1. Efektivitas Jadwal Retensi
Arsip dalam Penyusutan Arsip
PT Pertamina (Persero)
Aris Maulana/1006774934
Ilmu Perpustakaan dan Informasi

2. 1.1Latar Belakang Penelitian
 Jumlah arsip yang selalu mengalami peningkatan dari
tahun ke tahun.
 Perlu adanya kegiatan penyusutan arsip yang baik
untuk mengatasi hal tersebut, salah satunya dengan
menggunakan JRA sebagai acuan dalam melakukan
kegiatan penyusutan arsip.
 PT Pertamina (persero) merupakan suatu perusahaan
besar yang menggunakan JRA sebagai acuan untuk
menyusutkan jumlah arsipnya.

3. 1.2 Perumusan Masalah
 Mengapa harus menggunakan JRA?
 Bagaimana cara membuat JRA dalam PT Pertamina
(persero)?
 Bagaimana cara menggunakan JRA tersebut?

4. 1. 3 Maksud, Tujuan dan Kegunaan Penelitian
 Maksud : PT Pertamina (persero) merupakan
perusahaan besar dengan manajemen arsip yang
sangat baik sehingga sangat menarik untuk dikaji
lebih mendalam.
 Tujuan : Menjelaskan metode penyusutan arsip yang
digunakan PT Pertamina (Persero) dan memberikan
laporan penelitian tentang penggunaan jadwal
retensi arsip dalam penyusutan arsip di PT Pertamina
(persero).
 Kegunaan Penelitian : Menambah wawasan peneliti
dan pembaca serta turut aktif menyebarkan ilmu
pengetahuan yang peneliti miliki setelah melakukan
penelitian ini.

5. 1.4 Penelitian Terdahulu
 Sabrina Christa Primanuella, (UI;2009) dalam skripsinya yang berjudul
Penyusutan arsip Biro Keuangan Sekretaris Menteri Sekretaris Negara
berdasarkan jadwal retensi arsip.
 Sauki Hadiwardoyo (Depdikbud;1999) dalam buletin Ketatausahaan
Depdikbud yang berjudul Melakukan penilaian arsip instansi, Buletin
Ketatausahaan, Ed. 5, hal. 22-24.

6. 1.5 Metode Penelitian
 Metode Kualitatif dengan teknik triangulasi teknik yaitu
mengunakan teknik pengumpulan data yang berbeda-beda untuk
mendapatkan data dari sumber yang sama.
 Teknik-teknik pengumpulan data tersebut berupa : observasi
partisipatif, wawancara mendalam, dan dokumentasi.

7. Teknik Penyusutan
BERDASARKAN
JRA
BERDASARKAN
UU No. NON JRA
43/2009
PP 34/ 79
SE 01/81
SE 02/83

8. 2.1 Mengapa harus menggunakan Jadwal Retensi
Arsip? (1)
 Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, pasal 4, poin pertama :
“Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan
dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip”.
 PP 28 Tahun 2012 Pasal 52
“Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf d, dilakukan
oleh pencipta arsip berdasarkan JRA”.
 PP 28 Tahun 2012 Pasal 53
(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan
BUMD wajib memiliki JRA.
(2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan
lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan
BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
(3) Dalam rangka melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara,
perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi
kemasyarakatan harus memiliki JRA.

9. 2.1 Mengapa harus menggunakan Jadwal Retensi
Arsip? (2)
 Sebagai subsistem manajemen peningkatan efisiensi operasional
instansi dan pelestarian bukti pertanggung jawaban nasional.
 Petugas arsip / arsiparis di instansi yang bersangkutan dapat secara
langsung melakukan penyusutan arsip, secara sistematis
berdasarkan pedoman yang sah.
 Dapat mengimbangi peningkatan akumulasi arsip yang semakin
cepat.
 Efisiensi mencakup biaya sewa ruang penyimpanan, peralataan
kearsipan, tenaga dan waktu yang diperlukan untuk penemuan
arsip (retrieval) dan pada akhirnya mempercepat proses
pengambilan keputusan oleh pimpinan instansi/perusahaan

10. 2.2 Jadwal Retensi Dokumen Pertamina (JRDP) (1)
 Penyusunan JRDP
1) Menginventarisasi semua jenis dokumen yang ada pada suatu fungsi melalui unit
Pengolah/Unit Pencipta,
2) Menginventarisasi secara sampling jenis dokumen yang ada di Gedung Sentral
Dokumen Pertamina/Unit Operasi/Unit Usaha,
3) Mengelompokkan dokumen sesuai klasifikasi yang dibakukan,
4) Menentukan retensi dokumen sesuai nilai gunanya (primer dan sekunder), dengan
memperhatikan:
- Peraturan perundangan yang berlaku,
- Kebutuhan fungsi pencipta dokumen,
- Informasi yang terkandung didalamnya dan berkaitan dengan dokumen
yang lain,
- Tingkat kepentingan dokumen tersebut dalam kegiatan Pertamina,
- Pengalaman Pertamina dalam mengelola dokumen.
 Klasifikasi Penyimpanan
“Dokumen Permanen (P), Dokumen Permanen Terbatas (PT), Dokumen disimpan
dalam periode tertentu”

11. 2.2 Jadwal Retensi Dokumen Pertamina (JRDP) (2)
Jangka waktu simpan
NO Jenis/seri arsip Aktif Inaktif Keterangan
IV. HUKUM (S4)
1.
Produk hukum Sampai dengan 5 tahun Permanen
a. Peraturan diperbaharui
Perundangan yang
mengatur instansi
b. Produk hukum internal
2. sampai dengan tidak - Musnah
Dokumentasi hukum berlaku
3. sampai dengan 10 tahun Dinilai
Kontrak/ perjanjian tidak berlaku kembali

12. 2.3 Penyusutan Dokumen Pertamina (1)
 Penyerahan Dokumen
 Penyerahan Vertikal
 Penyerahan Horizontal
 Sebelum melakukan kegiatan penyerahan dokumen, hal-hal
yang perlu diperhatikan adalah:
Memeriksa jenis/macam dokumen (asli, karbon kopi,
tembusan, fotokopi),
Melihat dan menentukan usia penyimpanan dokumen sesuai
JRDP,
Mempertimbangkan penyerahan secara vertical/horizontal,
Menyiapkan Daftar Pertelaan Dokumen yang sudah diberi
Label Identitas Dokumen untuk disimpan.

13. 2.3 Penyusutan Dokumen Pertamina (2)
 Pemusnahan Dokumen
“Kegiatan menghancurkan fisik dokumen secara total sehingga
tidak teridentifikasi/tidak terbaca lagi oleh pihak lain baik isi maupun
bentuknya.”
 Dokumen yang dapat dimusnahkan adalah sebagai berikut:
 Telah melampaui jangka waktu/usia simpan yang tercantum dalam
JRDP,
 Tidak lagi mempunyai nilai guna bagi kepentingan Pertamina,
 Tidak mempunyai nilai guna bagi kepentingan Nasional,
 Tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang,
 Tidak terdapat kaitan dengan perkara pidana atau perdata yang
masih dalam proses.
 Kegiatan penghancuran/pemusnahan dokumen dapat dilakukan
dengan dicacah, dibakar sampai habis, dilebur secara kimia (boleh
oleh pabrik peleburan kertas), ditanam diarea tertentu yang aman.

14. 2.3 Penyusutan Dokumen Pertamina (3)
 Dokumen yang memiliki retensi diatas 2 (dua) tahun
memerlukan:
“Berita Acara Penilaian dan Pemusnahan Dokumen
dengan dilengkapi Daftar Pertelaan Dokumen
Musnah yang telah mendapat persetujuan dari
Pejabat Fungsi Pemilik Dokumen sesuai ketentuan
yang berlaku.”
 Dokumen yang mempunyai usia simpan/retensinya
dibawah 2 (dua) tahun memerlukan:
“Daftar Pertelaan Dokumen Musnah yang disetujui
oleh pejabat fungsi pemilik dokumen atau Pejabat
yang ditunjuk”
 Dokumen yang duplikasi/fotokopi yang berlebihan
dan non dokumen boleh langsung dimusnahkan.

15. 3.1 Kesimpulan
Jadwal Retensi Arsip atau dalam hal ini Jadwal Retensi Dokumen
Pertamina berfungsi sebagai pedoman bagi Arsiparis dan
petugas kearsipan untuk menyusutkan arsip/dokumen dan
sangat berperan penting dalam proses penyusutannya karena
berfungsi untuk menentukan jenis dokumen sehingga dapat
menjadi acuan untuk pengambilan keputusan dalam proses
pemusnahan dokumen nantinya.
Dengan adanya pedoman penyusutan arsip sejak awal telah
dapat dipantau dan dilakukan langkah penyelamatan bukti
pertanggungjawaban nasional dan bukti prestasi intelektual
berupa nilai budaya bangsa yang terekam dalam bentuk arsip.
Bukti pertanggungjawaban dan prestasi budaya tersebut bukan
saja bermanfaat bagi kepentingan penelitian sosial, budaya dan
sejarah dalam rangka pembentukan kesadaran jati diri bangsa,
melainkan yang terpenting justru memberikan dukungan data
atau informasi dalam perumusan kebijaksanaan nasional

16. 3.2 Saran
“Banyaknya manfaat yang terdapat dalam
JRA/JRDP menjadikan hal tersebut sebagai hal
yang sangat penting yang harus diperhatikan oleh
bagian kearsipan. Kenyataanya, belum semua
bagian di PT Pertamina (persero) (anak perusahaan
maupun kantor cabang) dapat menerapkan
JRDPnya dengan optimal. Perlu pengawasan lebih
dalam kegiatan sosialisasi dan penerapan JRDP
agar semua tujuan dan manfaat yang terdapat
didalamnya dapat terwujud.”
Aris Maulana
Mahasiswa Ilmu Perpustakaan dan Informasi