regionais asseguram e acompanham as atividades desenvolvidas e apoiadas pelo IPDJ, I.P., a nível regional, em estreita colaboração com os serviços Centrais. Principais Atividades Riscos Identificados Emissão de faturas e recibos DRN Missão Grau de Risco* Emissão de faturas e recibos de valor inferior ao recebido ou sua anulação e apropriação de valores pelo funcionário; Peculato; Abuso de poder. Não faturação ou subfaturação de venda de bens e serviços prestados; Corrupção passiva para ato ilícito; Abuso de poder. Gestão de tesouraria e fundo de maneio Peculato; Pagamentos sem documento justificativo ou fora do âmbito de despesa elegível; Corrupção passiva para ato ilícito; Abuso de poder. Justificação de faltas e requerimentos diversos Favorecimento de funcionário Corrupção passiva para ato ilícito; Abuso de poder. Moderado Moderado Fraco Medidas adotadas Os preços de bens e serviços vendidos foram superiormente definidos não sendo possível faturação ou recebimento de valores diferentes Prestação de contas pelo funcionário responsável e reposição de verbas se detetadas diferenças; Auditorias internas ou externas ao cumprimento de normas do fundo de maneio. Confirmação do superior hierárquico Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Iportaldoc SIAG – AP Manuel Dias Barros (Diretor Regional) Iportaldoc SIAG - AP Tempus Bio Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 36
  36. 36. Unidade Orgânica Missão Principais Atividades Direção Regional do Norte Grau de Risco* Não inventariação de bens; Peculato; Bem abatido continuar nos serviços; Utilização da doação como aliciamento da instituição para futuras aquisições; Corrupção passiva para ato ilícito. Fraco Desenvolvimento e execução de Ações afetos aos Programas e Associativismo Existência de situações de conluio entre intervenientes nos processos ou favorecimentos de beneficiário; Peculato; Corrupção passiva para ato ilícito; Fraco Emissão de declarações Falsificação de documento com prestação de falsas declarações Corrupção passiva para ato ilícito Fraco Gestão de imobilizado DRN Riscos Identificados As Direções Regionais asseguram e acompanham as atividades desenvolvidas e apoiadas pelo IPDJ, I.P., a nível regional, em estreita colaboração com os serviços Centrais Medidas adotadas O destinatário do bem confirma a sua receção sendo a classificação e inventariação do bem feita por funcionário diferente; Segregação de funções. O abate dos bens é solicitado pela UO que o detém, autorizado pelo superior hierárquico e executado pela Sede. As doações são documentadas e autorizadas pelos responsáveis envolvidos; A saída de bens para serviço externo só pode ser efetuada mediante autorização superior com controlo documental da sua devolução. Existência de declarações de interesses privados dos funcionários envolvidos nos processos; Segregação de funções com verificação do cumprimento de todos os requisitos de atribuição de subsídios por mais de um funcionário; Realização de auditorias. Segregação de funções e rotatividade ao nível do processo de emissão de documentos. Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Iportaldoc José Cardoso (Diretor Regional) Aplicações Informáticas Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 37
  37. 37. Unidade Orgânica Grau de Risco* Mecanismos de Controlo Interno Centralização do processo de receção de documentos de despesa (faturas), não permitindo à unidade orgânica DR um controlo efetivo sobre os gastos; Elevado Controlo por via de cópia das faturas Fornecimento de economato e consumíveis é enviado para a DRC via serviços centrais sem indicação dos respetivos custos. Moderado Falta de informação sobre o tipo de apoios possíveis não enquadráveis nos programas existentes/inexistência de resposta e/ou orientação aos clientes; Moderado Direção Regional do Centro Execução de uma política integrada e descentralizada para as áreas do desporto e da juventude, em estreita colaboração com entes públicos e privados, designadamente com organismos desportivos, associações juvenis, estudantis e autarquias locais. Principais Atividades Riscos Identificados Prestação de serviços ou fornecimento de bens DRC Missão José Cardoso (Diretor Regional) Incapacidade em verificar o número de sócios na faixa etária “menos 30 anos” das associações RNAJ; Elevado Favorecimento na atribuição dos apoios pontuais no âmbito do PAAJ; Concessão de apoios financeiros a associações juvenis Elevado Inexistência de resposta à entidade que solicita apoio à DR; Desconhecimento de apoios concedidos a organizações RNAJ que também desenvolvam a vertente desportiva, podendo haver duplo financiamento; Inexistência de uma listagem de clubes e federações desportivas, e respetivos apoios atribuídos, o que provoca situações constrangedoras em reuniões e representações Responsáveis Moderado Moderado Moderado Produção de manual de procedimentos perante a possibilidade de apoios “pontuais” Controlo sobre as bases de dados dos associados Rotatividade dos técnicos que analisam os pedidos Necessidade de obtenção de resposta/Feedback da sede perante informações enviadas Informação dos serviços centrais à DR das respostas enviadas Mapa mensal de apoios concedidos pelo Conselho Diretivo, a enviar à DR Cruzamento de informação desporto/juventude Elaboração de base de dados Mapa mensal de apoios concedidos pelo Conselho Diretivo, a enviar à DR Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 38
  38. 38. Unidade Orgânica Missão Principais Atividades Atendimento e informação Riscos Identificados Inexactidão da informação e do serviço prestado aos utentes; Inexistência de competências informativas na área do desporto; Grau de Risco* Mecanismos de Controlo Interno Moderado Formação nas duas vertentes do Instituto: Desporto e Juventude Moderado Duplicação de contas de mail nas DR (geral IPDJ e Loja JÁ), o que provoca não respostas. DRC Direção Regional do Centro Fiscalização e monitorização de programas e procedimentos Fraco Inexistência de ficha de avaliação que resulte numa avaliação com ponderação para aprovação; Uniformização das contas de email Moderado Elevado Arrecadação de receita José Cardoso (Diretor Regional) Fraco Procedimentos diferenciados entre serviços desconcentrados; Envio das respostas ao utente por parte dos serviços centrais, Cc da DR Envio da resposta por parte da DR Responsáveis Arrecadação de receita sem a correspondente emissão de documento ao utente Inventários de equipamentos desatualizados Moderado Gestão de bens Utilização indevida de viaturas Moderado Necessidade de fiscalização pedagógica Uniformização de procedimentos; Alternância dos técnicos envolvidos no processo; Criação de ficha de avaliação, a nível nacional, de projetos promovendo seleção prudente e criteriosa. Atribuição de mais passwords que permitam a mais colaboradores passar recibos Atualização inventário; Envio para abate de materiais e equipamentos avariados e/ou obsoletos; Verificação de via verde; Comparação de quilometragem com folhas de saída. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 39
  39. 39. Unidade Orgânica DRLVT Direção Regional de Lisboa e Vale do Tejo Execução de uma política integrada e descentralizada para as áreas do desporto e da juventude, em estreita colaboração com entes públicos e privados, designadamente com organismos desportivos, associações juvenis, estudantis e autarquias locais. Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco* Execução de contrato de prestação de serviços ou fornecimento de bens Missão Requisição de trabalhos ou serviços sem cabimento e compromisso orçamental. Elevado Execução de contrato de prestação de serviços ou fornecimento de bens Deficiente controlo dos bens fornecidos e serviços prestados. Execução de contrato de prestação de serviços ou fornecimento de bens; Possibilidade de haver conflito de interesses que ponham em causa a transparência dos procedimentos; Execução de contrato de prestação de serviços ou fornecimento de bens; Concessão de apoios financeiros a associações juvenis Indefinição das responsabilidades de cada unidade orgânica e trabalhador nas diferentes fases do processo Falta de informação de algumas entidades apoiadas que permita conhecer a legalidade da sua constituição e requisitos de aplicação e reporte dos recursos disponibilizados; Concessão de apoios financeiros a associações juvenis Inexistência de instrumentos que orientem os procedimentos, regras e critérios de apoio; Elevado Medidas Adotadas/Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Solicitar a prestação dos serviços ou fornecimento de bens apenas após envio da nota de encomenda a fornecedores; Elaboração trimestral de relatório dos bens e serviços encomendados, notas de encomenda e serviços prestados e faturados. Divulgação dos atributos dos serviços e bens junto dos colaboradores; Exigir a verificação do fornecimento pelo menos em dois níveis; Planificar a verificação periódica dos serviços prestados. Carlos Alves Pereira (Diretor Regional) Verificação dos atributos do caderno de encargos; Diversificação frequente de fornecedores. Elevado Moderado Moderado Descrição pormenorizada de funções; Produção de manual de procedimentos. Realização de sessões periódicas de divulgação dos procedimentos; Produção de manual ou folheto que resuma os procedimentos. Produção de manual e suportes explicativos dos procedimentos e critérios de apoio; Formação interna de RH Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 40
  40. 40. Unidade Orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco* Moderado Possibilidade de haver conflitos de interesse entre a DR e entidades beneficiárias Controlo da execução dos apoios atribuídos DRLVT Direção Regional de Lisboa e Vale do Tejo Processo de decisão e prazo de pagamento dos apoios concedidos Analisar os pedidos de inscrição e de manutenção no RNAJ Utilização das verbas concedidas às associações para fins diferentes dos que foram objeto de candidatura; Envio de documentação não conforme ou não fidedigna pela entidade beneficiária. Moderado Tomada de decisão fora dos prazos estabelecidos e pagamento atrasado Fraco Informações falsas prestadas pelas entidades, em termos de nº e idades dos associados (ex: alínea a) do ponto 1 do artigo 3º da Lei nº 23/2006, de 23 de junho); Existência de um registo com dados não fidedignos; Eventual atribuição de apoio financeiro ao abrigo dos programas previstos na Lei nº 23/2006, a entidades que, pelo facto de não cumprirem os requisitos, não deveriam constar no RNAJ ou permanecer no mesm Moderado Medidas Adotadas/Mecanismos de Controlo Interno Conferência e validação de propostas entre pares Regular troca de atribuição de funções de análise entre colaboradores; Exigência de apresentação atempada de relatório e de documentos de despesa; Realização de ações de fiscalização Produção de manual de análise de relatórios e de fiscalização de entidades. Monitorização periódica e informação para conhecimento hierárquico; Plano interno de auditoria documental por técnicos de áreas afins Responsáveis Carlos Alves Pereira (Diretor Regional) Plano de verificação da capacidade das entidades beneficiárias executarem as ações previstas Plano de verificação e de alerta do cumprimento de prazos Elaboração de modelos de declarações a ser facultadas às entidades, de modo a que as mesmas atestem a veracidade dos dados introduzidos no RNAJ; Exigência de apresentação de comprovativos do nº de associados (listagens) Nota: para uniformizar o procedimento, sugere-se que estas normas sejam estabelecidas superiormente Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 41
  41. 41. Unidade Orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados Inexatidão da informação e do serviço prestado aos utentes Grau de Risco* Fraco Fraco Definição de fluxograma de atendimento e de encaminhamento de documentação; Monitorização do tempo de resposta e de encaminhamento de documentos; Rigorosa definição de responsáveis pelo encaminhamento de documentos. Conceção de manual de procedimentos de arquivamento; DRLVT Direção Regional de Lisboa e Vale do Tejo Reduzido controlo sobre o arquivamento de processos Fraco Gestão de arquivo Extravio de documentação Fiscalização e monitorização de programas e procedimentos Ausência de procedimentos, monitorização ou falta de aplicação dos procedimentos definidos; Responsáveis Identificação rigorosa e tempestiva das necessidades de formação; Definição de fluxograma de atendimento e descrição de procedimentos; Atualização frequente da informação disponível em meios tradicionais e on-line. Produção de respostas a questões frequentes; Realização de questionários de satisfação de utentes. Atendimento e informação Falta de controlo e imprecisão da entrada e encaminhamento de documentos Medidas Adotadas/Mecanismos de Controlo Interno Fraco Moderado Ausência de atuação em situação de irregularidade face aos procedimentos Moderado Formação interna de técnicos. Existência de base de dados de documentos arquivados; Carlos Alves Pereira (Diretor Regional) Privilegiar a utilização de plataformas de gestão documental Auditoria interna aos procedimentos estabelecidos superiormente; Existência de metodologias de informação de retorno. Penalização no âmbito da avaliação de desempenho; Abertura de processo disciplinar. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 42
  42. 42. Unidade Orgânica Arrecadação de receita Grau de Risco* Medidas Adotadas/Mecanismos de Controlo Interno Elevado Auditoria interna à receita e bens e serviços prestados; Segregação de funções de tesouraria e de prestação do serviço ou fornecimento do bem; Existência de incentivos ao aumento da receita. Arrecadação de receita sem a correspondente emissão de documento ao utente Elevado Existência de Manual de controlo interno; Apropriação indevida de receita Principais Atividades Riscos Identificados Falta de cobrança, ou cobrança indevida, dos preços aprovados Missão Moderado Segregação de funções de tesouraria e de prestação do serviço ou fornecimento do bem Análise dos documentos de controlo de caixa; Controlo de depósitos e documentos de receita. DRLVT Direção Regional de Lisboa e Vale do Tejo Responsáveis Inventários desatualizados de bens móveis Moderado Atualização regular do inventário; Apropriação indevida de bens móveis Moderado Padronização dos procedimentos de empréstimos, transporte e cedência de bens móveis Favorecimento na seleção das entidades ou pessoas candidatas; Moderado Existência de critérios para seleção das candidaturas; Realização de um relatório de avaliação da execução dos projetos e avaliação dos candidatos; selecionados. Ausência monitorização do cumprimento dos critérios de seleção das candidaturas Moderado Gestão dos bens móveis Gestão do processo de seleção de candidaturas aos programas Carlos Alves Pereira (Diretor Regional) Realização de visitas de acompanhamento das entidades selecionadas; Auditoria interna ao processo após validação por técnico exterior ao processo. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 43
  43. 43. Unidade Orgânica DRLVT Direção Regional de Lisboa e Vale do Tejo Missão Principais Atividades Gestão do processo de seleção de voluntários ou participantes em programas Fiscalizações e atribuição de registos Riscos Identificados Grau de Risco* Favorecimento na seleção de candidatos. Fraco Favorecimento de agentes económicos nas vistorias e pareceres técnicos Moderado Medidas Adotadas/Mecanismos de Controlo Interno Existência de critérios para seleção das candidaturas; Realização de um relatório de avaliação da execução dos projetos e inquérito aos candidatos; selecionados. Responsáveis Carlos Alves Pereira (Diretor Regional) Auditoria interna ao processo após validação por técnico exterior ao processo; Alternância de técnicos envolvidos no processo de vistoria e de emissão de pareceres. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 44
  44. 44. Unidade Orgânica DRALe Direção Regional do Alentejo Missão Principais Atividades Riscos Identificados Garantir uma permanente articulação com as demais entidades públicas e privadas que na área de atuação desenvolvem ações no âmbito do desporto e juventude; Promover e monitorizar o estabelecimento de indicadores sobre a situação do desporto e da juventude ao nível regional, permitindo uma melhor deteção das necessidades das populações em matéria de desporto e atividade associativa juvenil; Proceder ao estabelecimento de registos, em base de dados de agentes e organismos desportivos, de associações juvenis e estudantis, bem como infraestruturas desportivas, procedendo à sua atualização regular e divulgação pública; Executar as medidas necessárias ao desenvolvimento concretização e gestão dos programas destinados aos jovens, em articulação com parceiros ao nível local e de acordo com orientações dos Serviços Centrais; Assegurar os serviços de expediente geral, através do Iportal e email geral dos serviços da DRALE; Risco de extravio de documentos Arrecadar as receitas próprias da DRALE, e elaborar procedimentos relativos às mesmas, assim como efetuar a emissão da receita na aplicação SIAG e remeter aos SC; Risco de desvio de dinheiro e valores; Risco de afetação de contas aos Serviços Centrais Efetuar a gestão das infraestruturas e equipamentos de cada serviço Desconcentrado; Risco de extravio de equipamentos Grau de Risco* Fraco Fraco Fraco Medidas adotadas orreta classificação e arquivamento dos documentos na aplicação Iportal; Conferência intermédia e final e medidas para controlar os prazos; Verificação de mapas e correto preenchimento das GC e verificação periódica das mesmas; Divulgação do Regulamento de Utilização de instalações e espaços; Monitorização de cedência de espaços de cada serviço desconcentrado através de preenchimentos dos respetivos mapas; Gerir e executar os procedimentos referentes aos recursos humanos Incorreto preenchimento de mapa de assiduidade Gerir e executar os procedimentos patrimoniais Risco de extravio de equipamentos Fraco Fraco Recolha de informação sobre assiduidade e dos restantes assuntos inerentes ao Pessoal; Atualização permanente do cadastro; Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Aplicação IPortal Mapas de controlo interno de receita Guias de cedência de equipamentos e mapa de controlo do mesmo Regulamento interno “Utilização de instalações e espaços das Direções Regionais do IPDJ” Mapas por serviço Desconcentrado de controlo de cedência de espaços Mapas de assiduidade e impressos próprios Cadastro dos respetivos Serviços Desconcentrado Regulamento de “Uso Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 45 João Araújo (Diretor Regional)
  45. 45. Unidade Orgânica DRALe Direção Regional do Alentejo Missão Assegurar as ações de formação integradas nos projetos dinamizados pelo IPDJ para o desenvolvimento de competências em novas tecnologias na área geográfica da sua intervenção; Assegurar o controlo e acompanhamento das Lojas e postos de juventude, responsáveis principais pelo relacionamento presencial com os jovens e seus representantes, complementando os serviços por estes prestados e apoiando o respetivo funcionamento e gestão; Propor a criação de programas regionais nas áreas do desporto e juventude; Zelar pela representação institucional, bem como promover a imagem do IPDJ, I.P., na respetiva área geografia; Assegurar as demais funções que lhe são cometidas pelo Conselho Diretivo. Principais Atividades Gerir e executar os procedimentos relativos aos veículos da DRALe Gerir e efetuar os procedimentos referentes à receita de produtos Movijovem; Riscos Identificados Risco de desvio de dinheiro e valores; Risco de afetação de conta à Movijovem; Grau de Risco* Medidas adotadas Existência de Regulamento Interno Fraco Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis de veículos do IPDJ” e Mapas de controlo dos mesmos com respetivas manutenções Conferência intermédia e final e medidas para controlar os prazos Mapas de controlo de receita proveniente de produtos “Movijovem” Existência de Regulamento Interno Regulamento de Fundo de Maneio das Direções Regionais do IPDJ Elaborar propostas Informações relativas a necessidades de aquisições de bens ou de serviços Execução de Informação com relação de necessidades e respetivas propostas de fornecedores Informação no Iportal Organizar documentos de despesas recebidos, efetuar os procedimentos relativos à sua confirmação e reencaminhar ao DRHFP Acompanhamento e monitorização através de preenchimento de mapas internos de despesa Mapas de encargos mensais de despesa por Serviço Monitorização de cedências Mapas de cedências e respetivas guias Risco de desvio de dinheiro Fraco Executar o fundo de maneio Assegurar a gestão de equipamentos desportivos Violação dos princípios gerais da atividade administrativa; Parcialidade; Falta de isenção; Tratamento diferenciado dos utentes Moderado Atendimento Não salvaguarda da confidencialidade de dados individuais; Sensibilização para as consequências da corrupção e infrações conexas; Ampla divulgação dos princípios gerais da atividade administrativa Questionários aos utentes de qualidade no Atendimento e monitorização, constante, de resultados Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 46 João Araújo (Diretor Regional)
  46. 46. Unidade Orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados Recolha, validação e tratamento de dados, para a divulgação de informação; Manutenção de uma base de dados de informação relativa aos interesses dos utentes DRALe Direção Regional do Alentejo Risco de divulgação de informação incorreta ou inadequada. Planificação e calendarização de atividades de recolha, tratamento e validação de dados Organizar ações de esclarecimento junto do movimento associativo Grau de Risco* Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Coordenação à priori aquando da emissão de mensagens para os utentes e controle efetivo sobre as bases de dados. Segregação de funções Moderado Cumprimento das regras internas de divulgação e tratamento de dados; Cuidados significativos na informação que sai para o exterior e, por vezes, segregação de funções. Tratamento da informação recolhida Moderado Risco improvável Aplicação de questionário de avaliação Analisar candidaturas PAJ/PAE/PAI Propor apoios financeiros PAI Elaborar protocolos Acompanhar projetos/atividades das associações Possível falta imparcialidade na aplicação dos apoios resultante da verba a distribuir pelas associações Fraco Grelhas de análise com notas explicativas, guiões de ajuda, despacho de critérios Conferência de dados Relatórios técnicos e de visita Mapas de controlo interno Analisar relatórios Apuramento de devoluções a efetuar pelas associações Análise de requerimentos EDA, pedidos de Equiparação Relatórios em Excel Calculador de reposições Documentos internos próprios Relatório do Programa; Aplicação Informática; Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 47 João Araújo (Diretor Regional)
  47. 47. Unidade Orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados Operacionalizar as medidas do Programa CUIDA-TE; Risco da inexistência de recursos humanos qualificados, para assegurar as ações; Promover ações de informação/divulgação do Programa Cuida-te, em particular dos Gabinetes de Saúde Juvenil; Apoiar eventos e iniciativas regionais na área da saúde, através da presença da Unidade Móvel CUIDA-TE. DRALe Elaborar a planificação anual da DR de acordo com as metas propostas superiormente; Direção Regional do Alentejo Calendarizar as ações de formação de acordo com as disponibilidades dos espaços bem como dos formadores; Fazer a divulgação das ações junto de entidades, desempregados, jovens e população em geral; Organizar os dossiers pedagógicos de formação; Organizar a logística de acordo com as orientações do POPH; Executar as ações de formação; Prestar apoio ao formador; Grau de Risco* Moderado Medidas adotadas Análise, implementação, acompanhamento e avaliação de candidaturas; Acompanhamento/monitorização das atividades; Risco da inexistência de recursos humanos qualificados, para assegurar os eventos Ações não enquadradas com as necessidades formativas da região; Moderado Acompanhamento e monitorização das ações que estiverem a decorrer Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Relatório do Programa; Relatório do Programa: Mapa de intervenções com a Unidade Móvel; Aplicação Informática Mapa de controlo de assiduidade; Mapa de controlo dos sumários; Fraco Mapa de controlo de avaliação; Dificuldades de angariar formandos para a realização das ações; Moderado Falta de responsabilidade dos formandos e não comprometimento com a formação; Moderado Recursos tecnológicos fracos e pouco fiáveis; Moderado Falta de climatização adequada as salas de formação; Moderado Bases de dados atualizadas Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 48 João Araújo (Diretor Regional)
  48. 48. Unidade Orgânica Missão Principais Atividades Riscos Identificados Grau de Risco* Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno Divulgação dos programas e respetivos regulamentos junto de entidades e jovens Receção e análise das candidaturas de entidades e jovens DRALe Direção Regional do Alentejo Área de improvável risco de corrupção Parcialidade Ações de sensibilização e formação para entidades e jovens Área de improvável risco de corrupção Relatório de visita Acompanhamento de projetos Área de improvável risco de corrupção Responsáveis Mapas de controlo interno Análise de relatórios, aplicação de questionários e tratamento dos dados recolhidos Área de improvável risco de corrupção Manual de procedimentos por cada programa Regulamentos dos programas Registo das divulgações enviadas Grelhas de avaliação João Araújo (Diretor Regional) Registo de presenças, avaliações e relatório Relatórios em Excel Moderado Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 49
  49. 49. Unidade Orgânica Missão Principais Atividades Execução de contratos de prestação de serviços ou fornecimento de bens Assegurar e acompanhar as atividades desenvolvidas e apoiadas pelo IPDJ, I.P., a nível regional, em estreita colaboração com os serviços centrais. Beneficiação de determinados prestadores de serviços e/ou de fornecedores de bens; Grau de Risco* Moderado Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno Instrução de propostas de prestação de serviços e de fornecimento de bens com recurso a consultas múltiplas; Arquivo de pedidos de orçamentos efetuados Listagens de prestadores de serviços e fornecedores de bens; Arquivo de propostas e informações elaboradas Elaboração trimestral de relatório sobre serviços e bens adquiridos Intervenção obrigatória de dois colaboradores nos processos de elaboração de informações e propostas de fornecimento de serviços e de aquisição de bens. Não verificação adequada dos serviços prestados e/ou bens adquirido DRALg Direção Regional do Algarve Riscos Identificados Gestão dos bens móveis Inventários desatualizados de bens móveis Apropriação indevida de bens móveis Arrecadação de receita Falta de cobrança, ou cobrança indevida, dos preços aprovados Apropriação indevida de receita Gestão de arquivos documentais Controlo insuficiente e/ou inadequado do arquivo de processo Fraco Moderado Moderado Moderado Moderado Verificação por colaboradores não envolvidos no processos de contratação dos serviços prestados e/ou bens fornecidos. Registo e arquivo de reclamações sobre serviços prestados e/ou bens fornecidos. Atualização regular do inventário; Estabelecimento de manuais de procedimentos de empréstimos e cedência de bens móveis Elaboração de manual de procedimentos de arrecadação de receitas Elaboração de relatórios mensais de receitas arrecadadas Análise mensal dos documentos de controlo de caixa; Controlo periódico de depósitos e documentos de receita. Conceção de manual de procedimentos sobre arquivo documental; Fraco Generalizar a utilização de plataformas de gestão documental Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 50 Responsáveis Luís Romão (Diretor Regional)
  50. 50. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Concessão e controlo de apoios financeiros a associações juvenis Principais Atividades Riscos Identific ados Informação diferenciada às entidades que podem beneficiar da concessão de apoios Eventuais conflitos de interesse entre os técnicos envolvidos na análise e acompanhamento de apoios financeiros e as entidades beneficiárias Tratamento desigual das entidades candidatas e beneficiadas com apoios financeiros DRALg Direção Regional do Algarve Informação diferenciada às entidades que podem inscrever-se no RNAJ Análise de pedidos de inscrição e de manutenção no RNAJ Tratamento desigual das entidades candidatas e beneficiadas com apoios financeiros Grau de Risco* Moderado Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Produção e difusão objetiva e simplificada de informação escrita sobre programas de concessão de apoios financeiros; Realização regular de ações públicas de informação e/ou esclarecimento para as entidades. Troca regular de funções de análise e de acompanhamento e monitorização de pedidos de apoio financeiro entre os colaboradores Fraco Moderado Moderado Fraco Produção de manuais de procedimentos sobre análise e acompanhamento de pedidos de concessão de apoios financeiros; Divisão entre colaboradores diferentes das funções de análise de candidaturas e de acompanhamento e monitorização de apoios concedidos Luís Romão (Diretor Regional) Produção e difusão objetiva e simplificada de informação escrita sobre a inscrição e manutenção da inscrição no RNAJ; Realização regular de ações públicas de informação e/ou esclarecimento para as entidades. Produção de manuais de procedimentos sobre análise e acompanhamento de pedidos de inscrição/manutenção da inscrição no RNAJ; Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 51
  51. 51. Unidade Orgânica Subunidade orgânica Missão Informação e Atendimento ao público Riscos Identifica dos Tratamento diferenciado e/ou preferencial de utentes presenciais Tratamento diferenciado e/ou preferencial de utentes não presenciais (telefone, email e outros suportes Favorecimento na análise, aprovação e seleção das entidades ou pessoas candidatas aos programas; DRALg Direção Regional do Algarve Principais Atividades Gestão local de programas nas áreas da juventude e do desporto Fiscalização e atribuição de registos Grau de Risco* Moderado Moderado Moderado Deficiente ou inadequado acompanhamento e monitorização dos apoios concedidos no âmbito dos programas Moderado Favorecimento de entidades nas vistorias e pareceres técnicos Moderado Medidas adotadas Mecanismos de Controlo Interno Responsáveis Elaboração de suportes de informação a disponibilizar aos utentes; Elaboração de manuais de procedimentos de atendimento ao público; Produção de respostas a questões frequentes colocadas pelos utentes Aplicação e tratamento de questionários de satisfação de utentes; Existência de caixa de reclamações e sugestões e tratamento das mesmas; Registo e monitorização da qualidade e rapidez das respostas a pedidos de informação efetuados por telefone, email e outros suportes. Luís Romão (Diretor Regional) . Estabelecimento prévio de critérios objetivos para análise e seleção das candidaturas e candidatos; Elaboração de informações e de relatórios sobre os processos de análise e seleção de candidaturas e candidatos; Divisão por técnicos diferentes das funções de análise e seleção de candidaturas e candidatos e de acompanhamento e monitorização de candidaturas e candidatos aprovados; Rotação periódica de funções entre os técnicos Realização de visitas de acompanhamento das entidades selecionadas; Auditorias internas por técnicos exteriores ao processo Auditoria interna ao processo após validação por técnico exterior ao processo; Alternância de técnicos envolvidos no processo de vistoria e de emissão de pareceres. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 52
  52. 52. VI. ACOMPANHAMENTO, AVALIAÇÃO E ATUALIZAÇÃO DO PLANO A implementação das medidas identificadas no presente Plano é assegurada pelos responsáveis nele indicados, devendo no final de cada ano ser elaborado um relatório de execução do Plano, o qual deverá contemplar, entre outros: a) b) c) d) e) Análise das medidas adotadas; Definição das medidas a adotar; Descrição dos riscos eliminados; Identificação dos riscos observados e não contemplados no presente Plano; Cronograma anual. A metodologia a seguir para os efeitos supramencionados, deverá consistir em entrevistas com os responsáveis de cada unidade orgânica, tendo como suporte uma check-list previamente elaborada para identificação das medidas executadas e a executar, bem como riscos associados. Plano de Prevenção de Riscos de Gestão e Infrações Conexas do IPDJ, I.P 53

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