A presentation held together with TeliaSonera in SAP Finug annual meeting on April 22th 2010. Finnish only.

1. Nobultec Oy Mikko Mäki-Rahkola 22.04.2010
SAPin innovatiivinen hyödyntäminen HR:ssä
Case TeliaSonera Lomarahat vapaaksi –prosessi
Riitta Kankaanpää

2. Nobultec lyhyesti
Yritystiedot
– Perustettu 2005
– Asiantuntija prosessien tehostamisessa SAP:n työkaluin
– 12 työntekijää
Palvelut
Process Scanning
- Palvelu prosessialueen tärkeimpien kehityskohteiden tunnistamiseen
Process Audit
- Palvelu yksittäisen prosessin nykytilan selvittämiseen ja
tavoitetilan suunnitteluun
Nobultec Method
- Tehostamisratkaisun tarkka tekninen suunnittelu ja toteutus
Process Care
- Jatkuvan kehittämisen palvelu
Ratkaisut
Lomakepohjaiset prosessiratkaisut (HR, talous, logistiikka)
Käyttäjäkeskeiset käyttöliittymäratkaisut
Asiakkaat
TeliaSonera, Nordic Investment Bank, Metso Mining and Construction
Technology, Woikoski, Jyväskylän kaupunki, Helsingin yliopisto...
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Ltd 2

3. MIKSI RÄÄTÄLÖIDÄ SAP:IA?
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Oy 3

4. Miksi räätälöidä SAP:ia? (1/2)
SAP on kaikkialla
Sanotaan mitä sanotaan, mutta pärjäisivätkö SAP-käyttäjät
enää ilman järjestelmää?
Miksi kehittää SAPia?
Mitä laajemmin liiketoimintaa hallitaan SAPin avulla, sitä
tärkeämmäksi tulee järjestelmän kehittäminen
Eikö SAP kehitä SAPia asiakkaiden puolesta?
Tiettyyn pisteeseen, kaikille soveltuvaksi kompromissiksi
asti kyllä.
Asiakaskohtaisesti oma-aloitteisesti ei.
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Ltd 4

5. Miksi räätälöidä SAP:ia? (2/2)
Eikö SAP kannustakaan standardissa pysymistä?
Aiemmin kyllä. Nykyään (2004-) ei.
Business Process Platform on SAP AG:n nykysanoma.
Mutta eikö räätälöinti tule kalliiksi ja kostaudu päivityksissä?
Kalleus:
- Kuinka kallista on olla kehittämättä ja räätälöimättä?
Tarkat business caset oltava taustalla ohjaamassa kehitystä.
Räätälöinnin kustannukset ja hyödyt eivät ole verrattavissa SAP-
käyttöönottoon.
Päivitykset:
- Ei kostaudu, jos räätälöinti tehdään hyvien periaatteiden
mukaisesti.
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Ltd 5

6. MILLOIN RÄÄTÄLÖIDÄ?
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Oy 6

7. Milloin räätälöidä?
Tyypillisimmät syyt kehittää asiakaskohtaisia ratkaisuja:
1. Standardiratkaisu ei tue kehittämisen kohteena olevaa prosessia
lainkaan (esim. lomarahojen vaihtaminen vapaapäiviksi)
 mitalliset ja laadulliset syyt
2. Standardiratkaisu prosessin tueksi löytyy, mutta se ei tue
organisaatiolle strategisesti tärkeää prosessia ja haluttua
toimintatapaa riittävän hyvin
 Erityisesti laadulliset syyt
3. Standardiratkaisu prosessin tueksi löytyy, mutta sen avulla ei
pystytä täyttämään prosessille asetettuja mitallisia kustannus-,
nopeus- ja laatutavoitteita
 Erityisesti mitalliset syyt
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Ltd 7

8. Business casen laskeminen
Business casea laskettaessa tulisi huomioda sekä suorat
(kustannus) että epäsuorat (nopeus, laatu, käytettävyys)
vaikutukset
Business casen rakentaminen oikein vaatii:
1. Työtä – jo nykytilan yksityiskohtainen selvittäminenkin on kaikkea
muuta kuin triviaalia ja edellyttää paneutumista ja aikaa
2. Järjestelmällisyyttä – tarvittava tieto on hajallaan ja jakautunut eri
tasoille, ja sen tehokas ja täysimittainen kerääminen on elintärkeää
3. Tietoa – on osattava suunnitella tavoitteita parhaiten palveleva
ratkaisu ja arvioida, miten se vaikuttaa prosessin mittareihin ja
business caseen
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Ltd 8

9. Kehitettävää riittää
Henkilöstöhallinnon laajuus
• 6 prosessiryhmää
• 35 prosessia
• 82 aliprosessia
• Lukemattomia toimenpiteitä
Lähde: www.apqc.org
Standardin SAP ERP 6.0:n HR-prosessien peitto
• 3 prosessiryhmää
• 15 prosessia
• ~30-40 aliprosessia
• ~lukemattomia toimenpiteitä / 3
Lähde: SAP ERP 6.0 solution map
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Ltd 9

10. Räätälöintiesimerkkejä (Nobultecin projekteista)
Uuden työntekijän aloitusprosessi
• Laajennus standardin pohjalta
• Peruste: yrityskohtaisen prosessin tuki, nopeus
Kehityskeskusteluprosessi
• Laajennus standardin pohjalta
• Peruste: yrityskohtaisen prosessin tuki, käytettävyys
Koulutusmatkojen tekeminen ja hyväksyntä
• Koulutus- ja matkapyyntöihin standarditoteutukset, mutta ei
yhdistelmänä
• Peruste: käytettävyys
Koulutustarpeiden keräämisprosessi
• Ei valmista standarditoteutusta
• Peruste: kustannussäästöt, nopeus, käytettävyys
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Ltd 10

11. MITEN RÄÄTÄLÖIDÄ?
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Oy 11

12. Miten räätälöidä?
Hyviä räätälöintiohjeita tarjolla
1. SAP User Centered Design -prosessi
* Prosessi käyttäjälähtöisten ratkaisujen laatimiseen
2. SAP Guidelines for Best Built Applications (10/2009-)
* Sisältää ohjeita sekä suosituksia eri SAP-teknologiavalinnoista
* Oikea käyttö vähentää integraatio-, käyttötuki- ja
koulutuskustannuksia sekä lisää helppokäyttöisyyttä ja parantaa
hallintaa
3. Muut menetelmät
* Ketterät projektimenetelmät
* Prosessien ja vaatimusten määrittely- ja suunnittelumenetelmät
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Oy 12

13. SAP UCD -prosessi
SAP User Centered Design –prosessi
Viisivaiheinen, joustava prosessi käyttäjälähtöiseen
ohjelmistokehitykseen
Source: www.sapdesignguild.org/resources/ucd_process.asp
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Ltd 13

14. SAP Guidelines
for Best-Built Applications
SAP Guidelines for Best-Built Applications
• Tarkoitus: ohjeistaa hyväksi koettujen teknisten ratkaisujen käyttöä,
minimoida mahdolliset päivitysongelmat
• Maksimoida IT:n tuki liiketoiminnalle
Esimerkki:
Suositellut käyttöliittymäteknologiat
• Web Dynpro for ABAP/Java, SAP CRM UI framework,
SAP Interactive Forms by Adobe, Adobe Flash in SAP
Ei-suositellut tai varauksin suositellut käyttöliittymäteknologiat
• Business Server Pages (BSP), Portal Framework,
XHTML/HTML/ HTMLB, ITS flow logic, ITS IAC:s,
ABAP Classic Dynpro, SAPScript, SmartForms,
Source: bestbuiltapps.sap.com
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Ltd 14

15. Muut menetelmät
Prosessien määrittely- ja suunnittelumenetelmät
• EPC- ja BPMN-prosessinkuvausstandardit
• Vaatimusten kuvaaminen käyttötapauksina
• APQC PCF prosessikarttojen viitekehykseksi
Ketterät projektimenetelmät
• Ketterä projektimenetelmä = asiakasta tarkasti kuunteleva, nopea
ja kustannustehokas projektimalli
• Ei enää 6-8kk projekteja, vaan 1-2kk sprinttejä nopeilla tuloksilla
• Esim. RUP, SCRUM, Nobultec Method
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Ltd 15

16. Case TeliaSonera
Lomarahat vapaaksi prosessi
Riitta Kankaanpää
Finug 22.4.2010

17. TeliaSonera - in brief
• Result of a merger of the Swedish
incumbent Telia AB and Finnish
incumbent Sonera Corporation in
December 2002
• Head office in Stockholm, Sweden
• 2009 net sales USD 14.3 billion
• Approx. 29,400 employees
• Market capitalization approximately
USD 31.1 billion*
• Shares listed on Nasdaq OMX
Stockholm and Nasdaq OMX
Helsinki Stock Exchanges
• Largest shareholders - Swedish state
(37.3%) and Finnish state (13.7%)
* Mid April 2010

18. PIP projektit
• PIP1 TS Finland ja TS Sweden syyskuu 2004 - huhtikuu 2005
– Personnel administration (PA)
– Organizational management (OM)
– ESS and MSS portaalitoiminnallisuus
• PIP2 TS Finland ja TS Sweden syyskuu 2005 – maaliskuu 2007
– Time & Attendance: työajankirjaukset, poissaolot, hyväksynnät, lomasaldot, tiimikalenteri, CATS työajan ja
projektityöajan kirjauksiin
– Travel and Expenses: matkasuunnitelmat, matkalaskut, kululaskut, hyväksynnät, matkavaraukset omana
sovelluksenaan (ei SAP)
– Compensation and Benefits: palkantarkistukset, bonukset, hyväksynnät ja raportointi
– Käyttöönotto vaiheittain, eri lähestymistavat Suomen ja Ruotsin paikallisissa projekteissa
– Suomessa go-lie moduuleittain (Time pilottina, Travel kaikille marraskuussa 2006), Time kaikille
maaliskuussa 2007, Ruotsissa liiketoimintayksiköittäin alkaen N&P kesäkuussa 2006
• PIP1 Tanskaan, Norjaan ja Liettuaan maaliskuu 2008 - kesäkuu 2009
– PA and OM
– Ei portaalia
• Time ja Travel Telia DK tammikuu-kesäkuu 2010
– Time & Attendance: työajankirjaukset, poissaolot, hyväksynnät, lomasaldot, tiimikalenteri, CATS työajan ja
projektityöajan kirjauksiin
– Travel and Expenses: matkasuunnitelmat, matkalaskut, kululaskut, hyväksynnät, matkavaraukset omana
sovelluksenaan (ei SAP)

19. Employee Services konsepti

20. Miksi ja miten lomarahat vapaaksi sovellus
• Taustalla aikaisempi automatisoitu prosessi
– Ennen SAP Time käyttöönottoa, käytössä oli TS Finlandissa Salsa niminen työaika- ja poissaolokirjaussovellus,
osasovelluksena myös automatisoitu lomarahan vaihto vapaaksi
– PIP2 jälkeen vuosi manuaaliprosessilla, jossa
– Työntekijät tekivät vaihtohakemuksen word-lomakkeella, joka lähetettiin esimiehelle sähköpostilla
– linjaesimies hyväksyi/hylkäsi sähköpostilla
– Hyväksynnän jälkeen tieto palkanlaskentaan, jossa päivitys SAP saldoihin
– Käytössä vain Suomessa, noin 2500 vaihtopyyntöä kahden kuukauden aikana
• Manuaaliprosessin ongelmia
– Tietoa ei tarkastettu vaihtoa haettaessa (sähköposti)
– Tiedon päivitys SAP:iin (Time) käsin
– Vaihtohakemukset katosivat/olivat puutteellisia prosessin aikana
– Seuranta mahdotonta
• Prosessin tehokkuuden parantaminen
– säästöt: 20€ / hakemus => 6 € / hakemus (-70%)
– Investoinnnin takaisinmaksuaika: 2 kk
– Läpimenoaika keskimäärin: 7 pv/hakemus => 2 pv/hakemus (-72%)
– Ei kadonneita hakemuksia, vähemmän virheitä (-100%)
– Parempi käytettävyys ja käyttäjätyytyväisyyden kasvu
• Uusi sovellus keväällä 2008
– Business vaatimukset vanhan sovelluksen mukaiset
– Nopea ja kevyt toteutus
• Uusi versio keväällä 2010
– Tarkastetaan heti että ei ole aikaisempaa hakemusta
– Käytettävyysparannuksia
– Parannettu toimintalogiikka

21. Lomarahan vaihto osana Employee services konseptia
määräajan (14.4.-31.5)

22. Esimerkki: lomarahan vaihto vapaaksi

23. Esimiehen hyväksyntä:

24. Kiitos! Riitta Kankaanpää +358408387623
riitta.kankaanpaa@teliasonera.com

25. YHTEENVETO
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Oy 25

26. Yhteenveto
SAPilla on yllättävän paljon annettavaa
Tärkeintä on tunnistaa tarve, valita oikea ratkaisutapa ja
priorisoida tavoitteet ja toimenpiteet
Parantamispotentiaalia löytyy usealta suunnalta
SAP-prosessit voi tehdä tehokkaammiksi
SAP-prosessit voi tehdä rikkaammiksi ja saada tukemaan
paremmin yrityksen liiketoimintaa
Erityisesti prosessit, joita SAP ei vielä tue lainkaan
(business process platform-ajattelu)
Henkilöstöhallinnon prosesseja saa ja pitää uskaltaa
kehittää räätälöimällä
Tämä on SAP:n nykyinen linja – kysymys kuuluukin,
kenellä on varaa olla kehittämättä?
Yksin ei tarvitse kehittää, apua on saatavilla.
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Ltd 26

27. Kiitos!
Mikko Mäki-Rahkola
Toimitusjohtaja
mikko.maki-rahkola@nobultec.com
Puh. +358 50 558 7834
Twitter: mikkomr
LinkedIn: fi.linkedin.com/in/mikkomakirahkola
Nobultec Oy
Tekniikantie 12
FI-02600 Espoo
www.nobultec.com
22.4.2010 Copyright 2010 Nobultec Oy 27