TEAMBOX ermöglicht mit agilen Methoden eine neue, verbesserte Zusammenarbeit. Opt-In Meldungen und das neue PM setzen ganz auf optimierbare Workflows und eine neue Produktivität.

1. Macht Agenturen
noch erfolgreicher.
Kein Soll – nur Haben.
Agiles Projekt- und Jobmanagement
Intelligente Workflows

2. Wie sieht Ihr
Projektmanagement aus?

3. Arbeiten mit Projekten
§ Hat das Management die Übersicht?
§ Haben alle die richtigen Informationen?
§ Ist es einfach?

4. Ist effiziente Arbeit möglich?
§ Verschiedene Programme?
Kompliziert und inflexibel?
§ Schwierige interne Kommunikation?
Umständliche Zusammenarbeit, viel Bürokratie?
§ Falsch, redundant oder veraltet?
Daten / Termine / Informationen?

5. Projekte versus Jobs
§ Projekte § Jobs
§ Komplex § Abwicklung
§ Innovativ § Routine
§ Teamarbeit
§ Projekt-/Job Portfolio
§ Übersicht?
§ Kontrolle?

6. Klassisches Projektmanagement
§ Projektleiter
investiert viel Zeit in Planung und Dokumentation
§ Projektteam
,stimmt zu‘ und tut was es will
§ Prozess
Kommunikation und Fortschritt wird kaum/nicht eingepflegt
§ Starre Regeln, fixer Zeitplan
Top down
§ Aufwändige Meetings
Komplizierte Tools

7. Agiles Projektmanagement
§ Einfach und pragmatisch
statt bürokratisch
§ Soviel Planung und Dokumentation wie nötig
anstatt soviel wie möglich
§ Interaktion und Kommunikation
stehen im Zentrum
§ Partizipativ
bereits bei der Planung, inkl. Einbeziehung der Stakeholder.
Bottom Up

8. Agile Werte (frei Wiki)
vom lateinischen agilis von agere:
,zu schnellen Bewegungen der Gliedmaßen fähig‘
§ Individuen und Interaktionen sind wichtiger
als Prozesse und Werkzeuge
§ Kundenabstimmung ist wichtiger
als der urspüngliche Auftrag
§ Mut und Offenheit für Änderungen
Anstatt das Befolgen eines fixen Plans
§ Erfolgreiche Projekte sind wichtiger
als ausführliche Dokumentation

9. Klassischer Workflow
§ Besprechung - Protokoll - Besprechung - ...
§ Kommunikation über viele Tools
Telefon, eMail, Instant Messaging, Fax, ...
§ Informationsoverflow
Folge ist Verweigerung
§ Relevante Infos müssen zusammengesucht werden
Projekt- und Jobbezogene Informationen über aufwändige Recherche

10. Intelligenter Workflow
§ Zeitversetztes Arbeiten möglich
Asynchron
§ Push oder Pull
Opt-in
§ Zusammenhängende Relevanz
Informationen (Threads) zum Projekt/Job
§ - Automatische - Dokumentation
Offenes, Erledigtes, Kommentare, Diskussionen, History ...
§ Collaboration
Einfache Zusammenarbeit mit integrierender Webapplikation

11. TEAMBOX: das Konzept
§ Webbasierend
Plattformunabhängig - für Windows, Linux und Mac
§ Für Dienstleister
Branchenlösung - aus der Praxis entwickelt
§ Einfach
Durch ‚bekannte‘ Weboberfläche
§ Unabhängig
Durch offene Standards und günstig durch Gratis-Basissoftware
§ State of the Art
Evolution statt Revolution [ intevo ]

12. Individuelle Module
Kalender Memo
News
Geburtstage
Mitarbeiter Meta-Dokumente
Ferien/Urlaub, Teilzeit Web oder Word
Jobverwaltung Finanzen
Jobdetails- und Reports Budget, KVs,
Zeiterfassung- und Reports Rechnungen,Kontrollen
Adressen, Produktion
CRM, Newsletter Offerte (Anfrage) - Auftrag
Projektmanagement Meldungen
Ressourcenplanung Workflow

13. Projektplanung - Aktivitäten
Arbeitspaket
‣ Hat EINEN Verantwortlichen und Endtermin
‣ Optionale weitere Details
Aufgaben (Optional)
‣ Delegierbare Aufgaben, die nicht für AP verantwortlich sind

14. PM und Workflows @ TEAMBOX

15. Intelligente Meldungen - Beispiel
‣ Mitarbeiter erstellt Angebot und klickt auf ,zu Bestätigen‘
‣ Bei Geschäftsführer erscheint eine Meldung, über die er direkt zum Kostenvoranschlag wechselt und
diesen korrigiert oder freigibt
‣ Mitarbeiter erhält Nachricht, dass er das Angebot versenden kann

16. Intelligente Meldungen - Opt-In
‣ ‚Opt-In‘ - kein ‚information overflow‘
‣ Gesamteinstellungen und benutzerindividuelle Einstellungen möglich
‣ Unterschiedliche Prioritäten von Meldungen
(fade in/out - wegklicken erforderlich - blockierend)
‣ Zuteilen und Übernehmen von Meldungen

17. Projectcloud / Projektportfolio
Welche Projekte sind wichtig? Welche sind gefährdet?
Darstellung durch Größe und Farbe
Bsp:
‣ Geplante vs. erledigte Aktivitäten
‣ KV vs. bereits angefallene Kosten

18. Kombiniertes Controlling
Frühwarnsystem
wenn Verhältnis Planung/Kosten nicht passt

19. Detail Controlling
Einfache Übersichten der Kostenstruktur
Detailansicht Job > Kunde > Agentur

20. intevo.websolutions gmbh
§ Gegründet 2003 (1995)
Team: 14 Mitarbeiter, Freelancer und Partner
Geschäftsführende Gesellschafter
Mag. Martin Reitbauer-Ortner und DI Michael Schachinger
§ Standorte
Wien, Steyr (A) sowie in Baden/Zürich (CH)
§ Kunden
Über 75 Agenturen in Wien, Zürich, Bern, Hamburg, München...
(über 1.000 User)
§ intevo.TEAMBOX
internet - webbasiert und plattformunabhängig
evolution - passt sich bestehenden Prozessen an