1. Case Study: Ciclo di approvazone
e sviluppo nuovi prodotti
“Lavorare in un ambiente complesso e fluido richiede agilità dei
processi. L’introduzione di logiche BPM ci ha dato questa necessaria
agilità, ci ha consentito di fornire al nostro personale i giusti strumenti di
gestione e di dare ai nostri clienti un prodotto più tempestivo e mirato."
Riduzione del i costi e migliorato il servizio al cliente
L’intervento, ha avuto l’obiettivo di supportare l’azienda a semplificare le
procedure ed i processi di approvazione e sviluppo di nuovi prodotti.
Allo stesso tempo, ha facilitato le attività del personale e l’introduzione
delle attività volte a garantire la conformità alle normative recentemente
introdotte.
La sfida
•
Applicare e sostenere i nuovi regolamenti ed i nuovi standard normativi.
•
Rispettare il macro processo, definito dalla legislazione nazionale
Arxo è una società composta da
un gruppo di professionisti, sul
mercato da più di 15 anni che
supporta imprenditori e manager
che desiderino ottenere risultati di
business favorendo lo sviluppo
armonico di persone e processi e
rendere operativa la visione di
come essere competitivo.
La filosofia di Arxo è di
combinare le conoscenze su
come far funzionare bene le
relazioni tra le persone con quelle
per rendere efficaci i processi, e
di ricercare costantemente
soluzioni essenziali ed equilibrate
arrivando velocemente al
risultato, con maggiore
soddisfazione, sicurezza e
sostenibilità nel tempo.
• Mantenere, in un mercato altamente competitivo, la necessaria flessibilità
operativa.
Da sempre, Arxo supporta le
azienda a:
•
•
Creare: organizzazioni snelle
appassionate ed efficienti che
competono con successo
•
Implementare: soluzioni che
«funzionano» per problemi
complessi ed interdisciplinari.
Il perimetro del progetto
•
Con il processo di Approvazione e Sviluppo Prodotto l’azienda intende
“l’insieme di attività deve porre in essere, preventivamente all’introduzione
nell’offerta commerciale di un nuovo prodotto/servizio o alla modifica di un
prodotto esistente, al fine di:
Monitorare: attività,
performance e processi con
adeguati strumenti IT e di
“people involvement“.
•
Rilanciare: competenze e
motivazioni delle persone
attraverso interventi di
mobilitazione al cambiamento
e coaching
•
Accelerare: programmi di
innovazione sia lato mercato
sia lato operations
Semplificare le procedure applicate
• Ridurre i costi di gestione, aumentando le velocità del ciclo di approvazione e
sviluppo, eliminando le attività migliorando non a valore aggiunto
•
Individuare i rischi emergenti e le relative procedure di controllo;
•
Valutare gli impatti conseguenti nei diversi
contabili, fiscali, operations,…);
•
Valutare la coerenza con le esigenze della clientela, a seguito di analisi dei
bisogni della stessa;
•
Assicurare la trasparenza e la correttezza nella commercializzazione dei
prodotti;
ambiti di operatività (es.
•
Assicurare la conformità dei prodotti alle normative di riferimento;
•
Identificare le eventuali azioni che si rendano necessarie a sostenere
in modo appropriato la nuova attività.
Arxo è parte dei network
internazionali di:
Canea Consulting Group
PNMsoft
QPR Software

2. Il sistema di gestione del processo di Approvazione e Sviluppo Prodotto,
coinvolge dalle dodici strutture organizzative in su, le quali sono tenute a dare
un parere vincolante, in diverse parti del processo. il processo si basava su
tradizionali strumenti d’ufficio (prevalentemente file office e pdf scambiati via
posta elettronica). Questo modo di lavorare influiva negativamente sulla velocità
di esecuzione e sull’efficacia del risultato.
Business Process Management
L’obiettivo del BPM è gestire il ciclo
di vita di un processo, a partire dalla
modellazione fino all’ottimizzazione.
Un BPM è composto da:
•
Flow Chart: un ambiente di
disegno usato per progettare
processi di workflow, regole e
destinatari.
•
Motore di workflow per far
girare il sistema indirizzando il
processo al destinatario corretto,
tenendo traccia di tutti i processi
attivi•
•
Struttura organizzativa: una
accurata descrizione della
struttura organizzativa della
società mostra a tutti gli utenti i
ruoli e le responsabilità di ogni
unità organizzativa
•
Monitoring e Reporting per
governare le prestazioni dei
processi
•
Integrazione. il BPM deve
permettere la connessione alle
applicazioni e ai sistemi necessari
al funzionamento.
Strategie e implementazione
l fine della realizzazione del pilota, si è deciso di:
•
Scomporre il processo di “Approvazione e Sviluppo Prodotti” in più sottoprocessi riconducibili alle specifiche famiglie di prodotto;
•
Individuare le aree di miglioramento del flusso di attività
•
Sviluppare i processi “To Be”
•
Implementare il sistema BPM
Sin dalle fasi iniziali di analisi e modellizzazione delle "catene di attività", si è
richiesto un significativo coinvolgimento degli "utenti di business«, questo ha
garantito:
•
Soluzioni effettivamente condivise (più facilmente implementabili),
•
Condivisione delle metodologie di analisi e di sviluppo (training e lavoro
congiunto per il trasferimento delle competenze necessarie).
Fattori critici di successo
•
Minimizzare gli oneri e l’impegno delle risorse, pienamente impegnate e
concentrate sui progetti già in essere;
•
Garantire una piena integrazione con i sistemi esistenti;
•
Valorizzare e responsabilizzare il ruolo degli “utenti di business” nella
definizione e gestione di quelle attività e di quei processi “labour intensive”
che ora sono presidiati dagli attori con il ricorso alle applicazioni di
produttività d’ufficio (tipicamente la suite di Microsoft Office e la posta
elettronica);
Arxo utilizza soluzioni Human Centric
BPM che permettono di reagire in
modo tempestivo, in conformità con
gli adattamenti di processo, eseguiti
in tempo reale dai “process owner”.
SEQUENCE Kynetics
Una suite che si contraddistingue per:
Contenere costi e tempi del progetto pilota.
•
•
Rapidità di sviluppo e di modifica
dei workflows per soddisfare sia
le esigenze di business di
frequente cambiamento dei
processi e di controllo dello
sviluppo da parte dell'IT
•
•
Gestione collaborativa
•
Governo drl ciclo di vita di ogni
processo
•
Alte capacità di integrazione con
le tecnologie ERP/CRM
•
Mobile capabilities
Organizzazione del “go live” dei work flow secondo logiche di graduale
adozione
In sintesi:
L’implementazione di logiche BPM, supportate da SEQUENCE
Kynetics, ha permesso una sensibile riduzione dei tempi di
sviluppo dei nuovi prodotti, accelerandone il processo di
approvazione attraverso un percorso di dematerializzazione
documentale.
Non solo il processo risulta molto più rapido, salvaguardandone il
ciclo approvativo, così come previsto dalla normativa di settore,
ma ha permesso un miglioramento dell’efficacia permettendo alle
funzioni approvative di intervenire sui processi di loro stretta
competenza e riducendo le attività non a valore aggiunto
In sintesi, con SEQUENCE Kynetics
è possibile:
realizzare e gestire "human
centric" workflow e business
process applications che
valorizzano le applicazioni di
produttività aziendale e le più
diffuse piattaforme applicative;
•
Piazza della Conciliazione 4
20123 Milano
www.arxo.it
Tel +39 02 43316838
info@arxo.it
•
integrare persone, processi e
flussi informativi con un approccio
semplice e immediato (risposta
rapida alle esigenze dei Business
Users).
SEQUENCE Kynetics è un prodotto
PNMsoft
www.pnmsoft.com