Komentarz do projektu Małopolskiego Instytutu Kultury: Poprawa jakości gromadzenia danych – o publicznych i niepublicznych instytucjach kultury w Polsce

1. Dofinansowano przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Monika Czartoryjska
Komentarz do projektu Małopolskiego Instytutu Kultury:
Poprawa jakości gromadzenia danych – o publicznych i niepublicznych instytucjach kultury w
Polsce
Monika Czartoryjska, Narodowy Instytut Muzeów i Ochrony Zbiorów
I. Statystyka – siła przyzwyczajenia czy klucz do sprawnego zarządzania?
Wedle obiegowej, nieformalnej definicji statystyka dowodzi, że jak pan z psem
wychodzą na spacer, to każdy z nich ma statystycznie trzy nogi. Skoro tak, to dlaczego całe
zastępy pracowników instytucji kultury poświęcają znakomitą część swojego czasu pracy na
wypełnianie licznych sprawozdań i formularzy statystycznych. Czy organizatorzy i
grantodawcy oczekujący przedkładania im cyklicznych informacji o działalności podmiotów
funkcjonujących w obszarze kultury wiedzą, po co to robią? W jakich sposób urzędnicy
szczebla samorządowego i centralnego wykorzystują dane przekazywane im w formie
sprawozdań? Czy instytucje kultury wiedzą, na podstawie jakich przesłanek organizator
decyduje o wysokości przyznanej im dotacji podmiotowej? Z obserwacji sposobu
przetwarzania i wykorzystywania informacji zawartych w ankietach sprawozdawczych
wyłania się konstatacja, że nikt nie widzi w gromadzeniu tych danych głębszego sensu.
Tymczasem dokumenty te mogą stanowić cenne źródło wiedzy o rzeczywistej kondycji
podmiotów działających w sferze kultury, a ta z kolei powinna być podstawowym punktem
wyjścia do prac systemowych w obszarach legislacji i finansowania. Bez właściwego
rozpoznania stanu faktycznego decyzje podmiotów zarządzających są owocem intuicji bądź,
co chyba jeszcze gorsze, wieloletnich przyzwyczajeń. Podobnie jak lekarz, który przed
przepisaniem recepty przeprowadza konieczne badania i gruntownie zapoznaje się z ich
wynikami, również organizator winien przed podjęciem kluczowych decyzji dla
funkcjonowania instytucji kultury właściwie zdiagnozować jej realne potrzeby. Wydaje się
zatem, że problemem nie jest sama konieczność wypełniania sprawozdań, lecz raczej to, jak
skonstruowane są formularze ankietowe, a przede wszystkim jak przetwarzane są
informacje, których dostarczają. Tym samym największym wyzwaniem dla podmiotów

2. Dofinansowano przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Monika Czartoryjska
nakładających na instytucje i organizacje prowadzące działalność kulturalną obowiązki
sprawozdawcze powinno być wdrożenie takiego systemu, który będzie dostarczał wszystkich
informacji niezbędnych do podejmowania decyzji zarządczych, nie obciążając jednocześnie
tych podmiotów koniecznością wypełniania formularzy, których jedynym zadaniem jest
wypełnianie półek w urzędach.
II. Projekt Statystyka muzeów realizowany przez NIMOZ
Statutowym zadaniem Narodowego Instytutu Muzealnictwa i Ochrony Zbiorów (NIMOZ)
– państwowej instytucji kultury powołanej w 2011 roku przez Ministra Kultury i Dziedzictwa
Narodowego (MKiDN) – jest gromadzenie, przechowywanie, opracowywanie i
upowszechnianie wiedzy o muzeach oraz podejmowanie wszelkich działań na rzecz rozwoju i
efektywnego wykorzystania ich potencjału, jak również kształtowania świadomości
społecznej w zakresie wartości i zachowania dziedzictwa kulturowego. NIMOZ odgrywa rolę
instytucji eksperckiej, której podstawowym celem jest wspomaganie działalności muzeów, a
także urzędów centralnych i jednostek samorządu terytorialnego, które pełnią funkcję
organizatorów instytucji muzealnych. W oparciu o to założenie w pierwszych latach
działalności instytutu kierowano do niego liczne zapytania dotyczące różnych sfer aktywności
polskich muzeów. Ich autorami byli przede wszystkim organizatorzy szczebla centralnego i
lokalnego oraz przedstawiciele środowisk naukowych. Rezultatem tychże zapytań były nader
częste, doraźne działania ankietowe realizowane poprzez kierowanie do muzeów próśb o
wypełnianie formularzy, na podstawie których możliwe było udzielenie kompleksowej i
zgodnej ze stanem faktycznym odpowiedzi. Stąd też wśród pracowników NIMOZ dość szybko
zrodziła się koncepcja bardziej systemowego podejścia do kwestii gromadzenia danych na
temat działalności muzeów w Polsce.
Niezależnie od powyższego NIMOZ jest orędownikiem założenia, że planowanie
wydatków oraz skuteczna i trafnie kierowana pomoc publiczna zależą w znacznej mierze od
diagnozy sytuacji. Trudno się właściwie wywiązywać ze swych zadań, jeśli jest się zdanym na
dane niepełne i fragmentaryczne. Informacje gromadzone przez GUS z pewnością przydają
się ekonomistom specjalizującym się w sferze planowania finansów publicznych czy
badających dynamikę zmian społeczno-gospodarczych w wymiarze długookresowym. Bez

3. Dofinansowano przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Monika Czartoryjska
wątpienia zawierają również dane istotne dla sektora kultury, jak choćby liczbę osób
zwiedzających muzea i zatrudnionych w tych instytucjach, a wreszcie liczbę samych muzeów
wraz z ich oddziałami. Z punktu widzenia instytucji i osób planujących szczegółowe strategie
w zakresie muzealnictwa, przy całym jego zróżnicowaniu i skomplikowaniu, trudno jednak w
oparciu o tak niepełne dane stworzyć solidną podstawę do podejmowania działań, których
celem jest kompleksowe wykorzystanie potencjału muzeów w Polsce i planowanie
optymalnej polityki w zakresie wspierania ich rozwoju. Takie działania muszą być
poprzedzone rzetelną analizą zastanej sytuacji, rozpoznaniem, wiarygodnym i możliwie
pełnym, oraz autentyczną diagnozą stanu obecnego – ujawnieniem kondycji polskich
muzeów, zbadaniem ich potencjału i ograniczeń, które napotykają, a które mogą być dla nich
istotną przeszkodą w działalności statutowej i kulturotwórczej. Oceniając dostępny stan
wiedzy na temat muzealnictwa, należy uczciwie przyznać, że jest to wiedza bardzo
wybiórcza, oparta głównie na danych makroekonomicznych gromadzonych przez GUS, na
publikowanych raportach badających fragmenty działalności muzeów, a często również na
różnych domniemaniach czy intuicjach. Tymczasem dysponowanie w pełni wiarygodnymi
informacjami pozwoliłoby na kreowanie i rekomendowanie skutecznych narzędzi
wspierających rozwój polskich muzeów. Gromadzenie takich danych służyłoby zarówno
temu, aby polskie muzealnictwo było sektorem wyodrębnionym i opisanym, ale również
możliwym do porównywania na tle muzealnictwa w Europie.
Na podwalinach opisanych powyżej wniosków zrodziła się koncepcja stworzenia bazy,
która będzie stanowić źródło kompleksowej wiedzy na temat stanu polskiego muzealnictwa.
W toku prac zespołu NIMOZ oraz po przeprowadzeniu konsultacji społecznych, w które
zaangażowały się: Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Główny Urząd
Statystyczny, Stowarzyszenie Muzealników Polskich, Polski Komitet Narodowy ICOM,
Związek Miast Polskich, Związek Powiatów Polskich, Związek Województw RP oraz Rada
Komisji Episkopatu ds. Kultury i Ochrony Dziedzictwa Kulturowego, powstał formularz
ankiety sprawozdawczo-statystycznej. Obszerna ankieta, obejmująca wszystkie sfery
działalności muzealnej, została zaprojektowana jako kompleksowe narzędzie gromadzenia
danych, służących diagnozowaniu stanu polskiego muzealnictwa oraz planowaniu polityki

4. Dofinansowano przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Monika Czartoryjska
kulturalnej w zakresie wsparcia instytucji muzealnych we wszystkich obszarach ich
działalności statutowej. Zaproszenie do udziału w projekcie zostało przesłane w grudniu
2013 r. do ponad 700 muzeów na terenie całego kraju (w tym: państwowych,
samorządowych, kościelnych, uczelnianych i prywatnych). W ten sposób zainicjowano
kompleksowy sposób pozyskiwania danych o działalności muzeów, który nie ma charakteru
jednorazowego projektu, lecz jest rozwiązaniem systemowym, pozwalającym na coroczne
aktualizowanie informacji na temat aktywności instytucji działających na tym polu. Należy
zaznaczyć, że nikt dotąd nie podjął się zbadania polskiego środowiska muzealnego w tak
kompleksowy sposób, obejmujący wszystkie muzea, niezależnie od ich statusu prawnego.
W pilotażowej edycji projektu Statystyka muzeów, skoncentrowanej na gromadzeniu
danych na temat działalności muzeów w roku 2013, NIMOZ prosił o wypełnianie formularza
dostępnego na jego stronie internetowej. Uzupełnione ankiety przesłało z powrotem 111
muzeów. Biorąc pod uwagę fakt, że konieczny do wypełnienia formularz był niezwykle
obszerny (zawierał ok. 50 stron), a przystąpienie do projektu było nieobowiązkowe, należy
uznać, że jakkolwiek pozyskane dane nie są w pełni reprezentatywne, stanowią bogate
źródło wiedzy o polskich muzeach.
W drugim i trzecim kwartale 2014 r. trwała analiza przesłanych ankiet. W ich efekcie
powstała skorygowana wersja formularza uwzględniająca sugestie zgłaszane przez muzea w
ramach ewaluacji edycji pilotażowej. Równocześnie we wrześniu 2014 roku zainicjowane
zostały prace nad platformą internetową, za pomocą której – w wersji online –
kontynuowane będzie gromadzenie danych za kolejne lata. Realizując nasz projekt,
pamiętamy, że jego podstawowym celem nie jest wyłącznie gromadzenie danych, ale
tworzenie – w formie pierwszej tego rodzaju bazy danych w Polsce – podstaw
diagnostycznych dla projektów wspierających zmiany modernizacyjne w muzeach.
Ambicją NIMOZ jest uczynienie ze stworzonej ankiety źródła danych statystycznych,
które zastąpią dotychczasową sprawozdawczość szczebla centralnego. Dane gromadzone do
tej pory przez GUS nie dostarczają informacji, które mogłyby stanowić impuls do
podejmowania działań strategicznych, które umożliwią pełne wykorzystanie potencjału
muzeów w Polsce. Kluczowym zadaniem tworzonego systemu będzie stałe monitorowanie

5. Dofinansowano przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Monika Czartoryjska
zakresu i form działalności w celu diagnozowania realnych potrzeb instytucji muzealnych.
Jedynie takie działanie może stanowić właściwy punkt wyjścia do prac legislacyjnych oraz
wprowadzania kompleksowych rozwiązań w zakresie finansowania muzeów.
III. Komentarz do koncepcji gromadzenia danych opracowanej przez Małopolski Instytut
Kultury w ramach projektu Poprawa jakości gromadzenia danych
o publicznych i niepublicznych instytucjach kultury w Polsce
Przyglądając się założeniom projektu Poprawa jakości gromadzenia danych o
publicznych i niepublicznych instytucjach kultury w Polsce, nie można się nie zgodzić z
konstatacją, że system – o ile o jakimkolwiek systemie można tu mówić – gromadzenia
danych na temat sektora kultury w Polsce działa, mówiąc oględnie, nie najlepiej. Niemniej
jednak główna teza przedmiotowego projektu, zgodnie z którą powinno się gromadzić
wyłącznie dane dotyczące wydarzeń organizowanych przez podmioty działające w sferze
kultury, jest trudna do zaakceptowania przez przedstawiciela środowiska muzealnego.
Dlaczego z punktu widzenia organizatora czy grantodawcy interesujące jest tylko, jakie
imprezy zostały zorganizowane przez daną instytucję?
Wśród celów funkcjonowania muzeów, które zostały opisane w artykule 2 Ustawy o
muzeach1
opisano wiele działań, które nie mają bezpośredniego związku z organizacją
imprez. Wśród nich znajdują się tak kluczowe zadania, jak gromadzenie i opracowywanie
muzealiów oraz ich właściwe przechowywanie i konserwacja. Mają one wyjątkowo
„niewdzięczny” charakter – są wyjątkowo czaso-, koszto- oraz pracochłonne i wymagają
olbrzymiej wiedzy i szerokich kompetencji, a przy tym są mało medialne. Jest to jedna z
podstawowych różnic pomiędzy muzeami a typowymi instytucjami artystycznymi, takimi jak
teatry, opery czy filharmonie.
Mając na uwadze powyższe, należy sobie postawić pytanie, czy rzeczywiście chcemy, aby
organizatorzy muzeów interesowali się tylko wydarzeniami przygotowywanymi przez te
podmioty. Informując instytucje muzealne o tym, że organizatorzy przywiązują wagę
wyłącznie do urządzanych przez nie imprez, wysyłamy jednoznaczny sygnał, że w swojej
1
Ustawa z dnia 21 listopada 1996 r. o muzeach, Dz.U. z 1997 r. Nr 5 poz. 24 z późn. zm.,
[online:] http://isap.sejm.gov.pl/DetailsServlet?id=WDU19970050024 [dostęp: 20.12.2015].

6. Dofinansowano przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Monika Czartoryjska
działalności powinny się one skupiać przede wszystkim na przygotowywaniu wystaw i innych
wydarzeń, ponieważ tylko to jest dobrze postrzegane. Wszystko inne jest mało istotne.
W dzisiejszych eventowych czasach, kiedy liczy się głównie show, szczególnie istotne
jest, aby władze państwowe i samorządowe podkreślały, że dostrzegają i doceniają nie tylko
splendor związany z organizowanymi imprezami, ale również szarość codziennej, żmudnej
pracy naukowej. Nie ma podstaw, aby sądzić, że praca kuratora, który przygotowuje
wystawę muzealną, jest ważnie od pracy adiunkta, którego zadaniem jest naukowe
opracowanie zbiorów.
Na bazie powyższych uwarunkowań w sposób dość jednoznaczny gruntuje się pogląd, że
wprowadzenie systemu sprawozdawczego rekomendowanego w ramach omawianego
projektu byłoby skrajnie niekorzystne z punktu widzenia instytucji muzealnych. W znaczący
sposób wypaczałoby rzeczywistą rolę muzeów, sprowadzając ją wyłącznie do organizowania
licznych, łatwych z punktu widzenia odbiorców wydarzeń mających stricte popularyzatorski
charakter.
IV. Podsumowanie
Trudno odnaleźć pasję w wypełnianiu sprawozdań i ankiet, niemniej jednak możliwe jest
przekonanie instytucji prowadzących działalność kulturalną, że informowanie organizatorów
o ich pracy w tej postaci jest zasadne i celowe. Utrzymywanie stanu, w którym osoby
wypełniające sprawozdania traktują tę czynność jako przykry, niczemu niesłużący obowiązek,
nie ma żadnego uzasadnienia. Organizatorzy powinni sobie ponadto zdawać sprawę z tego,
że dobrze przygotowana i prowadzona sprawozdawczość może być dla nich źródłem
olbrzymiej wiedzy nie tylko na temat konkretnych instytucji, ale też kondycji całej branży.
Informacje zawarte w ankietach sprawozdawczych powinny stanowić punkt wyjścia do
działań systemowych mających na celu podniesienie poziomu funkcjonowania instytucji
kultury z punktu widzenia tejże instytucji, jej odbiorców i samych organizatorów.
Jakkolwiek ważne jest dążenie do ograniczenia i ujednolicenia formularzy
sprawozdawczych, nie powinniśmy czynić tego kosztem umniejszania realnej wiedzy
organizatorów na temat instytucji, o których codziennym funkcjonowaniu decydują. Dążenie
do unifikacji druków sprawozdawczych nie może powodować stawiania znaku równości

7. Dofinansowano przez Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Monika Czartoryjska
pomiędzy różnymi typami instytucji kultury i zapominania o ich specyfice i odrębności. Fakt,
że obecnie obowiązujące systemy sprawozdawcze nie funkcjonują tak, jak należy, nie
oznacza, że od razu powinno się je likwidować i wymieniać na inne. Warto przeprowadzić
gruntowny proces ewaluacji, w który zaangażowane będą również podmioty wypełniające
formularze ankietowe, w którego efekcie wprowadzone zostaną konieczne korekty i
uzupełnienia.
Wydaje się, że scenariusz, w którym rezygnujemy z konieczności wypełniania formularzy
statystycznych, jest nierealny. Zatem najważniejszym zadaniem na najbliższy czas powinno
być postawienie sobie przez wszystkich organizatorów i grantowadców podstawowego
pytania – do czego służy im wiedza zawarta w sprawozdaniach i jak ją najefektywniej
wykorzystywać? Taka refleksja będzie doskonałym punktem wyjścia do takiej rewizji
obowiązującej sprawozdawczości, która uczyni z niej obowiązek niepozbawiony sensu.