Een moeilijke groep werknemers om grip op te krijgen is de Short Term Assignees. Een kort project over de grens van een paar weken wordt zomaar als gevolg van het belang voor de business verlengd tot een paar maanden. Vaak zijn de short termers niet bekend bij HR dan wel de fiscale afdeling. In het buitenland is of zou wel de fiscale, juridische en immigratiewetgeving van het betreffende land van toepassing kunnen zijn. Hoe zorgt u er voor dat uw organisatie ook voor deze groep werknemers compliant is op belasting, sociale zekerheid, immigratie en payroll gebied en aan alle formaliteiten voldoet zodat geen risico wordt gelopen? Wat zijn de trends op basis van de policies voor deze specifieke groep en wat zijn de uitdagingen en mogelijkheden? Hoe ga je om met onkosten en hogere kosten van levensonderhoud?

1. Global Mobility Roundtable
Short Term Assignments
14 June 2012
Mercer, Amstelveen

2. Short Term Assignments
NL Roundtable Global Mobility -14 juni 2012
Marijke Have
Sr. Consultant Global Mobility
Mercer Benelux, Amstelveen

3. Agenda
1. STA policy & practice
2. Mobility & Hardship
3. Company Car & Tickets Home
4. Living Expenses in host city
MERCER 2

4. Current Trends in Global Mobility

5. Expatriate movements
• Increasing complexity…..
Where are they ?
MERCER 4

6. Perpetual balancing act
World Economy & Assignment Policies
Scarcity of Costs too high Scarcity of Costs too high
candidates candidates
Higher Less generous Higher Less generous
incentives packages incentives packages
More generous More “combination” More generous More “combination”
packages packages packages packages
More Repatriation More Repatriation
exceptions Termination exceptions Termination
Localization Localization
Less exceptions Less exceptions
MERCER 5

7. Historisch perspectief:
van een eenduidige aanpak naar vele opties
1990 2000 2012
Traditional expatriates
Expatriates Expatriates Global nomads
vs
Locals Transfers
Locals
Short-term Employee-initiated moves
Local
Local +(+)
One size
fits all? Foreigners hired locally
Junior Commuters
Let’s employees ? (cross- border or regional)
localise!
TCN’s ? Multiple types of short-
terms/project assignments
New sending countries in the market
MERCER

8. Pay approaches vary by purpose
tax tax
tax
x
x $ $
Home Inter- Hybrid/
Home HQ Net Local Local
Salary national Expat
Salary Build-Up Base Salary Plus Salary
Scale “Light”
Extended Business Trips Global Nomads/Career Expats Localised Expatriates
HQ Secondments Locally Hired Foreigners
Short-term Assignments
“Prevailing Wage” Assignments Returnees
Long-term Assignments Permanent Transfers
MERCER 77

9. The Key Challenges for companies
More assignees
•Emerging v
More diversity developed countries
amongst •Tolerance of pay Greater variety of
differences assignment lengths
assignees
and types:
•Male/female Short-term,
•Range of Commuter, Rotational
nationalities
Greater range of
Focus on Cost Increasing
Management resistance
destinations
to mobility due to:
including some with
•Dual-career concerns
significant security
•Work-life balance
and hardship issues
•Family issues
Concerns about
Focus on talent
Return on management,
investment recruitment and
retention
MERCER 8

10. Wat beïnvloedt internationale mobiliteit binnen organisaties ?
• Wereldwijd toenemende internationale mobiliteit – maar andere patronen
• Kosten gestuurd
• Verschillende arbeidsvoorwaarden voor verschillende soorten uitzendingen
Segmentation: Anglo Saxon vs continental European bedrijven
• Families: opgesplitst
• Talent management en loopbaanvragen
MERCER 9

11. Short Term Assignment
Policy & Practice

12. Meest voorkomende redenen voor een Short Term Assignment:
– Opstart van nieuwe activiteit
- Troubleshooting
- Kennisoverdracht
- Tekort aan de juiste mensen lokaal
- Opleiding & ontwikkeling
- Alternatief voor LTA wegens persoonlijke/familie
omstandigheden
- Projectbasis en flexibel
MERCER 11

13. Short-Term Assignments
0 3 Months 12 Months 18 Months
Assignment Duration
Business Short-Term Assignment
Trip
MERCER 12

14. Short-Term Assignment: typische kenmerken
• Tussen 2/3 – 12/18 maanden
• Familie gaat niet mee, centrum levensonderhoud blijft home country
• Salaris doorbetaald in home country
• Gratis huisvesting in host city (single)
• Transport van/naar werk vergoed
1. Mobility premium ? Hardship allowance ?
2. Family mee? Home leave ?
3. Vergoeding voor extra uitgaven d.m.v. vast bedrag per dag/maand: hoe
wordt dit berekend?
MERCER 13

15. Hoe wordt de administratie van STA’s intern geregeld:
No rth A m e ric a
L atin A m e ric a
E uro p e
A s ia P ac if ic
A ll R e g io ns
0 10 20 30 40 50 60 70
O ther
Managed c om pletely by hom e and hos t offic es (w ithout involving a c entraliz ed
international m obility team )
S haring of adm inis trative res pons ibilities betw een the c entral international m obility
team and regional offic es
E verything is taken c are of by a c entraliz ed unit (e.g. international m obility team )
w ithin a c orporate c enter
MERCER 14

16. Mobility premium & Hardship allowance
Short term Assignments

17. Betalen Europese bedrijven een vergoeding voor het ‘mobiel’ zijn, weg
zijn van familie tijdens STA’s ?
mobility premium, foreign service premium, ‘ongemakkentoeslag’
48% Nee, niet voor STA
30% Ja, in alle gevallen
10% Soms, afhankelijk van het doel van de uitzending
< 5% Soms, afhankelijk van home/host combination,
<5% Case by case, anders.
Indien Ja: 51,5% dezelfde aanpak als voor LTA maar pro-rata
42,5% ontworpen voor STA’s
6% overig
Uitkomsten verschillen per regio en sector!
MERCER 16

18. Verschil tussen Europese en Noord-Amerikaanse aanpak:
Mobility/foreign service premium voor STA's?
Yes, in all cases
80
70 No, w e do not provide mobility/foreign-
service premiums to our short-term
60 assignees
It depends on the purpose of the
50 assignment
40 It depends on the home/host location
transfer combination
30
Case by case
20
10 Other
0
All Europe Latin North Asia
Regions America America Pacific
MERCER 17

19. Verschil in aanpak op sectorniveau:
90 Yes, in all cases
80
70
60
50
40
30 No, we do not provide
20 mobility/foreign-service
10 premiums to our short-term
0
assignees
Professional
Industry
Consumer
Engineering
Chemicals/Pharma/
Shipping / Airlines
Energy /
Services
It depends on the purpose of the
Health Care
assignment
It depends on the home/host
location transfer combination
MERCER 18

20. Betalen Europese bedrijven een vergoeding voor verschil in
levensomstandigheden in host location tijdens STA’s ?
Hardshipvergoeding, Quality of Living Allowance, ..
42% Nee
53% Ja
5% Case by case
Uitkomsten verschillen per regio en sector, bijvoorbeeld:
Pharma/Chemical 70% 30%
Consumer 44% 57%
Professional Services 30% 70% 10%
Financial 17% 77% 6%
MERCER 19

21. Company Car & Home Leave Tickets
Short term Assignments

22. Wat is het beleid voor transportation/ company car?
Europe All Regions
Transportation costs are included in the
8,3 14,5
per diem or cost-of-living allowance
We cover car rental costs 28,3 29,8
Assignees are entitled to a car if required
18,3 18,5
for business needs
Public transport (including taxis) is
13,3 12,1
reimbursed
It depends on position level 13,3 8,1
It depends on host location 6,7 7,3
Other 11,7 9,7
MERCER 21

23. Wat is het beleid voor home leave tickets?
Europe All Regions
We do not grant home leave 7,2 20,1
We pay for travel fare to home location 62,3 60,4
We provide a budget or flat amount that the
4,3 4,5
employee can use for any destination
We provide a budget or flat amount that the
employee can use to return to home country 13 6,5
only
Case by case 7,2 5,2
Other 5,8 3,2
MERCER 22

24. Hoeveel home leave tickets geven Europese bedrijven per jaar?
unaccompanied 1
2
3
4
6
accompanied 12
0 5 10 15 20 25 30 35 40 45
MERCER 23

25. Mag de familie meegaan op STA?
Europe
No, we never do
Case by case
Yes, always
Yes, if STA > 6 months
Yes, if STA > 12 months
It depends on host location
Other
• ruimere accommodatie, geen hogere vergoeding voor kosten
levensonderhoud.
• Indien wel hogere vergoeding dan gebruikelijk om dit te bepalen o.b.v
prijsverschillen tussen home-host (COLA), niet een hogere ‘per diem’
MERCER 24

26. Living expenses at host location
Short term Assignments

27. Wie betaalt het vullen van deze ‘halve’ koelkast in de host country?
In hotel of appartement?
Welke aanpak kiest uw
organisatie?
Hoe wordt vast dagbedrag
bepaald?
MERCER 26

28. Hoe bepalen bedrijven de beloning voor STA’s?
Europese bedrijven Home salary plus daily allowance (per
diem)
COL differential payment similar to the
LTA one
COL differential payment especially
designed for STAs
No allowance is provided (same
conditions as in home country)
Actual costs reimbursed
Case by case
Other
MERCER 27

29. Vaste STA vergoeding (ter vervanging kostendeclaratie):
• Per diem vergoeding voor het aanschaffen van producten/diensten in host
city (HOST): wat wel/niet redelijk?
• Cost of living allowances zoals die ook voor LTA wordt berekend (LTA
HOME-HOST)
• Aangepaste COL allowance obv verschil in prijzen van beperkt aantal
produkten en 1 persoons spendable income (STA HOME-HOST)
• Variatie mogelijk afhankelijk van:
– Prijsniveau / index type (laag/midden/hoge prijzen)
- Type accommodatie: hotel/apartement
MERCER 28

30. Verschil in de Cost of living basket LTA vs STA uitgaven:
Long Term Assignments Short Term Assignment
Food away from home Food away from home
Food at home Food at home
Alcohol & Tabacco Alcohol & Tabacco (?)
Personal Care Personal Care
Domestic appliances & products
Furniture
Sport & Entertainment Entertainment (reduced)
Transportation (public - private) Transport (reduced)
Medical Care
Domestic services
Utilities
MERCER 29

31. Het bepalen van een vaste vergoeding
Twee benaderingen met verschillende uitkomsten, een voorbeeld:
Home-Host approach Host approach
Amsterdam to Paris Amsterdam to Paris:
• € 60K gross • Prijzen Parijs: food away
from home, transport,
• Nlse hypo tax =
personal care, food at
home net spendable
home, etc:
income
• EUR 50-130 per day *
• 1 persoon
• COL index 106
Geneva to Paris:
• Prijzen Parijs: food away
Geneva to Paris:
from home, transport,
• CHF 110K gross personal care, food at
• Zwitsers hypo tax = home, etc:
home net spendable • EUR 50-130 per day*
income
• 1 person
• COL index 78
*) afhankelijk van welke items in de daggeld basket opgenomen worden
MERCER 30

32. MERCER 31

33. Stellingen:
• STA zijn eenvoudiger te managen dan LTA
– Wat werkte wel/niet - proces, communicatie?
• Lange zakenreizen blijken dikwijls langer te duren en STA’s te worden
– Hoe wordt hiermee omgegaan: gouden tip?
• STA zijn over het algemeen succesvoller in het bereiken van de business
doelen dan traditionele LTA’s
– Worden er doelen gesteld en hoe? gouden tip?
• Het promoten van een split family : werkgever heeft geen
verantwoordelijkheid voor welzijn expat en gezin.
*) Mercer International Assignment Survey 2010
MERCER 32

34. More information about how Mercer can help to
improve your global mobility programme:
Marijke Have
Senior Consultant Global Mobility
Mercer Benelux, Amstelveen
Tel +31-20-4313789
Mob +31-631042673
marijke.have@mercer.com

36. “Global Mobility Roundtable”
June 14, 2012 / Marion örman – Lyke Apontoweil
MERCER 35

37. BOX ² “Short Term Assignments”
Agenda – risico’s en compliancy
Hoe krijg ik als internationaal bedrijf grip op de risico’s en
compliancy ten aanzien van short term assignments?
Over welke werknemers hebben we het?
Welke risico’s moet ik aan denken?
Risico’s en compliancy op het gebied van immigratie
Risico’s en compliancy op het gebied van tax
Over welke werknemers hebben we het?
Risico’s en compliancy op het gebied van sociale zekerheid
Risico’s en compliancy op het gebied van travel en declaratie policy
Hoe krijg ik zicht?
Hoe krijg ik grip?
MERCER 36

38. BOX ² “Short Term Assignments”
Wat verstaan we onder short term assignments?
Veel verschillende definities van short term assignments:
(Extended) business travelers
Kort durende uitzending : < 12 maanden
Project worker: langer dan 4 weken (maar weekenden thuis)
Short term assignments 3-12 maanden
Commuters 0-2 jaar
Short term: tot 6 maanden of 6 maanden tot 1 jaar
Expats tot 1 jaar
Rotational expat
MERCER 37

39. BOX ² “Short Term Assignments”
Waarom is juist deze groep zo moeilijk voor bedrijven?
Geen eenduidige definitie van deze groep werknemers
Vaak geen of een beperkte policy voor deze groep werknemers
Wie zijn het? Hoe krijg ze op de radar?
Vaak beginnen short term assignments met business trips
MERCER 38

40. BOX ² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliancy voor short term assignments is
ingewikkeld!
MERCER 39

41. BOX ² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliancy op verschillende vlakken
Immigratie
Tax: inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting, vaste inrichting, en
transfer pricing
Sociale zekerheid
Medical insurance
Travel policy
MERCER 40

42. BOX ² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliancy op het gebied van immigration
Visa
Vrije inreis / niet visum-plichtig
Business visa
Verblijfsduur Aandachtspunten
Werken Entiteit
Verblijf werken Nationaliteit
Vrije activiteiten? Familie situatie
Verblijfsvergunning Activiteiten
MERCER 41

43. BOX² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliancy op het gebied van tax
Hoofdregel: werknemer is belast in werkstaat
Uitzondering: 183 dagenregeling
Een werknemer blijft exclusief in de woonstaat belast indien aan 3 voorwaarden
wordt voldaan:
1. Verblijf in de werkstaat is niet meer dan 183 dagen binnen een 12-
maandsperiode (of belasting- c.q. kalenderjaar)
2. Beloning wordt niet door of namens een in de werkstaat gevestigde
werkgever betaald
3. Beloning komt niet ten laste van een vaste inrichting (VI) van de werkgever in
de werkstaat
Let op, alleen van toepassing bij verdragslanden. Bij geen verdrag, veel sneller sprake
van belastingheffing.
MERCER 42

44. BOX ² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliancy op het gebied van tax
Definitie van werkgever in belastingverdragen
Interpretatie van “werkgever” in belastingverdragen verschilt per land
Formeel of materieel/economisch werkgeverschap?
Formeel: wie is de formele juridische werkgever, kostendoorbelasting niet
relevant
Materieel: gezagsverhouding, voor wiens risico en rekening,
kostendoorbelasting wel relevant
Hoe relevant is (feitelijke) kostendoorbelasting?
MERCER 43

45. BOX ² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliancy op het gebied van tax
Voorbeeld casus A
Duitsland Nederland
(woonland) (werkland)
GmbH BV
Korte tewerkstelling
/uitzending
MERCER 44

46. BOX ² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliancy op het gebied van tax
Voorbeeld casus B
Nederland China
(woonland) (werkland)
BV Client van
de BV
Korte tewerkstelling
/uitzending
MERCER 45

47. BOX ² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliancy op het gebied van tax
Gevolgen van belastingplicht in het werkland
Inhoudingsplicht
Verplichting om te registreren als inhoudingsplichtige
Opzetten salarisadministratie
Verplichting tot indienen aangifte inkomstenbelasting
Aanvragen van een fiscaalnummer of andere vorm van registratie van de
werknemer
Aanvragen van zogenaamde expat regelingen
Impact op het netto inkomen van de werknemer
Impact op de totale kosten van een project (budget)
MERCER 46

48. BOX ² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliancy op het gebied van
sociale zekerheid
183 dagenregeling speelt niet bij sociale zekerheid
Inwonerschap en locatie werkgever zijn belangrijk
EU- verordening en SV-verdragen
Let op bij landen buiten de EU en zonder SV-verdrag beoordeling is
afhankelijk van nationale wet van de betrokken landen
MERCER 47

49. BOX ² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliancy op het gebied van
sociale zekerheid
Wat zijn de risico’s als een werknemer niet (goed) verzekerd is?
Geen recht op uitkeringen risicoverzekeringen
Verminderde opbouw van aanspraken opbouwverzekeringen
Non compliance voor de afdrachten
Reputatieschade
MERCER 48

50. BOX ² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliancy op het gebied van
medical insurance
Is thuisland medische kosten verzekering geldig?
In gastland?
Bij evacuatie?
Collectieve reisverzekering?
Is de dekking afdoende?
Financieel Expat verzekering?
Niveau van zorg
(gezin) Inentingen
MERCER 49

51. BOX ² “Short Term Assignments”
(Interne) Risico’s en compliancy op het gebied van Travel
Policy en Declaratie Policy
Wat zijn de richtlijnen voor travel?
Heen – en terugreis?
Home leave?
Assignee
Familie
Declaratie
Wat zit in de dagvergoeding?
Wat te declareren?
Waar / overzicht?
MERCER 50

52. BOX ² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliancy: gevolgen
Immigratie heeft de grootste impact
persoonlijke gevolgen (boetes, deportatie, gevangenisstraf)
hoge boetes voor de werkgever
vertragen of onmogelijk maken van het doen van business
SV is moeilijk te herstellen
vervelende consequenties voor medewerkers
werkgever is financieel aansprakelijk (arbeidsongeschiktheid,
overlijden)
correcties achteraf zijn vaak niet mogelijk of zijn heel lastig te
realiseren
Tax is vaak achteraf nog te herstellen;
correcties kunnen lopen via loonheffing of aangifte inkomstenbelasting
boetes vallen veelal mee gezien het lage bedrag aan loon wat belast
zou zijn in het geval van een short term assignment
MERCER 51

53. BOX ² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliance: hoe krijg ik zicht?
Hoe krijg ik deze grensoverschrijdende groep werknemers op mijn radar?
Gebruik 1 reisbureau bij alle boekingen van vluchten
Laat werknemers een (on-line) travel calendar bijhouden
Werklocatie laten opnemen in urenregistratie
Via het declaratie proces
Automatische tracking device in mobiele telefoon of Blackberry
MERCER 52

54. BOX ² “Short Term Assignments”
Risico’s en compliance: hoe krijg ik grip?
Indentificeer wie (eind)verantwoordelijk is voor deze groep werknemers
Maak een policy speciaal voor short term assignments
Zorg voor een goede samenwerking tussen HR en andere stakeholders
Maak specialistische kennis toegankelijk voor business managers & HR
zodat mensen zich bewust zijn van de risico’s
Ga op zoek naar technologie die het gemakkelijk kan maken om
deze groep te managen
MERCER 53

55. QUESTIONS??
www.boxx-expat.eu
MERCER 54