2. Se entiende por "observaciones de una
auditoría" como el apartado del informe
de auditoría que el auditor aprovecha para
dejar constancia de las oportunidades de
mejora, de los riesgos para la calidad que
pueden convertirse en no conformidades
futuras, o de cualquier otro detalle que
haya observado y le parece relevante
registrar
3. Propiedades de una observación de Auditoria
Una de las maneras de analizar la naturaleza de una observación de auditoria
consiste en considerar el proceso que seguimos para examinar
cuidadosamente la información obtenida en el curso de la auditoria
Consideramos que una observación de auditoria tiene los siguientes
atributos:
• Condición
• Criterio
• Efecto
• Causa
• Recomendación
4. Una observación de auditoria bien
confeccionada no solo constará de estos cinco
atributos, sino que será redactada de tal manera
que cada uno de ellos se distinga de los demás. Los
lectores de nuestros informes no experimentarán
ninguna dificultad para entender lo que hallamos, lo que
pensamos de lo hallado, cual es su efecto, por que
sucedió y como consideramos que debe corregirse.
5. Condición (lo que es)
Es la situación actual encontrada por el auditor con respecto
a una operación, actividad o transacción. Refleja
el grado que los “criterios” están siendo logrados.
CRITERIO (lo que debe ser)
“Lo que debería ser” el CRITERIO. Estos dos conceptos son los
primeros dos atributos básicos de una observación de auditoria.
El criterio que empleamos para juzgar nuestra declaración de
condición requiere de mucha experiencia y discernimiento
6. • El criterio varía enormemente según los objetivos de la auditoria
• Tenemos un amplio margen para escoger no sólo el criterio mas
adecuado sino también el grado de especificidad y modo de tratar al
sujeto de auditoria en nuestro informe.
• Claro está, cuando mas nos apartamos de las fuentes autorizadas
externas para fundamentar nuestro criterio, mayor será la
controversia provocada por nuestra observación de auditoria.
• En estas situaciones es importante tener en cuenta que nosotros
asumimos la carga y la obligación de convencer al lector de nuestro
informe de la validez y cordura de nuestro propio criterio.
7. Efecto - ( la diferencia entre lo que es y lo que debe ser)
Habiendo identificado la
diferencia por el método de
comparación, a continuación nos
preguntamos, ¿Qué significa todo esto?.
Hemos establecido una diferencia entre
“lo que es” y “lo que debe ser”; pero, ¿Qué
importancia tiene? ¿Cuál ha sido, o pudo haber
sido el EFECTO de esta diferencia?.
8. Si el efecto es significativo, tendremos que informar.
Si la diferencia carece de materialidad o significado
práctico es posible que no tengamos nada que
informar o dar a conocer; siendo recomendable
discutirlo con la administración y conseguir que sea
implementado durante la ejecución de la auditoria, en
cuyo caso solo se incluirá como un comentario en
nuestro informe final.
9. El efecto real o potencial es:
1. Cuantificable en dinero u otra unidad de medida.
2. Ineficiencia de los recursos humanos, materiales o financieros.
3. Violación de disposiciones generales.
4. Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados o
lo mejor posible).
5. Gastos indebido.
6. Control inadecuado de recursos o actividades.
7. Inseguridad de que el trabajo se esté realizando debidamente.
8. Desmolarización del personal.
9. Atentar contra el logro de los objetivos de la entidad.
10. Causa (el porqué sucedió)
Si el informe de auditoria (que no es un simple
informe de errores sino mas bien un abrir de
camino que conduzca a operaciones
satisfactorias en el futuro) ha de ser constructivo,
la observación de auditoria no podrá consistir en
sólo los tres atributos, hasta aquí mencionados.
Deberemos identificar y explicar las razones de la
diferencia entre lo que es y lo que debiera ser. De
modo contrario, ¿cómo puede iniciarse una acción
correctiva apropiada?
11. Una observación de auditoria no encuentra plena expresión a menos que contenga
información relativa a la causa de la discrepancia. Debemos quedar satisfechos y
respondernos la pregunta: ¿Que está ocasionando la existencia de este problema?
1. Falta de capacitación, comunicación o conocimiento de los requisitos.
2. Negligencia o descuido.
3. Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas.
4. Falta de honestidad.
5. Falta de supervisión adecuada.
6. Falta de delegación de autoridad.
7. Auditoria en forma deficiente.
12. Recomendación
Habiendo identificado la causa, el siguiente paso lógico es
considerar el tipo de acción que deberá tener lugar para
eliminar o reducir al mínimo la posibilidad de que se repita
la situación que consideramos negativa
En caso de no ser posible recomendar un método
especifico o indicar el mejor método de lograr una acción
correctiva, es apropiado formular una recomendación o
sugerencia mas general para solucionar el problema.
14. Las recomendaciones que presenta el auditor, luego de
terminar de examinar el conjunto de operaciones y actividades
de la empresa o entidad, las considera como sugerencias
positivas que tienen por finalidad la solución de los problemas
para ayudar a la eficiencia de la administración.
Las recomendaciones estarán orientadas a la mejor utilización
de los recursos humanos, materiales y financieros de la
empresa o entidad auditada.
15. Constituyen el resumen de las Observaciones
sobre las irregularidades y deficiencias que son el
producto del juicio profesional del auditor.
Las Conclusiones serán objetivas, basadas en
hechos reales y adecuadamente respaldadas en
los Papeles de Trabajo.
16. La importancia de las recomendaciones
en que cumple uno de los fines de la
auditoría, es decir, enmendar los errores
que se vienen cometiendo que no son
observados por los empresarios o
funcionarios.
17. Las recomendaciones son dirigidas al titular de la
organización examinada a fin de que provea lo
conveniente para su cumplimiento.
Las recomendaciones del auditor serán presentadas
en el Informe de Auditoría, en forma ordenada,
considerando el grado de importancia de acuerdo a la
presentación de las Conclusiones.
19. Las conclusiones son enumeradas y
presentadas en orden de importancia
haciendo mención, si fuera necesario del
nombre de los responsables que han
incurrido en falta.
