Aperfeiçoamento 
do 
processo 
de 
gestão 
das 
matrículas 
Uso 
de 
indicadores 
e 
informações 
gerenciais 
para 
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Intenção 
Ajudar 
os 
gestores 
educacionais 
a 
entender 
a 
matrícula 
em 
uma 
escola 
como 
algo 
que 
não 
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perdem 
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Podemos 
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Por 
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Reunião 
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Projeção 
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Evolução 
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no 
processo 
Transferências 
+Evasão 
/ 
Rematrícula...
Sugestão 
de 
ações 
1. Estabelecer 
um 
fluxograma 
(etapas, 
pessoas, 
fluxo, 
registros, 
reuniões 
de 
acompanhamento,...
Anexos
Organização 
do 
processo 
1. Custos 
da 
escola 
para 
o 
próximo 
ano; 
2. Quais 
áreas 
da 
escola 
em 
que 
é 
preciso...
Aperfeiçoar 
o 
monitoramento 
e 
registro 
do 
processo 
• Fazer 
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sistemaAzação 
da 
estaysAca 
de 
captação 
passo 
a...
Recomendações 
• Criar 
uma 
área 
de 
gestão 
de 
matrícula 
ou 
reordenar 
áreas 
já 
existentes 
que 
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no 
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Cuide 
bem 
das 
pessoas! 
• Elas 
são 
e 
serão 
importantes, 
o 
grande 
diferencial, 
principalmente 
na 
Educação, 
qu...
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Diagnóstico e uso de indicadores e informações gerenciais no processo de Captação e Fidelização de alunos

  1. 1. Aperfeiçoamento do processo de gestão das matrículas Uso de indicadores e informações gerenciais para o2mização das vagas e melhoria dos resultados Psicóloga Cloá Steffen
  2. 2. Intenção Ajudar os gestores educacionais a entender a matrícula em uma escola como algo que não acontece por acaso, mas que é conquistado através da determinação estratégica e planejada de seus recursos, para a busca de resultados.
  3. 3. • Anualmente as escolas perdem de 10 a 20 % de seus alunos, o que significa que será preciso conquistar (captar) novamente a mesma quanAdade de alunos que saiu e mais os formandos para garanAr o mesmo nível de receita. • E conseguir tamanha proeza além de ser caro será cada vez mais diEcil em função do menor número de crianças que nascem versus a grande concorrência.
  4. 4. Quais são as metas de matrículas da sua escola para 2015? • Crescimento do número de alunos? • Manutenção do número atual? • Declínio do número atual e consequentemente ajustes?
  5. 5. Qual a importância do número de alunos no resultado da escola? Quem lida com o orçamento de uma escola parAcular sabe a sensibilidade que o número de alunos tem sobre o resultado. Escolas parAculares são, sem exceção, organizações muito alavancadas operacionalmente. Isso significa que sua composição de custos tem um peso muito maior dos elementos fixos do que dos variáveis.
  6. 6. Custos • Ganhos de alunos, em geral, não vêm acompanhados de aumento proporcional nos custos. As escolas costumam preencher a ociosidade de suas salas de aula. Esse é o lado bom da história. • O lado ruim se manifesta quando ocorre o inverso. Quando as escolas perdem alunos, têm grande dificuldade em reduzir custos. Muitas vezes a perda não ocasiona redução do número de salas – a escola simplesmente vê aumentada a ociosidade por sala.
  7. 7. Podemos projetar o número de alunos? Por uma contradição que foge à vontade das escolas, o indicador mais sensível é justamente um dos poucos que pode ficar fora de seu controle direto. Uma escola pode fixar com precisão sua verba de publicidade para um ano... Pode definir qual será seu percentual de bolsas e fazer com que seja cumprido... ... será que podemos es2mar o número de alunos para o próximo ano?
  8. 8. Reunião sobre as matrículas 2015 Projeção das vagas e turmas • Quem vocês convocariam para a reunião sobre o processo de matrículas da escola? JusAficar? • Que informações vocês levariam para esta reunião e que nos ajudariam a projetar as vagas e turmas?
  9. 9. O uso de indicadores na gestão do processo de matrículas e rematrículas “Se você não mensura, você não sabe se está indo para frente, para trás ou para lugar nenhum”. Aubrey Daniels, 1984
  10. 10. Informações e Indicadores para análise longitudinal e prospec2va das matrículas Análise e prospecção Mapa de turmas atualizado* % de captação de alunos novos (por ano e por série) -­‐ Nº de alunos novos* Número total de matriculados (por ano e por série)* % de perda por ano ( Nº de evasão + cancelamentos durante o ano e não renovação da matrícula no final)* % de transferências por ano/ por série % de reprovação* Índice de saAsfação dos pais, alunos, professores e funcionários com a escola* Inadimplência nas turmas (no ano) Possíveis reprovações nas turmas (no ano) *Informações que necessitam de uma base de dados compara5vos de no mínimo 3 anos , na mesma data, no ano anterior
  11. 11. Informações e Indicadores para análise longitudinal e prospec2va das matrículas *Informações que necessitam de uma base de dados compara5vos de no mínimo 3 anos , na mesma data, no ano anterior Análise e prospecção Média de alunos por turma (Base histórica)* Definição do nº de vagas por nível de ensino Nº vagas disponíveis Taxa Ocupação (%) Taxa de ociosidade por turmas % de ociosidade de acordo com a estrutura do colégio
  12. 12. E mais... Informações de mercado sobre ofertas de bolsas, Nº de alunos da cidade por nível de ensino, por escola Fechamento ou abertura de colégios, preços Diferenciais da InsAtuição
  13. 13. Evolução do número de alunos 2009 2010 2011 2012 2013 Ed. Inf. 1º a 5º 6º ao 9º E.Médio TOTAL % crescimento
  14. 14. Aspectos parametrizadores do número de alunos por sala A Lei de Diretrizes e Bases da Educação (LDB) não especifica o número exato de alunos por turma. Cada rede de ensino organiza as salas conforme a demanda, porém respeitando o espaço Esico e capacidade. Observar: • Metragem da sala de aula (Resolução SE Nº 86/2008 no estabelecimento do número de alunos por sala de aula, deverá ser observado o índice de metragem de 1,20 m2 por aluno em carteira individual, de acordo com o estabelecido no Decreto Nº 12.342/1978, correspondendo, no mínimo, a 1,00 m2 por aluno, conforme o previsto pela Resolução da Secretaria da Saúde Nº 493/1994
  15. 15. Série 2010 2011 2012 2013 Nº turmas Nº alunos Média Nº turmas Nº alunos Média Nº turmas Nº alunos Média Nº turmas Nº alunos Média Berçário Nível 1 Nível 2 Nível 3 E.I 1º ANO 2º ANO 3º ANO 4º ANO 5º ANO 6ºANO 7º ANO 8ºANO E.F 1ª série 2ª série 3ª série E.M TOTAL
  16. 16. % de ociosidade N º de vagas ofertadas Nº de vagas preenchidas 2011 % 2012 % 2013 % 2014 % 2015 % EDUCAÇÃO INFANTIL ENSINO FUNDAMENTAL – 1ª FASE ENSINO FUNDAMENTAL – 2ª FASE ENSINO MÉDIO Total Meta : Diminuir as vagas ociosas das turmas ofertadas de ..... para .... em 2015
  17. 17. Nº de alunos captados por ano Fórmula % de captação: Nº de alunos novos captados/ total de alunos
  18. 18. Análise dos dados do processo de matrícula 2013/2014 Nível de Ensino Nº de visitantes Matriculas novas efe2vadas % de efe2vação % de não efe2vação Mo2vos de não efe2vação EDUCAÇÃO INFANTIL ENSINO FUNDAMENTAL – 1ª FASE ENSINO FUNDAMENTAL – 2ª FASE ENSINO MÉDIO TOTAL
  19. 19. % de efe2vação da matrícula N º de Inscrições/ visitantes/ interessados Nº de alunos matriculados 2011 % 2012 % 2013 % 2014 % 2015 % EDUCAÇÃO INFANTIL ENSINO FUNDAMENTAL – 1ª FASE ENSINO FUNDAMENTAL – 2ª FASE ENSINO MÉDIO Total Meta: Aumentar o percentual de efe2vação de matricula de .....em 2014 para....em 2015
  20. 20. % de ociosidade De acordo com a projeção Projeção1 Projeção2 Total de vagas no colégio Total de vagas oferecidas Preenchidas Total de vagas ociosas % de ociosidade sobre o da capacidade de alunos/turmas
  21. 21. Projeção de alunos e turmas Estudo de caso-­‐ Simulação
  22. 22. Número de alunos por turma Número médio encontrado nas escola/RS Creche/classe bebê (0 a 2 anos) – até 10 alunos por professor com assistência de auxiliar Nível 1 (3 anos) – até 15 alunos por professor Nível 2 (4 anos) – até 20 alunos por professor Nível 3 (5 anos) – até 20 alunos por professor 1º ano Fundamental – 25 alunos 2ª ano Fundamental – 25-­‐30 alunos 3º ao 5º ano (anos iniciais) Ensino Fundamental – 30 -­‐35 alunos 6º ao 9º ano (anos finais) Ensino Fundamental – 35-­‐ 40 alunos 1ª a 3ª série Ensino Médio – 40-­‐45 alunos O que diz a Lei Complementar Estadual/SC nº 170/1998 O número de alunos por sala de aula deve possibilitar adequada comunicação e aproveitamento, obedecendo a critérios pedagógicos e níveis de ensino, da seguinte forma: a) na educação infanAl, até quatro anos, máximo de 15 crianças, com atenção especial a menor número, nos dois primeiros anos de vida. Até os seis anos, máximo de 25 crianças; b) no ensino fundamental, máximo de 30 crianças até a quarta série ou ciclos iniciais e de 35 alunos nas demais séries ou ciclos; c) no ensino médio, máximo de 40 alunos.
  23. 23. A2vidades a serem implementadas, sistema2zadas e acompanhadas no processo Transferências +Evasão / Rematrículas • Acompanhamento da saAsfação dos alunos desde o começo do ano; • Geração de relatórios formais e centralizados sobre os moAvos de desligamento dos alunos; • Realizar pesquisas para idenAficar as causas que levam os alunos a saírem do Colégio; • Fazer pesquisa de saAsfação periodicamente; • Acompanhamento individual com as famílias indecisas antes do final de outubro; • relatório diário ou semanal sobre número de rematrículas. Captação-­‐ Alunos novos • Levantamento diário ou semanal dos indicadores do nº de telefonemas, visitas e entrevistas. • Levantamento dos indicadores de conversão de visita em matrícula . (% de conversão de visitas em matrícula). • Acompanhamento diário ou semanal do número de matrículas novas.(% de matrículas novas)
  24. 24. Sugestão de ações 1. Estabelecer um fluxograma (etapas, pessoas, fluxo, registros, reuniões de acompanhamento, etc) 2. Programar agenda e pessoas suficiente para a o processo matrícula 3. Programar um horário mais estendido para o atendimento 4. Fazer treinamento da equipe de matrícula para o atendimento e fluxo do processo 5. Antecipar a análise das bolsas de estudos e definir os critérios de distribuição de acordo com a projeção das turmas e orçamento 6. Estabelecer prazo para dar retorno aos pais 7. Aperfeiçoar o monitoramento e registro do processo
  25. 25. Anexos
  26. 26. Organização do processo 1. Custos da escola para o próximo ano; 2. Quais áreas da escola em que é preciso cortar custos e/ou invesAr oAmizando os recursos; 3. Aumento dos salários dos professores? previsão de aumento da folha e inserção de novos projetos pedagógicos que gerem custos; 4. Índice de inflação; 5. Aumento que terá que ser praAcado nas mensalidades de 2015; 6. Nº de bolsas ou descontos que será praAcado em 2015; 7. Campanha de matrícula de 2015 para ser lançada em agosto; 8. Novo contrato de prestação de serviço; 9. Circular que divulgará o início e os procedimentos de matrícula de 2015 e os novos valores das anuidades;
  27. 27. Aperfeiçoar o monitoramento e registro do processo • Fazer a sistemaAzação da estaysAca de captação passo a passo é muito importante para que possa ter noção de onde invesAr. O invesAmento deve incidir no local onde reside o problema. • Se a escola esAver atraindo poucas visitas, o invesAmento deve ser na comunicação externa. Nessa hora, um bom assessor de comunicação, de preferência especializado em escolas, pode fazer a diferença. • Se, por outro lado, a escola atrai muitas visitas, mas converte poucas em matrículas, o invesAmento deve ser sobre o tratamento (atendimento) oferecido ao pai visitante. Nem sempre a linguagem uAlizada é a mais adequada, mesmo que o conteúdo esteja correto. • Nesse momento, pesquisas rápidas com famílias que visitaram a escola e não ficaram podem ser fonte de ricas informações sobre como aprimorar o atendimento.
  28. 28. Recomendações • Criar uma área de gestão de matrícula ou reordenar áreas já existentes que atuam no processo para viabilizar a implementação do gerenciamento de matrícula através da integração de programas, políAcas, práAcas e planejamento na busca de uma melhor combinação de alunos matriculados. • Envolver a gestão intermediária, professores e colaboradores como agentes de fidelização e captação para que assumam maiores responsabilidades para maximizar o número de alunos matriculados na Escola. • Criação, monitoramento e análise de indicadores de desempenho das ações do processo de matricula.
  29. 29. Cuide bem das pessoas! • Elas são e serão importantes, o grande diferencial, principalmente na Educação, que é um serviço, um bem não tangível. • Serviços precisam ser executados um dia após o outro e sua qualidade dependerá sempre do alinhamento, mo2vação, humor e competência de toda a equipe. • Serviços estão ancorados nas pessoas da escola [direção, corpo docente e funcionários], elas são a parte mais visível daquilo que a insAtuição está efeAvamente oferecendo para os alunos e suas famílias. 30

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